Autore: Mazzmedia
Idee
07/01/2019

Quante volte ci è capitato di scrivere un’e-mail pensando di essere chiari e poi, alle nostre parole, non è seguito l’esito aspettato? Sicuramente tantissime perché è esperienza comune che troppe e-mail non ottengono il risultato voluto ma anzi costringono a chiarimenti, telefonate, riunioni e puntualizzazioni che non fanno altro che far perdere tempo, innervosire le persone, e in generale essere poco efficienti sul lavoro, vedere i propri sforzi compromessi o il proprio lavoro fatto male. Il motivo è semplice e ha a che fare con il mezzo, cioè l’e-mail stessa: il mezzo è il messaggio recita un noto adagio della comunicazione e quando scriviamo una e-mail dobbiamo tenerne conto, se vogliamo che il nostro messaggio non finisca frainteso o addirittura ignorato.

La prima cosa di cui tener conto è che ormai, volenti o nolenti, siamo invasi dalle e-mail, che spesso vengono anche usate come “chat ritardata” per dire cose che potremmo dire anche altrimenti, per esempio alzandoci dalla nostra postazione e andando a dirle a voce al destinatario. La seconda è che ormai prevalentemente le e-mail sono lette sullo schermo dello smartphone, che per sua natura impone una lettura veloce, a balzi, per punti salienti, e spesso avviene in mobilità, mentre le persone fanno altro. La terza è che una e-mail dice molto della nostra personalità ma non tutto, e spesso può lasciar fraintendere il tono di voce, soprattutto se si usa male la punteggiatura.

Vediamo allora 5 consigli per scrivere e-mail efficaci partendo da un punto fermo: le e-mail scortesi, brusche, perentorie o propriamente maleducate, che in molti pensano siano risolutive, ottengono normalmente il risultato opposto, di innervosire il destinatario e fare in modo che si ritragga o irrigidisca, non facendo ciò che gli viene chiesto.
E-mail efficaci: 1 oggetto, 1 argomento
Le e-mail fiume che parlano di diversi argomenti e, spesso, hanno come oggetto “Varie” non funzionano. La prima regola da seguire è che per ogni mail c’è un solo argomento, specifico e delimitato, e che l’argomento è ben chiaro nell’oggetto. Avete bisogno di aggiornamenti sull’andamento di 3 progetti? 1 e-mail per ciascun progetto, con il nome chiaro nell’oggetto.
E-mail efficaci: brevi e precise
Come detto, ormai le e-mai si leggono principalmente con lo smartphone. Questo implica che le e-mail devono essere brevi, chiare, precise. Non si fanno brainstorming o discussioni via mail, per questo ci sono le riunioni o gli incontri a due: una e-mail è un messaggio ben preciso al quale deve seguire una risposta altrettanto precisa. Un saluto iniziale, una riga di spazio, e subito la richiesta o la comunicazione come da oggetto. Niente preamboli, giri di parole, premesse o altro.
E-mail efficaci: stile naturale
Per non sembrare troppo informali e colloquiali spesso commettiamo l’errore opposto, di scrivere in modo troppo formale. Errore appunto: lo stile di una e-mail, soprattutto se interna all’azienda o con destinatario persone con le quali si ha una consuetudine di rapporto, deve essere naturale, rapido, efficace, praticamente vicino al parlato. Tra “in merito alla richiesta di aggiornamenti circa l’andamento finanziario” e “come va il finance” c’è una formula come “mi dai aggiornamenti sulla situazione finanziaria” che è chiara, veloce e non lascia spazio a dubbi.
E-mail efficaci: attenzione alla punteggiatura
In particolare i punti esclamativi, i puntini di sospensione e a volte anche i punti di domanda: se può essere chiari nella nostra testa ciò che intendiamo, non è detto che lo sia anche per chi riceve il messaggio, che potrebbe malinterpretare il tono, trovandolo troppo brusco o al contrario troppo rilassato. La forma, nella comunicazione scritta, è sostanza: prima di cliccare invia sarebbe sempre bene rileggere ciò che abbiamo scritto, preferibilmente ad alta voce, che aiuta a percepire il tono utilizzato ed evitare fraintendimenti.
E-mail efficaci: riassumere gli allegati
Sempre per il discorso della lettura su smartphone, nel caso di allegati, e in particolare di allegati con molte pagine, molto testo, molte informazioni, è utile e gradito riassumere in 3 righe massimo il contenuto dell’allegato, i punti salienti, le pagine da leggere. Il rischio, altrimenti, è quello che davanti ad allegati di troppe pagine si rinunci a leggerli, rinviandoli a un altro momento.

