Autore: Mazzmedia
Idee
16/07/2018

Il 27 luglio è stato istituito come il Talk in an Elevator Day. Non che cambierà le sorti del mondo ma può essere utile dedicare un giorno per imparare a rompere quel silenzio imbarazzante che a volte si crea in un ascensore, e magari a farlo in modo proficuo facendosi trovare sempre pronti all’eventualità di giocarsi un pezzettino di carriera, un contatto commerciale (o perché no, l’amore della vita…) in pochi secondi come nel caso di un elevator pitch. Quelli che intercorrono tra quando si chiudono le porte dell’ascensore e quando si riaprono al piano.
Cos’è l’elevator pitch
L’elevator pitch è un tipo di discorso professionale, come una presentazione, di breve se non brevissima durata appunto quanto un viaggio tra piani in ascensore, affermatosi soprattutto in ambito startup come strumento di convinzione verso gli investitori. Indicativamente in 60 secondi l’elevator pitch dovrebbe permettere di rompere il ghiaccio, anche rispetto a uno sconosciuto, e fare una buona impressione tale da portare a un secondo incontro nel quale avere più tempo per descrivere le proprie competenze e capacità oppure le potenzialità dei prodotti e servizi della propria azienda.

Il consiglio preliminare, quindi, è quello di pensare esattamente alla persone potenziale alla quale ci si rivolge, alla capacità che potrà avere di comprendere ciò che si dice, e di adeguare il proprio linguaggio in modo da comunicare efficacemente: per esempio essere troppo tecnici descrivendo i servizi della propria azienda a una figura commerciale di un’azienda potenzialmente partner potrebbe risultare controproducente, per quanto ciò che si dice sia corretto e competente. Quindi sarebbe bene avere sempre pronti diversi discorsi da rivolgere a figure con competenze e responsabilità diverse per far leva sui reali punti di aggancio.
7 consigli per un elevator pitch efficace
Come prima cosa, ovviamente, un elevator pitch efficace deve essere sintetico, con un inizio che attira l’attenzione, pochi dettagli troppo tecnici o secondari, e che lasci spazio alla possibilità di un secondo incontro.

È fondamentale riuscire a fare subito una impressione positiva: un approccio troppo aggressivo potrebbe risultare sgradevole o repulsivo. Non conoscendo esattamente chi si ha di fronte è utile riuscire a essere naturali e rilassati e trasmettere passione per il proprio lavoro, o verso il settore di business nel quale si opera e che è comune all’interlocutore.

Un elevator pitch efficace si adatta al linguaggio e alle esigenze dell’interlocutore: l’ideale sarebbe averne diverse versioni che vanno dritte al cuore degli interessi di diverse potenziali persone: al responsabile tecnico si potrebbe dire quanto i propri prodotti risolvono problemi o facilitano i compiti; al responsabile finanziario quanto questo permetterebbe di tagliare dei costi ed effettuare dei risparmi; al responsabile marketing quanto invece permetterebbe di comunicare al mercato un vantaggio competitivo della sua azienda. Si parla sempre di voi, ma in modo diverso e con target di riferimento diversi.

Un elevator picth ben strutturato lascia sempre spazio a qualche domanda, a cui bisogna essere in grado di rispondere altrettanto concisamente, e che sia tale da aprire la possibilità di un secondo incontro di approfondimento.

Infine la conclusione: è vero che ci si gioca tutto in pochi secondi ma non bisogna commettere l’errore di fare un monologo che non lascia spazio al proprio interlocutore. Anzi: bisognerebbe prevedere una conclusione con una domanda nei suoi confronti come la richiesta di lasciare il proprio biglietto da visita, inviare una mail con i propri contatti e una breve presentazione oppure fissare una telefonata nei giorni a seguire.
Come preparare un elevator pitch che funziona
Il modo migliore per preparare il proprio elevator pitch è quello di provarlo e riprovarlo più volte, ma non a mente o allo specchio bensì rivolgendosi a persone che del vostro lavoro sanno poco o nulla: se questi capiscono al volo, benché sommariamente, di cosa parlate e i punti di vantaggio della vostra proposta, allora è un elevator pitch che funziona.

