Autore: Mazzmedia
Idee
17/10/2018

Jeff Bezos non avrebbe bisogno di presentazioni: è il fondatore, presidente e amministratore delegato di Amazon, nonché uno degli uomini più ricchi del pianeta. Al di là della sua biografia personale e delle sue piccole grandi manie quotidiane (come quella di alzarsi molto presto, abitudine condivisa con molti CEO di aziende USA) ci sono almeno 3 cose che possiamo imparare da Jeff Bezos per quanto riguarda le nostre routine lavorative e le giornate in ufficio.
1. Le riunioni importanti sempre prima di pranzo
Secondo Bezos l’orario migliore per indire riunioni importanti è prima di pranzo: normalmente la prima riunione della giornata è alle 10 del mattino, e da quest’ora fino a pranzo secondo Bezos è la finestra di tempo in cui c’è maggior disponibilità e lucidità di pensiero per prendere decisioni o trovare soluzioni.
2. Nessuna decisione al pomeriggio
Tassativo: Bezos non prende nessuna decisione importante al pomeriggio. Se c’è qualcosa di veramente strategico o sostanziale da decidere, ed è pomeriggio, Bezos lo rimanda alla prima riunione del mattino successivo, quella delle 10:00. Nessuna decisione importante viene presa con la mente stanca dalle precedenti ore di lavoro.
3. Mai più di 3 decisioni al giorno
Altra regola inderogabile è quella delle 3 decisioni al giorno: secondo Bezos non si possono prendere più di 3 decisioni di qualità in un giorno, per cui quando arriva a 3, come per la regola del pomeriggio, rimanda tutto al mattino successivo.

Ufficio
15/10/2018

Nel lavoro si viene selezionati per le proprie competenze professionali ma poi, ovviamente, bisogna lavorare fianco a fianco con altre persone e inevitabilmente sono i rapporti personali a fare la differenza. A volte c’è sintonia, e il clima positivo che si crea aiuta anche ad aumentare la produttività, a volte invece la sintonia manca, o c’è proprio antipatia reciproca, e questo genera un ambiente di lavoro tossico. C’è poco da fare, perché non si può non lavorare con i colleghi antipatici, e bisogna quindi trovare un modo per convivere con un collega insopportabile. Ma come fare?
Come convivere con un collega insopportabile
Per capire come convivere con un collega insopportabile bisogna prima di tutto capirne la personalità: ci sono quelli a cui non va mai bene niente, quelli che sono troppo invadenti rispetto alla vita privata degli altri, quelli che pensano di essere sempre al centro di ogni cosa e di avere capacità superiori alla media, quelli che non riescono a organizzare il proprio lavoro anche in funzione degli altri e quelli che, a tutti gli effetti, dovrebbero lavorare da soli per evitare scenate isteriche. Per ciascuno ci sono alcuni rimedi che si possono mettere in atto per depotenziarne l’effetto negativo sull’ufficio.
Il collega a cui non va mai bene niente
Per esempio, quelli a cui non va mai bene niente possono mandare in frantumi qualunque team di lavoro: per loro è sempre tutto sbagliato, ma non propongono mai una soluzione alternativa, e questa loro negatività è frutto dell’ansia, un sentimento che può contagiare anche gli altri. Che fare? La cosa ideale sarebbe che gli ansiosi lamentosi si rivolgessero a uno specialista, ma se così non è e nemmeno un ’bout di positività cambia il loro umore, l’unica soluzione è alzare una barriera di protezione e diventare impermeabili alla loro negatività.
Il collega pettegolo
Un altro rivolo d’acqua che può distruggere un ufficio con i suoi atteggiamento è il collega pettegolo. No, non parla delle trasmissioni Tv e dei Vip, parla dei colleghi e delle colleghe d’ufficio, raccontando in giro presunte relazioni, aumenti di stipendio, bonus, favoritismi e quant’altro possibile e immaginabile. Il problema è che spesso se non sempre nulla di ciò che parla è vero, ma ciononostante può fare danni enormi. Che fare? Intanto rimanere abbottonati sulle proprie cose, dalle informazioni famigliari e personali a quelle professionali, e poi davanti a ogni insinuazione far scattare il livello superiore, cioè dirgli che quell’informazione dovrebbe conoscerla anche il vostro responsabile: se è gossip, sentito dire, ma non c’è nulla di concreto, è l’unica soluzione per fermare la valanga di insinuazioni.
Il collega che si ritiene migliore degli altri
So tutto io: tecnicamente, sarebbe narcisista, praticamente è un collega che non vede oltre il proprio naso, non accetta critiche, probabilmente fa sempre a modo suo e alla fine produce solo critiche. Che fare? Se è possibile, girargli alla larga, se è il proprio capo evitare in ogni modo di scatenare la sua suscettibilità, anticipandone mosse e richieste e prevedendo le possibili tempeste. Dura? Sì, sicuramente, ma l’alternativa è trovare un altro posto di lavoro…
Il collega che urla e offende
C’è poi il dittatore, quello che urla, che comanda, che non ammette repliche né suggerimenti e che impronta le relazioni professionali interne all’ufficio solo sul sentimento della paura. Siamo al livello della psicopatia e l’unica soluzione sarebbe cambiare aria il prima possibile perché non c’è nulla di ragionevole che possa funzionare. A meno che l’azienda non abbia attivato forme di contrasto a questo genere di mobbing (succede nelle multinazionali, meno nelle piccole imprese) e allora quella è la strada da intraprendere, con coraggio e fiducia.

