Categoria: Ufficio

Consigli, curiosità e notizie sulla vita di ogni giorno in ufficio

Ufficio
15/10/2018

Nel lavoro si viene selezionati per le proprie competenze professionali ma poi, ovviamente, bisogna lavorare fianco a fianco con altre persone e inevitabilmente sono i rapporti personali a fare la differenza. A volte c’è sintonia, e il clima positivo che si crea aiuta anche ad aumentare la produttività, a volte invece la sintonia manca, o c’è proprio antipatia reciproca, e questo genera un ambiente di lavoro tossico. C’è poco da fare, perché non si può non lavorare con i colleghi antipatici, e bisogna quindi trovare un modo per convivere con un collega insopportabile. Ma come fare?
Come convivere con un collega insopportabile
Per capire come convivere con un collega insopportabile bisogna prima di tutto capirne la personalità: ci sono quelli a cui non va mai bene niente, quelli che sono troppo invadenti rispetto alla vita privata degli altri, quelli che pensano di essere sempre al centro di ogni cosa e di avere capacità superiori alla media, quelli che non riescono a organizzare il proprio lavoro anche in funzione degli altri e quelli che, a tutti gli effetti, dovrebbero lavorare da soli per evitare scenate isteriche. Per ciascuno ci sono alcuni rimedi che si possono mettere in atto per depotenziarne l’effetto negativo sull’ufficio.
Il collega a cui non va mai bene niente
Per esempio, quelli a cui non va mai bene niente possono mandare in frantumi qualunque team di lavoro: per loro è sempre tutto sbagliato, ma non propongono mai una soluzione alternativa, e questa loro negatività è frutto dell’ansia, un sentimento che può contagiare anche gli altri. Che fare? La cosa ideale sarebbe che gli ansiosi lamentosi si rivolgessero a uno specialista, ma se così non è e nemmeno un ’bout di positività cambia il loro umore, l’unica soluzione è alzare una barriera di protezione e diventare impermeabili alla loro negatività.
Il collega pettegolo
Un altro rivolo d’acqua che può distruggere un ufficio con i suoi atteggiamento è il collega pettegolo. No, non parla delle trasmissioni Tv e dei Vip, parla dei colleghi e delle colleghe d’ufficio, raccontando in giro presunte relazioni, aumenti di stipendio, bonus, favoritismi e quant’altro possibile e immaginabile. Il problema è che spesso se non sempre nulla di ciò che parla è vero, ma ciononostante può fare danni enormi. Che fare? Intanto rimanere abbottonati sulle proprie cose, dalle informazioni famigliari e personali a quelle professionali, e poi davanti a ogni insinuazione far scattare il livello superiore, cioè dirgli che quell’informazione dovrebbe conoscerla anche il vostro responsabile: se è gossip, sentito dire, ma non c’è nulla di concreto, è l’unica soluzione per fermare la valanga di insinuazioni.
Il collega che si ritiene migliore degli altri
So tutto io: tecnicamente, sarebbe narcisista, praticamente è un collega che non vede oltre il proprio naso, non accetta critiche, probabilmente fa sempre a modo suo e alla fine produce solo critiche. Che fare? Se è possibile, girargli alla larga, se è il proprio capo evitare in ogni modo di scatenare la sua suscettibilità, anticipandone mosse e richieste e prevedendo le possibili tempeste. Dura? Sì, sicuramente, ma l’alternativa è trovare un altro posto di lavoro…
Il collega che urla e offende
C’è poi il dittatore, quello che urla, che comanda, che non ammette repliche né suggerimenti e che impronta le relazioni professionali interne all’ufficio solo sul sentimento della paura. Siamo al livello della psicopatia e l’unica soluzione sarebbe cambiare aria il prima possibile perché non c’è nulla di ragionevole che possa funzionare. A meno che l’azienda non abbia attivato forme di contrasto a questo genere di mobbing (succede nelle multinazionali, meno nelle piccole imprese) e allora quella è la strada da intraprendere, con coraggio e fiducia.

