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La tecnica del pomodoro per gestire al meglio i tempi

La tecnica del pomodoro per gestire al meglio i tempi

Qualche settimana fa, abbiamo parlato della to-do list e di come ottimizzarla per renderla una reale alleata della nostra produttività in ufficio. Oggi, alle tecniche già delineate, ne vogliamo unire un’altra: il pomodoro. Tranquilli, non vi proporremo alcuna dieta ultimo grido né (purtroppo!) la ricetta per una marinara con i fiocchi. La Pomodoro Technique® è una tecnica sviluppata da Francesco Cirillo negli anni ’80 per mantenere la concentrazione, ottimizzare i tempi evitando le distrazioni o la confusione generata dal multitasking e per comprendere meglio quanto impieghiamo per quella determinata mansione evitando quindi di terminare la giornata con la sensazione di aver sprecato troppo tempo, a volte non si sa bene nemmeno dove. Vi suona familiare? Oppure siete semplicemente curiosi di capire meglio come funziona? Questo allora è il post che fa al caso vostro. Continuate a leggere.

Come funziona?

Il Pomodoro

All’inizio del giorno, stilate la vostra to-do list dei compiti che desiderate portare a termine entro la fine della giornata. Per compito, intendiamo un’attività che, per essere completata, richieda almeno 25 minuti di tempo. In caso di progetti di ampia portata, cercate di dividerli in compiti più piccoli e più gestibili. Ed ecco che entra in scena il nostro pomodoro, ossia il timer, così chiamato infatti perché spesso quello impiegato non è altro che uno dei timer a forma di pomodoro utilizzati in cucina per il monitoraggio della cottura dei piatti. Impostate il timer su un intervallo di tempo di 25 minuti e iniziate a dedicarvi alla prima attività in programma. Ogni blocco da 25 minuti è noto come 1 pomodoro: un’unità di tempo unica e non spezzabile durante la quale non dovrete concentrarvi né lasciarvi distrarre da nient’altro. All’inizio, portare a termine un pomodoro senza alcuna distrazione sarà forse più arduo. Succede. Vedrete però che, con il tempo, questa tecnica vi permetterà di focalizzarvi unicamente sull’attività in programma aiutandovi ad aumentare la produttività e a migliorare l’autodisciplina.

Fai un break

Break Time

Allo squillo del timer, datevi una bella pacca sulla spalla: siete riusciti a terminare un pomodoro! Potete concedervi una pausa. Alzatevi, sgranchitevi le gambe, bevete un po’ d’acqua o mangiatevi uno snack. Avete 5 minuti di tempo fino all’inizio del prossimo pomodoro. Usateli per rilassarvi e per distendere la mente: la nostra performance dipende anche dalla capacità che abbiamo di riprenderci rapidamente. In questo intervallo, staccate completamente. Cercate di evitare di pensare al lavoro, non impegnatevi in attività complesse e fate una pausa da schermi e dispositivi elettronici: evitate soprattutto i social perché oltre a cadere nel pozzo delle infinite informazioni di Internet, vi ritroverete a fare Mi piace anche dopo 2 ore. Usate invece questo tempo per rilassarvi, ricaricarvi e lasciare andare le distrazioni esterne per qualche minuto. Ogni 3-4 pomodori completati, concedetevi una pausa più lunga di 15-30 minuti.

Come gestire i pomodori

Pomodoro Technique

Evitate di diventare “collezionisti” di pomodori. Devono essere considerati come un mezzo per aiutarvi a concentrarvi meglio, a focalizzare l’attenzione per portare a compimento una determinata attività senza eccessiva dispersione di tempo ottimizzando di conseguenza la giornata lavorativa. Non devono essere intesi come “fine”. Collegate quindi ciascun pomodoro a un’attività specifica. Come? Riprendiamo la nostra to-do list e ora che conoscete meglio questa tecnica, implementatela all’inizio della giornata: di fianco a ciascun compito da svolgere, disegnate quanti quadratini vi occorrono per gestire quell’attività. Ogni quadratino rappresenterà un pomodoro. Al completamento di un pomodoro, fate una spunta all’interno del relativo quadratino finché non avrete completato tutta l’attività. Passate quindi a quella successiva.

