Tag: e-mail
Idee
03/09/2018

Le e-mail sono uno strumento incredibilmente efficace che ci permette ogni giorno di metterci in contatto con decine di persone, sia che si tratti di lavoro sia che si tratti di amici o familiari. Fin dalla loro invenzione, negli anni settanta, il numero di e-mail utilizzato quotidianamente è andato aumentando in modo costante. Si stima che vengano scambiate ogni giorno, nel mondo, più di duecento miliardi di e-mail equivalenti a circa due milioni e mezzo di e-mail al giorno.

L’aumento esponenziale della quantità di e-mail porta senza dubbio ad incrociarsi con la nostra produttività giornaliera considerato il tempo necessario per scrivere, leggere e gestire un tale numero di messaggi di posta elettronica. Ogni volta che riceviamo una notifica per una nuova e-mail ci distraiamo inevitabilmente da quello su cui stiamo lavorando.

Non parliamo poi del tema ambiente. Spesso le e-mail vengono stampate su carta e il più delle volte si tratta di poche righe che possono benissimo essere lette sullo schermo del PC. Questo porta ad un consumo sconsiderato di carta che moltiplicato su scala globale porta ad un impatto importante sulla questione ambientale. L’e-mail andrebbe stampata quando strettamente necessario, se ad esempio molto lunga e dettagliata o se presenta allegati o documenti di cui è importante avere una copia cartacea. Non dimentichiamoci poi che tutte le e-mail stampate che contengono informazioni sensibili vanno trattate in base al regolamento sulla protezione dei dati e smaltite negli appositi distruggi documenti.

È chiaro che occorre trovare delle regole per evitare che questo processo si ripeta troppo frequentemente durante il giorno con la conseguente perdita di tempo prezioso. Avendo affrontato in passato l’argomento, nello specifico le best practice per scrivere una perfetta e-mail aziendale, abbiamo deciso di  raccogliere sette consigli utili per aiutarti a gestire al meglio la posta elettronica.
Non farti distrarre
Uno degli effetti indesiderati delle e-mail è quello che possono avere sul nostro livello di attenzione e concentrazione. Ogni volta che riceviamo una e-mail, sacrifichiamo la nostra attenzione per leggere la notifica, aprire e leggere l’mail, focalizzarci sull’argomento e scrivere eventualmente una risposta. Gestire più aspetti contemporaneamente può essere controproducente per il nostro cervello mentre è consigliabile lavorare e concentrarsi su un singolo task per volta. Per questo è importante scegliere il giusto tempo da dedicare alla lettura delle e-mail per non lasciarsi distrarre da ogni singolo messaggio che arriva.
Risposta automatica
Se non puoi accedere alle e-mail o controllare regolarmente la tua casella di posta elettronica, è buona regola impostare una risposta automatica. Se sei in vacanza o sei lontano dall’ufficio per un periodo di tempo prolungato, fai sapere alle persone che ti scrivono che non potranno aspettarsi che tu legga o risponda alla loro e-mail prima di una certa data. L’e-mail di risposta automatica dovrebbe includere l’arco temporale in cui non potrai controllare la posta elettronica, eventuali contatti di emergenza o indirizzi e-mail alternativi a cui la persona che ti sta scrivendo può rivolgersi nel caso avesse bisogno di una risposta tempestiva.
Notifiche
Le notifiche automatiche sono quelle che più contribuiscono a distrarre, sia su telefono che su computer. Anche se è consigliabile disattivarle per evitare di deviare continuamente l’attenzione, è comprensibile che sul lavoro sia importante essere aggiornati sulle e-mail che arrivano. Se scegli di lasciarle attive cerca comunque di rimanere fedele alla gestione del tempo di cui abbiamo parlato in precedenza, dedicando la giusta cura per ogni attività e riservando quindi un momento solo per la lettura delle e-mail.

