Categoria: Ufficio

Consigli, curiosità e notizie sulla vita di ogni giorno in ufficio

Ufficio
28/12/2020

Parlare in pubblico in modo naturale non è facile. E se non necessariamente all’assemblea degli azionisti, anche solo in una riunione con i fornitori o i colleghi a tutti è capitato o può capitare di dover parlare in pubblico. Semplice a dirsi, difficile a farsi: stare davanti a un gruppo di persone, talvolta sconosciute, e spiegare in modo efficace e convincente le proprie idee non è affatto così spontaneo come può sembrare osservando oratori esperti dominare il palcoscenico e la platea. Il rischio? Farsi prendere dall’ansia, andare in confusione e risultare totalmente inconcludenti. E allora come fare? Cominciando da questi 5 semplici consigli sempre validi, dall’assemblea di condominio alla conferenza dell’associazione di categoria.
Accettare e controllare l’ansia
L’ansia, il grande nemico di ogni oratore, è uno stato fisiologico di tensione psicologica e fisica. Pensare di non soffrirne è utopistico: meglio accettarla, e tenerla sotto controllo con qualche respiro profondo diaframmatico (quelli che gonfiano l’addome) espirando con la bocca aperta. Qualche boccata e poi via, col microfono in mano.
Prepararsi per tempo
Anche il grande Steve Jobs preparava i suoi discorsi in modo meticoloso. Non si tratta di impararli a memoria, tecnica che li farebbe sembrare artefatti e ingessati: meglio fissare i punti salienti con delle parole chiave, e poi ripetere e ripetere ancora finché il tutto fila via liscio. Meglio ancora se allo specchio o in presenza di qualcuno che ascolti.
Arrivare con un ’bout di anticipo
Fosse anche la sala riunioni dell’azienda, sempre meglio arrivare con un poco di anticipo per controllare che tutto sia funzionante: il microfono, la lavagna a fogli o magnetica, la connessione del computer al videoproiettore, la risoluzione della presentazione in Powerpoint. E se si deve parlare in un luogo che non si conosce, è il modo migliore per prendervi confidenza e familiarizzarvi.
Informarsi su chi ascolterà
Nel caso in cui si dovesse parlare a un pubblico sconosciuto, è sempre bene raccogliere informazioni sulla tipologia di platea che assisterà al vostro discorso: chiedere agli organizzatori del convegno, informarsi tramite il sito Internet, confrontarsi con qualcuno che ha già fatto quell’esperienza è il modo migliore per farsi un’idea delle persone alle quali si andrà a parlare.
Parlare senza fretta
Il più classico degli errori di chi parla per la prima volta in pubblico: aver fretta di concludere e parlare senza pause, mangiandosi le parole. Meglio prendere le giuste pause, pronunciare in modo chiaro termini tecnici e parole straniere, enfatizzare i passaggi importanti e rivolgersi sempre al pubblico anche solo guardando una persona per volta di quelle che vi stanno di fronte.

Ufficio
21/12/2020

Scegliere una scrivania ufficio può sembrare una cosa tutto sommato semplice e legata più che altro al design. Colori, forma e materiali che devono risultare gradevoli e poi anche funzionali. Invece la scrivania da ufficio è un vero e proprio dispositivo di lavoro che deve sottostare a precisi requisiti di legge. E la legge è quella relativa alla tutela della salute sul posto di lavoro. La legge 81/2008, che ha sostituito la celebre 626 del 1994, stabilisce anche le “prescrizioni minime per le postazioni di lavoro destinate ai videoterminalisti”. Cioè la legge prescrive determinate caratteristiche che devono avere le scrivanie da ufficio, al fine di tutelare benessere e salute dei lavoratori. E ovviamente superare eventuali ispezioni.
Cosa significa che le scrivanie da ufficio hanno dei requisiti di legge? Che devono avere dimensioni minime e massime, in termini di ampiezza ma anche altezza, tali da consentire di lavorare salvaguardando la salute psico-fisica. Gli standard per dimensioni e caratteristiche sono quelli della norma EN 527-I del 2011 che identifica 4 tipi di scrivanie da ufficio. Tutte devono consentire una postura corretta al videoterminale, con la giusta distanza dallo schermo del computer e con sufficiente spazio per muovere le gambe. E questi standard e queste norme valgono tanto per il settore pubblico quanto per  imprese private, compresi spazi di coworking. Le 4 tipologie di scrivania da ufficio sono:

tipo A: regolabili in altezza (in autonomia anche dall’utente);
tipo B: ad altezza selezionabile (al momento del montaggio);
tipo C: ad altezza fissa;
tipo D: ad altezza regolabile, ma con una ridotta possibilità di selezione.

