Categoria: Ufficio

Consigli, curiosità e notizie sulla vita di ogni giorno in ufficio

Ufficio
30/10/2019

Non è carnevale, che ogni scherzo vale, ma il “dolcetto o scherzetto” di Halloween può indurre a fare qualche – innocuo e rimediabile – scherzo anche in ufficio. Un clima più rilassato e informale può aiutare a creare legami più forti tra colleghi e anche qualche simpatico scherzetto, ovviamente avendo come “vittime” i colleghi più disposti ad accettarli, possono far partire la giornata con maggior buonumore.
Scherzi di Halloween da fare in ufficio
Sono molti gli scherzi di Halloween che si possono fare in ufficio, e tutti più o meno hanno a che fare con computer, tastiere, mouse e smartphone. L’importante, dopo l’inevitabile sorriso, è stemperare il tutto sdebitandosi con un caffè offerto al malcapitato.
Scherzi di Halloween al computer
Tra gli scherzi di Halloween al computer ci sono soprattutto quelli che si possono fare manomettendo lo screensaver o la schermata principale: prendere un jpg di un messaggio di errore di Windows (o di qualsiasi altro sistema operativo utilizzato) e aprirlo con il visualizzatore di immagini, far sparire le icone dalla scrivania (no, non cancellandole, ma selezionandole e poi, col tasto destro del mouse, selezionando l’opzione “Mostra icone sul desktop”) o cambiare la risoluzione e/o l’orientamento dello schermo sono tutti scherzetti che possono mandare fuori dai gangheri per pochi minuti il malcapitato (e a cui si può porre rimedio in pochi secondi).
Scherzi di Halloween da fare con la tastiera del computer
Anche la tastiera del computer è un catalizzatore di scherzi di Halloween in ufficio: per esempio si può collegare una tastiera al computer del vicino di scrivania, e viceversa, o cambiare la lingua della tastiera di modo che i tasti non corrispondano più alle lettere (da italiano a francese o tedesco, che non usano la qwerty come noi) sono tutte cose veloci e divertenti da fare.
Scherzi di Halloween con il mouse del computer
Anche il mouse del computer è una fonte di ispirazione di scherzetti di Halloween. Uno semplice e banale è mettere un pezzettino di scotch o nastro trasparente sotto il lettore ottico (di modo che il mouse sembri non funzionare più). Un altro altrettanto semplice consiste nel cambiare l’impostazione a mancino (o destro, nel caso di un collega mancino) invertendo le funzioni di tasto destro e tasto sinistro del mouse. Oppure, come per la tastiera, attaccare il mouse a un computer diverso, invertendo mouse, tastiere e magari anche schermi tra più colleghi, per esempio se seduti in un’isola di 3 o più scrivanie.

Ufficio
15/10/2019

Quasi tutti si preoccupano molto dei possibili errori da non fare quando si sta cercando un lavoro, pochi si preoccupano degli errori da non fare quando si tratta di dare le dimissioni. Già, perché anche nei rapporti professionali si ricorda soprattutto di come ci si lascia e anche l’ultima impressione vale quanto la prima. Motivo per cui anche dare le dimissioni ha una etichetta da rispettare e alcune semplici regole da avere bene in mente quando si tratta di lasciare un lavoro per un altro.

Errore n° 1: non dirlo al capo

Non c’è niente di peggio di un capo che viene a sapere delle imminenti dimissioni di un collaboratore dopo che già tutti lo sanno. Nel momento in cui intimamente siete convinti di lasciare quel posto di lavoro, ditelo al vostro capo diretto. Poi lo direte ai colleghi, alle risorse umane e a ogni altra figura che sia interessata a saperlo. Ma prima di tutto ditelo al capo.

Errore n° 2: comunicarle via mail o messaggio

Le dimissioni non si annunciano al capo con un messaggino su WhatsApp e nemmeno con una mail. La cosa ideale sarebbe farlo di persona, guardandosi negli occhi, ma se questo non è possibile allora una telefonata o una videoconferenza, ma un messaggio scritto, e altamente fraintendibile, no, mai.

