Categoria: Idee

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Idee
14/12/2018

Tempo fa, ti abbiamo fornito alcuni consigli su come stilare una to-do-list efficace per aumentare la produttività al lavoro. Oggi vogliamo invece proporti un secondo strumento che può aiutarti a organizzare meglio il tempo e a liberare la mente, focalizzandola al massimo sugli impegni e sulle attività lavorative da portare a compimento: il Bullet Journal. Vediamo insieme cos’è e come può aiutarti!

Che cos’è il Bullet Journal?
Il Bullet Journal è un metodo flessibile, personalizzabile e altamente efficace ideato da Ryder Carrol per organizzare la propria vita, professionale e privata. Con un’accurata e precisa metodologia, ci insegna a registrare eventi, note e attività con lo scopo di liberare la mente, portare a compimento ciò che ci eravamo prefissati e di conseguenza, diventare più produttivi. Si tratta di uno strumento in grado non solo di organizzare ciò che dobbiamo svolgere nell’arco della giornata al lavoro, ma che ci permette anche di pianificare progetti a medio-lungo termine.
Com’è strutturato un Bullet Journal?
Il Bullet Journal può essere realizzato partendo da semplici fogli di carta da organizzare in raccoglitori documenti oppure servendosi di un quaderno che non abbia già la pianificazione impostata di un’agenda. Se decidi di utilizzarlo solamente in ufficio, il formato è perfetto perché ti permetterà di disporre di tutto lo spazio necessario per la massima personalizzazione. La prima parte del Bullet Journal va riservata all’indice, ossia circa 4 pagine in cui andrai a inserire tutte le sezioni successive con relativo numero di pagina. Segue quindi la pianificazione futura, il cosiddetto future log: una sezione con 3 mesi per pagina (da suddividere quindi in 3 riquadri) riservata a tutto ciò che devi o desideri portare a termine nei prossimi mesi. Ricordati di inserire i numeri di pagina e di segnarli nell’indice. A questo punto, sei pronto per la pianificazione mensile: il monthly log. Su due pagine, scrivi in alto il nome del mese. La prima pagina sarà costituita dal calendario: in verticale, inserisci i giorni con numero e prima lettera del giorno e riserva la seconda pagina per tutte le attività che devi svolgere in quel mese. Dovranno essere sotto forma di elenco puntato, scritte a mano in modo chiaro e conciso. Il Bullet Journal si basa infatti su ciò che in gergo viene denominato Rapid Logging – ossia la registrazione veloce delle mansioni in poche parole – e su quanto emerso da diversi studi: la scrittura a mano è più incisiva per fissare nella mente l’organizzazione della giornata. Come per la pianificazione futura, inserisci i numeri di pagina anche al monthly log e aggiungilo all’indice. Quarta sezione: il daily log per l’organizzazione giornaliera, dove andrai a includere la data seguita dalle attività lavorative da svolgere in giornata. Ultima sezione: le raccolte, ossia elenchi di cose da fare, da monitorare e da ricordare oppure da riservare a progetti che richiedono diverse attività come, ad esempio, la ricerca di un nuovo lavoro. Anche qui, ricordati sempre di aggiungere il tutto all’indice.

I simboli del Bullet Journal
Le voci da inserire sono suddivisibili in tre categorie: le attività rappresentate da un pallino, gli eventi da un cerchietto e le note da una linea. Si tratta quindi di compiti da svolgere, impegni da mantenere (come riunioni o conferenze) e idee da ricordare. Se uno di questi è particolarmente importante, contrassegnalo con un asterisco ad indicarne la priorità. Ricordati di utilizzare gli asterischi con parsimonia perché se tutto diventa una priorità, niente lo è più. Il punto esclamativo viene usato invece per tutto ciò che è fonte di ispirazione, mentre il disegno di un occhio indica la necessità di ulteriori ricerche e approfondimenti.
Il Bullet Journal come nostro alleato
Al termine di ogni mese, compila la pianificazione per il mese successivo. Dai un’occhiata alle attività da eseguire in giornata o nel mese che sta per finire e apponi una crocetta su tutto ciò che hai completato. Rifletti quindi sulle attività non portate ancora a termine e decidi se siano realmente necessarie. Se non lo sono, eliminale barrando la rispettiva riga. Se invece devono essere svolte a breve, inserisci il simbolo maggiore (>) di fianco alla relativa voce, che andrai quindi a copiare nella seconda pagina di pianificazione per il mese prossimo. Per gli eventi, attività o note che invece possono aspettare qualche mese, inserisci il simbolo minore (<) e sposta la voce nel rispettivo mese. In gergo, quest’ultima operazione viene denominata migrazione: si tratta di un’importante attività di analisi delle giornate per dedicare tempo a ciò che è realmente essenziale. Lontano dall’idea di procrastinare, ci aiuta a svolgere quello che nella nostra giornata lavorativa ha una maggiore rilevanza. E questo si tradurrà in un incremento immediato della produttività!

