Categoria: Notizie

Notizie e curiosità sui maggiori prodotti da ufficio e dei partner

Notizie
06/11/2018

Fatturazione elettronica 2019 significa che dal 1° Gennaio 2019 è obbligatoria l’emissione della fattura elettronica tra privati titolari di partita IVA residenti in Italia: in pratica qualunque fattura tra imprese, professionisti, artigiani o comunque qualunque altro soggetto con partita IVA residente in Italia dovrà essere emessa con un file XML (eXtensible Markup Language) come già avviene per il formato FatturaPA già utilizzato per la fatturazione verso la Pubblica Amministrazione. Chi non si adeguerà alla nuova normativa incorrerà in sanzioni comprese tra il 90% e il 180% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato.
Fatturazione elettronica 2019: come fare a emettere e ricevere le fatture elettroniche
Ci sono diversi modi per emettere e ricevere le fatture elettroniche a partire dal 1° gennaio 2019, utilizzando il Sistema di Interscambio (SdI). Il primo è essenzialmente tramite quello che viene chiamato web service, in pratica un sito web attraverso il quale inviare singoli file fino a un massimo di 5MB di “peso”; il secondo è l’FTP, o File Transfer Protocol, un applicativo che permette di inviare più file – quindi più fatture contemporaneamente – fino a un massimo di 150 MB di “peso”; l’ultimo è la PEC, Posta Elettronica Certificata, tramite la quale inviare più file – quindi più fatture – fino a un massimo di 30 MB di “peso”. Per i primi due sistemi è necessario accreditarsi presso SOGEI, che gestisce il Sistema di Interscambio (SdI) per conto dell’Agenzia delle Entrate; nel caso della PEC questo non è necessario.

Per le imprese è importante sapere che sarà possibile (quindi facoltativo) utilizzare un portale pubblico reso disponibile dall’Agenzia delle Entrate dove indicare come si preferisce ricevere le fatture elettroniche oppure accedere direttamente al proprio “cassetto fiscale” dove trovare le fatture di propria competenza. Per ogni file elaborato – quindi ogni fattura emessa e inviata – il SdI calcolerà un codice alfanumerico univoco e lo riporterà dentro le ricevute.

Dal 1° gennaio 2019 qualsiasi altra di fattura non in formato elettronico non deve essere pagata.
Fatturazione elettronica 2019: chi è esentato?
Gli unici soggetti esentati dall’emissione della fattura elettronica sono quelli che rientrano nel regime di vantaggio (art. 27, comma 1 e 2, del D.L. n. 98 del 6 luglio 2011, conv. dalla Legge n. 111 del 15 luglio 2011), e quelli che rientrano nel regime forfettario o “dei minimi” (art. 1, comma da 54 a 89, della Legge n. 190 del 23 dicembre 2014).
Fatturazione elettronica 2019: quali vantaggi?
Se è chiaro l’intento dell’Agenzia delle Entrate di contrastare l’evasione fiscale, meno chiari sono i vantaggi per le aziende della fatturazione elettronica a partire dal 1° gennaio 2019. Al netto di tutte le procedure da implementare e che inevitabilmente all’inizio creeranno qualche dubbio o problema, secondo alcune società di consulenza del lavoro i processi di dematerializzazione dei documenti fiscali, per una PMI di medie dimensioni che emettete e/o riceve un totale di circa 3 mila fatture l’anno, i risparmi potrebbero variare tra i 7 e i 12 euro a fattura.
Fatturazione elettronica 2019 Viking
Anche noi di Viking ci siamo adeguati alla Fatturazione Elettronica 2019 con un sistema gratuito di fatturazione elettronica già disponibile in modalità “demo” sul nostro sito a questo indirizzo.

Notizie
12/10/2018

Leggere le mail dei dipendenti è violazione della privacy: lo ha stabilito una sentenza della Corte Corte Europea dei diritti dell’Uomo decretando che il datore di lavoro può controllare le email del personale solo previa comunicazione, in caso contrario ne viola il diritto alla vita privata.

