Autore: Viking
Notizie
24/10/2014

Può sembrare un’operazione banale, ma in realtà scrivere etichette per i dorsi di cartellette, faldoni e scatole da riporre in archivio con all’interno i documenti aziendali richiede metodo e attenzione: la mancanza dell’uno o dell’altro potrebbe infatti portare a notevoli perdite di tempo se non proprio allo smarrimento di interi documenti. E perdite di tempo e documenti portano sempre, inevitabilmente, alla perdita di denaro.

La prima regola da osservare è quella di essere sintetici: 4 parole sono più che sufficienti per indicare la macro categoria di documenti che si trovanno all’interno di quel raccoglitore, e per evitare confusioni, doppioni, e in generale un eccesso di informazioni.

Normalmente l’intestazione è scritta a caratteri maiuscoli, e con una dimensione maggiore rispetto al sottotitolo che specifica ulteriormente la tipologia di documenti contenuti in quel raccoglitore. Altre buone regole che un tempo di studiavano e imparavano nelle scuole di ragioneria sono quelle per cui le scritte sono sempre giustificate al centro, e le etichette non sono mai scritte in verticale: una scritta verticale è spesso difficilmente leggibile, soprattutto quando si ha poco tempo a disposizione.

Un’altra capacità che un tempo si studiava nelle scuole di ragioneria era la calligrafia, ovvero l’abilità di scrivere con caratteri chiari, nitidi e facilmente comprensibili a chiunque, anche a distanza di tempo.

Oggi per fortuna ci sono degli strumenti tecnologici in grado di adempiere allo stesso compito, in modo uniforme, univoco e duraturo nel tempo: sono le etichettatrici automatiche. Si tratta di dispositivi velocissimi, adatti a stampare etichette per l’archivio così come intestazioni per buste, lettere, pacchi e cartellette, e dotate di numerose opzioni grafiche e di formattazione. Il consiglio rimane sempre quello di utilizzare caratteri semplici, con buona spaziatura e di dimensioni tali da risaltare anche a distanza e a colpo d’occhio.

Per esempio la famiglia di etichettatrici automatiche Dymo LabelWriter stampa 51 etichette al minuto, si collega con un cavo USB al Pc e al Mac, è dotata di diverse opzioni grafiche e con la bundle deal Etichettatrice LW450 + 3 rotoli di nastri D1 l’etichettatrice è praticamente GRATIS!

Ufficio
21/10/2014

Capo = incline ad andare su tutte le furie. Se non sempre, quantomeno spesso. E il più delle volte non sono tanto i fatti (leggi: gli errori) a fargli perdere le staffe, quanto le giustificazioni a posteriori. Una situazione talmente diffusa che il sito Business Insider ha chiesto a Ryan Kahn, career coach, e alla sua collega Lynn Taylor, le frasi da cancellare immediatamente dal vocabolario professionale.

1 «Non posso»
La frase di chi ha poca fiducia in se stesso.

2 «Non è la mia area di competenza»
La risposta di chi non è disposto a dare il massimo e mettersi in gioco

3 «Non lo so»
Come sopra: non cercare una soluzione è peggio che non averla

4 «No»
La risposta di chi lancia il guanto di sfida.

5 «Proverò»
Altra espressione che denota insicurezza e comunica poca affidabilità.

6 «Non è quello che ho sentito»
Troppo vicino al pettegolezzo, e quindi poco professionale

7 «Come posso trarne beneficio?
La frase di chi non è disposto a mettersi in gioco senza tornaconto.

8 «Mi dispiace, ma…»
Scusarsi è bene, giustificarsi però ne annulla il valore. Mi dispiace, punto.

9 «Ho fatto del mio meglio»
Meglio ammettere l’errore, non ammettere che meglio di così non si è in grado di fare.

10 «Me ne vado»
Minacciare non è mai un atteggiamento professionale. Nemmeno minacciare di lasciare la scrivania.

11 «Ho solo pensato che….»
Frase di chi accampa scuse: meglio ammettere l’errore e voltare pagina.

12 «Ci ho provato prima»
Ci si è provato davvero, o si è pigri e basta?

13 «Nel mio precedente posto di lavoro facevamo in questo modo»
Le ricette non sono buone in ogni occasione, e questa frase è al livello del «So tutto io».

14 «Non è davvero colpa mia, è colpa di…»
Lo scaricabarile è sempre poco professionale.

15 «Il tuo predecessore lo faceva in modo diverso/meglio»
Mai sfidare il capo con i confronti. E poi c’è anche il punto 13 da tenere in considerazione.

16 «Mi annoio»
Si è pagati per quel lavoro. La noia non è contemplata nel salario.

17 «Non posso lavorare con lui/lei»
Si è pagati per lavorare, anche in team, non per litigare con il compagno di banco come all’asilo.

18 «È un idiota»
Parlar male dei colleghi è solo un boomerang.

19 «Se non ti sento, farò solo questo»
Tono minaccioso, ad alto rischio di collera da parte del destinatario.

20 «Perché lo fa sempre X…?»
Come per il punto 18: per avanzare richieste è sempre bene essere neutri e non tirare in ballo colleghi o superiori.

21 «Posso parlare con il tuo superiore di questa cosa?»
Scavalcare un capo è la soluzione migliore per inimicarselo. Poi ci sono solo le dimissioni.

22 «Non ho una soluzione»
Se ci sono dei problemi, ma non delle soluzioni, non è giustificato lo stipendio. Sempre meglio avere almeno un’ipotesi da cui partire.

23 «Perché lui ha X e io no?»
Vedere punti 18 e 20: i confronti scatenano sempre antipatie e ritorsioni, e non portano mai a nulla di costruttivo.

