Mese: June 2016
Ufficio
28/06/2016

Buone norme di igiene sono sinonimo di rispetto per le persone con cui si condividono gli spazi comuni in ufficio. Quante volte vi capita di trovare la cucina o gli spazi comuni dell’ufficio sporchi e disordinati? Se la risposta è spesso, non ci stupisce, ma sappiamo come aiutarvi a risolvere questo problema. Abbiamo in serbo per voi qualche dritta per condividere gli spazi comuni mantenendo pulizia, ordine e… tutti felici!
Mantenere la cucina pulita

Come abbiamo già visto qui, l’ufficio è il luogo dove proliferano germi e batteri che possono causare influenze che sarebbe meglio risparmiare sia a noi stessi sia ai colleghi. Basta un po’ di accortezza e organizzazione.

La cucina è lo spazio forse più trascurato dell’ufficio. Sembra che nessuno sia mai responsabile della montagna di piatti, tazzine del caffè e bicchieri sporchi impilati nel lavello a fine giornata anche se poi tutti si lamentano della situazione. C’è chi non ha tempo di lavare il proprio piatto perché deve scappare in riunione o ha un importante conference call, o semplicemente lascia le stoviglie sporche sulla scrivania per impilarle, a fine giornata, su quelle che giacciono già nel lavello. Stessa cosa vale per quel litro di latte o il piatto di pasta lasciato ad ammuffire nel frigo. Nessuno sa di chi sia e quindi nessuno si occupa di buttarlo per cui giace per giorni lì, emanando odori sgradevoli. Questi sono solo due esempi di situazioni che si verificano spesso in ufficio, quando si condivide uno spazio comune con gli altri. Sensibilizzare i colleghi al problema è forse l’impresa più ardua, ma non impossibile. Proponete al vostro capo di sorteggiare ogni due settimane un responsabile incaricato di fare un bilancio con i colleghi sullo stato in cui verte la cucina. La persona incaricata dovrà anche stabilire i turni tra i colleghi per assicurarsi che gli impiegati ripongano le stoviglie sporche in lavastoviglie alla fine del pranzo o della giornata e che controllino ogni quattro o cinque giorni che il frigo sia pulito. In questo modo, ognuno a turno, sarà direttamente coinvolto e si comporterà con più rispetto nei confronti degli altri.
Come mantenere i bagni puliti

Stessa cosa vale per i bagni – sia per gli uomini che per le donne. Il fatto che ci siano addetti alle pulizie che a fine giornata puliscano l’ufficio, non dev’essere una scusa per lasciare i bagni in condizioni disastrose. I cattivi odori possono talvolta essere tanto sgradevoli quanto l’eccesso di profumo di cui alcuni colleghi e colleghe tendono ad abusare quando vanno in bagno, lasciando una “nuvola” che non tutti necessariamente apprezzano. Ognuno desidera che venga mantenuto un certo decoro e igiene nei bagni e che continuino a essere funzionanti. Queste norme basilari devono essere chiare soprattutto per una questione di educazione e rispetto verso i colleghi e verso chi, per lavoro, deve pulire quello che lasciamo. Se nessuno prende l’iniziativa, proponete di affiggere un cartello con qualche regola basilare di buona educazione. Non dev’essere necessariamente minaccioso; al contrario, può in maniera simpatica con qualche vignetta, ricordare qualche basilare norma di educazione.
Dare il buon esempio mantenendo la propria scrivania pulita

L’istinto a conformarsi ai comportamenti degli altri può avere effetti positivi quando si dà il buon esempio. Mantenere la propria postazione di lavoro pulita, ordinata – come vi spieghiamo in questo articolo – non è solo un segno di rispetto per sé stessi e delle proprie cose ma anche degli altri – colleghi, clienti o visitatori vari. Per questo è bene a fine giornata sgomberare la scrivania da cartacce e pulire con un panno la sporcizia e la polvere che si è accumulata. Vedrete come i colleghi ‘imiteranno’ questa buona abitudine.
Non tutti amano ascoltare la stessa musica

Se amate ascoltare la musica mentre lavorate, ricordate che non tutti necessariamente hanno gli stessi vostri gusti musicali, quindi procuratevi un paio di cuffie o auricolari che non disturbino il vostro vicino di scrivania. Stessa cosa vale per il volume durante le video conferenze. Per quanto possiate cambiare stanza, accanto c’è sempre gente che lavora, quindi tenete un volume basso degli altoparlanti – se è proprio necessario che li usiate – o se siete solo voi a interagire con la persona dall’altra parte dello schermo, microfono e auricolari vi aiuteranno ad avere una comunicazione più chiara, evitando di disturbare gli altri.
Imparare a condividere con gli altri

Può sembrare superfluo menzionare l’importanza di questo punto ma è sempre bene ricordarlo, specialmente in ufficio, dove lo spazio è limitato e dove è bene mantenere questo valore perché tutti vadano d’accordo e ci sia una buona armonia tra i colleghi. Per esempio, se nella pausa pranzo uscite a comprare qualcosa per voi, chiedete al collega che vedete molto indaffarato o stressato, se vuole che gli prendiate qualcosa da mangiare. Davvero un gesto semplice ma che quel collega apprezzerà molto e possibilmente ricambierà la prossima volta che a essere molto occupati sarete voi. E ancora, se decidete di festeggiare in ufficio un evento particolare – il vostro compleanno, il compleanno di un collega o un altro avvenimento – portate un dolce o qualcosa da mangiare che basti per tutti. Potete passare a distribuirlo alla scrivania oppure lasciarlo in cucina perché tutti possano servirsi comodamente.

