Categoria: Ufficio

Consigli, curiosità e notizie sulla vita di ogni giorno in ufficio

Ufficio
06/04/2021

Col telelavoro l’azienda deve fornirti la postazione ergonomica, se sei in smart working no. È una delle conseguenze burocraticamente più curiose (e difficilmente comprensibili) del ricorso massiccio e frettoloso al lavoro da casa dovuto alla pandemia. Ed è uno dei motivi di maggior frizione tra aziende e dipendenti. Sia nel caso in cui il lavoratore richieda la dotazione di sedia, scrivania e strumenti di lavoro per poter lavorare da casa, sia nel caso in cui l’azienda imponga il rientro in ufficio perché non in grado di fornire quegli strumenti. Ma andiamo per ordine.

A causa della pandemia ci siamo ritrovati tutti a lavorare da casa, conseguenza immediata dei vari DPCM che abbiamo imparato a conoscere. Ma a casa c’erano sia i telelavoratori che gli smart workers. Oltre a un numero più o meno imprecisato di lavoratori in deroga, non inquadrati né nell’uno né nell’altro modo. Ma la differenza, in materia di tutela della salute sul posto di lavoro, non è banale. Anzi è sostanziale e dipende dall’’interpretazione della Legge 81/2018.

La legge specifica infatti che in caso di “telelavoro”, cioè di lavoro da casa come se si fosse in ufficio e con gli stessi orari, l’azienda deve garantire al lavoratore l’ergonomia del posto di lavoro anche al domicilio. Quindi anche la sedia e la scrivania, oltre alla dotazione informatica. Diverso è il caso per il personale in smartworking, che in teoria può lavorare in qualunque luogo e in qualunque momento, senza un controllo rigido da parte delle aziende e senza obblighi di dotazione strumentale.

Il problema è che in molti ci siamo trovati a sperimentare qualcosa che non è vero smart working, ma più spesso telelavoro benché in deroga, e tra le due cose ci sono come visto obblighi ben diversi, sia per il datore di lavoro che per il lavoratore. In caso di telelavoro il datore ha la responsabilità di fornire/istallare/manutenere l’attrezzatura necessaria per l’attività lavorativa; in caso di smartworking il datore ha la sola responsabilità di consegnare un’informativa scritta con i rischi generali e quelli specifici connessi alla modalità di esecuzione del lavoro.

Ufficio
14/03/2021

Chiedere un preventivo, da parte del cliente di una prestazione, è di solito il modo per farsi una idea della cifra che si andrà a spendere. Vale dalle piccole riparazioni agli interventi di ristrutturazione edilizia per i quali si richiede un mutuo da centinaia di migliaia di euro. Ma quando il preventivo ha valore legale, cioè è da considerare un vero contratto con obblighi per entrambe le parti? La risposta è semplice ma non così semplice. Il preventivo ha valore legale dal momento della sua accettazione da parte del cliente, e da quel momento diventa contratto, con obbligo da parte del cliente di versare l’importo indicato. Ma è dal punto di vista formale che bisogna prestare attenzione per quanto riguarda l’accettazione.

L’accettazione di un preventivo può avvenire in due modi. Il primo è de facto (o comportamento concludente da parte del cliente). Il meccanico ha presentato un preventivo, gli lascio l’auto da riparare, questo è comportamento concludente che implica l’accettazione. L’altro è la forma espressa, cioè apponendo una firma (è il caso tipicamente dei lavori di ristrutturazione, che prevedono l’approvvigionamento da parte dell’impresa di tutto il materiale necessario). Attenzione però perché ci sono forme anche meno formali. Esempio pratico: si rompe la lavatrice, si richiede l’intervento chiedendo anche quanto potrebbe costare, il tecnico arriva a casa, e il solo aprire la porta e farlo entrare in casa è considerato comportamento concludente tacito, anche in assenza di un documento cartaceo).

