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Ufficio
20/08/2018

Sì, le vacanze finiscono e arriva quel giorno in cui tocca tornare al lavoro. Il problema non è nemmeno alzarsi al mattino col suono della sveglia e fare la strada verso l’ufficio. Il problema è sedersi e decidere da cosa cominciare. Vero è che se si è lasciato tutto in ordine e organizzato prima di staccare per le ferie (come abbiamo spiegato qui) dovrebbe essere più facile anche ricominciare ma per non essere travolti dal caos del rientro, ecco la to-do-list di cosa fare al lavoro i primi giorni dopo le vacanze.

1. Fai una lista di controlli

Cose che hai lasciato in delega ai colleghi, lavori che dovevano terminare, progetti che dovevano arrivare, richieste giunte nel frattempo: riprendi il controllo della situazione controllando tutto quello che devi sapere prima di rimetterti davvero sull’operatività.

2. Smazza la posta

E-mail e posta cartacea: ci saranno messaggi a cui rispondere presto, altri che richiedono un approfondimento, alcuni forse da cestinare, qualcosa da inoltrare: la posta è tutta da smazzare in fretta perché tra quelle missive e messaggi si potrebbe nascondere qualcosa di urgente e insidioso da gestire. Qui trovi i consigli su come gestire al meglio la posta elettronica.

3. Fai un giro a salutare colleghi e colleghe

Se non ti puoi permettere di “perdere tempo” tra le scrivanie approfitta della pausa caffè o del pranzo ma ristabilisci i contatti con colleghi e colleghe, chiedi come vanno le cose, se ci sono novità, cosa è successo in tua assenza: anche questo serve a riprendere il controllo della situazione, prevenire le sorprese e limitare lo stress da rientro. E in fondo non è altro che fare networking, come abbiamo spiegato qui.

4. Chiama clienti e fornitori

Anche loro saranno rientrati dalle vacanze e ragionevolmente saranno rilassati e in vena di raccontare qualche aneddoto: è il momento migliore per ristabilire i contatti, fare nuove proposte, fissare incontri per la programmazione del lavoro e in generale rinsaldare dei rapporti che poi, nella quotidianità operativa, servono ad appianare i problemi.

5. Non fare straordinari

Sì, certo, le vacanze sono finite da poco e sei fresco e riposato, ma per la prima settimana sarebbe bene riuscire a non fare straordinari e a lasciare alla mente, oltre che al fisico, il tempo necessario di riprendere il ritmo. È un ’bout come quando si riaccende un’auto ferma da tempo: non si va subito in autostrada alla massima velocità. Nel frattempo puoi leggere come rendere fruttuosa una giornata di lavoro.

6. Non bere troppo caffè

Sì, ok, tenere gli occhi aperti e la mente sveglia non è così facile ma è meglio non “annegare” nel caffè e rispettare i tempi fisiologici per darsi la carica, come abbiamo raccontato qui.

