Categoria: Idee

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Idee
07/01/2019

Quante volte ci è capitato di scrivere un’e-mail pensando di essere chiari e poi, alle nostre parole, non è seguito l’esito aspettato? Sicuramente tantissime perché è esperienza comune che troppe e-mail non ottengono il risultato voluto ma anzi costringono a chiarimenti, telefonate, riunioni e puntualizzazioni che non fanno altro che far perdere tempo, innervosire le persone, e in generale essere poco efficienti sul lavoro, vedere i propri sforzi compromessi o il proprio lavoro fatto male. Il motivo è semplice e ha a che fare con il mezzo, cioè l’e-mail stessa: il mezzo è il messaggio recita un noto adagio della comunicazione e quando scriviamo una e-mail dobbiamo tenerne conto, se vogliamo che il nostro messaggio non finisca frainteso o addirittura ignorato.

La prima cosa di cui tener conto è che ormai, volenti o nolenti, siamo invasi dalle e-mail, che spesso vengono anche usate come “chat ritardata” per dire cose che potremmo dire anche altrimenti, per esempio alzandoci dalla nostra postazione e andando a dirle a voce al destinatario. La seconda è che ormai prevalentemente le e-mail sono lette sullo schermo dello smartphone, che per sua natura impone una lettura veloce, a balzi, per punti salienti, e spesso avviene in mobilità, mentre le persone fanno altro. La terza è che una e-mail dice molto della nostra personalità ma non tutto, e spesso può lasciar fraintendere il tono di voce, soprattutto se si usa male la punteggiatura.

Vediamo allora 5 consigli per scrivere e-mail efficaci partendo da un punto fermo: le e-mail scortesi, brusche, perentorie o propriamente maleducate, che in molti pensano siano risolutive, ottengono normalmente il risultato opposto, di innervosire il destinatario e fare in modo che si ritragga o irrigidisca, non facendo ciò che gli viene chiesto.
E-mail efficaci: 1 oggetto, 1 argomento
Le e-mail fiume che parlano di diversi argomenti e, spesso, hanno come oggetto “Varie” non funzionano. La prima regola da seguire è che per ogni mail c’è un solo argomento, specifico e delimitato, e che l’argomento è ben chiaro nell’oggetto. Avete bisogno di aggiornamenti sull’andamento di 3 progetti? 1 e-mail per ciascun progetto, con il nome chiaro nell’oggetto.
E-mail efficaci: brevi e precise
Come detto, ormai le e-mai si leggono principalmente con lo smartphone. Questo implica che le e-mail devono essere brevi, chiare, precise. Non si fanno brainstorming o discussioni via mail, per questo ci sono le riunioni o gli incontri a due: una e-mail è un messaggio ben preciso al quale deve seguire una risposta altrettanto precisa. Un saluto iniziale, una riga di spazio, e subito la richiesta o la comunicazione come da oggetto. Niente preamboli, giri di parole, premesse o altro.
E-mail efficaci: stile naturale
Per non sembrare troppo informali e colloquiali spesso commettiamo l’errore opposto, di scrivere in modo troppo formale. Errore appunto: lo stile di una e-mail, soprattutto se interna all’azienda o con destinatario persone con le quali si ha una consuetudine di rapporto, deve essere naturale, rapido, efficace, praticamente vicino al parlato. Tra “in merito alla richiesta di aggiornamenti circa l’andamento finanziario” e “come va il finance” c’è una formula come “mi dai aggiornamenti sulla situazione finanziaria” che è chiara, veloce e non lascia spazio a dubbi.
E-mail efficaci: attenzione alla punteggiatura
In particolare i punti esclamativi, i puntini di sospensione e a volte anche i punti di domanda: se può essere chiari nella nostra testa ciò che intendiamo, non è detto che lo sia anche per chi riceve il messaggio, che potrebbe malinterpretare il tono, trovandolo troppo brusco o al contrario troppo rilassato. La forma, nella comunicazione scritta, è sostanza: prima di cliccare invia sarebbe sempre bene rileggere ciò che abbiamo scritto, preferibilmente ad alta voce, che aiuta a percepire il tono utilizzato ed evitare fraintendimenti.
E-mail efficaci: riassumere gli allegati
Sempre per il discorso della lettura su smartphone, nel caso di allegati, e in particolare di allegati con molte pagine, molto testo, molte informazioni, è utile e gradito riassumere in 3 righe massimo il contenuto dell’allegato, i punti salienti, le pagine da leggere. Il rischio, altrimenti, è quello che davanti ad allegati di troppe pagine si rinunci a leggerli, rinviandoli a un altro momento.

