Categoria: Ufficio

Consigli, curiosità e notizie sulla vita di ogni giorno in ufficio

Ufficio
18/10/2021

Ottobre è il mese della Cybersicurezza, o meglio della Sicurezza Informatica (ECSM – European Cybersecurity Month). Un fenomeno, quello dei crimini informatici, in netta crescita (+12% nel 2020, secondo i dati del Clusit – Associazione Italiana per la Sicurezza Informatica) e che provoca danni economici a livello globale per 3.000 miliardi di euro (2 volte il PIL del nostro Paese) oltre ovviamente a pesanti ripercussioni in tema di privacy.
Difendersi dagli attacchi informatici è una sfida complessa e sistemica, che però comincia dal primo passo: usare consapevolmente i propri dispositivi tecnologici, e ovviamente anche quelli aziendali. Cominciando da queste 6 semplici cose da fare.

1. Password sicure
Ogni anno l’indagine sulle password dicono che le più usate sono 123456 oppure qwerty. Debolissime e insicure al massimo. Una buona password non è difficile da creare: lettere maiuscole e minuscole, numeri e caratteri speciali. E soprattutto una password per ogni account o sito in cui si è loggati. Così se ne viene sottratta una non potrà essere clonata su ogni account. Il livello superiore di sicurezza? Attivare l’autenticazione a 2 fattori (molti social per esempio già la prevedono).

2. Occhio alle offerte miracolose
Normalmente finiscono nello spam, ma ci sono mail che dovrebbero accendere il campanello d’allarme fin dal loro oggetto: sconti miracolosi, offerte incredibili, imperdibili opportunità di investimento nascondono spesso tentativi di truffa online. Quindi agire con cautela. Come prima cosa è sempre bene controllare l’indirizzo del mittente: spesso al nome di un marchio o negozio famoso non corrisponde lo stesso dominio nella mail, ma strani indirizzi che dovrebbero far insospettire subito. Se poi ci sono pressanti inviti a cliccare da qualche parte, allora meglio starne alla larga: segnalare come spam e cancellare subito sono le cose giuste da fare.

3. Aggiornare il software
Qualunque sistema operativo cerca di fare aggiornamenti anche in termini di Cybersicurezza, e un software non aggiornato è sempre più vulnerabile. Questo vale per il computer, per il tablet e anche per lo smartphone. È un po’ il tagliando dei dispositivi digitali.

4. Verificare le impostazioni della privacy
Nessuno legge mai davvero fino in fondo le informative sulla privacy. Ma di tanto in tanto rivedere le proprie impostazioni, con i permessi consentiti, può essere utile. Magari per nascondere dati sensibili come l’indirizzo mail o il numero di cellulare che potrebbero essere utilizzati per tentativi di phishing o pratiche commerciali aggressive.

5. Fare un regolare backup dei dati
La memoria locale del dispositivo non è il posto più sicuro in cui tenere i propri documenti. Non solo perché il dispositivo potrebbe fisicamente rompersi, ma perché un malware potrebbe cancellare il tutto, o renderlo non più accessibile o recuperabile. Un backup esterno – su un HD o un NAS – ma anche un backup su cloud sono la garanzia quasi assoluta di non rischiare di perdere i propri documenti importanti.

6. Antivirus
Anche se su quel dispositivo non c’è niente di davvero interessante per un criminale informatico, è il dispositivo in sé che può essere appetibile per aumentare la diffusione di virus e malware. Quindi nel dubbio è sempre meglio avere un antivirus aggiornato e funzionante, per fungere da barriera contro l’infezione di programmi fraudolenti.

Ufficio
15/10/2021

A soffrire dei mali da ufficio siamo in tanti, ovvero tutti quelli che per motivi di lavoro passano molte ore di fronte allo schermo del computer in posizioni spesso sconsigliate e dannose per la salute. Di cosa parliamo in questo articolo? Di quei fastidi che probabilmente riconoscerete come familiari: mal di schiena, bruciore agli occhi e affaticamento della vista, mal di testa e fastidi agli arti superiori e inferiori. Per questo veniamo in vostro soccorso con qualche consiglio per migliorare la postura di fronte al computer, ma anche segnalarvi quali sono i requisiti fondamentali che un ambiente di lavoro deve offrire ai propri impiegati.