Ufficio
03/08/2018

Le vacanze, meritatissime e agognate, son dietro la porta dell’ufficio. Ma prima di scappare fuori ci sono alcune cose da fare in ufficio prima di andare in vacanza: perché così finalmente si potrà staccare davvero, senza essere rincorsi da problemi e incombenze lasciate a metà, e perché così sarà più facile anche il rientro.
Stacca la spina elettrica
A meno che non si tratti di macchine che devono comunque funzionare, prima di uscire dall’ufficio per qualche giorno, o settimana, di vacanza, è bene staccare la spina di computer, stampanti e ogni altro dispositivo elettrici: per una questione di risparmio dei consumi e per evitare problemi derivanti dall’impianto elettrico. Non dovrebbe succedere nulla, se tutto è a norma, ma non si sa mai e ricordarsene non costa nulla.
Fare backup
Nel dubbio, meglio mettere in ordine il computer, cestinando le cose che non servono e organizzando tutto in cartelle senza lasciare nulla sul desktop, e poi facendo il backup o archiviando il tutto, come spiegato qui.
Impostare l’auto-replay sulla mail
Siete in vacanza, è un vostro diritto e ve le siete meritate: lo si scrive nell’auto-replay della mail così a nessuno viene l’idea di chiamarvi sotto l’ombrellone per motivi di lavoro.
Compila una to-do-list
Anzi, meglio due: una di istruzioni per chi rimane a lavorare in tua assenza (gli faciliti il compito, e loro lo faciliteranno a te in seguito) e una delle cose da fare al rientro. Così non perderai tempo a cercare di darti delle priorità.
Segnati le password
Sì, son tutte nella mente, a memoria, e anche, spesso, salvate nel computer. Ma nel dubbio, meglio un foglio di carta scritto a mano, da conservare in un luogo sicuro (il cassetto dell’ufficio chiuso a chiave o a casa).
Metti in ordine la scrivania
Un bel ripulisti generale, che lascia la scrivania pulita, sgombra e in ordine: al ritorno sarà più facile sedersi di nuovo al proprio posto di combattimento.

Idee
01/08/2018

C’è chi ad Agosto non rinuncerebbe alle ferie per nulla al mondo, nonostante l’affollamento e i prezzi alti, e chi invece le vacanze preferisce farle prima e dopo e passare agosto in ufficio. Anche perché ci sono degli indubbi vantaggi nel lavorare ad Agosto.

1. Ufficio (quasi) vuoto

Per qualcuno è una tristezza ma per molti ha l’indubbio vantaggio di favorire la concentrazione e ridurre il tempo perso.

2. Tutti in ferie

Potrebbe far scattare l’invidia, oppure dare il vantaggio di non essere tempestati di telefonate e mail con richieste che interrompono continuamente i propri compiti.

3. Maggior concentrazione

È la conseguenza dei due punti precedenti, ed è il motivo per cui molti manager cominciano a lavorare molto presto la mattina: potersi concentrare sui compiti strategici, concettuali e che richiedono maggior focalizzazione.

4. Meno traffico

Il che si traduce in tempi ridotti per il tragitto casa – lavoro, meno stress, e più tempo a disposizione per sé, i propri hobby, lo sport e la famiglia.

5. Smart working

Se l’ufficio è quasi vuoto, allora si può pensare anche allo smart working e al lavoro da remoto, se l’azienda lo prevede. E questo ha numerosi, indubbi vantaggi come si può leggere qui.

6. Più produttività

Se i colleghi sono diligenti e hanno lasciato tutto in ordine la produttività si impenna e si riuscirà a fare di più in meno tempo. Il che migliora anche l’autostima.

7. Godersi la città

In agosto, inevitabilmente, le città si svuotano ma questo non significa più da anni il cartello “Chiuso per Ferie” appeso ovunque. Anzi, musei, ristoranti ed eventi per turisti funzionano a pieno regime, ed è l’occasione per (ri)scoprire la propria città con occhi diversi.

Ufficio
09/07/2018

Prima dei cellulari, prima di Internet, prima delle mail direttamente sullo smartphone, prima di WhatsApp staccare dal lavoro e andare davvero in vacanza era normale: salutavi i colleghi informandoli della data di rientro, partivi e nessuno poteva più raggiungerti. Ora le cose sono decisamente cambiate e anche su un’isola deserta potrebbe arrivare la chiamata indesiderata o il messaggio inopportuno di capi, colleghi o clienti che ti chiedono qualcosa di inevitabilmente urgente.

Eppure staccare davvero dal lavoro durante le vacanze sarebbe importante sia per la salute che per la produttività. Una ricerca dell’Organizzazione Internazionale del Lavoro realizzata nel 2011 sui Paesi OCSE dal 1950 a oggi ha dimostrato come la produttività oraria diminuisca esponenzialmente con l’aumento del numero di ore lavorate e il motivo è uno solo: stress. Lo stress provoca il burnout, che causa a sua volta bassi rendimenti lavorativi e blocchi alla crescita aziendale. Ma non è solo questo: una serie di ricerche hanno dimostrato anche come non andare in vacanza provochi problemi alla salute, principalmente cardiaci, e anche questo, volendola vedere in termini aziendali, è un problema di produttività.

