Categoria: Ufficio

Consigli, curiosità e notizie sulla vita di ogni giorno in ufficio

Ufficio
08/08/2019

Sì, c’è chi ti sabota in ufficio. Anche se non ti sembra, anche se l’ambiente di lavoro è il migliore che tu abbia mai trovato, anche se le cose vanno bene anzi benissimo, c’è sicuramente qualcuno che sta cercando di “farti le scarpe”. È inevitabile: anche al lavoro, come in ogni ambito della vita, ci sono invidie, dissapori, antipatie e rivalità. Anzi a maggior ragione, perché al lavoro si tratta anche di avanzamenti di carriera, riconoscimenti, premi (in denaro ma non solo) e la competizione è aspra e serrata. Ecco perché è fondamentale scoprire chi ti sabota, per riuscire a recuperare il rapporto oppure difendersi da colpi bassi.
5 indizi per scoprire chi ti sabota in ufficio
Sono almeno 5 gli indizi che possono permettere di scoprire chi ti sabota in ufficio, escludendo il primo in assoluto, che è il sesto senso, l’istinto, il “naso”: se si “sente” che qualcuno è molto freddo nei nostri confronti, che non ci tratta come tutti gli altri (in particolare se è il capo…), che non ci sorride, non viene a pranzo con noi, risponde solo a noi in modo formale e stringato, ’til allora qualcosa che non funziona c’è di sicuro.
Non ci guarda negli occhi
Il contatto visivo, il guardare negli occhi, è il primo segnale di sincerità e apertura. Chi non guarda negli occhi o è estremamente timido o ha qualcosa da nascondere, ragionevolmente dell’ostilità.
Ci evita
È il corollario del punto precedente: quando qualcuno ci gira alla larga, ha qualcosa da nasconderci o gli stiamo antipatici: senza arrivare al non salutarsi, basta anche prendere le scale per evitare l’imbarazzo dell’ascensore assieme, girare al largo dalla macchinetta del caffè quando ci siamo noi, infilarsi in bagno quando sta per incrociarci nel corridoio. Senza arrivare alla paranoia, però sono comportamenti da tener presenti.
Freddezza e distanza
Freddezza e distanza fisiche ed emotive. Non che si debba essere amici per lavorare fianco a fianco, ma dopo un ’bout è normale avere rapporti cordiali, interessarsi dei figli, degli hobby, fare due chiacchiere sul tifo calcistico o più semplicemente su come è andato il weekend. Se non c’è nulla di tutto ciò, se dall’altra parte ci sono freddezza e distanza, risposte a monosillabi, chiusura e distanza anche fisica (e qui magari è utile sapere un ’bout di linguaggio del corpo) le possibilità sono due: si ha a che fare con uno psicopatico, oppure c’è antipatia vera e rischio sabotaggio.
Disaccordo e competizione
Ok, la competizione può anche essere sana, ma quando diventa molesta e controproducente per il gruppo di lavoro c’è un problema. E la competizione diventa un problema quando tra due persone c’è sempre – sempre – disaccordo. Vero che non esiste sempre una sola soluzione giusta ai problemi e che spesso esiste la soluzione più adatta, ma trovarsi con qualcuno che è sempre contrario alle nostre idee è il segnale che ci sta sabotando.
Voci e pettegolezzi
Sì, i pettegolezzi e il gossip a volte possono anche cementare i gruppi di lavoro, ma quando diventano voci incontrollate che prendono di mira una sola persona, per giunta in modo ingiustificato, allora il sabotaggio è davvero in atto, ed è il caso di cominciare a difendersi.

Ufficio
01/08/2019

Prima dei cellulari, prima di Internet, prima delle mail direttamente sullo smartphone, prima di WhatsApp staccare dal lavoro e andare davvero in vacanza era normale: salutavi i colleghi informandoli della data di rientro, partivi e nessuno poteva più raggiungerti. Ora le cose sono decisamente cambiate e anche su un’isola deserta potrebbe arrivare la chiamata indesiderata o il messaggio inopportuno di capi, colleghi o clienti che ti chiedono qualcosa di inevitabilmente urgente.