Errore n° 3: dare informazioni sul prossimo lavoro

Non si è tenuti a farlo per legge, si può declinare garbatamente la curiosità, più o meno insistente, di capo e colleghi, e comunque finché non avete “firmato” dall’altra parte è meglio non dire nulla. Una buona frase potrebbe essere “Preferisco non condividere ulteriori dettagli finché non c’è nulla di ufficiale”, che dice tutto e niente e funziona sempre.

Errore n° 4: non avere una strategia di uscita

La collaborazione dura fino all’ultimo minuto dell’ultimo giorno, e di fatto ci si aspetta che si sia produttivi fino all’ultimo. Ma soprattutto è apprezzato il fatto di preparare un handover e avere una strategia di uscita che dal momento dell’annuncio al momento in cui si lascia l’azienda prepari il “dopo di voi”.

Errore n° 5: non calcolare i tempi

Anche per dare le dimissioni, come per un licenziamento, ci sono tempi stabiliti per legge. È bene tenerli a mente (normalmente sono nel proprio contratto di lavoro) e rispettarli, senza prendere impegni impossibili da mantenere con il prossimo datore di lavoro.

Errore n° 6: dare spiegazioni nella lettera di dimissioni

Le aziende richiedono sempre una lettera di dimissioni, più per questioni burocratiche e formali che per altro. Ma basta limitarsi all’essenziale, dichiarando che si rassegnano le dimissioni e segnalando quale sarà l’ultimo giorno di lavoro in azienda. Di sicuro sono da evitare commenti, ricordi di episodi spiacevoli o altre informazioni non richieste. Al massimo, se il rapporto di lavoro è stato buono e soddisfacente, si può trovare una forma neutra per ringraziare le persone e l’azienda per il tempo positivamente trascorso.

Errore n° 7: lasciare traccia di sé

Inevitabilmente qualcosa della vita privata si trasferisce al lavoro, vuoi qualche mail personale, vuoi qualche contatto, vuoi qualche messaggio o simile. Ecco, tutto questo è da cancellare prima ancora di comunicare le dimissioni al proprio capo. In molte aziende il rapporto si conclude serenamente, in altre il momento delle dimissioni è l’ultimo attimo di vita del rapporto lavorativo dopo il quale non si ha più accesso a computer, serve, smartphone e altro. Meglio non lasciare mai traccia di sé.