Idee
02/01/2019

Gli Open Space sembravano uno dei grandi trend degli uffici del futuro: spazi modulari e flessibili che si adattano alle esigenze del lavoro agile e smart e capaci di creare nuove connessioni utili a sviluppare il business. Ma le cose non starebbero proprio così, almeno secondo una ricerca della Harvard Business School secondo la quale gli Open Space sarebbero più un problema che una soluzione. Anzi, per dirla con le stesse parole dello studio, anziché stimolare il clima collaborativo e il networking e ridurre lo stress susciterebbero la risposta opposta, il ritiro nel proprio bozzolo professionale delegando a chat e e-mail le relazioni con i colleghi. Il tutto con la conseguenza di un calo produttivo e di una ancor più alta atomizzazione delle relazioni professionali in azienda.
Open Space: soluzione o problema?
È una risposta “normale”, fisiologica, antropologica verrebbe da dire: per cercare di concentrarsi e mantenere le distanze, a proprio vantaggio ma anche per rispetto verso gli altri, anche in un Open Space (o soprattutto in un Open Space) si tende a isolarsi: auricolari nelle orecchie, testa bassa, ricerca di angoli e postazioni che tutelino la privacy sono le prime mosse che vengono in mente per contrastare i colleghi che parlano ad alta voce al telefono, che si alzano continuamente, che chiacchierano nel corridoio, che passano per andare alla stampante, etc. Un ’bout quello che avviene anche nei Co-Working.

Insomma, quella che sembrava essere una soluzione (più produttiva, più economica, più efficiente) sembra diventare ora un problema: meno produttività, costi più alti (in stima delle ore perse) e in definitiva meno efficienza. La strada da imboccare non sembra però quella di ritornare al passato, con cubicoli e uffici chiusi, ma un blend delle due situazioni, i cosiddetti hybrid office che permettono sì di lavorare in un Open Space quando possibile ma anche di ritagliarsi spazi di privacy e concentrazione quando necessario. C’è solo un aspetto che questi hybrid office spesso con considerano, ed è quello dell’anonimato delle postazioni di lavoro: non una piantina, non una foto dei figli, non il portapenne della squadra del cuore, nulla di personale alla fine non è detto che migliori davvero la produttività e l’efficienza.

Notizie
27/12/2018

Le password da non usare mai sono proprio quelle che almeno una volta nella vita tutti abbiamo usato. Il che significa le più veloci da digitare e facili da ricordare. A stilare la classifica delle 10 password più facili da violare ci ha pensato SplashData, una tech firm specializzata nella sicurezza informatica che purtroppo, troppo spesso, deve intervenire quando gli investimenti economici delle aziende (o peggio ancora i dati personali, dalle foto al banking online) sono già stati vanificati e violati. È difficile a credersi ma il 3% della popolazione mondiale usa come password per il proprio computer, smartphone o tablet e per i propri account online la sequenza numerica 123456. Sì, davvero: siccome la password spesso deve essere di almeno 6 caratteri, c’è purtroppo ancora chi usa i primi 6 numeri della tastiera.
Le password da non usare mai
Non che gli altri brillino per originalità se è vero che nella Top 10 delle password da non usare mai ci sono anche le altre sequenze numeriche dall’1 al 9. Addirittura c’è chi per pigrizia totale come password usa 111111 (la sesta più usata tra le peggiori 10) e chi proprio non riesce ad andare oltre un banalissimo “password” o un altrettanto pigro “qwerty”, le prime 6 lettere partendo da in alto a sinistra nella tastiera. Meno banali ma altrettanto deboli e facili da violare “sunshine” (per gli utenti di lingua inglese) e lo sdolcinato “iloveyou”.
Come scegliere una password sicura
Gli specialisti di SplashData hanno fornito anche qualche utile suggerimento su come scegliere una password sicura. Intanto non usare mai nulla di personale, dal nome del cane alla squadra del cuore all’indirizzo di casa e fino alla data di nascita: quante volte infatti abbiamo condiviso queste informazioni sensibili sui social network? Per un ‘cyberladro’ sarebbe un gioco da ragazzi scrutare nei nostri profili social e cominciare proprio da quelle. Poi una password “sicura” dovrebbe contenere lettere, numeri e simboli come &, %, ! o ? in egual misura, e qui arriva l’ultimo consiglio: una password sicura sicura dovrebbe essere lunga dai 15 ai 20 caratteri. Il che la rende sicuramente difficile da ricordare e digitare ma è il minimo suggerito per dormire sonni sereni. Ah, e infine, meglio usare password diverse e non impigrirsi a usare sempre la stessa, perché poi diventa come un passepartout che apre tutte le porte.

