Categoria: Idee

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Idee
09/08/2018

Imparare a delegare è la via per la crescita dell’azienda. Ma riuscire a delegare è anche una delle cose più difficili da fare, all’interno di un’organizzazione: l’idea che nessuno sappia fare quel compito altrettanto bene, l’idea che certe decisioni non possano essere lasciate ad altri, l’idea di dover e voler controllare tutto, sempre e comunque sono le prime e più evidenti barriere che impediscono di delegare compiti e responsabilità. Ma parimenti dovrebbe essere abbastanza chiaro anche il fatto che il tempo, e le energie, a disposizione sono limitate e che man mano che il business cresce è necessario lasciar perdere alcuni compiti e riservare le proprie energie migliori solo per quelli veramente strategici. Ma come imparare a delegare? Attraverso un processo lungo e articolato che richiede un profondo cambiamento di mindset.
Come imparare a delegare
Banalmente, delegare non significa dire “fai tu”, salvo poi rendersi conto che il risultato non rispetta le proprie aspettative. Imparare a delegare significa impostare un metodo di lavoro che pervade l’intera organizzazione aziendale e che prevede un certo livello di tolleranza rispetto al modo in cui sono fatte alcune cose. Vediamo in concreto.

1. Decidere cosa delegare e cosa no

Ci sono attività strategiche, da non delegare, e ci sono attività routinarie, la cui operatività può essere lasciata a un collaboratore: non è necessario impiegare ore a “fare” un report, è molto più importante impiegare quelle stesse ore a “interpretare” quel report.

2. Decidere chi dovrà occuparsi di cosa

Se un compito non è così strategico da richiedere sempre la propria attenzione e presenza, è il candidato migliore a essere lasciato definitivamente a un collaboratore. Un collaboratore, non ai collaboratori: bisogna identificarne uno, adatto per competenze e affidabilità, e lasciare a lui il compito di svolgere quel compito (“fare” il report).

3. Spiegare come andrà fatto il lavoro

Non basta comunicare il compito da svolgere (occupati tu di quel report) ma occorre spiegare come deve essere fatto: nessuno lo farà esattamente come lo faremmo noi ma si possono fissare dei punti chiave inderogabili e poi avere un minimo di tolleranza sul resto. Bisogna guardare il macro, e tralasciare il micro.

4. Dire chiaramente entro quando svolgere quel compito

Ovviamente le tempistiche non riguardano la delega sulle decisioni, ma sull’operatività il quando vale quanto il cosa e il come. Compiti precisi, istruzioni precise, scadenze precise. Essere precisi significa avere chiaro l’obiettivo e il modo per raggiungerlo, e di conseguenza saperlo anche spiegare.

5. Supervisionare, non controllare

Il controllo minuzioso è l’antitesi della delega. Delegare significa supervisionare senza entrare nel dettaglio. Nel caso del report può significare chiedere informazioni su un paio di dati cruciali prima della consegna del report senza però entrare in ogni dettaglio di ciò che stanno preparando per noi.

6. Insegnare, non correggere

Delegare significa insegnare a fare, passare informazioni cruciali per portare a termine quel compito, ma non significa intervenire a correggere ogni cosa che noi avremmo fatto diversamente. Conta l’obiettivo e relativamente meno il processo. E sì, insegnare richiede tempo, che all’inizio sembrerà perso o mal utilizzato ma poi verrà riguadagnato con gli interessi.

7. Dare un feedback

Anche un grazie sarebbe benvenuto, ma soprattutto un feedback su come è stato svolto il compito, sulla bontà o meno delle azioni intraprese in autonomia, su cosa andrebbe migliorato e su cosa invece noi per primi non avevamo considerato. Insomma, delegare è un processo continuo che si migliora nel tempo.

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01/08/2018

C’è chi ad Agosto non rinuncerebbe alle ferie per nulla al mondo, nonostante l’affollamento e i prezzi alti, e chi invece le vacanze preferisce farle prima e dopo e passare agosto in ufficio. Anche perché ci sono degli indubbi vantaggi nel lavorare ad Agosto.