Suggerimenti per una maggiore efficacia
I colori possono venirci in aiuto non solo per dare un tocco di personalizzazione al nostro Bullet Journal, ma anche per unire diverse voci insieme. Per esempio, se dobbiamo svolgere una presentazione, possiamo inserire questo evento in blu contrassegnandolo con un cerchietto e riportare sotto in grigio tutte le voci associate all’evento in questione: ad esempio, organizzare una riunione con il capo per l’approvazione dei punti da discutere o lettura di determinati articoli per approfondire il tema. Essendo un sistema flessibile e molto personalizzabile, consigliamo inoltre di creare sezioni ad hoc per prefiggersi obiettivi lavorativi, delineare la giornata di lavoro ideale per ottimizzarne i tempi, fissare su carta tutte le idee emerse durante una riunione o monitorare le metriche aziendali, dalle spese ai clienti prenotati. Basta iniziare con un approccio semplice per poi lasciare spazio alla creatività!

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Speriamo che questo articolo ti abbia convinto ad adottare il Bullet Journal come valido metodo per incrementare la produttività. Quali altri trucchi o strumenti hai già utilizzato? Raccontaceli sulla pagina Facebook Viking Italia.

Idee
12/12/2018

Mettersi in proprio è un passo importante da fare nella vita professionale. Sia lasciare un posto fisso da dipendente per avviare un’attività propria che aprire una partita IVA per offrire beni e servizi significa diventare protagonisti della propria esistenza lavorativa, con tutti i pro e contro del caso: se le cose andranno bene si sarà premiati sia dal punto di vista economico che motivazionale, se le cose andranno male si sarà soli davanti alle difficoltà economiche e psicologiche. Per questo mettersi in proprio è prima di tutto una questione di mindset e, per capire se si ha la mentalità dell’imprenditore, ci sono alcune cose da fare prima di mettersi in proprio.
Cosa fare prima di mettersi in proprio
La prima cosa da fare prima di mettersi in proprio è non avere fretta, prendersi del tempo, sedersi a tavolino e valutare alcuni aspetti economici, personali, psicologici, di mercato, pratici e logistici nonché burocratici. Fatta la lista dei vantaggi e degli svantaggi del mettersi in proprio sarà il momento di passare alle cose pratiche.
Fare ricerche di mercato prima di mettersi in proprio
L’entusiasmo è contagioso ma anche la delusione, per cui la prima cosa da avere in mente prima di mettersi in proprio è che un’impresa funziona e premia economicamente se offre prodotti o servizi richiesti dal mercato. Oggi, grazie a Internet e al digitale, non è così difficile recuperare informazioni su trend di mercato, propensione alla spesa, statistiche di commercio, pubblico potenziale e ogni altra informazione necessaria a capire se c’è una richiesta per ciò che si vuole offrire e di quale entità. Per banalizzare: inutile vendere stufe ai touareg e frigoriferi agli eschimesi, anche se si tratta della miglior stufa e del miglior frigorifero al mondo.
Studiare i potenziali concorrenti
Già, è la legge di mercato: ci sei tu, con il tuo prodotto o servizio, e ci sono i tuoi concorrenti, con prodotti simili, e tutti cercate di venderli nel miglior modo possibile. Cosa fanno i tuoi concorrenti? Come si fanno conoscere? Attraverso quali canali vendono i loro prodotti e servizi? Quali strategie di promozione hanno? A che prezzo si propongono sul mercato?

