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Ufficio
18/12/2017

Con la recente guida di Excel abbiamo imparato ad usare delle funzioni molto utili che, seppure di livello base, possono ridurre in modo considerevole i tempi di lavoro su un foglio Excel e migliorare quindi l’efficienza sul lavoro.

Vogliamo ora fare un passo ulteriore per coloro che avessero ormai metabolizzato la precedente guida e introdurre delle funzioni più avanzate che, una volta entrate nel nostro repertorio, ci permetteranno non solo di stupire positivamente i colleghi ma anche di portare la nostra capacità di interrogazione e analisi dei dati ad un livello superiore. Le funzioni avanzate di Excel sono ovviamente molte, inizieremo quindi esplorandone 5, tra le più utili, cercando di semplificare al massimo la loro comprensione con l’aiuto di GIF animate.

Mettetevi comodi sulla vostra poltrona e provate a ripetere da soli le formule qui illustrate fino a che non riuscirete a padroneggiarle con dimestichezza.
Introduzione a Idice e Confronta
Iniziamo introducendo due funzioni chiamate INDICE e CONFRONTA. La funzione INDICE funziona così: indichiamo ad Excel un range di valori che può essere una matrice di numeri oppure possiamo indicare una singola riga o una singola colonna. Dopodiché gli diciamo da quale posizione vogliamo che estragga un valore. Se abbiamo indicato una matrice, dovremo ovviamente indicare 2 numeri: uno per la riga e l’altro per la colonna. Se invece abbiamo selezionato solo una riga o solo una colonna sarà sufficiente inserire un valore solo. Vedremo dopo un esempio concreto.

La funzione CONFRONTA invece ci dice in che riga o colonna si trova un valore da noi specificato. Si integra perfettamente con la funzione INDICE: infatti se CONFRONTA ci dice la riga o la colonna di un valore, questo stesso numero può essere usato come input nella funzione INDICE che richiede, appunto, che sia fornita una posizione in modo da dirci quale valore vi si trovi.

Vediamo ora come usare le due funzioni aiutandoci con degli esempi.
Indice
La funzione INDICE è in questa forma:

INDICE(matrice; riga; [col])

Dove i parametri da inserire sono:

Matrice: può essere una matrice di dati, una riga oppure una colonna.
Riga: il numero di riga da cui vogliamo estrarre un valore.
Col: il numero di colonna da cui vogliamo estrarre un valore.

Come si vede dall’esempio, è possibile indicare contemporaneamente la riga e la colonna oppure è anche possibile riportare solamente una riga o solo una colonna. L’importante è che almeno uno dei due valori (riga o colonna) sia inserito.

Mettiamo di avere una matrice di dati con: regione, capoluogo, abitanti capoluogo. Chiediamo ad Excel cosa si trova incrociando la quarta riga e la seconda colonna.
Dopodiché vogliamo sapere cosa si trova, all’interno della seconda riga, nella seconda colonna (questa volta invece che una matrice indichiamo direttamente una riga, selezionandola tutta, e poi indichiamo la colonna).
Confronta
La funzione CONFRONTA è in questa forma.

CONFRONTA(valore; matrice; [corrisp])

Dove i parametri da inserire sono:

Valore: questo è il valore che stiamo cercando.
Matrice: è l’intervallo di celle da cui estrarre il valore e può essere una riga oppure una colonna.
Corrisp: è il tipo di corrispondenza che vogliamo:

Se inseriamo “1” Excel restituisce, tra i valori minori o uguali al valore di ricerca, il valore più grande. Per utilizzare questa corrispondenza è necessario ordinare i valori dal più piccolo al più grande.
Se inseriamo “0” Excel restituisce il valore uguale al valore di ricerca.
Se inseriamo “-1” Excel restituisce, tra i valori maggiori o uguali al valore di ricerca, il valore più piccolo. Per utilizzare questa corrispondenza è necessario ordinare i valori dal più grande al più piccolo.
Se non si indica nulla Excel riporta il risultato che avremmo con 1 (vedi primo punto)