Ufficio
14/10/2019

Con la tecnologia che ci circonda, nel mondo digitalizzato in cui viviamo, ti sarai probabilmente chiesto se esistono delle app in grado di stimolare la tua produttività in ufficio. Forse avrai anche già scaricato e provato alcune delle app più comuni e diffuse. E forse ti è anche capitato di ritrovarti con così tante app da non avere più la sensazione che siano realmente delle alleate per la tua produttività. Alcune app possono anche essere fonte di distrazione, soprattutto in quei giorni in cui siamo più stressati e dove ci sembra di non riuscire a focalizzarci al meglio per portare a termine le attività previste. Il punto di partenza non è riempire cellulare e computer di app, ma trovare un modo personale per migliorare l’organizzazione della giornata lavorativa. Per farlo, è importante ridurre lo stress e le distrazioni, migliorando attenzione e focalizzazione. Ti proponiamo quindi 5 esempi che possono aiutarti in tal senso.
Monitorare il tempo
Durante la giornata lavorativa, capita spesso di essere interrotti da diverse attività non sempre pianificate o di terminare il giorno con la sensazione di non avere una chiara idea del tempo dedicato alle diverse mansioni. In questi casi, può esserti di aiuto un’app come Toggl, ad esempio. Semplice e intuitiva, quest’app ti permette di tenere traccia del tempo dedicato alle attività che hai svolto, fattore determinante per migliorare l’organizzazione futura. Potrai infatti farti un’idea di quanto tempo richiede, ad esempio, la stesura di una relazione per una migliore pianificazione laddove si ripresenti un’attività similare. Aiuta inoltre a ridurre le distrazioni in quanto, funzionando come un timer da attivare con un solo clic, ti permette di riflettere su ciò che stai facendo per assegnare alle attività la giusta priorità.
Migliorare la collaborazione
In un contesto come quello di un ufficio, composto da diversi team, è probabile che per migliorare la produttività correlata ai vari progetti sia necessario imparare a collaborare al meglio con le persone coinvolte sia nel caso in cui ricopri un ruolo di gestione di un team o qualora tu abbia bisogno dell’input di colleghi di altri reparti per un determinato progetto. Un’app come Slack può esserti di aiuto per favorire e migliorare la collaborazione: in un’unica app potrai infatti riunire tutte le persone coinvolte e tutte le informazioni che desideri condividere. Potrai inviare messaggi a tutti o solamente ai diretti interessati e creare diverse categorie in base ai vari aspetti che riguardano un progetto.
Note, appunti e promemoria
Alcune persone preferiscono il cartaceo di un bloc-notes e dei raccoglitori documenti o l’immediatezza di un post-it. Altre, invece, prediligono un’app che consenta loro di inserire in un unico “contenitore” tutto ciò che desiderano ricordarsi o di cui devono prendere nota. Un’app come Google Keep, utilizzabile su diverse piattaforme, dispone di un’interfaccia semplice e accessibile per organizzare tutte le tue note. Ti viene in mente un’idea da proporre potenzialmente in ufficio, vedi qualcosa che desideri fotografare perché correlata al progetto che stai svolgendo o vuoi semplicemente un elenco di cose da fare che ti garantisca la portabilità perché lavori in diverse sedi o reparti? Puoi fare tutto questo da una sola app che presenta inoltre un sistema di etichette per facilitare l’organizzazione e la possibilità di impostare dei promemoria.
Aumentare la concentrazione
Per migliorare la produttività, è indispensabile favorire la concentrazione. C’è chi preferisce lavorare in assoluto silenzio o chi si trova a proprio agio con determinati rumori di sottofondo. Un’app come Noisli consente di creare il sottofondo ideale per stimolare la focalizzazione, ridurre lo stress e aumentare la produttività. Si può scegliere tra diverse tipologie di suoni: da quelli della natura come vento, pioggia o foresta a quelli di un caminetto, di un treno o di un bar con clienti che chiacchierano. Sono diversi i suoni che ti piacciono? Non c’è problema perché con questa app puoi creare il tuo mix ideale – ad esempio un bar mentre fuori piove – e salvarlo per riprodurlo in futuro. L’app dispone anche di un timer che ti permette di gestire al meglio le varie sessioni di focalizzazione.

Mantenere la calma
L’ufficio può a volte apparire come un ambiente alquanto frettoloso e stressante. Inoltre, incollarsi alla sedia per portare a termine un lavoro a tutti i costi può risultare controproducente. Sappiamo infatti quanto siano importanti le pause come momento per ricaricare le energie. In un precedente articolo, abbiamo discusso della pausa caffè per migliorare produttività, creatività e relazioni con i colleghi. Per una pausa a livello mentale può invece essere utile un’app come Calm che offre brevi o moderate sessioni di meditazione guidata per ridurre lo stress, e che possiamo ascoltare in pausa pranzo o mentre ci dirigiamo al lavoro.

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Ci auguriamo che questo articolo ti abbia offerto qualche strumento per migliorare l’organizzazione, la collaborazione e la concentrazione riducendo lo stress e aumentando la produttività. Hai un’app che desideri consigliare? Comunicacela sulla nostra pagina Facebook Viking Italia.

