Categoria: Ufficio

Consigli, curiosità e notizie sulla vita di ogni giorno in ufficio

Ufficio
05/06/2020

Già era difficile convincere qualcuno di persona, figuriamoci ora che tocca fare anche una presentazione da remoto e cercare di essere convincenti e incisivi attraverso lo schermo di un computer. Che si tratti di capi, colleghi, clienti o potenziali nuovi progetti, se nel corso di una riunione di persona si poteva giocare sul linguaggio del corpo e sull’empatia, fare una presentazione attraverso lo schermo di un computer complica notevolmente il tutto, delegando alle parole e alle immagini tutta la forza persuasiva delle nostre idee. Per questo possono servire questi 8 trucchi per uno slideshow davvero convincente.

1. Dividi il powerpoint in 3 momenti secondo la regola dell’ABT

La regola dell’ABT è quella che nasce dall’acronimo “and-but-therefore”, cioè la scansione in 3 momenti di ogni presentazione: “And” è il momento della descrizione dello scenario di riferimento, che deve essere supportato da dati, statistiche e sondaggi; “But” è il momento in cui si enfatizza come e perché la propria idea potrebbe risolvere i problemi (tutti o almeno qualcuno) di quella situazione; “Therefore” è il momento della soluzione e della discussione, in cui anche gli altri possono intervenire con commenti e suggerimenti.

2. Prenditi molto più tempo

Moto più tempo per preparare la presentazione. Fallo giorni prima, lasciala “decantare”, rileggila, rileggila ad alta voce come se la stessi presentando, fanne almeno un paio se non 3 versioni e magari fai una prova generale. Dal vivo è più facile, puoi giocare sui tempi, interagire, fare una pausa caffè, giocare di sponda con qualche collega. Da remoto sei tu, la tua presentazione e uno schermo del computer e deve essere tutto perfetto.

3. Rispetta la regola del 10-20-30

La regola del 10-20-30 è la formula aurea di ogni presentazione, è accreditata al saggista USA Guy Kawasaki ed è valida ancor più per una presentazione da remoto: non più di 10 slide, non più di 20′ di durata e caratteri non più piccoli di un font 30. Cioè poche parole chiave, pochi concetti ben chiari, pochi dati e numeri davvero convincenti e importanti e il resto lasciato alla capacità di spiegare a voce in non più di 20′ di tempo scenario, criticità e soluzione.

4. Cura la presentazione grafica

L’immagine è tutto diceva il tennista Andre Agassi in un famoso spot di una fotocamera nel lontano 1989, ed è ancora così, soprattutto in una presentazione da remoto. Chi segue e ascolta non si ricorderà di noi, della nostra empatia, della nostra presenza, della sala riunioni, della sede aziendale, del pranzo dopo la riunione e di ogni altro aspetto. Per cui si deve ricordare della presentazione, che deve essere graficamente memorabile. Esistono numerose piattaforme per fare una presentazione che non siano 10 slide messe insieme senza anima, ma cura l’impatto visivo di grafici, numeri, concetti e parole chiave può davvero fare la differenza.

5. Niente frasi fatte

Se sono frasi fatte (esempio: “progetto davvero innovativo”) è perché sono state dette, ridette e stradette, e quindi non saranno più memorabili ma trite e ritrite. Quindi niente frasi fatte ma concetti chiari, brevi, univoci e inequivocabili.

6. Pochi numeri

Sì, dietro il nostro lavoro di analisi e soluzione c’è probabilmente una montagna di numeri, dati, statistiche, trend, sondaggi, e chissà che altro. Ma i numeri possono “ubriacare” chi ascolta e alla fine far crollare la sua attenzione. 10 slide, 20 minuti, carattere corpo 30: quindi solo e soltanto i numeri davvero importanti, gli altri si dicono a voce e si comunicano dopo, inviando un dossier più corposo ed esaustivo su cui chi ha ascoltato può ragionare con calma.

7. Far ricordare il nome del progetto

Chi ascolta dovrà chiudere la riunione da remoto avendo stampato in testa il nome del progetto, prodotto, soluzione che si propone. È bene scriverlo in ogni slide, ripeterlo spesso, e che sia semplice e chiaro, anche da pronunciare.

8. Chiudere con i propri dati

Sembra scontato, e spesso invece si dimentica: nell’ultima slide ci devono essere i propri dati, nome e ruolo, azienda, nome del progetto, e-mail e telefono e tutto quanto può fissare nella mente quanto detto e fare in modo da essere ricontattati.

