Ufficio
26/02/2021

Il timbro da ufficio è ancora uno degli strumenti più utilizzati. Sembra quasi strano in un mondo ormai largamente digitalizzato, ma apporre un timbro a un documento ha ancora oggi un duplice valore. Da un lato è una certificazione burocratica, per esempio a un preventivo, a una fattura, a una ricetta medica o a un progetto, e ha un valore legale oltre che formale; dall’altro è anche una questione di immagine, un modo per comunicare il nome della propria azienda o attività, i contatti e ogni altra informazione utile. E non è un modo vecchio, tutt’affatto.

Esistono tantissimi tipi di timbri da ufficio personalizzabili, e sceglierli non è facile. Non che sia un prodotto costoso, né ci vuole chissà quanto tempo per averne uno. Tuttavia è un accessorio da ufficio di uso praticamente quotidiano, e avere un timbro che è poco leggibile, poco pratico da usare o che timbra in modo non chiaro è sicuramente un fastidio.

La prima cosa di cui tener conto quando si acquista un timbro da ufficio è il materiale: se ne trovano in plastica e metallo, generalmente del tipo autoinchiostrante, ma sono ancora molto venduti anche i timbri in legno, particolarmente adatti per quelle professioni in cui la tradizione ha ancora un valore, come per notai e avvocati.

Poi è utile sapere che esistono sia timbri monocolore, tipicamente il nero o il blu, ma anche timbri colorati, indicati per quelle attività creative in cui comunicare nel modo giusto è importantissimo.

Ci sono timbri personalizzati in cui c’è solo del testo e timbri che invece contengono anche il logo della propria attività: anche in questo caso dipende dal tipo di comunicazione e uso che si vuole fare del timbro.

Esistono poi timbri personalizzabili di tantissime forme: quadrati, rettangolari, tondi, ovali. Anche in questo caso è il punto di incontro di funzione e immagine a far propendere per l’uno o l’altro modello.

Nella scelta di un timbro personalizzato può influire anche la modalità di ricarica dell’inchiostro. I modelli tradizionali utilizzano il classico tampone, mentre i timbri automatici sono dotati di cuscinetti o vere e proprie ricariche da sostituire quando esaurite. Oltre a ciò può essere utile sapere che esistono anche i timbri a secco, che non necessitano dell’uso di inchiostro e timbrano “a rilievo”: può essere una soluzione elegante e pratica per dare un tocco personale e ricercato ai propri documenti.

Idee
25/02/2021

L’abuso di riunioni è un tema che viene da lontano. Da prima della pandemia. bastano pochi dati esemplificativi: secondo una ricerca della Harvard Business Review del 2017 un dirigente medio passa 23 ore a settimana in riunione (negli anni Sessanta erano 10). In un normale orario di lavoro sono più della metà del tempo. Per forza che poi l’orario di lavoro si dilata a cifre astronomiche oltre le 50 o 60 ore a settimana.
Secondo uno studio della Anversa School of Management in Belgio ogni azienda perde 2.500 euro all’anno per ogni dipendente a causa di riunioni inutili. 2500 euro a dipendente ogni anno.
E se questo era un problema pre-pandemia, il lockdown e lo smart working lo hanno acuito ancor più. Quelle che prima erano le chiacchiere alla macchinetta del caffè o in pausa pranzo ora diventano call prenotate sull’agenda condivisa. Cioè altre riunioni. Da cui la conseguenza che in smart avremo anche risparmiato tempo e denaro per il mancato commuting, ma di fatto si lavora di più. Non meglio, di più, cioè molte più ore al giorno. Con però anche, spesso, meno produttività.

E se già prima della pandemia le riunioni erano inutili e improduttive per il 71% dei manager interpellati dalla Harvard Business Review, ora che le facciamo da remoto, in pigiama e con la videocamera spenta le cose non possono che essere peggiorate. La controprova è semplice: se ci sono troppe riunioni, in orari “strani” e senza un vero fine, allora è abuso di riunioni.

