Categoria: Ufficio

Consigli, curiosità e notizie sulla vita di ogni giorno in ufficio

Ufficio
26/07/2020

Con l’arrivo dell’afa estiva e delle ondate di vero caldo torna in auge il tema del rapporto tra aria condizionata e Coronavirus. Anche perché nonostante il chiarimento dell’ISS secondo cui non c’è prova che il COVID-19 si trasmetta attraverso gli apparecchi di condizionamento dell’aria, la notizia secondo la quale il flusso dei condizionatori d’aria in un ristorante potrebbe aver favorito la diffusione del Covid-19 a Guangzhou, in Cina, rimane sempre come uno spettro per chi è già tornato in ufficio per lavorare. Il tutto nonostante lo studio del Guangzhou Center for Disease Control and Prevention non sia sostenuto da simulazioni del flusso d’aria né da test sierologici né da evidenze comprovate. In ogni caso tra aria condizionata e Coronavirus è bene fare chiarezza, sia per quanto riguarda gli impianti degli uffici che per quelli di ogni luogo di comunità, dai ristoranti agli aeroporti, centri commerciali, negozi.

Le raccomandazioni dell’ISS rimangono quelle già emanate ad aprile, e sono di buon senso e contro ogni allarmismo: basta fare bene la manutenzione, pulendo frequentemente gli impianti con acqua e sapone, garantire un frequente ricambio d’aria aprendo di tanto in tanto le finestre (cosa che sarebbe da fare sempre e comunque, Coronavirus o meno) e mantenere la temperatura a un livello fisiologico, cioè intorno ai 24- 26 gradi.

Pulire prese e filtri dell’aria andrebbe fatto sempre, indipendentemente dal timore di diffusione del COVID-19, perché è tra le buone pratiche di manutenzione dei condizionatori d’aria e perché riduce la polverosità dell’aria, che è uno degli elementi potenzialmente dannosi per la salute. E in questo frangente di emergenza e pandemia non è nemmeno necessario utilizzare liquidi di sanificazione, sempre secondo le linee guida dell’ISS: bastano acqua e sapone, oppure con una soluzione di alcool etilico almeno al 70%. Ogni quanto farlo? Almeno una volta al mese, dice l’ISS, ma passare un panno in microfibra a inizio della settimana lavorativa può essere una buona precauzione, soprattutto in queste settimane di afa e caldo.

Il contagio è ormai acclarato che avviene tramite i droplet, le goccioline di saliva generate da tosse, starnuti o dall’atto del parlare e respirare e che abbiano una carica virale. Motivo per cui il ritorno in ufficio è avvenuto con precise indicazioni di protezione individuale. Tuttavia, benché non ci sia prova della trasmissione tramite gli impianti di condizionamento, assicurare un ricambio d’aria regolare rimane sempre una buona prassi, al lavoro come a casa o nei negozi: basta aprire le finestre di tanto in tanto, per esempio a metà mattina, in pausa pranzo e a metà pomeriggio, per rinnovare l’aria che circola nell’ambiente e nei condizionatori, e questo è bene indipendentemente dal Coronavirus.

C’è infine una ragionevole indicazione circa la temperatura da tenere, che è già stabilita per legge ma che tuttavia non deve essere così bassa da generare “infreddature” (è il termine utilizzato dall’ISS) che a loro volta potrebbero provocare starnuti. E di questi tempi è sempre meglio evitare di starnutire: in presenza di altre persone o anche solo per non allarmarci pensando a sintomi legati a SARS-CoV-2.

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19/07/2020

Dipendenti e collaboratori sono il vero capitale strategico di ogni azienda, e sempre più realtà imprenditoriali, dai colossi multinazionali alle medie realtà locali, stanno prestando attenzione al management delle risorse umane. Personale motivato è infatti sinonimo di efficienza e performance, e non c’è niente di più frustrante per un manager o imprenditore di veder vanificati i propri investimenti a causa della demotivazione dei propri collaboratori.

Ma come fare per motivare al massimo i propri dipendenti? Escludendo bonus e premi produttività in denaro, che non è sempre possibile distribuire, occorre lavorare sulle strategie di leadership e management, per esempio partendo da questi 5 spunti suggeriti da Triplepundit.com, sito di consulenza per business leader.

Mostrare la leadership con l’esempio

Se il capo è un vero leader, riconosciuto per le competenze così come per i comportamenti e l’impegno, i collaboratori saranno più portati ad emularlo e a lavorare per lui e con lui. Non si tratta di essere decisionisti, si tratta di essere decisi: nel prendere decisioni, nel valutare le proposte, nel lodare un lavoro ben fatto e nel sottolineare gli errori commessi.