Notizie
12/10/2018

Leggere le mail dei dipendenti è violazione della privacy: lo ha stabilito una sentenza della Corte Corte Europea dei diritti dell’Uomo decretando che il datore di lavoro può controllare le email del personale solo previa comunicazione, in caso contrario ne viola il diritto alla vita privata.

Sul tema del controllo della posta elettronica e del computer dei dipendenti c’è ancora parecchia confusione: per esempio ad aprile 2018 il Garante Italiano della Privacy ha recepito il ricorso di un lavoratore del Sole 24 Ore e ordinato all’azienda di “astenersi con effetto immediato dall’effettuare ogni ulteriore trattamento dei dati contenuti nelle comunicazioni di posta elettronica” all’interno di un procedimento di licenziamento; tuttavia in Francia si è avuto un caso analogo ma con esito contrario quando lo stesso tribunale di Strasburgo ha decretato che le ferrovie francesi SNCF non hanno violato la privacy di un loro impiegato accedendo ai file che aveva salvato sul computer utilizzato in ufficio perché i documenti non includevano la dicitura ‘privati’ che avrebbe imposto, in base alla legge in vigore all’epoca dei fatti, nel 2008, la presenza del lavoratore all’apertura dei file.
Privacy in ufficio: l’azienda può controllare le email dei dipendenti?
Prima di capire se l’azienda può controllare le email dei dipendenti occorre fare una distinzione che sembra solo scontata: per mail dei dipendenti si intendono solo gli indirizzi di posta elettronica con account di proprietà dell’azienda (esempio: nome.cognome@nomeazienda.it) e non gli account personali, benché accessibili dal computer aziendale via web mail o client di posta elettronica. Per questi account ci sono numerose sentenze della Corte di Cassazione che stabiliscono come le email personali siano intoccabili e inaccessibili, pena la commissione di un reato e la violazione delle regole costituzionali sul segreto della corrispondenza. E questo vale anche nel caso in cui il controllo della posta elettronica da parte dell’azienda sia dettato dalla prevenzione o repressione di reati o comportamenti ai danni dell’impresa.
Quando l’azienda può controllare la posta elettronica aziendale dei dipendenti
Limitato il discorso alla posta elettronica aziendale, secondo la Corte Europea dei Diritti dell’Uomo il controllo delle email dei dipendenti è sempre un’illegittima intrusione nella privacy e una violazione del diritto alla vita privata e alla corrispondenza. Tuttavia se il dipendente è informato del possibile controllo e con alcuni vincoli, l’azienda può accedere e leggere la posta elettronica aziendale dei suoi lavoratori.

I limiti imposti al datore di lavoro che voglia accedere alle email dei dipendenti sono:

il lavoratore deve essere avvisato;
la possibilità di accedere alla posta elettronica aziendale deve essere previsto nel contratto di lavoro o riportato sul regolamento aziendale
deve essere chiaro come e perché si può eseguire il controllo della posta elettronica aziendale
il controllo delle email non può superare i limiti imposti dalla finalità del trattamento
possono essere lette solo le mail attinenti l’attività aziendale e non quelle con account aziendale ma di natura privata
il datore deve consentire la “tracciabilità dei controlli”, in modo da rendere chiaro quanti e quali email sono state monitorate, per quanto tempo, e quante persone hanno avuto accesso ai risultati della sorveglianza.

In assenza della comunicazione preventiva o di uno qualsiasi dei predetti punti ogni controllo è vietato e l’eventuale prova di attività illecite non può essere utilizzata in un eventuale contenzioso.