 

Ufficio
18/09/2019

Le riunioni da remoto sono sempre più la norma e la quotidianità. Vuoi per la sempre maggior diffusione dello smart working, vuoi per contenere tempi e costi dovuti agli spostamenti, vuoi perché i team sono sempre più diffusi e atomizzati è ormai esperienza comune partecipare a video-riunioni, video-call, conference-call e ogni altra remote meeting. Ma averci a che fare spesso non significa anche sapervi partecipare, e sapervi partecipare significa comportarsi nel modo giusto e metterle a frutto, evitando ulteriori perdite di informazioni, tempo, denaro e opportunità.
Come organizzare le riunioni da remoto
Per organizzare le riunioni da remoto e parteciparvi è necessaria prima di tutto la giusta dotazione tecnologica. Un computer ce l’hanno tutti, e normalmente tutti i computer hanno ormai videocamera e uscita audio, ma se è la prima volta con una riunione da remoto è meglio controllare prima che funzioni entrambi (e si sappia come farli funzionare).

Ok l’hardware, ma poi serve anche una buona connessione: una videoconferenza può diventare un calvario se la connessione Internet è debole, bassa o traballante: a volte può essere la connessione in sé a non essere sufficiente, altre volte si è troppo lontani dal Wi-Fi. Meglio fare una prova prima, per essere sicuri che tutto funzioni al meglio.

Infine c’è il software vero e proprio, e il mercato ne offre tantissimi, da quelli gratuiti a quelli aziendali a pagamento con sistemi di protezione delle conversazioni. Anche qui, come con ogni software, è sempre meglio fare una prova prima per essere sicuri di conoscerne il funzionamento.

Ancor più che nei meeting fisici, nelle riunioni da remoto è sempre bene collegarsi qualche minuto prima, annunciandosi con nome e ruolo senza dare per scontato che tutti gli altri sappiano chi siamo e cosa facciamo in azienda. La cosa ideale sarebbe che ci fosse un conduttore della riunione, che di solito è chi la indice inviando comunicazione o invito sul calendar con un certo anticipo, che fa un rapido “giro di tavolo” e ribadisce il motivo del meeting.

C’è poi un ’bout di galateo da osservare, perché nelle riunioni anche la forma è sostanza, e anche in quelle da remoto. Meglio controllare sempre che alle proprie spalle non ci sia nulla di sconveniente o scabroso o che potrebbe urtare la sensibilità degli altri partecipanti (potrebbe essere anche solo un oggetto di una marca concorrente…). Se anche si è a casa e in shorts, almeno sopra abbigliarsi “da ufficio” e non dare la sensazione di essere capitati per caso. Non fare altro durante la riunione (paradossalmente ci si “nasconde” meglio in una riunione al tavolo che online, specie quando è in video). Prestare attenzione alla gestualità, ricordandosi sempre che si è in pubblico.

Sarebbe buona norma anche avere un canale secondario di comunicazione, da usare sia nel caso la comunicazione cadesse che per scambiarsi messaggi tra colleghi nel caso di dubbi o idee improvvise: può essere per esempio una chat whatsapp tramite la quale commentare le posizioni della controparte prima di ribattere.

Infine è importante avere strumenti per condividere informazioni e materiali, tenere traccia dei punti trattati e rendere davvero produttiva la riunione da remoto: da un documento condiviso, che è il minimo indispensabile, anche le presentazioni e fino ai tool che aiutano a smarcare i punti importanti della riunione, oggi la tecnologia mette a disposizione davvero tante possibilità di rendere ancora più produttiva una riunione da remoto.