Idee
02/01/2019

Gli Open Space sembravano uno dei grandi trend degli uffici del futuro: spazi modulari e flessibili che si adattano alle esigenze del lavoro agile e smart e capaci di creare nuove connessioni utili a sviluppare il business. Ma le cose non starebbero proprio così, almeno secondo una ricerca della Harvard Business School secondo la quale gli Open Space sarebbero più un problema che una soluzione. Anzi, per dirla con le stesse parole dello studio, anziché stimolare il clima collaborativo e il networking e ridurre lo stress susciterebbero la risposta opposta, il ritiro nel proprio bozzolo professionale delegando a chat e e-mail le relazioni con i colleghi. Il tutto con la conseguenza di un calo produttivo e di una ancor più alta atomizzazione delle relazioni professionali in azienda.
Open Space: soluzione o problema?
È una risposta “normale”, fisiologica, antropologica verrebbe da dire: per cercare di concentrarsi e mantenere le distanze, a proprio vantaggio ma anche per rispetto verso gli altri, anche in un Open Space (o soprattutto in un Open Space) si tende a isolarsi: auricolari nelle orecchie, testa bassa, ricerca di angoli e postazioni che tutelino la privacy sono le prime mosse che vengono in mente per contrastare i colleghi che parlano ad alta voce al telefono, che si alzano continuamente, che chiacchierano nel corridoio, che passano per andare alla stampante, etc. Un ’bout quello che avviene anche nei Co-Working.

Insomma, quella che sembrava essere una soluzione (più produttiva, più economica, più efficiente) sembra diventare ora un problema: meno produttività, costi più alti (in stima delle ore perse) e in definitiva meno efficienza. La strada da imboccare non sembra però quella di ritornare al passato, con cubicoli e uffici chiusi, ma un blend delle due situazioni, i cosiddetti hybrid office che permettono sì di lavorare in un Open Space quando possibile ma anche di ritagliarsi spazi di privacy e concentrazione quando necessario. C’è solo un aspetto che questi hybrid office spesso con considerano, ed è quello dell’anonimato delle postazioni di lavoro: non una piantina, non una foto dei figli, non il portapenne della squadra del cuore, nulla di personale alla fine non è detto che migliori davvero la produttività e l’efficienza.

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28/12/2018

Per svolgere bene un lavoro o ricoprire un nuovo incarico in azienda, sappiamo quanto siano importanti le competenze tecniche e manuali di quel determinato lavoro – le cosiddette hard skill: sarebbe impensabile per un programmatore svolgere la propria professione senza avere alcuna conoscenza informatica. Tramite esami, certificazioni ed esperienza sul campo, sviluppiamo infatti quelle nozioni che ci permettono di ricoprire la posizione a dovere. Esistono però altre competenze che maturiamo nel corso della nostra esistenza, ad esempio dedicandoci a un hobby per migliorare sul lavoro: le soft skill – ossia, le competenze trasversali o interpersonali. Cosa sono? Scopriamolo insieme!
Cosa sono le soft skill?
Le soft skill sono competenze non specifiche al ruolo; si tratta infatti di caratteristiche emotive e sociali, intrinseche e tipiche della personalità e dell’agire di ciascuno. Sono definite anche “trasversali” o “interpersonali” perché possono essere richieste e utilizzate in contesti lavorativi molto diversi in modo complementare alle hard skill in relazione alle persone con cui ci interfacciamo, siano essi clienti o colleghi. Figure professionali che non sembrano avere all’apparenza nulla in comune, come ad esempio un manager aziendale di una ditta high-tech e il responsabile di un’officina meccanica, disporranno di hard skill molto diverse ma saranno accumunati da soft skill similari come la capacità di leadership, risoluzione dei problemi e gestione dei conflitti. Ma vediamo più nel dettaglio alcune delle soft skill più richieste e come svilupparle a nostro vantaggio.
Comunicazione, negoziazione e motivazione
Un addetto alle vendite, per esempio, oltre ad aver sviluppato buone conoscenze del settore e della gamma di prodotti o servizi in vendita, dovrà anche essere dotato di ottime capacità comunicative. Un abile comunicatore infatti è in grado di adattare il proprio tono e stile in base al pubblico con cui si interfaccia. Saprà spiegare al meglio problematiche complesse ai clienti e se ricopre un ruolo manageriale, la buona capacità comunicativa sarà essenziale per delegare i compiti in maniera chiara ed efficace, nonché per rivolgersi ai colleghi in modo più incisivo. Dovrà anche dimostrare, ad esempio, di saper padroneggiare le tecniche di negoziazione in modo da essere persuasivo ed esercitare influenza: sappiamo tutti quanto questo sia essenziale nel convincere un cliente ad acquistare un prodotto! Anche la motivazione è una dote importante: mantenere un atteggiamento positivo è infatti un elemento fondamentale di un processo di vendita.