Organizza le e-mail
Pensa a quante e-mail ricevi ogni giorno e quante se ne accumulano nel corso di una settimana e col passare del tempo. Se finisci per avere un’unica casella di posta con centinaia e centinaia di e-mail rischi di non riuscire più a trovare quella giusta e di perderti nel calderone ogni vota che vai a cercare messaggi vecchi. Gli strumenti di gestione della posta elettronica, come Outlook o Gmail, offrono delle opzioni molto utili per filtrare i messaggi e categorizzarli. Cerca di sfruttare queste possibilità per creare delle categorie e mantenere le tue e-mail in ordine e con una divisione logica che ti permetta di gestirle al meglio. I filtri possono essere applicati anche alle future e-mail in entrata automatizzando il processo di organizzazione.
Pulisci la casella di posta elettronica
Nel corso del tempo ci iscriviamo, anche senza esserne pienamente coscienti, a decine di newsletter che finiscono per bombardarci la casella di posta elettronica con cadenza giornaliera. Prenditi del tempo per revisionare tutti i servizi a cui sei iscritto e mantieni quelli che veramente ti servono e che ti sono utili. Inoltre, è utile fare un po’ di pulizia di vecchi messaggi come vecchie newsletter, offerte promozionali scadute o messaggi vecchi poco importanti che non ci servono in memoria.
Quando evitare le e-mail
Sul lavoro si creano spesso catene di e-mail per questioni non importanti che vanno ad ingolfare la tua posta elettronica e sottraggono tempo alle cose più importanti. Se devi dire qualcosa che richiede una risposta veloce o su un argomento non strettamente legato al lavoro, può essere conveniente alzarsi dalla scrivania e comunicarlo direttamente a voce. Questo permette di evitare lunghe catene di e-mail in stile “chat” o su questioni poco rilevanti che vanno solo ad aggiungere complessità alla gestione della tua posta.
Testo chiaro e ordinato
L’e-mail non è il mezzo più indicato per comunicazioni che richiedono dovizia di particolari, informazioni dettagliate e fiumi di parole per affrontare una questione. L’e-mail è adatta per comunicazioni concise e sintetiche. Cerca sempre di utilizzare la quantità di testo essenziale, di ordinare i paragrafi in modo chiaro e leggibile e di strutturare il testo, quando possibile, con elenchi puntati che rendono i concetti più schematici e facilmente digeribili da chi legge il messaggio.

 

Qui alla Viking speriamo che questi consigli su come gestire al meglio la posta elettronica possano tornarti utili soprattutto nell’ambito lavorativo. Hai qualche commento sull’articolo che vuoi farci sapere? Pensi di avere altre buone regole per la gestione delle e-mail che aggiungeresti alla nostra lista? Raccontacelo sulla pagina Facebook Viking Italia.

Idee
27/11/2017

In un vecchio post abbiamo parlato di come scrivere una perfetta e-mail aziendale. Vogliamo ora ampliare l’argomento per capire quale sia la strategia migliore per perfezionare le proprie capacità di scrittura. Dopo un’approfondita ricerca siamo giunti alla conclusione che, in linea generale, seguendo questi 5 consigli possiamo affinare le nostre abilità quando si tratta di scrivere. Armiamoci di carta e penna e prepariamoci a navigare in fiumi di inchiostro.
LEGGERE
“Leggendo non cerchiamo idee nuove, ma pensieri già da noi pensati, che acquistano sulla pagina un suggello di conferma. Ci colpiscono degli altri le parole che risuonano in una zona già nostra – che già viviamo – e facendola vibrare ci permettono di cogliere nuovi spunti dentro di noi” (Cesare Pavese)