Ufficio
04/06/2020

Non ci si pensa poi molto spesso, ma l’arredo dell’ufficio, o della stanza per lo smart working, e i colori delle pareti e dei mobili del posto di lavoro possono influenzare sensibilmente la produttività di chi vi passa le proprie giornate. E in effetti si sa che i colori sono associati alle emozioni e ambienti di lavoro cupi, spenti, bui e – in una parola – tristi possono deprimere lo slancio di chiunque. Ora, secondo alcune recenti ricerche coinvolgere dipendenti e collaboratori nel restyling dell’ufficio, con particolare attenzione alla scelta dei colori degli spazi, permetterebbe di aumentare anche sensibilmente la loro produttività. E questo può valere anche nel caso in cui si debba allestire una stanza per lavorare da casa. Ma per evitare scelte azzardate, quali sono i colori più in grado di stimolare l’impegno professionale?

Detto che il bianco è sempre una scelta giusta, il blu invece è da sempre associato all’idea di concentrazione, una dote necessaria quando si lavora con la complessa gestione di dati e informazioni dettagliate; il giallo è invece il colore della creatività, ideale negli ambienti della pubblicità, della comunicazione e in generale delle professioni creative; il rosso stimolerebbe la voglia di fare, quindi sarebbe adatto alle mansioni manuali e artigianali; il verde infine avrebbe il potere di calmare e stabilizzare l’equilibrio emotivo, e sarebbe ideale per quanti operano in settori in cui è necessario non perdere mai il controllo: non a caso è il colore delle sale operatorie degli ospedali.

Ufficio
07/05/2020

Conciliare le proprie ambizioni lavorative con il ruolo di madre non è mai stato un compito semplice per moltissime donne. La totale rivoluzione del mondo del lavoro causata dalla pandemia da COVID-19 ha ulteriormente destabilizzato la situazione. Ma forse il nuovo approccio al lavoro flessibile e da remoto, sebbene forzato dal lockdown, potrebbe costituire un’opportunità per le mamme del presente e del futuro. 

Con l’attenzione ai temi del mondo del lavoro e delle risorse umane che da sempre ci contraddistingue, ci siamo quindi chiesti quale sia la situazione in Italia al momento per le lavoratrici con e senza figli.
Attraverso un sondaggio su un campione rappresentativo di 1000 donne italiane tra i 25 e i 45 anni e un commento della scrittrice e giornalista Paola Setti, autrice di “Non è un paese per mamme”, abbiamo tentato di fotografare il quadro italiano per quanto riguarda la condizione attuale delle donne al lavoro, le misure di sostegno applicate dalle aziende per affrontare la pandemia da COVID-19 e le impressioni delle donne italiane e dei loro partner su una possibile riforma dell’attuale congedo di paternità, con un occhio rivolto agli altri Paesi europei. 
Scegliere tra figli e carriera? 
Uno dei dati emersi dal sondaggio, a nostro parere più interessante, riguarda le condizioni attuali del congedo di maternità. Più della metà delle donne intervistate (53%) rinuncerebbe a un aumento dello stipendio del 10% per ottenere condizioni migliori in maternità. 

Dai dati emerge inoltre che molte donne hanno incontrato un qualche tipo di ostacolo legato alla maternità nel corso della propria carriera. Si tratta di più di 1 donna su 2 (56%), tra le quali il 29% ha rimandato la prospettiva di avere figli a causa delle policy o delle impressioni di un datore di lavoro e il 16% ha dichiarato di non aver avuto un figlio per paura di perdere il posto.  

Esaminando nello specifico chi ha subito delle conseguenze vere e proprie per aver scelto di diventare madre, il 17% dichiara di aver avuto delle ripercussioni sulla propria carriera dopo essere rimasta incinta e, tra queste, il 6% ha addirittura subito un licenziamento a causa di una gravidanza. 

“La fotografia è impietosa. Ci dicono i dati che siamo un paese di mammoni che però non ama le mamme: le donne che decidono di fare figli dovrebbero venire premiate e sostenute per aver fatto un regalo non solo a se stesse e alle proprie famiglie, ma alla società intera.”, commenta Paola Setti, “Con l’aggravante che le donne per prime chiedono scusa per il disturbo: lungi dall’essere consce che il sostegno alla conciliazione è un diritto sancito dalla Costituzione, sarebbero disposte a rinunciare a un aumento di stipendio pur di ottenere condizioni migliori. Fare un figlio è ormai una mera questione di bilancio tra costi e fatiche e la natalità è ferma a un preoccupante 1.3, contro un desiderio di 2 figli per donna.”
  