Idee
01/10/2018

Qualche settimana fa, abbiamo parlato della motivazione proponendoti alcuni consigli per affrontare i cali e rimanere motivato sul lavoro. Ti abbiamo indicato 7 stratagemmi per aiutarti a svolgere con più serenità gli incarichi lavorativi senza che questi si trasformino in montagne insuperabili di carta di cui vorresti che fosse solo un distruggi documenti ad occuparsene. Siamo convinti che, in tale ottica, sia inoltre indispensabile iniziare la giornata con il piede giusto. Ciò che facciamo dal primo momento in cui apriamo gli occhi ha una profonda ripercussione sulla produttività e sui livelli di energia che avremo nel corso dell’intera giornata. Quali sono quindi le abitudini che possiamo provare a sostituire con una routine mattutina che aiuterà a impostare un tono positivo per tutto il giorno?

Vai a letto presto e svegliati presto
Una buona routine mattutina inizia dalla sera prima. Concedi al tuo corpo il meritato riposo. Prenditi cura di lui: assecondalo nelle sue abitudini cercando di andare a dormire sempre più o meno alla stessa ora e dormi le ore sufficienti per lasciare che cervello e tutte le altri parti del corpo svolgano il loro compito energizzante di rigenerazione. Cerca quindi di alzarti presto, svegliandoti gradualmente 15 minuti prima ogni giorno. Per molti, è difficile lasciare quel bel torpore che ci coccola al risveglio ma alzandoci presto, scopriremo subito di aver abbandonato quella sensazione frenetica di rincorsa del tempo, lasciando spazio all’impostazione di un ritmo più calmo e sereno che si ripercuoterà su tutto il giorno. Magicamente la giornata sembrerà allungarsi all’instante!
Fai esercizio fisico
Anche per alzarsi presto serve la motivazione. Potremmo consigliarti di posizionare la sveglia lontana dal letto dicendoti che sarà faticoso all’inizio ma poi diventerà un’abitudine. È una “terapia d’urto” che per alcuni può funzionare e che magari già fanno per assicurarsi di prendere un aereo o un treno. Non vogliamo però incoraggiarti al lancio del peso con la sveglia! A tal proposito, l’esercizio fisico è un ottimo strumento per regolare i ritmi del sonno di cui parlavamo prima, per mantenere il benessere fisico e mentale e per combattere lo stress. Fare esercizio fisico di mattina può aiutarti moltissimo a gestire meglio la giornata che hai davanti. Se non sei abituato, probabilmente una sessione di allenamento intenso può sembrarti scoraggiante. Prova a iniziare con 10-15 minuti da aumentare gradualmente oppure dedicati ad attività come lo yoga, lo stretching o, se fattibile, vai a piedi o in bicicletta al lavoro. In questo modo, il tuo corpo ne gioverà e tu ti sentirai più energico e positivo sapendo di aver fatto del bene a te stesso già dalle prime ore del mattino.

Condividi un’attività con un collega
Un modo per svegliarci presto è di avere un buon motivo per farlo. Abbiamo visto come l’esercizio fisico possa essere un buon alleato del benessere mattutino e di conseguenza, della maggiore produttività una volta arrivati in ufficio. Perché non trovare un’attività similare da svolgere con un collega? Vi spronerete a vicenda, l’armonia in ufficio ne trarrà vantaggio e insieme potrete sviluppare un atteggiamento più positivo ed energico che si tradurrà nello slancio necessario per portare a compimento gli incarichi di lavoro.
Fai colazione lontano dagli schermi
Leggiamo spesso quanto sia importante fare colazione alla mattina, optando per un’alimentazione sana ed equilibrata. Questo passo ti spalancherà le porte di una giornata produttiva regalandoti energia, migliorando la memoria e aiutandoti a concentrarti maggiormente per periodi più lunghi di tempo. Fallo dedicandoci la tua piena attenzione, assaporando il momento nel vero senso del termine lontano da email e schermi. Dopo la colazione, concediti 10-15 minuti di tempo per visualizzare i tuoi obiettivi e rivedere l’organizzazione delle attività previste in giornata.