Ufficio
12/07/2018

Il caos creativo va bene, forse, per gli artisti solitari. Ma quando si tratta di organizzare gli spazi in ufficio, cioè decidere come disporre le scrivanie, dove mettere gli armadi e gli archivi, dove posizionare stampanti e altre apparecchiature tecnologiche, bisogna partire da un presupposto: una disposizione studiata può migliorare la produttività in percentuali che possono superare anche il 20%. Possibile? Be’, sì: immagina due o più persone che devono lavorare assieme e che stanno con scrivanie distanti o in stanze separate o peggio ancora a piani diversi dell’edificio. Quanto tempo perdono per il solo fatto di alzarsi e spostarsi da un collega? E quanto incide tutto questo sul monte ore annuale dell’azienda? Senza contare poi che, a determinate condizioni, una gestione corretta degli spazi può creare soluzioni e opportunità imprevedibili.
Come organizzare gli spazi in ufficio: le scrivanie
Per decidere come organizzare le scrivanie in ufficio come prima cosa bisogna analizzare le interrelazioni tra i colleghi: se due o più persone devono interagire tra di loro, le loro scrivanie devono essere a una distanza tale per cui possano comunicare e scambiarsi documenti senza praticamente interrompere ciò che stanno facendo. È un sottile equilibrio che consiste nel non essere né troppo vicini né troppo distanti, ma è un aspetto da considerare quando si dispongono le scrivanie in ufficio.
Come illuminare l’ufficio
Altro aspetto che influisce pesantemente sulla produttività è la luce. La maggior parte degli uffici è illuminata da luce naturale, e così dovrebbe essere anche per questioni di costi e sostenibilità, ma c’è anche il tema della salute e del benessere dei lavoratori per i quali un’illuminazione aggressiva potrebbe provocare problemi agli occhi e altri “mali da ufficio”: ecco perché le scrivanie non dovrebbero mai dare le spalle alle finestre ma essere disposte in modo tale che, per la maggior parte delle ore lavorative, ci sia una luce naturale uniformemente diffusa. Qui c’è un nostro approfondimento su come illuminare al meglio l’ufficio.
Consigli per archiviare i documenti in modo pratico
C’è poi tutto il tema dell’archiviazione dei documenti. Per lo stesso motivo di cui sopra non dovrebbero mai trovarsi a una distanza tale per cui cercare o riporre un documento significa girare per minuto e minuti per l’azienda. Ma anche il modo di catalogarli e classificarli ha il suo peso: intanto anche per la classificazione cartacea è importante imparare a usare parole chiave univoche e doppie o triple per cui, per esempio, non si hanno 10 raccoglitori con scritto “Progetti” ma ciascun raccoglitore ha la dicitura “Progetti + Nome Cliente + Anno di riferimento”. Poi i colori possono aiutare parecchio a trovare ciò che serve a colpo d’occhio: per esempio utilizzare sempre il rosso per i raccoglitori delle fatture emesse, il giallo per quelle ricevute e il verde per gli ordini è sicuramente più pratico di avere tutti i raccoglitori di uno stesso colore o di numerosi colori a caso. E anche questo migliora la produttività.
Di che colori devono essere le pareti dell’ufficio
A proposito di colori, anche quello delle pareti può influire sulla produttività e riguarda il modo in cui si organizza l’ufficio: escluso il bianco integrale e gelido, che ricorda ambienti sterili e freddi, sarebbe il caso di scegliere colori chiari e caldi, che sono quelli ideali per le pareti dell’ufficio, oppure altri come il blu, il verde e il rosso che sono in grado di stimolare la creatività, se è richiesta.

Ufficio
11/07/2018

Ci si passa almeno 8 ore, se non di più, al giorno e sono ore impiegate a lavorare, quindi nel pieno della concentrazione. Per questo scegliere la sedia operativa o dattilo per l’ufficio è meno banale di quanto possa sembrare, come abbiamo spiegato qui: ergonomia, per evitare sindromi da affaticamento o infiammazione, presenza o meno di braccioli, tipologia dei materiali, possibilità di regolare altezza e inclinazione e rumorosità sono tutte caratteristiche da valutare anche in funzione del prezzo d’acquisto. E poi c’è l’aspetto estetico, che comunque non è mai da tralasciare benché sia del tutto personale.