Ufficio
12/08/2019

Una delle capacità più richieste in ambito lavorativo è la corretta gestione dei progetti. Nella complessità che interessa la vita odierna in ufficio, è essenziale riuscire a gestire i progetti al meglio. Per farlo, sono richieste una serie di abilità, competenze e conoscenze che, una volta acquisite, possono aiutarci in tutte le fasi della gestione. Gestire un progetto, infatti, è un lavoro complesso che si articola in diverse tappe: dalla pianificazione all’esecuzione, dal controllo alla chiusura. Oltre a considerare ciascuna fase, una corretta gestione vede l’intersecarsi di diverse competenze tecniche, aziendali e interpersonali. In un articolo passato, ti abbiamo spiegato come sfruttare le soft skill per favorire la crescita. Tra queste, ve ne sono alcune – unite a quelle di natura più tecnica – fondamentali per la gestione ottimale di un progetto. Vediamo insieme quali sono!
Pianificazione e organizzazione
I primi termini che associamo all’espressione “corretta gestione di un progetto” sono probabilmente pianificazione e organizzazione. È infatti essenziale saper organizzare le diverse fasi e attività nel giusto ordine, per raggiungere il risultato auspicato al momento richiesto. Ciò si traduce sia in una corretta pianificazione su larga scala per organizzare al meglio riunioni, risorse, tempistiche, istruzioni e strategie, ma anche a livello giornaliero per strutturare bene la giornata. La pianificazione è l’abilità di individuare modalità per eseguire le diverse attività nel modo più efficiente ed efficace possibile. Significa prevedere ciò che può succedere e disporre di un piano nel caso in cui qualche aspetto non vada come previsto, rimanendo sempre in linea con gli obiettivi prefissati. Significa anche saper correttamente gestire il tempo e il team interessato dal progetto in questione.
Leadership e comunicazione
Per gestire bene un progetto sono inoltre necessarie due competenze aziendali che vanno di pari passo: una buona leadership e una corretta capacità di comunicazione. La leadership consente non solo di supervisionare e coordinare attività e processi, ma anche di definire una vision comune, impostare obiettivi e strategie da realizzare, delineare un piano operativo e motivare il personale coinvolto. Ne consegue che una buona leadership si realizzi attraverso un’efficace comunicazione. La capacità comunicativa è probabilmente al centro della corretta gestione dei progetti e in base ai dati emersi da ricerche nel campo, è l’abilità a cui si dedica il maggior tempo nella realizzazione di un progetto. Oltre alla comunicazione all’interno di un team, per una gestione ottimale, è necessario implementare questa abilità anche verso clienti e altre parti interessate. Attraverso riunioni ed email, relazioni e presentazioni, è possibile tenere tutti aggiornati sul flusso di un progetto. Anche la frequenza con cui si comunica è essenziale per considerare le fasi seguenti e vagliare potenziali rischi.

Negoziazione
Quando pensiamo alla negoziazione, solitamente ci immaginiamo una discussione volta all’ottenimento del prezzo migliore o al controllo dei costi. Sicuramente, questo è un aspetto che riguarda la corretta realizzazione di un progetto. Tuttavia, come abbiamo appena visto, la gestione di un progetto prevede anche l’intersecarsi di diversi gruppi di persone a volte eterogenei e con interessi diversi. Per questo, per una corretta gestione nei tempi prestabiliti e con le risorse richieste, è necessario fare leva su solide abilità di negoziazione. Tenendo in considerazione i diversi interessi ed esigenze, è importante trovare un punto che metta d’accordo le persone coinvolte per assicurarsi che tutti siano soddisfatti e in linea con gli obiettivi. Tale abilità si manifesta inoltre nella risoluzione dei potenziali conflitti generati all’interno di un team o con altre parti interessate dal progetto.
Gestione del rischio
Dall’esperienza, è possibile maturare un’altra dote essenziale nella realizzazione ottimale di un progetto: la gestione del rischio. Si tratta, in sintesi, della capacità di identificare un potenziale rischio e creare un piano per assegnarvi probabilità, costi e un responsabile, implementando le misure corrette per la relativa mitigazione. La previsione di un rischio può impedire che diventi un problema da risolvere a cui dedicare risorse, tempo ed energia. Essendo il rischio intrinseco a qualunque attività, a volte non è così semplice predirlo. In tal caso, è bene implementare una serie di tecniche e strategie per la risoluzione dei problemi.

Conoscenza del settore e degli strumenti adatti
Un’altra abilità tecnica indispensabile per la corretta gestione di un progetto è la conoscenza del settore a cui lo stesso appartiene. In tal modo, sarà possibile pianificare le diverse fasi, eseguire stime corrette in termini di costi e tempistiche e interagire adeguatamente con le altre parti interessate. Oltre ai numerosi faldoni, la gestione dei progetti vede inoltre l’applicazione di diversi strumenti, metodologie e software volti a snellire il processo, a favorire la comunicazione o a migliorare la gestione. Tutto ciò è fondamentale per la corretta realizzazione di ogni progetto!