Lavorare in un ambiente chiuso per molte ore, in posizioni viziate e scorrette può avere delle ripercussioni più o meno fastidiose e gravi. Per ovviare a queste problematiche non vi suggeriamo solo di correggere la posizione sullo schienale della sedia ma anche di assicurarvi che ci siano condizioni microclimatiche adeguate: ci riferiamo, infatti, all’aria che respiriamo, alla temperatura in ufficio, alla pulizia dei locali e all’illuminazione circostante. Tutti aspetti resi ancora più importanti dall’epidemia da Coronavirus e dai nuovi protocolli per il ritorno in ufficio. Perché in realtà il mal di schiena è solo la punta dell’iceberg di una serie di fastidi che possono, a lungo andare, danneggiare la vostra salute.
L’aria che respiriamo

Per quanto sia meno visibile, è molto importante lavorare in un ambiente ben ventilato e adeguatamente condizionato così da evitare inquinamenti da batteri o funghi, nocivi alla nostra salute, che possono causare allergie e patologie infettive più o meno gravi. La maggior parte dei problemi di qualità dell’aria sono dovuti a un’insufficiente ventilazione – ad esempio uno scarso ricambio d’aria, alte temperature dell’impianto di riscaldamento o getti d’aria condizionata troppo freddi, soprattutto se direzionati verso la persona, sono fortemente nocivi per la salute.

Quando arrivate in ufficio, per prima cosa, assicuratevi di ventilare il locale e fate lo stesso in pausa pranzo. Ritornare nello stesso ambiente con aria pulita, vi risparmierà quel senso di torpore che cala una volta rientrati nello stesso ambiente di aria viziata.

Un altro aspetto importante è la pulizia della vostra scrivania. Per chi soffre di allergie alla polvere o asma, le superfici impolverate o sporche sono dannosissime per il sistema respiratorio. Cercate di tenere sempre pulita la vostra postazione, eliminando polvere e sporcizia da tastiera, mouse e telefono con un panno umido e disinfettante. Ricordate poi di lavarvi bene le mani dopo quest’operazione.
Illuminazione adeguata

Di norma i locali di un ufficio dovrebbero avere sufficiente luce naturale, che fornisca la giusta quantità di benessere di chi lavora al suo interno, integrata con un’illuminazione a luce fissa che sia adeguata al lavoro da svolgere tutto il giorno e in tutti i periodi dell’anno. Per l’occhio, già messo per ore sotto sforzo dalla luce del computer, si deve evitare che venga ulteriormente affaticato da un’illuminazione aggressiva, fredda o troppo accecante. Per evitare riflessi sullo schermo, abbagliamento o contrasti di luminosità troppo fastidiosi, assicuratevi che la postazione di lavoro sia orientata a 90° rispetto alle finestre e che l’illuminazione di lampade, da scrivania e a soffitto, siano fuori dal vostro campo visivo – la linea tra occhio e lampada deve formare con l’orizzonte un angolo non inferiore a 60°. Assicuratevi, inoltre, che l’illuminazione che vi circonda – sia essa naturale o artificiale – non sia eccessiva e non vi siano contrasti eccessivi con gli oggetti circostanti. Non dimenticate, poi, che lo schermo del computer deve essere orientato e inclinato in modo da non creare riflessi sulla sua superficie. Ricordatevi, infine, di assumere una posizione corretta di fronte al video, tale che la distanza occhi-schermo sia di circa 50-70 cm.
Postura adeguata e corretta distribuzione delle pause

Quante volte vi ritrovate per ore nella stessa posizione – sbagliata – sulla sedia, di fronte al computer, senza accorgervene? Sicuramente troppe! Allora cominciate a raddrizzarvi sulla sedia girevole, assumendo una posizione corretta di fronte al video, con i piedi ben poggiati al pavimento in modo da avere le cosce parallele al suolo e le ginocchia piegate ad angolo retto. La schiena – soprattutto la zona lombare – dev’essere appoggiata allo schienale in modo da essere sostenuta adeguatamente durante le lunghe ore di lavoro al computer. Assicuratevi, quindi, di regolare l’altezza della sedia e l’inclinazione dello schienale in maniera corretta. Tastiera e mouse devono essere disposti sullo stesso piano e la tastiera posizionata di fronte allo schermo. Quando digitate o usate il mouse, cercate di evitare di irrigidire polso e dita. Vi aiuterà tenere gli avambracci appoggiati sulla scrivania, evitando così la tensione di muscoli del collo e spalle. Infine, è davvero importantissimo fare pause frequenti durante la giornata di lavoro, cercando di mobilizzare e rilassare schiena, collo, arti superiori e inferiori il più possibile. Una volta finito di lavorare, vi suggeriamo di praticare un’attività sportiva leggera, che possibilmente coinvolga tutta la colonna vertebrale, per aiutarvi ad alleviare le fatiche della giornata sedentaria in ufficio appena conclusa.