1. Ufficio (quasi) vuoto

Per qualcuno è una tristezza ma per molti ha l’indubbio vantaggio di favorire la concentrazione e ridurre il tempo perso.

2. Tutti in ferie

Potrebbe far scattare l’invidia, oppure dare il vantaggio di non essere tempestati di telefonate e mail con richieste che interrompono continuamente i propri compiti.

3. Maggior concentrazione

È la conseguenza dei due punti precedenti, ed è il motivo per cui molti manager cominciano a lavorare molto presto la mattina: potersi concentrare sui compiti strategici, concettuali e che richiedono maggior focalizzazione.

4. Meno traffico

Il che si traduce in tempi ridotti per il tragitto casa – lavoro, meno stress, e più tempo a disposizione per sé, i propri hobby, lo sport e la famiglia.

5. Smart working

Se l’ufficio è quasi vuoto, allora si può pensare anche allo smart working e al lavoro da remoto, se l’azienda lo prevede. E questo ha numerosi, indubbi vantaggi come si può leggere qui.

6. Più produttività

Se i colleghi sono diligenti e hanno lasciato tutto in ordine la produttività si impenna e si riuscirà a fare di più in meno tempo. Il che migliora anche l’autostima.

7. Godersi la città

In agosto, inevitabilmente, le città si svuotano ma questo non significa più da anni il cartello “Chiuso per Ferie” appeso ovunque. Anzi, musei, ristoranti ed eventi per turisti funzionano a pieno regime, ed è l’occasione per (ri)scoprire la propria città con occhi diversi.

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23/07/2018

Fino a relativamente pochi anni fa eravamo tutti scrittori. Non nel senso di narratori, nel senso che per ricordarci qualcosa o mandare un messaggio scrivevamo a mano: quaderni, cartoline, fogli sparsi, ogni pezzo di carta era utile per scrivere. Oggi siamo per lo più digitatori: non si mandano più le cartoline ma si inviano foto con WhatsApp, non si scrivono più lettere ma mail o sms, non si riempiono più le pagine di un quaderno ma si apre un file sul computer. Certo è più pratico e veloce, gli errori si correggono in fretta e senza lasciare traccia, si invia il tutto più velocemente e a un numero potenzialmente infinito di persone, ma siamo sicuri che tutto questo sia davvero vantaggioso? Oppure è ancora importante scrivere a mano?
Perché è ancora importante scrivere a mano
Negli USA e Canada son già partite numerose campagne per la riscoperta della biro, della matita e dei quaderni a scuola, quantomeno negli istituti primare. Ad Harvard ci sono insegnanti che vietano computer e dispositivi digitali per prendere appunti e gli esami sono tuttora in forma “tradizionale”, cioè penna e foglio di carta. Vezzi demodé? No, scelte consapevoli per ribadire che è ancora importante scrivere a mano.
Scrivere a mano stimola maggiormente il cervello
Numerosi studi scientifici dimostrano come scrivere a mano coinvolga e stimoli aree cerebrali più vaste e profonde di quanto faccia la digitazione al computer. In particolare la scrittura a mano organizza le informazioni nel cervello in modo tale da sviluppare e potenziare la capacità di ricordare e stimolare il pensiero astratto e creativo, creando nuovi collegamenti di senso.

