Notizie
22/09/2021

Uno studio delle università di Swansea (Gran Bretagna) e Tolosa (Francia) aggiunge nuova linfa al dibattito sul perché non lavorare nel fine settimana. Secondo la ricerca condotta analizzando lo stato di salute psicofisica di oltre 3.000 lavoratori, chi da 10 anni o più lavorava nel fine settimana, faceva regolarmente turni notturni, o ancora lavorava sui 3 turni, alternando notti, sveglie all’alba (prima delle 5) o rientri a tarda sera (dopo le 22:00) dimostrava performance psicofisiche pari a quelle di una persona di oltre 6 anni più vecchia. Cioè, per dirla in breve, lavorare nel fine settimana o di notte accelera l’invecchiamento sia fisico che mentale, influenzando i livelli ormonali e di conseguenza anche l’umore, oltre che i ritmi del sonno e del riposo.
Lavorare nel fine settimana e di notte accelera l’invecchiamento psicofisico
Se già le capacità fisiche e cognitive si riducono con l’avanzare dell’età, invertire il ritmo sonno-veglia per lavorare di notte o lavorare a ritmi contrari a quelli naturali, per esempio lavorando regolarmente anche nei weekend, accelera il processo di invecchiamento psicofisico: ogni 10 anni è come se ne fossero passati 16 e mezzo.

Non solo: in un altro studio dell’Institute for Work and Health in Canada i lavoratori notturni, sui turni o domenicali evidenziavano anche una maggior tendenza agli infortuni sul lavoro, ai problemi gastrointestinali, allo stress e alla stanchezza cronica.

C’è tuttavia una buona notizia: il processo di invecchiamento psico-fisico non è irreversibile. Interrompere questa routine e tornare a una normale permette, in 5 anni di lavoro diurno, di riacquisire livelli di performance fisica e cognitiva in linea con la propria età anagrafica.

Idee
21/09/2021

Comandare non significa essere dei leader, e la pandemia, con il ricorso allo lavoro da remoto e la conseguente, crescente richiesta di lavoro smart e agile, hanno rimesso al centro del dibattito proprio lo stile di comando dei leader. Saltato il controllo fisico dettato dalla presenza dei lavoratori in azienda, è emerso con ancora più forza come la leadership sia una componente essenziale in qualunque organizzazione. E non è un tema che riguarda solo le posizioni apicali, ma anche il middle management e chiunque abbia la responsabilità di guidare anche solo uno small team.

La leadership è il modello di comportamento di chi ha una responsabilità superiore nei confronti di chi occupa posizioni professionali inferiori, e riguarda tanto la relazione con le singole persone quanto nei confronti dei gruppi. Quello che molti non riescono a cogliere è che lo stile di leadership, a un occhio attento, dice molto della cultura dell’azienda, del clima che vi si respira, delle opportunità di crescita che vi si possono cogliere e, più in generale, della qualità complessiva del lavoro.

E sicuramente tutti riconosceranno nei seguenti stili di leadership un capo con cui, nella propria vita, hanno avuto a che fare.

1. Autoritario e autocratico
Decide lui, e gli altri devono eseguire. Stop.

2. Patriarcale
Come l’autoritario, ma più anziano, e quindi talvolta più bonario e generoso.

3. Carismatico
Magari non ha una competenza forte su ogni aspetto, ma come ti ispira lui, nessuno. E hai sempre grande libertà.

4. Burocratico
Non comanda lui. E nemmeno tu. Comanda la procedura.

5. Democratico
Tutti partecipano a ogni processo decisionale e operativo, delega un sacco e chiunque può dire quello che pensa.

