Categoria: Ufficio

Consigli, curiosità e notizie sulla vita di ogni giorno in ufficio

Ufficio
30/10/2020

Se hai un ufficio dovresti dotarti di un distruggidocumenti. E non solo per proteggere i tuoi dati (pensa a fatture varie che potrebbero venir usate in modo fraudolento, o brevetti e progetti che potrebbero essere utilizzati da altri) ma anche per rispettare la normativa sulla GDPR, che impone di distruggere ed eliminare tutti i dati sensibili dopo un certo periodo di tempo. E un tritura carta potrebbe essere utile anche a casa, considerando che sempre più la raccolta differenziata della carta avviene porta a porta e praticamente tutti mettono in strada la sera scatole e sacchetti che contengono sì carta di nessun valore ma anche documenti personali. Il problema è però trovare il modello giusto, e per riuscirci ci sono almeno 4 cose da sapere:

Tipo di taglio
Volume e formato dei fogli
Velocità e rumore
Capienza del cestino

1. Tipo di taglio

Ci sono 2 tipi di taglio per i distruggidocumenti: quello a striscette e quello a frammenti. Il primo è tendenzialmente più veloce, il secondo più sicuro in termini di inutilizzabilità del residuo. Per casa o per un piccolo ufficio può bastare questo, ma se maneggi informazioni e documenti davvero sensibili puoi pensare a livelli di sicurezza militari e governativi. Roba da top secret che si paga cara.

2. Volume e formato dei fogli

Il discorso sul formato è presto fatto: se per lavoro utilizzi spesso il formato A3, di un distruggidocumenti in formato A4 te ne fai poco. A meno di non metterti a piegare di volta in volta i fogli a metà. Ma questo dipende dal valore che dai al tuo tempo lavoro. Il volume dei fogli invece è un’informazione interessante, soprattutto per gli uffici: poter distruggere mazzetti di 10, 50 o 100 fogli contemporaneamente cambia il tempo che si perde davanti al distruggidocumenti. Chiaramente poter tagliare 10 o 100 fogli dipende dalla potenza del motore, e anche questa è una caratteristica che si paga in più. Una soluzione interessante e intelligente è quella dei distruggidocumenti a carica automatica: un ’bout come per le stampanti, appoggi i fogli sul vassoio e la macchina comincia a lavorare da sola.

3. Velocità e rumore

La velocità ha a che fare con il volume dei fogli: un distruggidocumenti con un motore più potente taglia più fogli in minor tempo. Se ti serve una macchina da tenere accanto alla scrivania e usare di tanto in tanto non è così importante. Ma se ogni mese devi distruggere pile e pile di carta allora pagare un ’bout di più una macchina veloce ti permette di risparmiare a lungo termine il tempo – lavoro che dedichi a questa operazione. Il rumore… è una questione soggettiva: se lavori da solo e distruggi un foglio ogni tanto ci puoi passare sopra; una macchina rumorosa in un ufficio di più persone è una tortura inutile.

4. Capienza del cestino

Per una distruzione grande ci vuole un cestino grande. Fuor di battuta: se la distruzione di documenti è un compito frequente e per grandi volumi, ci vuole un distruggidocumenti grande con un grande cestino, che non obblighi a fermarsi per svuotarlo troppo spesso. Peraltro: il taglio a strisce crea residui più voluminosi, quello a frammenti a parità di fogli occupa meno spazio. È sempre una questione di quanto tempo si deve dedicare a questa operazione.