Sul tema del controllo della posta elettronica e del computer dei dipendenti c’è ancora parecchia confusione: per esempio ad aprile 2018 il Garante Italiano della Privacy ha recepito il ricorso di un lavoratore del Sole 24 Ore e ordinato all’azienda di “astenersi con effetto immediato dall’effettuare ogni ulteriore trattamento dei dati contenuti nelle comunicazioni di posta elettronica” all’interno di un procedimento di licenziamento; tuttavia in Francia si è avuto un caso analogo ma con esito contrario quando lo stesso tribunale di Strasburgo ha decretato che le ferrovie francesi SNCF non hanno violato la privacy di un loro impiegato accedendo ai file che aveva salvato sul computer utilizzato in ufficio perché i documenti non includevano la dicitura ‘privati’ che avrebbe imposto, in base alla legge in vigore all’epoca dei fatti, nel 2008, la presenza del lavoratore all’apertura dei file.
Privacy in ufficio: l’azienda può controllare le email dei dipendenti?
Prima di capire se l’azienda può controllare le email dei dipendenti occorre fare una distinzione che sembra solo scontata: per mail dei dipendenti si intendono solo gli indirizzi di posta elettronica con account di proprietà dell’azienda (esempio: nome.cognome@nomeazienda.it) e non gli account personali, benché accessibili dal computer aziendale via web mail o client di posta elettronica. Per questi account ci sono numerose sentenze della Corte di Cassazione che stabiliscono come le email personali siano intoccabili e inaccessibili, pena la commissione di un reato e la violazione delle regole costituzionali sul segreto della corrispondenza. E questo vale anche nel caso in cui il controllo della posta elettronica da parte dell’azienda sia dettato dalla prevenzione o repressione di reati o comportamenti ai danni dell’impresa.
Quando l’azienda può controllare la posta elettronica aziendale dei dipendenti
Limitato il discorso alla posta elettronica aziendale, secondo la Corte Europea dei Diritti dell’Uomo il controllo delle email dei dipendenti è sempre un’illegittima intrusione nella privacy e una violazione del diritto alla vita privata e alla corrispondenza. Tuttavia se il dipendente è informato del possibile controllo e con alcuni vincoli, l’azienda può accedere e leggere la posta elettronica aziendale dei suoi lavoratori.

I limiti imposti al datore di lavoro che voglia accedere alle email dei dipendenti sono:

il lavoratore deve essere avvisato;
la possibilità di accedere alla posta elettronica aziendale deve essere previsto nel contratto di lavoro o riportato sul regolamento aziendale
deve essere chiaro come e perché si può eseguire il controllo della posta elettronica aziendale
il controllo delle email non può superare i limiti imposti dalla finalità del trattamento
possono essere lette solo le mail attinenti l’attività aziendale e non quelle con account aziendale ma di natura privata
il datore deve consentire la “tracciabilità dei controlli”, in modo da rendere chiaro quanti e quali email sono state monitorate, per quanto tempo, e quante persone hanno avuto accesso ai risultati della sorveglianza.

In assenza della comunicazione preventiva o di uno qualsiasi dei predetti punti ogni controllo è vietato e l’eventuale prova di attività illecite non può essere utilizzata in un eventuale contenzioso.

Notizie
10/10/2018

Maternità e lavoro: quali sono i diritti? È una domanda che ogni donna lavoratrice senza figli si pone prima o poi nella prospettiva di una gravidanza, con il timore di non essere adeguatamente tutelata e il rischio, concreto come spesso evidenziano le cronache, di essere discriminata o peggio perdere il lavoro: casi purtroppo frequenti di discriminazione sul posto di lavoro.

