Mese: April 2016
Ufficio
30/04/2016

Gestire la posta elettronica è un problema annoso e porta via molto tempo, sia che si lavori da casa, sia che in ufficio. Noi di Viking ci siamo rivolti ai nostri colleghi per scoprire quali siano le tattiche per fronteggiare quotidianamente la molte email che occupano la posta elettronica. Qui di seguito trovate quelle che abbiamo scelto per voi.

Agire alla radice del problema: l’organizzazione

Quel giorno è arrivato! Avete finalmente deciso di mettere ordine nella vostra casella di posta elettronica. Armati delle migliori intenzioni, per prima cosa sarete tentati di creare delle cartelle a cui assegnare un titolo. Comincerete a selezionare le mail che appartengono a quella categoria. Ecco, secondo noi, questa potrebbe essere la modalità più scoraggiante per interrompere dopo mezz’ora un lavoro senza dubbio noioso e oltremodo lungo. Allora, cosa fare? Il nostro consiglio è di agire alla radice del problema, ovvero dovete lavorare sulla vostra capacità organizzativa. Questo significa fare una mappa mentale della vostra giornata tipo, in ufficio o a casa, e dare priorità a ciò che è veramente importante e urgente sbrigare nella prima mezz’ora o ora della mattinata.

Sovraccarico di informazioni

Come ovviare al bombardamento quotidiano d’informazioni – anche inutili – che affollano la nostra casella di posta? Ebbene, l’esperienza vi avrà insegnato a selezionare le informazioni che ritenete importanti e quelle che possono essere bypassate o direttamente cestinate. Cominciate, quindi, da ciò che è prioritario per voi. Aspettate una risposta da un fornitore o una delucidazione che avete chiesto al vostro collega il giorno prima? Spendete un po’ di tempo per rispondere a queste mail e lasciate quello che a una prima occhiata sembra meno urgente per la seconda parte della mattinata o per il pomeriggio. Non è necessario che vi mettiate a cestinare le mail che non v’interessano: anche questa operazione vi ruba del tempo e delle energie! Ricordate che è fondamentale, all’inizio della giornata lavorativa, alleggerirvi delle cose urgenti da sbrigare.

Gestire il panico da casella piena

Come abbiamo detto, l’organizzazione mentale è il primo passo da compiere. Se avete chiara in mente una scaletta di priorità, fate una lista di cose da fare su dei post-it e cestinate, via via che finite ogni compito, i foglietti attaccati ovunque sulla scrivania. La stessa cosa vale per le email: non fatevi prendere dal panico alla vista di venti nuove email nella casella di posta. Date uno sguardo veloce all’oggetto della mail e al mittente. Poi sul vostro taccuino dividete il foglio in due, scrivendo da una parte email urgenti e dall’altra le email che possono essere affrontate nella seconda parte della giornata. Questo già vi darà una sensazione di sollievo, aiutandovi ad approcciare con maggiore serenità i task più complessi e lunghi.

Sfoltisci la casella di posta

Avete ancora una miriade di mail cui rispondere e, vedere la vostra casella intasata di messaggi, un po’ vi butta giù? Non preoccupatevi, per risollevarvi nuovamente l’umore potreste passare in rassegna velocemente tutte le mail che non richiedono più di 2/3 minuti e dare una risposta veloce e concisa, cercando di non essere troppo prolissi, a tutte queste. A ogni mail archiviata, sentirete un peso in meno, e la giornata vi sembrerà nuovamente ingranare con la marcia giusta.

Evitare i social media

La tentazione, si sa, è forte ma, abituarci a non lasciare aperta la finestra di questo o quel social network, ci aiuterà a gestire il tempo produttivamente senza distrazioni, soprattutto quando dobbiamo ancora rispondere a email urgenti o leggere questo o quell’allegato. Non è ovviamente facile per tutti evitare di sbirciare se è arrivata qualche notifica sul telefono o un messaggio istantaneo.
Ovviamente, oltre ciò, ricordatevi di disabilitare tutte le notifiche in mail… Perché, riuscire a migliorare la vostra efficienza non aprendo l’applicazione dedicata, per poi ritrovarsi tutti i messaggi in posta, vi farebbe semplicemente ricominciare da capo con lo stesso proglema.
Cercate quindi di creare dei momenti, durante la giornata, per distrarvi un po’. Dopotutto ognuno ha diritto a una pausa, no?! Dopo aver risposto a quella mail urgente o finita la presentazione per la riunione dell’indomani, prendetevi una pausa dal lavoro e date uno sguardo alle ultime notifiche.

Usare i filtri

Questo è senza dubbio un buon metodo per evitare di essere sommersi da spam e pubblicità che appesantiscono il vostro account e vi mettono di cattivo umore alla sola vista. Nelle impostazioni dell’account potete, facilmente e in poco tempo, impostare i filtri e sbarazzarvi, senza accorgervene, della zavorra di pubblicità snellendo il compito di selezionare la mail al mattino.

