Categoria: Ufficio

Consigli, curiosità e notizie sulla vita di ogni giorno in ufficio

Ufficio
29/08/2018

Se si ha una stampante inkjet, cioè a getto di inchiostro che spruzza microscopiche gocce di inchiostro, nero o colorato, sulla carta mentre la testina scorre lateralmente, ci si potrebbe trovare davanti al problema per cui, dopo che sono state spente a lungo, per esempio per le vacanze, non stampano più.
Stampante Inkjet: perché non funziona
Il motivo per cui le stampanti a getto di inchiostro non stampano quando sono state spente a lungo, per esempio qualche settimana come può capitare nel periodo di chiusura estiva degli uffici, è che l’inchiostro si secca all’interno dei condotti che lo trasportano agli ugelli: in questo modo si blocca il flusso e questo impedisce la stampa.

Quello che può succedere quando la stampante è stata spenta o inutilizzata a lungo è di ottenere fogli completamente bianchi, oppure con striature, o ancora con i colori alterati. Problemi che in effetti possono capitare anche quando si installano nuove taniche di inchiostro, nero o colorato.
Cosa fare se la stampante a getto di inchiostro non stampa
Cosa fare allora se la stampante inkjet è stata spenta a lungo e non stampa o stampa con colori striati o alterati? Appurato che non si tratta di esaurimento delle cartucce (ormai la gran parte delle stampanti ha un display che lo segnala) come prima cosa è bene tentare con una operazione di pulizia: ogni marca e modello ha una propria modalità, che si trova spiegata sui manuali utente della stampante. Se il dispositivo è stato spento a lungo probabilmente non basterà una sola operazione di pulizia: per rendersene conto occorre fare una stampa di test ed eventualmente ripetere l’operazione più volte. Se però, dopo 5 o 6 volte che si ripete la pulizia e la stampa di testa, il risultato sono ancora pagine bianche, o con striature o colori alterati, è inutile procedere ulteriormente.

Un secondo tentativo che si può fare è utilizzare il solvente specifico per stampanti a getto di inchiostro e ripetere la stessa operazione pulizia – test 4 o 5 volte e poi reinstallare la cartuccia di inchiostro normale e riprovare a stampare. Se nemmeno così la testina si pulisce e la stampante stampa normalmente l’unica alternativa rimane la riparazione, che però non sempre risulta economicamente vantaggiosa rispetto all’acquisto di una nuova stampante.

Ufficio
20/08/2018

Sì, le vacanze finiscono e arriva quel giorno in cui tocca tornare al lavoro. Il problema non è nemmeno alzarsi al mattino col suono della sveglia e fare la strada verso l’ufficio. Il problema è sedersi e decidere da cosa cominciare. Vero è che se si è lasciato tutto in ordine e organizzato prima di staccare per le ferie (come abbiamo spiegato qui) dovrebbe essere più facile anche ricominciare ma per non essere travolti dal caos del rientro, ecco la to-do-list di cosa fare al lavoro i primi giorni dopo le vacanze.

1. Fai una lista di controlli

Cose che hai lasciato in delega ai colleghi, lavori che dovevano terminare, progetti che dovevano arrivare, richieste giunte nel frattempo: riprendi il controllo della situazione controllando tutto quello che devi sapere prima di rimetterti davvero sull’operatività.

2. Smazza la posta

E-mail e posta cartacea: ci saranno messaggi a cui rispondere presto, altri che richiedono un approfondimento, alcuni forse da cestinare, qualcosa da inoltrare: la posta è tutta da smazzare in fretta perché tra quelle missive e messaggi si potrebbe nascondere qualcosa di urgente e insidioso da gestire. Qui trovi i consigli su come gestire al meglio la posta elettronica.

3. Fai un giro a salutare colleghi e colleghe

Se non ti puoi permettere di “perdere tempo” tra le scrivanie approfitta della pausa caffè o del pranzo ma ristabilisci i contatti con colleghi e colleghe, chiedi come vanno le cose, se ci sono novità, cosa è successo in tua assenza: anche questo serve a riprendere il controllo della situazione, prevenire le sorprese e limitare lo stress da rientro. E in fondo non è altro che fare networking, come abbiamo spiegato qui.

4. Chiama clienti e fornitori

Anche loro saranno rientrati dalle vacanze e ragionevolmente saranno rilassati e in vena di raccontare qualche aneddoto: è il momento migliore per ristabilire i contatti, fare nuove proposte, fissare incontri per la programmazione del lavoro e in generale rinsaldare dei rapporti che poi, nella quotidianità operativa, servono ad appianare i problemi.