6. Laissez-faire
Che significa lasciar fare. Fintanto che i problemi non diventano grossi o gravi.

Idee
16/09/2021

Prima o poi arriva il momento di parlare di stipendio durante un colloquio di lavoro. Magari non al primo colloquio, magari non con il primo selezionatore, ma dopo aver smarcato tutti gli altri aspetti della reciproca conoscenza arriva inevitabile il momento in cui si parla di soldi. I soldi per alcuni sono una specie di tabù in grado di mettere in imbarazzo, per altri la misura del proprio valore professionale, per l’azienda ovviamente una voce di costo ma anche un investimento se non proprio un’opportunità.
Come parlare di stipendio durante un colloquio di lavoro
Se c’è una cosa da non fare è quella di presentarsi totalmente impreparati a rispondere alla domanda su quanto ci si aspetta come salario. L’altra è arrivare con una richiesta fissa e non negoziabile. Tra questi due estremi ci sono un po’ di cose di cui tener conto per impostare la negoziazione economica con il prossimo datore di lavoro.

1. Onestà sulle attuali condizioni economiche
L’onestà dovrebbe riguardare ogni aspetto del nostro passato professionale, ma soprattutto riguarda l’attuale trattamento economico. Dire chiaramente quanto si guadagna, e quali sono le attuali condizioni di trattamento economico in modo dettagliato significa creare le basi di una trattativa. Trattativa che non deve nascondere nessun aspetto, compresa la motivazione al cambio di posizione lavorativa.

2. Conoscere il CCNL
Ovvero il Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro, nel caso di un posizione come dipendente, e sia che si intenda cambiare settore che nel caso si voglia semplicemente cambiare azienda. In particolare retribuzione netta e retribuzione lorda, eventuali elementi variabili e ogni altro aspetto componga lo stipendio. Nel caso di un incarico da consulente è invece il mercato a stabilire il range di retribuzione, e in questo caso è opportuno farsi un’idea analizzando annunci per posizioni simili o equivalenti.

3. Conoscere la politica aziendale
Anche nello stesso settore, anche tra aziende simili per dimensione, anche per posizioni equivalenti in aziende e settori diversi, ci possono essere politiche diverse per quanto riguarda la retribuzione. Non è facile conoscere questi aspetti, ma talvolta con un po’ di ricerche online o qualche contatto del proprio network professionale è possibile farsene un’idea.

4. Prepararsi a ipotesi alternative
Premi legati a obiettivi, benefit aziendali, flessibilità e smart working, incentivi, rimborsi per viaggi e trasferte: sono solo alcune delle voci alternative e variabili che possono arrivare a comporre il pacchetto di trattamento economico e che possono far decidere se accettare o declinare l’offerta per quel determinato posto di lavoro.

Idee
14/09/2021

Sono numerosi gli aspetti che entrano in gioco quando cerchiamo un lavoro o desideriamo una promozione all’interno dell’azienda in cui svolgiamo la nostra professione. Uno strumento che può senz’altro aiutarci nella progressione che vorremmo è il networking. In passato, abbiamo già affrontato la tematica fornendo dei consigli su come svolgere le attività di networking con efficacia. Avevamo sottolineato quanto sia importante a volte – oltre alle competenze acquisite – conoscere personalmente qualcuno in grado di offrirci un aiuto concreto a livello lavorativo. Oggi, vogliamo affrontare un altro aspetto legato al networking e in particolare, come eseguirlo in base alle diverse fasi in cui ci troviamo nel nostro percorso professionale.
Perché differenziare il networking in funzione delle diverse fasi della carriera?
Ci potrà sembrare che il networking sia un’attività in cui si incontrano semplicemente persone con cui discutere del proprio percorso professionale. In realtà, non tutti i tipi di networking sono uguali. Oltre a modalità completamente diverse di svolgerlo, esistono anche approcci e tecniche diverse in base al risultato che si vorrebbe raggiungere. Dall’ottenere il primo lavoro fino a ricoprire ruoli di più elevato livello all’interno di un’organizzazione, il networking è una parte essenziale della carriera professionale e in ogni fase, deve possedere obiettivi diversi e di conseguenza, tecniche adatte. Ad esempio, la capacità di lavorare sodo per acquisire esperienza può essere una modalità appropriata all’inizio della nostra carriera ma non necessariamente ciò che ci consentirà di ottenere una promozione in una fase successiva. Per questo, il networking richiede una serie di abilità distinte. Vediamo quindi nel dettaglio quali sono per riuscire a padroneggiarle a dovere.
Il networking nei primi anni
Quando siamo alla ricerca del nostro primo impiego, è bene farlo sapere a quante più persone possibili. È importante crearsi una solida rete partendo dalle persone che conosciamo: amici, parenti, professori universitari, responsabili che ci hanno seguito nel corso di uno stage e così via. È inoltre cruciale che sappiano il percorso di studi che abbiamo seguito, il settore in cui vorremmo lavorare e la posizione ricercata in modo che se ne ricordino in successive conversazioni con terzi o qualora stiano scorrendo eventuali annunci di lavoro. Il fattore età può essere un altro importante aspetto da sottolineare. Spesso le aziende sono alla ricerca di nuove leve mosse da entusiasmo e a cui offrire formazione e crescita. È importante quindi sforzarsi per creare una rete estesa, facendosi conoscere e ponendo in risalto le caratteristiche per le quali potremmo offrire un contributo positivo a un’eventuale azienda.