La soluzione? È una sola: andare in vacanza e farlo staccando davvero con il fisico e la mente dal lavoro. Secondo un’indagine condotta dalla Oxford Economics / US Viaggi Association, il 90% degli intervistati ha dichiarato che le vacanze aiutano a rilassarsi e ricaricarsi, l’85% ha detto di sentirsi più felice, il 65% ha confessato un miglioramento nella capacità di concentrazione e nella produttività, il 61% ha attribuito a tali periodi di riposo una maggiore soddisfazione sul lavoro.
Come staccare dal lavoro e andare davvero in vacanza senza stress
Vediamo allora 5 strategie per riuscire a staccare davvero dal lavoro, andare in vacanza e dimenticare lo stress. Preparandosi al rientro con maggior carica e voglia di fare.
Organizzare l’ultimo giorno di lavoro prima delle vacanze
Con un certo anticipo, che è soggettivo ma deve essere realistico e tassativo, occorre organizzare l’ultimo giorno di lavoro con una to-do-list in modo che si possa andare in vacanza lasciando una situazione senza code di cose da fare. Il piano deve essere realistico e condiviso, ma poi deve anche essere osservato scrupolosamente. Questo aiuta ad andare in vacanza con la coscienza a posto, senza il timore di aver lasciato colleghi o clienti nei guai.
Prevedere il rientro
Nel piano per l’ultimo giorno deve rientrare anche la previsione del rientro. Sapere cosa ci aspetta è meno ansiogeno di immaginare chissà quali catastrofi da affrontare. È un ’bout come lasciare la scrivania in ordine la sera prima di andare a casa: ricominciare la mattina dopo è decisamente più facile.
Delegare ai colleghi
È una questione di reciproca solidarietà: oggi delegate voi, domani delegheranno i vostri colleghi. Ma lasciando le cose chiare e in ordine tutto filerà liscio e nessuno si sognerà di chiamarvi mentre state facendo l’aperitivo vista mare per sapere dove si trova la tale fattura.
Disconnettere mail e messaggi
Sì, in molti non se la sentono e qualcuno prova anche un senso di colpa, ma il segreto è proprio questo: sono in vacanza e non rispondo ai messaggi. Anzi, non mi faccio nemmeno distrarre o disturbare, mettendo in silenzio WhatsApp e scollegando la posta elettronica aziendale dallo smartphone. Ci sono paesi – come Francia e Germania – in cui è stato sancito per legge il diritto a non rispondere a richieste di lavoro fuori dall’orario di lavoro. E così deve essere.
Imparare a dire no (o almeno a gestire i propri tempi e spazi)
L’ideale sarebbe dire “no, sono in vacanza, non posso” anche se arriva la telefonata improvvisa e imprevista. È una questione legata al fissare il perimetro tra privato e professionale. Ma se proprio no puoi permettertelo, perché ricopri una posizione di responsabilità, impara almeno a gestire tempi e spazi: 1 ora al giorno, quando preferisci ma sempre quella, in cui rispondi alle mail e richiami nel caso di telefonate. Uno spazio preciso e delimitato al di fuori del quale no, al lavoro non ci pensi.

Ufficio
01/01/2018

Esiste un vecchio proverbio pugliese che si può parafrasare più o meno così: “se gennaio non si comporta come tale, febbraio la pensa male”. Sarà forse per questo, con l’intento di non deludere nessuno, che gennaio si presenta puntualmente con il suo freddo penetrante e quelle poche ore di luce che ci lasciano appena intravedere la primavera che indugia ad arrivare.