Premiare il merito

Un vero business leader coltiva il talento dei propri collaboratori senza timore: costruire team affiatati, riconoscere e attribuire i meriti, delegare con fiducia e gestire al meglio tempi e spazi di lavoro permette di far crescere i collaboratori in competenze e autonomia, migliorandone la produttività.

Stimolare la formazione continua

In un mercato del lavoro sempre più critico e competitivo, le competenze sono il valore che ciascun lavoratore porta in dote, e un’azienda che investe sulla formazione dei propri dipendenti ne otterrà sempre un ritorno positivo. Un lavoratore abbandonato a se stesso, senza gli strumenti – materiali e di competenze – per svolgere le proprie mansioni sarà sempre un lavoratore demotivato: nella migliore delle ipotesi pronto ad andarsene; nella peggiore improduttivo.

Comunicare in modo trasparente

Prendere decisioni a porte chiuse e comunicarle dall’alto al basso è il modo più veloce per creare un clima di incertezza e di sfiducia. Non servono sempre riunioni fiume per prendere le decisioni anche più grandi: per conoscere il parere del proprio team possono tornare utili anche le brevi pause alla macchinetta del caffè: il dialogo costante tra management e forza lavoro coinvolge entrambi nella vita dell’azienda.

Rendere gradevole il luogo di lavoro

Non si tratta tanto di mettere un quadro alle pareti o una pianta all’ingresso: è il clima aziendale a fare la differenza. Dipendenti che si sentono prima di tutto persone e poi un numero di matricola si recano al lavoro con maggior coinvolgimento, e sono pronti a superare ogni difficoltà per raggiungere gli obiettivi prefissati.

Ufficio
15/07/2020

La stragrande maggioranza di chi possiede un computer – desktop o laptop – lo usa per come gli è stato venduto. Certo c’è una grande fascia di utenze aziendali che usano programmi proprietari o customizzati ai soli fini del proprio lavoro. Certo ci sono tantissimi liberi professionisti che acquistano software utile alle loro attività. Ma insomma, a parte queste due particolari situazioni, chi ha un computer lo usa così com’è. Al contrario di quanto avviene invece con gli smartphone, dove si scaricano App a profusione, spesso anche di dubbia o pericolosa provenienza, senza porsi problemi o timori sulla sicurezza. E invece anche per i computer ci sono tanti programmi gratis e utili che sarebbe il caso di scaricare e installare: per migliorare le performance, per tenere in ordine i propri file, per porre rimedio a inevitabili errori che tutti facciamo (in primis quello di cancellare file che non dovevamo eliminare o perdere lavori che non si riesce a recuperare.
Dism++
Tutti prima o poi dobbiamo fare i conti con il disco fisso che non ha più spazio, e tutti prima o poi ci siamo affidati a programmi a pagamento spesso molto cari (e talvolta che di poca utilità). Dism++ è la soluzione gratuita ed efficace: trova davvero i file inutili o duplicati e permette di recuperare anche diversi GB di spazio sul disco fisso. Con benefici anche in termini di velocità della macchina.
Dism++ si può scaricare partendo da qui
KickassUndelete
Ok, il nome è quello che è, ma quando si tratta di recuperare file cancellati per errore non si bada troppo al sottile. Lunghi e faticosi documenti di lavoro, preziosi video e foto famigliari, musica e film: non importa cosa abbiamo cancellato, ma quando si tratta di recuperarlo e non si vogliono spendere dei soldi, non c’è niente di meglio di KickassUndelete. Certo bisogna essere degli utilizzatori di computer un ’bout più che basici, ma nell’emergenza è senza dubbio la soluzione.
KickassUndelete si scarica da qui
Uranium Backup
Appunto il backup, croce e delizia di ogni massiccio utilizzatore di computer. Perché non c’è niente di più terrificante di perdere il proprio archivio, che sia professionale o privato, e sarebbe sempre buona cosa procedere con backup regolari. Qui abbiamo già parlato di 4 possibili soluzioni, nel senso di scelta di dove mettere i propri file. Ma che si tratti di una serve domestico tipo NAS, di uno spazio cloud, o di supporti fisici esterni come HD portatili o i cari, vecchi ma sempre affidabili DVD, non c’è programma migliore di Uranium Backup. Soprattutto per quanto riguarda la gestione dei file da salvare in backup, e la gestione dei diversi backup nel tempo.
Uranium Backup si scarica da qui
Keepass
Davanti alla proliferazione delle password ci sono 3 strategie tra le più diffuse: sceglierla semplice e a rischio (tipo “password” o “123456”, che sono le più gettonate e ovviamente le più hackerate); usare sempre la stessa (tipicamente la propria data di nascita, il nome dei figli o degli animali domestici); inventarsene ogni volta una nuova per poi inevitabilmente dimenticarsene e dover fare tutta la procedura di recupero password. Tra i software per creare password sicure e conservarle c’è Keepass, che crea in pratica un database che si può salvare sia in locale che in cloud e a cui fare riferimento ogni volta per recuperare la password.
Keepass si può scaricare qui