Come fare a spezzare le catene del riunionificio? Per difendere se stessi, il proprio tempo e il proprio lavoro potrebbe bastare inventarsi delle riunioni che non esistono. Ma è l’extrema ratio della difesa personale. Oppure cominciare a pensare che le riunioni si fanno con poche e chiare regole:
– c’è un motivo vero e univoco per riunirsi (titolo della riunione e conseguente deliberazione)
– meno è meglio: non è obbligatorio esserci tutti, bastano le figure davvero implicate. Poi si può fare un follow up.
– le riunioni devono essere puntuali: si comincia all’ora prefissata, e si finisce all’ora prefissata. Nessuna deroga. Se non si riesce a decidere nel tempo prefissato c’è qualcosa che non funziona nella preparazione della riunione, non nella riunione in sé.
– non è necessario parlare per forza. In una riunione si può anche solo ascoltare, e poi agire.
– prima di sparare inviti a raffica è bene fare il conto del costo orario di ciascun partecipante alla riunione. E valutare se quei soldi non possono essere spesi meglio (la motivazione economica è sempre la più forte per i manager).

Idee
21/02/2021

la pausa caffè è il rito di ogni giornata lavorativa. Un rito di ogni ufficio ma anche delle giornate in smart working: il caffè al mattino, prima di cominciare davvero a lavorare; quello dopo pranzo, come da tradizione italiana; e magari uno a metà pomeriggio, per darsi la carica in vista del rush finale della giornata lavorativa. E se tra le mura dell’ufficio la pausa alla macchinetta era (ed è e sarà) anche un modo informale di continuare a parlare di lavoro, in molti a casa si stanno chiedendo se non saranno troppi 3 o più caffè al giorno.

La verità è che il caffè è un piacere, e se bevuto in quantità moderate fa anche bene alla salute. Per questi 7 buoni motivi

Il caffè è ricco di antiossidanti, che sono gli elementi che contrastano l’invecchiamento cellulare.
Il solo profumo del caffè è in grado di attivare le aree del cervello che regolano i livelli di stress, diminuendo la tensione.
Il caffè è un toccasana per il fegato: nei casi di grandi bevitori diminuisce del 20% il rischio di cirrosi epatica, e in generale aiuta le funzioni di questo importante organo del corpo umano.
Secondo una ricerca della Brigham and Women’s Hospital and Harvard Medical School su oltre 112 mila donne e uomini in un arco temporale di 20 anni, il caffè avrebbe la capacità di ridurre il rischio di tumori della pelle nella popolazione femminile.
Il caffè aiuta a bruciare le riserve di grasso: in quanto eccitante, aumenta il metabolismo, contribuendo a bruciare più calorie.
Il caffè, ovviamente, consente al cervello di lavorare in modo più efficiente e brillante: la caffeina infatti migliora la concentrazione e l’attenzione (anche quando si è dormito poco)
Il caffè infine rende felici: il National Institute of Health ha infatti dimostrato come il consumo di caffè diminuisce il rischio di depressione di almeno il 10%.

Notizie
19/02/2021

Fatta la legge, trovato l’inganno. O, in tempi di pandemia, ecco le scuse da smart working a cui nessuno crede più. Già, perché con la pandemia il lavoro da remoto, da casa, agile o in smart che dir si voglia è diventato praticamente la normalità per la stragrande maggioranza dei lavori impiegatizi (per l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano in 1 anno di pandemia sono stati 6,68 i milioni di lavoratori che hanno sperimentato qualche forma di lavoro da remoto). E come c’erano tattiche e strategie per “imboscarsi” in ufficio e scansare il lavoro, c’è voluto poco perché tutto ciò accadesse anche in smart. Come rilevano i dati di un sondaggio condotto tra la Instagram community di Wiko che ha indagato sulle scuse più comuni (e alle quali ormai nessuno crede più).