Eppure staccare davvero dal lavoro durante le vacanze sarebbe importante sia per la salute che per la produttività. Una ricerca dell’Organizzazione Internazionale del Lavoro realizzata nel 2011 sui Paesi OCSE dal 1950 a oggi ha dimostrato come la produttività oraria diminuisca esponenzialmente con l’aumento del numero di ore lavorate e il motivo è uno solo: stress. Lo stress provoca il burnout, che causa a sua volta bassi rendimenti lavorativi e blocchi alla crescita aziendale. Ma non è solo questo: una serie di ricerche hanno dimostrato anche come non andare in vacanza provochi problemi alla salute, principalmente cardiaci, e anche questo, volendola vedere in termini aziendali, è un problema di produttività.

La soluzione? È una sola: andare in vacanza e farlo staccando davvero con il fisico e la mente dal lavoro. Secondo un’indagine condotta dalla Oxford Economics / US Viaggi Association, il 90% degli intervistati ha dichiarato che le vacanze aiutano a rilassarsi e ricaricarsi, l’85% ha detto di sentirsi più felice, il 65% ha confessato un miglioramento nella capacità di concentrazione e nella produttività, il 61% ha attribuito a tali periodi di riposo una maggiore soddisfazione sul lavoro.
Come staccare dal lavoro e andare davvero in vacanza senza stress
Vediamo allora 5 strategie per riuscire a staccare davvero dal lavoro, andare in vacanza e dimenticare lo stress. Preparandosi al rientro con maggior carica e voglia di fare.
Organizzare l’ultimo giorno di lavoro prima delle vacanze
Con un certo anticipo, che è soggettivo ma deve essere realistico e tassativo, occorre organizzare l’ultimo giorno di lavoro con una to-do-list in modo che si possa andare in vacanza lasciando una situazione senza code di cose da fare. Il piano deve essere realistico e condiviso, ma poi deve anche essere osservato scrupolosamente. Questo aiuta ad andare in vacanza con la coscienza a posto, senza il timore di aver lasciato colleghi o clienti nei guai.
Prevedere il rientro
Nel piano per l’ultimo giorno deve rientrare anche la previsione del rientro. Sapere cosa ci aspetta è meno ansiogeno di immaginare chissà quali catastrofi da affrontare. È un ’bout come lasciare la scrivania in ordine la sera prima di andare a casa: ricominciare la mattina dopo è decisamente più facile.
Delegare ai colleghi
È una questione di reciproca solidarietà: oggi delegate voi, domani delegheranno i vostri colleghi. Ma lasciando le cose chiare e in ordine tutto filerà liscio e nessuno si sognerà di chiamarvi mentre state facendo l’aperitivo vista mare per sapere dove si trova la tale fattura.
Disconnettere mail e messaggi
Sì, in molti non se la sentono e qualcuno prova anche un senso di colpa, ma il segreto è proprio questo: sono in vacanza e non rispondo ai messaggi. Anzi, non mi faccio nemmeno distrarre o disturbare, mettendo in silenzio WhatsApp e scollegando la posta elettronica aziendale dallo smartphone. Ci sono paesi – come Francia e Germania – in cui è stato sancito per legge il diritto a non rispondere a richieste di lavoro fuori dall’orario di lavoro. E così deve essere.
Imparare a dire no (o almeno a gestire i propri tempi e spazi)
L’ideale sarebbe dire “no, sono in vacanza, non posso” anche se arriva la telefonata improvvisa e imprevista. È una questione legata al fissare il perimetro tra privato e professionale. Ma se proprio no puoi permettertelo, perché ricopri una posizione di responsabilità, impara almeno a gestire tempi e spazi: 1 ora al giorno, quando preferisci ma sempre quella, in cui rispondi alle mail e richiami nel caso di telefonate. Uno spazio preciso e delimitato al di fuori del quale no, al lavoro non ci pensi.