Il motivo è nell’atto stesso dello scrivere, che con una penna o matita è più faticoso che al computer: usare una biro implica di prestare attenzione nello stesso punto, la sua punta sul foglio, sia dal punto di vista visivo che da quello motorio mentre quando scriviamo al computer non guardiamo la tastiera ma lo schermo, non facendo coincidere pensiero, azione e vista, l’integrazione multisensoriale che è alla base delle capacità di memoria.
Scrivere a mano migliora la memoria
Scrivere a mano impone anche di fare delle scelte, di selezionare le informazioni rilevanti. Basta pensare a quando si prendono degli appunti durante una lezione o un corso: è impossibile trascrivere tutto (cosa che molti studenti universitari fanno registrando le lezioni e poi sbobinandole in un secondo momento) e questo impone una maggior attenzione e soprattutto una di tipo selettivo. Fissare i concetti e le parole chiave è il metodo migliore per ricordare, a breve e a lungo termine, ed è quello che facciamo per esempio durante le riunioni o una telefonata, fissando con parole nostre, e quindi dopo una elaborazione personale, i punti davvero importanti, magari su dei Post-It.
Scrivere a mano permette di rispettare gli impegni
Infine scrivere a mano aiuta a fare elenchi, le famose e famigerate to-do-list che non vengono mai rispettate. Mai a meno che non siano scritte a mano perché la “fatica” della scrittura manuale impone di pensare maggiormente a ciò che è plausibile fare, rendendo plausibili anche le liste di impegni inderogabili.

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17/07/2018

Sembra incredibile ma dei 4 milioni di Post-It venduti e usati ogni anno, la stragrande maggioranza è usata nel modo sbagliato. Sì, certo, non per l’uso che se ne fa, perché i post servono per scrivere brevi appunti da mettere in bella evidenza, su pareti verticali come il frigorifero o la bacheca di una sala riunioni, su oggetti come lo schermo del computer, o all’interno di libri e dossier oltre che per creare una incredibile scenografia da Super Mario come abbiamo fatto noi in Viking. Non è questo che sbagliamo, è il modo di staccarli dal blocchetto e le conseguenze che ne derivano.
Come usare i Post-It
Tutti, praticamente tutti, stacchiamo i Post-It dal blocchetto tirando dal basso per il lato non incollato: è ovviamente il modo più facile, veloce, immediato e intuitivo ma ha la conseguenza che quando stacchiamo la parte collosa questa si arriccia perdendo il potere di aderire. Potere aderente che deriva dal rocambolesco modo in cui sono stati inventati e che abbiamo raccontato qui. Ed è per questo che spesso, se non quasi sempre, poi i Post-It si staccano e si perdono.

Se invece, come ha dimostrato il blogger Martin Schapendonk, li stacchiamo dal blocchetto procedendo lungo il bordo incollato, diciamo da sinistra a destra o viceversa se il bordo colloso è in alto o in basso, il foglietto non si arriccia e non tende a staccare il lato inferiore dalla superficie a cui è attaccato. In questo modo rimane attaccato più a lungo evitando di volare via.
Come usare i Post-it nelle riunioni
Benché non sia il loro uso originario, i Post-I sono diventati i validi strumenti di numerose riunioni, soprattutto quando si tratta di fare brainstorming e trovare nuove idee. In questo caso basta dotarsi di una lavagna magnetica e assegnare ogni colore a un partecipante alla riunione o a un tema della stessa, raggruppandoli per affinità e cercando di trovare collegamento logici tra diverse idee.

Oltre che alla fase creativa i Post-it possono contribuire a riorganizzare le idee, per esempio quando si tratta di impostare una presentazione in cui mettere molti argomenti correlati tra loro: per fare una to-do-list efficace si può assegnare un colore per ogni argomento e poi spostarli fino a trovare la sequenza logica più funzionale alle idee che si vogliono trasmettere.

I Post-It possono essere utili anche per organizzare una specie, molto artigianale, di diagramma di Gantt, o di linea del tempo per gestire impegni in sequenza o prevedere lo sviluppo di una serie di azioni di un progetto.
Come usare i Post-It per studiare
I Post-It possono essere dei grandi alleati anche dello studio, per esempio per contrassegnare delle informazioni particolarmente importanti, magari organizzandole per aree tematiche o sequenze logiche usando i colori, oppure per aggiungere idee di getto senza rovinare il libro o in attesa di approfondirle, o ancora per scrivere brevissimi abstract con parole chiave alla fine di ogni capitolo per riassumere i punti davvero salienti da tenere bene a mente.