Ufficio
16/10/2020

Di manuali di netiquette e consigli per navigare nel mare delle comunicazioni aziendali son pieni gli scaffali delle librerie, ma se si vuole davvero sapere come scrivere un’email aziendale efficace e a prova di casini è dalla vita vera che bisogna imparare. A maggior ragione in tempi di smart working, lavoro da remoto e comunicazioni per lo più digitali. E la cronaca, e uno studio approfondito, ci svelano finalmente il tono e i linguaggi usati nelle mail aziendali che vanno dal basso verso l’alto e viceversa. La cronaca è quella dello scandalo Enron, uno dei più grandi crack finanziari della storia: insieme alle carte processuali sono state raccolte tutte le email scambiate tra i vertici e gli operativi, e su questo enorme materiale linguistico Eric Gilbert della Georgia Tech ha fatto uno studio chiamato “Phrases that Signal Workplace Hierarchy” (Priceonomics riporta i grafici che trovate in questo post).

Per esempio in queste 2 email tradotte da DailyBest è decisamente chiaro chi sia il superiore e chi il sottoposto.
Email 1
Per favore, dai un’occhiata a questi Excel e calcola l’utilizzo di gas per impianto e gasdotto in California. Mike dice che la maggior parte di questi impianti chiuderà nelle prossime settimane a causa dell’esposizione creditizia. C’è da discutere l’impatto sulle consegne. Grazie.

Email 2
Grazie! Fare la lista non è stato assolutamente un problema, e per favore, mi faccia sapere sapere quando posso fare cose del genere e renderle il lavoro più facile. So bene che il mercato è stato un po’ caotico da ieri in poi… per il futuro, devo passare da lei o facciamo in real-time? Grazie ancora per l’aiuto.
Ma non solo: le mail dei superiori sono spesso confuse, piene di errori, zeppe di richieste ASAP e con istruzioni poco chiare mentre quelle dei sottoposti sono limate alla singola parola, di una chiarezza estrema e senza il minimo errore ortografico.

Anche gli insiemi di parole ricorrenti sono decisamente diversi.

Nelle mail dal basso (operativi) verso l’alto (manager e dirigenti).

Nelle mail dall’alto (capi) verso il basso (dipendenti).

Secondo Michele Razzetti, autore di “Modera i toni: quando la comunicazione digitale è inappropriata“ e intervistato da DailyBest:
“Le conversazioni via e-mail italiane abbondano di scortesia: dai miei studi è risultato che circa un terzo delle e-mail includeva categorie linguistiche che potenzialmente potevano apparire scortesi al destinatario. Ne è emerso che in generale la comunicazione via e-mail sul posto di lavoro rischia di essere poco cortese e abbondare di richieste realizzate con l’imperativo o di commenti molto aspri sul lavoro altrui, ad esempio“.
Alessandro Zaltron, autore di “Le parole sono importanti. Scriverne poche e bene per lavorare meglio“ ha anche stilato le 7 regole d’oro per una comunicazione efficace in azienda:
1) l’oggetto identifichi chiaramente la questione trattata nella mail
2) la mail sia sintetica ma chiara: non più di 20 righe e frasi brevi, per favore!
3) se fornite informazioni, mettete i destinatari p.c.; se date ordini, specificate chi deve fare cosa entro quando
4) scrivete se necessario e non a troppe persone: prima di spedire la mail chiedetevi se la state mandando realmente SOLO a chi serve
5) evitate di inoltrare pesanti allegati
6) rispondete il prima possibile, restando entro le 24 ore
7) è gradito un testo cordiale, non offensivo, minuscolo, e con grazie finale

Ufficio
11/10/2020

Se è vero che sono i primi 15’ della giornata lavorativa a dettare il tono delle restanti ore, allora è davvero importante cominciare con il piede giusto, cominciando da queste 8 cose che le persone più produttive fanno nel primo quarto d’ora della loro giornata di impegni professionali.

Arrivare al lavoro in anticipo
Anziché timbrare all’ultimo minuto e buttarsi a capofitto negli impegni: una decina di minuti di vantaggio permettono di mettere a fuoco le idee e cominciare più calmi e rilassati.

Preparare la scrivania
Sì, proprio come un chirurgo o un artigiano di altissimo profilo, la scrivania dei migliori manager è sempre perfettamente in ordine, con tutto quello che serve e nulla di superfluo.

