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Come comunicare efficacemente nel team di lavoro

Come comunicare efficacemente nel team di lavoro

Lavorare in team può essere a volte molto stressante e risulta spesso difficile coordinare persone con background molto diversi tra di loro e farle focalizzare su un progetto comune. Come superare questi ostacoli e sviluppare una comunicazione di successo?

È ormai universalmente riconosciuto il ruolo che la comunicazione gioca nel successo o, al contrario, nel fallimento di una relazione: questo concetto si applica anche e soprattutto alle relazioni lavorative. Un team affiatato, infatti, ha di gran lunga più probabilità di portare a termine con successo il proprio lavoro rispetto, invece, ad un gruppo in cui le relazioni tra i membri non sono serene o, semplicemente, in cui la mancanza di una comunicazione efficace mina il coordinamento e la dinamicità del team stesso. Per questo motivo, è di fondamentale importanza ed urgenza capire come poter migliorare l’efficacia della comunicazione all’interno del team, in modo da assicurare ottimi risultati lavorativi ed il benessere dei dipendenti.

Il/la manager

Manager che crea effetto domino

Prima di tutto, è necessario considerare il ruolo giocato dal/dalla manager nei diversi team o dipartimenti. Questa è una figura fondamentale, che costituisce un punto di riferimento per i suoi sottoposti e colleghi e che, per mezzo della sua condotta, può influenzare significativamente l’andamento del team stesso. Non è solamente importante che dia ordini ed indicazioni al team, ma che lui/lei stesso/a si comporti nel modo in cui vorrebbe che gli altri membri del team agissero. Nella maggior parte dei casi, infatti, come in molti campi della vita, un buon esempio vale più di mille parole. Il/la manager, inoltre, ha un ruolo di guida e gestione e deve, quindi:

  • assicurarsi che ogni membro del team sappia cosa fare;
  • essere chiaro/a nel comunicare ogni informazione ed essere pronto/a a ripetere, se necessario;
  • richiedere costanti feedback;
  • trattare tutti i membri del team allo stesso modo, senza preferenze e discriminazioni;
  • assumersi la responsabilità nel caso in cui qualcosa nel team non funzioni e collaborare con i vari membri per capire cosa non stia andando;
  • essere un/un’ abile comunicatore/trice, in grado di coinvolgere il team e renderlo partecipe.

I membri del team

Membri del team che rappresentano diversi pezzi di un puzzle

Allo stesso modo, l’atteggiamento tenuto dai membri del team nei confronti dei colleghi è fondamentale per la tenuta del gruppo: quando la comunicazione tra le varie parti non funziona, i risultati ne risentono. Dunque, l’educazione e l’abitudine alla comunicazione sono necessarie perché il gruppo di lavoro funzioni e si raggiungono per mezzo di piccoli step. Quello che ogni singolo membro del team può fare per migliorare la comunicazione con i colleghi è molto semplice:

  • mostrare la volontà di instaurare una relazione con i colleghi, ad esempio offrendo un caffè per fare una chiacchiera insieme;
  • sorridere e mostrarsi disponibile;
  • non prendere le critiche sul personale;
  • non cercare lo scontro, ma tentare di negoziare;
  • risolvere insieme gli eventuali problemi.

Le sei regole d’oro

Megafono

Sulla base di quanto detto finora, dunque, ecco alcuni consigli che possono essere utili per migliorare l’efficacia della comunicazione nel team:

  1. Condividere gli obiettivi: il team deve essere a conoscenza dei suoi obiettivi e degli obiettivi dell’azienda, in modo da poter agire in linea con essi ed avere a disposizione tutti gli strumenti necessari, fisici e non, per far bene il proprio lavoro. Il team deve conoscere le politiche e la cultura dell’azienda, così da poter farle proprie e condividerle con gli altri.
  1. Prestare attenzione alle parole: ognuno di noi utilizza un linguaggio ed uno stile comunicativo diverso a seconda della propria personalità e background. Ciononostante, quando si comunica in un team di lavoro, è necessario esprimersi in un modo che tenga conto delle persone che si hanno di fronte, delle eventuali differenze culturali, del messaggio che si vuole comunicare, del ruolo ricoperto e dello stile dell’azienda. Nel trasmettere un resoconto al manager, ad esempio, non è adeguato fare uso del turpiloquio o aggiungere emoticon; d’altro canto, se stiamo parlando tramite la chat aziendale con un nostro collega che è anche nostro amico, non dovrebbe essere un problema utilizzare un linguaggio meno formale, con abbreviazioni, faccine e magari battute.
  1. Utilizzare un tono di voce pacato: anche se si è arrabbiati o frustrati, è molto importante sapersi controllare e parlare sempre, in ogni situazione, con i propri colleghi, subordinati e superiori, in maniera calma e pacata, senza lasciarsi traportare dalla foga del momento. In questo modo, riusciremo a ridurre i contrasti ed a veicolare il nostro messaggio in modo chiaro e comprensibile, senza creare risentimenti di ogni sorta. Magari, potremmo aiutarci utilizzando il sarcasmo o l’ironia, per stemperare la tensione.
  1. Chiedere e dare feedback: per motivare un team e far sì che tutti i membri sentano di avere voce in capitolo, è necessario instaurare un dialogo bidirezionale. I membri del team devono sì ricevere informazioni, ma allo stesso tempo essere posti nella condizione di darne a loro volta e di esprimere la propria opinione. Molto dipende certamente dalla cultura aziendale ma, in linea di massima, se si vuole instaurare un rapporto di fiducia all’interno del team e dell’azienda in generale è necessario che ci sia una costante richiesta e ricezione di feedback. Ciononostante, richiedere feedback di per sé non è sufficiente: è, infatti, necessario mettere in pratica i suggerimenti ricevuti e dimostrare ai dipendenti che la loro opinione ha un effettivo valore.
  1. Fare esercizi di comunicazione: la comunicazione, come la maggior parte delle attività umane, ha bisogno di esercizio per essere perfezionata e mantenuta ad un livello accettabile. Per questa ragione, è opportuno condurre nel team periodici esercizi di comunicazione, che possono essere sviluppati a seconda delle esigenze e preferenze del team stesso. Si può, ad esempio, decidere di assegnare ad un membro del gruppo a settimana un argomento sul quale preparare una breve presentazione da esporre ai propri colleghi ed a questi di preparare domande a cui la persona di turno dovrà rispondere; si possono organizzare dei pranzi/cene a scadenza mensile per permettere ai membri del team di conoscersi meglio ed instaurare una relazione più affiatata; si possono organizzare giochi di ruolo o semplicemente dei training online o con esperti del settore e coinvolgere il team.
  1. Creare un gruppo con i membri del team sul social network aziendale: l’esistenza di un gruppo riservato ai membri del team, in cui poter scambiare opinioni ed aiutarsi reciprocamente, è un’iniziativa che permette di incrementare la qualità e quantità degli scambi comunicativi nel team. Il social network rappresenta un luogo informale in cui confrontarsi non solo riguardo a tematiche lavorative, ma anche private, senza necessariamente dover condividere le informazioni con l’intera azienda. Permette di connettere persone anche fisicamente lontane, è facile e veloce da usare e favorisce l’interazione anche dei membri generalmente più timidi e riservati.

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