Realizzare un engagement survey è un processo abbastanza articolato, ma che risulta necessario se un’azienda vuole comprendere come sta operando e quali sono le opinioni dei suoi dipendenti. Noi di Viking abbiamo raccolto alcune informazioni utili a sviluppare un engagement survey ben strutturato ed efficace. 
Uno degli aspetti più importanti da considerare per capire se la propria azienda funziona o se ci sono accorgimenti da apportare, è il livello di soddisfazione dei suoi dipendenti. Nonostante questo sembri un concetto lontano dagli schemi mentali a cui siamo abituati e di matrice prevalentemente anglosassone, è ormai riconosciuto universalmente l’impatto che la soddisfazione e l’engagement dei dipendenti hanno sui risultati dell’azienda o dell’organizzazione in generale. Dipendenti più coinvolti e che si riconoscono nella mission dell’azienda per cui lavorano, tendono a lavorare di più e più proficuamente, ad ammalarsi di meno, a parlare bene dell’azienda all’esterno ed a ridurre, ovviamente, il livello di turnover.
Per questo motivo, dunque, le aziende che vogliono davvero fare la differenza e stare al passo coi tempi, devono accertarsi che i propri dipendenti siano a proprio agio in azienda e ne condividano i valori e prendere provvedimenti nel caso in cui ciò non accada. Il primo passo da compiere in questo senso è un’indagine di clima, anche nota come engagement survey. Anche se potrebbe sembrare semplice redigere una lista di domande che si voglia porre ai propri dipendenti per capire come si sentono, in realtà è necessario prendere alcuni accorgimenti e tenere in considerazione alcuni aspetti fondamentali.

Obiettivi: cosa vogliamo scoprire

Prima di tutto è necessario stabilire quali sono le informazioni che vogliamo ottenere per mezzo della nostra indagine. Questo dipende dagli obiettivi dell’azienda e dal suo posizionamento riguardo ad indagini condotte precedentemente e provvedimenti attuati. In generale, comunque, le informazioni che si richiedono ad un sondaggio di questo tipo riguardano:

Le opportunità per i dipendenti di crescere professionalmente;
La corretta ed efficiente diffusione delle informazioni a tutti i membri dell’azienda;
Il grado in cui i dipendenti ritengono la loro opinione presa in considerazione;
Il livello di soddisfazione riguardo al compenso ricevuto;
Il grado in cui i dipendenti si sentono apprezzati ed il loro lavoro riconosciuto;
Il loro allineamento alla strategia aziendale;
Le opportunità di training ed apprendimento in generale.

Sebbene queste categorie siano in genere spendibili per tutte le aziende, è importante ricordare che ogni azienda o organizzazione ha la sua propria definizione di engagement: per alcune aziende significa avere dei dipendenti che condividano pienamente i valori e la mission, per altre è essere degli employers of choice, e così via. Dunque, una volta stabilito come la nostra azienda intenda il concetto di engagement, il survey deve essere organizzato di conseguenza.
 
Lo stile e la struttura delle domande

Dopo aver deciso cosa si vuole ottenere per mezzo dell’engagement survey, è necessario redigere lo stesso in uno stile conforme agli obiettivi e che sia facile da digerire per gli intervistati. Per evitare una compilazione superficiale, confusa o addirittura una mancata compilazione, il consiglio è di mantenere lo stile intuitivo e semplice. É opportuno, dunque, prima di inoltrare le domande ai dipendenti utilizzare un sample group e richiedere loro feedback riguardo alla comprensibilità e facilità di compilazione. Una pratica molto utile è quella di inserire definizioni dei concetti su cui si richiede l’opinione dei dipendenti: ad esempio, se si sta ponendo una domanda sul manager, sarebbe buona abitudine spiegare a quale ruolo in particolare ci si sta riferendo, in modo da non creare confusione nella compilazione e, successivamente, nell’analisi.
Molto importante è raggruppare tutte le domande in categorie e fare in modo che ogni categoria contenga almeno tre quesiti, così da avere un’idea più completa dell’opinione dei dipendenti riguardo ad una particolare tematica. Risulta utile anche organizzare le risposte in modo da dare all’intervistato la possibilità di valutare la più appropriata su una scala, numerica o meno. Oltre ad aiutare il dipendente nella compilazione, anche il processo di analisi e comparazione delle risposte risulterà facilitato.
Inoltre, meglio non fare troppe domande ma, come si suol dire, poche ma buone: un survey troppo lungo porterebbe l’intervistato a prestare meno attenzione alle risposte o non terminare il sondaggio. Per selezionare le domande e non essere, dunque, troppo prolissi, è consigliabile porre quesiti che non siano solo interessanti, ma anche utili e sui quali si possa poi, in un secondo momento, effettivamente agire. Ovviamente, tanto più frequenti i survey, tanto meno lunghi questi devono essere: se si chiede ad un dipendente di compilare un engagement survey all’anno, questo può essere strutturato in modo da richiedere un certo impegno; se, invece, è una pratica mensile in azienda, non si possono sottoporre all’intervistato innumerevoli quesiti, a meno di non voler rischiare una bassissima percentuale di compilazione ed un completo fallimento del sondaggio.
In ultimo, le domande poste devono essere quanto più possibili neutrali. Infatti, sarebbe inutile deviare le risposte in modo da ottenere ciò che si desidera sentirsi dire. Meglio utilizzare domande che non suggeriscono nessuna risposta ma che, al contrario, offrono un gruppo di risposte tra cui scegliere, senza influenzare il lettore. In questo modo, la risposta ottenuta sarà certamente più attendibile ed utile per l’analisi finale.
Il survey, poi, può essere somministrato per iscritto, inserendo il modello in una cartellina, per una questione di riservatezza, o magari da compilare al computer, distribuendolo ai dipendenti per mezzo di un CD o, infine, si può decidere di preparare un survey online, magari sulla Intranet aziendale.