La prima regola per migliorare lo stile di scrittura e dotarti di una varietà lessicale maggiore è quella che ci hanno sempre ripetuto a scuola fino allo sfinimento: leggere.
Può darsi che le letture che ti venivano imposte a scuola non fossero proprio corrispondenti ai tuoi interessi e che, talvolta, venissero recepite come una imposizione da affrontare con sofferenza. Non devi tuttavia lasciarti scoraggiare: con tutte le possibilità che abbiamo oggi, a livello tecnologico, di accedere a testi e contenuti più svariati, è impossibile non trovare qualcosa da leggere che rispecchi anche minimamente i tuoi interessi e le tue passioni.
Con l’acquisto dei libri online abbiamo accesso ad un catalogo pressoché sterminato e le risorse che il web stesso offre sono molte e valevoli. Che tu abbia una passione per la fotografia oppure per un particolare periodo storico, sono molte le fonti online e offline da cui puoi attingere per colmare la curiosità e la voglia di imparare. Leggere, possiamo dire, non è mai stato così facile. Neppure le disponibilità economiche sono più un problema: le risorse disponibili online, come i blog, sono spesso gratuite e molti libri si trovano in formato elettronico a prezzi esigui.

La varietà di fonti oggi disponibili non è solo un beneficio per quanto riguarda l’accessibilità, ma anche per la varietà; per avere varietà serve contaminazione. Tieni presente che è molto importante ampliare il tipo di contenuti letti. Lasciati ispirare da letture riguardanti temi differenti, esplora diversi stili di scrittura e di registri linguistici.
Un repertorio di stili diversificato aiuta a scrivere con l’approccio più appropriato a seconda dell’argomento o dello strumento scelto per comunicare. Uno stile di stampo giornalistico è molto efficace in taluni casi ma non adatto se, ad esempio, vogliamo trasmettere delle emozioni e sprigionare la carica poetica della narrazione.
SCRIVERE
Perché scrivo? Per paura. Per paura che si perda il ricordo della vita delle persone di cui scrivo. Per paura che si perda il ricordo di me. O anche solo per essere protetto da una storia, per scivolare in una storia e non essere più riconoscibile, controllabile, ricattabile. (Fabrizio De André)

Oltre a passare giorni interi dentro librerie e biblioteche non devi dimenticarti che l’obbiettivo finale che ci siamo preposti è di migliorare le capacità di scrittura. Prova dunque a cimentarti nella scrittura. Scrivi sugli avvenimenti della giornata, su un particolare evento, su una persona che hai conosciuto, su un tuo ricordo, scrivi con la massima libertà su qualsiasi argomento tu ritenga interessante e stimolante e prova a farlo, anche solo per una mezz’ora o un’ora, ogni giorno. Tenendo una certa regolarità si possono vedere importanti miglioramenti come accade quando ti alleni per qualsiasi disciplina.
“Gutta cavat lapidem”, recitava un famoso detto latino. Significa che la goccia scava la roccia, seppure poco a poco, con tenacia e costanza. Il trucco più semplice è quello di tenere una sorta di diario che ti permetta di dedicarti regolarmente all’esercizio di scrittura. Non avere paura di annotare i tuoi pensieri in modo spontaneo. Puoi partire da una frase o un pensiero per sviluppare un discorso più articolato e delle considerazioni più ampie a riguardo. Puoi anche scegliere di approfondire un argomento in cui ti sei imbattuto o che ti ha incuriosito. In tal caso, documentati e leggi qualcosa di più su quell’argomento in modo che quanto ti metterai a scrivere potrai arricchire i tuoi ragionamenti di maggiori dettagli.
AMPLIARE IL VOCABOLARIO

