Mese: February 2015
Idee
26/02/2015

Il mondo del lavoro è in costante mutazione, e con esso non solo il modo in cui si lavora ma anche gli spazi e gli strumenti con i quali si sviluppano le attività professionali e aziendali. Anzi, il lavoro cambia a una tale velocità che è sempre più importante intuire e capire in anticipo come si lavorerà in un futuro a breve, medio e lungo termine.

Tra le novità di maggior impatto ci sono senza dubbio quelle legate alle tecnologie mobile, e Polycom, multinazionale USA specializzata in soluzioni per videoconferenza e teleconferenza, ha cercato di prevedere i 7 trend del Workplace of the Future.

1. Le società internazionali andranno sempre più verso l’adozione di strumenti di collaboration, per ridurre distanze e differenze temporali tra le diverse location sparse per il mondo.

2. Sempre più video, sempre più integrazione. Le videoconferenze, la condivisione di contenuti video e le applicazioni di comunicazione unificata e integrata sono in rapida espansione, e il video come strumento di comunicazione soppianterà mail e chat.

3. Ambienti di lavoro modulari e in evoluzione. Cambiano le esigenze, cambiano i team, cambiano le gerarchie e con essi cambiano gli ambienti di lavoro: non solo open space modulari al posto delle vecchie stanze, ma anche libertà di lavoro flessibile e spazi sempre più digitalizzati.

4. Arriverà l’era della Supermobility. Secondo alcune previsioni entro il 2018 ci saranno 2.4 miliardi di smartphone attivi al mondo: permetteranno di comunicare, collaborare, lavorare ed essere produttivi in movimento, accedendo a toll e documenti aziendali on-the-go.

5. Le PMI andranno sempre più verso il cloud. Non solo documenti nella nuvola, ma anche VoIP e applicazioni per la comunicazione basate sul cloud penetreranno nelle abitudini di lavoro delle realtà produttive e professionali medie e piccole.

6. Sempre più soluzioni browser-based. Soprattutto le PMI andranno verso soluzioni semplici e leggere come quelle che si basano su un browser Web.

7. Riunioni immateriali. Anche i meeting cambieranno pelle grazie alla diffusione degli strumenti di collaboration: basta lunghi viaggi e perdite di tempo ma riunioni on-the-go, videoconferenze, streaming e altre soluzioni video per esperienze di collaboration davvero efficaci.

Ufficio
25/02/2015

Dipendenti e collaboratori sono il vero capitale strategico di ogni azienda, e sempre più realtà imprenditoriali, dai colossi multinazionali alle medie realtà locali, stanno prestando attenzione al management delle risorse umane. Personale motivato è infatti sinonimo di efficienza e performance, e non c’è niente di più frustrante per un manager o imprenditore di veder vanificati i propri investimenti a causa della demotivazione dei propri collaboratori.

Ma come fare per motivare al massimo i propri dipendenti? Escludendo bonus e premi produttività in denaro, che non è sempre possibile distribuire, occorre lavorare sulle strategie di leadership e management, per esempio partendo da questi 5 spunti suggeriti da Triplepundit.com, sito di consulenza per business leader.

Mostrare la leadership con l’esempio
Se il capo è un vero leader, riconosciuto per le competenze così come per i comportamenti e l’impegno, i collaboratori saranno più portati ad emularlo e a lavorare per lui e con lui. Non si tratta di essere decisionisti, si tratta di essere decisi: nel prendere decisioni, nel valutare le proposte, nel lodare un lavoro ben fatto e nel sottolineare gli errori commessi.

Premiare il merito
Un vero business leader coltiva il talento dei propri collaboratori senza timore: costruire team affiatati, riconoscere e attribuire i meriti, delegare con fiducia e gestire al meglio tempi e spazi di lavoro permette di far crescere i collaboratori in competenze e autonomia, migliorandone la produttività.

Stimolare la formazione continua
In un mercato del lavoro sempre più critico e competitivo, le competenze sono il valore che ciascun lavoratore porta in dote, e un’azienda che investe sulla formazione dei propri dipendenti ne otterrà sempre un ritorno positivo. Un lavoratore abbandonato a se stesso, senza gli strumenti – materiali e di competenze – per svolgere le proprie mansioni sarà sempre un lavoratore demotivato: nella migliore delle ipotesi pronto ad andarsene; nella peggiore improduttivo.