È un mese morigerato gennaio, cade dopo i grandi festeggiamenti del Natale e di capodanno, in pieno inverno, quando le temperature rigide ci fanno anelare che arrivi presto la bella stagione. Gli inglesi hanno anche coniato il termine January Blues per descrivere lo stato d’animo che questo mese induce in molte persone; si tratta di una sensazione in cui prevale la mancanza di motivazione, il buon umore fatica ad arrivare e non si riesce a trovare la grinta adatta per affrontare una giornata di lavoro.

Per fortuna qualche rimedio esiste. Nell’attesa delle colorate atmosfere del carnevale e dell’equinozio di primavera di marzo possiamo seguire alcune raccomandazioni che ci aiuteranno ad affrontare meglio il rientro al lavoro, con la giusta spinta per reagire alle lunghe giornate d’ufficio di gennaio. Leggiamo insieme questi 4 trucchi che, dopo il portaombrelli, si riveleranno di sicuro strumenti utili ad affrontare il freddo e piovoso primo mese dell’anno.

 
Concediti il giusto riposo

Perdere ore di sonno per portare a termine del lavoro ci da l’impressione di essere più produttivi ma l’efficienza è talvolta solo apparente. Spesso paghiamo a caro prezzo la mancanza di riposo accusando stanchezza e cali di concentrazione durante la giornata, tutto ciò a discapito della produttività. Dormire ci permette di aiutare il cervello a “scaricarsi” dal sovraccarico di informazioni e di impulsi ricevuti durante la giornata. Liberare la mente permette di affrontare meglio il problem solving, di gestire meglio gli impegni durante la giornata e favorisce un approccio positivo sia ai problemi che alle relazioni. Dormire con regolarità non influisce solo sulle performance sul lavoro ma anche sull’umore e sulla salute. Dormire poco porta infatti a perdere lucidità, difficoltà nel memorizzare e abbassa le difese immunitarie. È importante cercare di dormire tra le sette ore e mezza e le otto ore per notte evitando di ascoltare musica o di interagire con i dispositivi elettronici prima di addormentarsi.
Influenza 
Gennaio è il mese in cui, si sa, avviene il picco influenzale. È possibile adottare una serie di precauzioni per prevenire l’influenza ed evitare quindi di trovarsi a letto debilitati. Innanzitutto una buona raccomandazione consiste nel lavarsi le mani di frequente specialmente prima di consumare i pasti, al fine di evitare il contatto con germi con cui entriamo in contatto all’esterno, in modo particolare in ufficio. È buona norma, inoltre, evitare il contatto diretto delle mani con parti sensibili come gli occhi, la bocca e il naso. Anche dormire un numero di ore adeguato, come ricordato in precedenza, aiuta a mantenere il corpo sano e reattivo. Non solo il sonno, ma anche tutte quelle attività che permettono di scaricare lo stress, come lo sport, sono delle difese naturali che aiutano a mantenerci in salute. Le classiche raccomandazioni che spesso sentiamo dagli esperti sono sempre valide: bere molto e avere un’alimentazione varia, come vedremo di seguito, contribuisce alla tenuta del nostro organismo contro i malanni invernali.
Gli ingredienti del buon umore

L’alimentazione è la fonte principale di elementi come gli Omega 3, il cromo e le vitamine che aiutano a mantenerci in un buono stato psico-fisico. Il cibo può essere infatti un’ottima cura per prevenire la depressione stagionale. Ci sono alimenti dotati di proprietà utili per mitigare e combattere stati di umore cupo associati a tristezza e mancanza di stimoli. Il triptofano, ad esempio, è un aminoacido che può contribuire a risollevare l’umore e si può trovare in carne, pesce, legumi, uova e molti altri alimenti. Il cromo, che regola la serotonina, chiamata anche ormone del buon umore, si trova, tra gli altri cibi, nella carne di tacchino, nei broccoli e nelle patate. L’acido folico (vitamina B9) è presente in verdure come asparagi e spinaci mentre la vitamina B6 si trova sia nel pesce che nella carne di pollo. Anche la vitamina B12 è molto importante per prevenire stati spiacevoli come la depressione e possiamo trovarla in una varietà di alimenti che vanno dalle uova alla carne fino al pesce (nel salmone, ad esempio). Gli Omega 3, efficaci contro la stanchezza ed utili per favorire il benessere dell’organismo, si trovano, come sappiamo, in grande quantità nel pesce. Ci sono molte fonti di informazioni, anche sul web, dove è possibile avere una lista esaustiva dei cibi e dei relativi elementi utili al nostro organismo.
Attività fisica e relazioni