Elenco dei compiti da svolgere e postazione in ordine
Stabilire degli obiettivi concreti è importante per migliorare la produttività e la motivazione sul lavoro. Saperli scomporre in piccoli passi realizzabili è sicuramente essenziale per non rimanerne sopraffatti. Qui entra in gioco la capacità di saper pianificare e organizzare il tempo a nostra disposizione. Una to-do list efficace ci aiuta a essere specifici, realisti e a porci obiettivi fattibili da realizzare. Anche una postazione ordinata aiuterà a migliorare la tua capacità di concentrazione. Una scrivania in ordine aiuta a focalizzare l’attenzione sul lavoro evitando di essere distratti: il disordine infatti ha gli stessi effetti del multitasking. Entrambe queste attività possono essere svolte appena arrivi in ufficio o, ancora meglio, come ultimo compito al termine della giornata: ti sveglierai la mattina dopo avendo già ben chiara la scaletta che ti attende e questo si tradurrà in una maggiore serenità mentale di sera e al mattino. Arriverai quindi in ufficio con la carica giusta e il tempo da dedicare subito all’attività più importante.

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Speriamo che questi consigli ti possano aiutare a trovare la giusta energia per affrontare al meglio la giornata. E tu? Hai qualche attività in particolare che hai adottato come parte integrante della tua routine mattutina per aiutarti a sfruttare al massimo le preziose ore del mattino e a impostare un ritmo calmo, sereno e motivato per il resto della giornata? Raccontacele sulla pagina Facebook Viking Italia.

Ufficio
26/09/2018

Office romance, così è definita in inglese la situazione in cui due lavoratori della stessa società intraprendono una relazione dal legame romantico. Si tratta di un tema sempre molto dibattuto ma di cui non esistono per il nostro paese recenti statistiche che possano darci un’idea concreta della portata di questo fenomeno.

Qui alla Viking abbiamo promosso un’indagine che ha visto coinvolti 3.000 lavoratori distribuiti tra alcuni dei principali paesi Europei tra cui l’Italia.

Vediamo cosa accade in Italia quando si tratta di storie d’amore che nascono tra scrivanie, fotocopiatrici e raccoglitori.
1 su 2 ha avuto un appuntamento galante
I dati parlano chiaro, i flirt in ufficio sono una realtà consolidata e molto più diffusa di quello che si potrebbe pensare. In Italia quasi la metà degli intervistati (48%) ha avuto un appuntamento galante con un/una collega. Il dato si fa ancora più sorprendente quando si osserva che 1 su 3 ha baciato un/una collega e addirittura un quarto dei rispondenti (26%) ha avuto un rapporto occasionale con un/una collega di lavoro.

Le sorprese non finiscono qui. 1 su 5 dorme in modo ricorrente con una persona che lavora per la stessa azienda e il 18% dichiara di avere o aver avuto una relazione di lungo termine.
Giovani avventurosi
Un ulteriore suddivisione per età e per genere da dei risvolti interessanti:

Gli uomini sembrano più propensi a vivere delle avventure, 1 uomo su 3 ha avuto un rapporto occasionale (per le donne il dato è di 1 su 5) e il 22% ha dormito più di una volta con una collega.
In termini di età, i rapporti occasionali sono più frequenti nella fascia 18-24 (42%).
Gli over 45 sono i più morigerati, il 41% non ha mai avuto un flirt sul lavoro (solo il 24% under 45).
In termini di fedeltà vince la fascia d’età over 35 dove 1 su 2 ha avuto una relazione a lungo termine con un/una collega (dato che diventa 1 su 10 per gli over 55)

Italiani passionali
Alla domanda “quale è stata la sfida più importante”, il 44% degli intervistati ha scelto “mantenere il segreto” mentre al secondo posto, con il 41% delle preferenze, troviamo “affrontare l’attrazione fisica durante l’orario di lavoro”. È chiaro che, se da una parte l’attrazione è molto forte, si cerca di mantenere il flirt segreto e lontano dalle lingue che senza pudore battono sul tamburo.
Difficile non mischiare lavoro e sentimenti
In un confronto di genere ed età emerge che:

Quasi 1 lavoratrice su 3 trova difficile il tornare a lavorare insieme dopo un litigio o una rottura, inoltre le donne danno particolare peso alle percezioni/pettegolezzi dei colleghi (32%).
Per gli uomini la sfida più grande è invece non mescolare la vita privata con quella professionale (43%).