Le future mamme sono tutelate da due capisaldi del nostro ordinamento. Il primo è l’articolo 37 della Costituzione che prevede che “le condizioni di lavoro devono consentire l’adempimento della sua essenziale funzione familiare e assicurare alla madre e al bambino una speciale adeguata protezione”. Il secondo è il Testo Unico delle disposizioni legislative in materia di tutela e sostegno della maternità e della paternità, ossia il D.Lgs. 151/2001, che si attua in una serie di disposizioni lungo tutto il periodo della gravidanza e maternità, quindi prima, durante e dopo il parto. il D.Lgs 151/2001 detta una serie di norme che riguardano tanto i figli naturali quanto quelli adottivi o in affidamento, sia le lavoratrici a tempo pieno che quelle impiegate part-time, o ogni tipo di lavoratrice subordinata, comprese le apprendiste.
Maternità e diritti durante la gravidanza
Il primo diritto che tutela le future mamme lavoratrici durante la gravidanza è il divieto di licenziamento, dall’inizio della gestazione (anche nel caso in cui questa non sia stata ancora accertata dalla futura mamma o comunicata al datore di lavoro) e fino al compimento dell’anno di età del bambino.

Durante la gravidanza le future mamme lavoratrici hanno anche diritto a permessi retribuiti per effettuare gli esami prenatali e ogni accertamento clinico o visita medica specialistica sia necessario fare durante l’orario di lavoro. Per usufruire di questi permessi è necessario che la gravidanza sia comunicata dalla lavoratrice al datore di lavoro, presentando il certificato medico che la attesta. E quando ci si assenta dal lavoro per visite ed esami è poi necessario portare l’apposito certificato rilasciato dal medico specialista, per giustificare l’assenza.

Durante la gravidanza i diritti tutelano la maternità anche dal punto di vista della salute e della sicurezza sul posto di lavoro: la legge stabilisce una serie di divieti e limitazioni (come trasportare carichi pesanti, o eseguire lavori pericolosi o insalubri) che obbligano il datore di lavoro ad adeguarsi e prendere gli accorgimenti necessari.

Qualora non fosse possibile evitare mansioni gravose o pericolose o insalubri, o qualora le condizioni soggettive di gravidanza lo rendessero necessario, è possibile ricorrere alla maternità anticipata, o astensione anticipata dal lavoro: è necessario fare domanda alla ASL di riferimento e presentare un conseguente e congruente certificato medico. Nel caso di duplice rapporto di lavoro part-time la procedura è da ripetere per entrambi i datori di lavoro.
Maternità e diritti dopo il parto
La norma probabilmente più conosciuta dalle lavoratrici in gravidanza è quella sul congedo obbligatorio dal lavoro che si attiva nei casi di gravidanza senza particolari rischi né oggettivi (condizioni lavorative) né soggettivi (legate alla gravidanza stessa). Secondo la legge la lavoratrice deve astenersi dal lavoro (e il datore non può farla lavorare) dai due mesi precedenti la data stimata per il parto ai 3 mesi successivi al parto, per un periodo complessivo di 5 mesi. È tuttavia possibile per la lavoratrice scegliere di astenersi dal lavoro da 1 mese prima del parto ai 4 successivi, ma solo con una certificazione del medico che escluda problemi per la salute tanto della futura mamma quanto del nascituro.

La presentazione della domanda di congedo obbligatorio dal lavoro per maternità deve essere presentata all’INPS entro i due mesi precedenti la data presunta del parto o prima dell’inizio del settimo mese di gravidanza nel caso si voglia godere della flessibilità garantita dalla legge.

Dopo il parto e dopo il periodo di congedo obbligatorio la legge italiana tutela le mamme anche tramite i congedi per malattia del bambino e per allattamento. Per l’allattamento la mamma lavoratrice ha diritto a 2 ore di permesso giornaliero, distinte o unite, e nel caso di malattia del bambino ha diritto all’astensione dal lavoro.