Nell’esempio, prendendo la città di Roma, chiediamo ad Excel di dirci prima in quale riga si trova e poi in quale colonna.

vantaggi
Se vi state chiedendo a cosa possano concretamente servire, vediamo quali sono i due principali vantaggi che hanno le funzioni INDICE e CONFRONTA:

Cercare da destra a sinistra: nella precedente guida abbiamo approfondito la funzione CERCA.VERT che tuttavia non può essere utilizzata per cercare alla sinistra di un determinato valore. Vedremo di seguito che una delle caratteristiche più utili delle funzioni INDICE e CONFRONTA usate insieme è proprio quella di effettuare una ricerca verso sinistra.
Eliminare o aggiungere colonne: mentre con CERCA.VERT se eliminiamo o aggiungiamo una colonna nella matrice di dati alteriamo il risultato della formula, con INDICE E CONFRONTA possiamo liberamente inserire o togliere colonne senza alterare nulla.

Abbiamo detto che è possibile cercare verso sinistra utilizzando queste due funzioni: vediamo di seguito un esempio. Partendo dalla solita tabella, chiediamo ad Excel a quale regione appartiene il capoluogo con 117,295 abitanti. Come è evidente Excel deve muoversi verso sinistra essendo la colonna “Regione” a sinistra rispetto alla colonna “abitanti capoluogo”: cosa che non sarebbe possibile con CERCA.VERT.  La funzione costruita nell’esempio sottostante è:

=INDICE(A2:A5;CONFRONTA(E3;C2:C5;0))

Come si vede abbiamo utilizzato la funzione INDICE indicando ad Excel di cercare nella colonna “Regione” in corrispondeza della riga individuata dalla funzione CONFRONTA –  che è appunto la riga contenente il numero di abitanti cercato.

Formule 3D
Questo tipo di formule ci permette di eseguire operazioni non con le celle ma utilizzando i fogli di Excel. Si tratta quindi di creare delle funzioni che non lavorino all’interno dello stesso foglio ma vadano invece a effettuare calcoli tra fogli diversi.

Nell’esempio sotto, abbiamo tre fogli contenenti ognuno lo stesso tipo di tabella e di dati ma ogni foglio è riferito ad un anno differente. Se vogliamo sommare lo stesso valore, ad esempio le vendite del prodotto P1, per i diversi anni possiamo partire dalla funzione SOMMA:

SOMMA(num1;[num2];…)

Il trucco è sostituire quelli che solitamente sono celle (num1, num2 etc…) con i fogli. Come si vede è sufficiente scrivere la seguente funzione:

=SOMMA(FOGLIO1:FOGLIO3!B3)

Dove il simbolo “:” (due punti) dice ad Excel di sommare dal foglio 1 fino al foglio 3 e di utilizzare sempre e solo la cella B3, che è proprio la cella contenente le vendite del prodotto 1.

Somma se
Con questa funzione possiamo effettuare una somma specificando con quali criteri Excel sceglie i valori da sommare. Ad esempio, se abbiamo una tabella con diversi lotti di frutta venduta e il relativo valore e vogliamo sapere a quanto ammonta il totale venduto per uno specifico tipo di frutta (mele), utilizziamo la funzione:

=SOMMA.SE(intervallo;criterio;[int_somma])
dove:

Intervallo: è l’intervallo in cui cercare i valori.
criterio: nel nostro caso è “mele” in quanto vogliamo conoscere il totale venduto per questo frutto.
Int_somma: indica le celle con i valori da sommare, in questo caso si tratta della colonna “Valore”.

