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Come creare il perfetto engagement survey

Come creare il perfetto engagement survey

Realizzare un engagement survey è un processo abbastanza articolato, ma che risulta necessario se un’azienda vuole comprendere come sta operando e quali sono le opinioni dei suoi dipendenti. Noi di Viking abbiamo raccolto alcune informazioni utili a sviluppare un engagement survey ben strutturato ed efficace. 

Uno degli aspetti più importanti da considerare per capire se la propria azienda funziona o se ci sono accorgimenti da apportare, è il livello di soddisfazione dei suoi dipendenti. Nonostante questo sembri un concetto lontano dagli schemi mentali a cui siamo abituati e di matrice prevalentemente anglosassone, è ormai riconosciuto universalmente l’impatto che la soddisfazione e l’engagement dei dipendenti hanno sui risultati dell’azienda o dell’organizzazione in generale. Dipendenti più coinvolti e che si riconoscono nella mission dell’azienda per cui lavorano, tendono a lavorare di più e più proficuamente, ad ammalarsi di meno, a parlare bene dell’azienda all’esterno ed a ridurre, ovviamente, il livello di turnover.

Per questo motivo, dunque, le aziende che vogliono davvero fare la differenza e stare al passo coi tempi, devono accertarsi che i propri dipendenti siano a proprio agio in azienda e ne condividano i valori e prendere provvedimenti nel caso in cui ciò non accada. Il primo passo da compiere in questo senso è un’indagine di clima, anche nota come engagement survey. Anche se potrebbe sembrare semplice redigere una lista di domande che si voglia porre ai propri dipendenti per capire come si sentono, in realtà è necessario prendere alcuni accorgimenti e tenere in considerazione alcuni aspetti fondamentali.

Obiettivi: cosa vogliamo scoprire

Testa di donna con vari punti interrogativi

Prima di tutto è necessario stabilire quali sono le informazioni che vogliamo ottenere per mezzo della nostra indagine. Questo dipende dagli obiettivi dell’azienda e dal suo posizionamento riguardo ad indagini condotte precedentemente e provvedimenti attuati. In generale, comunque, le informazioni che si richiedono ad un sondaggio di questo tipo riguardano:

  • Le opportunità per i dipendenti di crescere professionalmente;
  • La corretta ed efficiente diffusione delle informazioni a tutti i membri dell’azienda;
  • Il grado in cui i dipendenti ritengono la loro opinione presa in considerazione;
  • Il livello di soddisfazione riguardo al compenso ricevuto;
  • Il grado in cui i dipendenti si sentono apprezzati ed il loro lavoro riconosciuto;
  • Il loro allineamento alla strategia aziendale;
  • Le opportunità di training ed apprendimento in generale.

Sebbene queste categorie siano in genere spendibili per tutte le aziende, è importante ricordare che ogni azienda o organizzazione ha la sua propria definizione di engagement: per alcune aziende significa avere dei dipendenti che condividano pienamente i valori e la mission, per altre è essere degli employers of choice, e così via. Dunque, una volta stabilito come la nostra azienda intenda il concetto di engagement, il survey deve essere organizzato di conseguenza.

 

Lo stile e la struttura delle domande

Risposte di un questionario

Dopo aver deciso cosa si vuole ottenere per mezzo dell’engagement survey, è necessario redigere lo stesso in uno stile conforme agli obiettivi e che sia facile da digerire per gli intervistati. Per evitare una compilazione superficiale, confusa o addirittura una mancata compilazione, il consiglio è di mantenere lo stile intuitivo e semplice. É opportuno, dunque, prima di inoltrare le domande ai dipendenti utilizzare un sample group e richiedere loro feedback riguardo alla comprensibilità e facilità di compilazione. Una pratica molto utile è quella di inserire definizioni dei concetti su cui si richiede l’opinione dei dipendenti: ad esempio, se si sta ponendo una domanda sul manager, sarebbe buona abitudine spiegare a quale ruolo in particolare ci si sta riferendo, in modo da non creare confusione nella compilazione e, successivamente, nell’analisi.

Molto importante è raggruppare tutte le domande in categorie e fare in modo che ogni categoria contenga almeno tre quesiti, così da avere un’idea più completa dell’opinione dei dipendenti riguardo ad una particolare tematica. Risulta utile anche organizzare le risposte in modo da dare all’intervistato la possibilità di valutare la più appropriata su una scala, numerica o meno. Oltre ad aiutare il dipendente nella compilazione, anche il processo di analisi e comparazione delle risposte risulterà facilitato.

Inoltre, meglio non fare troppe domande ma, come si suol dire, poche ma buone: un survey troppo lungo porterebbe l’intervistato a prestare meno attenzione alle risposte o non terminare il sondaggio. Per selezionare le domande e non essere, dunque, troppo prolissi, è consigliabile porre quesiti che non siano solo interessanti, ma anche utili e sui quali si possa poi, in un secondo momento, effettivamente agire. Ovviamente, tanto più frequenti i survey, tanto meno lunghi questi devono essere: se si chiede ad un dipendente di compilare un engagement survey all’anno, questo può essere strutturato in modo da richiedere un certo impegno; se, invece, è una pratica mensile in azienda, non si possono sottoporre all’intervistato innumerevoli quesiti, a meno di non voler rischiare una bassissima percentuale di compilazione ed un completo fallimento del sondaggio.

In ultimo, le domande poste devono essere quanto più possibili neutrali. Infatti, sarebbe inutile deviare le risposte in modo da ottenere ciò che si desidera sentirsi dire. Meglio utilizzare domande che non suggeriscono nessuna risposta ma che, al contrario, offrono un gruppo di risposte tra cui scegliere, senza influenzare il lettore. In questo modo, la risposta ottenuta sarà certamente più attendibile ed utile per l’analisi finale.

Il survey, poi, può essere somministrato per iscritto, inserendo il modello in una cartellina, per una questione di riservatezza, o magari da compilare al computer, distribuendolo ai dipendenti per mezzo di un CD o, infine, si può decidere di preparare un survey online, magari sulla Intranet aziendale.

Anonimato e riservatezza

Mano che apre una busta ed estrae un foglio col titolo "Confidential"

Anche se sembra scontato, è più che fondamentale assicurare l’anonimato e la riservatezza dei dati raccolti. Se, infatti, i dipendenti vengono posti davanti ad un’indagine in cui sono chiamati ad esprimere la propria opinione apertamente, inserendo i loro dati, e sanno che le informazioni da loro fornite verranno lette ed analizzate dai vertici dell’azienda o comunque dai loro colleghi, è impensabile aspettarsi delle risposte oneste e veritiere. A questo punto, dunque, se si raccolgono dati che servono solo all’autocompiacimento, ma che non rispecchiano la realtà e non portano a galla i problemi che ci sono in azienda, l’engagement survey non ha motivo di esistere.

Per questa ragione, è necessario assicurare l’anonimato dei dati raccolti, non richiedere dati personali e sensibili e sottoporre ai dipendenti una dichiarazione di riservatezza. In questo modo, sentendo la loro privacy protetta, i dipendenti si sentiranno liberi di fornire un’opinione sincera e non viziata dall’impressione che si vuole dare o dalla paura di ripercussioni.

Queste erano alcune informazioni che speriamo possano aiutarvi a realizzare un engagement survey quanto più efficace ed utile possibile. Se avete qualcosa da suggerirci o volete raccontarci la vostra esperienza, seguite la nostra pagina Facebook Viking Italia.

 

 

 

 

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