Fidatevi della vostra capacità organizzativa

Senza dubbio tempo ed esperienza sono i migliori maestri per aiutarvi a dare priorità alla posta elettronica, come anche decidere quanto tempo dedicare alla selezione e lettura di questa o quell’email. Ricordate! Non ci sono soluzioni magiche ma solo soluzioni più appropriate per voi, ovvero che vi fanno guadagnare tempo per dedicarvi ad altro e che diminuiscono l’ansia da posta elettronica!
Queste erano sei dritte che speriamo possano aiutarvi ad affrontare, da domani mattina, la giungla della vostra casella di posta. Se avete qualcosa da suggerirci o volete raccontarci la vostra esperienza, seguite la nostra pagina Facebook Viking Italia.

Ufficio
18/04/2016

Per chi lavora in ufficio a tempo pieno, 8 ore – in media – di lavoro possono essere estenuanti. A momenti di tensione e laboriosità si alternano ore interminabili e poco produttive. Come ovviare a tutto questo? Noi di Viking vorremmo aiutarvi a trovare la formula perfetta che vi aiuti a lavorare produttivamente senza costringervi alla scrivania tutto il tempo.

Brevi pause a cadenza frequente

Diversi recenti studi hanno confermato che prendersi pause brevi di 5 minuti circa, a cadenza regolare – ogni 45-50 minuti – aiuti a concentrarsi di più sul lavoro che si sta svolgendo e a pianificare gli impegni della giornata a mente più libera. La pausa deve essere però una vera e propria pausa: quindi, è importante abbandonare la postazione di lavoro per quei pochi minuti che vi concedete. Alzatevi e magari proponete a un collega di unirsi al vostro momento di relax. Se siete fumatori o amanti del caffè, attenzione a non approfittare della pausa per intossicarvi di nicotina o caffeina. Lo scopo di staccare deve giovarvi e non nuocere alla vostra salute! Se avete la fortuna di lavorare in un open space con divani confortevoli o puff, adagiatevi comodamente per qualche minuto a rilassarvi, sgranocchiando un frutto, risolvendo un Sudoku o un cruciverba del giornale. Un’altra dritta importante è evitare di passare dallo schermo del computer a quello del vostro smartphone. Per quanto sia forte l’impulso di controllare la posta personale o i social media, cercate di non stancare ulteriormente occhi e cervello e cercate, durante questi pochi minuti di stacco, stimoli diversi che vi aiutino a distrarvi.

Pausa pranzo in compagnia dei colleghi… o di un buon libro

La pausa pranzo è probabilmente il momento in cui avrete il break più lungo della vostra giornata in ufficio. Perché sprecarla da soli, alla vostra scrivania di fronte al pranzo portato da casa e allo schermo acceso? Molto meglio raggiungere i colleghi al tavolo della cucina e scambiare quattro chiacchiere sul programma previsto per il fine settimana o un film da vedere prossimamente al cinema.
Insomma, parlate di argomenti leggeri non inerenti al lavoro per permettere anche al vostro cervello di prendersi una pausa. Cercate anche di onorare il momento del pranzo. Può sembrare un dettaglio ma scaldare il vostro pranzo o semplicemente trasferire nel vostro piatto ciò che avete preparato, inconsciamente darà tutto un altro sapore alla pausa. Con i colleghi con cui condividete la passione della cucina potete scambiarvi qualche ricetta o programmare una cooking-session nel weekend.
Non sempre però abbiamo voglia di stare in compagnia dei colleghi o del capo. Questo è del tutto comprensibile. Vi sono anche giornate in cui la solitudine è sacrosanta e la compagnia di un buon libro è quello che ci vuole. Se avete la fortuna di avere uno spazio verde intorno o vicino all’ufficio ed è una bella giornata, approfittatene e uscite armati di una buona lettura che vi distragga e soddisfi. Ritornerete alla vostra scrivania ristorati mentalmente e fisicamente e potrete riprendere con rinnovata energia il lavoro della mattinata.

Pianificare gli impegni giornalieri e settimanali

Quante volte vi sarete sentiti dire da colleghi, dal vostro capo o in qualche corso motivazionale che l’organizzazione sul lavoro è fondamentale. Come biasimarli, è proprio vero! Possiamo però aggiungere che essere organizzati e fare piani a breve e lungo termine non è un processo immediato né tantomeno intuitivo. Bisogna allenarsi regolarmente, come nello sport. Cosa stiamo cercando di dirvi con questo? Semplicemente che bisogna imparare a pianificare giorno per giorno, sforzandosi di fare anche le cose più noiose o affrontare ostacoli che sorgono all’ultimo momento. Un modo per cominciare è fare uno schema mentale degli appuntamenti e scadenze per la settimana: persone da contattare, riunioni da presenziare, relazioni da mostrare al vostro manager e colleghi. Vi può aiutare, per esempio, avere di fronte alla vostra scrivania un calendario da muro sul quale scrivere tutti gli appuntamenti della settimana. Una volta preso nota di scadenze e impegni, arriva la parte più difficile: pianificare. Se la settimana che vi si prospetta è molto stressante e le scadenze pressanti, cercate di arrivare in ufficio un’ora prima al mattino, per leggere la posta o terminare la relazione che il vostro capo vi ha richiesto per la fine della giornata. Lavorare a mente fresca la mattina, quando ancora nessuno dei colleghi è arrivato, è un’ottima alternativa al rimanere in ufficio oltre l’orario di lavoro. Infatti, è stato dimostrato da diversi studi che dopo 8 ore o più di lavoro, la nostra attenzione e motivazione calano nettamente e il rischio è di non avere più energie per portare a termine ciò che abbiamo rimandato durante la giornata.
Certo, non dovete fare ogni giorno straordinari e arrivare all’alba in ufficio, ma solo quando prevedete che una settimana si prospetti molto densa.