Conta se
La funzione CONTA.SE è molto utile se abbiamo un lungo elenco di valori diversi tra loro e vogliamo contare quanti sono quelli corrispondenti ad una caratteristica da noi scelta. Nell’esempio abbiamo diverse spedizioni per le quali la colonna “consegnato” ci dice se sono state consegnate oppure no. Se vogliamo conoscere quanti pacchi, tra i molti ordini, sono stati consegnati si possono contare solo le celle contenenti “si” utilizzando la seguente funzione:

=CONTA.SE(intervallo;criterio)

dove:

Intervallo: è l’intervallo di celle in cui contare i valori.
Criterio: è la condizione con cui contare i valori (“si” nel nostro caso).

 

 

Qui alla Viking speriamo che questa breve guida su alcune funzioni avanzate di Excel possa tornarvi utile e risparmiarvi tempo prezioso quando dovrete lavorare con file Excel contenenti molti dati. Conosci altri trucchi e funzioni interessanti di Excel di cui non puoi fare a meno sul lavoro? Scrivici sulla pagina Facebook Viking Italia.

 

Idee
30/10/2017

Excel è uno degli strumenti più versatili e potenti di Microsoft Office. Può essere utilizzato per eseguire semplici calcoli oppure per elaborare dati più complessi. Per molti si tratta di una area oscura e misteriosa dei nostri computer e molti mostrano aria di diffidenza quando viene nominato. In realtà è molto più semplice di quello che si pensi. Molte funzionalità sono semplici da imparare e semplificano di molto il nostro lavoro. Un po’ di tempo fa abbiamo realizzato una panoramica su come aumentare la produttività utilizzando Office. In questo articolo vediamo, passo per passo e con il supporto delle immagini, come utilizzare alcune funzioni molto utili con cui potremmo stupire il capo e inostri colleghi!
Definire dei nomi

Utilizzando i nomi, diventa più semplice gestire le formule e altre funzioni di Excel come quella del menu a tendina che vedremo successivamente. È possibile, ad esempio, assegnare un nome ad un insieme di celle. In questo modo, ogni volta in cui vorremo utilizzarle, non dovremo più andare a selezionarle una ad una, ma sarà sufficiente inserire il nome a loro assegnato. In questo caso specifico ci soffermiamo su un elenco di celle a cui assegnamo un nome in modo da poter poi utilizzare facilmente questo elenco nella funzione che illustreremo successivamente (menu a tendina).

Una volta selezionato il range di celle, inserisci il nome che vuoi assegnare nella casella in alto a sinistra e premi “Invio”.
Menu a tendina

Ora che sappiamo come assegnare un nome ad un insieme di celle, possiamo agilmente creare un menu a tendina che offra la possibilità di scegliere tra una molteplicità di valori.

Crea l’elenco che vuoi inserire nel menu a tendina (puoi crearlo nello stesso foglio in cui inserirai il menu a tendina oppure scegliere un foglio diverso).
Assegna un nome all’elenco (vedi “definire dei nomi” sopra).
Clicca sulla cella dove cuoi inserire il menu ed usa questa sequenza di comandi:
Clicca “Dati” – “Convalida dati” – sotto a “Consenti” seleziona “Elenco” – in “Origine” premi “F3” e seleziona l’elenco appena creato dalla lista – Clicca “Ok”

Sarà ora possibile selezionare da un elenco di valori con un funzionale menu a tendina.
Inserire del testo in una cella
Se proviamo a inserire dei caratteri particolari come ad esempio i segni “+” o “-“ oppure anteporre degli zeri davanti a un numero, Excel non ci permetterà di farlo. Tuttavia esiste un trucco: aggiungendo un apostrofo, all’interno della cella, appena davanti ai caratteri o numeri che vogliamo inserire, Excel li riconoscerà come testo e quindi ci permetterà di inserirli.
Cerca verticale

