Categoria: Ufficio

Consigli, curiosità e notizie sulla vita di ogni giorno in ufficio

Ufficio
01/07/2020

L’avvento del COVID-19 ha rivoluzionato le vite di tutti sotto diversi aspetti: il modo di andare a fare la spesa, le cene con gli amici, i viaggi e soprattutto la vita lavorativa. Abbiamo visto qualche tempo fa come i contagi fossero estremamente alti negli uffici in particolare in quelli open space. Entrando nella fase 2 e 3, con la riapertura dei negozi e di diversi uffici, è importante non abbassare la guardia e mantenere l’igiene e la sicurezza di tutti, lavoratori e clienti, al centro dell’attenzione.
Come funzionano?
Ovviamente uno dei metodi per evitare una nuova ondata di contagi è di seguire attentamente le norme per riaprire gli uffici e quelle di distanziamento sociale indicate dal governo; questo non è purtroppo sempre possibile in uffici e negozi. Quali alternative abbiamo quindi per salvaguardare sia i lavoratori sia i clienti e cosa sono i pannelli divisori per gli uffici? L’Organizzazione mondiale della sanità ha suggerito, in diverse occasioni, l’uso di pannelli divisori anti-contagio: ossia, barriere fisiche volte a fermare le piccole particelle di saliva che possono trasmettere il virus.

Per ora, una delle poche certezze che abbiamo sul virus è che uno dei sintomi più frequenti è una forte tosse; ciò ha portato diverse aziende ad adottare delle “barriere” anti-contagio per ridurre al minimo le possibilità di contrarre il virus dovute a tale sintomo.

Un divisorio anti-contagio consiste in un pannello di vetro, plastica o plexiglas che impedisce alle microparticelle, espulse durante un colpo di tosse o uno starnuto, di essere trasmesse tra dipendenti e clienti o viceversa.

Normalmente queste barriere sono trasparenti in modo da permettere comunque le interazioni tra soggetti, ma riducendo drasticamente il rischio di contagio. L’Organizzazione mondiale della sanità ha suggerito l’utilizzo di barriere di vetro o di plastica, in modo da ridurre al minimo la necessità di indossare Dispositivi di protezione individuale, ma mantenendo alta la tutela degli individui.

Quali sono i vantaggi dei divisori?

Queste “barriere” per l’ufficio forniscono una serie di vantaggi in quanto rappresentano una soluzione veloce, economica ed efficace per trasformare uffici open space potenzialmente pericolosi in luoghi decisamente più sicuri in cui lavorare.

Mascherine, guanti e altri DPI possono essere molto scomodi se indossati per tutta la giornata lavorativa, specialmente con l’arrivo dell’estate; per questo motivo, tali pannelli possono rappresentare una soluzione semplice, economica e soprattutto efficace in vista delle riaperture degli uffici. I dipendenti potranno così interagire tra loro rimanendo protetti e riducendo i fastidi potenzialmente causati dai DPI.

Inoltre, questi pannelli sono solitamente facili da spostare e da modificare per adattarsi a qualsiasi esigenza. Se ci dovessero essere riunioni o disposizioni diverse di scrivanie, potranno essere facilmente spostati per sopperire alle diverse necessità.

Infine, come abbiamo precedentemente detto in un altro post, è molto importante mantenere alti i livelli di igiene all’interno degli uffici: i materiali utilizzati per questi pannelli permetteranno di pulirli e disinfettarli in modo rapido e veloce, senza rischiare di rovinarli o usurarli.
Come trovare il pannello giusto?
Esistono diverse misure di pannelli per ogni esigenza, sia che vengano utilizzati in uffici open space per separare le varie postazioni o che vengano utilizzati alle reception, in bar o negozi a diretto contatto con la clientela. Quelli più semplici, composti da tre lastre di plexiglas, andranno solamente appoggiati sulle scrivanie per separare le varie postazioni. Quelli comunemente chiamati “da banco” vengono solitamente appesi al soffitto e sono costituiti da un pannello verticale con una piccola fessura verso il basso per il passaggio di oggetti di piccole dimensioni come buste, soldi o fogli. Questi pannelli, già adottati in diverse banche e uffici postali, garantiscono un’efficace protezione da colpi di tosse e starnuti mantenendo però possibile il passaggio di oggetti tra gli interlocutori. Saranno quindi ideali per reception, negozi, bar e altre attività a contatto con la clientela.