Notizie
10/10/2018

Maternità e lavoro: quali sono i diritti? È una domanda che ogni donna lavoratrice senza figli si pone prima o poi nella prospettiva di una gravidanza, con il timore di non essere adeguatamente tutelata e il rischio, concreto come spesso evidenziano le cronache, di essere discriminata o peggio perdere il lavoro: casi purtroppo frequenti di discriminazione sul posto di lavoro.

Le future mamme sono tutelate da due capisaldi del nostro ordinamento. Il primo è l’articolo 37 della Costituzione che prevede che “le condizioni di lavoro devono consentire l’adempimento della sua essenziale funzione familiare e assicurare alla madre e al bambino una speciale adeguata protezione”. Il secondo è il Testo Unico delle disposizioni legislative in materia di tutela e sostegno della maternità e della paternità, ossia il D.Lgs. 151/2001, che si attua in una serie di disposizioni lungo tutto il periodo della gravidanza e maternità, quindi prima, durante e dopo il parto. il D.Lgs 151/2001 detta una serie di norme che riguardano tanto i figli naturali quanto quelli adottivi o in affidamento, sia le lavoratrici a tempo pieno che quelle impiegate part-time, o ogni tipo di lavoratrice subordinata, comprese le apprendiste.
Maternità e diritti durante la gravidanza
Il primo diritto che tutela le future mamme lavoratrici durante la gravidanza è il divieto di licenziamento, dall’inizio della gestazione (anche nel caso in cui questa non sia stata ancora accertata dalla futura mamma o comunicata al datore di lavoro) e fino al compimento dell’anno di età del bambino.

Durante la gravidanza le future mamme lavoratrici hanno anche diritto a permessi retribuiti per effettuare gli esami prenatali e ogni accertamento clinico o visita medica specialistica sia necessario fare durante l’orario di lavoro. Per usufruire di questi permessi è necessario che la gravidanza sia comunicata dalla lavoratrice al datore di lavoro, presentando il certificato medico che la attesta. E quando ci si assenta dal lavoro per visite ed esami è poi necessario portare l’apposito certificato rilasciato dal medico specialista, per giustificare l’assenza.

Durante la gravidanza i diritti tutelano la maternità anche dal punto di vista della salute e della sicurezza sul posto di lavoro: la legge stabilisce una serie di divieti e limitazioni (come trasportare carichi pesanti, o eseguire lavori pericolosi o insalubri) che obbligano il datore di lavoro ad adeguarsi e prendere gli accorgimenti necessari.

Qualora non fosse possibile evitare mansioni gravose o pericolose o insalubri, o qualora le condizioni soggettive di gravidanza lo rendessero necessario, è possibile ricorrere alla maternità anticipata, o astensione anticipata dal lavoro: è necessario fare domanda alla ASL di riferimento e presentare un conseguente e congruente certificato medico. Nel caso di duplice rapporto di lavoro part-time la procedura è da ripetere per entrambi i datori di lavoro.
Maternità e diritti dopo il parto
La norma probabilmente più conosciuta dalle lavoratrici in gravidanza è quella sul congedo obbligatorio dal lavoro che si attiva nei casi di gravidanza senza particolari rischi né oggettivi (condizioni lavorative) né soggettivi (legate alla gravidanza stessa). Secondo la legge la lavoratrice deve astenersi dal lavoro (e il datore non può farla lavorare) dai due mesi precedenti la data stimata per il parto ai 3 mesi successivi al parto, per un periodo complessivo di 5 mesi. È tuttavia possibile per la lavoratrice scegliere di astenersi dal lavoro da 1 mese prima del parto ai 4 successivi, ma solo con una certificazione del medico che escluda problemi per la salute tanto della futura mamma quanto del nascituro.

La presentazione della domanda di congedo obbligatorio dal lavoro per maternità deve essere presentata all’INPS entro i due mesi precedenti la data presunta del parto o prima dell’inizio del settimo mese di gravidanza nel caso si voglia godere della flessibilità garantita dalla legge.

Dopo il parto e dopo il periodo di congedo obbligatorio la legge italiana tutela le mamme anche tramite i congedi per malattia del bambino e per allattamento. Per l’allattamento la mamma lavoratrice ha diritto a 2 ore di permesso giornaliero, distinte o unite, e nel caso di malattia del bambino ha diritto all’astensione dal lavoro.

Notizie
08/10/2018

Nonostante la forte tendenza verso il paperless office, in ogni ufficio ci sono ancora numerosi documenti che per legge devono essere conservati in formato cartaceo per un numero variabile di anni. Ecco che allora si pone il problema di un metodo di archiviazione e catalogazione per organizzare un archivio che sia pratico e funzionale: pratico nel senso di permettere di registrare, catalogare e archiviare i documenti cartacei in modo veloce e semplice, evitando errori spesso irrimediabili; funzionale nel senso che deve permettere a chiunque di ritrovare un documento anche a distanza di anni, e anche qualora lo avessero catalogato altre persone.

