Categoria: Idee

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Idee
25/02/2021

L’abuso di riunioni è un tema che viene da lontano. Da prima della pandemia. bastano pochi dati esemplificativi: secondo una ricerca della Harvard Business Review del 2017 un dirigente medio passa 23 ore a settimana in riunione (negli anni Sessanta erano 10). In un normale orario di lavoro sono più della metà del tempo. Per forza che poi l’orario di lavoro si dilata a cifre astronomiche oltre le 50 o 60 ore a settimana.
Secondo uno studio della Anversa School of Management in Belgio ogni azienda perde 2.500 euro all’anno per ogni dipendente a causa di riunioni inutili. 2500 euro a dipendente ogni anno.
E se questo era un problema pre-pandemia, il lockdown e lo smart working lo hanno acuito ancor più. Quelle che prima erano le chiacchiere alla macchinetta del caffè o in pausa pranzo ora diventano call prenotate sull’agenda condivisa. Cioè altre riunioni. Da cui la conseguenza che in smart avremo anche risparmiato tempo e denaro per il mancato commuting, ma di fatto si lavora di più. Non meglio, di più, cioè molte più ore al giorno. Con però anche, spesso, meno produttività.

E se già prima della pandemia le riunioni erano inutili e improduttive per il 71% dei manager interpellati dalla Harvard Business Review, ora che le facciamo da remoto, in pigiama e con la videocamera spenta le cose non possono che essere peggiorate. La controprova è semplice: se ci sono troppe riunioni, in orari “strani” e senza un vero fine, allora è abuso di riunioni.

Come fare a spezzare le catene del riunionificio? Per difendere se stessi, il proprio tempo e il proprio lavoro potrebbe bastare inventarsi delle riunioni che non esistono. Ma è l’extrema ratio della difesa personale. Oppure cominciare a pensare che le riunioni si fanno con poche e chiare regole:
– c’è un motivo vero e univoco per riunirsi (titolo della riunione e conseguente deliberazione)
– meno è meglio: non è obbligatorio esserci tutti, bastano le figure davvero implicate. Poi si può fare un follow up.
– le riunioni devono essere puntuali: si comincia all’ora prefissata, e si finisce all’ora prefissata. Nessuna deroga. Se non si riesce a decidere nel tempo prefissato c’è qualcosa che non funziona nella preparazione della riunione, non nella riunione in sé.
– non è necessario parlare per forza. In una riunione si può anche solo ascoltare, e poi agire.
– prima di sparare inviti a raffica è bene fare il conto del costo orario di ciascun partecipante alla riunione. E valutare se quei soldi non possono essere spesi meglio (la motivazione economica è sempre la più forte per i manager).

Idee
21/02/2021

la pausa caffè è il rito di ogni giornata lavorativa. Un rito di ogni ufficio ma anche delle giornate in smart working: il caffè al mattino, prima di cominciare davvero a lavorare; quello dopo pranzo, come da tradizione italiana; e magari uno a metà pomeriggio, per darsi la carica in vista del rush finale della giornata lavorativa. E se tra le mura dell’ufficio la pausa alla macchinetta era (ed è e sarà) anche un modo informale di continuare a parlare di lavoro, in molti a casa si stanno chiedendo se non saranno troppi 3 o più caffè al giorno.

La verità è che il caffè è un piacere, e se bevuto in quantità moderate fa anche bene alla salute. Per questi 7 buoni motivi

Il caffè è ricco di antiossidanti, che sono gli elementi che contrastano l’invecchiamento cellulare.
Il solo profumo del caffè è in grado di attivare le aree del cervello che regolano i livelli di stress, diminuendo la tensione.
Il caffè è un toccasana per il fegato: nei casi di grandi bevitori diminuisce del 20% il rischio di cirrosi epatica, e in generale aiuta le funzioni di questo importante organo del corpo umano.
Secondo una ricerca della Brigham and Women’s Hospital and Harvard Medical School su oltre 112 mila donne e uomini in un arco temporale di 20 anni, il caffè avrebbe la capacità di ridurre il rischio di tumori della pelle nella popolazione femminile.
Il caffè aiuta a bruciare le riserve di grasso: in quanto eccitante, aumenta il metabolismo, contribuendo a bruciare più calorie.
Il caffè, ovviamente, consente al cervello di lavorare in modo più efficiente e brillante: la caffeina infatti migliora la concentrazione e l’attenzione (anche quando si è dormito poco)
Il caffè infine rende felici: il National Institute of Health ha infatti dimostrato come il consumo di caffè diminuisce il rischio di depressione di almeno il 10%.