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16/07/2018

Il 27 luglio è stato istituito come il Talk in an Elevator Day. Non che cambierà le sorti del mondo ma può essere utile dedicare un giorno per imparare a rompere quel silenzio imbarazzante che a volte si crea in un ascensore, e magari a farlo in modo proficuo facendosi trovare sempre pronti all’eventualità di giocarsi un pezzettino di carriera, un contatto commerciale (o perché no, l’amore della vita…) in pochi secondi come nel caso di un elevator pitch. Quelli che intercorrono tra quando si chiudono le porte dell’ascensore e quando si riaprono al piano.
Cos’è l’elevator pitch
L’elevator pitch è un tipo di discorso professionale, come una presentazione, di breve se non brevissima durata appunto quanto un viaggio tra piani in ascensore, affermatosi soprattutto in ambito startup come strumento di convinzione verso gli investitori. Indicativamente in 60 secondi l’elevator pitch dovrebbe permettere di rompere il ghiaccio, anche rispetto a uno sconosciuto, e fare una buona impressione tale da portare a un secondo incontro nel quale avere più tempo per descrivere le proprie competenze e capacità oppure le potenzialità dei prodotti e servizi della propria azienda.

Il consiglio preliminare, quindi, è quello di pensare esattamente alla persone potenziale alla quale ci si rivolge, alla capacità che potrà avere di comprendere ciò che si dice, e di adeguare il proprio linguaggio in modo da comunicare efficacemente: per esempio essere troppo tecnici descrivendo i servizi della propria azienda a una figura commerciale di un’azienda potenzialmente partner potrebbe risultare controproducente, per quanto ciò che si dice sia corretto e competente. Quindi sarebbe bene avere sempre pronti diversi discorsi da rivolgere a figure con competenze e responsabilità diverse per far leva sui reali punti di aggancio.
7 consigli per un elevator pitch efficace
Come prima cosa, ovviamente, un elevator pitch efficace deve essere sintetico, con un inizio che attira l’attenzione, pochi dettagli troppo tecnici o secondari, e che lasci spazio alla possibilità di un secondo incontro.

È fondamentale riuscire a fare subito una impressione positiva: un approccio troppo aggressivo potrebbe risultare sgradevole o repulsivo. Non conoscendo esattamente chi si ha di fronte è utile riuscire a essere naturali e rilassati e trasmettere passione per il proprio lavoro, o verso il settore di business nel quale si opera e che è comune all’interlocutore.

Un elevator pitch efficace si adatta al linguaggio e alle esigenze dell’interlocutore: l’ideale sarebbe averne diverse versioni che vanno dritte al cuore degli interessi di diverse potenziali persone: al responsabile tecnico si potrebbe dire quanto i propri prodotti risolvono problemi o facilitano i compiti; al responsabile finanziario quanto questo permetterebbe di tagliare dei costi ed effettuare dei risparmi; al responsabile marketing quanto invece permetterebbe di comunicare al mercato un vantaggio competitivo della sua azienda. Si parla sempre di voi, ma in modo diverso e con target di riferimento diversi.

Un elevator picth ben strutturato lascia sempre spazio a qualche domanda, a cui bisogna essere in grado di rispondere altrettanto concisamente, e che sia tale da aprire la possibilità di un secondo incontro di approfondimento.

Infine la conclusione: è vero che ci si gioca tutto in pochi secondi ma non bisogna commettere l’errore di fare un monologo che non lascia spazio al proprio interlocutore. Anzi: bisognerebbe prevedere una conclusione con una domanda nei suoi confronti come la richiesta di lasciare il proprio biglietto da visita, inviare una mail con i propri contatti e una breve presentazione oppure fissare una telefonata nei giorni a seguire.
Come preparare un elevator pitch che funziona
Il modo migliore per preparare il proprio elevator pitch è quello di provarlo e riprovarlo più volte, ma non a mente o allo specchio bensì rivolgendosi a persone che del vostro lavoro sanno poco o nulla: se questi capiscono al volo, benché sommariamente, di cosa parlate e i punti di vantaggio della vostra proposta, allora è un elevator pitch che funziona.