5. Non fare straordinari

Sì, certo, le vacanze sono finite da poco e sei fresco e riposato, ma per la prima settimana sarebbe bene riuscire a non fare straordinari e a lasciare alla mente, oltre che al fisico, il tempo necessario di riprendere il ritmo. È un ’bout come quando si riaccende un’auto ferma da tempo: non si va subito in autostrada alla massima velocità. Nel frattempo puoi leggere come rendere fruttuosa una giornata di lavoro.

6. Non bere troppo caffè

Sì, ok, tenere gli occhi aperti e la mente sveglia non è così facile ma è meglio non “annegare” nel caffè e rispettare i tempi fisiologici per darsi la carica, come abbiamo raccontato qui.

Ufficio
17/08/2018

Inviare documenti cartacei con la posta tradizionale è ancora un sistema molto in uso e molto garantito, soprattutto quando si tratta di corrispondenza commerciale. Ma spesso capita che quando bisogna recarsi in Posta sorgano dei dubbi su quali buste per corrispondenza usare: esistono infatti numerosi formati di buste per corrispondenza, con dimensioni diverse e ovviamente adatti a inviare documenti diversi.

Vediamo allora tra le diverse buste per corrispondenza, quali usare di volta in volta in base alle esigenze di spedizione.

Buste per corrispondenza DL / E65: sono il formato più tradizionale e utilizzato di buste per corrispondenza, di misura 110x220mm. Con o senza finestrella sono le buste standard per la corrispondenza commerciale in quanto permettono di piegare longitudinalmente fogli di formato A4, come fatture o lettere commerciali, fino a 3 pagine.

La C6 è la più piccola busta commerciale standard: non è adatta all’invio di documenti stampati in fogli da a4 a superiori: può andar bene per inviti o per inviare piccoli oggetti che non necessitano di assicurazione.

La busta cosiddetta C5 può contenere un foglio di formato A5 oppure documenti in formato A4 in un numero elevato di pagine o ancora stampe fotografiche di dimensioni fino a 162×229 mm.

la busta formato C4 è la tipica busta a sacco, spesso con chiusura strip, ideale per inviare documenti di fogli A4 non piegati, brochure o presentazioni stampate delle stesse dimensioni.

La C3 è infine la più grande delle buste a sacco per la spedizione di fogli di formato A3 fino a un numero tale che non richiede di acquistare un pacco.

Ufficio
07/08/2018

Chiedere l’aumento di stipendio è sempre un momento molto critico nel rapporto con il proprio superiore: perché può mettere a disagio in termini generali, perché ci sono molte variabili da considerare e sbagliarne una può significare veder svanire l’ipotesi di un miglioramento salariale e perché, in fondo, un aumento di stipendio a proprio favore incide inevitabilmente sui conti dell’azienda. E allora come fare per chiedere un aumento di stipendio? Giocandosi al meglio le proprie carte predisponendo un piano molto accurato come questo.
Come chiedere un aumento di stipendio
Vediamo allora in 7 punti come chiedere e ottenere un aumento di stipendio

1. Considerare le condizioni dell’azienda

Se le cose vanno bene, il business è in crescita, utile e fatturato sono positivi, allora sì, è il momento di chiedere un aumento di stipendio. Se la situazione è all’opposto e tira una brutta aria, più che chiedere un aumento di stipendio è il caso di pensare di andare a migliorare le proprie condizioni economiche altrove.

2. Chiedere espressamente un incontro con il proprio capo

È la persona giusta a cui chiederlo? È il proprio responsabile? Bene, allora è a lui che bisogna rivolgersi: mai buttare lì la richiesta in un momento qualsiasi, meno che meno a margine di un incontro per altri motivi. Se si vuole un aumento di stipendio bisogna essere pronti a discuterne e motivarlo, quindi serve un incontro apposta per questo: senza fretta, ma in modo esplicito, chiedete un incontro per parlare del vostro contratto. Non sarà domani, ma quando avverrà sarete entrambi preparati. Se poi è al termine di un progetto ben svolto che vi permette di portare risultati concreti e tangibili, ancora meglio.

3. Avere una lista di motivi per giustificare la richiesta

Un aumento salariale deve essere motivato e non basta il tema “anzianità di servizio”: progetti completati con successo, maggiori responsabilità, mansioni aumentate, valore aggiunto apportato al business o al modo di svolgerlo sono tutti argomenti concreti da preparare con cura e mettere sul piatto.