Attività post-lavoro gratificanti

La produttività al lavoro aumenta, anche se siamo in grado, usciti dall’ufficio, di fare attività che ci gratificano o risollevano da una giornata storta. In pratica, dovete imparare a staccare. Gli sportivi scaricheranno le fatiche della giornata in palestra o in piscina, gli appassionati di cinema si godranno un buon film e i gourmet ricaricheranno le pile con una buona cena al ristorante.  Queste o altre attività di svago sono un toccasana fisico e mentale che vi permetterà di affrontare un’altra giornata di lavoro in ufficio!
Avete trovato utili questi consigli e volete suggerirne altri? Allora seguite la nostra pagina Facebook Viking Italia per non perdervi la pubblicazione dei prossimi articoli..

Idee
01/04/2016

Come abbiamo creato la nostra stanza del trono ispirata a Westeros.
Questa settimana abbiamo deciso di sorprendere il nostro staff con la creazione di una stanza ispirata al Trono di Spade, un modo per ringraziare il team per il loro duro lavoro.
Abbiamo approfittato di una sala conferenze inutilizzata e l’abbiamo trasformata senza che gli altri impiegati se ne accorgessero. La stanza racchiudeva diversi riferimenti nascosti collegati alla serie, come il corvo dai tre occhi, le uova di drago dorate realizzate con delle puntine colorate e più di venti vetrate ornate con riferimenti ai momenti salienti della saga fantasy.
Lungo il corso della nuova stagione, inviteremo chiunque voglia a prepararsi per gli ultimi episodi con un banchetto adatto per chiunque si sieda sul nostro Trono di cartone. Questa stanza inoltre rimarrà il luogo prescelto per discutere gli sviluppi della trama, in modo tale che nel resto dell’ufficio non vi sia il rischio di spoiler.
Qui com’era inizialmente la stanza:

E qui come è diventata:

Ed ecco alcune delle immagini più significativi che rappresantano la nostra Games Room of Thrones:

La stanza ha ovviamente avuto molto successo tra il nostro staff – ma voi che cosa ne pensate?
Se volete sapere di più su come abbiamo allestito la sala – e magari crearne una anche voi – vi spieghiamo qui sotto come abbiamo fatto.

Trasformare il posto di lavoro in Westeros
Abbiamo cominciato creando delle vetrate colorate ispirate ai nostri momenti preferiti della saga: dalla neve, ai sigilli delle principali dinastie di Westeros. Il Red Wedding e il Purple Wedding non potevano mancare!
Questi disegni sono stati inizialmente fatti a mano e poi scannerizzati e colorati a computer.

Le finestre sono state fatte su misura e stampate su acetato per creare questo effetto a vetrata; infine sono state fissate usando il nastro adesivo. Considerando anche la parte inferiore delle finestre, abbiamo affisso ben sessanta pannelli.

Alcuni del gruppo hanno lavorato tutta la notte per creare le vetrate. Bellissimo l’effetto che restituiscono al crepuscolo:

Una volta pronte le finestre, abbiamo coperto le pareti di velluto. Abbiamo mescolato tonalità che richiamano colori medievali come il borgogna o il rosso, con tonalità regali come l’oro e il viola per l’ingresso.

Dopo aver sistemato il velluto, abbiamo completato la scenografia sistemando il tavolo da ping-pong, la tavolata per il banchetto e, usando del cartone, l’armeria. Successivamente, abbiamo predisposto l’area per le proiezioni e, infine, abbiamo aggiunto qualche altra decorazione.

Il vino avvelenato era, in realtà, non alcolico! Per ragioni di sicurezza le candele erano elettriche. Le uova di drago sono state realizzate in polistirolo e puntine colorate. In totale ne abbiamo usate circa 2500. Per guadagnare qualche punto in più, sapreste dire se ci siamo rifatti ai libri o alla serie per riprodurre le uova di drago?

Il gel doccia al lime è un ottimo sostituto dell’altofuoco!

Una persona del nostro management ci ha gentilmente prestato questo corvo impagliato, perfetto per riprodurre il corvo con tre occhi.

Ecco come la stanza è diventata ufficialmente Westeros.

Abbiamo poi impiattato il cibo, decidendo che le cosce di pollo al barbecue sarebbero state di tutti i tipi a Westeros. Una volta pronto tutto, ci mancava solo d’indossare i costume e invitare gli ignari impiegati.
Vuoi scoprire di più? Puoi vedere qui sotto il video in time-lapse dell’intera preparazione.

Fateci sapere cosa ne pensate del Trono di Spade e del nostro progetto sulla pagina Facebook di Viking Italia.