Comunicare in modo trasparente
Prendere decisioni a porte chiuse e comunicarle dall’alto al basso è il modo più veloce per creare un clima di incertezza e di sfiducia. Non servono sempre riunioni fiume per prendere le decisioni anche più grandi: per conoscere il parere del proprio team possono tornare utili anche le brevi pause alla macchinetta del caffè: il dialogo costante tra management e forza lavoro coinvolge entrambi nella vita dell’azienda.

Rendere gradevole il luogo di lavoro
Non si tratta tanto di mettere un quadro alle pareti o una pianta all’ingresso: è il clima aziendale a fare la differenza. Dipendenti che si sentono prima di tutto persone e poi un numero di matricola si recano al lavoro con maggior coinvolgimento, e sono pronti a superare ogni difficoltà per raggiungere gli obiettivi prefissati.

Notizie
24/02/2015

Spedire prodotti, documenti o oggetti tramite corriere espresso o i diversi servizi di spedizione postale è un’attività sempre più diffusa in ogni ufficio. Tuttavia, per essere davvero sicuri che la busta giunga a destinazione integra e in perfette condizioni occorre dedicare un po’ di attenzione al modo in cui la si prepara.

Prima di tutto è necessario dotarsi di tutto il materiale occorrente:

2 buste per spedizione di 2 dimensioni diverse: una che contenga il nostro oggetto e una poco più grande, in larghezza e lunghezza.
Benché esistono le buste imbottite, può essere utile dotarsi anche di materiale per l’imbottitura, come polistirolo, oppure prevedere di confezionare l’oggetto o i documenti con della carta da pacco.
Del nastro adesivo
Etichette per la spedizione

A questo punto si comincia inserendo l’oggetto o il plico di documenti nella busta più piccola, richiudendola con l’apposita linguetta adesiva e rinforzandone i lati con il nastro adesivo specifico per pacchi e confezioni.

Se si tratta di oggetti delicati o di documenti che non si devono rovinare durante il trasporto si può proteggere la busta con della carta da pacco, sigillando ulteriormente il tutto sempre con il nastro adesivo per spedizioni.

Infine si inserisce il pacchetto così confezionato nella busta per la spedizione e la si sigilla, aggiungendo gli indirizzi del mittente e del destinatario, meglio se stampanti con un’etichettatrice.

Ora non resta che ordinare il ritiro della busta e attendere serenamente che giunga a destinazione.

Notizie
19/02/2015

Stampante laser o Inkjet? Multifunzione o solo stampante? Toner o cartucce? Scegliere la stampante adatta all’uso che se ne intende fare è il modo migliore per ottimizzare i costi di stampa, e spendere al meglio i propri soldi, considerando anche il costo di acquisto di toner e cartucce.

Ora, vero è che il mercato è sempre più orientato verso i dispositivi multifunzione, che oltre alla stampante comprendono anche scanner e fax. Ma è anche vero che questi dispositivi normalmente occupano più spazio delle semplici stampanti, e che nel caso in cui fax e scanner sono già in dotazione potrebbe non essere necessario dotarsene nuovamente. Discorso a parte poi per le stampanti per uso domestico, per le quali occorre valutare il tipo di documenti che si intende stampare.

Intanto, se si stampano prevalente documenti di testo è preferibile optare per una stampante laser in bianco e nero: stampano più velocemente e con costi di stampa sensibilmente più bassi. Tuttavia il costo iniziale di una stampante laser è superiore a quello di una inkjet, e anche il toner costa mediamente più della cartuccia: fattori che poi si annullano se si stampano grandi volumi di fogli.

Se invece si stampa spesso a colori – per esempio grafici, report, immagini, fotografie, pagine Web – le stampanti Inkjet garantiscono maggior flessibilità: vero che stampano più lentamente, ma le cartucce si esauriscono più velocemente del toner (il nero è comunque separato dal colore) e generalmente durano meno nel tempo.

Idee
18/02/2015

Decidere la posizione delle luci in un ufficio non è solo una scelta estetica: le luci artificiali di uno spazio di lavoro possono influire anche notevolmente sulla qualità dell’ambiente e sulla salute dei lavoratori, soprattutto se si tratta di uffici in cui si passano molte ore al giorno davanti agli schermi dei computer.