I vostri colleghi rispettano i punti che abbiamo elencato qui sopra? Raccontateci la vostra esperienza sulla pagina Facebook Viking Italia.

Ufficio
14/06/2016

Arrivati in un nuovo ufficio cominciamo a familiarizzare con le persone che vi lavorano e creiamo in molti casi amicizie e un’atmosfera serena che ci permette di lavorare proficuamente in team. Ma non sempre è così e, allora, come fare? Abbiamo deciso di darvi qualche suggerimento per gestire al meglio il rapporto con i colleghi, evitando contrasti e un’atmosfera pesante.
Le buone norme del quieto vivere con gli altri valgono sempre: in famiglia, con il partner e con gli amici ma sono molto importanti anche sul lavoro con il capo e i colleghi. Il luogo di lavoro ci assorbe per la maggior parte del nostro tempo e le dinamiche che si creano, soprattutto in situazioni difficili, possono avere un impatto sulla nostra vita più di quanto ci possiamo immaginare. Non è sempre facile andare d’accordo con tutti ma sul luogo di lavoro diventa essenziale creare delle condizioni di “serenità” che ci consentano di fare bene il nostro lavoro. Un’atmosfera pesante dopo una divergenza con un collega non è certamente proficua per la nostra concertazione, l’umore e la motivazione. Spesso ci ritroviamo in situazioni difficili da gestire e dobbiamo appellarci al buon senso, alla nostra capacità di equilibrio e mediazione che possono tirarci fuori d’impaccio e ridimensionare un episodio isolato per evitare che se ne creino altri a venire.
Saper ascoltare e non giudicare frettolosamente

Come in tutte le relazioni umane, imparare ad ascoltare è fondamentale per conoscere le persone e non scendere a conclusioni affrettate prima del tempo. Talvolta questo processo richiede più tempo di quanto si creda e, in un ambiente chiuso come l’ufficio, spesso si tende a giudicare troppo frettolosamente le persone che vi lavorano. Senza considerare il fatto che sono poche le occasioni che abbiamo per conoscere veramente i nostri colleghi. Per la maggior parte del tempo interagiamo con gli altri parlando di questioni di lavoro e solo durante la pausa pranzo abbiamo la possibilità di conoscerci reciprocamente. Questo è certamente un buon momento per farlo; quindi, approfittiamone, iniziando una conversazione con argomenti “poco rischiosi” come i programmi per il fine settimana o i piani per le prossime vacanze. Anche su temi semplici come questi è importante saper ascoltare l’altro. Vi sarà infatti utile come banco di prova se dovrete lavorare fianco a fianco con lui o lei in futuro.

Essere accogliente con i nuovi arrivati

L’arrivo di un nuovo collega è sempre un evento destabilizzante per gli altri: in qualche modo sovverte un equilibrio – buono o cattivo che fosse fino a quel momento – all’interno del team. Si crea un misto di curiosità e sospetto che può mettere a disagio, in alcuni casi, la nuova persona. Sta quindi a voi saper mettere il/la nuova collega nelle condizioni di sentirsi a proprio agio in un nuovo ambiente. Se i vostri colleghi non lo fanno, siate voi i primi. Prendete voi l’iniziativa di presentarvi, dargli il benvenuto e scambiare quattro chiacchiere, magari proponendogli un caffè a metà mattinata o di mangiare assieme nella pausa pranzo. Non solo, lo/la farete sentire a proprio agio ma darete anche il “buon esempio” ai vostri colleghi che, spinti dalla curiosità di conoscere il nuovo/a arrivato/a si faranno più facilmente avanti, essendo stati voi ad avergli spianato la strada.
 

Evitare i pettegolezzi e i pettegoli

Ce n’è sempre più di uno, in ufficio. Alcuni sono innocui, mentre da altri bisogna mantenersi il più possibile alla larga. Parliamo dei colleghi pettegoli che hanno come unico passatempo quello di sparlare degli altri e che sono sempre in cerca di un alleato che alimenti la loro brama di pettegolezzi con nuovi scoop – più o meno maligni – sui colleghi o i superiori. Cadere in questa trappola è facile ma bisogna in tutti i modi cercare di evitarlo perché a lungo andare potrebbe nuocervi. I pettegoli professionisti, infatti, sanno come evitare i rischi di essere scoperti a sparlare di qualcuno. Invece chi non lo è, se viene coinvolto, corre il serio rischio di diventare il capro espiatorio e pagarne le conseguenze, anche serie. Quindi, come difendersi? Chiarendo al pettegolo o alla pettegola di turno, in maniera gentile ma ferma, che non si è interessati a conoscere I gossip sul capo o su altri colleghi. Probabilmente in questo modo, avrete un interlocutore in meno ma poco importa. Guadagnerete il rispetto e la stima di chi, come voi, non è interessato a mettere il naso nelle faccende altrui.
Aiutare gli altri ma non troppo