È forse una delle caratteristiche di Excel che più tornano utili per lavoro. Immaginiamo di avere un elenco di clienti molto lungo con e-mail, numeri di telefono e altri dati. Il nostro capo ci chiede di trovare uno specifico dato, per esempio l’indirizzo e-mail di alcuni clienti in particolare. Invece di cercare uno ad uno i nomi e poi scorrere verso destra in cerca dell’e-mail in modo manuale, Excel ha una funzione che automatizza il processo facendoci risparmiare tempo. Si tratta appunto della funzione “Cerca verticale”. Vediamo come funziona in questo caso specifico:

Partiamo da un elenco ristretto di nomi di cui vogliamo trovare l’e-mail. In questo caso sono elencati nella colonna E.
Nella colonna F, a fianco del primo nome, dovremo inserire la funzione:

=CERCA.VERT seguita da una parentesi contenente i valori, separati da punto e virgola, indicati di seguito.
VALORE DA CERCARE: è il nome di cui vogliamo trovare l’e-mail. Selezioniamo quindi il nominativo dalla colonna E.
ELENCO GENERALE: è l’elenco complessivo da cui Excel tirerà fuori i nomi da noi cercati. Includi tutte le colonne della tabella. Assicurati di selezionare l’intervallo nella formula e premere il tasto “F4” (come nell’immagine) in questo modo dirai ad Excel di “bloccare” l’intervallo quando poi trascinerai la formula in altre celle.
NUMERO DELLA COLONNA CONTENENTE L’EMAIL: è il numero della colonna con le e-mail. Nell’esempio, partendo dalla colonna con il nome (che è la n.1) la colonna con l’email è la numero 3; inseriamo quindi il numero 3 nella formula.
FALSO: questo valore può essere “vero” o “falso”. In questo caso consigliamo di mettere “falso” in modo che Excel vada a cercare la corrispondenza esatta con il nome che stiamo cercando.

Una volta inserita correttamente la formula nella prima cella, possiamo trascinare in giù il riquadro verde per copiare la formula in modo veloce anche nelle celle sottostanti.
Concatena o dividi
Vediamo brevemente alcune semplici funzioni per unire o dividere in modo automatico parti di testo.
Concatenare
Se vogliamo unire il contenuto di due celle, ad esempio una cella contenente il nome e un’altra cella contenente il cognome, possiamo usare il simbolo “&” che ha lo stesso effetto della funzione “Concatena”.

Posizionati in una cella vuota e digita “=” seguito dalle due celle che vuoi unire, ognuna separata dal simbolo “&”.
Se vuoi anche lasciare uno spazio, ottenendo “nome – spazio – cognome” allora basta inserire uno spazio tra virgolette nel mezzo della funzione. Se, ad esempio, il nome è contenuto nella cella A1 e il cognome nella cella B1, la funzione che dovremo scrivere è: =A1&” “&B1

Da testo a colonna

Con questa funzionalità possiamo agilmente dividere il testo contenuto in una cella. Pensiamo, ad esempio, al caso in cui abbiamo sia il nome che il cognome riportato nella stessa cella. Oppure abbiamo un indirizzo url da cui vogliamo estrarre il nome del sito.

Vediamo meglio il primo caso con l’aiuto dell’immagine:

Seleziona le celle contenenti nome e cognome.
Esegui questa sequenza: Clicca nel tab “Dati” – “Testo in colonne” in “Strumenti dati” – nella finestra clicca “Avanti”.
Nella successiva schermata abbiamo i “Delimitatori”, molto importanti perché a seconda di quello che vogliamo separare dobbiamo scegliere il delimitatore appropriato. In questo primo esempio dovendo separare un nome da un cognome, scegliamo lo spazio (infatti abbiamo uno spazio tra il nome e il cognome).
Clicca “Avanti”, in “Destinazione” seleziona una cella vuota. Dopo avere cliccato “Fine” vedremo che Excel ci restituirà i nomi e i cognomi già separati e inseriti in due celle diverse.