Inoltre la scelta e la disposizione delle fonti luminose all’interno degli spazi di lavoro può incidere anche sui costi energetici: se infatti per le abitazioni residenziali l’illuminazione incide normalmente per il 15% della bolletta elettrica, per negozi e uffici la percentuale può superare tranquillamente il 20%. Ecco perché pensare con cura alla disposizione e alla potenza delle luci non è un dettaglio da sottovalutare.

Intanto, come regola generale, un ambiente di lavoro dovrebbe essere illuminato sia da luce naturale che da luce artificiale: la legge infatti stabilisce per motivi di salute e benessere sul posto di lavoro valori minimi e massimi di illuminamento tali da presupporre che gli utilizzatori saranno mediamente soddisfatti delle condizioni di illuminamento. Per esempio se negli ambienti di lavoro utilizzati saltuariamente o semplicemente di passaggio possono bastare dai 100 ai 200 lux, per ambienti in cui si lavora costantemente a monitor sono necessari dai 300 ai 750 lux (e per compiti particolarmente impegnativi si può arrivare anche 1500 lux di media).

Valutati i valori medi di illuminamento occorre poi valutare gli angoli attraverso i quali la luce impatta con gli occhi di chi vi lavora, con le superfici dei mobili o delle pareti (che potrebbero essere lucide e causare effetti di rifrazione) e con gli eventuali dispositivi elettronici e digitali retroilluminati. Tutti questi accorgimenti, che dipendono sempre dalle caratteristiche dell’ambiente, sono utili per evitare un eccessivo affaticamento agli occhi: qui trovate i consigli per evitare gli occhi stanchi e disporre al meglio le fonti luminose in ufficio.

C’è poi da considerare che le luci artificiali di un ufficio rimangono accese per molte ore al giorno, in estate come in inverno, e per questo motivo devono avere caratteristiche di bassi consumi e tonalità di colore calde o neutre (mai fredde: si raccomanda infatti temperatura di colore non superiori a 3-4.000 K).

Nello ‘Speciale illuminazione’ di Viking potete trovare lampade e lampadine a led, lampade a fluorescenza e alogene e altre soluzioni di illuminotecnica per l’ufficio.

Ufficio
17/02/2015

Occhi secchi, un po’ di dolore, magari del prurito che ci porta a sfregarci con le mani, e ancora lacrimazione, mal di testa, rigidità al collo e stanchezza generale: gli occhi stanchi non sono una malattia grave, e tuttavia sono estremamente fastidiosi, soprattutto per chi lavora molte ore al giorno al monitor.

Le cause sono tutto sommato facilmente identificabili: uso prolungato di dispositivi elettronici retroilluminati, come computer e smartphone; lettura intensa; esposizione a luci troppo intense, sforzi della vista in ambienti male o poco illuminati; ambienti secchi, o condizionati.

Le conseguenze possono essere più o meno invalidanti, dalla difficoltà temporanea a mettere a fuoco a mal di schiena persistenti o fotosensibilità. Che fare allora? Il rimedio più banale sarebbe quello di esporsi con moderazione alle condizioni che causano gli occhi stanchi; peccato però che quelle siano spesso, se non sempre, le condizioni di lavoro di moltissime persone. Ecco quindi qualche accorgimento per migliorare la postazione di lavoro e le abitudini quotidiane davanti al monitor.

Il monitor deve essere ad almeno 50 cm di distanza, e non più in alto degli occhi.
Lo schermo del computer spento non deve riflettere le luci che ci sono nell’ambiente di lavoro, altrimenti queste sono in posizione sbagliata rispetto al monitor: la luce non deve mai essere sopra o dietro l’operatore del terminale.

Meglio non posizionare il computer davanti alla finestra e davanti a una parete bianca, che potrebbero creare riflessi fastidiosi per gli occhi.

Per interrompere l’affaticamento degli occhi è bene concedersi brevi ma frequenti pause: ogni 15 o 30 minuti chiudere gli occhi per qualche istante, distrarli dal monitor, magari alzarsi una volta ogni ora.

Per umidificare le palpebre ed evitare l’eccessiva secchezza è fondamentale ricordarsi di sbattere spesso le palpebre. Per stimolare la lacrimazione è anche possibile massaggiarsi le palpebre con il palmo della mano, e ancora le orbite e le tempie per rilassare i muscoli oculari.

Se la stanza è eccessivamente secca o condizionata, dotarsi di un umidificatore (e mai – mai – fumare nell’ambiente di lavoro).