Ufficio
25/06/2019

Dopo una promozione la tentazione è quella di festeggiare e coinvolgere tutti nella tua soddisfazione. Ma già questo sarebbe un errore. L’altro è quello di pensare che da quel momento in poi le giornate lavorative saranno sempre, tutte, migliori: secondo alcune indagini condotte da specialisti di psicologia del lavoro, i benefici di una promozione durano al massimo 36 mesi, poi lo stress diventa peggiore di prima, e con esso la qualità della vita. E quindi che cosa fare dopo una promozione? Sicuramente queste 4 cose.
Stabilire un perimetro
Perimetro argomentativo più che fisico. Cioè, se prima prendevate il caffè abitualmente con la vostra vicina di scrivania, non è che di colpo dovete smettere di farlo (anzi, sarebbe un errore decisamente controproducente). Il caffè potete continuare a prenderlo, ma non potete più spettegolare di altri dipendenti e/o capi (ora avete una posizione e uno status maggiori) né lamentarvi delle cose che non vanno. Nella tua nuova posizione non puoi più né sfogarti né ascoltare gli sfoghi dei tuoi ex colleghi, ed è importante che con tatto e fermezza tu lo faccia capire subito.
Motivare la tua promozione
Ogni avanzamento di ruolo interno a un’azienda scatena sempre una coda di pettegolezzi, chiacchiere, polemiche e invidie. Non sta a te spiegare perché sei stato promosso, e non sta a te fare la prima mossa: se un ex collega ti chiede direttamente cosa ne pensi, dai un tuo parere oggettivo (una esperienza che hai fatto in azienda, un corso a cui hai partecipato, la conoscenza di qualcosa di specifico) altrimenti lascia che siano altri a farlo, magari chiedendo loro di mettere fine ai rumors.
Adeguarti al tuo nuovo status
Fino a ieri quel manager ti dava ordini, oggi siete pari grado, e la cosa mette in imbarazzo entrambi in egual misura. Però trasformarsi nel corso di una notte da Fantozzi a Cobram non fa bene a nessuno dei due: tu non sarai te stesso, lui si sentirà messo in un angolo. La questione qui è adeguarti al tuo nuovo status, e il modo migliore per riuscirci è lasciare che il tempo faccia il suo corso e il lavorare fianco a fianco vi permetta di stabilire nuove modalità di relazione.
Non farsi adulare
Sono le conseguenze del potere: grande o piccolo che sia, ci sarà sempre qualcuno che cercherà di avvicinarti per trarne qualche favore personale. Muoviti con circospezione, non farti adulare, non farti tirare nella sua rete, sfrutta pure la tua nuova condizione di vantaggio ma sempre mantenendo le distanze professionali necessarie e senza farti ricattare.

Ufficio
17/06/2019

La produttività è sicuramente uno degli argomenti più discussi in ambito lavorativo. Forse, come noi, anche tu sei curioso di scoprire nuovi possibili trucchetti in grado di aiutarti a portare a termine un numero maggiore di attività in tempi più brevi. O forse, ti ritrovi spesso perso nei meandri della burocrazia intento a sfogliare pile e pile di documenti o a organizzare nuovamente quel faldone nella speranza di trovare più facilmente ciò che ti servirà la prossima volta. Qualche mese fa, ti abbiamo proposto uno strumento in grado di semplificare la documentazione, la modulistica o la stesura di email, spiegandoti come migliorare la produttività con l’impiego dei template. Se è vero che questo mezzo può drasticamente ridurre il tempo impiegato a digitare, sfruttandone un altro – ossia il riconoscimento vocale – possiamo scrivere evitando completamente l’utilizzo della tastiera. Ma scopriamo insieme alcuni degli impieghi più diffusi, e relativi vantaggi, di questo strumento!
Articoli, email e presentazioni più veloci
L’impiego più immediato degli strumenti di riconoscimento vocale è probabilmente nella scrittura di testi. Sono infatti numerosi i ruoli odierni che richiedono la stesura di documenti: pensiamo, ad esempio, alle figure del copywriter o del creatore di contenuti social, a quella dello scrittore o del traduttore. Ma possiamo pensare anche alle email che redigiamo quotidianamente, ai report di analisi su determinati dati o anche alla trascrizione di intere presentazioni. Quando ci ritroviamo a dover “macinare” parole come parte della nostra attività lavorativa, sicuramente il riconoscimento vocale può rivelarsi un perfetto alleato. In media, infatti digitiamo circa 35 parole al minuto ma ne pronunciamo ben 120 e se con le dita sulla tastiera riusciamo a raggiungere una precisione poco superiore al 50%, con il riconoscimento vocale – dopo aver accuratamente allenato il programma – possiamo produrre testi privi di errori di ortografia. Inoltre, l’avanzamento tecnologico di questi software ne ha aumentato l’accuratezza di riconoscimento a oltre il 99%.
Effettuare chiamate con la composizione vocale
Su email e messaggi di testo ricade spesso la preferenza nel comunicare con le altre persone ma le chiamate vocali rappresentano ancora uno dei maggiori mezzi di comunicazione soprattutto in ambito lavorativo con clienti e fornitori. Certo, cercare un numero in rubrica può a volte risultare facile quanto quel famoso ago nel pagliaio. Se però, ci basta dire “Chiama Mario Rossi”, il riconoscimento vocale può rappresentare un utile strumento in grado di semplificarci notevolmente la vita facendoci risparmiare tempo prezioso.