Anonimato e riservatezza

Anche se sembra scontato, è più che fondamentale assicurare l’anonimato e la riservatezza dei dati raccolti. Se, infatti, i dipendenti vengono posti davanti ad un’indagine in cui sono chiamati ad esprimere la propria opinione apertamente, inserendo i loro dati, e sanno che le informazioni da loro fornite verranno lette ed analizzate dai vertici dell’azienda o comunque dai loro colleghi, è impensabile aspettarsi delle risposte oneste e veritiere. A questo punto, dunque, se si raccolgono dati che servono solo all’autocompiacimento, ma che non rispecchiano la realtà e non portano a galla i problemi che ci sono in azienda, l’engagement survey non ha motivo di esistere.
Per questa ragione, è necessario assicurare l’anonimato dei dati raccolti, non richiedere dati personali e sensibili e sottoporre ai dipendenti una dichiarazione di riservatezza. In questo modo, sentendo la loro privacy protetta, i dipendenti si sentiranno liberi di fornire un’opinione sincera e non viziata dall’impressione che si vuole dare o dalla paura di ripercussioni.
Queste erano alcune informazioni che speriamo possano aiutarvi a realizzare un engagement survey quanto più efficace ed utile possibile. Se avete qualcosa da suggerirci o volete raccontarci la vostra esperienza, seguite la nostra pagina Facebook Viking Italia.
 

Lavorare in team può essere a volte molto stressante e risulta spesso difficile coordinare persone con background molto diversi tra di loro e farle focalizzare su un progetto comune. Come superare questi ostacoli e sviluppare una comunicazione di successo?
È ormai universalmente riconosciuto il ruolo che la comunicazione gioca nel successo o, al contrario, nel fallimento di una relazione: questo concetto si applica anche e soprattutto alle relazioni lavorative. Un team affiatato, infatti, ha di gran lunga più probabilità di portare a termine con successo il proprio lavoro rispetto, invece, ad un gruppo in cui le relazioni tra i membri non sono serene o, semplicemente, in cui la mancanza di una comunicazione efficace mina il coordinamento e la dinamicità del team stesso. Per questo motivo, è di fondamentale importanza ed urgenza capire come poter migliorare l’efficacia della comunicazione all’interno del team, in modo da assicurare ottimi risultati lavorativi ed il benessere dei dipendenti.

Il/la manager

Prima di tutto, è necessario considerare il ruolo giocato dal/dalla manager nei diversi team o dipartimenti. Questa è una figura fondamentale, che costituisce un punto di riferimento per i suoi sottoposti e colleghi e che, per mezzo della sua condotta, può influenzare significativamente l’andamento del team stesso. Non è solamente importante che dia ordini ed indicazioni al team, ma che lui/lei stesso/a si comporti nel modo in cui vorrebbe che gli altri membri del team agissero. Nella maggior parte dei casi, infatti, come in molti campi della vita, un buon esempio vale più di mille parole. Il/la manager, inoltre, ha un ruolo di guida e gestione e deve, quindi:

assicurarsi che ogni membro del team sappia cosa fare;
essere chiaro/a nel comunicare ogni informazione ed essere pronto/a a ripetere, se necessario;
richiedere costanti feedback;
trattare tutti i membri del team allo stesso modo, senza preferenze e discriminazioni;
assumersi la responsabilità nel caso in cui qualcosa nel team non funzioni e collaborare con i vari membri per capire cosa non stia andando;
essere un/un’ abile comunicatore/trice, in grado di coinvolgere il team e renderlo partecipe.