Rivedere cosa s’è fatto il giorno prima
Una rapida rilettura a cosa si è fatto il giorno precedente prima di andare a casa è il modo migliore per rifocalizzarsi sul da farsi.

Controllare le cose da fare
Ciascuno ha una lista di cose da fare, l’importante è controllarla integralmente prima di cominciare a lavorare.

Identificare massimo 3 cose fondamentali da portare a termine
Nella giornata succederanno un sacco di cose, ma quelle 3 cose sono assolutamente da portare a termine, accada quel che accada.

Non leggere subito le e-mail
La posta è il modo migliore per distrarsi subito. I manager più efficienti al mondo non leggono subito la posta ma fissano un momento in cui lo faranno: a quel punto non leggeranno e risponderanno in ordine cronologico ma in base alle priorità.

Mettere il cellulare in silenzio
Per molti il mattino ha l’oro in bocca: sono quelli che non rispondono a telefonate e messaggi e si focalizzano sul proprio lavoro.

Risolvere prima i propri problemi
Sembra egoista, ma è efficace: le persone più produttive prima risolvono i propri compiti e poi aiutano gli altri e si rendono disponibili per il team.

Ufficio
10/09/2020

Alle certificazioni della carta per stampante non ci bada quasi mai nessuno. Eppure si vedono in bella vista su risme e big-box, e possono dare molte informazioni sulla qualità della carta per stampanti che acquistiamo, sull’origine della materia prima, sull’impatto ambientale che la produzione, il trasporto e la vendita hanno avuto sul nostro pianeta e su altri aspetti non secondari per essere degli acquirenti consapevoli Purtroppo però le sigle non sempre spiegano tutto, ed è difficile capire esattamente cosa significano quei loghi e quegli acronimi che si trovano all’esterno delle confezioni dei fogli di carta per fotocopie. Proviamo allora a fare un ’bout di chiarezza.

PEFC

Ovvero Programme for Endorsement of Forest Certification, ovvero un Programma di Valutazione degli schemi di certificazione forestale che serve a certificare che l’intero ciclo di produzione è sostenibile per le foreste, dai produttori di materia prima come cellulosa e carta alla trasformazione del prodotto e fino alla sua distribuzione.

FSC

Ovvero Forest Stewardship Council, uno dei sistemi di certificazione forestale riconosciuti a livello internazionale, che garantisce la corretta gestione delle foreste e la tracciabilità dei prodotti che ne derivano. Se c’è il logo FSC la carta deriva da foreste correttamente gestite.

ECOLABEL

O Ecoetichetta europea, cioè la certificazione (secondo il regolamento CE n. 66/2010) del ridotto impatto ambientale dei prodotti o dei servizi offerti dalle aziende che ne hanno ottenuto l’utilizzo. Quindi non solo carta per stampante ma ogni tipo di prodotto.

BLAUER ENGEL

Cioè l’angelo blu del logo, è la più antica etichetta ecologica al mondo, è prevalentemente tedesca e certifica che l’intero ciclo di vita del prodotto è all’insegna del ridotto impatto ambientale, che il prodotto è conforme a tutti gli aspetti di protezione ambientale e che rispetta gli standard di sicurezza. Nel caso della carta si applica solo a quelle derivate al 100% da fibre riciclate.

COLORLOK

Questa di ColorLok Technology non è una certificazione ma uan tecnologia, una innovazione che consente una migliore qualità di stampa, in particolare nei contrasti dei neri e nella brillantezza degli altri colori. In pratica, se hai bisogno di stampare delle immagini di qualità e impatto, a maggior qualità, cerca il logo di Colorlok.

ECF

Cioè Elementary Chlorine Free, ovvero una certificazione del fatto che il cloro è stato sostituito dal biossido di cloro, un composto che riduce del 90% le emissioni inquinanti.

TCF

Ovvero Totally Chlorine Free, che è un passo in più rispetto all’ECF. Con questa certificazione si ha la certezza che non è stato utilizzato cloro e per il processo sbiancante è stato utilizzato ossigeno.