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09/07/2020

Lo smartworking ha ridisegnato le nostre giornate lavorative. Calato di colpo sulle nostre routine per via del lockdown da Coronavirus, è diventato man mano il nuovo modo di lavorare per tantissimi lavoratori che non l’avevano mai sperimentato. Per qualcuno è stato e continua a essere solo lavoro da remoto. Per altri è diventato davvero lavoro agile. E la differenza è sostanziale: fare come in ufficio, con il vincolo di orario e reperibilità o lavorare per obiettivi gestendo tempi e modi. E ora, con l’estate già tra noi, lo smartworking in vacanza può diventare la soluzione per conciliare lavoro e famiglia, soprattutto per chi ha figli ma anche per chi vuole allontanarsi dalla città e vivere con più rilassatezza le regole del distanziamento sociale. Ma lavorare smart in vacanza significa di nuovo cambiare ambiente, ritmi, priorità e modalità, e serve un altro swicth mentale, che può essere facilitato da questi 7 consigli.

1. Crea una nuova routine

Può essere cominciare molto presto, per approfittare delle ore più fresche e più silenziose, o concentrare tutto a cavallo della pausa pranzo, quando gli “altri” si riposano, o ancora la sera, quando i ritmi si abbassano. Che si sia gufi o allodole, in vacanza, con i ritmi della famiglia o del proprio tempo libero che cambiano, è necessario crearsi una nuova routine. Temporanea, diversa, ma comunque nuova.

2. Trova un nuovo spazio di lavoro

Sì, il sogno è sotto l’ombrellone, ma è solo un sogno ed è infattibile. Ma la casa delle vacanze, che si tratti di un’abitazione, di un albergo o di un residence, ha spazi diversi, e occorre trovare un nuovo spazio di lavoro. Ma come per lo smartworking da casa, quello deve essere sempre lo stesso, ben riconoscibile, e dedicato proprio a quello. Se avete deciso di lavorare sul terrazzo, quando siete sul terrazzo con il computer significa che state lavorando e non siete disturbabili. E se quello è lo spazio di lavoro, non ce ne sono altri: quando andate in spiaggia, o in piscina, o in giardino, non è un momento per lavorare.

3. Definisci un nuovo tempo di lavoro

Se è smart allora le canoniche “8 ore di lavoro” non valgono più. Definita la routine, poi non ci sono deroghe: quando si finisce, si finisce. Altrimenti ci si ritrova a lavorare a oltranza, senza prendersi lo spazio, il tempo e la libertà di vivere i momenti della vacanza, fosse una passeggiata in montagna, un bagno a mare, un aperitivo romantico.

4. Suddividi il tempo di lavoro

Gli americani lo chiamano time-log, e sostanzialmente è la suddivisione del tempo di lavoro in blocchi ben precisi. 30′ per leggere e rispondere alle mail, 45′ per telefonare, 2 ore per fare la parte importante del lavoro completamente focalizzati: ciascuno si organizza in base alle proprie esigenze e funzioni, ma avere una scansione oraria precisa aiuta e consente di non debordare, di mantenere le scadenze, di rimanere focalizzati.

5. Imponiti delle pause

Tra un blocco di lavoro e l’altro, imponiti delle pause. Un caffè, una boccata d’aria, 2 esercizi di allungamento contro i dolori da lavoro sedentario: bastano 5′ di diversivo per consentire al corpo e alla mente di passare da una fase all’altra, chiudendo un compito e aprendone un altro.

6. Chiudi le notifiche

Nei blocchi di lavoro più impegnativi, quelli in cui serve la massima concentrazione, chiudi le notifiche. Niente messaggi WhatsApp, niente telefonate, niente notifiche di messaggistica al computer: sono 2 ore di concentrazione massima? E allora che lo siano totalmente. Ci sono già abbastanza distrazioni in giro da sommarne anche altre.