Stabilire quali sono le migliori sedie da ufficio del mondo non è affatto semplice e però ha tentato di farlo Forbes, tra le più importanti riviste economico-finanziarie al mondo, sedendosi letteralmente per oltre 600 ore su una serie di sedie da ufficio.
Le 3 migliori sedie da ufficio secondo Forbes
Vediamo allora le migliori 3 sedie da ufficio secondo Forbes.

Al primo posto c’è il modello Steelcase Gesture, una delle sedie più regolabili sul mercato per un investimento di oltre 1.000 dollari (ma la garanzia è di 12 anni).

Al secondo posto il modello Herman Miller Aeron, con il suo schienale in mesh traspirante e le regolazioni ergonomiche. Non supera i 1.000 ma ci si avvicina di molto.

Sul gradino più basso del podio la HON Exposure, un modello che costa 500 dollari e ha tutte le regolazioni davvero necessarie in una sedia da ufficio.

Se vuoi scegliere la sedia giusta per te puoi leggere la nostra guida alle sedute da ufficio, e poi scopri come sedersi correttamente per non avere mal di schiena.

Ufficio
09/07/2018

Prima dei cellulari, prima di Internet, prima delle mail direttamente sullo smartphone, prima di WhatsApp staccare dal lavoro e andare davvero in vacanza era normale: salutavi i colleghi informandoli della data di rientro, partivi e nessuno poteva più raggiungerti. Ora le cose sono decisamente cambiate e anche su un’isola deserta potrebbe arrivare la chiamata indesiderata o il messaggio inopportuno di capi, colleghi o clienti che ti chiedono qualcosa di inevitabilmente urgente.

Eppure staccare davvero dal lavoro durante le vacanze sarebbe importante sia per la salute che per la produttività. Una ricerca dell’Organizzazione Internazionale del Lavoro realizzata nel 2011 sui Paesi OCSE dal 1950 a oggi ha dimostrato come la produttività oraria diminuisca esponenzialmente con l’aumento del numero di ore lavorate e il motivo è uno solo: stress. Lo stress provoca il burnout, che causa a sua volta bassi rendimenti lavorativi e blocchi alla crescita aziendale. Ma non è solo questo: una serie di ricerche hanno dimostrato anche come non andare in vacanza provochi problemi alla salute, principalmente cardiaci, e anche questo, volendola vedere in termini aziendali, è un problema di produttività.