Idee
12/02/2021

Molto di ciò che prima della pandemia facevamo di persona ora lo facciamo online, mediato dallo schermo di un computer o di uno smartphone: le riunioni di lavoro ovviamente, ma anche le videochiamate con i nonni, gli aperitivi virtuali con gli amici e perfino il cinema, che non ci andiamo più e guardi tutto in streaming.
E se questa nuova vita smart in qualche modo ci ha fatto risparmiare del tempo e del denaro, soprattutto per quanto riguarda il commuting e la vita fuori casa, è anche vero che sono aumentati invece i consumi, e le bollette, di casa. E qualcuno ha cominciato a pensare a come impattare meno in termini di consumo di risorse e quindi anche di costi personali.
Per esempio l’università di Purdue, in America, che ha stimato l’impronta ambientale di 1 ora di collegamento video di un computer – riunione o streaming che sia: fra i 150 e i 1.000 grammi di anidride carbonica e fra i 2 e i 12 litri di acqua. La stima è data dal fatto che non solo PC, smartphone e Smart TV consumano energia ma anche che per il loro raffreddamento (sì, la ventolina che gira continuamente) emettono gas nocivi. E guardando video il consumo si impenna.

Ma se hai sempre preferito spegnere la videocamera durante le riunioni di lavoro ora hai una buona scusa per farlo: non solo la connessione è più stabile – che è il motivo per cui l’hai sempre fatto, insieme a quello di non farti vedere in tuta e spettinato/a – ma riduci del 96% le emissioni nocive per l’ambiente. Insomma, eviti una figuraccia, tieni sotto controllo la bolletta energetica di casa e fai del bene all’ambiente.

Idee
06/02/2021

Chi lavora meno lavora meglio: sembra una contraddizione in termini, quella per cui, per essere più produttivi e lavorare sostanzialmente meglio, serva lavorare meno ore. Soprattutto per abituati a stare a lungo, sempre, anche oltre l’orario di lavoro se non addirittura nei weekend, in ufficio. Ma se in Svezia stanno pensando di ridurre l’orario di lavoro a 6 complessive al giorno, altrove si pensa di lavorare 4 giorni a settimana (almeno qualche volta al mese) e comunque sul tema della produttività c’è grande dibattito (Cosa significa essere davvero produttivi?) la storia raccontata da Jeff Sutherland su Slate (e riportata da Il Post) è decisamente illuminante.

La storia riguarda Scott Maxwell, il fondatore di OpenView Venture (una società di investimenti ad alto rischio), e i tempi in cui lavorava in McKinsey, società in cui era normale lavorare 7 giorni su 7 per parecchie ore al giorno. In McKinsey lavorava anche Jon Katzenbach, un dirigente che per motivi religiosi lavorava “solo” 6 giorni a settimana.
Katzenbach lavorava solo sei giorni a settimana. Dopo un po’, aveva cominciato a notare che riusciva a portare a termine più lavori di quanto facessero i suoi colleghi (tutti maschi, allora). Aveva deciso così di provare a lavorare solo cinque giorni a settimana: e aveva scoperto di essere diventato ancora più produttivo.
Una volta approdato a Open View, Maxwell si ricordò di Katzenbach e della sua apparentemente strampalata idea di lavorare solo 4 giorni a settimana, e cominciò a rifletterci, elaborando il grafico qui di seguito che dimostra come, superata una certa soglia di ore di lavoro, diventava inutile continuare a lavorare: si è improduttivi.

Sull’asse delle ordinate è indicata la produttività, mentre sulle ascisse le ore di lavoro settimanali. Il picco di produttività, come si vede dal grafico, crolla appena dopo le quaranta ore settimanali.
Oggi in OpenView non solo si lavora “solo” per 40 ore settimanali e – come vogliono fare in Francia con il diritto alla disconnessione – è “obbligatorio” dedicarsi al riposo ed evitare di rispondere a mail o telefonate quando si esce dall’ufficio o si è in vacanza. La spiegazione della curva secondo Maxwell è semplice ed elegante:

1. Se lavori meno fai più cose, sei più felice e hai una migliore qualità della vita. E poi lavori meglio.
2. Le persone che lavorano troppo commettono anche più errori, cosa che in seguito richiede grandi sforzi per rimediare.
3. Chi lavora troppo, inoltre, si distrae più facilmente e prende cattive decisioni.