1 storia su 4 sboccia al di fuori dell’orario lavorativo
1 su 7 è coinvolto sentimentalmente con un superiore (diretto superiore, dirigenza o amministratore delegato) e il 45% inizia una relazione sentimentale con un’altra persona che lavora nello stesso team. Il lavoro è un ambiente molto fertile per cupido: non solo l’ufficio, per 1 su 3, è il luogo in cui nascono le relazioni, ma anche l’orario extra lavorativo contribuisce, per 1 persona su 4, a far nascere delle relazioni amorose a conferma del fatto che chi si conosce in ufficio tende a trascorrere del tempo socializzando anche al di fuori delle mura aziendali.
Millennials fuori sede
Per i millennials le situazioni più frequenti in cui nascono le relazioni amorose sono tutte al di fuori delle mura aziendali. Le tre occasioni più votate sono:

14% durante un viaggio di lavoro;
12% ad una festa aziendale;
19% al di fuori dell’orario lavorativo.

Segretarie tra le più “desiderate” insieme al capo
Che siano coinvolti o meno un una relazione sentimentale, i lavoratori e le lavoratrici italiane ammettono di sviluppare delle fantasie verso le persone con cui condividono gli spazi di lavoro: 8 italiani su 10 dichiarano di aver avuto delle fantasie per qualcuno che lavora nella stessa azienda. Alla domanda “Per quali persone ha sviluppato delle fantasie”, i lavoratori intervistati hanno assegnato il primo posto ai colleghi, considerato che molti flirt iniziano proprio tra colleghi dello stesso team. Il secondo e il terzo posto sono rispettivamente di un diretto superiore e della segretaria. La segretaria è stata scelta da 1 su 10 dietro al diretto superiore che è stato scelto da 1 su 5.
Fantasie erotiche più frequenti per gli uomini
Anche in questo caso il dettaglio per genere ed età è interessante:

Tra le donne lavoratrici intervistate, 1 su 3 ha sviluppato delle fantasie per un superiore.
Gli uomini sono più propensi in genere a sviluppare fantasie rispetto alle donne: solo il 16% dichiara di non averle mai avute mentre tra le donne la percentuale sale al 25% (1 su 4).

Scappatelle da ufficio: incontro amoroso segreto sul lavoro per 2 lavoratori su 5
2 lavoratori su 5 dichiarano di aver avuto una scappatella segreta sul luogo di lavoro e di questi 3 su 5 dichiarano anche che potrebbe farlo nuovamente in futuro.
Ufficio a luci rosse
Uno sguardo alle statistiche per età e genere mostra che:

Il 40% delle donne ha avuto un incontro amoroso top secret sul luogo di lavoro ma circa la metà di queste non lo rifarebbe in futuro.
I millennials si rivelano passionali dato che il 42% ha ammesso di avere avuto una scappatella segreta in ufficio e il 54% del totale dichiara di poterla avere in futuro.

Relazioni in ufficio: l’impatto negativo
La metà dei lavoratori è d’accordo nell’affermare che una relazione sentimentale in ambito lavorativo riduce la produttività (50%) e aumenta i livelli di stress (47%).

A conferma delle conseguenze negative, più di metà dei lavoratori intervistati è d’accordo nell’affermare che le relazioni amorose sul lavoro distraggono (57%) e possono incidere negativamente sulla carriera (43%).
Giovani più positivi
L’effetto negativo è mitigato se si osservano i risultati per fasce di età:

Per i lavoratori nel range 18-24 una relazione amorosa sul lavoro aumenta la produttività (69%) e rafforza il lavoro di squadra (58%).
I millennials pensano che possa influire positivamente sulla carriera (43%). La percentuale di millennials che concorda sugli effetti negativi sul benessere è inoltre inferiore rispetto agli over 35 (33% contro 40%).
A differenza delle donne, per i lavoratori uomini una relazione amorosa sul lavoro riduce lo stress (51% contro appena il 37% delle lavoratrici).