La mancanza di stimoli e il senso di stanchezza inibiscono la propensione a svolgere attività fisica, ad uscire e socializzare. Si tratta di un circolo vizioso che ci porta ad essere ancora più sedentari, finendo per peggiorare lo stato emotivo. È importante essere determinati e cercare di svolgere attività fisica, meglio se aerobica, anche quando non ne abbiamo molta voglia. Come abbiamo approfondito in un precedente articolo sulla relazione tra sport e lavoro, lo sport apporta molti benefici al corpo, è correlato al rilascio di endorfine e ai livelli di serotonina che sono tutti elementi responsabili del buon umore. Anche socializzare e coltivare le relazioni, sia sul lavoro con i colleghi che con gli amici, aiuta a tenere lontana la malinconia e il cattivo umore. Farsi una risata in compagnia è sempre salutare: diversi studi ne hanno messo in luce gli effetti benefici simili a quelli derivanti dall’attività sportiva, con variazioni a livello neurochimico che generano una sensazione di serenità e distensione che ci fa stare meglio e agisce positivamente sul nostro fisico.

 

Qui alla Viking speriamo che questi consigli su come affrontare il rientro in ufficio dopo le vacanze natalizie, possano tornarti utili per vivere al meglio la giornata lavorativa; che siano inoltre di aiuto per approcciare positivamente anche i periodi più faticosi per il nostro corpo e la nostra mente, tenendo vivo il buon umore e la vitalità.
Cosa ne pensi a riguardo? Ti è mai capitato di avere degli sbalzi di umore durante il mese di gennaio al rientro dalle vacanze natalizie? Raccontaci la tua esperienza sulla pagina Facebook Viking Italia.

Ufficio
15/08/2016

Arrivata l’estate, arriva finalmente anche il momento tanto agognato delle ferie! C’è chi affronta il pre-partenza con molta serenità e un forte desiderio d’evasione: già riesce a immaginare le ore di ozio e relax passate sulla spiaggia, il buon cibo e le lunghe ore di sonno. Per chi, invece, ha avuto un periodo faticoso e intenso al lavoro, la prospettiva delle imminenti vacanze mette più ansia che serenità. L’idea di “staccare” dall’ufficio, i colleghi e le scadenze possono, qualche giorno prima della partenza, metterci pressione pensando a “tutte le cose da fare” prima di partire. Niente paura, però. Noi di Viking sappiamo bene come affrontare il pre-partenza e abbiamo in serbo per voi qualche consiglio utile per prepararvi a lasciarvi alle spalle le preoccupazioni lavorative ed entrare in modalità-vacanze!