Come ottenere una promozione con il networking
Sono ormai diversi anni che ricopriamo il ruolo per il quale siamo stati assunti. Abbiamo imparato molto, siamo cresciuti e ci sentiamo sicuri nello svolgere le attività di cui siamo responsabili. Desideriamo metterci in gioco, continuare a crescere e ottenere una posizione di maggior livello. In poche parole, siamo pronti a chiedere una promozione. Il networking rappresenta sempre un ottimo strumento per aumentare la propria visibilità. In fondo, sono sempre persone quelle che ti accorderanno una promozione e la comunicazione della tua volontà può già essere un’ottima tecnica in tal senso. Il tuo desiderio potrebbe essere esaudito già dopo una conversazione alla stampante laser! Il networking può anche aiutarti ad acquisire quelle competenze necessarie al ruolo che speri di ottenere. Ad esempio, puoi venire a conoscenza di corsi di formazione da seguire o di conferenze a cui partecipare per approfondire le tue competenze attingendo direttamente da esperti del settore. Inoltre, il networking è una tecnica in grado di sviluppare profondamente le soft skill, ossia quelle competenze trasversali necessarie nel mondo del lavoro al pari di quelle tecniche. Se vorresti, ad esempio, ricoprire una posizione da team leader, il networking può aiutarti a rafforzare l’abilità nel rapportarti con gli altri.
Il networking negli stadi avanzati della carriera
Anche qui, il networking è essenziale per comunicare il tuo desiderio di avanzamento. Ad esempio, potrebbe essere arrivato il momento di ricoprire un ruolo manageriale: in questo caso, è importante svolgere il networking anche con persone al di fuori dell’azienda, con addetti all’assunzione di personale con competenze di leadership e con persone influenti all’interno del tuo settore. Il networking è inoltre fondamentale qualora tu decida di voler metterti in proprio. Uno degli aspetti con cui fare i conti se si lavora in maniera indipendente è proprio l’isolamento che porta spesso a essere lontano da colleghi e potenziali opportunità. Il networking, in questo caso, non solo ci offre un ottimo strumento per creare una solida rete di persone con le quali confrontarci ma ci consente di far conoscere la nostra azienda o attività suscitando l’interesse di potenziali clienti.

L’importanza dell’interazione umana
In un’era sempre più focalizzata sull’intelligenza artificiale, l’interazione umana può veramente fare la differenza nel creare dei rapporti solidi che possano aiutarci nel percorso lavorativo che vorremmo crearci. Siamo inoltre in un’era sempre più social. Interagire con altre persone e potenziali clienti su piattaforme come LinkedIn può essere un ottimo modo per raggiungere i nostri obiettivi. Per cui, vale la pena uscire, farci conoscere e comunicare la nostra volontà perché come dice uno dei motti del networking, non si sa mai con chi potremmo trovarci a parlare!