La chiusura del pezzo di Jeff Sutherland su Slate è illuminante
In pratica, c’è un numero limitato di decisioni importanti che una certa persona può compiere in qualsiasi giornata. Più decidi, e più erodi la tua abilità di controllare il tuo stesso comportamento. Di conseguenza, staccate dal lavoro alle 17. Spegnete il cellulare nei weekend. Guardate un film. E, cosa più importante, mangiatevi un panino. Non caricandovi troppo, otterrete di più e lavorerete meglio. A chi importa quante ore ci abbia messo una persona a fare una certa cosa? L’importante è che sia portato a termine velocemente e con un risultato all’altezza.

Idee
04/02/2021

Quante volte abbiamo pensato di qualcuno, in una particolare o rilevante posizione di responsabilità o comando, che è un incompetente? E quante volte abbiamo pensato che però, in fondo, è davvero difficile dimostrare l’incompetenza di qualcuno, se non davanti a clamorosi e indiscutibili errori? In realtà un sistema c’è per capire se qualcuno è veramente un incompetente, ed è il principio dell’incompetenza. O principio di Peter, dal nome del sociologo e psicologo canadese Laurence J. Peter, che lo teorizzò alla fine degli anni Novanta. Il principio di Peter è un assioma paradossale, un principio evidente di per sé, che si autodimostra per la propria lapalissiana enunciazione. E in fondo è un paradosso molto semplice: «In una gerarchia, ogni dipendente tende a salire di grado fino al proprio livello di incompetenza».

Il che ribalta anche un ’bout la necessità di dimostrare con prove inconfutabili l’incompetenza di qualcuno. Perché in fondo il solo fatto di occupare una posizione gerarchica da molto tempo è sinonimo di incompetenza. Spiegato in parole molto povere: finché si è bravi, performanti, efficaci, produttivi, si scalano anche abbastanza velocemente le posizioni all’interno di un’azienda o di un’organizzazione gerarchica. O per meglio dire: chi dimostra doti e capacità nella posizione in cui si trova viene promosso a posizioni di maggior responsabilità. Il problema sorge quando questa dinamica si arresta, perché non si dimostrano più qualità tali da promuovere una promozione. Ma in quella posizione dove non si dimostrano qualità sufficienti è quella del proprio livello di incompetenza. Un livello al quale non si apporta valore aggiunto, ma anzi si è un freno, un ingranaggio poco funzionale. Una zavorra alla produttività.

Quindi sì, in un mondo nemmeno troppo ideale, chi siede da troppo tempo su una stessa poltrona è in fondo un incompetente. E questo è il paradosso dell’incompetenza.

Idee
01/02/2021

Basterebbe il buon senso: troppe ore seduti al chiuso non fanno bene alla salute. Ancor se si tratta di smart working, come ci ha costretto a fare la pandemia, senza nemmeno la possibilità di uscire di casa al mattino e muoversi tra gli uffici dell’azienda. Ma che il lavoro sedentario sia un problema lo conferma anche la scienza, non ultima una ricerca pubblicata sulla rivista Annals of Internal Medicine, in cui si parla esplicitamente di “esiti deleteri” per la salute. Che fare allora per combattere gli effetti negativi del lavoro sedentario?

Intanto, per chi ha la possibilità o necessità di andare fisicamente in ufficio ogni giorno, evitare di parcheggiare l’auto sotto la scrivania. Imporsi 5 o 10 minuti a piedi dall’auto all’uffico può essere una buona routine. Oppure può essere una buona idea sfruttare la bicicletta (che è provato che rende anche più felici) oppure il monopattino, che anche se elettrico è sempre più movimento dell’auto. O per chi prende i mezzi pubblici scendere a una fermata prima da autobus, metro e fare un po’ di strada a piedi. O ancora dimenticare l’ascensore, come suggerisce anche l’Organizzazione Mondiale della Sanità.

E per chi è a casa in smart working? Sicuramente allungare ogni tanto i muscoli mentre si è alla scrivania, per esempio con questi rilassanti movimenti, è un altro buon metodo per allontanare intorpidimenti e dolorini vari da cattiva postura. L’ideale sarebbe anche ritagliarsi del tempo per fare un ’bout di ginnastica, sia in casa – per esempio yoga o pilates, ci sono un sacco di corsi e video lezioni online – oppure uscire a fare mezz’oretta di camminata spedita, che migliora il fisico ma soprattutto l’umore.

E poi, per tutti, respirare. Sì, respirare: spesso infatti, a causa dello stress (che negli uffici è in costante aumento) ci ritroviamo inconsapevolmente in apnea. Basta prendersi un secondo di pausa per sentire il nostro respiro e regolarlo di conseguenza, magari andando anche a prendere la classica, salutare boccata di aria fresca.