Non è necessario essere una multinazionale per farsi queste domande e trovare delle risposte: sono indispensabili anche se pensi di aprire un centro estetico o un laboratorio di pasticceria nel tuo piccolo comune. Ci sono altre attività di questo genere? Fanno sconti, promozioni o altre iniziative? Usano i social network o i volantini nella cassetta della posta? Hanno qualcosa di unico e irripetibile nella loro offerta? Lo puoi avere anche tu? Intendi posizionarti a un livello più alto o più basso rispetto a loro? Domande semplici ma fondamentali che richiedono risposte chiare ben prima di aprire la tua partita IVA.
Fai un business plan
Business plan: sembra un parolone ma in pratica è fare un piano per capire che idea hai in mente (e deve essere la più precisa e circostanziata possibile), in che mercato andrai a competere, come intendi entrare e posizionarti in questo mercato, quanti soldi ti servono per cominciare, quando comincerai ragionevolmente a guadagnare, quali saranno i costi più o meno fissi mensili, quanto pagherai di tasse, quanto ragionevolmente può rendere la tua impresa, se avrai bisogno di collaboratori, etc. Un business plan significa sostanzialmente immaginare da subito la vita della tua attività imprenditoriale: serva fantasia e concretezza allo stesso tempo, e non è semplice.
Trova i soldi
Purtroppo per metterti in proprio e cominciare a guadagnare ti servono prima dei soldi. È un cane che si morde la cosa ma è così, e nel tuo business plan ci deve anche essere ben chiaro il modo in cui pensi di finanziare l’avvio della tua attività. Hai da parte un piccolo capitale? Te li farai prestare dai parenti? Pensi di rivolgerti a una banca? Hai intenzione di rivolgerti a degli investitori? Le opzioni sono molte ma parti da una semplice domanda: tu presteresti dei soldi a qualcuno che ha la tua stessa idea? Se la risposta è sì, è il momento di cominciare a telefonare e fissare appuntamenti per trovare i finanziamenti necessari ad avviare la tua impresa.
C’è anche la burocrazia
Dal punto di vista della burocrazia mettersi in proprio significa sostanzialmente aprire una partita IVA. La cosa è ragionevolmente semplice, veloce ed economica ma ci sono alcune cose che devi capire e decidere prima: sarai una ditta individuale? Una società di persone? Una società di capitali? Ogni opzione ha le sue conseguenze pratiche e burocratiche (adempimenti fiscali e contributivi, commercialista, costi fissi, etc) da avere ben chiari.
Fai network
Bella espressione che però spesso rischia di rimanere vuota. Fare network significa contattare chiunque pensi possa darti una buona idea o un utile suggerimento per l’avvio della tua impresa. Hai un amico che già lavora in proprio? Offrigli una cena e fatti raccontare come funziona. Il tuo dentista parla bene del suo commercialista? Chiedigli il numero e contattalo, ti servirà sicuramente. I genitori di un compagno di classe dei tuoi figli hanno un’agenzia immobiliare? Contattali per avere consigli su come trovare la sede della tua impresa. Non siate timidi: lo spirito imprenditoriale è anche questo e le sorprese si nascondono dove meno le si aspetta.
Usa Internet
Internet è ormai uno straordinario strumento di promozione anche se hai intenzione di aprire un bar nella piazza centrale dei tuo paese. Per esempio una pagina Facebook ben fatta per promuovere aperitivi speciali, colazioni nel weekend, merende per i bambini che escono da scuola, dolci natalizi o nuovi gusti di gelato in estate può essere davvero utile.

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10/12/2018

Il 92% dei buoni propositi per l’anno nuovo fallisce miseramente nel giro di pochi mesi. E non è una percentuale a caso: ci ha pensato l’Università di Scranton, in Pennsylvania, a condurre uno studio sull’esito della falsa sindrome della speranza, quel mix di ottimismo e determinazione che verso la fine dell’anno porta tutti, più o meno, a fare buoni propositi per l’anno a venire. Mangiare più sano, chiedere un aumento di stipendio, fare sport, tenere in ordine la casa sono solo alcune, e le più banali, buone risoluzioni che si fanno sotto Capodanno e che si dimenticano già all’Epifania. Il motivo per cui i buoni propositi rimangono tali solo sulla carta? Principalmente perché gli obiettivi non sono realistici, perché si sottostima la difficoltà del compito e perché si sottovaluta il tempo necessario per farcela.