Sapevate che oltre ad una postura adeguata anche il microclima e l’illuminazione giocano un ruolo importantissimo per la vostra salute? Avete altri suggerimenti da aggiungere? Allora condivideteli sulla nostra pagina Facebook Viking Italia.

Ufficio
05/10/2021

Anche la pausa pranzo in ufficio è cambiata dopo il lockdown e con il rientro in ufficio da questo settembre 2021. E se prima la normalità erano le mense aziendali o il pranzo fuori ufficio, ora sempre più lavoratori hanno scoperto il pranzo all’interno dell’ufficio. Ci sono servizi di delivery, c’è il solito bar all’angolo, c’è la schiscetta da portare da casa, ma no, ingurgitare la prima cosa che passa per mano davanti al monitor del computer non è il modo migliore di fare la pausa pranzo in ufficio. Che sia la regola o l’eccezione, anche il pranzo sul luogo di lavoro deve essere prima di tutto sano, e poi rispettare qualche semplice regola di bon ton. Per evitare di appesantirsi, fare il giusto carico di energia in vista del pomeriggio, e per rispettare la sensibilità di colleghi e vicini di scrivania.

No alle pietanze ‘odorose’. Certo il pesce è sanissimo, e anche cavoli, cavolfiori e broccoletti, e per non parlare del cibo etnico ormai sempre più in voga. Ma insomma, appestare l’ufficio con il loro intenso ‘profumino’ potrebbe attirare più di qualche lamentela.

Al bando i social, Facebook & Co. La pausa pranzo è anche un modo per staccare gli occhi dal monitor, socializzare con colleghi e colleghe, rilassare i muscoli di schiena e collo e in fin dei conti dimenticare per qualche minuto computer e vita digitale.

Tovaglietta, posate e tovagliolo sempre. Anche rimanendo alla scrivania, bastano pochi semplici gesti per abbellire il tutto e sentirsi quasi come a casa. E poi si evitano macchie e briciole che sporcano fogli, appunti, tastiera e documenti.

Sì a insalate, frittate, pasta e riso freddi. Sono i tipici cibi da ‘schiscetta’: pratici, sani, si prestano a mille variazioni per non stancare e si possono mangiare anche laddove non ci siamo modo di riscaldare le pietanze.

Occhio al forno microonde. Un elettrodomestico praticissimo e sempre più diffuso in uffici e luoghi di lavoro, ma insomma la pasta al pomodoro riscaldata diventa quasi immangiabile. Molto meglio attrezzarsi con un lunch box sigillato e portare da casa una sana zuppa di verdure e pasta o riso.

E voi come vi organizzate per il pranzo in ufficio?

Ufficio
01/10/2021

Si parla sempre più di ambiente ed eco-sostenibilità: meno sprechi, raccolta differenziata, uso moderato delle fonti di energia. Consumare meno e in maniera più consapevole è ciò che molti di noi cercano di applicare nella vita di tutti i giorni a casa. Anche un ufficio ecosostenibile è possibile, e basta usare qualche accortezza per evitare gli sprechi – per esempio di carta – e diminuire i consumi. Noi tutti siamo sensibili alla tematica ambiente e alla sostenibilità e vorremmo condividere con voi qualche accorgimento che abbiamo messo in pratica per ridurre l’impatto ambientale delle nostre attività. Scopriteli in questo articolo!

Un ufficio ecosostenibile è possibile!
Gli sprechi in ufficio generalmente ruotano intorno a carta, energia, acqua e rifiuti. Passiamoli in rassegna con qualche consiglio per evitare gli sprechi.