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Speriamo che questo articolo ti abbia offerto spunti interessanti per riflettere su quali siano le abilità essenziali per gestire al meglio un progetto. Ne aggiungeresti altre? Condividile con noi sulla nostra pagina Facebook Viking Italia.

Ufficio
08/08/2019

Sì, c’è chi ti sabota in ufficio. Anche se non ti sembra, anche se l’ambiente di lavoro è il migliore che tu abbia mai trovato, anche se le cose vanno bene anzi benissimo, c’è sicuramente qualcuno che sta cercando di “farti le scarpe”. È inevitabile: anche al lavoro, come in ogni ambito della vita, ci sono invidie, dissapori, antipatie e rivalità. Anzi a maggior ragione, perché al lavoro si tratta anche di avanzamenti di carriera, riconoscimenti, premi (in denaro ma non solo) e la competizione è aspra e serrata. Ecco perché è fondamentale scoprire chi ti sabota, per riuscire a recuperare il rapporto oppure difendersi da colpi bassi.
5 indizi per scoprire chi ti sabota in ufficio
Sono almeno 5 gli indizi che possono permettere di scoprire chi ti sabota in ufficio, escludendo il primo in assoluto, che è il sesto senso, l’istinto, il “naso”: se si “sente” che qualcuno è molto freddo nei nostri confronti, che non ci tratta come tutti gli altri (in particolare se è il capo…), che non ci sorride, non viene a pranzo con noi, risponde solo a noi in modo formale e stringato, ’til allora qualcosa che non funziona c’è di sicuro.
Non ci guarda negli occhi
Il contatto visivo, il guardare negli occhi, è il primo segnale di sincerità e apertura. Chi non guarda negli occhi o è estremamente timido o ha qualcosa da nascondere, ragionevolmente dell’ostilità.
Ci evita
È il corollario del punto precedente: quando qualcuno ci gira alla larga, ha qualcosa da nasconderci o gli stiamo antipatici: senza arrivare al non salutarsi, basta anche prendere le scale per evitare l’imbarazzo dell’ascensore assieme, girare al largo dalla macchinetta del caffè quando ci siamo noi, infilarsi in bagno quando sta per incrociarci nel corridoio. Senza arrivare alla paranoia, però sono comportamenti da tener presenti.
Freddezza e distanza
Freddezza e distanza fisiche ed emotive. Non che si debba essere amici per lavorare fianco a fianco, ma dopo un ’bout è normale avere rapporti cordiali, interessarsi dei figli, degli hobby, fare due chiacchiere sul tifo calcistico o più semplicemente su come è andato il weekend. Se non c’è nulla di tutto ciò, se dall’altra parte ci sono freddezza e distanza, risposte a monosillabi, chiusura e distanza anche fisica (e qui magari è utile sapere un ’bout di linguaggio del corpo) le possibilità sono due: si ha a che fare con uno psicopatico, oppure c’è antipatia vera e rischio sabotaggio.
Disaccordo e competizione
Ok, la competizione può anche essere sana, ma quando diventa molesta e controproducente per il gruppo di lavoro c’è un problema. E la competizione diventa un problema quando tra due persone c’è sempre – sempre – disaccordo. Vero che non esiste sempre una sola soluzione giusta ai problemi e che spesso esiste la soluzione più adatta, ma trovarsi con qualcuno che è sempre contrario alle nostre idee è il segnale che ci sta sabotando.
Voci e pettegolezzi
Sì, i pettegolezzi e il gossip a volte possono anche cementare i gruppi di lavoro, ma quando diventano voci incontrollate che prendono di mira una sola persona, per giunta in modo ingiustificato, allora il sabotaggio è davvero in atto, ed è il caso di cominciare a difendersi.