4. Avere un’idea chiara dell’ammontare del nuovo stipendio

Si può fare un benchmark interno all’azienda, se si conoscono i parametri; si può fare un confronto con altre realtà dello stesso settore; si può portare a confronto inserzioni di ricerca di collaboratori per posizioni simili. Ma tutto deve essere sempre quantificabile e giustificabile in modo preciso e oggettivo.

5. Chiedere, non lamentarsi

Chiedere un aumento di stipendio non significa lamentarsi del proprio stipendio attuale. Ok, non siete contenti, altrimenti non chiedereste un miglioramento, ma lamentarsi significa guardare l’oggi e lo ieri, chiedere un miglioramento significa guardare al domani. Niente emozioni e molto self control.

6. Non fare confronti

Confrontare il proprio salario con quello di uno o più colleghi non porterà a un aumento di stipendio. Non è il confronto la leva su cui agire: pensate alla vostra professionalità, al valore aggiunto che apportate al business, ai risultati conseguiti e lasciate perdere l’invidia verso gli altri. Il capo lo capirà.

7. Acqua in bocca

L’effetto valanga è il più temuto da ogni capo, e negli uffici tutti sanno tutto di tutti subito. Quindi acqua in bocca, non dite che avete intenzione di chiedere un aumento e nemmeno se l’avete ottenuto e per quale importo. Business as usual è il giusto atteggiamento da tenere con i colleghi.

Ufficio
03/08/2018

Le vacanze, meritatissime e agognate, son dietro la porta dell’ufficio. Ma prima di scappare fuori ci sono alcune cose da fare in ufficio prima di andare in vacanza: perché così finalmente si potrà staccare davvero, senza essere rincorsi da problemi e incombenze lasciate a metà, e perché così sarà più facile anche il rientro.
Stacca la spina elettrica
A meno che non si tratti di macchine che devono comunque funzionare, prima di uscire dall’ufficio per qualche giorno, o settimana, di vacanza, è bene staccare la spina di computer, stampanti e ogni altro dispositivo elettrici: per una questione di risparmio dei consumi e per evitare problemi derivanti dall’impianto elettrico. Non dovrebbe succedere nulla, se tutto è a norma, ma non si sa mai e ricordarsene non costa nulla.
Fare backup
Nel dubbio, meglio mettere in ordine il computer, cestinando le cose che non servono e organizzando tutto in cartelle senza lasciare nulla sul desktop, e poi facendo il backup o archiviando il tutto, come spiegato qui.
Impostare l’auto-replay sulla mail
Siete in vacanza, è un vostro diritto e ve le siete meritate: lo si scrive nell’auto-replay della mail così a nessuno viene l’idea di chiamarvi sotto l’ombrellone per motivi di lavoro.
Compila una to-do-list
Anzi, meglio due: una di istruzioni per chi rimane a lavorare in tua assenza (gli faciliti il compito, e loro lo faciliteranno a te in seguito) e una delle cose da fare al rientro. Così non perderai tempo a cercare di darti delle priorità.
Segnati le password
Sì, son tutte nella mente, a memoria, e anche, spesso, salvate nel computer. Ma nel dubbio, meglio un foglio di carta scritto a mano, da conservare in un luogo sicuro (il cassetto dell’ufficio chiuso a chiave o a casa).
Metti in ordine la scrivania
Un bel ripulisti generale, che lascia la scrivania pulita, sgombra e in ordine: al ritorno sarà più facile sedersi di nuovo al proprio posto di combattimento.

Ufficio
30/07/2018

L’attenzione alla salvaguardia dell’ambiente è una responsabilità che non riguarda solo noi ma che avrà ricadute anche su tutte le future generazioni. Oltre all’abitazione, uno dei luoghi dove generiamo quotidianamente rifiuti è proprio quello dove spendiamo gran parte del nostro tempo, l’ufficio.

Per provare a rendere il nostro ufficio un po’ più green possiamo iniziare osservando le cosiddette 5 R, concetto introdotto a livello legislativo in Italia dal decreto Ronchi nel 1997. Riduzione, riuso, riciclo, raccolta e recupero sono i principali ambiti in cui possiamo impegnarci per combattere l’inquinamento. Dal semplice gesto di spegnere le luci quando ce ne andiamo oppure abbassare il riscaldamento quando tutti sono andati a casa, possiamo apportare un grande contributo, anche a livello personale, seppure con piccole azioni.