Idee
21/12/2018

I coworking sono degli spazi di lavoro, sul modello open space, all’interno dei quali liberi professionisti e freelance condividono ambienti e servizi per sviluppare la propria attività. Non sono certo una novità ormai, ma ci sono anche delle criticità, come evidenziate dalla Global Coworking Survey: 6 coworkers su 10 cambiano sede di anno in anno, nonostante i tangibili miglioramenti in termini di fatturato, ordini, contatto e work-life balance. Insomma, i coworking funzionano, almeno per la platea di professionisti per cui sono pensati, a patto di riuscire a lavorare come si desidera.
5 consigli per riuscire a lavorare in un coworking
Vediamo allora alcuni consigli pratici per riuscire a lavorare in un coworking e trarre tutte le migliori potenzialità di questi moderni spazi di lavoro.
Non pretendere il silenzio assoluto
Sì, per concentrarsi serve il silenzio, ma non è pensabile chiedere il silenzio assoluto. Anzi, una delle forze dei coworking è proprio quella di mettere in contatto competenze e intelligenze diverse e i momenti di pausa, in cui scambiarsi opinioni e condividere esperienze, sono insiti in questo moderno modo di lavorare.
Usa delle cuffie
Se proprio c’è bisogno di isolarsi e concentrarsi ci sono ottime cuffie e auricolari con le quali ascoltare quelle playlist per concentrarsi che si trovano per esempio su Spotify. Ah, le cuffie sono “obbligatorie” anche per le telefonate: niente vivavoce e attenzione anche allo speaker del telefono, dal quale spesso si sente tutto o quasi.
Rispetta gli spazi
Ciclicamente gira sui media un articolo che decanta le lodi del caos creativo. Sarà anche vero, ma non funziona in un coworking: è buona norma ed educazione tenere in ordine la propria scrivania, gli spazi condivisi come le sale riunioni, non lasciare documenti sulle stampanti, e in generale osservare le regole stabilite da ciascun coworking, che sono finalizzate a permettere a tutti di lavorare con profitto.
Condividi
È l’essenza dei coworking: condividere. Non solo gli spazi e gli strumenti ma soprattutto le idee e le esperienze. Sì, la tentazione alla gelosia del proprio business è forte, ma se c’è un motivo per cui i coworking stanno dimostrando di funzionare è proprio il fatto che il matching delle idee e delle esperienze apporta valore aggiunto ai coworkers. È il principio delle licenze Creative Commons e del condividere allo stesso modo: serve un salto di mentalità, ma poi funziona.
Approfitta delle pause
È la conseguenza, o la premessa, del punto precedente: pausa caffè, pausa pranzo e ogni momento in cui stacchi dal tuo lavoro e condividi spazi e tempi con gli altri è un’ottima occasione di confronto, di condivisione e di conoscenza. A volte non ne nasce nulla, altre un amicizia o conoscenza interessante, altre ancora opportunità per il proprio lavoro. Ne vale la pena.

Idee
19/12/2018

Lasciare il lavoro per fare carriera può sembrare un paradosso e però secondo alcuni recenti studi pare funzioni. Ne parla il New York Times in un articolo intitolato Sometimes You Have to Quit to Get Ahead da cui emerge la tesi secondo la quale mollare intenzionalmente è un modo per andare più lontano.