Organizzazione in ufficio pre-partenza

Manca poco alla partenza per le vacanze e ancora quel giorno rimane solo un cerchio intorno alla data sul calendario della vostra scrivania. In realtà quel giorno arriverà prima di quanto pensiate per cui è bene cominciare a organizzarsi.
Appuntatevi su un registro lo status dei progetti ultimati, di quelli in corso e dei futuri in modo da avere chiaro il quadro della situazione una volta rientrati in ufficio. Fissate una riunione con il collega che eventualmente si incaricherà di portare avanti il lavoro in vostra assenza e fornitegli una copia del vostro time planning con lo stato dettagliato dei progetti e chiedetegli di aggiornarlo mentre voi siete in vacanza. Mettete da subito in chiaro con tutti in ufficio che non sarete raggiungibili né telefonicamente, né per email! Questo è molto importante sia per godervi appieno le vacanze e non essere catapultati – anche solo virtualmente – per dieci minuti in ufficio, sia per far capire a colleghi e capo che per voi le vacanze sono sacrosante e non volete essere disturbati.
Mettete in ordine cassetti, schedari e il piano della scrivania in modo da ritrovarla nel medesimo stato al vostro ritorno, affidate alle cure di un collega fidato la piantina sulla vostra scrivania. Infine, prima di uscire, ricordate di impostare la mail di risposta automatica per colleghi e clienti. Eviterete così incomprensioni al rientro con i colleghi o messaggi iracondi di clienti che aspettano una vostra risposta da più di due settimane.

Mete vicine o lontane? L’importante è “staccare”!

Qualsiasi meta abbiate scelto per le vostre vacanze – sia essa lago, montagna, mare, un luogo esotico o un viaggio con lo zaino in spalla – per avere effetti benefici psicofisici e ricaricare le batterie, dovete essere in grado di staccare completamente dalla routine lavorativa che avete tenuto negli ultimi giorni, per cui evitate di portare con voi il computer e collegatevi a internet dal vostro smartphone solo per controllare l’itinerario o cercare un buon ristorante nei dintorni. Controllare l’e-mail del lavoro è assolutamente proibito! Se avrete la tentazione di controllarla il primo giorno ma riuscirete a resistere, ve ne dimenticherete completamente già dal secondo. In valigia non mettete nessun documento o briefing relativo al lavoro, piuttosto un buon libro che volevate leggere da tempo. Godersi appieno i piaceri dello stare in vacanza, vi farà apprezzare le cose semplici ricaricandovi di tutte le energie perdute e vi faranno concentrare sulle cose veramente importanti, come la vostra salute, il sapere prendersi cura di sé stessi e la propria famiglia.

Gli effetti benefici di prendersi una vacanza

Gli stakanovisti del lavoro che non si prendono mai un giorno di ferie o che si portano il lavoro in vacanza non giovano a sé stessi né tantomeno hanno più energie di chi invece si prende due settimane di ferie totali. Per i cosiddetti workaholic, lo schermo del computer diventa l’unico panorama visibile e questo può avere effetti nocivi sulla salute. Molti studi hanno confermato che chi si gode la vacanza in totale relax non solo ha meno possibilità di incorrere in problemi di salute – ad esempio disturbi cardio-vascolari – ma è anche più produttivo e creativo, una volta tornato in ufficio. Quando ci disconnettiamo completamente dalla realtà che conosciamo di più, come quella dell’ufficio o della casa, siamo sicuramente più “vulnerabili” trovandoci in posti nuovi o parzialmente impreparati a una nuova esperienza ma, questa vulnerabilità, è solo temporanea e in realtà può darci nuova energia e stimoli per scoprire il luogo dove ci troviamo! Quindi bisogna andare all’avventura e rilassarci per ricaricare le pile! Certo, al termine della vacanza possono nuovamente far capolino ansie e preoccupazioni da rientro a casa e al lavoro, ma una buona organizzazione pre-partenza vi permetterà di avere meno brutte sorprese di quelle che immaginate. Inoltre, se avrete appieno goduto della vacanza, oziando, mangiando bene e dormendo adeguatamente, il ritorno alla vita quotidiana vi spaventerà meno e saprete affrontare gli inconvenienti del rientro con più positività ed energia. Provare per credere!
Interrompere la routine lavorativa è difficile anche per voi? Siete tra quelli tentati di portarsi il lavoro in vacanza? Condividete con noi i vostri suggerimenti e la vostra esperienza personale, sulla nostra pagina Facebook Viking Italia.