BLI

BLI è l’acronimo di Buyers Laboratory Inc., ovvero i laboratori che certificano la qualità della carta. I test vengono eseguiti sulle stampanti delle principali marche mondiali, e se è una carta di qualità deve avere questo logo.

LONG LIFE

Con il simbolo dell’infinito nel suo logo, questa certificazione garantisce due aspetti legati al ciclo di vita della carta. Il primo è che la produzione ricicla più CO2 di quanto ne emette, quindi riducendone l’immissione nell’atmosfera che causa il surriscaldamento globale. La seconda è che la carta è conforme allo standard ISO 9706, cioè è senza acidi e può essere conservata fino a 200 anni.

Ufficio
25/08/2020

Il gel lavamani, insieme all’uso della mascherina e al distanziamento fisico, è tra le più efficaci misure di protezione dal Coronavirus e di contenimento del contagio da COVID-19. Ormai i dispenser di gel igienizzante si trovano praticamente ovunque: all’ingresso dei negozi e dei locali pubblici, negli uffici che hanno già riaperto a partire dalla Fase 2, negli ambienti di lavoro in generale e, da settembre, si troveranno anche nelle scuole, con il Ministero dell’Istruzione che ha garantito un rifornimento continuo a ogni istituto scolastico d’Italia. Tuttavia, benché ormai l’uso di gel per le mani e altri prodotti disinfettanti e antibatterici sia ormai diffuso, ci sono almeno 7 cose da sapere sulla loro composizione, sulla loro efficacia, sul modo corretto di utilizzarli e su come sceglierli.

1. Acqua e sapone sono comunque efficaci

Non perché acqua e sapone non hanno la dicitura “igienizzante” allora sono meno efficaci di un gel lavamani. Anzi: qualora possibile, lavare bene le mani, in modo approfondito e prolungato, con acqua e sapone, rimane ancora il miglior modo per eliminare germi e batteri e ridurre il rischio di contagio da Coronavirus.

2. Attenzione alla percentuale di alcol

Un gel igienizzante, per essere considerato davvero tale, deve avere una concentrazione di alcol tra il 60% e il 95%. Solo in questo caso, e solo se specificato in etichetta, il gel lavamani è in grado di eliminare germi, batteri e virus dalla pelle delle mani. L’alcol infatti, evaporando a contatto con l’aria, uccide gli agenti patogeni e li elimina dalla pelle.

3. La differenza tra gel igienizzante e presidi medici

Ci sono anche dei gel igienizzanti che sono però dei presidi medici chirurgici. Normalmente hanno percentuali di alcol superiori all’85% e contengono anche altri disinfettanti con funzione antisettica (germicidi e battericidi). Sono più costosi, si acquistano principalmente in farmacia, sono normalmente riservati all’uso medico ma non sono strettamente necessari. Un buon gel disinfettante con la giusta percentuale di alcool è già sufficiente.

4. Che tipo di alcol?

La dicitura standard dovrebbe essere alcol etilico denaturato, ma talvolta si trovano anche diciture come alcohol denat, isopropanolo, etanolo, 1-propanolo. Se la percentuale è superiore al 65% non cambia nulla, e l’efficacia è comunque assicurata.

5. Non usare il gel lavamani con le mani bagnate

Il gel lavamani igienizzante non è efficace con le mani bagnate. Quindi o si lavano le mani con acqua e sapone e poi si asciugano bene, oppure si usa il gel lavamani igienizzante con le mani asciutte. Il gel igienizzante non serve nemmeno per pulire le mani sporche (anche in questo caso nulla batte l’acqua e sapone) e soprattutto la sua efficacia decade se, dopo averlo applicato, si bagnano le mani.