Si stima che la lingua italiana sia composta da un patrimonio compreso tra 210.000 e 270.000 vocaboli. I calcoli possono variare molto a seconda dei criteri adottati (uso di neologismi ecc.) ma una cosa è evidente: abbiamo a disposizione un vocabolario molto amplio che possiamo sfruttare per trasportare su carta, con accuratezza ed efficacia, i nostri pensieri e dare forma scritta alla nostra creatività.
Per espandere il vocabolario può essere utile segnarsi tutte quelle parole in cui incorriamo o leggendo libri o ascoltando la radio, in modo da avere una sorta di prontuario da poter consultare ogni volta che vogliamo riutilizzare quei vocaboli. Un po’ come si fa quando si stanno studiando altre lingue. In fin dei conti anche la nostra stessa lingua necessita di essere approfondita e studiata vista la sua ricchezza e complessità.
Un’altra tecnica consiste nel prendere il dizionario e scovare delle parole nuove che non conosciamo. Annotati queste parole da qualche parte insieme al loro significato ed impegnati ad usarle regolarmente nelle tue sessioni di scrittura. Usare queste parole appena imparate ti aiuterà ad abituarti al loro utilizzo e vedrai che dopo un po’ di pratica ti verrà spontaneo usarle.
Una curiosità: lo sapevi che il rapper Eminem, secondo una stima di Musixmatch fatta su 100 canzoni, ha utilizzato quasi 9.000 vocaboli differenti nei suoi testi? Si dice infatti che spendesse ore a studiare il dizionario proprio per imparare nuovi termini da poter utilizzare per scrivere i suoi brani.
LESS IS MORE

In inglese si usa questa locuzione, inventata dal celebre architetto tedesco Ludwig Mies van der Rohe, per esprimere il concetto che la semplicità aggiunge valore rispetto alla complessità.
Molto spesso il rischio è di essere prolissi e dilungarsi anche quando non necessario. Fiumi di parole con frasi complesse che si inerpicano sui sentieri della sintassi.
Prova, nei tuoi esercizi di scrittura, ad usare le parole essenziali ad esprimere un concetto, senza troppi orpelli che appesantiscano il discorso.
Usa sentenze brevi. Scrivi in modo efficace, cerca di non dilungarti troppo su aspetti del discorso non rilevanti. Se devi fare una digressione fai in modo che questa arricchisca il racconto e si sviluppi coerentemente con ciò che stai narrando. Il lettore non deve mai avere la sensazione di perdersi in un dedalo di parole. Non deve sentirsi confuso o avere la sensazione che sta sprecando il proprio tempo. Se sarai conciso e vivace, il lettore sarà più facilmente coinvolto e si lascerà trasportare dalla lettura.
RILEGGERE

Abbiamo iniziato l’articolo sottolineando l’importanza di leggere. Non meno importante è leggere ciò che hai scritto. Anzi leggerlo e rileggerlo.
Puoi aver scritto tutto d’un fiato un bellissimo pezzo convogliando attraverso la penna tutta la tua carica emotiva e la tua cifra stilistica. Tuttavia, se non riprendi in mano ciò che hai scritto, se non lo rileggi, difficilmente potrai migliorare le tue abilità di scrittura. Se proprio non riesci a rileggere con occhio critico quello che hai scritto, chiedi ad un amico di farlo. Troverai di sicuro qualcun altro disposto a correggere i tuoi scritti o, meglio, ad apportare il proprio punto di vista critico al tuo elaborato.
Puoi anche rileggere dei vecchi contenuti che hai scritto tempo prima. Invece di tenerli da parte in un cassetto possiamo riscriverli e migliorarli. In questo modo puoi tenere traccia dei tuoi progressi e allo stesso tempo mettere in pratica ciò che hai imparato esercitandoti. È un modo per monitorare i tuoi progressi e capire quali errori eri solito commettere scrivendo così da perfezionarti continuamente.

 

Ricordati che sviluppare buone capacità di scrittura ti aiuta anche ad affrontare la vita di tutti i giorni. In qualsiasi ambito, dall’università all’ufficio, se devi parlare in pubblico o semplicemente fare quattro chiacchere con gli amici, ci sono molti vantaggi che puoi avere nel seguire i punti che abbiamo appena elencato: potrai estendere la tua cultura, avere argomenti più solidi, migliorare il ragionamento, acquisire doti comunicative efficaci e soprattutto apprendere come comunicare per iscritto in modo migliore.
Ti piace scrivere? Hai un diario personale o scrivi spesso per passione? Raccontaci la tua esperienza sulla pagina Facebook Viking Italia.