 

Idee
13/09/2021

Il rientro in ufficio di questo settembre 2020 è per molti all’insegna del lavoro ibrido. Non più solo lavoro da remoto, come l’abbiamo sperimentato e vissuto nei mesi del lockdown generale. Non tanto smart working, che presuppone libertà di luogo e tempo e che al momento è una modalità riservata solo a determinate figure di determinati ambiti professionali. Ma una forma intermedia, appunto lavoro ibrido, fatto di giorni in presenza e giorni a casa, con team liquidi che interagiscono di persona e tramite i dispositivi digitali. Una nuova sfida da affrontare, tanto per chi lavora quanto per i manager e i responsabili delle risorse umane, per la quale servono anche nuovi paradigmi organizzativi e mental set tutti da scoprire e sperimentare. Perché secondo molti osservatori, e nel sentimento comune, questo lavoro ibrido è destinato a diventare la nuova normalità.

1. Fare team building attraverso l’engagement
Non c’è più la macchinetta del caffè, non c’è più la pausa pranzo tutti assieme, non ci sono più le riunioni fisiche. O almeno tutte queste cose ci sono molto meno, e non sempre, e non necessariamente con tutte le persone contemporaneamente. E se il lockdown e il lavoro da remoto hanno fatto crollare l’engagement sul posto del lavoro (-16%, dati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano) ricreare engament attraverso il digital storytelling è il primo passo del nuovo team building.

2. Sviluppare skill per il lavoro agile
All’inizio siamo rimasti a casa, facendo le solite cose, nello stesso modo, solo che a distanza. Ma ora è il momento di cominciare a sfruttare pienamente le potenzialità della tecnologia digitale applicata al lavoro ibrido. Che non significa solo saper usare programmi e strumenti, ma sviluppare soft skill specifiche per interagire e lavorare efficacemente da remoto.

3. Costruire nuove relazioni
La sorpresa del ricorso massiccio allo smart working è stata che i team replicavano le dinamiche relazionali disfuzionali anche non essendo in presenza. Ma il lavoro ibrido a questo punto pone una doppia sfida: migliorare le relazioni in presenza e anche quelle da remoto. Tanto che alcune aziende hanno già previsto figure come quella dell’agile coach per gestire la transizione verso la nuova normalità del lavoro ibrido.

Idee
08/09/2021

La pandemia ha messo molte persone, uomini e donne, davanti alla prospettiva di cercare un nuovo lavoro a 50 anni. Alcuni per necessità, perché hanno perso il lavoro, altri per desiderio, perché l’anno di lockdown, restrizioni e smart working ha indotto molte persone a fare i conti con le proprie priorità e cercare altre soluzioni professionali. Ma cambiare lavoro a 50 anni non è un gioco da ragazzi. A meno di non essere già in posizioni top, per cui più che l’esigenza c’è l’opportunità di cambiare lavoro e dare un altro boost alla carriera, per molti ormai negli anta confrontarsi con il mercato del lavoro significa fare i conti con age shaming, skill obsolete, network professionali ristretti e altri fattori che possono rendere difficile, anche molto difficile, ricollocarsi.

Molte società di recruiting hanno già fiutato il trend, accentuato dal fatto che ormai le carriere non sono più lineari – dal primo all’ultimo giorno di lavoro nella stessa azienda – ma le transizioni da azienda ad azienda, ma anche da un settore a un altro, sono sempre più la normalità. Anche a 50 anni. E partendo dalle loro indicazioni abbiamo stilato questo elenco di 9 consigli per chi deve, o vuole, cercare un nuovo lavoro a 50 anni e ha bisogno di orientarsi in un contesto sconosciuto.

1. Autoconsapevolezza
Il primo passo da fare: rivedere e analizzare la propria storia professionale, fare la lista delle competenze acquisite (hard & soft) e di quelle mancanti, fare il match con le aspirazioni, e focalizzare i settori nei quali potersi proporre e spendere.