Notizie
08/10/2018

Nonostante la forte tendenza verso il paperless office, in ogni ufficio ci sono ancora numerosi documenti che per legge devono essere conservati in formato cartaceo per un numero variabile di anni. Ecco che allora si pone il problema di un metodo di archiviazione e catalogazione per organizzare un archivio che sia pratico e funzionale: pratico nel senso di permettere di registrare, catalogare e archiviare i documenti cartacei in modo veloce e semplice, evitando errori spesso irrimediabili; funzionale nel senso che deve permettere a chiunque di ritrovare un documento anche a distanza di anni, e anche qualora lo avessero catalogato altre persone.

Trovare un filo logico semplice ed efficace non è facile, e purtroppo non esistono nemmeno regole univoche e infallibili perché ogni ufficio, ogni azienda, ogni attività è diversa dalle altre e ha proprie e specifiche esigenze. Tuttavia alcuni consigli e buone pratiche come quelli di questa guida all’archiviazione e catalogazione possono essere utili, anche solo come spunto, per conservare i documenti cartacei dell’ufficio.
Guida all’archiviazione: come conservare i documenti cartacei dell’ufficio
Per archiviare i documenti cartacei dell’ufficio servono sicuramente e prima di tutto degli strumenti adatti: uno scaffale, una libreria, un armadio chiuso (nel caso si volesse impedire l’accesso a documenti riservati) e dei classificatori per cartelle sospese; dei raccoglitori ad anelli, delle buste di plastica e sicuramente dei fogli divisori con buchi, tutti prodotti cosiddetti da archivio; etichette e pennarelli, e magari un’etichettatrice.

Oltre che alla logica della archiviazione è importante pensare anche al flusso di lavoro quotidiano e/o settimanale che sia più funzionale alla catalogazione. Con relativamente pochi documenti da gestire a settimana li si può dividere in due “vaschette” chiamate tipicamente “da fare” e “fatti” e poi smistare e archiviare il tutto una volta a settimana; con molti documenti cartacei che passano ogni giorno sulla scrivania può invece essere più pratico suddividere da subito i fogli in base al tipo (fatture emesse; fatture ricevute; preventivi; ordini; etc) e archiviare ogni giorno, al pomeriggio o la mattina successiva (no, archiviare subito ogni documento è una perdita di tempo enorme).
Consigli per organizzare l’archivio dei documenti di carta in ufficio
Pensato al flusso di lavoro, si tratta di pensare alla logica con cui catalogare e archiviare i documenti cartacei. Come prima cosa si può far ricorso ai colori: tutti i faldoni raccoglitori rossi sono per le fatture emesse; quelli gialli per quelle ricevute; quelli verdi per gli ordini emessi; quelle azzurre per gli ordini ricevuti; e così via.

La prima categorizzazione ulteriore non può che essere quella per anno, di modo da trovarsi tutti i raccoglitori rossi per le fatture emesse in ordine in annate progressive da sinistra a destra e dal ripiano più alto dello scaffale in giù (o viceversa: l’importante è che i meno usati siano nei punti più scomodi e che man mano che si eliminano i documenti si crei nuovo spazio in modo consequenziale).

Se si gestiscono relativamente pochi documenti può essere comodo organizzare il tutto in ordine cronologico, dal 1° gennaio al 31 dicembre di ogni anno. Lo stesso criterio può essere funzionale se si gestiscono molti documenti di altrettanti, o quasi, interlocutori: non ha senso una cartella con il nome di un cliente o fornitore se questo emette una sola fattura l’anno.

Diverso il caso in cui ci sia un certo numero di fornitori ciascuno dei quali emette numerosi documenti ogni anno, o ogni mese, o ogni settimana: in questo caso può essere più pratico usare dei fogli divisori, gestire il tutto prima in ordine alfabetico e poi temporale. Attenzione che normalmente l’ordine alfabetico crea conflitti con gli acronimi, tanto usati per le denominazioni delle società: il criterio deve essere univoco, o si usano sempre gli acronimi o la loro esplicitazione, perché la BM Impianti di Brambilla Marco potrebbe finire dispersa in chissà quale meandro dell’archivio in base a come la si archivia, se come BM o come Brambilla.