Le scrivanie per ufficio di tipo A sono le meno diffuse. Il lavoratore le può regolare anche in altezza, potendo lavorare anche stando in piedi (il cosiddetto sit-stand). Le scrivanie da ufficio di tipo A hanno un altezza regolabile per la posizione seduta da 650 mm a 850 mm, per la posizione in piedi da 950 mm a 1250 mm, e per il movimento delle gambe di mm 1200 x mm 80.

Le scrivanie per ufficio di tipo B possono regolare l’altezza al momento del montaggio, in base a chi le utilizzerà. L’altezza, in posizione seduta, va da da 650 mm a 850 mm, in posizione in piedi da 950 a 1250 mm, e per il movimento delle gambe ci sono 1000 × 80 mm.

Le scrivanie per ufficio di tipo C sono le più diffuse, soprattutto in Italia. Hanno un altezza predefinita sia per la posizione seduta (mm 740, con una tolleranza di ± 20 mm) che in piedi (mm 1050, con una tolleranza di ± 20 mm). Lo spazio prescritto per le gambe è di mm 850 x mm 80. Una scrivania ufficio di tipo C ha però meno profondità di lavoro rispetto alle altre tipologie, da 60 cm a 80 cm (sono pensate per i moderni monitor piatti dei computer e non possono essere posizionate fronte muro altrimenti non  c’è abbastanza spazio per le gambe).

Infine le scrivanie per ufficio di tipo D hanno dimensioni minime inferiori alle altre: per la posizione seduta da mm 680 a mm 760, per quella in piedi da mm 1000 a mm 1180, e lo spazio per le gambe mm 850 x mm 80.

Inoltre anche la scrivania da ufficio, come l’illuminazione degli spazi di lavoro, ha delle norme che riguardano i riflessi che potrebbero affaticare la vista (quindi sono esclusi materiali come il vetro e il metallo) e i colori (per esempio non il bianco).

Credits photo: it.depositphotos.com

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11/12/2020

La lavagna da ufficio è ormai uno strumento indispensabile in qualunque spazio di lavoro. In sala riunioni come negli uffici di rappresentanza, negli spazi di lavoro come nel piccolo ufficio personale, non può mancare una lavagna cancellabile. Sono ormai finiti i tempi delle vecchie lavagne in ardesia, costose e polverose, e le moderne lavagne cancellabili si prestano a moltissimi usi: per annotare impegni da non dimenticare, per tenere il planning delle attività, per svolgere riunioni, nelle fasi di breainstorming creativo una lavagna da ufficio, su cui scrivere con pennarelli colorati e magari appiccicare documenti e immagini, è proprio quello che ci vuole.

Le lavagne da ufficio cancellabili sono sostanzialmente di due tipi: quelle che si appendono al muro, più grandi ma ovviamente non spostabili, e quelle mobili, montate su treppiedi, pratiche da spostare a seconda delle necessità. Inoltre le lavagne da ufficio possono essere anche magnetiche, consentendo quindi di utilizzare pin e bottoni per fissare fogli e documenti.

Ma ciò che incide sul prezzo di una lavagna da ufficio è il materiale utilizzato. Sostanzialmente le lavagne da ufficio cancellabili possono essere laccate o smaltate. Sono entrambe di colore bianco lucido, vi si possono usare i pennarelli a secco colorati, si cancellano facilmente ma hanno prezzi molto differenti. Quelle laccate sono più economiche, ugualmente pratiche ma più delicate a fronte di graffi e urti. Quelle smaltate sono più resistenti, vi si possono usare anche dei solventi nel caso di pennarelli indelebili o scritte rimaste a lungo, e sono antigraffio. Ovviamente costano di più.