COVID-19 e smart working: il post-pandemia sarà il lavoro flessibile? 
La situazione attuale causata dalla pandemia da COVID-19 ha comportato una ricalibrazione forzata delle modalità di approccio al lavoro. In molti casi, purtroppo, ha provocato un drammatico stop delle attività, per evitare la diffusione del virus e il contagio. 
In altri, fortunatamente, la tecnologia ha consentito ai lavoratori e alle lavoratrici italiane di adattarsi alla situazione straordinaria e di continuare a lavorare da casa, idealmente in un angolo casalingo adibito a ufficio e completo di scrivania, computer e seduta ergonomica.  
Il 41% delle donne intervistate dichiara di lavorare attualmente da casa in modalità smart working, di cui solo il 12% godeva già della possibilità di lavorare da remoto prima della pandemia. 

In questo periodo di sospensione delle attività didattiche, e quindi con i figli a casa, il lavoro flessibile e il sostegno alle famiglie da parte di istituzioni e datori di lavoro è estremamente importante. 
1 donna su 5 dichiara di poter usufruire di turni e orari di lavoro flessibili e il 18% di essere in congedo retribuito. Solo il 4% afferma che il proprio datore di lavoro sta offrendo sostegno attraverso assegni familiari e/o sussidi per spese sanitarie. 
Una notizia positiva su questo fronte arriva anche dal Governo, con l’inserzione di un congedo parentale straordinario nel Decreto Cura Italia, che comporta fino a 15 giorni di congedo retribuito al 50% per genitori con figli fino ai 12 anni. 

“Le soluzioni non mancano e se c’è un lato positivo di questa terribile pandemia è proprio averle messe in campo con la forza dell’emergenza. E’ vero che questa lunga quarantena ha pesato ancora di più sulle spalle delle mamme, che si sono ritrovate con un carico doppio sulle spalle, senza il supporto della scuola. E però è proprio da questa emergenza che possiamo intravedere il cambiamento: ci voleva la peste per attivare lo smart working, allungare i congedi parentali, dare sostegni economici alle famiglie per le baby sitter e in sostanza metterci tutti in condizione di gestire lavoro e famiglia senza rinunciare alla carriera oppure alla genitorialità.”, commenta Paola Setti. 
9 donne su 10 preferirebbero un modello di congedo parentale diverso da quello italiano 
Ben l’81% delle donne intervistate vorrebbe migliori politiche a sostegno della famiglia da parte del proprio datore di lavoro, incluso un congedo di paternità più lungo e maggior supporto per i neo-genitori.  

Sulla base di una potenziale riforma del congedo di paternità come quella introdotta dal Family Act proposto dall’on. Elena Bonetti, ben il 75% delle lavoratrici con figli e il 73% dei loro partner si esprimono a favore di un congedo di paternità più lungo di quello attuale, che per ora prevede solo una settimana di congedo obbligatorio retribuito per i neo-papà. 

Solo 1 su 10 delle donne intervistate si dichiara soddisfatta dell’attuale modello di congedo parentale italiano, mentre il restante 91% vorrebbe vedere applicato un modello diverso. La maggioranza (65%) si esprime a favore del modello norvegese, che prevede 42 settimane di congedo retribuito per la madre e fino a 10 per il padre.  

Su questo punto, l’autrice Paola Setti ha commentato: “L’allungamento dei congedi di paternità è senz’altro uno dei perni su cui puntare. Non solo infatti darebbe un aiuto alle mamme, ma garantirebbe il diritto, oggi molto precario, dei papà al loro ruolo di genitori. Senza contare che forzerebbe il cambiamento dal punto di vista culturale: oggi ai colloqui di lavoro solo alle donne viene domandato se hanno l’intenzione di avere figli, perché si dà per scontato che saranno meno produttive nel momento in cui dovranno occuparsene, anche usufruendo del congedo obbligatorio. Se il congedo e la cura dei figli riguardassero anche i papà si ridurrebbe di molto la discriminazione di genere sui luoghi di lavoro.” 

Ufficio
29/04/2020

Con l’avvio della cosiddetta Fase 2, quella in cui ricominciano le aperture di negozi e attività e gli spostamenti per motivi di lavoro, torna prepotentemente in auge la questione delle mascherine per il Coronavirus. Una cosa è certa: al punto 2 del DPCM del 26 aprile è scritto testualmente che “ai fini del contenimento della diffusione del virus COVID-19, è fatto obbligo sull’intero territorio nazionale di usare protezioni delle vie respiratorie nei luoghi chiusi accessibili al pubblico, inclusi i mezzi di trasporto e comunque in tutte le occasioni in cui non sia possibile garantire continuativamente il mantenimento della distanza di sicurezza”. Il tutto a maggior ragione ora che si sono capiti i meccanismi di diffusione all’interno degli uffici. Quindi ogni volta che si esce di casa, e per tutto il tempo che si resta fuori, sarà necessario indossare una mascherina protettiva. Ma quali usare? E come? E quando? Vediamo di fare chiarezza.