Ci siamo già occupati in passato di questi temi. Ad esempio, potete rileggere l’interessante intervista alla startup EnKi Stove S.r.l. che ha inventato un modo innovativo per riscaldare casa riducendo il costo della bolletta e il consumo di energia.

In questo articolo, abbiamo raccolto alcuni punti chiave che potrai tenere a riferimento per iniziare a rendere il tuo ambiente di lavoro più sostenibile.
Riciclo delle cartucce e dei toner della stampante
Una volta cambiato il toner o le cartucce per stampante, non dobbiamo dimenticarci che è importante gestire nel modo corretto quelle vecchie ormai esaurite. In Italia, il D.Lgs 152/06 obbliga i titolari dipartita iva a gestire correttamente i toner esausti. Questo significa che i toner non possono essere smaltiti come normali rifiuti ma devono essere raccolti in una eco-box, per un massimo di 12 mesi e consegnate alle aziende specializzate nel loro smaltimento. Oltre a preservare l’ambiente, rispettare la normativa permette anche di evitare delle multe piuttosto consistenti.
Carta riciclata
La carta riciclata è un’alternativa molto valida per ridurre l’abbattimento di alberi e l’utilizzo di acqua ed energia. Come per le stampanti, anche per la carta è conveniente disporre di raccoglitori appositi in ogni ufficio o sala riunioni in modo da raccogliere insieme tutti i rifiuti cartacei per poterli poi smaltire negli appositi cassonetti. Un’altra buona regola è quella di stampare il meno possibile e cercare sempre di utilizzare entrambi i lati del foglio. Controlla sempre che la carta che acquisti abbia le certificazioni di gestione sostenibile delle foreste come FSC e SFI.
Sensori di movimento
Capita spesso che le luci degli uffici rimangano accese anche quando non vi è più nessuno o quando gli ambienti sono vuoti. Una delle tecnologie che permette di evitare di consumare energia senza motivo è il sensore di movimento. Abbinato al sistema di illuminazione, il sensore di movimento consente di attivare le luci solamente quando viene rilevato del movimento. Se una stanza rimane vuota per un certo periodo ed il sensore non rileva movimento, allora le luci rimangono spente facendo risparmiare anche sulla bolletta oltre che a risparmiare energia per l’ambiente.
Luce naturale

Oltre ad utilizzare in modo cosciente l’illuminazione, evitando sprechi inutili, una considerazione più ampia può essere fatta riguardo l’utilizzo di luce naturale invece che artificiale. Diversi studi hanno dimostrato gli effetti positivi della luce solare a livello psicofisico. Molte strutture e uffici non tengono conto, purtroppo, dei vantaggi che l’illuminazione naturale può fornire oltre ad un evidente risparmio in termini di costi. Ambienti di lavoro con scarsa illuminazione naturale possono arrecare danni a chi vi lavora tutto il giorno e ridurre le performance lavorative andando ad incidere ulteriormente sul bilancio d’azienda.
Dispositivi elettronici
Anche se può sorprendere, una delle fonti di maggior consumo di energia in ufficio sono i dispositivi elettronici come ad esempio i computer. Lasciare il computer acceso durante la notte porta ad un consumo non necessario di energia. Anche il semplice stand-by, seppure in misura minore, continua a consumare energia. L’ideale è spegnere i computer quando si lascia l’ufficio, specialmente se si sta fuori per lunghi periodi come i weekend e le ferie.
Riscaldamento
Ultimo, ma non per importanza, è il riscaldamento dell’ufficio. Il termostato non dovrebbe mai essere impostato a più di 21 gradi durante i mesi invernali e dovrebbe essere abbassato intorno ai 16 quando gli ambienti sono vuoti. È anche importante ridurre gli spifferi e migliorare la coibentazione per non incorrere in variazioni di temperature frequenti. Anche in questo caso, oltre che un risparmio in bolletta, sapremo di aver dato il nostro fondamentale contributo all’ambiente.

 

Qui alla Viking speriamo che questi consigli su come rendere l’ufficio più green possano tornare utili e siano fonte di ispirazione per salvaguardare non solo i conti dell’azienda ma soprattutto l’ambiente. Abbiamo la responsabilità di trasmettere alle future generazioni un mondo vivibile e sostenibile e anche piccoli gesti ripetuti quotidianamente possono dare un grande contributo.
Vuoi suggerirci qualche altro consiglio per essere più green in ufficio? Raccontaci la tua esperienza sulla pagina Facebook Viking Italia.