1 su 2 lo rifarebbero ma non c’è lieto fine
Quanti italiani vivono felici e contenti dopo aver iniziato una relazione con un/una collega? Secondo la nostra indagine solo il 3% circa finisce con il mettersi l’anello al dito. Il 40% degli intervistati che hanno avuto una relazione amorosa sul lavoro è finito per separarsi, solamente il 19% è ancora insieme

1 lavoratore su 2, tra chi ha avuto una relazione in passato, dichiara di poter prendere in considerazione un’altra relazione.
Uomini recidivi

Trai i lavoratori uomini, in quasi 4 su 10 dichiarano di aver avuto una relazione con una collega e di volerlo rifare in futuro mentre solo 2 lavoratrici su 10 dichiarano la stessa cosa.
Il 31% sul totale delle lavoratrici dichiara di aver avuto una relazione e di non considerare un’esperienza simile per il futuro
Il 51% di una relazione in futuro e il 31% nella fascia 18-24 lo farebbe anche se non l’ha mai fatto in passato.

 

Per ricevere i dati completi dell’indagine scrivi a italianpr@searchlaboratory.com.
Se voi contribuire raccontando la tua esperienza, scrivici sulla pagina Facebook Viking Italia.

Ufficio
17/09/2018

Che lavorare al computer maneggiando il mouse possa provocare problemi a polsi, braccia e spalle è dimostrato dalle statistiche: un lavoratore su 10 soffre di sindrome del tunnel carpale, una patologia molto fastidiosa e dolorosa come abbiamo spiegato qui. Ma per prevenire questo che è uno dei principali mali da ufficio  il tappetino poggiapolsi ergonomico per mouse serve davvero?
Tappetino poggiapolsi ergonomico per mouse: come funziona
Per capire se serve davvero bisogna prima capire come funziona il tappetino poggiapolsi ergonomico per mouse: sostanzialmente si tratta di un normale tappetino che in coincidenza della posizione del polso ha un rigonfiamento imbottito di gel abbastanza solido da sprofondare ma anche abbastanza morbido da funzionare come comoda base d’appoggio.
Tappetino poggia polso ergonomico per mouse: i benefici
Che cosa succede quando si usa il tappetino poggiapolsi ergonomico per mouse? Che il braccio, e di conseguenza la spalla, non devono più irrigidirsi per sostenere il polso e la mano, perché ci pensa il cuscinetto a sostenere il polso e la mano rilassando la muscolatura. Per migliorare ulteriormente l’allineamento della mano con l’avambraccio si potrebbe usare anche un altro sostegno per il braccio, che è quello del bracciolo della sedia da lavoro: nella postura corretta il gomito appoggia sul bracciolo e l’arto che comanda il mouse lavora con un allineamento corretto, ma se si soffre di indolenzimenti ai muscoli del braccio, delle spalle e del collo può valer la pensa provare la soluzione del tappetino ergonomico imbottito con i gel.

Ufficio
11/09/2018

La valigetta di pronto soccorso per ufficio è obbligatoria in ogni luogo di lavoro. Lo stabilisce il Decreto Ministeriale 388 del 15 luglio 2003 che elenca anche cosa deve contenere a norma di legge. Per conoscere il contenuto minimo della valigetta di pronto soccorso per ufficio bisogna considerare diversi fattori come il numero dei lavoratori occupati, la tipologia di attività svolta e i relativi fattori di rischio e sapere che è responsabilità del datore di lavoro non solo fornire la valigetta ma anche mantenerla rifornita e in ordine (per esempio rifornendola con il pacchetto riempitivo di pronto soccorso).