Al netto di ogni valutazione sulla loro effettiva utilità (motivo per cui il principio di maggior cautela e quindi di distanziamento sociale rimane sempre valido) esistono sostanzialmente 3 tipologie di mascherine: quelle chirurgiche, le FFP2 e le FFP3. Per orientarsi nell’acquisto e nell’uso può tornare ancora utile partire dal famoso video di Alessandro Gasbarrini, chirurgo dell’Istituto ortopedico Rizzoli di Bologna, che ha distinto tra mascherine altruiste, egoiste e intelligenti.

Le mascherine chirurgiche sono le cosiddette altruiste, perché proteggono gli altri dal nostro potenziale contagio. Sostanzialmente sono quelle che usano normalmente i chirurghi in sala operatoria per non rischiare di infettare il paziente ma nella situazione del Coronavirus non sono in grado di proteggere chi le indossa dal contagio. Ma essendo altruiste, se tutti le utilizzassero, offrirebbero sicuramente un argine alla diffusione del contagio. Il Ministero della Salute, sul suo sito, non le considera né come dispositivi medici né come dispositivi di protezione individuale ma sono sicuramente utili per limitare la diffusione (non per proteggersi da essa) e possono essere usate anche per uscire di casa.

Le mascherine cosiddette “egoiste” sono le FFP2 e le FFP3, quelle con la valvola, che permettono a chi le indossa di non infettarsi ma potrebbero lasciar passare il virus se si è infetti. E allora perché sono in commercio? Perché per esempio sono essenziali per medici e personale medico che ha la necessità e il dovere di proteggersi in tutte le situazioni a contatto con persone infette o potenzialmente tali. A questo punto indossare una FFP2 o una FFP3 protegge sicuramente dai rischi di contrarre il Coronavirus ma non aiuta a limitare la diffusione del virus.

Ci sono infine le mascherine “intelligenti” che sono tutte le FFP senza valvola e che con il loro elevato potere di filtraggio sono in grado di proteggere sia chi le indossa che gli altri, limitando quindi sia i rischi di infezione che la propagazione del contagio.

Allora quali usare? Non le FFP2 e FFP3 che sono riservate al personale medico, a meno di non voler indossare sopra quelle una mascherina chirurgica. Sicuramente la mascherina chirurgica, e se si vuole essere protetti oltre a proteggere gli altri se ne possono indossare 2, una per ogni verso, per fermare il virus in ogni senso (ma non è semplice passare una intera giornata così) e sicuramente anche quelle “intelligenti” che svolgono lo stesso compito.

Ufficio
01/04/2020

L’emergenza Coronavirus ha costretto un ’bout tutti a cercare in fretta e furia dei programmi per lavorare da casa. Già, perché lo smart working non è solo avere un computer collegato a Internet e un telefono a disposizione ma tra videoconferenze, condivisione di documenti e collaborazione a distanza ci si è presto resi conto che scambiarsi file tramite posta elettronica non era il modo migliore per rispondere bene e in fretta alla condizione eccezionale generata dal lockdown. L’esperienza di chi aveva già provato lo smart working ha aiutato in molti casi, ma in moltissimi altri i primi giorni di quarantena sono stati particolarmente caotici e disordinati: le lezioni di scuola per gli studenti e gli insegnanti, gli appuntamenti con i clienti per i professionisti, i meeting da remoto per gli uffici hanno dovuto in qualche modo riadattarsi e riorganizzarsi, sperimentando nuovi strumenti e nuove forme di comunicazione. E dato che questa nuova condizione di lavoro non sarà breve e forse, per molti,  con i suoi pro e contro continuerà anche dopo l’emergenza COVID-19, ecco 9 programmi per lavorare da casa o da remoto in modo efficace.
Skype, Zoom e WhatsApp
Skype e Zoom la stanno facendo da padroni tra i sistemi per videoconferenza, sia nella forma delle App sullo smartphone che nella versione Web sono tra le preferite per le chiamate tra amici e le lezioni scolastiche. In molti hanno anche sfruttato appieno le possibilità di WhatsApp, non solo per le chat ma anche per le video/chiamate tra più persone. Ma nonostante le versioni business e dati i vincoli nel numero dei partecipanti (e qualche volta anche nella riservatezza) sono altri i sistemi che pian piano si stanno imponendo nell’uso quotidiano di moltissime persone.
Slack, Teams, Webex
Ma chi aveva (e ha) davvero bisogno di collaborare da remoto ricreando in cloud le dinamiche dell’ufficio si è presto rivolto ad altri programmi e App più performanti e più sicure. Slack per esempio, che funziona sia mobile (Android; iOS) che da computer (Microsoft Windows; macOS; Linux) permette non solo di collaborare ma anche di farlo ricreando dipartimenti, gruppi di lavoro e organizzando i canali di comunicazione in modo più efficiente. I “concorrenti” di Slack sono Microsoft Teams, perfetto per i gruppi di lavoro in cui tutti utilizzano la suite di Office e anche le videoconferenze rimangono per lo più limitate all’interno dell’azienda, e Cisco Webex Meetings, ideale per le riunioni di lavoro sia interne che esterne all’azienda. Anche la suite di Google mette a disposizione tantissimi strumenti di collaborazione a distanza, da Hangouts Meet per le riunioni a Classroom per le lezioni. E per stare tutti insieme nella stessa stanza, anche se fisicamente distanti ci si può indirizzare anche su Avaya Spaces o Trello, uno strumento semplice e flessibile per il tracking dell’avanzamento dei lavori.