6. Occhio ai prodotti “semplicemente” cosmetici

Prodotti con percentuale di alcol inferiore al 60% o con altri componenti dichiarati “igienizzanti”, anche di origine naturale, non sono veramente igienizzanti. Si tratta di preparati cosmetici, che possono pulire la pelle ma non igienizzarla, cioè non in grado di uccidere ed eliminare germi, batteri e virus, compreso il Coronavirus.

7. Serve solo per le mani

Il gel igienizzante è specifico per la pulizia delle mani. Quindi non è da usare su altre parti del corpo (viso, parti intime) né su superfici come la scrivania, la tastiera del computer, le maniglie delle porte.

Ufficio
26/07/2020

Con l’arrivo dell’afa estiva e delle ondate di vero caldo torna in auge il tema del rapporto tra aria condizionata e Coronavirus. Anche perché nonostante il chiarimento dell’ISS secondo cui non c’è prova che il COVID-19 si trasmetta attraverso gli apparecchi di condizionamento dell’aria, la notizia secondo la quale il flusso dei condizionatori d’aria in un ristorante potrebbe aver favorito la diffusione del Covid-19 a Guangzhou, in Cina, rimane sempre come uno spettro per chi è già tornato in ufficio per lavorare. Il tutto nonostante lo studio del Guangzhou Center for Disease Control and Prevention non sia sostenuto da simulazioni del flusso d’aria né da test sierologici né da evidenze comprovate. In ogni caso tra aria condizionata e Coronavirus è bene fare chiarezza, sia per quanto riguarda gli impianti degli uffici che per quelli di ogni luogo di comunità, dai ristoranti agli aeroporti, centri commerciali, negozi.

Le raccomandazioni dell’ISS rimangono quelle già emanate ad aprile, e sono di buon senso e contro ogni allarmismo: basta fare bene la manutenzione, pulendo frequentemente gli impianti con acqua e sapone, garantire un frequente ricambio d’aria aprendo di tanto in tanto le finestre (cosa che sarebbe da fare sempre e comunque, Coronavirus o meno) e mantenere la temperatura a un livello fisiologico, cioè intorno ai 24- 26 gradi.

Pulire prese e filtri dell’aria andrebbe fatto sempre, indipendentemente dal timore di diffusione del COVID-19, perché è tra le buone pratiche di manutenzione dei condizionatori d’aria e perché riduce la polverosità dell’aria, che è uno degli elementi potenzialmente dannosi per la salute. E in questo frangente di emergenza e pandemia non è nemmeno necessario utilizzare liquidi di sanificazione, sempre secondo le linee guida dell’ISS: bastano acqua e sapone, oppure con una soluzione di alcool etilico almeno al 70%. Ogni quanto farlo? Almeno una volta al mese, dice l’ISS, ma passare un panno in microfibra a inizio della settimana lavorativa può essere una buona precauzione, soprattutto in queste settimane di afa e caldo.

Il contagio è ormai acclarato che avviene tramite i droplet, le goccioline di saliva generate da tosse, starnuti o dall’atto del parlare e respirare e che abbiano una carica virale. Motivo per cui il ritorno in ufficio è avvenuto con precise indicazioni di protezione individuale. Tuttavia, benché non ci sia prova della trasmissione tramite gli impianti di condizionamento, assicurare un ricambio d’aria regolare rimane sempre una buona prassi, al lavoro come a casa o nei negozi: basta aprire le finestre di tanto in tanto, per esempio a metà mattina, in pausa pranzo e a metà pomeriggio, per rinnovare l’aria che circola nell’ambiente e nei condizionatori, e questo è bene indipendentemente dal Coronavirus.

C’è infine una ragionevole indicazione circa la temperatura da tenere, che è già stabilita per legge ma che tuttavia non deve essere così bassa da generare “infreddature” (è il termine utilizzato dall’ISS) che a loro volta potrebbero provocare starnuti. E di questi tempi è sempre meglio evitare di starnutire: in presenza di altre persone o anche solo per non allarmarci pensando a sintomi legati a SARS-CoV-2.