Modificare la to-do list nel corso della giornata
Se sei come noi, anche tu avrai l’abitudine di stilare l’elenco delle cose da fare in giornata, appena arrivi in ufficio se non addirittura la sera prima. Capita però che, nell’attuale ambiente lavorativo, i programmi cambino spesso e con loro le relative priorità: hai iniziato la giornata con l’intento di concentrarti sulle attività contrassegnate sul tuo elenco per poi essere interrotto da chiamate e riunioni con conseguente focalizzazione su tutt’altro. Se hai l’abitudine di stilare i tuoi elenchi su post-it, ad esempio, è probabile che ti ritroverai con una marea di foglietti senza più capire quale fosse l’ultimo. Il riconoscimento vocale ci può venire in soccorso perché può modificare la tua to-do list con semplici istruzioni vocali, magari mentre passi da una chiamata all’altra.
Non dimenticare più nulla con i promemoria
A quanti di noi è capitato di avere in mente qualcosa per poi non ricordarselo più prima di avere avuto l’occasione di annotarlo? A volte, prendere il telefono per un appunto può interrompere il flusso di ciò che stiamo facendo e non sempre disponiamo di carta e penna a portata di mano. L’utilizzo del riconoscimento vocale può risolvere il problema consentendoci di creare un promemoria in pochissimi secondi, semplicemente dicendo, ad esempio: “Alle 9.00 di lunedì, ricordami di contattare il fornitore per quel contratto”. Anche per assicurarci di non dimenticare nessuna scadenza, potrebbe essere di aiuto un promemoria simile a: “Alle 15.00, ricordami di inviare il documento che mi ha richiesto il capo”.

Integrare la funzione di virtual assistant
Come abbiamo visto con la creazione di promemoria, il riconoscimento vocale può essere impiegato anche per fornire istruzioni volte alla prenotazione di un servizio (ad esempio, è ora possibile prenotare una camera d’albergo), per eseguire ricerche mirate su un motore di ricerca o per ascoltare le ultime notizie dal mondo. Tali strumenti risultano ottimi, ad esempio, se abbiamo la vista o entrambe le mani occupate, ma anche semplicemente per eseguire un’attività in maniera più comoda, immediata e se vogliamo, anche più intima.

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Speriamo che questo articolo ti abbia offerto spunti interessanti per integrare il riconoscimento vocale come tecnica per aumentare la tua produttività in ufficio. La applichi già con risultati positivi? Raccontaceli sulla nostra pagina Facebook Viking Italia.

