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Lavoriamo solo 11 ore a settimana (per il resto perdiamo tempo)

Lavoriamo solo 11 ore a settimana (per il resto perdiamo tempo)

Non lo diciamo noi, lo dice l’edizione europea del Wall Street Journal (riportata da Ennio Franceschini su Repubblica): le vere ore produttive in una settimana sono appena 11, per il resto buttiamo via il nostro tempo, per lo più scrivendo mail (inutili, o quasi) e facendo riunioni (improduttive, o quasi).

In una multinazionale americana, per esempio, i dipendenti trascorrono in media 20 ore alla settimana in riunioni e mandano o ricevono 3700 email all’anno. Un tipico manager di un’azienda di queste dimensioni “consuma” 400 ore alla settimana dei suoi collaboratori soltanto costringendoli a riunirsi con lui e a rispondere ai suoi messaggi di posta elettronica. Un dirigente di medio livello confessa di passare 8 ore alla settimana in riunioni, 4 ore alla settimana a rispondere alla posta digitale e sono soltanto 11 le ore settimanali che trascorre da solo a “lavorare veramente”, ovvero a produrre qualcosa di concreto.

La soluzione? Ovvia: ridurre mail e riunioni (almeno secondo il Wall Street Journal, ma anche secondo il metodo note and vote utilizzato da Google). Secondo il quotidiano USA 3 sono gli errori tipici delle riunioni improduttive:

1: invitare troppa gente alle riunioni. Quando vi partecipano più di 7 persone, la loro utilità è dubbia (ogni persona in più causa il 10% di produttività in meno del meeting).
2: invitare dipendenti da diversi livelli manageriali, cioè persone che non sono abituate a comunicare fra di loro, che parlano linguaggi diversi e si occupano di problemi differenti.
3: farle durare troppo. Quando oltrepassano i 90 minuti, l’attenzione evapora e si perde il senso degli obiettivi.

Poi ci sono gli errori nelle email.

1: Se ne mandano troppe, anche solo per dire “Ok” (e anche questo, su grande scala, è tempo perso).
2: Mettere in copia troppa gente (per scrupolo, cortesia, senza del dovere o chissà perché).
3: Usare la mail anziché parlare direttamente con il collega di scrivania.
4: Scrivere nell’oggetto della mail cose vaghe o difficilmente comprensibili.
5: Concludere il messaggio con una frase generica tipo “fammi sapere che cosa ne pensi”.

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