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04/07/2018

Ogni giorno circa 12 milioni di italiani mangiano fuori casa nella loro pausa pranzo al lavoro: il 33% dispone della mensa aziendale, il 14% si siede al ristorante e altrettanti mangiano al bar, e il 25 si porta il pranzo da casa, con la cosiddetta lunch box. Nonostante le differenti abitudini, tutti hanno le stesse esigenze: mangiare sano, in modo nutriente e tale da non appesantirsi e riuscire a lavorare anche al pomeriggio. Vediamo allora qualche consiglio su cosa e come mangiare a pranzo al lavoro per sentirsi leggeri e arrivare a cena senza cali di concentrazione.
Come fare la pausa pranzo al lavoro
Prima ancora che pensare a cosa mangiare è importante imparare come fare la pausa pranzo al lavoro: può bastare anche un quarto d’ora per riuscire a staccare tra gli impegni della mattina e quelli del pomeriggio, ma è essenziale fare almeno un quarto d’ora di pausa, evitando di fare una tirata unica con gli impegni. Il solo fatto di mangiare stimola il rilascio di endorfine, gli ormoni del buonumore, e allora no al pasto davanti al computer o al telefono: sarebbe importante riuscire a ricreare la vera atmosfera di un pasto a tavola, anche se non si dispone della mensa o non si va al ristorante. Per cui bene sedersi con i colleghi, che è un incentivo alla produttività, lontano da pc e scrivanie, e senza parlare di lavoro: quello è pur sempre il tempo della pausa pranzo. A questo punto ha senso pensare a cosa mangiare in pausa pranzo.
Cosa mangiare in pausa pranzo per sentirsi leggeri ed essere concentrati al lavoro
La pausa pranzo dovrebbe fornire circa 600/700 Kcal, che sono più o meno 1/3 del fabbisogno quotidiano di una persona di media corporatura e che non esegue lavori faticosi o particolarmente fisici. La prima cosa è quindi avere in mente più o meno l’apporto calorico dei cibi che si può pensare di mangiare a pranzo: idealmente uno schema che funziona è quello che prevede dei carboidrati, delle proteine e delle verdure, ricche di fibre. L’equilibrio tra questi nutrienti, e la giusta quantità, possono assicurare una digestione rapida e leggera, energie a lungo termine e senso di sazietà, e si può trovare in diverse formule.

Per esempio un primo di pasta o riso con verdure e proteine: pasta con tonno e pomodori, o gamberetti e zucchine, o il riso freddo con verdure e tonno o uova o prosciutto cotto a dadini sono tutte soluzioni adatte. Anche il panino può andare bene: ci sono i carboidrati, e in quantità simile ci devono essere delle proteine (un affettato magro come tacchino o prosciutto crudo o bresaola, o del tonno) e delle verdure a piacimento. Al ristorante o in mensa, se c’è il buffet degli antipasti, si possono abbinare a un primo o un secondo: antipasto di verdure, crude o cotte, e un secondo di carne o pesce, purché senza intingoli troppo grassi, e ancora verdure; oppure delle proteine come antipasto, che si trovano anche nei legumi, e un primo con verdure, come detto prima.
Mangiare il dolce in pausa pranzo?
E poi c’è il tema del dolce a fine pasto: quelli elaborati, al cucchiaio, ipercalorici soddisfano l’occhio, il palato e la voglia ma non aiutano di certo la concentrazione pomeridiana. Se proprio si sente il bisogno del dolce a fine pasto la scelta furba può essere una macedonia, mista o di fragole o frutti di bosco, con della panna montata che, in effetti, fa scena e volume ma, tolta l’aria, si riduce a poco dal punto di vista calorico.