Purtroppo la carta tende a deteriorarsi e strapparsi, per cui davanti all’esigenza di conservare per anni i documenti stampati può essere utile e rassicurante usare le buste di plastica trasparente per raccoglitori: preservano dalla polvere, dalle operazioni maldestre e sono pratiche da sfilare e spostare, alla bisogna.
Errori da non commettere nell’archivio dell’ufficio
Fatto il quadro generale per organizzare l’archivio di carta dell’ufficio, ci sono anche degli errori da non commettere per nessun motivo. Il primo è usare i Post-It per nominare raccoglitori e cartellette: i Post-It sono fantastici e utili, ma purtroppo tendono a staccarsi se non li si usa correttamente, e il pasticcio è sempre in agguato. Anche scrivere in corsivo è da evitare: meglio uno stampatello chiaro per tutti che un corsivo elegante ma con una grafia da dentista. Niente acronimi, abbreviazioni, sigle o altro: se in un raccoglitore ci sono le fatture in entrata del 2017, scrivere “Fatture in Entrata 2017” (F.E. 17 a distanza di anni può dire tutto e il suo contrario). Mai, per nessun motivo, lasciare documenti in giro sullo scaffale: li si consulta e si ripongono al loro posto, altrimenti nel giro di poche settimane ci saranno montagne di fogli disordinati. E infine, quando è il momento di eliminarli, usare un distruggidocumenti è la soluzione più sicura per la privacy e la tutela dell’azienda.

Notizie
02/10/2018

Lo smaltimento del toner della stampante è un obbligo di legge per tutti i titolari di partita IVA, quindi società e professionisti, che ne hanno la piena responsabilità fino al termine del corretto ciclo di smaltimento. Se infatti i privati cittadini hanno l’obbligo di legge, all’interno della più generale normativa nazionale sulla raccolta differenziata, di conferire i toner esausti negli specifici punti di raccolta predisposti dai comuni nelle isole ecologiche o in altri punti del territorio, o in alternativa di portarli nei cosiddetti Eco Store, quei negozi che consentono di portare le vecchie cartucce e comprarne di nuove, aziende e professionisti hanno l’obbligo e la responsabilità di seguire un ben preciso iter che termina solo con la documentazione che comprova il corretto smaltimento di toner e cartucce inkjet delle stampanti.
Come smaltire a norma di legge toner e cartucce inkjet delle stampanti
Toner e cartucce inkjet, concluso il loro ciclo di funzionamento, quando cioè diventano esauste, sono considerati rifiuti speciali e possono essere pericolosi o meno in base alla loro composizione e al codice identificativo CER segnalato dal produttore.

La prima cosa da fare per smaltire toner e cartucce inkjet esausti, pericolosi o meno, è quella di predisporre gli appositi contenitori, detti ecobox, in prossimità delle stampanti o in altra posizione dell’ufficio, nei quali riporre e conservare fino a un massimo di tempo di un anno toner e cartucce esauste fino al conferimento alla ditta specializzata che si occupa del loro smaltimento.
Gli obblighi di legge per lo smaltimento di toner e cartucce delle stampanti
Conservare negli ecobox e conferire alla ditta specializzata toner e cartucce però può non bastare: nel caso di toner e cartucce inkjet considerati pericolosi in base al loro codice identificativo occorre anche che il titolare della partita IVA, società o professionista, sia iscritto al Sistri (Sistema di controllo della tracciabilità dei rifiuti), richieda il registro di carico e scarico presso la Camera di Commercio competente per territorio per annotare i movimenti dei rifiuti speciali pericolosi prodotti, e conservi una delle copie del FIR, il formulario identificativo del rifiuto compilato insieme alla ditta specializzata che si occupa dello smaltimento dei toner e cartucce considerati pericolosi. Inoltre il produttore del rifiuto deve compilare il MUD (modello unico di dichiarazione ambientale) in cui tiene traccia dei movimenti dei rifiuti prodotti, e lo deve presentare alla Camera di Commercio entro il 30 aprile di ogni anno.
Che errori non commettere nello smaltimento del toner della stampante e delle cartucce inkjet esauste
Il primo errore da non commettere nello smaltimento di toner e cartucce esausti delle stampanti è quello di portarli nelle discariche comunali che per legge (D.Lgs 152/06 ex D.Lgs 22/97, Decreto Ronchi) non sono tenuti a smaltirli.