Al primo posto, ovviamente, la connessione Internet che va a rilento e non ci permette di lavorare e/o partecipare al meeting (66%). Poi c’è il microfono muto (67%) quando non si vuole intervenire in una discussione, i rumori di fondo che disturbano la call (per il 57% son sempre degli altri, e per il 43% di vicini, figli e famigliari). Il 24% addirittura dà la colpa ai corrieri, che citofonano sempre quando non è il momento e inducono a ritardare l’ingresso nella call. La cosa divertente è che il 43% dei rispondenti ha detto di aver fatto ricorso almeno una volta ad almeno una di queste scuse, ma l’86% addirittura a due o più di esse. Purtroppo però bisogna registrare anche gli aspetti deteriori dello smart working, come per esempio l’aver dilatato il tempo di lavoro da remoto ben oltre le ore di lavoro ufficiali: anche per questo il 43% di chi ha risposto alla survey ammette che queste scuse sono anche un modo per giustificarsi e difendersi quando non riesce a tenere il ritmo del lavoro da remoto. Molto più giustificabile invece quel 72% di smart workers che tiene spenta la videocamera per non farsi vedere in tuta o peggio in pigiama (il che in realtà è uno dei peccati nascosti ma comunque, così facendo, riduce il consumo energetico e fa del bene al pianeta).

Ufficio
16/02/2021

Il nastro adesivo è uno dei prodotti da cancelleria più usati al mondo: in ufficio, a casa, in magazzino ma anche per molti lavori artigianali non c’è nessuno che non abbia mai comprato un rotolo di “scotch”. Pratico, economico, efficace, veloce, il nastro adesivo risolve infiniti problemi quotidiani e può essere anche un’ottimo strumento per la creatività. Il nastro adesivo non è altro che un nastro di plastica o carta con applicata della sostanza adesiva su un lato o entrambi, ed è la soluzione più pratica e veloce per unire tra di loro due superfici. Il nastro adesivo non è nemmeno un’invenzione recente, visto che il primo brevetto della 3M risale addirittura al 1925. Ma è indubbio che oggi esistano tantissimi tipi di scotch adatti ai più diversi usi, dal tenere unite temporaneamente due superfici a nastri adesivi permanenti e per utilizzi speciali. Essenzialmente si possono catalogare 6 tipi di nastro adesivo:

Nastro adesivo trasparente: il più comune. lo scotch che si usa a casa come in ufficio o a scuola, venduto in rocchetti larghi dai 10 ai 19 mm. Solitamente il film adesivo è fatto di colla acrilica.
Nastro per imballaggio: lo scotch in plastica di colore marrone largo 5 cm, molto resistente e ben aderente. Il più diffuso nei magazzini per imballare e impacchettare buste morbide. La cosa che chiunque ha notato è che ce ne sono di silenziosi e rumorosi: i primi hanno un supporto in PVC (polivinilcloruro, il più spesso e resistente, silenzioso e anche costoso) i secondi in PP (polipropilene, il tipo più economico e rumoroso).
Nastro da muro: è quello di carta, o detto anche da imbianchino, di colore giallo, poco adesivo e poco resistente allo strappo. Il suo uso principale è temporaneo, da cui l’utilizzo per delimitare le aree da verniciare, ma si presta a tanti altri usi pratici e in casa e a scuola non manca mai.
Nastro medico: è il tape bianco telato, quello utilizzato per piccole medicazioni e fasciature.
Nastro isolante: quello colorato da elettricista, di materiale plastico resistente ed elastico, con un forte potere incollante e isolante, utilizzato per unire o isolare cavi elettrici, oppure per piccole riparazioni di idraulica o ciclistiche.
Nastro telato: detto anche americano, è lo scotch plastico con all’interno una telatura laminata ultra resistente alla trazione e allo strappo. È utilizzato in ambienti industriali o per incollare tra loro superfici di materiale plastico o sintetico.

Idee
12/02/2021

Molto di ciò che prima della pandemia facevamo di persona ora lo facciamo online, mediato dallo schermo di un computer o di uno smartphone: le riunioni di lavoro ovviamente, ma anche le videochiamate con i nonni, gli aperitivi virtuali con gli amici e perfino il cinema, che non ci andiamo più e guardi tutto in streaming.
E se questa nuova vita smart in qualche modo ci ha fatto risparmiare del tempo e del denaro, soprattutto per quanto riguarda il commuting e la vita fuori casa, è anche vero che sono aumentati invece i consumi, e le bollette, di casa. E qualcuno ha cominciato a pensare a come impattare meno in termini di consumo di risorse e quindi anche di costi personali.
Per esempio l’università di Purdue, in America, che ha stimato l’impronta ambientale di 1 ora di collegamento video di un computer – riunione o streaming che sia: fra i 150 e i 1.000 grammi di anidride carbonica e fra i 2 e i 12 litri di acqua. La stima è data dal fatto che non solo PC, smartphone e Smart TV consumano energia ma anche che per il loro raffreddamento (sì, la ventolina che gira continuamente) emettono gas nocivi. E guardando video il consumo si impenna.