24 «Sono abbastanza occupato. Può aspettare?»
Quando gli impegni si accavallano, è meglio chiedere al capo le priorità: è suo compito decidere cosa è più importante e cosa meno.

25 «Posso uscire prima visto che oggi le cose vanno a rilento?»
Un modo inelegante per dire che non si ha nulla da fare. Uscire prima è lecito, non aver nulla da fare no.

26 «Questo è impossibile»
Espressione di totale negatività che non lascia margine di iniziativa personale. C’è qualcosa di peggio?

Ufficio
20/10/2014

E-book o edizione cartacea poco cambia: insieme al controllare i social sullo smartphone, la lettura rimane il passatempo più diffuso di ogni pendolare, e in questo autunno 2014 il libro che è in mano o nel tablet della maggior parte di chi prende i mezzi pubblici per andare al lavoro è senza dubbio Omicidi in Pausa Pranzo di Viola Veloce.

Perché ne parliamo? Intanto perché è un caso letterario: il libro è nato online, dal blog dell’autrice, poi è diventato un e-book in self-publishing, e infine è approdato ai tipi Mondadori, scalando ogni volta le classifiche di vendita.

Poi perché Viola Veloce è una vera impiegata milanese che si nasconde dietro uno pseudonimo. Ecco cosa dice di sé sul blog:
Donna, impiegata, single di ritorno, figlio alle medie. Punto. Quando torno a casa la sera, dopo l’ufficio, metto un ’bout a posto, cucino qualcosa, infilo i piatti sporchi in lavapiatti, e poi faccio i compiti con mio figlio.
E infine perché il libro è ambientato davvero nella vita quotidiana di ogni impiegato del mondo, come si legge già dalla sinossi:
Francesca Zanardelli sta per affrontare il solito pomeriggio in ufficio. È davanti allo specchio del bagno, con in mano lo spazzolino da denti, quando intravede due piedi sbucare da sotto la porta del w.c. Per terra c’è il cadavere di Marinella Sereni, la sua insopportabile compagna di scrivania! Qualcuno l’ha strozzata con una corda bianca, rimasta ancora intorno al collo, per poi ricomporre perfettamente il cadavere, come se fosse già pronto per entrare nella bara. E lo strano delitto è avvenuto… mentre tutti erano in pausa pranzo.
Come andrà a finire? Non resta che leggerlo fino in fondo, magari proprio in pausa pranzo.

Notizie
17/10/2014

Sono già in circolazione, quelle da 5 euro da maggio e quelle da 10 euro dalla fine di settembre: sono le nuove banconote della serie ‘Europ’round che, secondo la BCE, dovrebbero essere più resistenti alla contraffazione e quindi più semplici anche da controllare.

Nel caso ci fossero dubbi, per riconoscerle occorre sapere che nella filigrana c’è l’immagine dell’omonima eroina della mitologia greca, caratterizzata da un maggiore profilo di sicurezza, e c’è anche il ‘numero di smeraldo’, sempre sulla filigrana, che cambia colore e diventa blu quando la carta moneta viene manipolata. E per la certezza al 100% ci sono sempre i contabanconote e i rivelatori di banconote false.

Idee
16/10/2014

A ogni inverno, e pure ogni estate, la stessa querelle: chi dice che in ufficio fa freddo, e chi invece si lamenta del troppo caldo. Ma se sulla temperatura percepita da ciascuno si può far poco, qualcosa si può invece fare sul caloriferi e termoconvettori, per ottenere in ufficio la temperatura ottimale per la salute e l’efficienza.

Ma qual è la temperatura ottimale in un luogo di lavoro?
Secondo Mark Zuckerberg 15°C, un’idea sostenuta anche da Lucy Kellaway del Financial Times, autrice del libro Sense e Nonsense in the Office secondo la quale “il freddo aiuta a focalizzare la mente. Quando non sei completamente a tuo agio non divaghi, e nelle riunioni soprattutto non perdi tempo a sostenere tesi inutili, perché vuoi andartene al più presto”.

Stramba o meno che sia questa tesi, di fatto l’Organizzazione Mondiale della Sanità sostiene che la temperatura ideale in ufficio sia tra i 18°C e i 24°C, mentre l’Inail, l’Istituto nazionale assicurazione sul lavoro, raccomanda di mantenere una temperatura di almeno 18°C e di massimo 22°C in inverno (per l’estate non più di 7°C di differenza rispetto all’esterno).

E all’estero?
Se in Francia sta al datore di lavoro garantire un ambiente di lavoro consono, in Belgio la temperatura raccomandata è di 18 gradi e mai oltre i 30°C; in Gran Bretagna si parte dai 16°C (ma per i lavori fisici e pesanti dai 13°C) e negli Stati Uniti il dipartimento del Lavoro raccomanda una temperatura fra 20°C e 24°C.

Ufficio
14/10/2014

Si fatica a crederci, ma il 62% degli americani passa la pausa pranzo davanti al computer. Talvolta lavorando davvero, più spesso chattando, socializzando, leggiucchiando cose su Internet mentre ingurgitano qualcosa portato da casa e riscaldato al microonde o più spesso cibo take away. Un fenomeno talmente diffuso da aver fatto nascere il blog della pausa pranzo triste in ufficio, Sad Desk Lunch (da cui sono tratte le foto di questa gallery).

Un formato folgorante: foto e breve descrizione del perché, in fondo, mangiare così, davanti al computer, sia davvero molto triste. E ovviamente un successo strepitoso, visto che di foto ne arrivano di nuove ogni giorno.

Se passare la pausa pranzo in questo modo è triste e poco salutare, bastano però pochi accorgimenti per trasformare il pranzo sul luogo di lavoro in un momento piacevole, rilassante e socializzante, seguendo i consigli spiegati in questo post.