Ufficio
18/03/2020

Le riunioni da remoto sono sempre più la norma e la quotidianità in questi giorni di emergenza Coronavirus in cui, dovendo ricorrere allo smart working e limitareli spostamenti, è ormai esperienza comune partecipare a video-riunioni, video-call, conference-call e ogni altra remote meeting. Ma averci a che fare spesso non significa anche sapervi partecipare, e sapervi partecipare significa comportarsi nel modo giusto e metterle a frutto, evitando ulteriori perdite di informazioni, tempo, denaro e opportunità.
Come organizzare le riunioni da remoto
Per organizzare le riunioni da remoto e parteciparvi è necessaria prima di tutto la giusta dotazione tecnologica. Un computer ce l’hanno tutti, e normalmente tutti i computer hanno ormai videocamera e uscita audio, ma se è la prima volta con una riunione da remoto è meglio controllare prima che funzionino entrambi (e si sappia come farli funzionare).

Ok l’hardware, ma poi serve anche una buona connessione: una videoconferenza può diventare un calvario se la connessione Internet è debole, bassa o traballante: a volte può essere la connessione in sé a non essere sufficiente, altre volte si è troppo lontani dal Wi-Fi. Meglio fare una prova prima, per essere sicuri che tutto funzioni al meglio.

Infine c’è il software vero e proprio, e il mercato ne offre tantissimi, da quelli gratuiti a quelli aziendali a pagamento con sistemi di protezione delle conversazioni. Anche qui, come con ogni software, è sempre meglio fare una prova prima per essere sicuri di conoscerne il funzionamento.

Ancor più che nei meeting fisici, nelle riunioni da remoto è sempre bene collegarsi qualche minuto prima, annunciandosi con nome e ruolo senza dare per scontato che tutti gli altri sappiano chi siamo e cosa facciamo in azienda. La cosa ideale sarebbe che ci fosse un conduttore della riunione, che di solito è chi la indice inviando comunicazione o invito sul calendar con un certo anticipo, che fa un rapido “giro di tavolo” e ribadisce il motivo del meeting.

C’è poi un ’bout di galateo da osservare, perché nelle riunioni anche la forma è sostanza, e anche in quelle da remoto. Meglio controllare sempre che alle proprie spalle non ci sia nulla di sconveniente o scabroso o che potrebbe urtare la sensibilità degli altri partecipanti (potrebbe essere anche solo un oggetto di una marca concorrente…). Se anche si è a casa e in shorts, almeno sopra abbigliarsi “da ufficio” e non dare la sensazione di essere capitati per caso. Non fare altro durante la riunione (paradossalmente ci si “nasconde” meglio in una riunione al tavolo che online, specie quando è in video). Prestare attenzione alla gestualità, ricordandosi sempre che si è in pubblico.

Sarebbe buona norma anche avere un canale secondario di comunicazione, da usare sia nel caso la comunicazione cadesse che per scambiarsi messaggi tra colleghi nel caso di dubbi o idee improvvise: può essere per esempio una chat WhatsApp tramite la quale commentare le posizioni della controparte prima di ribattere.

Infine è importante avere strumenti per condividere informazioni e materiali, tenere traccia dei punti trattati e rendere davvero produttiva la riunione da remoto: da un documento condiviso, che è il minimo indispensabile, anche le presentazioni e fino ai tool che aiutano a smarcare i punti importanti della riunione, oggi la tecnologia mette a disposizione davvero tante possibilità di rendere ancora più produttiva una riunione da remoto.