Leadership, risoluzione dei problemi e gestione dei conflitti
La leadership è una soft skill che include diverse competenze, generalmente espressa nella gestione diretta dei propri sottoposti. Sviluppare capacità di leadership è quindi essenziale per ricoprire ruoli manageriali di più alto livello. Anche la leadership prevede buone dosi di comunicatività, un atteggiamento positivo e la capacità di saper motivare se stessi ma soprattutto gli altri. Altra soft skill basilare nell’odierno contesto lavorativo, molto ricercata e ampiamente apprezzata dalle aziende, è il problem solving. Questa soft skill richiede lo sviluppo del pensiero analitico, della creatività e di una mentalità innovativa: è necessario infatti riuscire a gestire i problemi con calma e attenzione in modo da poter trovare la soluzione più efficace. È una competenza spesso associata al lavoro di squadra in quanto, in presenza di un problema, è fondamentale sapere a chi rivolgersi per poter affrontarlo al meglio. In tale ottica, è ovviamente anche molto importante maturare una buona capacità di gestione dei potenziali conflitti con colleghi e fornitori.
Etica, organizzazione e flessibilità
Una delle soft skill più apprezzate è sicuramente l’etica professionale, ossia l’integrità dimostrata sul luogo di lavoro ad esempio presentandosi in ufficio puntuali o svolgendo compiti e mansioni al meglio delle nostre possibilità nel rispetto delle scadenze concordate. Le scadenze sono infatti le date che animano le nostre giornate in ufficio e dimostrare un’ottima organizzazione è essenziale per la felicità dei clienti, la gestione ottimale dei nostri sottoposti e la serenità del capo. Se unita a comunicazione e lavoro di squadra, può essere il mix vincente per riuscire a gestire con efficacia un team e proporre il risultato ottenuto come carta da giocarsi durante la richiesta di una promozione. Infine, un’ultima competenza che desideriamo citare come ottimo trampolino per progredire in azienda è la flessibilità: molte persone preferiscono non esporsi a novità e cambiamenti; tuttavia – oltre ad essere sinonimo di mentalità aperta a nuove sfide e mansioni – la flessibilità è anche ideale per sviluppare nuove hard skill ed è quindi una delle competenze maggiormente in grado di infondere un flusso continuo alla nostra crescita.

Come sfruttare le soft skill a nostro vantaggio?
Se stiamo cercando un nuovo lavoro, ricordarsi di inserire le soft skill nella stesura di un curriculum che sia a prova di distruggi documenti, meglio se nella sezione riservata all’esperienza maturata dove – accanto alle hard skill acquisite – possiamo elencare anche le competenze interpersonali sviluppate. Il colloquio rappresenta un altro momento importante per dimostrare le abilità trasversali: al pari delle hard skill, il modo di porsi, la capacità di saper ascoltare e l’atteggiamento aperto e positivo sono infatti caratteristiche caratteriali che riusciranno a convincere gli esaminatori che non siamo il candidato adeguato ma quello ideale! Durante un colloquio, inoltre, capitano spesso quelle domande “trabocchetto” su come abbiamo reagito in determinate circostanze passate. È bene ricordarsi quindi di fare esercizio anche su questo prima di affrontare la sala riunioni. E se desideriamo sviluppare maggiormente una determinata soft skill? Sono presenti numerosi corsi in merito, ma riteniamo che l’esperienza e la pratica siano la soluzione migliore.