Se vogliamo invece partire da un url:

Ad esempio: http://www.vikingop.it/a/bb/Carta-pergamena-e-a-tema/N=2+1201304/
Imposta “Altro” nella colonna “Delimitaori” e specifica il simbolo “/”.
Excel ci restituirà in automatico 5 colonne.
A questo punto basta eliminare le celle che non ci interessano e tenere la numero 1.

Estrai stringa

Se, ad esempio, abbiamo una serie di valori da cui vogliamo estrarre una parte soltanto, possiamo usare la funzione “Estrai stringa”. Vediamo subito quanto sia semplice utilizzarla.

Nell’esempio abbiamo un elenco di codici di prodotti in cui le prime 7 cifre indicano la provenienza e il prodotto, mentre le ultime 3 o 4 cifre indicano la scadenza.
Vogliamo estrarre solo i codici relativi alle scadenze (le ultime 3 o 4 cifre).
Inserisci la funzione

=STRINGA.ESTRAI seguita da una parentesi contenente i valori, separati da punto e virgola, indicati di seguito.
CELLA DA CUI ESTRARRE: è la cella contenente il testo o i numeri da cui vogliamo estrarre una parte.
LETTERA O CIFRA INIZIALE: è il punto in cui vogliamo che Excel inizi il conteggio, in questo caso vogliamo che inizi a contare dall’ottava cifra in poi quindi inseriremo il numero 8.
NUMERO DI LETTERE O CIFRE DA ESTRARRE: quante cifre o lettere vogliamo che Excel estragga. In questo caso ci interessano le ultime 3 o 4 cifre, inseriamo quindi il numero 4. In questo modo Excel estrarrà fino a 4 cifre compresi tutti i numeri che ne hanno solo 3 alla fine.

Seleziona le celle visibili
Nel caso avessimo delle celle nascoste, è necessario dire ad Excel che vogliamo selezionare solo le celle visibili. Vediamo allora come aggiungere il tasto “Seleziona solo le celle visibili”.

Vai in “File” – “Opzioni” – “Barra di accesso rapido”.
In “Scegli comandi data” seleziona “Tutti i comandi”.
Scorri l’elenco sulla sinistra fino a trovare il comando “Seleziona le celle visibili”.
A questo punto selezionalo e clicca su “Aggiungi”.
Clicca “Ok” per chiudere la finestra e torna sul foglio Excel che, a questo punto, avrà in alto, nella barra di acceso rapido, il tasto “Seleziona le celle visibili”.
Per copiare solo le celle visibili, selezionale e prima di copiarle clicca sul tasto appena creato.

Stampa
Abbiamo creato il nostro documento Excel e vogliamo stamparlo. Ecco un paio di trucchi per regolare l’area di stampa in base alle nostre preferenze.
Area di stampa
Con pochi semplici passaggi è possibile dire ad Excel quale area del nostro foglio vogliamo venga mostrata quando andremo a stampare il documento. Questi i semplici passaggi:

Seleziona le celle che vuoi mostrare quando stamperai la pagina.
Vai su “Layout di pagina” e, nella sezione “Imposta pagina”, clicca sulla funzione “Area di stampa”.

In questo modo, quando stamperai il foglio vedrai solamente le celle che hai selezionato.

Se vuoi rendere le stampe di fogli Excel un po’ più vivaci e creative puoi sempre provare la carta colorata, di sicuro renderà tabelle e dati meno noiosi da vedere!
Interruzioni di stampa
Se hai un elenco di dati e vuoi che, nel momento in cui stampi, vengano divisi su pagine diverse allora puoi usare la funzione di “Interruzione della pagina”.

Seleziona il punto in cui vuoi che Excel divida i dati. Puoi selezionare o una riga (se vuoi un’interruzione orizzontale) o una colonna (se vuoi un’interruzione verticale).
Dopo avere selezionato una riga o una colonna, clicca su “Interruzioni”, a fianco di “Area di stampa” (vista in precedenza).