2. Obiettivi
Obiettivi professionali, che però in un’ottica di work-life balance devono fare i conti con la realtà della propria vita. Si può puntare al downshifting così come a un boost di carriera negli ultimi anni da spendere, ma l’importante è aver ben chiaro cosa si guadagna e cosa si perde da queste scelte.

3. Soft Skill
Chi ha 50 anni è ragionevolmente entrato nel lavoro in un’epoca in cui le soft skill non erano quasi considerate. Era l’epoca pre-Internet e pre-Digital, e il tempo scorreva molto più lento. Oggi il lavoro ha subito un’accelerazione pazzesca, e le aziende ricercano anche, se non soprattutto, competenze trasversali, sociali, umane, relazionali, comunicative, creative, decisionali. E sopra tutte una: il problem solving.

4. Valore
A 50 anni c’è una vita professionale dietro le spalle. E più che riempire il CV c’è il problema di snellirlo. Asciugarlo. Fare selezione. In una parola: dare valore. Poche esperienza, da stare in una pagina massimo, solo le più rilevanti, con una descrizione sintetica non tanto del ruolo o dei compiti ma dei risultati e del modo in cui sono stati raggiunti. A 50 anni è pacifico saper fare delle cose, la discriminante oggi è come le si fa.

5. Network
Una volta il lavoro si trovara per conoscenza, e forse oggi è ancora un po’ così. Ma oggi le conoscenze si chiamano network, e sono passate anche al mondo digitale. Costruirsi una solida rete professionale richiede tempo e impegno, ma è indispensabile per aprirsi nuove porte lavorative.

6. Competenze
Non necessariamente a 50 anni si è vittima di obsolescenza programmata delle competenze. Ma è molto probabile che per cambiare lavoro sia necessario aggiornarle o acquisirne di nuove, guardando all’oggi ma soprattutto al domani. L’offerta formativa è vasta, ricca, articolata: più che buttarsi a capofitto è bene scegliere con cura a cosa dedicare il proprio tempo, le proprie energie e talvolta anche le proprie risorse economiche.

7. Social Media
Non sono solo un modo per perdere tempo, anzi. Da Linkedin ai più “leggeri” Facebook, Instagram & Co, i Social Media possono essere un potentissimo strumento di personal branding. Cioè promozione di se stessi. Ovviamente bisogna farne un uso professionale: partecipare a discussioni “tecniche”, condividere contenuti interessanti, scrivere contenuti di approfondimento sono tutte azioni che consentono di farsi conoscere e notare da relazioni professionali di qualità.

8. Mercato
L’errore più comune, a ogni età, è quello di cercarlo solo quando serve. In realtà la ricerca del lavoro dovrebbe essere una parte integrante della vita professionale in ogni suo momento: le professioni evolvono, i settori cambiano, e con essi le esigenze dei recruiter. Avere idea del modo e dei motivi per cui ci sono stati questi cambiamenti sarà senza dubbio d’aiuto in sede di colloquio.

9. Mentore e Allievo
Il mentoring è sempre più una pratica diffusa nelle aziende di oggi. E a 50 anni si è ottimi candidati per diventare mentori dei collaboratori più giovani. Ma potrebbe anche capitare che colelghi più giovani abbiano skill più evolute, o occupino posizioni manageriali con responsabilità superiori. È il caso del reverse mentoring, in cui sono i lavoratori più giovani a istruire la Generazione X. In ogni caso non dare per scontato che nel tuo eventuale posto di lavoro la tua seniority.

Credits photo: Pexels

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06/09/2021

Credeteci o meno, ma buona parte dello stress, del nervoso, della tensione e delle arrabbiature di una normale giornata di lavoro non dipendono dalle 8 (o più) ore passate a lavorare in ufficio ma da quelle passate per fare il tragitto casa – lavoro: è la (neanche tanto) sorprendente scoperta di uno studio (European Commuter Survey, realizzato da Ford) su 5.503 ‘pendolari’ in sei grandi città europee (Barcellona, Berlino, Londra, Madrid, Parigi e Roma).