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Speriamo che questo articolo ti abbia fornito qualche spunto e suggerimento per mettere in risalto le tue soft skill e utilizzarle al meglio per progredire in azienda. Quali sono le competenze interpersonali che più ti caratterizzano? Raccontacele sulla pagina Facebook Viking Italia.

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21/12/2018

I coworking sono degli spazi di lavoro, sul modello open space, all’interno dei quali liberi professionisti e freelance condividono ambienti e servizi per sviluppare la propria attività. Non sono certo una novità ormai, ma ci sono anche delle criticità, come evidenziate dalla Global Coworking Survey: 6 coworkers su 10 cambiano sede di anno in anno, nonostante i tangibili miglioramenti in termini di fatturato, ordini, contatto e work-life balance. Insomma, i coworking funzionano, almeno per la platea di professionisti per cui sono pensati, a patto di riuscire a lavorare come si desidera.
5 consigli per riuscire a lavorare in un coworking
Vediamo allora alcuni consigli pratici per riuscire a lavorare in un coworking e trarre tutte le migliori potenzialità di questi moderni spazi di lavoro.
Non pretendere il silenzio assoluto
Sì, per concentrarsi serve il silenzio, ma non è pensabile chiedere il silenzio assoluto. Anzi, una delle forze dei coworking è proprio quella di mettere in contatto competenze e intelligenze diverse e i momenti di pausa, in cui scambiarsi opinioni e condividere esperienze, sono insiti in questo moderno modo di lavorare.
Usa delle cuffie
Se proprio c’è bisogno di isolarsi e concentrarsi ci sono ottime cuffie e auricolari con le quali ascoltare quelle playlist per concentrarsi che si trovano per esempio su Spotify. Ah, le cuffie sono “obbligatorie” anche per le telefonate: niente vivavoce e attenzione anche allo speaker del telefono, dal quale spesso si sente tutto o quasi.
Rispetta gli spazi
Ciclicamente gira sui media un articolo che decanta le lodi del caos creativo. Sarà anche vero, ma non funziona in un coworking: è buona norma ed educazione tenere in ordine la propria scrivania, gli spazi condivisi come le sale riunioni, non lasciare documenti sulle stampanti, e in generale osservare le regole stabilite da ciascun coworking, che sono finalizzate a permettere a tutti di lavorare con profitto.
Condividi
È l’essenza dei coworking: condividere. Non solo gli spazi e gli strumenti ma soprattutto le idee e le esperienze. Sì, la tentazione alla gelosia del proprio business è forte, ma se c’è un motivo per cui i coworking stanno dimostrando di funzionare è proprio il fatto che il matching delle idee e delle esperienze apporta valore aggiunto ai coworkers. È il principio delle licenze Creative Commons e del condividere allo stesso modo: serve un salto di mentalità, ma poi funziona.
Approfitta delle pause
È la conseguenza, o la premessa, del punto precedente: pausa caffè, pausa pranzo e ogni momento in cui stacchi dal tuo lavoro e condividi spazi e tempi con gli altri è un’ottima occasione di confronto, di condivisione e di conoscenza. A volte non ne nasce nulla, altre un amicizia o conoscenza interessante, altre ancora opportunità per il proprio lavoro. Ne vale la pena.

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19/12/2018

Lasciare il lavoro per fare carriera può sembrare un paradosso e però secondo alcuni recenti studi pare funzioni. Ne parla il New York Times in un articolo intitolato Sometimes You Have to Quit to Get Ahead da cui emerge la tesi secondo la quale mollare intenzionalmente è un modo per andare più lontano.