7. Spegni il computer

Sì, quando hai finito di lavorare, spegni il computer. È estate, ci sono le vacanze, ci sono un sacco di cose da fare per cui una volta che si è finito di lavorare si chiude il computer e si sceglie un’altra forma di intrattenimento: una passeggiata, un giro in bicicletta, una routine di fitness, un aperitivo, un ’bout di shopping, qualunque cosa di alternativo ai social sullo smartphone e alle serie Tv sullo schermo del computer. Un ’bout di digital detox può fare solo del bene.

Ufficio
01/07/2020

L’avvento del COVID-19 ha rivoluzionato le vite di tutti sotto diversi aspetti: il modo di andare a fare la spesa, le cene con gli amici, i viaggi e soprattutto la vita lavorativa. Abbiamo visto qualche tempo fa come i contagi fossero estremamente alti negli uffici in particolare in quelli open space. Entrando nella fase 2 e 3, con la riapertura dei negozi e di diversi uffici, è importante non abbassare la guardia e mantenere l’igiene e la sicurezza di tutti, lavoratori e clienti, al centro dell’attenzione.
Come funzionano?
Ovviamente uno dei metodi per evitare una nuova ondata di contagi è di seguire attentamente le norme per riaprire gli uffici e quelle di distanziamento sociale indicate dal governo; questo non è purtroppo sempre possibile in uffici e negozi. Quali alternative abbiamo quindi per salvaguardare sia i lavoratori sia i clienti e cosa sono i pannelli divisori per gli uffici? L’Organizzazione mondiale della sanità ha suggerito, in diverse occasioni, l’uso di pannelli divisori anti-contagio: ossia, barriere fisiche volte a fermare le piccole particelle di saliva che possono trasmettere il virus.

Per ora, una delle poche certezze che abbiamo sul virus è che uno dei sintomi più frequenti è una forte tosse; ciò ha portato diverse aziende ad adottare delle “barriere” anti-contagio per ridurre al minimo le possibilità di contrarre il virus dovute a tale sintomo.

Un divisorio anti-contagio consiste in un pannello di vetro, plastica o plexiglas che impedisce alle microparticelle, espulse durante un colpo di tosse o uno starnuto, di essere trasmesse tra dipendenti e clienti o viceversa.

Normalmente queste barriere sono trasparenti in modo da permettere comunque le interazioni tra soggetti, ma riducendo drasticamente il rischio di contagio. L’Organizzazione mondiale della sanità ha suggerito l’utilizzo di barriere di vetro o di plastica, in modo da ridurre al minimo la necessità di indossare Dispositivi di protezione individuale, ma mantenendo alta la tutela degli individui.

Quali sono i vantaggi dei divisori?

Queste “barriere” per l’ufficio forniscono una serie di vantaggi in quanto rappresentano una soluzione veloce, economica ed efficace per trasformare uffici open space potenzialmente pericolosi in luoghi decisamente più sicuri in cui lavorare.

Mascherine, guanti e altri DPI possono essere molto scomodi se indossati per tutta la giornata lavorativa, specialmente con l’arrivo dell’estate; per questo motivo, tali pannelli possono rappresentare una soluzione semplice, economica e soprattutto efficace in vista delle riaperture degli uffici. I dipendenti potranno così interagire tra loro rimanendo protetti e riducendo i fastidi potenzialmente causati dai DPI.

Inoltre, questi pannelli sono solitamente facili da spostare e da modificare per adattarsi a qualsiasi esigenza. Se ci dovessero essere riunioni o disposizioni diverse di scrivanie, potranno essere facilmente spostati per sopperire alle diverse necessità.

Infine, come abbiamo precedentemente detto in un altro post, è molto importante mantenere alti i livelli di igiene all’interno degli uffici: i materiali utilizzati per questi pannelli permetteranno di pulirli e disinfettarli in modo rapido e veloce, senza rischiare di rovinarli o usurarli.
Come trovare il pannello giusto?
Esistono diverse misure di pannelli per ogni esigenza, sia che vengano utilizzati in uffici open space per separare le varie postazioni o che vengano utilizzati alle reception, in bar o negozi a diretto contatto con la clientela. Quelli più semplici, composti da tre lastre di plexiglas, andranno solamente appoggiati sulle scrivanie per separare le varie postazioni. Quelli comunemente chiamati “da banco” vengono solitamente appesi al soffitto e sono costituiti da un pannello verticale con una piccola fessura verso il basso per il passaggio di oggetti di piccole dimensioni come buste, soldi o fogli. Questi pannelli, già adottati in diverse banche e uffici postali, garantiscono un’efficace protezione da colpi di tosse e starnuti mantenendo però possibile il passaggio di oggetti tra gli interlocutori. Saranno quindi ideali per reception, negozi, bar e altre attività a contatto con la clientela.