Consiglio: Excel inserisce l’interruzione verticale a sinistra della colonna selezionata e l’interruzione orizzontale sopra la riga selezionata.
Se vuoi vedere le interruzioni inserite clicca su “Anteprima interruzioni di pagina” nella scheda “Visualizza”.

 

Qui alla Viking speriamo che questa breve guida su alcune delle funzioni più utili di Excel possa tornarvi utile e magari farvi risparmiare tempo prezioso nel momento in cui dovrete lavorare con molti dati. Conosci altri trucchi e funzioni interessanti di Excel di cui non puoi fare a meno sul lavoro? Scrivici sulla pagina Facebook Viking Italia.

Ufficio
01/04/2017

Milioni di lavoratori nel mondo scelgono Microsoft Office come braccio destro al lavoro: organizzano riunioni, analizzano dati, creano documenti e presentazioni sfruttando il programma per numerosissime attività che contribuiscono a migliorare la produttività e a evitare numerose frustrazioni. A volte, però – più che un braccio destro – con il programma si crea un vero e proprio braccio di ferro. Imparare a conoscerne tutti i segreti regala quindi quella marcia in più per gestire al meglio una giornata piena di incarichi e migliorare le competenze che siamo in grado di dimostrare a colleghi e capi. Che si tratti di una presentazione, dell’analisi di dati specifici o più semplicemente di gestire le innumerevoli e-mail in arrivo, seguite i nostri consigli sui programmi più utilizzati e diventerete lavoratori veramente in gamba.
Word

Il cuore del pacchetto software – il versatile Word – dispone di qualche trucchetto per semplificarvi la vita, ad esempio in fase di revisione. L’utilizzo di “Revisioni” nell’omonima scheda vi consentirà di registrare tutte le modifiche effettuate al testo, opzione particolarmente utile nel caso in cui sia stato redatto da un’altra persona o qualora siano diverse le persone che modificano uno stesso file. Con l’opzione “Affianca” dalla scheda “Visualizza”, potrete disporre due testi uno a fianco dell’altro per visualizzarli meglio e revisionarli allo stesso tempo grazie allo scorrimento sincrono. Un’altra funzione particolarmente utile, soprattutto quando è necessario inserire grafici, è l’orientamento orizzontale e verticale all’interno dello stesso documento. Basterà selezionare la scheda “Layout di pagina”, quindi “Imposta pagina”, premere nell’angolo in basso a destra per visualizzare maggiori opzioni, scegliere l’orientamento desiderato e “Applica a”/“Da questo punto in poi”. Se invece state cercando quella funzione che proprio non riuscite a trovare, provate con l’elenco completo di tutti i comandi di Word. In “File”, scegliete “Opzioni”, “Personalizzazione barra multifunzione”, spuntate “Sviluppo” e premete OK. Apparirà la nuova scheda “Sviluppo”. Fate clic su quella e quindi da “Codice” su “Macro”. Nella barra inserite “ListCommands”, “Esegui”, “Tutti i comandi di Word” e apparirà un elenco ricercabile di tutte le funzionalità.
PowerPoint

Laddove possibile, cercate di effettuare le presentazioni su due schermi. In tal modo, avrete la “Visualizzazione relatore” delle diapositive sul vostro schermo (generalmente il laptop o un computer fisso), mentre il pubblico presterà attenzione alle stesse su uno schermo più grande come, ad esempio, un proiettore. Oltre alla presentazione, la “Visualizzazione relatore” vi permetterà di leggere le note, tenere traccia del tempo trascorso grazie all’apposito timer e disporre di un’anteprima della diapositiva successiva. Utilizzate lo zoom per ingrandire alcune parti di una diapositiva specifica nel caso in cui dobbiate discutere dei dati di un grafico, ad esempio: nel corso della presentazione (premendo F5), potrete infatti zoomare sulla parte indicata servendovi del puntatore.  Volete riportare l’attenzione del pubblico sul relatore? Basterà fare clic su “B” o “.” per rendere bianco o nero lo schermo e ridare a voi il centro della scena. Infine, se desiderate convertire la presentazione in un documento Word, potrete farlo salvando il file come “Struttura/RTF” tra le opzioni di “Salva con nome”. La formattazione del testo della presentazione sarà salvata ma non le immagini che dovranno invece essere copiate manualmente.