La soluzione? È una sola: andare in vacanza e farlo staccando davvero con il fisico e la mente dal lavoro. Secondo un’indagine condotta dalla Oxford Economics / US Viaggi Association, il 90% degli intervistati ha dichiarato che le vacanze aiutano a rilassarsi e ricaricarsi, l’85% ha detto di sentirsi più felice, il 65% ha confessato un miglioramento nella capacità di concentrazione e nella produttività, il 61% ha attribuito a tali periodi di riposo una maggiore soddisfazione sul lavoro.
Come staccare dal lavoro e andare davvero in vacanza senza stress
Vediamo allora 5 strategie per riuscire a staccare davvero dal lavoro, andare in vacanza e dimenticare lo stress. Preparandosi al rientro con maggior carica e voglia di fare.
Organizzare l’ultimo giorno di lavoro prima delle vacanze
Con un certo anticipo, che è soggettivo ma deve essere realistico e tassativo, occorre organizzare l’ultimo giorno di lavoro con una to-do-list in modo che si possa andare in vacanza lasciando una situazione senza code di cose da fare. Il piano deve essere realistico e condiviso, ma poi deve anche essere osservato scrupolosamente. Questo aiuta ad andare in vacanza con la coscienza a posto, senza il timore di aver lasciato colleghi o clienti nei guai.
Prevedere il rientro
Nel piano per l’ultimo giorno deve rientrare anche la previsione del rientro. Sapere cosa ci aspetta è meno ansiogeno di immaginare chissà quali catastrofi da affrontare. È un ’bout come lasciare la scrivania in ordine la sera prima di andare a casa: ricominciare la mattina dopo è decisamente più facile.
Delegare ai colleghi
È una questione di reciproca solidarietà: oggi delegate voi, domani delegheranno i vostri colleghi. Ma lasciando le cose chiare e in ordine tutto filerà liscio e nessuno si sognerà di chiamarvi mentre state facendo l’aperitivo vista mare per sapere dove si trova la tale fattura.
Disconnettere mail e messaggi
Sì, in molti non se la sentono e qualcuno prova anche un senso di colpa, ma il segreto è proprio questo: sono in vacanza e non rispondo ai messaggi. Anzi, non mi faccio nemmeno distrarre o disturbare, mettendo in silenzio WhatsApp e scollegando la posta elettronica aziendale dallo smartphone. Ci sono paesi – come Francia e Germania – in cui è stato sancito per legge il diritto a non rispondere a richieste di lavoro fuori dall’orario di lavoro. E così deve essere.
Imparare a dire no (o almeno a gestire i propri tempi e spazi)
L’ideale sarebbe dire “no, sono in vacanza, non posso” anche se arriva la telefonata improvvisa e imprevista. È una questione legata al fissare il perimetro tra privato e professionale. Ma se proprio no puoi permettertelo, perché ricopri una posizione di responsabilità, impara almeno a gestire tempi e spazi: 1 ora al giorno, quando preferisci ma sempre quella, in cui rispondi alle mail e richiami nel caso di telefonate. Uno spazio preciso e delimitato al di fuori del quale no, al lavoro non ci pensi.

Ufficio
06/07/2018

Il backup e archiviazione dei documenti informatici, quella cosa per cui puoi copiare o salvare i file del computer in modo sicuro per averli sempre disponibili, sono quel genere di operazioni la cui necessità diventa chiara nel momento del bisogno. È talmente importante fare backup e archiviazione dei propri dati, sia quelli di lavoro che quelli personali, che addirittura è stato istituito il Backup Day, ogni anno il 31 marzo, per evitare di vivere uno o più dei seguenti scenari:

Centinaia se non migliaia di foto personali, di vacanze, famigliari e momenti unici, salvate su supporti fisici come CD o DVD che poi, al momento di essere letti, risultano danneggiati, graffiati, illeggibili.
Documenti di lavoro, foto e video personali, documenti digitalizzati come fatture, bollette e così via salvate su hard disk esterni che si rompono perché cadono oppure risultano illeggibili quando si cambia computer.
Chiavette USB che di colpo non hanno più nulla in archivio perché si sono smagnetizzate
Furto, del computer o dell’HD esterno, con perdita di tutto ciò che contenevano
Sbadataggine per cui, inavvertitamente, si cancellano intere cartelle dal computer con tutti i file e documenti che contenevano

Che fare allora per evitare di perdere i propri file di lavoro e, possibilmente, averne una copia sempre accessibile? Essenzialmente due cose: backup e archiviazione, che non sono la stessa cosa e nemmeno sinonimi.
Backup e archiviazione dei dati: come funzionano
Come prima cosa bisogna capire la differenza tra backup e archiviazione dei dati: il backup è una copia di un documento informatico, che mantiene l’originale nella sua posizione, sul computer o smartphone, e ne crea uno o più duplicati su altri spazi fisici o virtuali; l’archiviazione è lo spostamento del file, senza farne una copia, in un luogo fisico o virtuale più sicuro rispetto alla sua collocazione originale. Vediamo allora le diverse possibilità di fare il backup o l’archiviazione dei propri file personali o di lavoro.
Come fare il backup dei file del computer
Esistono numerose possibilità di fare il backup dei file del computer, con differenze che vanno dalla capacità di memoria, cioè quanto spazio si ha a disposizione, al grado di sicurezza.