Trucchi per riuscire a mantenere sicuramente le promesse per l’anno a venire non ce ne sono, però alcuni semplici consigli su come mantenere i buoni propositi possono aiutare a passare dal 92% fallimentare all’8% di chi invece ce la fa.
Solo buoni propositi che si possono tenere sotto controllo
Inutile puntare a un obiettivo che non dipende da noi. Per esempio: ottenere una promozione sul posto di lavoro. Ok, hai fatto tutto quello che dovevi, sei in azienda da tempo, sei bravo, lavori con impegno, il tuo capo ti stima, i colleghi pure ma purtroppo una promozione non dipende da te: magari non si libera quel posto; magari ci sono problemi di budget; magari è in vista una ristrutturazione di cui si discute ai vertici ma che non è ancora stata comunicata. Insomma, troppe variabili fuori controllo non aiutano a mantenere i buoni propositi.
Solo buoni propositi raggiungibili
Per esempio: se non hai mai corso non puoi porti l’obiettivo di una maratona in 6 mesi. Certo, c’è chi ci riesce, ma sono le eccezioni alla regola. In 6 mesi potresti arrivare a una mezza maratona, o a 10 km, e così vale per ogni ambito, compreso il lavoro. Fai un’analisi del contesto: se hai famiglia, figli e una routine che ti assorbe quasi completamente, pensare di seguire un corso di formazione quotidiano di 4 ore è una chimera, a meno di non apparecchiare prima tutte le condizioni ideali. Forse è meglio preferire qualcosa che ti occupa alcune ore nel weekend: servirà comunque costanza ma non rischi di rimanere travolto dai tuoi impegni inderogabili.
Dividi i buoni propositi nella politica dei piccoli passi
Sì, tutti abbiamo un obiettivo a lungo termine ma chi ci arriva è solo perché si è posto tanti obiettivi intermedi. Se per esempio l’obiettivo è leggere, capire e acquisire le nozioni di un libro da 500 pagine importante per il tuo lavoro, finirlo in un weekend è utopia: la visione macro è ovviamente finirlo, quella micro è imporsi di leggere 5 pagine a sera, in orario decente per avere la necessaria attenzione e lucidità.
Datti un tempo realistico
La maggior parte dei buoni propositi naufraga perché non si stimano i tempi in modo realistico e si finisce a procrastinare. Serve invece: fissare una data precisa, che sia realistica e a medio termine, e poi suddividere il tempo in step precisi, raggiungibili, misurabili e concreti. L’esempio del libro da leggere è perfetto: 5 pagine a sera, lette e capite, significano 3 mesi e una settimana per un libro di 500 pagine. Tanto? No, se ciò che si legge è ben acquisito.
Solo buoni propositi importanti
10 buoni propositi banali, poco importanti o non decisivi sono peggio di un solo buon proposito importante: i primi finiscono in coda alle cose importanti, e si dimenticano dopo breve tempo; quello importante, decisivo per sé, per la propria carriera, per la propria famiglia, è quello che può dare la vera motivazione.