Per un po’, per tutti i mesi della pandemia e dello smart working obbligatorio, ce ne eravamo quasi dimenticati. Ma ora che stiamo cominciando a sperimentare la nuova normalità, con il ritorno in ufficio per moltissimi lavoratori, è un tema che torna d’attualità. La prima causa di stress sono i ritardi dovuti a code e traffico oppure i disservizi sui mezzi pubblici: riguardano l’80% dei pendolari almeno una volta al mese e il più delle volte sono capaci di mandarci letteralmente fuori dai gangheri. Poi c’è il tempo effettivamente e normalmente passato in viaggio tra casa e ufficio, che nella maggior parte delle metropoli europee supera i 100 minuti al giorno (ovviamente Roma batte tutti, con ben 111 minuti). Un tempo non-tempo che nell’ultimo anno e mezzo abbiamo imparato a usare in altro modo. Per riposare di più, per dedicarci alla famiglia o semplicemente per essere davvero smart.

I risultati di questa vita da pendolari sono ansia, nervosismo, tensione. E di conseguenza anche minor produttività e creatività durante le effettive ore di lavoro.

Che fare?
Secondo Andreas Ostendorf, vicepresidente di Ford Europa con responsabilità per sostenibilità, ambiente e ingegneria della sicurezza citato dal Guardian “Tutti dobbiamo lavorare insieme su una rete di soluzioni interconnesse e sostenibili per offrire una più ampia varietà di modalità di trasporto a prezzi contenuti, che siano accessibili e sostenibili. Percorsi pedonali, biciclette, autobus, treni, autoveicoli, tram, bus navetta: tutte modalità che devono essere collegate e integrate per ottimizzare la mobilità urbana in futuro”.
 

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02/09/2021

Pare che ogni giorno la combinazione di tasti : – ) che significa smile, sorridi, venga utilizzata alcuni miliardi di volte. Lo sostiene chi monitora il tono delle conversazioni online e su device come smartphone e tablet, e non si fatica a credergli. Quello che forse si fatica a credere è che la faccina del sorriso ha quasi 40 anni, e come tante altre cose di uso quotidiano (come i Post-it, lo scotch, nel senso del nastro adesivo, la gomma da cancellare e pure la penna Bic) anche lei è stata inventata quasi per caso.

La storia è già stata raccontata sicuramente il 19 settembre 2012, trentesimo anniversario dell’invenzione dell’emoticon smile da parte di Scott Fahlman, un professore di informatica presso la Carnegie Mellon University di Pittsburgh, Pennsylvania (Stati Uniti). Quello ce forsi pochi sanno è che, come racconta Il Post, il professor Fahlman non ha ricavato 1 dollaro dall’invenzione del simbolo grafico probabilmente più famoso del mondo.
L’invenzione dell’emoticon nacque da una semplice esigenza: scambiandosi messaggi solo in forma scritta, a volte alcuni partecipanti al BBS (“Bulletin Board System”, una specie di forum che permetteva di pubblicare messaggi e altri contenuti su una bacheca virtuale) avevano qualche problema a capire quando il tono di una risposta era sarcastico o scherzoso, cosa che portava immancabilmente a discussioni infinite e a litigi furiosi (“flame”).

A metà settembre del 1982, tra gli argomenti di discussione sul BBS usato da Fahlman ne comparve uno con una serie di ipotesi sugli effetti di un ascensore in avaria e in caduta libera: un uccello intrappolato al suo interno avrebbe continuato a volare? Una candela si sarebbe spenta? Quale poteva essere la reazione di un grumo di mercurio? La cosa era nata per scherzo, ma qualche partecipante l’aveva presa lo stesso molto sul serio e originò una nuova discussione, questa volta sulla necessità di trovare un segno grafico condiviso da tutti in modo da identificare facilmente il tono scherzoso di una risposta.
La combinazione di tasti e l’idea piacquero immediatamente e cominciarono a diffondersi su altri BBS e successivamente sulle pagine Web e nei forum di Internet fino a tributargli l’ufficiale paternità dell’emoticon. Tuttavia Fuhlman non ha difficoltà ad ammettere che tentativi simili erano già stati fatti prima di lui (addirittura nell’Ottocento su alcune riviste satiriche) se non su Arpanet, l’antenato di Internet, su cui, nel 1979, dei proto-emoticon erano stati utilizzati per indicare le affermazioni scherzose.