Ma se hai sempre preferito spegnere la videocamera durante le riunioni di lavoro ora hai una buona scusa per farlo: non solo la connessione è più stabile – che è il motivo per cui l’hai sempre fatto, insieme a quello di non farti vedere in tuta e spettinato/a – ma riduci del 96% le emissioni nocive per l’ambiente. Insomma, eviti una figuraccia, tieni sotto controllo la bolletta energetica di casa e fai del bene all’ambiente.

Ufficio
11/02/2021

“The 9-to-5 workday is dead”. L’orario di lavoro dalle 9 alle 5 è morto. Lo dice in un post sul blog aziendale Brent Hyder, il capo del personale di Salesforce, un’altra delle Big Tech californiane che, in seguito alla pandemia da Coronavirus, ha deciso di ripensare completamente la propria organizzazione del lavoro. E così dopo Facebook e Microsoft anche la compagnia del cloud computing fa una scelta coerente con il proprio business, lasciando libertà ai propri dipendenti di decidere se, quando e come lavorare in ufficio oppure da remoto.
Nelle parole di Hyder la creazione di una cultura aziendale non passa solo da una bella scrivania, un tavolo da ping-pong e degli snack a disposizione dei lavoratori: in un modo sempre connesso, h24 e con legami in tutto il mondo, l’orario di lavoro dalle 9 alle 5 non è l’organizzazione ideale per lavorare bene e avere successo. E non è solo una questione di produttività.

Che si tratti di gestire un team globale dislocato su diversi fusi orari, di business stagionali che hanno picchi e cali fisiologici, oppure semplicemente di trovare il giusto work-life balance, la strada del successo è quella della flessibilità, scrive Hyder. Il che non consentirà solo gli impiegati di portare i figli a scuola o prendersi cura dei parenti, ma anche all’azienda di allargare le proprie possibilità di recruiting, anche oltre e al di là delle città – carissime come San Francisco o New York – dove hanno sede i loro uffici.

Da oggi in poi saranno 3 le modalità di lavoro proposte dall’azienda e a scelta dei dipendenti: Flex, cioè da 1 a 3 giorni a settimana in ufficio a seconda delle necessità; Fully Remote, cioè sempre da remoto, ovunque sia la propria postazione di lavoro; Office Based, cioè la tradizionale modalità di lavoro in ufficio, che secondo Salesforce riguarderà solo una piccola percentuale dei propri lavoratori.

La sfida non è banale, perché tenere insieme produttività e flessibilità in un team diffuso non sarà facile, ma la strada sembra tracciata e l’orario di lavoro dalle 9 alle 5 sembra definitivamente andato in soffitta.

Credits photo: it.depositphotos.com

Idee
06/02/2021

Chi lavora meno lavora meglio: sembra una contraddizione in termini, quella per cui, per essere più produttivi e lavorare sostanzialmente meglio, serva lavorare meno ore. Soprattutto per abituati a stare a lungo, sempre, anche oltre l’orario di lavoro se non addirittura nei weekend, in ufficio. Ma se in Svezia stanno pensando di ridurre l’orario di lavoro a 6 complessive al giorno, altrove si pensa di lavorare 4 giorni a settimana (almeno qualche volta al mese) e comunque sul tema della produttività c’è grande dibattito (Cosa significa essere davvero produttivi?) la storia raccontata da Jeff Sutherland su Slate (e riportata da Il Post) è decisamente illuminante.