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05/12/2018

Aprire la partita IVA può essere una soluzione interessante soprattutto di questi tempi in cui è sempre più difficile trovare e mantenere un impiego fisso. Bisogna tuttavia sapere che ci sono dei pro ma anche numerosi contro che riguardano l’apertura della partita IVA e l’avvio di una propria attività e che prima di farlo è bene seguire i consigli su come fare per aprire la partita IVA, quanto costa mantenerla, quali adempimenti occorre seguire, cosa comporta aprire una partita IVA e quali e quanti adempimenti fiscali all’anno ci saranno.
Come aprire la partita IVA
Aprire la partita IVA è tutto sommato semplice: ci si può recare presso l’Agenzia delle Entrate della propria zona con il proprio documento di identità in corso di validità e compilare il modello AA9/12, per le persone fisiche, o il modello AA7/10 per le società. Tutto questo dal 2019 sarà possibile farlo anche telematicamente e gratis senza recarsi di persona presso l’Agenzia delle Entrate ma tramite la Comunicazione Unica del Registro delle Imprese.
Cosa sapere prima di aprire una partita IVA
Benché sia molto più semplice, facile, veloce ed economico rispetto al passato aprire una partita IVA, ci sono tuttavia tante cose da sapere prima di aprire una partita IVA. Intanto nei modelli AA9/12 o AA7/10 bisogna da subito dichiarare il tipo di attività che si intende esercitare e farne una descrizione che deve essere chiara e ampia per evitare di trovarsi con delle limitazioni successive (per esempio, se si vuole aprire un laboratorio di pasticceria, potrebbe aver senso inserire anche la possibilità di effettuare anche un servizio bar, qualora gli affari andassero bene e si volesse allargare il proprio business). Inoltre bisognerà decidere a quale regime fiscale si intende aderire, se forfettario e a contabilità ordinaria, e sapere che oltre all’apertura della partita IVA sarà necessario anche aprire una posizione contributiva (in pratica la pensione) presso l’INPS o altre casse previdenziali nel caso di iscritti agli ordini professionali, e se previsto dal tipo di attività anche una posizione assicurativa presso l’INAIL.
Aprire una partita IVA: regime fiscale forfettario o a contabilità ordinaria?
La prima decisione da prendere è poi quella del regime fiscale al quale aderire se forfettario o a contabilità ordinaria. Optare per il regime forfettario significa soddisfare alcuni requisiti: non superare il tetto di ricavi imposto dalla Legge di Stabilità 2016, in base al proprio ATECO; non superare quota 20.000 euro lordi in costi d’ammortamento per beni strumentali; non superare quota 5mila euro lordi per spese relative a collaboratori. Se non è soddisfatta almeno una di queste condizioni si ricade nel regime della contabilità ordinaria.
Quanto costa gestire una partita IVA
Gestire una partita IVA costa, anzi prevede una serie numerosa di costi. Intanto ci sono i costi per la propria attività, che possono essere i più diversi (affitto di locali, acquisto di strumenti per l’esercizio della propria attività, dai macchinari a computer e cancelleria, costi di telefonia e connessione Internet, auto o mezzi di trasporto strumentali, etc) e che possono essere ammortizzati e detratti o dedotti dal fatturato. Poi ci sono ovviamente le tasse da pagare: nel caso del regime forfettario l’aliquota sostitutiva Irpef e Iva è al 5% per i primi 5 anni, al 15% a partire dal sesto; nel caso del regime ordinario l’IRPEF e l’IRAP sono in % rispetto ad alcuni scaglioni di fatturato, poi c’è l’IVA, con anticipi e saldi. Oltre a ciò ci sono i contributi previdenziali che, a seconda delle casse previdenziali, hanno una quota fissa annuale e % diverse rispetto al lordo e al netto del fatturato. Infine c’è il costo del commercialista.
Aprire una partita IVA: serve il commercialista?
Sì, per aprire la partita IVA serve il commercialista. Sarebbe bene individuarne uno già prima di procedere con l’apertura della propria impresa, per farsi guidare nella compilazione corretta dei moduli (o nell’iscrizione tramite il Registro delle Imprese) ma poi le scadenze fiscali e contributive sono tali e tante che è a tutti gli effetti un altro lavoro che si sommerebbe alla propria attività.
Quanto costa un commercialista?
Quanto costa un commercialista? Dipende, dato che si tratta di un’attività libero professionale in regime di mercato. Tuttavia si possono individuare dei range di costi in base al tipo di regime fiscale prescelto e al volume d’affari previsto o presumibile: per una ditta individuale / libero professionista nel regime agevolato forfettario mediamente si tratta di 500 euro l’anno (dove mediamente può andare dai 300 agli 800 euro a seconda del fatturato); per ditte individuali e società di persone con regime semplificato si parte dai 1000 euro l’anno per salire fino anche a 5000 euro in funzione del fatturato e del numero di fatture; oltre si tratta di ditte e società di persone con regime fiscale ordinario e volumi di fatturato già importanti.
Conviene aprire una partita IVA?
Ribadito che aprire una partita IVA presuppone un forte spirito imprenditoriale per fare fronte a tutto quanto detto finora, poi non è detto che convenga sempre e comunque, anzi. In linea di massima con un potenziale fatturato fino a 5.000 euro l’anno, frutto per esempio di poche attività saltuarie per arrotondare gli introiti famigliari, non conviene aprire una partita IVA: i costi di gestione potrebbero infatti mangiarsi tutti i possibili guadagni; oltre quella cifra invece comincia ad avere senso aprire la partita IVA per regolarizzare la propria posizione fiscale.