Trovare un filo logico semplice ed efficace non è facile, e purtroppo non esistono nemmeno regole univoche e infallibili perché ogni ufficio, ogni azienda, ogni attività è diversa dalle altre e ha proprie e specifiche esigenze. Tuttavia alcuni consigli e buone pratiche come quelli di questa guida all’archiviazione e catalogazione possono essere utili, anche solo come spunto, per conservare i documenti cartacei dell’ufficio.
Guida all’archiviazione: come conservare i documenti cartacei dell’ufficio
Per archiviare i documenti cartacei dell’ufficio servono sicuramente e prima di tutto degli strumenti adatti: uno scaffale, una libreria, un armadio chiuso (nel caso si volesse impedire l’accesso a documenti riservati) e dei classificatori per cartelle sospese; dei raccoglitori ad anelli, delle buste di plastica e sicuramente dei fogli divisori con buchi, tutti prodotti cosiddetti da archivio; etichette e pennarelli, e magari un’etichettatrice.

Oltre che alla logica della archiviazione è importante pensare anche al flusso di lavoro quotidiano e/o settimanale che sia più funzionale alla catalogazione. Con relativamente pochi documenti da gestire a settimana li si può dividere in due “vaschette” chiamate tipicamente “da fare” e “fatti” e poi smistare e archiviare il tutto una volta a settimana; con molti documenti cartacei che passano ogni giorno sulla scrivania può invece essere più pratico suddividere da subito i fogli in base al tipo (fatture emesse; fatture ricevute; preventivi; ordini; etc) e archiviare ogni giorno, al pomeriggio o la mattina successiva (no, archiviare subito ogni documento è una perdita di tempo enorme).
Consigli per organizzare l’archivio dei documenti di carta in ufficio
Pensato al flusso di lavoro, si tratta di pensare alla logica con cui catalogare e archiviare i documenti cartacei. Come prima cosa si può far ricorso ai colori: tutti i faldoni raccoglitori rossi sono per le fatture emesse; quelli gialli per quelle ricevute; quelli verdi per gli ordini emessi; quelle azzurre per gli ordini ricevuti; e così via.

La prima categorizzazione ulteriore non può che essere quella per anno, di modo da trovarsi tutti i raccoglitori rossi per le fatture emesse in ordine in annate progressive da sinistra a destra e dal ripiano più alto dello scaffale in giù (o viceversa: l’importante è che i meno usati siano nei punti più scomodi e che man mano che si eliminano i documenti si crei nuovo spazio in modo consequenziale).

Se si gestiscono relativamente pochi documenti può essere comodo organizzare il tutto in ordine cronologico, dal 1° gennaio al 31 dicembre di ogni anno. Lo stesso criterio può essere funzionale se si gestiscono molti documenti di altrettanti, o quasi, interlocutori: non ha senso una cartella con il nome di un cliente o fornitore se questo emette una sola fattura l’anno.

Diverso il caso in cui ci sia un certo numero di fornitori ciascuno dei quali emette numerosi documenti ogni anno, o ogni mese, o ogni settimana: in questo caso può essere più pratico usare dei fogli divisori, gestire il tutto prima in ordine alfabetico e poi temporale. Attenzione che normalmente l’ordine alfabetico crea conflitti con gli acronimi, tanto usati per le denominazioni delle società: il criterio deve essere univoco, o si usano sempre gli acronimi o la loro esplicitazione, perché la BM Impianti di Brambilla Marco potrebbe finire dispersa in chissà quale meandro dell’archivio in base a come la si archivia, se come BM o come Brambilla.

Purtroppo la carta tende a deteriorarsi e strapparsi, per cui davanti all’esigenza di conservare per anni i documenti stampati può essere utile e rassicurante usare le buste di plastica trasparente per raccoglitori: preservano dalla polvere, dalle operazioni maldestre e sono pratiche da sfilare e spostare, alla bisogna.
Errori da non commettere nell’archivio dell’ufficio
Fatto il quadro generale per organizzare l’archivio di carta dell’ufficio, ci sono anche degli errori da non commettere per nessun motivo. Il primo è usare i Post-It per nominare raccoglitori e cartellette: i Post-It sono fantastici e utili, ma purtroppo tendono a staccarsi se non li si usa correttamente, e il pasticcio è sempre in agguato. Anche scrivere in corsivo è da evitare: meglio uno stampatello chiaro per tutti che un corsivo elegante ma con una grafia da dentista. Niente acronimi, abbreviazioni, sigle o altro: se in un raccoglitore ci sono le fatture in entrata del 2017, scrivere “Fatture in Entrata 2017” (F.E. 17 a distanza di anni può dire tutto e il suo contrario). Mai, per nessun motivo, lasciare documenti in giro sullo scaffale: li si consulta e si ripongono al loro posto, altrimenti nel giro di poche settimane ci saranno montagne di fogli disordinati. E infine, quando è il momento di eliminarli, usare un distruggidocumenti è la soluzione più sicura per la privacy e la tutela dell’azienda.