La storia riguarda Scott Maxwell, il fondatore di OpenView Venture (una società di investimenti ad alto rischio), e i tempi in cui lavorava in McKinsey, società in cui era normale lavorare 7 giorni su 7 per parecchie ore al giorno. In McKinsey lavorava anche Jon Katzenbach, un dirigente che per motivi religiosi lavorava “solo” 6 giorni a settimana.
Katzenbach lavorava solo sei giorni a settimana. Dopo un po’, aveva cominciato a notare che riusciva a portare a termine più lavori di quanto facessero i suoi colleghi (tutti maschi, allora). Aveva deciso così di provare a lavorare solo cinque giorni a settimana: e aveva scoperto di essere diventato ancora più produttivo.
Una volta approdato a Open View, Maxwell si ricordò di Katzenbach e della sua apparentemente strampalata idea di lavorare solo 4 giorni a settimana, e cominciò a rifletterci, elaborando il grafico qui di seguito che dimostra come, superata una certa soglia di ore di lavoro, diventava inutile continuare a lavorare: si è improduttivi.

Sull’asse delle ordinate è indicata la produttività, mentre sulle ascisse le ore di lavoro settimanali. Il picco di produttività, come si vede dal grafico, crolla appena dopo le quaranta ore settimanali.
Oggi in OpenView non solo si lavora “solo” per 40 ore settimanali e – come vogliono fare in Francia con il diritto alla disconnessione – è “obbligatorio” dedicarsi al riposo ed evitare di rispondere a mail o telefonate quando si esce dall’ufficio o si è in vacanza. La spiegazione della curva secondo Maxwell è semplice ed elegante:

1. Se lavori meno fai più cose, sei più felice e hai una migliore qualità della vita. E poi lavori meglio.
2. Le persone che lavorano troppo commettono anche più errori, cosa che in seguito richiede grandi sforzi per rimediare.
3. Chi lavora troppo, inoltre, si distrae più facilmente e prende cattive decisioni.

La chiusura del pezzo di Jeff Sutherland su Slate è illuminante
In pratica, c’è un numero limitato di decisioni importanti che una certa persona può compiere in qualsiasi giornata. Più decidi, e più erodi la tua abilità di controllare il tuo stesso comportamento. Di conseguenza, staccate dal lavoro alle 17. Spegnete il cellulare nei weekend. Guardate un film. E, cosa più importante, mangiatevi un panino. Non caricandovi troppo, otterrete di più e lavorerete meglio. A chi importa quante ore ci abbia messo una persona a fare una certa cosa? L’importante è che sia portato a termine velocemente e con un risultato all’altezza.

Idee
04/02/2021

Quante volte abbiamo pensato di qualcuno, in una particolare o rilevante posizione di responsabilità o comando, che è un incompetente? E quante volte abbiamo pensato che però, in fondo, è davvero difficile dimostrare l’incompetenza di qualcuno, se non davanti a clamorosi e indiscutibili errori? In realtà un sistema c’è per capire se qualcuno è veramente un incompetente, ed è il principio dell’incompetenza. O principio di Peter, dal nome del sociologo e psicologo canadese Laurence J. Peter, che lo teorizzò alla fine degli anni Novanta. Il principio di Peter è un assioma paradossale, un principio evidente di per sé, che si autodimostra per la propria lapalissiana enunciazione. E in fondo è un paradosso molto semplice: «In una gerarchia, ogni dipendente tende a salire di grado fino al proprio livello di incompetenza».

Il che ribalta anche un ’bout la necessità di dimostrare con prove inconfutabili l’incompetenza di qualcuno. Perché in fondo il solo fatto di occupare una posizione gerarchica da molto tempo è sinonimo di incompetenza. Spiegato in parole molto povere: finché si è bravi, performanti, efficaci, produttivi, si scalano anche abbastanza velocemente le posizioni all’interno di un’azienda o di un’organizzazione gerarchica. O per meglio dire: chi dimostra doti e capacità nella posizione in cui si trova viene promosso a posizioni di maggior responsabilità. Il problema sorge quando questa dinamica si arresta, perché non si dimostrano più qualità tali da promuovere una promozione. Ma in quella posizione dove non si dimostrano qualità sufficienti è quella del proprio livello di incompetenza. Un livello al quale non si apporta valore aggiunto, ma anzi si è un freno, un ingranaggio poco funzionale. Una zavorra alla produttività.

Quindi sì, in un mondo nemmeno troppo ideale, chi siede da troppo tempo su una stessa poltrona è in fondo un incompetente. E questo è il paradosso dell’incompetenza.