Credits photo: – it.depositphotos.com

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04/12/2020

Quello tra stampante laser o inkjet, cioè a getto di inchiostro, è il dilemma maggiore di chi si trova a dover acquistare una stampante per la propria attività o per le esigenze di casa. Le differenze sono molteplici, ma la principale è di tipo tecnologico, e le altre ne sono conseguenze.
Le stampanti laser funzionano appunto grazie a un laser, e a un tamburo fotosensibile. In pratica Sul tamburo, o rullo, viene impressa l’immagine da stampare (che può essere una vera immagine, una foto o anche un testo scritto) tramite una carica elettrostatica positiva. IL foglio a questo punto scorre nella stampante, e il laser negativizza le parti che dovranno essere stampate. A questo punto il toner, con carica positiva si “attacca” alle zone negativizzate e non appena l’immagine o il testo sono impressi sul foglio un getto di aria calda fisserà il toner sulla carta. Motivo per cui i fogli escono caldi da una stampante laser.
Una stampante inkjet invece prevede degli augelli che “sparano” l’inchiostro (appunto: getto di inchiostro) sulla carta come nel più tradizionale dei sistemi di stampa.

La differenza tecnica tra stampanti laser o inkjet comporta diverse differenze di uso. Le laser sono molto più veloci, e quindi adatte a grandi volumi di stampa. Dove c’è molto da stampare, o tante persone che stampano, è meglio una laser di una a getto di inchiostro.
La laser non “sbava” mai la stampa, che siano colori o lettere: manca tutto il processo di asciugatura dell’inchiostro.
Le inkjet hanno maggior definizione dei colori e una qualità di stampa, data dall’uso delle cartucce anziché del toner, decisamente superiore. Motivo per cui ormai molte stampanti inkjet consentono anche la stampa fotografica, anche a casa.
Ovviamente le inkjet sono più lente.
Sulla questione costi le differenze si sono ormai assottigliate: ce ne sono di modelli sia laser che inkjet di prezzi molto variabili, da poche decine di euro a migliaia, e anche il costo di stampa della singola pagina si è ormai molto avvicinato, benché le laser con toner continuino a costare qualcosa meno, soprattutto se si stampa solo in bianco e nero.

Ufficio
30/10/2020

Se hai un ufficio dovresti dotarti di un distruggidocumenti. E non solo per proteggere i tuoi dati (pensa a fatture varie che potrebbero venir usate in modo fraudolento, o brevetti e progetti che potrebbero essere utilizzati da altri) ma anche per rispettare la normativa sulla GDPR, che impone di distruggere ed eliminare tutti i dati sensibili dopo un certo periodo di tempo. E un tritura carta potrebbe essere utile anche a casa, considerando che sempre più la raccolta differenziata della carta avviene porta a porta e praticamente tutti mettono in strada la sera scatole e sacchetti che contengono sì carta di nessun valore ma anche documenti personali. Il problema è però trovare il modello giusto, e per riuscirci ci sono almeno 4 cose da sapere:

Tipo di taglio
Volume e formato dei fogli
Velocità e rumore
Capienza del cestino

1. Tipo di taglio

Ci sono 2 tipi di taglio per i distruggidocumenti: quello a striscette e quello a frammenti. Il primo è tendenzialmente più veloce, il secondo più sicuro in termini di inutilizzabilità del residuo. Per casa o per un piccolo ufficio può bastare questo, ma se maneggi informazioni e documenti davvero sensibili puoi pensare a livelli di sicurezza militari e governativi. Roba da top secret che si paga cara.

2. Volume e formato dei fogli

Il discorso sul formato è presto fatto: se per lavoro utilizzi spesso il formato A3, di un distruggidocumenti in formato A4 te ne fai poco. A meno di non metterti a piegare di volta in volta i fogli a metà. Ma questo dipende dal valore che dai al tuo tempo lavoro. Il volume dei fogli invece è un’informazione interessante, soprattutto per gli uffici: poter distruggere mazzetti di 10, 50 o 100 fogli contemporaneamente cambia il tempo che si perde davanti al distruggidocumenti. Chiaramente poter tagliare 10 o 100 fogli dipende dalla potenza del motore, e anche questa è una caratteristica che si paga in più. Una soluzione interessante e intelligente è quella dei distruggidocumenti a carica automatica: un ’bout come per le stampanti, appoggi i fogli sul vassoio e la macchina comincia a lavorare da sola.

3. Velocità e rumore

La velocità ha a che fare con il volume dei fogli: un distruggidocumenti con un motore più potente taglia più fogli in minor tempo. Se ti serve una macchina da tenere accanto alla scrivania e usare di tanto in tanto non è così importante. Ma se ogni mese devi distruggere pile e pile di carta allora pagare un ’bout di più una macchina veloce ti permette di risparmiare a lungo termine il tempo – lavoro che dedichi a questa operazione. Il rumore… è una questione soggettiva: se lavori da solo e distruggi un foglio ogni tanto ci puoi passare sopra; una macchina rumorosa in un ufficio di più persone è una tortura inutile.