La Carta

La carta è uno dei materiali che sprechiamo di più nel nostro quotidiano. Pensate a quanta carta accumuliamo inutilmente: tutta la posta e la pubblicità che ci ritroviamo nella buca delle lettere, gli scontrini e le ricevute; per non parlare di tutto ciò che stampiamo senza il reale bisogno di farlo. Un modo per ridurre il consumo di carta, o quantomeno utilizzarla in maniera più oculata, c’è e basta seguire qualche piccola accortezza.
Primo accorgimento: in ufficio, come a casa, limitate al minimo la stampa di documenti, ovvero solo quelli strettamente necessari. Il resto potete mandarlo via mail o condividerlo sulla intranet. Generalmente gli uffici sono dotati di una stampante di rete, posizionata al centro della stanza in modo che tutti possano accedervi. Utilizzate quella piuttosto che le stampanti periferiche e impostate di default la stampa fronte retro. Riutilizzate le stampe sbagliate come bozze per prendere appunti, così come le buste per la corrispondenza interna, applicando sull’indirizzo originario un’etichetta con la vostra intestazione. Infine, cercate di utilizzare carta riciclata per le stampe piuttosto che la carta da cellulosa vergine. Il consumo per produrre la prima è nettamente inferiore rispetto alla seconda! Pensateci: nessun albero viene tagliato, le tonnellate d’acqua impiegata per produrre la carta riciclata sono un quarantesimo inferiore rispetto alla cellulosa vergine e l’elettricità impiegata per produrre la carta “normale” è più del doppio di quella per produrre la carta riciclata.

L’Acqua

È una delle risorse sempre più preziose e tuttavia ancora molto sprecata nelle case, nei luoghi pubblici e anche in ufficio. Nei bagni, così come nella cucina condivisa con i colleghi, l’acqua è spesso lasciata scorrere inutilmente o il rubinetto non viene chiuso adeguatamente. Evitate di lasciare il rubinetto aperto quando vi insaponate le mani o lavate i piatti nella cucina e cercate di ricordarlo anche ai colleghi più distratti, magari affiggendo un cartello sopra i rubinetti. Nel caso di una perdita dai rubinetti o dal WC, fatelo presente subito in amministrazione in modo da contenere il danno e risolvere il problema evitando che troppa acqua sia sprecata. Chiedete inoltre di introdurre dei riduttori di flusso per i rubinetti che limitino l’emissione d’acqua utilizzata.

L’Energia

Difficile quantificare l’energia che consumiamo negli spazi chiusi e di cui non ci rendiamo conto. La maggior parte degli uffici è illuminata da luce artificiale anche quando basterebbe quella naturale. Cercate quindi di spegnere gli interruttori della luce quando fuori splende il sole e ne entra altrettanto dalle finestre. Inoltre, a fine giornata, ricordate di spegnere le luci e le apparecchiature elettroniche e disinnescate se possibile le prese elettriche, in modo che non consumino energia durante la notte. Monitorate anche la temperatura interna dell’ufficio, evitando di usare condizionatore e riscaldamento se non ve n’è effettivamente bisogno. Se dovete salire al piano superiore dell’edificio, non c’è davvero motivo di prendere l’ascensore, giusto?!

I Rifiuti

In molti uffici si possono già trovare i contenitori di raccolta differenziata per i rifiuti di carta e plastica, e in cucina dell’organico e del vetro. Mentre è più raro vedere contenitori per cartucce e toner e batterie e pile. Perché allora non proporre a capi e colleghi di introdurre contenitori anche per toner e pile visto il grande uso che se ne fa in ufficio? E, visto che ci siete, suggerite di far acquistare all’amministrazione prodotti ecologici per le pulizie e degli asciugamani a rullo che possano essere lavati.
Questi sono solo alcuni delle attenzioni che dovete prestare per condividere con gli altri un ambiente di lavoro ecosostenibile. Ma ci sono anche alcuni suggerimenti individuali da seguire. Per esempio, evitate la macchina per venire al lavoro ma prediligete la bicicletta col bel tempo o i mezzi pubblici in inverno oppure condividete una macchina in quattro o cinque colleghi. Se organizzate una festa in ufficio evitate di comprare piatti, bicchieri, posate di plastica o tovaglioli di carta ma chiedete all’amministrazione di investire in un set di stoviglie da lasciare in cucina oppure comprate stoviglie in mater-bi. Cercate di portarvi il pranzo da casa. In questo modo eviterete il packaging di plastica del cibo d’asporto, riutilizzando invece lo stesso contenitore che potete riportare a casa. E, infine, cercate di dare sempre il buon esempio sensibilizzando i colleghi il più possibile ad assumere comportamenti etici e eco-friendly fuori e dentro l’ufficio.
Quanto è eco-friendly il vostro ufficio? Sul luogo di lavoro mettete in pratica tutti questi accorgimenti? Raccontateci se avete sperimentato altre iniziative di eco sostenibilità tra i colleghi e condividete la vostra esperienza sulla pagina Facebook Viking Italia.