In particolare la legge distingue tra aziende con più o meno di 3 dipendenti, prevedendo per le prime la cassetta di pronto soccorso con una dotazione minima, e per le seconde il pacchetto di medicazione specificando anche qui la dotazione minima.
Contenuto minimo della valigetta di pronto soccorso per ufficio in aziende con più di 3 dipendenti
• Guanti sterili monouso (5 paia).
• Visiera paraschizzi
• Flacone di soluzione cutanea di iodopovidone al 10% di iodio da 1 litro (1).
• Flaconi di soluzione fisiologica ( sodio cloruro – 0, 9%) da 500 ml (3).
• Compresse di garza sterile 10 x 10 in buste singole (10).
• Compresse di garza sterile 18 x 40 in buste singole (2).
• Teli sterili monouso (2).
• Pinzette da medicazione sterili monouso (2).
• Confezione di rete elastica di misura media (1).
• Confezione di cotone idrofilo (1).
• Confezioni di cerotti di varie misure pronti all’uso (2).
• Rotoli di cerotto alto cm. 2,5 (2).
• Un paio di forbici.
• Lacci emostatici (3).
• Ghiaccio pronto uso (due confezioni).
• Sacchetti monouso per la raccolta di rifiuti sanitari (2).
• Termometro.
• Apparecchio per la misurazione della pressione arteriosa.
Contenuto minimo del pacchetto di medicazione per aziende con meno di 3 dipendenti
• Guanti sterili monouso (2 paia).
• Flacone di soluzione cutanea di iodopovidone al 10% di iodio da 125 ml (1).
• Flacone di soluzione fisiologica (sodio cloruro 0,9%) da 250 ml (1).
• Compresse di garza sterile 18 x 40 in buste singole (1).
• Compresse di garza sterile 10 x 10 in buste singole (3).
• Pinzette da medicazione sterili monouso (1).
• Confezione di cotone idrofilo (1).
• Confezione di cerotti di varie misure pronti all’uso (1).
• Rotolo di cerotto alto cm 2,5 (1).
• Rotolo di benda orlata alta cm 10 (1).
• Un paio di forbici (1).
• Un laccio emostatico (1).
• Confezione di ghiaccio pronto uso (1).
• Sacchetti monouso per la raccolta di rifiuti sanitari (1).
• Istruzioni sul modo di usare i presidi suddetti e di prestare i primi soccorsi in attesa del servizio di emergenza.

Idee
03/09/2018

Le e-mail sono uno strumento incredibilmente efficace che ci permette ogni giorno di metterci in contatto con decine di persone, sia che si tratti di lavoro sia che si tratti di amici o familiari. Fin dalla loro invenzione, negli anni settanta, il numero di e-mail utilizzato quotidianamente è andato aumentando in modo costante. Si stima che vengano scambiate ogni giorno, nel mondo, più di duecento miliardi di e-mail equivalenti a circa due milioni e mezzo di e-mail al giorno.

L’aumento esponenziale della quantità di e-mail porta senza dubbio ad incrociarsi con la nostra produttività giornaliera considerato il tempo necessario per scrivere, leggere e gestire un tale numero di messaggi di posta elettronica. Ogni volta che riceviamo una notifica per una nuova e-mail ci distraiamo inevitabilmente da quello su cui stiamo lavorando.

Non parliamo poi del tema ambiente. Spesso le e-mail vengono stampate su carta e il più delle volte si tratta di poche righe che possono benissimo essere lette sullo schermo del PC. Questo porta ad un consumo sconsiderato di carta che moltiplicato su scala globale porta ad un impatto importante sulla questione ambientale. L’e-mail andrebbe stampata quando strettamente necessario, se ad esempio molto lunga e dettagliata o se presenta allegati o documenti di cui è importante avere una copia cartacea. Non dimentichiamoci poi che tutte le e-mail stampate che contengono informazioni sensibili vanno trattate in base al regolamento sulla protezione dei dati e smaltite negli appositi distruggi documenti.