C’è poi un altro aspetto da considerare, e cioè che possono sopraggiungere problemi non considerati in fase di preventivo e per questo i costi lievitare nel corso dei lavori. Esistono infatti diversi tipi di preventivo che possono essere proposti: quello classico, con costo finale fisso in base a tempi di lavoro e costo della merce (è il caso della riparazione del vetro del telefonino); quello a corpo (una cifra finale che non specifica altre singole voci relative a costo del lavoro e dei materiali); quello variabile, che tiene conto del costo orario della manodopera e del costo unitario dei materiali ma non specifica la cifra finale (esempio classico il rifacimento di un bagno, per il quale potrebbe essere necessario rifare l’impianto idraulico, ma lo si può scoprire solo a lavori già iniziati).

Come scrivere un preventivo con valore legale
Un preventivo con valore legale deve necessariamente contenere le seguenti informazioni:

Intestazione di chi lo propone ed esegue il lavoro
Intestazione di chi riceve il preventivo (nome e cognome, codice fiscale, indirizzo di domicilio o residenza)
Descrizione specifica del tipo di intervento
Stima della durata dell’intervento
Costo orario manodopera
Descrizione dei lavori e/o del materiale da utilizzare
Prezzo (sia per la manodopera che per i materiali) senza IVA e con IVA, e somma complessiva
Data di redazione del preventivo
Data di validità della proposta (cioè entro la quale deve essere accettata, pena decadimento della proposta)
Timbro e firma del proponente
Spazio per firma del cliente

Ufficio
13/03/2021

Organizzare l’archivio dell’ufficio in casa (senza farsi travolgere) è la nuova sfida lanciata dallo smart working. Nonostante la digitalizzazione di numerose operazioni commerciali e burocratiche, l’archivio cartaceo dei documenti dell’azienda o dell’attività professionale continua a occupare spazi e tempi di ogni ufficio del mondo. Anche adesso che l’ufficio si è spostato in casa per motivi di pandemia e chissà se e quando torneremo nell’ufficio quello vero. Motivo per il quale una buona archiviazione e catalogazione dei documenti è sempre più una competenza richiesta per poter ottimizzare i tempi, ridurre i costi delle operazioni amministrative, non perdere documenti e – molto importante – rispettare la normativa sul GDPR.

Ma come fare per organizzare in modo pratico e logico l’archivio di un ufficio? Principalmente dotandosi degli strumenti adatti e poi adottando una logica ferrea e precisa. Intanto gli strumenti adatti: scaffali o librerie ad archivio, sicuramente, ma anche cartellette, faldoni, buste in plastica, separatori ed etichettatrici professionali.

Una volta apprestato il contenitore (lo scaffale, i faldoni, etc) conviene procedere con la logica della matrioska, con il più grande che contiene il più piccolo. Per esempio uno scaffale con tutti i preventivi, suddiviso in faldoni per tipologie di clienti (B2B; B2C) e all’interno di ciascun faldone dei separatori in ordine alfabetico. Ovviamente conviene sempre rispettare la logica della matrioska: una volta stabilito che il criterio è l’ordine alfabetico (piuttosto che numerico, o per data) occorre procedere sempre nella stessa direzione.

Un buon consiglio è anche quello di associare alle lettere i colori: faldoni, cartellette e separatori di diversi colori aiutano a individuare anche solo a colpo d’occhio diverse tipologie di documenti, oppure la separazione tra documenti catalogati sotto diverse lettere dell’alfabeto, o in ordine numerico.

Per assicurare la durata nel tempo dei documenti catalogati e archiviati è sempre utile utilizzare cartelline di plastica trasparente (ma mai inserirvi la carta termica per fax, se qualcuno la usa ancora, che sbiadisce nel tempo: sempre meglio farne una fotocopia) e separatori colorati, che evitano di stropicciare fogli, fatture, lettere e documenti.

Anche le etichette sui dorsi di faldoni, cartellette o contenitori di CD e DVD devono durare nel tempo: scriverle a mano con penna o pennarello è il viatico ideale per fare in modo che sbiadiscano. Meglio dotarsi di un’etichettatrice professionale che permette di stampare con caratteri chiari e indelebili.

Infine ogni archivio o cassetto è sempre sottoposto all’azione del tempo, ed è sempre bene aprirlo di tanto in tanto per controllare che umidità, polvere, muffa o altri agenti non stanno deteriorando i documenti in esso contenuti.