In ogni caso Fulhman continua ancora oggi nel suo lavoro accademico sulle intelligenze artificiali di cui parla in modo molto divulgativo sul suo blog Knowledge Nuggets.

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30/08/2021

Finite le vacanze e con il rientro in ufficio è sempre tempo di riunioni per fare il punto della situazione. Riunioni che si protraggono, che si accavallano, che si reiterano e che spesso non arrivano al dunque. Perché il vero obiettivo di un meeting dovrebbe essere quello di arrivare a un decisione e implementarla subito. Cosa non scontata. E allora bisogna anche imparare a preparare e condurre dei meeting efficienti, a cominciare da questi semplici e pratici consigli.
Definisci l’agenda

Anche se può sembrare strano, molti incontri iniziano senza avere chiaro lo scopo per cui sono stati organizzati o quali argomenti si andranno a toccare durante il meeting. Definire un’agenda per la riunione è fondamentale e per farlo si hanno a disposizione diversi modi e diversi supporti: è possibile inviare una e-mail, consegnare un foglio stampato prima che inizi la riunione o anche discuterne all’inizio della stessa, in ogni caso tutti dovrebbero sapere perché si sono riuniti e quali sono gli obbiettivi ultimi del meeting. L’agenda fornisce una bussola per la conversazione, in modo che l’incontro possa rimettersi in pista da eventuali digressioni fuorvianti.
Rispetta i tempi

Se c’è una cosa che decrementa le chance di successo di un meeting è iniziare con il piede sbagliato. Aspettare che l’organizzatore si manifesti, aspettandolo per diversi minuti, porta subito i partecipanti a formulare un’opinione negativa sul suo atteggiamento che può influenzare il proseguo della riunione. Molte persone, anche in posizioni di potere, cadono nella cattiva abitudine di essere in ritardo alle riunioni. A volte sembra che il ritardo cronico sottenda un velato tentativo di sottintendere quanto il proprio tempo valga di più di quelli che aspettano. È importante invece rispettare i tempi e dare l’esempio: mostrare che è buona norma iniziare con le tempistiche giuste così da dettare le abitudini dei dipendenti o collaboratori per le riunioni future. È oltretutto importante rispettare il tempo di chiusura per mantenere l’efficienza e non togliere tempo prezioso a chi deve tornare a lavorare con scadenze ravvicinate.
Ognuno ha il suo ruolo
Bisogna sempre chiedersi quale sia il ruolo dei partecipanti all’incontro. Più è chiaro ciò che vuoi ottenere da loro, più le persone potranno apportare il loro contributo in modo efficace. Il grado di partecipazione e coinvolgimento aumenta se le persone sanno quale ruolo devono svolgere. Il meeting può avere lo scopo di impartire delle direttive, oppure di discutere i progetti in cantiere, può trattarsi di un brainstorming o, ancora, di un breve confronto su come sta andando un progetto già avviato.

A seconda del tipo di meeting, ai partecipanti è richiesto un ruolo diverso, più o meno attivo. Una delle principali responsabilità del leader è certamente quella di ottenere il maggior numero di opinioni e feedback, tuttavia deve essere chiaro quale sia la natura dell’incontro in modo tale che i partecipanti non si sentano sminuiti dall’apportare idee che non vengono poi prese in considerazione. Questo può essere certamente evitato chiarendo a che fine si raccolgono i feedback e le proposte.
Guida il meeting
Se stai organizzando una riunione, abbiamo ricordato l’importanza di preparare e comunicare l’agenda e specificare gli obbiettivi che si vogliono perseguire; è altrettanto fondamentale, una volta impostato l’incontro nel modo corretto, lasciare che siano i partecipanti ad essere protagonisti. Se esponi il tuo punto di vista per primo, in qualità di leader, rischi di influenzare gli altri ed avere intorno al tavolo persone che assecondano le tue idee senza esternare il loro reale punto di vista. L’opzione migliore è di attendere la fine del meeting, dopo aver ascoltato tutte le opinioni, per formulare le tue considerazioni e prendere una decisione. In fin dei conti è più importante prendere una decisione corretta, che porti a buoni risultati, piuttosto che vedere approvata la propria idea con orgoglio e vedere che questa non porta poi ai risultati sperati
Coinvolgi tutti