Il tempo, la nostra più grande risorsa

Schiavi del tempo

Spuntando i quadratini, riuscirete a capire immediatamente (e realisticamente!) quali e quante attività siete in grado di completare in una data giornata. Aggiungiamo quindi due cerchietti di fianco ad ogni attività: in uno andiamo ad inserire il numero di pomodori stimati; nell’altro il numero di pomodori effettivi. In questo modo, diventeremo pianificatori migliori delle nostre attività. Sapremo all’incirca quanto tempo impiegheremo per portare a termine quel determinato compito o progetto riuscendone a stimare le tempistiche prima di iniziarlo. Ottimo strumento, ad esempio, in sede di preventivo. Come per il denaro, più teniamo d’occhio le nostre finanze e le modalità con le quali spendiamo i soldi, maggiore sarà la consapevolezza che ne otterremo riuscendo a delineare modi consueti o cambiamenti dovuti per migliorare e ottimizzare le spese. Tuttavia, al contrario del denaro, il tempo non viene sempre altrettanto monitorato. Dobbiamo ricordarci però che sul lavoro, come nelle attività a cui ci dedichiamo nel tempo libero, ciò che offriamo è proprio il nostro tempo: quel bene tanto prezioso che una volta utilizzato non tornerà più. Per questo motivo è essenziale farne buon uso!

Gestione delle distrazioni

Le Distrazioni

Imparate a gestire le interruzioni in maniera intelligente. All’inizio, sarà difficile mantenere la concentrazione per 25 minuti, senza avere la tentazione di leggere le ultime notizie, guardare quel video che ci interessa tanto o dare un’occhiata “veloce” su Facebook. Anche controllare le e-mail di lavoro può a volte comportare grosse perdite di tempo. Le interruzioni possono essere suddivise tra interne, ossia quelle che dipendono da noi, ed esterne (quelle che invece riguardano altre persone). Per le interruzioni interne, quando sentite la distrazione bussare alla porta, prendete la vostra to-do list e annotate in una sezione specifica del foglio l’attività che vorreste svolgere. Mettendola nero su bianco, la depotenzierete immediatamente e potrete smettere di pensarci: l’avete annotata per compierla in un secondo momento (magari quando le annotazioni diventeranno abbastanza numerose da dedicarvi un intero pomodoro?). Per le distrazioni esterne, invece, imparate a negoziare un altro momento per discutere della questione e non essere interrotti nell’attività che state svolgendo. Altrimenti ciò andrà a scapito di un pomodoro e il timer dovrà essere resettato: non è infatti possibile eseguire metà pomodoro. Ricordate Yoda: “Fare o non fare. Non c’è provare”. Con il tempo, vi ritroverete che da troppo lunghi, i pomodori saranno troppo corti. Evitate di cadere nella trappola degli “ancora due minuti”. Mollate ciò che state facendo, concedetevi una pausa e ritornateci a mente fresca e rilassata. L’attività vi ringrazierà.

Con questi suggerimenti, speriamo non solo di aiutarvi a guarnire le vostre giornate in ufficio di tanti pomodori produttivi (e chissà, magari anche essere fonte di ispirazione per quella ricetta della marinara perfetta!), ma di avervi offerto anche alcuni spunti concreti per dedicarvi alle attività lavorative con maggiore concentrazione ed equilibrio. Ovviamente, questo era solo un assaggio di una tecnica che può aiutarvi a migliorare la produttività. Quali sono invece per voi gli ingredienti essenziali per ottimizzare i tempi al lavoro? Condividete con noi i vostri consigli sulla nostra pagina Facebook Viking Italia.

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