Credits photo: it.depositphotos.com

Ufficio
04/03/2021

Lo smart working imposto dalle norme per il contenimento della pandemia ha stravolto le nostre vite da un giorno all’altro. Costringendoci a modificare la routine delle nostre giornate lavorative e anche il modo di lavorare. A tante situazioni ci siamo tutti adeguati abbastanza in fretta, dalle riunioni da remoto alla gestione degli orari. Ma molti aspetti sono sfuggiti al controllo, vuoi per la repentinità del cambiamento, vuoi perché non esistevano vere e proprie policy aziendali. Per esempio il GDPR, o Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, entrato in vigore a maggio 2018.

Il rapporto 2020 di HRZone ha rilevato che il 57% dei datori di lavoro non aveva una politica formale di lavoro a distanza anche per quanto riguarda il rispetto del GDPR. Se anche tu pensi di essere in difetto da questo punto di vista un valido aiuto ci giunge da Rexel, marchio di prodotti da ufficio:

Il GDPR si applica al lavoro da casa o da remoto?
È facile: la risposta è decisamente sì. I rischi di una violazione o di una perdita dei dati sono elevati tanto a casa quanto in ufficio, probabilmente ancora di più se non si dispone dei processi o apparecchiature giuste.
Cosa dovrebbe comprendere una politica di lavoro a distanza?

Sebbene ogni azienda gestirà le politiche di lavoro da remoto in modo diverso, ci sono alcune linee guida generali da seguire:
Chi ha il permesso di portare a casa i documenti
Che tipo di documenti
Come dovrebbero essere trasportati
Chi può stampare i documenti
Come eliminarli
Come segnalare file persi o dati fuori luogo
Cosa fare se si sospetta una violazione dei dati
Come gestire da casa la crittografia e la sicurezza

Dal rapporto HRZone emerge quanto è anche nel sentimento comune: il 40% dei dipendenti da remoto ha dichiarato di non avere gli strumenti giusti. Non solo per lavorare in modo davvero produttivo ma anche per lavorare in regola, anche relativamente al GDPR. Soprattutto se si tratta di documenti cartacei.
Hai davvero bisogno di distruggere i documenti?

Ancora una volta, la risposta è sì. Molte persone ritengono che il GDPR riguardi solo i dati digitali, mentre in realtà esso incorpora rigide linee guida su come gestire i documenti cartacei sensibili.

Si consiglia vivamente di distruggere i documenti che sono stati spostati dal posto di lavoro e portati a casa per uso aziendale. Questo vale anche per tutti i documenti sensibili o riservati che stampi a casa per motivi di lavoro o personali.
Quindi avere a casa il giusto distruggidocumenti può garantire di lavorare in maniera conforme al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati. Per esempio i distruggidocumenti Rexel Momentum con dimensioni compatte e ideali per l’home office: una linea di distruggidocumenti con taglio a frammenti in grado di distruggere da 6 a 12 fogli formato A4 (80 gr/mq) con un Livello di sicurezza da P-3 (1 foglio A4 in 200 frammenti 5x42mm) a P-4 (1 foglio A4 in 400 frammenti 4x28mm).
Per altri prodotti e consigli per lavorare da casa puoi approfondire che tipo di smart worker sei a questo link.

Ufficio
26/02/2021

Il timbro da ufficio è ancora uno degli strumenti più utilizzati. Sembra quasi strano in un mondo ormai largamente digitalizzato, ma apporre un timbro a un documento ha ancora oggi un duplice valore. Da un lato è una certificazione burocratica, per esempio a un preventivo, a una fattura, a una ricetta medica o a un progetto, e ha un valore legale oltre che formale; dall’altro è anche una questione di immagine, un modo per comunicare il nome della propria azienda o attività, i contatti e ogni altra informazione utile. E non è un modo vecchio, tutt’affatto.

Esistono tantissimi tipi di timbri da ufficio personalizzabili, e sceglierli non è facile. Non che sia un prodotto costoso, né ci vuole chissà quanto tempo per averne uno. Tuttavia è un accessorio da ufficio di uso praticamente quotidiano, e avere un timbro che è poco leggibile, poco pratico da usare o che timbra in modo non chiaro è sicuramente un fastidio.