Tutto parte da un piccolo e fortunato libro di Seth Godin, “Il vicolo cieco. Il piccolo libro che vi insegna a comprendere se insistere o rinunciare” la cui tesi è molto semplice: quando non si ottengono i risultati sperati, anziché ostinarsi meglio abbandonare. Varrebbe per ogni cosa della vita, dall’appendere un quadro al muro al leggere un libro e finanche alla carriera: se non ci sono gli sbocchi sperati, se non arriva la promozione auspicata, se la strada professionale intrapresa devia dal percorso immaginato, meglio dire stop, abbandonare la nave, fermarsi e riorganizzarsi. Dice Godin che i maestri in questa arte dell’abbandono strategico (così lo chiama nel libro) sono proprio i vincenti, quei businessman e imprenditori (soprattutto USA dal suo punto di vista) che hanno avuto successo. Le loro storie raccontano della capacità di capire quando è il momento di chiudere un’esperienza, uscirne, prendere il tempo per riorganizzare idee ed energie e ripartire da capo in nuovi progetti.
Fare un passo indietro è il segreto di fare un balzo in avanti.
Semplice a dirsi, difficile a farsi, soprattutto quando le condizioni materiali (leggi: uno stipendio necessario) ti vincolano a quella posizione. E però, dal punto di vista teorico e psicologico, accettare il fallimento e passare oltre sarebbe la chiave per crescere: lo dimostra uno studio della Northwestern University secondo il quale abbandonare, fisicamente e psicologicamente, i progetti e gli obiettivi non realistici né realizzabili migliora le condizioni psicofisiche. Mollare rende più felici, meno stressati, fisicamente più in forma.

Psicologicamente tuttavia non è semplice: significa accettare il fallimento, il che ha a che fare con l’ego, l’autostima e l’immagine di sé. E altrettanto difficile è riuscire a capire il momento di lasciare, visto che la tentazione e la speranza di sistemare le cose sono sempre dure a morire. E però servirebbe riuscire a guardare le cose dall’esterno, come facciamo quando diamo un buon consiglio a un caro amico. Quante volte ci siamo trovati a dire a un amico di non comprare quella casa o quell’auto, di non fare quell’investimento, di non sposare quella persona, e poi abbiamo avuto ragione? È il punto di vista esterno che fa capire meglio le cose, e riuscire ad averlo anche su se stessi è il segreto per lasciare al momento giusto.

Già, ma quando è il momento giusto per lasciare? Quando ci si rende conto che si sono tentate tutte le strade e le strategie, quelle ortodosse e quelle eterodosse, quelle canoniche e quelle rivoluzionarie e apparentemente infruttuose, e ci si rende conto che il prezzo da pagare per abbandonare non è poi così alto. Perché sì, mollare significa pagare un prezzo: in denaro, in tempo, in autostima, in relazioni, in mille cose che prima o poi ci si rende conto non essere più così importanti. Ecco, quando ci si alza un mattino e ci si rende conto che il prezzo da pagare non è poi così alto, allora è il momento di lasciare, fermarsi, guardare le cose dall’esterno e ricaricare le pile per ripartire.

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14/12/2018

Tempo fa, ti abbiamo fornito alcuni consigli su come stilare una to-do-list efficace per aumentare la produttività al lavoro. Oggi vogliamo invece proporti un secondo strumento che può aiutarti a organizzare meglio il tempo e a liberare la mente, focalizzandola al massimo sugli impegni e sulle attività lavorative da portare a compimento: il Bullet Journal. Vediamo insieme cos’è e come può aiutarti!

Che cos’è il Bullet Journal?
Il Bullet Journal è un metodo flessibile, personalizzabile e altamente efficace ideato da Ryder Carrol per organizzare la propria vita, professionale e privata. Con un’accurata e precisa metodologia, ci insegna a registrare eventi, note e attività con lo scopo di liberare la mente, portare a compimento ciò che ci eravamo prefissati e di conseguenza, diventare più produttivi. Si tratta di uno strumento in grado non solo di organizzare ciò che dobbiamo svolgere nell’arco della giornata al lavoro, ma che ci permette anche di pianificare progetti a medio-lungo termine.
Com’è strutturato un Bullet Journal?
Il Bullet Journal può essere realizzato partendo da semplici fogli di carta da organizzare in raccoglitori documenti oppure servendosi di un quaderno che non abbia già la pianificazione impostata di un’agenda. Se decidi di utilizzarlo solamente in ufficio, il formato è perfetto perché ti permetterà di disporre di tutto lo spazio necessario per la massima personalizzazione. La prima parte del Bullet Journal va riservata all’indice, ossia circa 4 pagine in cui andrai a inserire tutte le sezioni successive con relativo numero di pagina. Segue quindi la pianificazione futura, il cosiddetto future log: una sezione con 3 mesi per pagina (da suddividere quindi in 3 riquadri) riservata a tutto ciò che devi o desideri portare a termine nei prossimi mesi. Ricordati di inserire i numeri di pagina e di segnarli nell’indice. A questo punto, sei pronto per la pianificazione mensile: il monthly log. Su due pagine, scrivi in alto il nome del mese. La prima pagina sarà costituita dal calendario: in verticale, inserisci i giorni con numero e prima lettera del giorno e riserva la seconda pagina per tutte le attività che devi svolgere in quel mese. Dovranno essere sotto forma di elenco puntato, scritte a mano in modo chiaro e conciso. Il Bullet Journal si basa infatti su ciò che in gergo viene denominato Rapid Logging – ossia la registrazione veloce delle mansioni in poche parole – e su quanto emerso da diversi studi: la scrittura a mano è più incisiva per fissare nella mente l’organizzazione della giornata. Come per la pianificazione futura, inserisci i numeri di pagina anche al monthly log e aggiungilo all’indice. Quarta sezione: il daily log per l’organizzazione giornaliera, dove andrai a includere la data seguita dalle attività lavorative da svolgere in giornata. Ultima sezione: le raccolte, ossia elenchi di cose da fare, da monitorare e da ricordare oppure da riservare a progetti che richiedono diverse attività come, ad esempio, la ricerca di un nuovo lavoro. Anche qui, ricordati sempre di aggiungere il tutto all’indice.