Ufficio
14/10/2015

Di manuali di netiquette e consigli per navigare nel mare delle comunicazioni aziendali son pieni gli scaffali delle librerie, ma se si vuole davvero sapere come scrivere un’email aziendale efficace e a prova di casini è dalla vita vera che bisogna imparare. E la cronaca, e uno studio approfondito, ci svelano finalmente il tono e i linguaggi usati nelle mail aziendali che vanno dal basso verso l’alto e viceversa.

La cronaca è quella dello scandalo Enron, uno dei più grandi crack finanziari della storia: insieme alle carte processuali sono state raccolte tutte le email scambiate tra i vertici e gli operativi, e su questo enorme materiale linguistico Eric Gilbert della Georgia Tech ha fatto uno studio chiamato “Phrases that Signal Workplace Hierarchy” (Priceonomics riporta i grafici che trovate in questo post).

Per esempio in queste 2 email tradotte da DailyBest è decisamente chiaro chi sia il superiore e chi il sottoposto.
Email 1
Per favore, dai un’occhiata a questi Excel e calcola l’utilizzo di gas per impianto e gasdotto in California. Mike dice che la maggior parte di questi impianti chiuderà nelle prossime settimane a causa dell’esposizione creditizia. C’è da discutere l’impatto sulle consegne. Grazie.

Email 2
Grazie! Fare la lista non è stato assolutamente un problema, e per favore, mi faccia sapere sapere quando posso fare cose del genere e renderle il lavoro più facile. So bene che il mercato è stato un po’ caotico da ieri in poi… per il futuro, devo passare da lei o facciamo in real-time? Grazie ancora per l’aiuto.
Ma non solo: le mail dei superiori sono spesso confuse, piene di errori, zeppe di richieste ASAP e con istruzioni poco chiare mentre quelle dei sottoposti sono limate alla singola parola, di una chiarezza estrema e senza il minimo errore ortografico.

Anche gli insiemi di parole ricorrenti sono decisamente diversi.

Nelle mail dal basso verso l’alto.

Nelle mail dall’alto verso il basso.

Secondo Michele Razzetti, autore di “Modera i toni: quando la comunicazione digitale è inappropriata“ e intervistato da DailyBest:
“Le conversazioni via e-mail italiane abbondano di scortesia: dai miei studi è risultato che circa un terzo delle e-mail includeva categorie linguistiche che potenzialmente potevano apparire scortesi al destinatario. Ne è emerso che in generale la comunicazione via e-mail sul posto di lavoro rischia di essere poco cortese e abbondare di richieste realizzate con l’imperativo o di commenti molto aspri sul lavoro altrui, ad esempio“.
Alessandro Zaltron, autore di “Le parole sono importanti. Scriverne poche e bene per lavorare meglio“ ha anche stilato le 7 regole d’oro per una comunicazione efficace in azienda:
1) l’oggetto identifichi chiaramente la questione trattata nella mail
2) la mail sia sintetica ma chiara: non più di 20 righe e frasi brevi, per favore!
3) se fornite informazioni, mettete i destinatari p.c.; se date ordini, specificate chi deve fare cosa entro quando
4) scrivete se necessario e non a troppe persone: prima di spedire la mail chiedetevi se la state mandando realmente SOLO a chi serve
5) evitate di inoltrare pesanti allegati
6) rispondete il prima possibile, restando entro le 24 ore
7) è gradito un testo cordiale, non offensivo, minuscolo, e con grazie finale

Ufficio
23/09/2015

Potremo lavorare quando, quanto e dove ci pare e avremo un sacco di tempo libero: era il mantra di una quindicina d’anni fa, quando cominciarono a comparire i primi prototipi di smartphone e Internet sembrava la soluzione per tutti i mal d’ufficio. A distanza di poco tempo ci siamo ritrovati a lavorare sempre e ovunque, con mail, messaggi, chat e telefonate che ci raggiungono in ogni momento e situazione della giornata, in orario lavorativo così come una volta varcata la soglia dell’ufficio in uscita.