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21/11/2018

Il curriculum per cambiare lavoro è inevitabilmente diverso dal CV di chi sta cercando il primo impiego: è banale dirlo ma se il primo curriculum serve a mostrare soprattutto la propria formazione per garantirsi l’accesso al mondo del lavoro e la possibilità di accumulare esperienza, il cv per cambiare lavoro deve da un lato dare l’idea del percorso fatto e dall’altro avere ben chiaro e dichiarato l’obiettivo strategico di carriera.
Curriculum per cambiare lavoro: gli errori da evitare
Ci sono alcuni macroscopici errori da evitare quando si scrive un curriculum per cambiare lavoro: da un lato c’è chi è fin troppo fiero della propria esperienza e presenta un CV che altro non è che un lungo elenco di posizioni lavorative in ordine cronologico; dall’altro c’è chi teme che il proprio percorso professionale sia in qualche modo limitante rispetto a un cambio di direzione di carriera e perciò adatta il curriculum per piacere ai selezionatori. Sono due atteggiamenti opposti ma entrambi limitanti: il primo perché i selezionatori non hanno né voglia né utilità a leggere esperienze professionali “vecchie” di 20 anni o più; il secondo perché risulta da subito evidente che c’è qualcosa di non detto, e la poca sincerità, voluta o meno, non piace mai a chi si occupa di risorse umane.
Come scrivere un curriculum per cambiare lavoro
A 40 anni o più non si offrono esperienze ma competenze: con anni di lavoro alle spalle è palese che si ha esperienza, e ai reclutatori basta leggere la data di nascita per saperlo; ciò che invece può fare la differenza è mostrare le competenze acquisite e che possono risultare utili nel nuovo impiego: un CV per cambiare lavoro dovrebbe avere nella prima pagina poche righe che riassumono in modo preciso e sintetico le principali e più importanti competenze acquisite. Non è facile scrivere queste poche righe, perché si tratta di dire sostanzialmente chi si è dal punto di vista professionale, ma sono quelle che possono davvero fare la differenza per i recruiter.
Curriculum per cambiare lavoro: gli obiettivi di carriera
Per scrivere un curriculum per cambiare lavoro non serve nemmeno elencare tutte le posizioni lavorative assunte nel corso della propria carriera: se si ha già cambiato azienda nel corso degli anni, o anche se si è maturata la propria esperienza sempre all’interno dello stesso ambiente, ci sono dettagli che si possono serenamente omettere e che, casomai, si potranno dire a voce in sede di colloquio.

All’inizio del CV sarebbe opportuno inserire anche il cosiddetto “job objective”, o obiettivo di carriera: da dove si viene è più che chiaro, ma ai reclutatori interessa sapere soprattutto dove si vuole andare. 1 riga, anche meno, poche parole sintetiche e chiare per dire subito qual è la direzione di carriera che si vuole intraprendere e perché si sottopone il proprio CV.
Istruzione e formazione nel curriculum per cambiare lavoro
Con anni di lavoro alle spalle si tende a pensare che istruzione e formazione nel curriculum per cambiare lavoro non servano più. Certo non ha senso elencare corsi “vecchi” di 10 anni (a meno che non siano ancora attuali e strategici) ma in un mondo del lavoro sempre più veloce e rapido nei cambiamenti, soprattutto tecnologici, la capacità di mantenersi aggiornati è sempre vista di buon occhio anche dai recruiter. Per cui sì, istruzione e formazione, purché inerenti agli obiettivi di carriera, devono ancora trovare spazio in un CV per cambiare lavoro.

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19/11/2018

In un recente articolo, abbiamo parlato di come imparare a delegare. Questa sembra essere infatti una delle attività più difficili da svolgere al lavoro: in parte perché quando si ricopre un ruolo da tempo, si può far leva sulle conoscenze e competenze maturate con la consapevolezza di saper eseguire quel compito o mansione a dovere; in parte perché non è sempre facile abbandonare attività che si sa svolgere al meglio per lasciarle ad altri. Eppure, in un’ottica di crescita aziendale e professionale nel ruolo ricoperto, acquisiamo nuove mansioni che ci mettono alla prova, ci consentono di imparare nuove abilità e ci permettono di progredire. Per poterci quindi concentrare su queste nuove attività, svolgerle al meglio e in maniera produttiva, è molto importante riuscire a delegarne altre. Prima di delegare però, è essenziale fermarsi a pensare se qualche attività non possa essere eliminata.