Tutto parte da un piccolo e fortunato libro di Seth Godin, “Il vicolo cieco. Il piccolo libro che vi insegna a comprendere se insistere o rinunciare” la cui tesi è molto semplice: quando non si ottengono i risultati sperati, anziché ostinarsi meglio abbandonare. Varrebbe per ogni cosa della vita, dall’appendere un quadro al muro al leggere un libro e finanche alla carriera: se non ci sono gli sbocchi sperati, se non arriva la promozione auspicata, se la strada professionale intrapresa devia dal percorso immaginato, meglio dire stop, abbandonare la nave, fermarsi e riorganizzarsi. Dice Godin che i maestri in questa arte dell’abbandono strategico (così lo chiama nel libro) sono proprio i vincenti, quei businessman e imprenditori (soprattutto USA dal suo punto di vista) che hanno avuto successo. Le loro storie raccontano della capacità di capire quando è il momento di chiudere un’esperienza, uscirne, prendere il tempo per riorganizzare idee ed energie e ripartire da capo in nuovi progetti.
Fare un passo indietro è il segreto di fare un balzo in avanti.
Semplice a dirsi, difficile a farsi, soprattutto quando le condizioni materiali (leggi: uno stipendio necessario) ti vincolano a quella posizione. E però, dal punto di vista teorico e psicologico, accettare il fallimento e passare oltre sarebbe la chiave per crescere: lo dimostra uno studio della Northwestern University secondo il quale abbandonare, fisicamente e psicologicamente, i progetti e gli obiettivi non realistici né realizzabili migliora le condizioni psicofisiche. Mollare rende più felici, meno stressati, fisicamente più in forma.

Psicologicamente tuttavia non è semplice: significa accettare il fallimento, il che ha a che fare con l’ego, l’autostima e l’immagine di sé. E altrettanto difficile è riuscire a capire il momento di lasciare, visto che la tentazione e la speranza di sistemare le cose sono sempre dure a morire. E però servirebbe riuscire a guardare le cose dall’esterno, come facciamo quando diamo un buon consiglio a un caro amico. Quante volte ci siamo trovati a dire a un amico di non comprare quella casa o quell’auto, di non fare quell’investimento, di non sposare quella persona, e poi abbiamo avuto ragione? È il punto di vista esterno che fa capire meglio le cose, e riuscire ad averlo anche su se stessi è il segreto per lasciare al momento giusto.

Già, ma quando è il momento giusto per lasciare? Quando ci si rende conto che si sono tentate tutte le strade e le strategie, quelle ortodosse e quelle eterodosse, quelle canoniche e quelle rivoluzionarie e apparentemente infruttuose, e ci si rende conto che il prezzo da pagare per abbandonare non è poi così alto. Perché sì, mollare significa pagare un prezzo: in denaro, in tempo, in autostima, in relazioni, in mille cose che prima o poi ci si rende conto non essere più così importanti. Ecco, quando ci si alza un mattino e ci si rende conto che il prezzo da pagare non è poi così alto, allora è il momento di lasciare, fermarsi, guardare le cose dall’esterno e ricaricare le pile per ripartire.

Ufficio
17/12/2018

Solo le donne fanno i regali di Natale ai colleghi e solo il 22% dei lavoratori pensa a un regalo di Natale per i colleghi: lo dice una indagine di una nota piattaforma di recruiting che svela tanti aspetti curiosi del Natale in ufficio.
I regali di Natale ai colleghi
Intanto, come detto, praticamente solo 1 lavoratore su 5 pensa di donare qualcosa ai vicini di scrivania, e per lo più si tratta di donne: gli uomini che non fanno regali ai colleghi sono ben l’80%, a fronte del 62% di donne. Poi c’è la natura del regalo: per il 36% si tratta di pensierini, piccoli oggetti di basso costo che però, almeno nel caso delle donne, rispecchiano la personalità di chi li riceve (54%). Insomma, poca spesa ma grande attenzione. Per gli uomini gettonati sono i prodotti gastronomici mentre per le donne soprattutto gadget e oggetti da scrivania. Ciò che nessuno invece vorrebbe ricevere sono i regali troppo costosi o troppo personali.

Quando si scambiano i regali di Natale in ufficio? Per il 61% dei casi l’ultimo giorno di lavoro prima delle vacanze natalizia, per lo più scambiandosi gli auguri di persona (40% dei casi) o durante la festa di Natale dell’ufficio (16%)