Ed è così che in Francia si comincia a parlare di diritto alla disconnessione. Anzi, di diritto e dovere di non rispondere alle mail la sera tardi, di non ricevere una telefonata di lavoro la domenica mattina e insomma, di non sentirsi sempre in servizio permanente effettivo.

La notizia sta facendo il giro di tutti i quotidiani (qui per esempio la riporta Repubblica) e riguarda la riforma complessiva del codice del lavoro in Francia, regolamentando meglio “l’attività su piattaforme digitali, tablet e smartphone” e conteggiando come ore effettive di lavoro il tempo impiegato per consultare e-mail e messaggi.

In Francia il dibattito arriva da lontano (tanto che, per esempio, gli ingegneri aderenti al Syndicat des sociétés d’ingénierie et de conseil et des bureaux d’études – Syntec hanno raggiunto l’anno scorso un accordo per evitare messaggi dopo le 18 e durante i weekend) ma è stato rivitalizzato da un dossier stilato dal vicedirettore generale e responsabile del personale di Orange che tra le 36 misure suggerite al governo ha inserito appunto il diritto alla disconnessione.

Quel diritto-dovere che per esempio, in Germania, Volkswagen ha formalizzato decidendo di sospendere le comunicazioni professionali tra le 18.15 e le 7 del mattino, e in Gran Bretagna Price Minister instaurando una mezza giornata al mese senza email.

E voi come vi comportate con telefonate e messaggi dall’ufficio al di fuori dell’orario di lavoro?

Ufficio
21/07/2015

Non lo diciamo noi, lo dice l’edizione europea del Wall Street Journal (riportata da Ennio Franceschini su Repubblica): le vere ore produttive in una settimana sono appena 11, per il resto buttiamo via il nostro tempo, per lo più scrivendo mail (inutili, o quasi) e facendo riunioni (improduttive, o quasi).

In una multinazionale americana, per esempio, i dipendenti trascorrono in media 20 ore alla settimana in riunioni e mandano o ricevono 3700 email all’anno. Un tipico manager di un’azienda di queste dimensioni “consuma” 400 ore alla settimana dei suoi collaboratori soltanto costringendoli a riunirsi con lui e a rispondere ai suoi messaggi di posta elettronica. Un dirigente di medio livello confessa di passare 8 ore alla settimana in riunioni, 4 ore alla settimana a rispondere alla posta digitale e sono soltanto 11 le ore settimanali che trascorre da solo a “lavorare veramente”, ovvero a produrre qualcosa di concreto.

La soluzione? Ovvia: ridurre mail e riunioni (almeno secondo il Wall Street Journal, ma anche secondo il metodo note and vote utilizzato da Google). Secondo il quotidiano USA 3 sono gli errori tipici delle riunioni improduttive:
1: invitare troppa gente alle riunioni. Quando vi partecipano più di 7 persone, la loro utilità è dubbia (ogni persona in più causa il 10% di produttività in meno del meeting).
2: invitare dipendenti da diversi livelli manageriali, cioè persone che non sono abituate a comunicare fra di loro, che parlano linguaggi diversi e si occupano di problemi differenti.
3: farle durare troppo. Quando oltrepassano i 90 minuti, l’attenzione evapora e si perde il senso degli obiettivi.
Poi ci sono gli errori nelle email.
1: Se ne mandano troppe, anche solo per dire “Ok” (e anche questo, su grande scala, è tempo perso).
2: Mettere in copia troppa gente (per scrupolo, cortesia, senza del dovere o chissà perché).
3: Usare la mail anziché parlare direttamente con il collega di scrivania.
4: Scrivere nell’oggetto della mail cose vaghe o difficilmente comprensibili.
5: Concludere il messaggio con una frase generica tipo “fammi sapere che cosa ne pensi”.