I simboli del Bullet Journal
Le voci da inserire sono suddivisibili in tre categorie: le attività rappresentate da un pallino, gli eventi da un cerchietto e le note da una linea. Si tratta quindi di compiti da svolgere, impegni da mantenere (come riunioni o conferenze) e idee da ricordare. Se uno di questi è particolarmente importante, contrassegnalo con un asterisco ad indicarne la priorità. Ricordati di utilizzare gli asterischi con parsimonia perché se tutto diventa una priorità, niente lo è più. Il punto esclamativo viene usato invece per tutto ciò che è fonte di ispirazione, mentre il disegno di un occhio indica la necessità di ulteriori ricerche e approfondimenti.
Il Bullet Journal come nostro alleato
Al termine di ogni mese, compila la pianificazione per il mese successivo. Dai un’occhiata alle attività da eseguire in giornata o nel mese che sta per finire e apponi una crocetta su tutto ciò che hai completato. Rifletti quindi sulle attività non portate ancora a termine e decidi se siano realmente necessarie. Se non lo sono, eliminale barrando la rispettiva riga. Se invece devono essere svolte a breve, inserisci il simbolo maggiore (>) di fianco alla relativa voce, che andrai quindi a copiare nella seconda pagina di pianificazione per il mese prossimo. Per gli eventi, attività o note che invece possono aspettare qualche mese, inserisci il simbolo minore (<) e sposta la voce nel rispettivo mese. In gergo, quest’ultima operazione viene denominata migrazione: si tratta di un’importante attività di analisi delle giornate per dedicare tempo a ciò che è realmente essenziale. Lontano dall’idea di procrastinare, ci aiuta a svolgere quello che nella nostra giornata lavorativa ha una maggiore rilevanza. E questo si tradurrà in un incremento immediato della produttività!

Suggerimenti per una maggiore efficacia
I colori possono venirci in aiuto non solo per dare un tocco di personalizzazione al nostro Bullet Journal, ma anche per unire diverse voci insieme. Per esempio, se dobbiamo svolgere una presentazione, possiamo inserire questo evento in blu contrassegnandolo con un cerchietto e riportare sotto in grigio tutte le voci associate all’evento in questione: ad esempio, organizzare una riunione con il capo per l’approvazione dei punti da discutere o lettura di determinati articoli per approfondire il tema. Essendo un sistema flessibile e molto personalizzabile, consigliamo inoltre di creare sezioni ad hoc per prefiggersi obiettivi lavorativi, delineare la giornata di lavoro ideale per ottimizzarne i tempi, fissare su carta tutte le idee emerse durante una riunione o monitorare le metriche aziendali, dalle spese ai clienti prenotati. Basta iniziare con un approccio semplice per poi lasciare spazio alla creatività!

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Speriamo che questo articolo ti abbia convinto ad adottare il Bullet Journal come valido metodo per incrementare la produttività. Quali altri trucchi o strumenti hai già utilizzato? Raccontaceli sulla pagina Facebook Viking Italia.