Ufficio
20/08/2021

Sì, le vacanze finiscono e arriva quel giorno in cui tocca tornare al lavoro. Il problema non è nemmeno alzarsi al mattino col suono della sveglia e fare la strada verso l’ufficio. Il problema è sedersi e decidere da cosa cominciare. Vero è che se si è lasciato tutto in ordine e organizzato prima di staccare per le ferie (come abbiamo spiegato qui) dovrebbe essere più facile anche ricominciare. Ma per non essere travolti dal caos del rientro, ecco la to-do-list di cosa fare al lavoro i primi giorni dopo le vacanze.

1. Fai una lista di controlli

Cose che hai lasciato in delega ai colleghi, lavori che dovevano terminare, progetti che dovevano arrivare, richieste giunte nel frattempo: riprendi il controllo della situazione controllando tutto quello che devi sapere prima di rimetterti davvero sull’operatività.

2. Smazza la posta

E-mail e posta cartacea: ci saranno messaggi a cui rispondere presto, altri che richiedono un approfondimento, alcuni forse da cestinare, qualcosa da inoltrare: la posta è tutta da smazzare in fretta perché tra quelle missive e messaggi si potrebbe nascondere qualcosa di urgente e insidioso da gestire. Qui trovi i consigli su come gestire al meglio la posta elettronica.

3. Fai un giro a salutare colleghi e colleghe

Se non ti puoi permettere di “perdere tempo” tra le scrivanie approfitta della pausa caffè o del pranzo ma ristabilisci i contatti con colleghi e colleghe, chiedi come vanno le cose, se ci sono novità, cosa è successo in tua assenza: anche questo serve a riprendere il controllo della situazione, prevenire le sorprese e limitare lo stress da rientro. E in fondo non è altro che fare networking, come abbiamo spiegato qui.

4. Chiama clienti e fornitori

Anche loro saranno rientrati dalle vacanze e ragionevolmente saranno rilassati e in vena di raccontare qualche aneddoto: è il momento migliore per ristabilire i contatti, fare nuove proposte, fissare incontri per la programmazione del lavoro e in generale rinsaldare dei rapporti che poi, nella quotidianità operativa, servono ad appianare i problemi.

5. Non fare straordinari

Sì, certo, le vacanze sono finite da poco e sei fresco e riposato, ma per la prima settimana sarebbe bene riuscire a non fare straordinari e a lasciare alla mente, oltre che al fisico, il tempo necessario di riprendere il ritmo. È un po’ come quando si riaccende un’auto ferma da tempo: non si va subito in autostrada alla massima velocità. Nel frattempo puoi leggere come rendere fruttuosa una giornata di lavoro.

6. Non bere troppo caffè

Sì, ok, tenere gli occhi aperti e la mente sveglia non è così facile ma è meglio non “annegare” nel caffè e rispettare i tempi fisiologici per darsi la carica, come abbiamo raccontato qui.

Ufficio
10/08/2021

C’è sempre un o una collega amante dei cani, e c’è sempre il o la collega che non la smette di decantare le lodi del proprio Fido. Ma ora forse è giunto il momento di dar loro retta, e magari chiedergli di portare il quadrupede peloso in ufficio. Oppure fare definitivamente il passo decisivo e adottare un pet, che tenga compagnia durante il lavoro in smart working.

Secondo uno studio della Virginia Commonwealth University pubblicato sull’International journal of workplace health management un cane in ufficio avrebbe il potere di ridurre lo stress, migliorare la comunicazione tra colleghi e far aumentare empatia e collaborazione.

L’esperimento della Virginia University, condotto tra 550 dipendenti della Replacements Ltd., in North Carolina, ha dimostrato come i livelli di ormone dello stress prelevati dalla saliva dei dipendenti erano più bassi dell’11% in chi portava il cane in ufficio, e aumentavano fino al 70% in chi non aveva cani, e non voleva entrare in contatto con loro sul luogo di lavoro.

Risultati analoghi ad altre ricerche – quella Central Michigan University, per esempio – con in più alcuni vantaggi indotti, come quello del maggior tasso di movimento: banalmente uscire per i bisogno o occuparsi della pappa faceva muovere e collaborare i colleghi.

Insomma, i pet at work riducono lo stress e il colesterolo e aumentano il buonumore e la collaborazione.