5 consigli per scrivere e-mail efficaci
Pubblicato il 7 January 2019

Quante volte ci è capitato di scrivere un’e-mail pensando di essere chiari e poi, alle nostre parole, non è seguito l’esito aspettato? Sicuramente tantissime perché è esperienza comune che troppe e-mail non ottengono il risultato voluto ma anzi costringono a chiarimenti, telefonate, riunioni e puntualizzazioni che non fanno altro che far perdere tempo, innervosire le persone, e in generale essere poco efficienti sul lavoro, vedere i propri sforzi compromessi o il proprio lavoro fatto male. Il motivo è semplice e ha a che fare con il mezzo, cioè l’e-mail stessa: il mezzo è il messaggio recita un noto adagio della comunicazione e quando scriviamo una e-mail dobbiamo tenerne conto, se vogliamo che il nostro messaggio non finisca frainteso o addirittura ignorato.

La prima cosa di cui tener conto è che ormai, volenti o nolenti, siamo invasi dalle e-mail, che spesso vengono anche usate come “chat ritardata” per dire cose che potremmo dire anche altrimenti, per esempio alzandoci dalla nostra postazione e andando a dirle a voce al destinatario. La seconda è che ormai prevalentemente le e-mail sono lette sullo schermo dello smartphone, che per sua natura impone una lettura veloce, a balzi, per punti salienti, e spesso avviene in mobilità, mentre le persone fanno altro. La terza è che una e-mail dice molto della nostra personalità ma non tutto, e spesso può lasciar fraintendere il tono di voce, soprattutto se si usa male la punteggiatura.

Vediamo allora 5 consigli per scrivere e-mail efficaci partendo da un punto fermo: le e-mail scortesi, brusche, perentorie o propriamente maleducate, che in molti pensano siano risolutive, ottengono normalmente il risultato opposto, di innervosire il destinatario e fare in modo che si ritragga o irrigidisca, non facendo ciò che gli viene chiesto.

E-mail efficaci: 1 oggetto, 1 argomento

Le e-mail fiume che parlano di diversi argomenti e, spesso, hanno come oggetto “Varie” non funzionano. La prima regola da seguire è che per ogni mail c’è un solo argomento, specifico e delimitato, e che l’argomento è ben chiaro nell’oggetto. Avete bisogno di aggiornamenti sull’andamento di 3 progetti? 1 e-mail per ciascun progetto, con il nome chiaro nell’oggetto.

E-mail efficaci: brevi e precise

Come detto, ormai le e-mai si leggono principalmente con lo smartphone. Questo implica che le e-mail devono essere brevi, chiare, precise. Non si fanno brainstorming o discussioni via mail, per questo ci sono le riunioni o gli incontri a due: una e-mail è un messaggio ben preciso al quale deve seguire una risposta altrettanto precisa. Un saluto iniziale, una riga di spazio, e subito la richiesta o la comunicazione come da oggetto. Niente preamboli, giri di parole, premesse o altro.

E-mail efficaci: stile naturale

Per non sembrare troppo informali e colloquiali spesso commettiamo l’errore opposto, di scrivere in modo troppo formale. Errore appunto: lo stile di una e-mail, soprattutto se interna all’azienda o con destinatario persone con le quali si ha una consuetudine di rapporto, deve essere naturale, rapido, efficace, praticamente vicino al parlato. Tra “in merito alla richiesta di aggiornamenti circa l’andamento finanziario” e “come va il finance” c’è una formula come “mi dai aggiornamenti sulla situazione finanziaria” che è chiara, veloce e non lascia spazio a dubbi.

E-mail efficaci: attenzione alla punteggiatura

In particolare i punti esclamativi, i puntini di sospensione e a volte anche i punti di domanda: se può essere chiari nella nostra testa ciò che intendiamo, non è detto che lo sia anche per chi riceve il messaggio, che potrebbe malinterpretare il tono, trovandolo troppo brusco o al contrario troppo rilassato. La forma, nella comunicazione scritta, è sostanza: prima di cliccare invia sarebbe sempre bene rileggere ciò che abbiamo scritto, preferibilmente ad alta voce, che aiuta a percepire il tono utilizzato ed evitare fraintendimenti.

E-mail efficaci: riassumere gli allegati

Sempre per il discorso della lettura su smartphone, nel caso di allegati, e in particolare di allegati con molte pagine, molto testo, molte informazioni, è utile e gradito riassumere in 3 righe massimo il contenuto dell’allegato, i punti salienti, le pagine da leggere. Il rischio, altrimenti, è quello che davanti ad allegati di troppe pagine si rinunci a leggerli, rinviandoli a un altro momento.