4. Capienza del cestino

Per una distruzione grande ci vuole un cestino grande. Fuor di battuta: se la distruzione di documenti è un compito frequente e per grandi volumi, ci vuole un distruggidocumenti grande con un grande cestino, che non obblighi a fermarsi per svuotarlo troppo spesso. Peraltro: il taglio a strisce crea residui più voluminosi, quello a frammenti a parità di fogli occupa meno spazio. È sempre una questione di quanto tempo si deve dedicare a questa operazione.

Ufficio
16/10/2020

Di manuali di netiquette e consigli per navigare nel mare delle comunicazioni aziendali son pieni gli scaffali delle librerie, ma se si vuole davvero sapere come scrivere un’email aziendale efficace e a prova di casini è dalla vita vera che bisogna imparare. A maggior ragione in tempi di smart working, lavoro da remoto e comunicazioni per lo più digitali. E la cronaca, e uno studio approfondito, ci svelano finalmente il tono e i linguaggi usati nelle mail aziendali che vanno dal basso verso l’alto e viceversa. La cronaca è quella dello scandalo Enron, uno dei più grandi crack finanziari della storia: insieme alle carte processuali sono state raccolte tutte le email scambiate tra i vertici e gli operativi, e su questo enorme materiale linguistico Eric Gilbert della Georgia Tech ha fatto uno studio chiamato “Phrases that Signal Workplace Hierarchy” (Priceonomics riporta i grafici che trovate in questo post).

Per esempio in queste 2 email tradotte da DailyBest è decisamente chiaro chi sia il superiore e chi il sottoposto.
Email 1
Per favore, dai un’occhiata a questi Excel e calcola l’utilizzo di gas per impianto e gasdotto in California. Mike dice che la maggior parte di questi impianti chiuderà nelle prossime settimane a causa dell’esposizione creditizia. C’è da discutere l’impatto sulle consegne. Grazie.

Email 2
Grazie! Fare la lista non è stato assolutamente un problema, e per favore, mi faccia sapere sapere quando posso fare cose del genere e renderle il lavoro più facile. So bene che il mercato è stato un po’ caotico da ieri in poi… per il futuro, devo passare da lei o facciamo in real-time? Grazie ancora per l’aiuto.
Ma non solo: le mail dei superiori sono spesso confuse, piene di errori, zeppe di richieste ASAP e con istruzioni poco chiare mentre quelle dei sottoposti sono limate alla singola parola, di una chiarezza estrema e senza il minimo errore ortografico.

Anche gli insiemi di parole ricorrenti sono decisamente diversi.

Nelle mail dal basso (operativi) verso l’alto (manager e dirigenti).

Nelle mail dall’alto (capi) verso il basso (dipendenti).

Secondo Michele Razzetti, autore di “Modera i toni: quando la comunicazione digitale è inappropriata“ e intervistato da DailyBest:
“Le conversazioni via e-mail italiane abbondano di scortesia: dai miei studi è risultato che circa un terzo delle e-mail includeva categorie linguistiche che potenzialmente potevano apparire scortesi al destinatario. Ne è emerso che in generale la comunicazione via e-mail sul posto di lavoro rischia di essere poco cortese e abbondare di richieste realizzate con l’imperativo o di commenti molto aspri sul lavoro altrui, ad esempio“.
Alessandro Zaltron, autore di “Le parole sono importanti. Scriverne poche e bene per lavorare meglio“ ha anche stilato le 7 regole d’oro per una comunicazione efficace in azienda:
1) l’oggetto identifichi chiaramente la questione trattata nella mail
2) la mail sia sintetica ma chiara: non più di 20 righe e frasi brevi, per favore!
3) se fornite informazioni, mettete i destinatari p.c.; se date ordini, specificate chi deve fare cosa entro quando
4) scrivete se necessario e non a troppe persone: prima di spedire la mail chiedetevi se la state mandando realmente SOLO a chi serve
5) evitate di inoltrare pesanti allegati
6) rispondete il prima possibile, restando entro le 24 ore
7) è gradito un testo cordiale, non offensivo, minuscolo, e con grazie finale