La prima cosa di cui tener conto quando si acquista un timbro da ufficio è il materiale: se ne trovano in plastica e metallo, generalmente del tipo autoinchiostrante, ma sono ancora molto venduti anche i timbri in legno, particolarmente adatti per quelle professioni in cui la tradizione ha ancora un valore, come per notai e avvocati.

Poi è utile sapere che esistono sia timbri monocolore, tipicamente il nero o il blu, ma anche timbri colorati, indicati per quelle attività creative in cui comunicare nel modo giusto è importantissimo.

Ci sono timbri personalizzati in cui c’è solo del testo e timbri che invece contengono anche il logo della propria attività: anche in questo caso dipende dal tipo di comunicazione e uso che si vuole fare del timbro.

Esistono poi timbri personalizzabili di tantissime forme: quadrati, rettangolari, tondi, ovali. Anche in questo caso è il punto di incontro di funzione e immagine a far propendere per l’uno o l’altro modello.

Nella scelta di un timbro personalizzato può influire anche la modalità di ricarica dell’inchiostro. I modelli tradizionali utilizzano il classico tampone, mentre i timbri automatici sono dotati di cuscinetti o vere e proprie ricariche da sostituire quando esaurite. Oltre a ciò può essere utile sapere che esistono anche i timbri a secco, che non necessitano dell’uso di inchiostro e timbrano “a rilievo”: può essere una soluzione elegante e pratica per dare un tocco personale e ricercato ai propri documenti.

Ufficio
16/02/2021

Il nastro adesivo è uno dei prodotti da cancelleria più usati al mondo: in ufficio, a casa, in magazzino ma anche per molti lavori artigianali non c’è nessuno che non abbia mai comprato un rotolo di “scotch”. Pratico, economico, efficace, veloce, il nastro adesivo risolve infiniti problemi quotidiani e può essere anche un’ottimo strumento per la creatività. Il nastro adesivo non è altro che un nastro di plastica o carta con applicata della sostanza adesiva su un lato o entrambi, ed è la soluzione più pratica e veloce per unire tra di loro due superfici. Il nastro adesivo non è nemmeno un’invenzione recente, visto che il primo brevetto della 3M risale addirittura al 1925. Ma è indubbio che oggi esistano tantissimi tipi di scotch adatti ai più diversi usi, dal tenere unite temporaneamente due superfici a nastri adesivi permanenti e per utilizzi speciali. Essenzialmente si possono catalogare 6 tipi di nastro adesivo:

Nastro adesivo trasparente: il più comune. lo scotch che si usa a casa come in ufficio o a scuola, venduto in rocchetti larghi dai 10 ai 19 mm. Solitamente il film adesivo è fatto di colla acrilica.
Nastro per imballaggio: lo scotch in plastica di colore marrone largo 5 cm, molto resistente e ben aderente. Il più diffuso nei magazzini per imballare e impacchettare buste morbide. La cosa che chiunque ha notato è che ce ne sono di silenziosi e rumorosi: i primi hanno un supporto in PVC (polivinilcloruro, il più spesso e resistente, silenzioso e anche costoso) i secondi in PP (polipropilene, il tipo più economico e rumoroso).
Nastro da muro: è quello di carta, o detto anche da imbianchino, di colore giallo, poco adesivo e poco resistente allo strappo. Il suo uso principale è temporaneo, da cui l’utilizzo per delimitare le aree da verniciare, ma si presta a tanti altri usi pratici e in casa e a scuola non manca mai.
Nastro medico: è il tape bianco telato, quello utilizzato per piccole medicazioni e fasciature.
Nastro isolante: quello colorato da elettricista, di materiale plastico resistente ed elastico, con un forte potere incollante e isolante, utilizzato per unire o isolare cavi elettrici, oppure per piccole riparazioni di idraulica o ciclistiche.
Nastro telato: detto anche americano, è lo scotch plastico con all’interno una telatura laminata ultra resistente alla trazione e allo strappo. È utilizzato in ambienti industriali o per incollare tra loro superfici di materiale plastico o sintetico.