Ufficio
31/05/2019

Le nostre giornate lavorative sono spesso scandite da elenchi di cose da fare e da attività da portare a compimento. Se per alcuni è essenziale stilare queste liste per organizzare al meglio il lavoro, per altri si traducono in un elemento controproducente che non consente di ottimizzare il tempo a nostra disposizione. Se anche la tua to-do list è un elenco di numerose attività a cui fai fatica ad assegnare priorità con il conseguente risultato di terminare la giornata lavorativa senza un reale senso di appagamento, magari aggravato da numerose interruzioni e distrazioni, potresti provare un’altra tecnica: il timeboxing. Vediamo insieme cos’è e quali sono i maggiori vantaggi di questo strumento.
Cos’è il timeboxing?
Il timeboxing è uno strumento di gestione del tempo, con il quale un determinato lasso temporale – denominato timebox – è assegnato a una data attività. Questa tecnica viene applicata per incrementare la produttività nell’ambito di un progetto o attività di lavoro. Assegnando a ciascun compito degli slot ben definiti, si può snellire il lavoro in vista della scadenza pianificando al meglio tempo e budget. Tale focalizzazione consentirà di perdere meno tempo e di evitare le interruzioni causate dalle distrazioni. Al termine di ciascun timebox, è inoltre consigliato dedicare qualche minuto ad attività quali un caffè, una boccata d’aria o due passi per sgranchirsi le gambe. In tal modo, potrai mantenere la mente più lucida dandole il tempo di recuperare e portare a compimento più attività. Uno strumento che abbiamo preso in esame in passato e che può essere utilizzato in tal senso insieme al timeboxing è la tecnica del pomodoro, per gestire meglio i tempi.
Timeboxing ed elenchi di attività
Rispetto a una semplice lista di attività da svolgere, il timeboxing si distingue per svariati motivi. Innanzitutto, elimina il paradosso derivante da scelte eccessivamente numerose. Sappiamo che il nostro cervello può elaborarne fino a un determinato numero prima di farci sentire come paralizzati: un elenco troppo lungo ci trasmetterà un senso di disagio con la scarsa fiducia di poterlo portare a termine. Le to-do list sono inoltre elenchi di attività eterogene dove è essenziale assegnare una priorità o tenderemo a svolgere prima quelle più semplici, corte o urgenti, mettendo da parte quelle altrettanto importanti ma meno urgenti. Gli elenchi riportano compiti che non evidenziano né il tempo richiesto per il completamento né quello che abbiamo noi a disposizione. Infine, se semplicemente su carta per fotocopie, non dispongono di nessun dispositivo per “costringerci” ad assumerci un impegno. Al contrario, il timeboxing è uno strumento che ci consente di scegliere, definire le tempistiche e assegnare una porzione di tempo a tutte le attività da svolgere. Soprattutto se, ad esso, associamo l’utilità del nostro calendario.

Il timeboxing unito al calendario
Inserire le attività da svolgere sul calendario del computer consentirà di “posizionare” i progetti da portare a termine. Se sappiamo che una data attività richiede 5 ore, sapremo dove e quando inserirla per eseguirla entro i tempi richiesti. Se il calendario è condiviso con il team – oltre ad essere un valido strumento per incrementare la produttività personale – può anche favorire la comunicazione e la collaborazione con i colleghi. Potrai pianificare il tuo lavoro in base alle esigenze degli altri e viceversa, ma ognuno potrà anche visionare immediatamente la pianificazione per i membri del team in caso di progetti a cui partecipano diversi colleghi. Offre inoltre uno strumento per comprendere ciò che è già stato effettuato e fornirti argomenti di cui discutere alla prossima revisione del rendimento, ad esempio. Tutto ciò ci renderà infine più in controllo, produttivi e di conseguenza, più felici e soddisfatti sul lavoro, eliminando la legge di Parkinson secondo la quale il lavoro si espande occupando il tempo disponibile.
Timeboxing e metodo MoSCoW
L’analisi MoSCoW è un’altra tecnica che viene spesso impiegata insieme al timeboxing per rendere più efficace la pianificazione delle attività da svolgere. Mo rappresenta un requisito indispensabile per il raggiungimento di un obiettivo. S descrive un elemento di alta priorità che dovrebbe essere incluso, Co un aspetto non fondamentale ma desiderabile e W un requisito che può al momento non essere implementato. In tal modo, si potrà delineare ciò che – nell’ambito di un progetto a medio-lungo termine o anche nelle mansioni giornaliere – è necessario, desiderabile, facoltativo o eliminabile, assegnando priorità e tempistiche a tutte le attività da eseguire.