Concentrati sull’essenziale
Come ci insegna Tim Ferriss, la gestione del tempo è un argomento spinoso. Da alcuni viene infatti interpretata come un’ottimizzazione dei tempi volta a inserire una maggior quantità di compiti nell’arco della giornata e viene attentamente monitorata, misurata e di conseguenza monetizzata per imparare a svolgere una data mansione in minor tempo. Una delle domande che però riteniamo sia indispensabile porci è: l’attività in questione è assolutamente necessaria? Per questo motivo, prima di delegare un compito a un altro dipendente – dove dovremo dedicare tempo anche a formazione e supervisione – è importante eliminare quelle attività che ci tengono occupati ma che magari non sono effettivamente così necessarie, evitando di delegare ad altri compiti che non servono in un’escalation di (ahimè) perdita di tempo.
Efficienza ed efficacia
Spesso tendiamo a non ricordarci la differenza tra questi due termini quando applicati a livello lavorativo. L’efficacia si manifesta in quelle attività che consentono a noi o all’azienda di progredire e di raggiungere i rispettivi obiettivi. L’efficienza è lo svolgimento corretto di una data mansione. A chi non è capitato, ad esempio, di controllare le email anche 20 volte al giorno e costruire un elaborato sistema di cartelle, se non di raccoglitori documenti, per poterle gestire bene e vedere la posta in arrivo finalmente vuota? Sicuramente, si tratta di un’attività dove regna ordine e dedizione. Sicuramente è efficiente. È altrettanto importante però chiederci se tale sistema sia efficace: ossia, è un’attività che consente a noi e all’azienda in cui lavoriamo di raggiungere i rispettivi obiettivi e di migliorare la produttività? Con questo esempio, non intendiamo spronare nessuno a non leggere più le email, ma a imparare a riconoscere le proprie inefficienze per cercare di eliminarle lasciando spazio a ciò che realmente serve e soprattutto allo sviluppo dei propri punti di forza.

Esercizi da compiere
Per aiutarci a individuare quelle attività da eliminare che magari ci rendono efficienti ma non efficaci e produttivi, può venirci in aiuto qualche semplice esercizio. Ad esempio, potremmo chiederci quali attività compieremmo se, per qualche motivo, fossimo costretti a lavorare solamente tre ore al giorno. In tal modo, riusciremmo a individuare immediatamente ciò che dobbiamo portare a compimento: quelle mansioni essenziali, da svolgere nelle prime ore di lavoro e che, se completate, ci consentiranno di avere una sensazione di appagamento a fine giornata. Oppure, potremmo mettere un promemoria sulla scrivania per ricordarci di NON eseguire quelle attività che invece ci occupano del tempo a scapito di ciò che è realmente importante. Anche evitare il multitasking è un consiglio che viene spesso proposto perché focalizzando l’attenzione su una sola mansione, la si svolgerà meglio, con maggiore dedizione e con conseguente maggiore gratificazione.
Delegare e automatizzare
Come abbiamo detto, senza stancarci di ripeterlo, prima di delegare e anche automatizzare un’attività, è importante capire se tale compito sia essenziale o se possa invece essere eliminato. Come ci suggerisce lo stesso Tim Ferriss nelle sue pubblicazioni sul tema, mai automatizzare qualcosa che può essere eliminato e mai delegare qualcosa che può essere automatizzato. Prima di aggiungere altre persone nel flusso di lavoro per consentirci di aumentare e ottimizzare la nostra produttività, liberando tempo da dedicare a ciò che mette in risalto i nostri punti di forza, è necessario ridefinire regole e procedure.

Regole d’oro
Per prima cosa, ogni compito da delegare deve essere un’attività che richiede tempo e che sia ben definita. È importante essere specifici e dare istruzioni precise, chiarendo da subito possibili dubbi per non lasciare spazio a diverse interpretazioni dell’attività da svolgere. È essenziale verificare e supervisionare il lavoro in fase di avanzamento richiedendo un aggiornamento e impostando una scadenza, possibilmente con largo anticipo in modo da “aggiustare il tiro”, rimediare a eventuali errori e mantenere la tabella di marcia se l’attività fa parte di un progetto con scadenze verso terzi. La procedura del delegare va quindi ben studiata con un’attenta riflessione volta a eliminare ciò che è superfluo semplificando e ottimizzando i compiti che svolgiamo prima di delegarli a un nostro collega in un’ottica di efficacia, rendimento aziendale e maggiore produttività complessiva.

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Speriamo che questi consigli ti possano aiutare a capire cosa fare prima di delegare uno dei compiti che svolgi quotidianamente. Ma vogliamo anche sapere la tua opinione in merito: hai applicato alcune di queste raccomandazioni o ne hai altre da proporre? Raccontacele sulla pagina Facebook Viking Italia.