Idee
04/10/2018

La vita da ufficio fa ingrassare. Inevitabilmente. 8 o più ore al giorno seduti alla propria scrivania, con poche occasioni di muoversi, la tentazione degli snack se non proprio del cosiddetto desk eating, l’abitudine di mangiucchiare continuamente, in special modo i cosiddetti comfort food, i pasti saltati perché c’è troppo da fare e la poca esposizione alla luce naturale sono le condizioni perfette per aumentare di peso.

Ci sono però tante cose che si possono fare per non ingrassare in ufficio: sicuramente sfruttare la pausa pranzo per prendere una boccata d’aria fresca e luce naturale, in qualunque condizione meteo; sicuramente sfruttare ogni occasione per alzarsi e muoversi (perché usare il telefono interno quando si può andare alla scrivania della collega?) e sicuramente prestare attenzione a cosa si mangia, a quando e a quanto si mangia.
Consigli per non ingrassare in ufficio
Vediamo allora, dalla mattina alla sera, o per dire tra la timbratura in entrata e quella in uscita del cartellino, come non ingrassare in ufficio in 4 consigli.
Camminare all’aria aperta prima, durante e dopo le ore in ufficio
Sì, certo, lo stress è molto, e talvolta non aiutano né lo psicologo né gli uffici open space. Anche i tempi compressi, il tanto lavoro e le cose da fare prima e dopo, soprattutto se si ha famiglia, sono oberanti. E però se il metabolismo dipende anche dalla quantità di luce naturale a cui si è esposti quotidianamente e al movimento che si riesce a fare, camminare all’aperto prima e dopo (per esempio per andare a prendere i mezzi pubblici, o se possibile andando in ufficio con un mezzo diverso dall’auto) e durante le ore d’ufficio (per esempio sfruttando qualche decina di minuti della pausa pranzo) aiuta sicuramente a regolarlo.
No ai cali di zuccheri, sì agli spuntini sani
Non siamo fatti per rimanere a digiuno per molte ore, e i cali di zuccheri ne sono l’inevitabile conseguenza. La soluzione però non sono merendine zuccherose, caramelle mangiate a gogò e dolci e dolciumi assortiti. Esistono snack spezza fame sani, buoni e utili, come la frutta secca in guscio o disidratata: mandorle, pistacchi, noci, anacardi, arachidi non salate, ma anche le chips di mela o banana al forno sono ricchi di Omega 3, vitamine e minerali come magnesio e potassio che aiutano a tenere alta la concentrazione e non sentire la stanchezza in modo naturale.
Non saltare il pranzo
Ok i minuti contati, ok le scadenze impellenti, ok tutto, ma il tempo per il pranzo è da trovare: staccare serve alla mente, che non può rimanere sempre concentrata e in tensione, e al fisico, per evitare il pericoloso desk eating, l’abitudine di mangiare alla scrivania in modo compulsivo, distratto e disordinato. Cosa mangiare con appena 10′ di tempo a disposizione: delle verdure, sicuramente, ricche di fibre e vitamine, una piccola porzione di carboidrati integrali, che saziano e sono a lento rilascio, e magari anche delle proteine. Masticando bene il tutto per non appesantire e allungare la digestione. Lo stesso principio vale anche se si ha il tempo di andare in mensa, al bar o al ristorante, chiaramente. Oppure, meglio ancora, se si porta il pranzo da casa e c’è una piccola area dove mangiare seduti con i propri colleghi o si può farlo all’aperto.
Bere troppi caffè
Il caffè è buono e fa bene, soprattutto se non zuccherato. Ma troppi caffè (più di 5 dice la scienza, ma per molti son già troppi per i nervi…) e soprattutto tutti fortemente zuccherati sono deleteri: quel poco di attivazione del metabolismo che si ottiene con un caffè lo si perde annacquato nello zucchero che tanto ci consola. Meglio abituarsi pian piano a berlo amaro e imparare ad apprezzarne il vero sapore.