L’altro errore da non commettere nello smaltimento del toner della stampante è pensare che con le stampanti a noleggio non si sia responsabili fino al termine dell’intero ciclo di smaltimento delle cartucce: sempre secondo la legge il responsabile della gestione del rifiuto è “chi lo genera con la sua attività produttiva”. E la responsabilità di legge termina solo quando si ottiene la 4° copia del formulario FIR firmata dall’impianto di smaltimento toner che ne certifica il corretto smaltimento e la si unisce alla 1° copia in nostro possesso.

Anche restituire i toner e le cartucce a chi ci vende le ricariche nuove è un errore, a meno che chi vende le cartucce non abbia anche tutte le autorizzazioni per gestire i rifiuti, e rilasci adeguata documentazione al termine del ciclo di smaltimento.
Servizi di smaltimento toner a norma di legge: ZeroZero Toner
Se si vogliono evitare tutte queste incombenze burocratiche e gli eventuali rischi di uno scorretto smaltimento del toner della stampante e cartucce per stampanti ci si può rivolgere a un servizio a pagamento che permette di trasferire gli obblighi inerenti alla gestione dei toner esausti ad un diverso soggetto giuridico. Il soggetto si chiama ZeroZeroToner, è offerto anche da siti di e-commerce di prodotti per ufficio come Viking Italia, e di fatto trasferisce a Berg Phi srl, una società che ha sviluppato e brevettato un impianto che ricicla il 100% dei materiali esausti di cui è composto il toner, la paternità del rifiuto e tutti gli obblighi amministrativi e burocratici derivanti dalla gestione dei toner esausti oltre alle responsabilità penali.

Solo in questo modo il produttore del rifiuto, titolare di partita IVA; è certo di essere completamente esonerato da ogni incombenza e rischio derivante da possibili errori di compilazione.

Notizie
27/09/2018

Gli Stabilo Boss sono probabilmente gli evidenziatori più usati al mondo, non solo negli uffici ma anche a scuola e a casa. Hanno sicuramente una grande qualità, la tecnologia Anti-Dry-Out che li fa resistere fino a 4 ore senza tappino, oltre alla lunghissima durata del loro inchiostro atossico a base di acqua. Ma ciò che li contraddistingue di più, e sicuramente da ogni altro, evidenziatore è la loro caratteristica forma che racconta un simpatico aneddoto su chi ha inventato gli Stabilo Boss.
Come è stato inventato lo Stabilo Boss
Pare infatti che, quando tra la fine degli anni Sessanta e l’inizio dei Settanta alla Schwan-Stabilo stavano cercando di inventare un nuovo evidenziatore, uno dei signori Schwanhäusser, Gustav o August pronipoti di Gustav Adam che aveva comprato la fabbrica nel 1864, insoddisfatto per l’ennesimo prototipo sbagliato diede una manata alla plastilina schiacciandola più o meno nella forma diventa poi iconica. E così, nel 1971, un ’bout per caso come per altri prodotti da ufficio come Post-It, fermagli fermacarte e anche la penna Bic, è nato lo Stabilo Boss, il pennarello evidenziatore più famoso del mondo destinato a essere venduto al ritmo di due pezzi al secondo.