La chiavetta USB è probabilmente il sistema di backup più conosciuto: sono pratiche da usare, dato che basta infilarle nella porta USB del computer e sono subito disponibili, e anche da trasportare, visto che stanno in tasca o nella borsa del computer come in un cassetto di casa. I contro sono la limitata capacità di memoria (ce ne sono anche da 256GB, che possono andar bene per un’archiviazione famigliare ma già potrebbero non bastare in presenza di molte foto e video o per professionisti con molti documenti da gestire), la potenziale fragilità e deperibilità e soprattutto il fatto che si possono perdere.

CD e DVD sono stati a lungo il sistema prediletto di backup e archiviazione dati perché davano il vantaggio di poter dividere, etichettare e archiviare i documenti in base alle proprie esigenze (per esempio: fatture di un dato anno, foto di un evento particolare, etc) e la comodità di avere sott’occhio e ben chiaro il modo in cui erano stati salvati. Lo svantaggio è senza dubbio il fatto che si possono rovinare anche inavvertitamente e quello per cui sempre meno computer portatili prevedono il lettore di CD e DVD.

Un sistema molto usato sia da liberi professionisti che dalle famiglie sono i cosiddetti hard disk esterni, o hard drive, delle vere e proprie memorie che si collegano al computer tramite un cavo USB, che occupano più o meno lo spazio di uno smartphone e che hanno capacità simili a quelle della memoria del computer, fino a 1TB o anche oltre. Anche in questo caso rotture e smarrimenti sono possibili, così come l’incompatibilità data dalle diverse formattazioni iniziali nel caso in cui si cambiasse computer o sistema operativo (spesso quelli leggibili dai PC con Windows risultano poi illeggibili coi Mac di Apple, e viceversa, per non parlare dei computer con sistema operativo Linux o Google) e comunque la copia o lo spostamento dei file deve essere fatto manualmente.

I NAS, che significa Network Attached Storage, sono sistemi di backup sempre più diffusi sia in casa, per esigenze famigliari, che tra piccole aziende e liberi professionisti: sono sostanzialmente dei sistemi di storage, quindi di memoria di documenti, collegati alla Rete di casa o dell’ufficio (si possono collegare via cavo al router che porta Internet in casa o in ufficio o anche al WiFi) e permettono di copiare i file del computer, dello smartphone, della videocamera o della action-cam sia manualmente che in automatico ogni volta che questi dispositivi si agganciano alla rete WiFi locale. Tra i vantaggi ci sono sicuramente il fatto di fare in modo automatico il backup dei documenti e, nella stragrande maggioranza dei modelli e marchi, di poter accedere ai documenti anche tramite App sullo smartphone o dalle pagine Web.

Infine si stanno sempre più diffondendo i sistemi di backup nel cloud, da quelli gratuiti con spazi più o meno limitati (per esempio Photos di Google per le immagini scattate col telefonino, OneDrive di Microsoft per ogni tipo di documento sincronizzato con la posta elettronica, o DropBox) a quelli a pagamento sempre più usati da liberi professionisti e piccole aziende con esigenze di salvaguardia dei propri documenti digitali.
Come salvare i file in modo sicuro e averli sempre disponibili
Il sistema sicuro al 100% per salvare i propri file e averli sempre disponibili purtroppo non esiste. Esistono invece strategie intelligenti che partono dalla consapevolezza dell’importanza di dati e file digitali e, in base allo spazio che di cui si necessita e al prezzo che si è disposti a pagare, possono garantire di salvaguardare buona parte se non tutti i propri documenti, foto e video.

Per esempio una buona strategia è quella di tenere sempre il minimo indispensabile sulla memoria del computer, eseguendo il più regolarmente possibile (ogni giorno o 1 volta a settimana per professionisti e aziende, una o due volte al mese per le famiglie) una copia dei file sia su un supporto fisico esterno, come l’hard disk o il NAS, che in un servizio cloud, come i drive ormai offerti con ogni account di posta elettronica per i documenti e quelli di sincronizzazione e backup delle foto dallo smartphone.

Gli esperti di storage e salvataggio dei dati citano spesso una regola facile, pratica e che funziona, la regola del 3-2-1: fai 3 copie di ciascun file, una principale e due di backup; salva le copie in almeno 2 memorie fisiche diverse (per esempio un hard drive e un NAS); fai almeno un backup su un cloud. Facile no?