Soprattutto con quei colleghi con cui abbiamo instaurato un buon rapporto d’amicizia, diventa spontaneo prodigarsi per aiutarli quando hanno qualche difficoltà o stress sul lavoro. Ben venga aiutarli a svolgere un task o a preparare una presentazione, ma non esagerate con il sobbarcarvi anche il loro lavoro, trascurando il vostro. Il rischio è che loro diano per scontato il vostro aiuto senza ricambiarlo in futuro e voi paghiate le conseguenze di non aver svolto correttamente le vostre mansioni. Per cui, cercate di limitare l’aiuto alle vostre capacità e al tempo che avete a disposizione e sappiate dire, in maniera gentile, un “no” quando siete già troppo occupati. Attenzione anche quando esprimete la vostra opinione su una situazione di tensione capitata in ufficio. Meglio discuterne fuori dall’ufficio in un ambiente rilassato, di fronte a un caffè. Cambiare scenario permette a voi di mantenervi il più possibile neutrale di fronte ai fatti accaduti e al vostro o alla vostra collega di parlarne in maniera più moderata.
Mutuo rispetto

Infine la cosa più importante: rispettare gli altri. Nella vita come nel lavoro, il mutuo rispetto tra le persone è la base per relazionarsi serenamente con gli altri. Rispettare i colleghi, i superiori ma anche chi lavora nell’ufficio e ha un ruolo “più basso” del nostro. Abusare del proprio potere, anche se piccolo, è una tendenza che hanno tutti e per questo dare il buon esempio rispettando gli altri è il punto fermo che dobbiamo sempre tenere presente quando ci relazioniamo con le persone. Rispettare significa anche essere rispettati e forse è utile avere sotto gli occhi questa massima scritta su un pannello adesivo messo sulla parete vicino a voi, che funzioni da mantra giornaliero. Se un collega vi manca di rispetto di fronte agli altri non reagite impulsivamente ma, con molto garbo, affrontate la questione in separata sede, ricordandogli che la reciprocità è fondamentale per una convivenza serena all’interno e al di fuori dell’ufficio.
Se vi siete mai trovati in situazioni di difficile convivenza con i vostri colleghi o avete qualche altro consiglio da suggerirci, condividete con noi i vostri suggerimenti e la vostra esperienza personale, sulla nostra pagina Facebook Viking Italia.

Idee
02/06/2016

Recentemente abbiamo aggiornato i documenti interni relativi alla salute e sicurezza sul posto di lavoro. Questi documenti, sono davvero importanti per mantenere elevata la sicurezza del nostro staff all’interno del posto di lavoro. Eppure alcuni membri del nostro staff non trovano particolarmente interessanti questi documenti. Per ovviare a ciò, abbiamo deciso di divertirci un po’ – testando i nostri impiegati a leggere per intero le linee guida che abbiamo preparato – inclusi alcuni discutibili consigli in situazione d’emergenza.

I consigli dati, infatti, sono assurdi, improbabili o semplicemente terrificanti; gli scenari spaziano da che cosa fare quando il pavimento diventa inspiegabilmente di lava, oppure usare l’inchiostro rosso delle penne a inchiostro liquido per fuggire da un’orda di zombi. Abbiamo quindi realizzato delle illustrazioni nello stesso stile delle guide rapide su come procedere in caso di emergenza che, per esempio, si trovano sugli aerei.

La campagna ha riscosso un enorme successo: in poco tempo molti degli impiegati hanno scritto al dipartimento delle Risorse Umane chiedendo di avere le immagini e, poco dopo, l’intero ufficio parlava delle nuove linee guida – un risultato fantastico per il dipartimento delle Risorse Umane!

Gemma Terrar, European HR Business Partner, ha detto, “quando quest’idea è stata proposta, ci siamo resi conto – senza dubbio – che avremmo dovuto farlo. Mantenere l’idea segreta è stata la parte più difficile, specialmente perché dovevamo trovare qualcuno che ci aiutasse a mettere insieme le immagini. Alla fine, ci ha stupito molto la reazione dello staff che ha dimostrato di prestare attenzione alle linee guida e investire impegno nel seguirle.”

Ruud Linders, SEO & Social Media Marketing Manager Europe, ha detto, “Questo è senz’altro un grande esempio di quanto i nostri impiegati possano essere creative e originali. Ora, grazie al dipartimento delle Risorse Umane, sappiamo cosa fare se subiamo un attacco in ufficio da parte di vampiri!”

 

 

Il dipartimento Risorse Umane del tuo ufficio ha mai usato espedienti fantasiosi o bizzarri per testare se prestate attenzione agli aggiornamenti interni che vi mandano? Se fosse così, fateci sapere sulla nostra pagina Facebook Viking Italia.