 
Excel

Microsoft Excel è uno degli strumenti più utilizzati al mondo per i fogli di calcolo, ma scoprirne tutti i segreti può essere alquanto complesso, soprattutto se state lavorando con documenti creati da altre persone. Per prima cosa, occorre ricordarsi che se selezionate un gruppo di celle, sulla barra di stato in basso alla schermata appariranno media, conteggio e somma. Facendo clic sulla barra con il tasto destro del mouse, potrete aggiungere anche altri valori come quello massimo e minimo per avere una rapida panoramica dei dati da analizzare. Per evitare di digitare nuovamente gli stessi dati e spostarli da una colonna a una riga o viceversa, è possibile utilizzare la funzione “Trasponi” dal menu “Incolla speciale…” facendo clic con il tasto destro del mouse sulle caselle vuote in cui si desiderano copiare i contenuti selezionati. Per spostare un’intera colonna, invece, attendere che il puntatore diventi una croce a quattro frecce una volta posizionato in cima alla colonna e muovere tutti i dati nella nuova colonna prescelta. Se dovete inserire una grossa quantità di dati ripetitivi che includono, ad esempio, nomi e cognomi di persone, prendete in considerazione la possibilità di cambiare le “Opzioni correzione automatica…” nel menu “Strumenti di correzione” delle “Opzioni” di Excel: potrete ad esempio attribuire un nome alle iniziali che, se digitate, vi restituiranno il nome completo una volta premuto Invio.
Outlook

Riuscire ad avere il controllo delle email in arrivo e da inviare è importantissimo per mantenere elevata la produttività in ufficio. E anche riconoscere quando controllare se ci sono nuovi messaggi. Siete tra quelli che fanno esercizio costante con l’indice sul pulsante “Invia/Ricevi”? Per non interrompere in continuazione ciò che stiamo facendo, sarebbe indicato controllare la posta in arrivo ogni 2-3 ore e dedicare 5-10 minuti a rispondere a tutte le email arrivate per poi rifarlo a intervalli regolari nel corso della giornata. Se lavorate con clienti o colleghi in diversi Paesi, è inoltre importante ricordarsi di aggiungere i relativi fusi orari nel calendario onde evitare di programmare riunioni ad orari per loro impensabili. Per utilizzare questa funzione, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda “Calendario” di Outlook e selezionare “Opzioni…”. Qui andare alla sezione “Fusi orari” e spuntare la casella “Mostra secondo fuso orario”. Per tenere in ordine le email in “Posta in arrivo”, fare clic nella scheda “Visualizza” e spuntare la casella “Mostra come conversazioni”. In questo modo, tutte le email ricevute con relative risposte verranno unite in un’unica conversazione senza che vi preoccupiate di continuare a cercare all’interno del programma tutte le email connesse a un determinato argomento. E se vi trovate a fare spesso le stesse ricerche, potete creare una “Nuova cartella ricerche” dalla scheda “Cartella” per includere messaggi contrassegnati per il completamento, con priorità alta o di utenti specifici.

Con questi suggerimenti, speriamo di avervi offerto alcuni spunti concreti per vincere quel braccio di ferro e diventare cintura nera di Office, rendendolo il vostro alleato ideale per raggiungere la massima produttività in ufficio. Adesso tocca a voi! Avete altri trucchi su come diventare maghi di Office? Vogliamo scoprirli tutti: condivideteli con noi sulla nostra pagina Facebook Viking Italia.