Ci sono alcune dinamiche ricorrenti che si verificano nelle riunioni: vi sono persone che per la loro personalità tendono a dominare la conversazione, mentre altri tendono a rimanere in disparte; vi sono persone che sono propositive e altre che proferiscono solamente critiche; infine, vi sono persone che hanno resistenze ad esprimere opinioni, pareri e idee che vanno al di là della loro specifica area di competenza o il loro ruolo all’interno dell’organizzazione. Ognuno di questi profili può generare degli scenari in cui alcune idee rimangono represse da un bias nel comportamento proprio o altrui, cosa che porta a perdere l’opportunità di disporre di idee potenzialmente valide e prendere così decisioni migliori. Se organizzi un meeting devi poi cercare di dirigerlo in modo da riequilibrare il confronto rispetto a potenziali fattori alteranti qui ricordati.
Meeting essenziali
Un fenomeno che si verifica spesso, senza che tu te ne renda conto, è la crescita a dismisura del numero di meeting a partire da quelli pianificati inizialmente. La situazione classica è il meeting in cui, causa inconcludenza e mancanza di un’agenda e obbiettivi chiari, si termina senza aver concluso nulla per poi programmare un altro meeting (a scopo riparatorio) il quale genererà a sua volta altri meeting.

Per tenere sotto controllo il numero e la qualità degli incontri, è molto utile effettuare una valutazione generale a intervalli di alcuni mesi. Vagliando i meeting fatti in un certo periodo, valutandone l’efficacia e chiedendo feedback a riguardo, è un buon metodo per monitorare se o se occorrono dei correttivi.

Non si deve dare per scontato che un meeting si debba fare solo perché lo si è sempre fatto: occorre chiedersi il perché si tiene tale meeting e se sia veramente necessario.
Cosa abbiamo deciso?
Alla fine del meeting occorre stabilire chi è responsabile di cosa e quali sono le scadenze che ci si pone. Altrimenti, tutto il tempo speso per la riunione sarà stato vano. Fai un follow-up anche via e-mail chiarendo quali azioni ci si aspetta vengano eseguite e chi è incaricato di cosa.
Cose da fare e da non fare
I meeting devono servire per:

Comunicare messaggi, novità, aggiornamenti
Risolvere problemi e prendere decisioni
Formazione
Stabilire obbiettivi
Avere il consenso

Non devono servire per:

Leggere informazioni che possono essere lette prima del meeting o che possono essere comunicate in modo più efficiente via-email o altri supporti.
Lamentarsi
Ascoltare un comizio in cui una sola persona parla

In generale, è buona norma:

Chiedersi chi è necessario partecipi e chi no
Chiedersi se una e-mail può essere sufficiente
Organizzare il meeting solo se necessario
Se il meeting deve durare un’ora, stabilisci un tempo inferiore (ad esempio 50 minuti) in modo che puoi tenerti alcuni minuti extra se devi effettuare delle conclusioni
Arrivare e concludere in tempo
Assicurarsi che siano chiari gli step successivi e le azioni da intraprendere

 

Qui alla Viking speriamo che questi consigli su come rendere i meeting più efficienti possano tornarti utili per migliorare il processo di confronto e decisionale in azienda.
Cosa ne pensi a riguardo? Che strategia usi per affrontare le criticità descritte nell’articolo? Raccontaci la tua esperienza sulla pagina Facebook Viking Italia.