È chiaro che occorre trovare delle regole per evitare che questo processo si ripeta troppo frequentemente durante il giorno con la conseguente perdita di tempo prezioso. Avendo affrontato in passato l’argomento, nello specifico le best practice per scrivere una perfetta e-mail aziendale, abbiamo deciso di  raccogliere sette consigli utili per aiutarti a gestire al meglio la posta elettronica.
Non farti distrarre
Uno degli effetti indesiderati delle e-mail è quello che possono avere sul nostro livello di attenzione e concentrazione. Ogni volta che riceviamo una e-mail, sacrifichiamo la nostra attenzione per leggere la notifica, aprire e leggere l’mail, focalizzarci sull’argomento e scrivere eventualmente una risposta. Gestire più aspetti contemporaneamente può essere controproducente per il nostro cervello mentre è consigliabile lavorare e concentrarsi su un singolo task per volta. Per questo è importante scegliere il giusto tempo da dedicare alla lettura delle e-mail per non lasciarsi distrarre da ogni singolo messaggio che arriva.
Risposta automatica
Se non puoi accedere alle e-mail o controllare regolarmente la tua casella di posta elettronica, è buona regola impostare una risposta automatica. Se sei in vacanza o sei lontano dall’ufficio per un periodo di tempo prolungato, fai sapere alle persone che ti scrivono che non potranno aspettarsi che tu legga o risponda alla loro e-mail prima di una certa data. L’e-mail di risposta automatica dovrebbe includere l’arco temporale in cui non potrai controllare la posta elettronica, eventuali contatti di emergenza o indirizzi e-mail alternativi a cui la persona che ti sta scrivendo può rivolgersi nel caso avesse bisogno di una risposta tempestiva.
Notifiche
Le notifiche automatiche sono quelle che più contribuiscono a distrarre, sia su telefono che su computer. Anche se è consigliabile disattivarle per evitare di deviare continuamente l’attenzione, è comprensibile che sul lavoro sia importante essere aggiornati sulle e-mail che arrivano. Se scegli di lasciarle attive cerca comunque di rimanere fedele alla gestione del tempo di cui abbiamo parlato in precedenza, dedicando la giusta cura per ogni attività e riservando quindi un momento solo per la lettura delle e-mail.

Organizza le e-mail
Pensa a quante e-mail ricevi ogni giorno e quante se ne accumulano nel corso di una settimana e col passare del tempo. Se finisci per avere un’unica casella di posta con centinaia e centinaia di e-mail rischi di non riuscire più a trovare quella giusta e di perderti nel calderone ogni vota che vai a cercare messaggi vecchi. Gli strumenti di gestione della posta elettronica, come Outlook o Gmail, offrono delle opzioni molto utili per filtrare i messaggi e categorizzarli. Cerca di sfruttare queste possibilità per creare delle categorie e mantenere le tue e-mail in ordine e con una divisione logica che ti permetta di gestirle al meglio. I filtri possono essere applicati anche alle future e-mail in entrata automatizzando il processo di organizzazione.
Pulisci la casella di posta elettronica
Nel corso del tempo ci iscriviamo, anche senza esserne pienamente coscienti, a decine di newsletter che finiscono per bombardarci la casella di posta elettronica con cadenza giornaliera. Prenditi del tempo per revisionare tutti i servizi a cui sei iscritto e mantieni quelli che veramente ti servono e che ti sono utili. Inoltre, è utile fare un po’ di pulizia di vecchi messaggi come vecchie newsletter, offerte promozionali scadute o messaggi vecchi poco importanti che non ci servono in memoria.
Quando evitare le e-mail
Sul lavoro si creano spesso catene di e-mail per questioni non importanti che vanno ad ingolfare la tua posta elettronica e sottraggono tempo alle cose più importanti. Se devi dire qualcosa che richiede una risposta veloce o su un argomento non strettamente legato al lavoro, può essere conveniente alzarsi dalla scrivania e comunicarlo direttamente a voce. Questo permette di evitare lunghe catene di e-mail in stile “chat” o su questioni poco rilevanti che vanno solo ad aggiungere complessità alla gestione della tua posta.
Testo chiaro e ordinato
L’e-mail non è il mezzo più indicato per comunicazioni che richiedono dovizia di particolari, informazioni dettagliate e fiumi di parole per affrontare una questione. L’e-mail è adatta per comunicazioni concise e sintetiche. Cerca sempre di utilizzare la quantità di testo essenziale, di ordinare i paragrafi in modo chiaro e leggibile e di strutturare il testo, quando possibile, con elenchi puntati che rendono i concetti più schematici e facilmente digeribili da chi legge il messaggio.

 

Qui alla Viking speriamo che questi consigli su come gestire al meglio la posta elettronica possano tornarti utili soprattutto nell’ambito lavorativo. Hai qualche commento sull’articolo che vuoi farci sapere? Pensi di avere altre buone regole per la gestione delle e-mail che aggiungeresti alla nostra lista? Raccontacelo sulla pagina Facebook Viking Italia.