I membri del team

Allo stesso modo, l’atteggiamento tenuto dai membri del team nei confronti dei colleghi è fondamentale per la tenuta del gruppo: quando la comunicazione tra le varie parti non funziona, i risultati ne risentono. Dunque, l’educazione e l’abitudine alla comunicazione sono necessarie perché il gruppo di lavoro funzioni e si raggiungono per mezzo di piccoli step. Quello che ogni singolo membro del team può fare per migliorare la comunicazione con i colleghi è molto semplice:

mostrare la volontà di instaurare una relazione con i colleghi, ad esempio offrendo un caffè per fare una chiacchiera insieme;
sorridere e mostrarsi disponibile;
non prendere le critiche sul personale;
non cercare lo scontro, ma tentare di negoziare;
risolvere insieme gli eventuali problemi.

Le sei regole d’oro

Sulla base di quanto detto finora, dunque, ecco alcuni consigli che possono essere utili per migliorare l’efficacia della comunicazione nel team:

Condividere gli obiettivi: il team deve essere a conoscenza dei suoi obiettivi e degli obiettivi dell’azienda, in modo da poter agire in linea con essi ed avere a disposizione tutti gli strumenti necessari, fisici e non, per far bene il proprio lavoro. Il team deve conoscere le politiche e la cultura dell’azienda, così da poter farle proprie e condividerle con gli altri.

Prestare attenzione alle parole: ognuno di noi utilizza un linguaggio ed uno stile comunicativo diverso a seconda della propria personalità e background. Ciononostante, quando si comunica in un team di lavoro, è necessario esprimersi in un modo che tenga conto delle persone che si hanno di fronte, delle eventuali differenze culturali, del messaggio che si vuole comunicare, del ruolo ricoperto e dello stile dell’azienda. Nel trasmettere un resoconto al manager, ad esempio, non è adeguato fare uso del turpiloquio o aggiungere emoticon; d’altro canto, se stiamo parlando tramite la chat aziendale con un nostro collega che è anche nostro amico, non dovrebbe essere un problema utilizzare un linguaggio meno formale, con abbreviazioni, faccine e magari battute.

Utilizzare un tono di voce pacato: anche se si è arrabbiati o frustrati, è molto importante sapersi controllare e parlare sempre, in ogni situazione, con i propri colleghi, subordinati e superiori, in maniera calma e pacata, senza lasciarsi traportare dalla foga del momento. In questo modo, riusciremo a ridurre i contrasti ed a veicolare il nostro messaggio in modo chiaro e comprensibile, senza creare risentimenti di ogni sorta. Magari, potremmo aiutarci utilizzando il sarcasmo o l’ironia, per stemperare la tensione.

Chiedere e dare feedback: per motivare un team e far sì che tutti i membri sentano di avere voce in capitolo, è necessario instaurare un dialogo bidirezionale. I membri del team devono sì ricevere informazioni, ma allo stesso tempo essere posti nella condizione di darne a loro volta e di esprimere la propria opinione. Molto dipende certamente dalla cultura aziendale ma, in linea di massima, se si vuole instaurare un rapporto di fiducia all’interno del team e dell’azienda in generale è necessario che ci sia una costante richiesta e ricezione di feedback. Ciononostante, richiedere feedback di per sé non è sufficiente: è, infatti, necessario mettere in pratica i suggerimenti ricevuti e dimostrare ai dipendenti che la loro opinione ha un effettivo valore.

Fare esercizi di comunicazione: la comunicazione, come la maggior parte delle attività umane, ha bisogno di esercizio per essere perfezionata e mantenuta ad un livello accettabile. Per questa ragione, è opportuno condurre nel team periodici esercizi di comunicazione, che possono essere sviluppati a seconda delle esigenze e preferenze del team stesso. Si può, ad esempio, decidere di assegnare ad un membro del gruppo a settimana un argomento sul quale preparare una breve presentazione da esporre ai propri colleghi ed a questi di preparare domande a cui la persona di turno dovrà rispondere; si possono organizzare dei pranzi/cene a scadenza mensile per permettere ai membri del team di conoscersi meglio ed instaurare una relazione più affiatata; si possono organizzare giochi di ruolo o semplicemente dei training online o con esperti del settore e coinvolgere il team.

Creare un gruppo con i membri del team sul social network aziendale: l’esistenza di un gruppo riservato ai membri del team, in cui poter scambiare opinioni ed aiutarsi reciprocamente, è un’iniziativa che permette di incrementare la qualità e quantità degli scambi comunicativi nel team. Il social network rappresenta un luogo informale in cui confrontarsi non solo riguardo a tematiche lavorative, ma anche private, senza necessariamente dover condividere le informazioni con l’intera azienda. Permette di connettere persone anche fisicamente lontane, è facile e veloce da usare e favorisce l’interazione anche dei membri generalmente più timidi e riservati.

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