Questo tipo di dispositivi protettivi, utilizzati già da diversi anni in svariate attività, stanno diventando una tecnologia essenziale per rimanere sicuri negli uffici durante questa emergenza. Verranno impiegati in diverse strutture, come uffici, negozi e anche nelle scuole, per evitare la tanto temuta seconda ondata di contagi cercando al contempo di ritornare a quella che siamo stati abituati a chiamare “normalità”. Per salvaguardare il futuro dei tuoi dipendenti, della tua azienda e dei tuoi clienti, scopri la gamma in espansione di pannelli divisori anti-contagio sul nostro sito e trova quello giusto per il tuo business.

 

Ufficio
16/06/2020

Anche se non si dice (anzi: è tra le cose da non dire mai in ufficio) più o meno tutti sperano sempre in un posto di lavoro migliore. Ma se il primo scoglio da superare è quello dell’invio del curriculum (e qui ci sono i 6 trucchi per non farlo cestinare) poi ci si gioca tutto nel corso del colloquio: qualche manciata di minuti durante i quali convincere il potenziale datore di lavoro che si è proprio la persona giusta per quel posto. Come fare a giocarsi tutte le proprie carte in modo efficace? Con questi 6 step.

1. Informarsi sull’azienda.
Ovviamente sull’attività svolta, ma anche sui valori aziendali, su come è organizzata e in generale su come intende sviluppare il suo business. Le fonti non mancano: il sito Web, ma anche articoli di giornale e online, quotazioni di borsa e non ultimi i contatti diretti: possono essere persone già conosciute oppure contatti generati sui social professionali come Linkedin. Questa è tra le prime cose da fare prima di un colloquio.

2. Preparare le prime risposte.
In ogni colloquio ci sono domande standard che riguardano il percorso professionale, gli obiettivi di carriera, i risultati raggiunti e le aspirazioni professionali: non si tratta di imparare la filastrocca a memoria, ma di aver ben presenti i punti da evidenziare, per non dimenticarli. Se non si è in cerca del primo lavoro, immancabile sarà anche la domanda sul perché si vuole lasciare il precedente impiego: meglio essere propositivi ed evitare commenti negativi sul passato. E attenzione che ormai sempre più i colloqui di lavoro sono infarciti anche di domande trabocchetto a cui è bene essere pronti a rispondere.

3. Vestirsi adeguatamente.
Ogni azienda ha il proprio stile, e si può risultare fuori contesto anche presentandosi troppo formali (così come in jeans per lavorare in banca). Anche in questo caso vale la pena informarsi per tempo, per non trovarsi a disagio quando ormai è troppo tardi. (Qui i consigli su come vestirsi per un primo colloquio)

4. Comunicare anche non verbalmente.
Contano le parole, e contano anche i gesti: una stretta di mano sicura, un tono di voce senza esitazioni, la postura dritta comunicano fiducia e affidabilità. Si possono sempre fare le prove allo specchio o con l’aiuto di una persona fidata. E attenzione ai segnali di nervosismo come parlare troppo velocemente, dondolare, toccarsi i capelli: i recruiter sono esperti di comunicazione non verbale, e colgono ogni dettaglio (Qui i consigli per parlare in pubblico in modo naturale).

5. Preparare qualche domanda.
Durante il colloquio di lavoro si è candidati, ma si è anche prospetti: mostrarsi interessati all’azienda, al ruolo da ricoprire e ai suoi potenziali sviluppi sono tutti fattori che possono dimostrare motivazione e influenzare gli esaminatori. Detto ciò, ci sono domande da fare, come queste, e domande invece da non fare, come queste.

6. Ascoltare senza interrompere.
Che siano domande o spiegazioni, ascoltare senza interrompere è non solo segno di educazione ma anche di sicurezza in se stessi. Poi ci sarà tempo a colloquio finito di fare altre mosse, come queste.

PS: e se invece si tratta di un colloquio su Skype o comunque in videoconferenza, come ha imposto di fare la pandemia da Coronavirus, allora possono interessarti anche questi consigli.