Vantaggi del timeboxing
Utilizzare questa tecnica per creare dei vincoli di tempo comporta numerosi vantaggi, oltre ad essere estremamente efficace nel raggiungimento degli obiettivi. Ad esempio, permette di suddividere attività, progetti e problemi in porzioni più piccole e più facilmente gestibili. Aumenta la focalizzazione evitando le distrazioni. Accresce la motivazione e di conseguenza, ci consente di lavorare con maggiore efficienza ed efficacia. E ciò si traduce in un approccio lavorativo più produttivo e soddisfatto.

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Speriamo che questo articolo ti abbia offerto spunti interessanti per applicare la tecnica del timeboxing alla tua giornata lavorativa. La applichi già con risultati positivi? Raccontaceli sulla nostra pagina Facebook Viking Italia.

Ufficio
24/05/2019

La cucina dell’ufficio è un trend sempre più forte: in molti uffici infatti, per la pausa pranzo ma anche per i momenti di break, non ci sono più solo degli angoli con distributori automatici ma delle vere e proprie cucine, con tavoli e sedie dove mangiare ma anche fare un incontro informale e veloce, e poi frigorifero, lavello, microonde e macchina per il caffè. Uno spazio sicuramente più famigliare e informale per i momenti di relax al lavoro, dove pranzare portando il pasto da casa o prepararsi una bevanda calda da portare alla scrivania, e soprattutto uno spazio che ormai si trova tanto nei nuovi coworking quanto negli uffici più tradizionali.

Sedersi nello spazio break dell’ufficio è un piacere, ma ci sono almeno 4 cose da evitare nella cucina dell’ufficio, pena scatenare l’inferno di mail e proteste dei colleghi e delle colleghe.

1. Tenere in disordine il frigorifero

I tempi della stanza in condivisione da studente son finiti da un pezzo, e così anche quelli dei frigoriferi desolatamente vuoti o pieni di cibo di età indefinibile. Il frigorifero dell’ufficio serve per conservare per breve tempo piccole porzioni di cibo quotidiano, non per altri fini. Quindi sì a metterci il pranzo del giorno, sì anche a lasciare metà porzione di insalata per il giorno dopo, o qualche frutto per un paio di giorni, non a dimenticarsi avanzi di cibo per giorni o settimane, no a occupare un intero ripiano con la spesa per casa e tantomeno a infilarci un numero indefinito di vaschette. Nel caso in cui doveste lasciare qualcosa – per esempio per il weekend – un post-it con scritto cos’è e fino a quando vi rimarrà può essere la soluzione.

2. Lasciare le tazzine nel lavello

Sì, a casa probabilmente lo facciamo tutti, soprattutto quando al mattino dobbiamo uscire di corsa. Ma il lavello dell’ufficio non è il lavello di casa, e le tazzine sporche – ma anche i piatti, il lunch box o le posate – non ci devono stare. Si usano posate e stoviglie e poi si lavano e si rimettono a posto immediatamente. Trovare pulito è un diritto, lasciare pulito un dovere.

3. Occupare il microoonde

Ci vogliono pochi minuti per scaldare una vivanda nel microonde, per cui non c’è nessun motivo di scaldare il proprio pranzo e contemporaneamente andare a fare altro. Se arriva qualcuno nel frattempo non saprebbe cosa fare, se il cibo deborda o si brucia è poi un problema per tutti, e comunque il microonde si usa per il tempo strettamente necessario (e sì, se si sporca lo si pulisce).

4. Rubare il cibo di altri

Detta così è proprio forte, però insomma non si prende il cibo lasciato da altri. Ok, la fame può fare brutti scherzi ma se proprio è necessario è buona educazione chiedere prima. Vero che i furti di cibo nelle case degli studenti e negli ostelli sono la norma, ma se siete nella cucina dell’ufficio significa che quel tempo è finito da un pezzo e certe cose non si fanno più.