Questo tipo di dispositivi protettivi, utilizzati già da diversi anni in svariate attività, stanno diventando una tecnologia essenziale per rimanere sicuri negli uffici durante questa emergenza. Verranno impiegati in diverse strutture, come uffici, negozi e anche nelle scuole, per evitare la tanto temuta seconda ondata di contagi cercando al contempo di ritornare a quella che siamo stati abituati a chiamare “normalità”. Per salvaguardare il futuro dei tuoi dipendenti, della tua azienda e dei tuoi clienti, scopri la gamma in espansione di pannelli divisori anti-contagio sul nostro sito e trova quello giusto per il tuo business.

 

Ufficio
16/06/2020

Anche se non si dice (anzi: è tra le cose da non dire mai in ufficio) più o meno tutti sperano sempre in un posto di lavoro migliore. Ma se il primo scoglio da superare è quello dell’invio del curriculum (e qui ci sono i 6 trucchi per non farlo cestinare) poi ci si gioca tutto nel corso del colloquio: qualche manciata di minuti durante i quali convincere il potenziale datore di lavoro che si è proprio la persona giusta per quel posto. Come fare a giocarsi tutte le proprie carte in modo efficace? Con questi 6 step.

1. Informarsi sull’azienda.
Ovviamente sull’attività svolta, ma anche sui valori aziendali, su come è organizzata e in generale su come intende sviluppare il suo business. Le fonti non mancano: il sito Web, ma anche articoli di giornale e online, quotazioni di borsa e non ultimi i contatti diretti: possono essere persone già conosciute oppure contatti generati sui social professionali come Linkedin. Questa è tra le prime cose da fare prima di un colloquio.

2. Preparare le prime risposte.
In ogni colloquio ci sono domande standard che riguardano il percorso professionale, gli obiettivi di carriera, i risultati raggiunti e le aspirazioni professionali: non si tratta di imparare la filastrocca a memoria, ma di aver ben presenti i punti da evidenziare, per non dimenticarli. Se non si è in cerca del primo lavoro, immancabile sarà anche la domanda sul perché si vuole lasciare il precedente impiego: meglio essere propositivi ed evitare commenti negativi sul passato. E attenzione che ormai sempre più i colloqui di lavoro sono infarciti anche di domande trabocchetto a cui è bene essere pronti a rispondere.

3. Vestirsi adeguatamente.
Ogni azienda ha il proprio stile, e si può risultare fuori contesto anche presentandosi troppo formali (così come in jeans per lavorare in banca). Anche in questo caso vale la pena informarsi per tempo, per non trovarsi a disagio quando ormai è troppo tardi. (Qui i consigli su come vestirsi per un primo colloquio)

4. Comunicare anche non verbalmente.
Contano le parole, e contano anche i gesti: una stretta di mano sicura, un tono di voce senza esitazioni, la postura dritta comunicano fiducia e affidabilità. Si possono sempre fare le prove allo specchio o con l’aiuto di una persona fidata. E attenzione ai segnali di nervosismo come parlare troppo velocemente, dondolare, toccarsi i capelli: i recruiter sono esperti di comunicazione non verbale, e colgono ogni dettaglio (Qui i consigli per parlare in pubblico in modo naturale).

5. Preparare qualche domanda.
Durante il colloquio di lavoro si è candidati, ma si è anche prospetti: mostrarsi interessati all’azienda, al ruolo da ricoprire e ai suoi potenziali sviluppi sono tutti fattori che possono dimostrare motivazione e influenzare gli esaminatori. Detto ciò, ci sono domande da fare, come queste, e domande invece da non fare, come queste.

6. Ascoltare senza interrompere.
Che siano domande o spiegazioni, ascoltare senza interrompere è non solo segno di educazione ma anche di sicurezza in se stessi. Poi ci sarà tempo a colloquio finito di fare altre mosse, come queste.

PS: e se invece si tratta di un colloquio su Skype o comunque in videoconferenza, come ha imposto di fare la pandemia da Coronavirus, allora possono interessarti anche questi consigli.

Ufficio
12/06/2020

La Primavera è generalmente il tempo delle pulizie e della rimessa in ordine. E se vale per casa vale anche per l’ufficio, a maggior ragione dopo mesi di lockdown passati a lavorare a casa e a produrre documenti che bisogna tenere in ordine oppure riportare in ufficio e catalogare. Mettere in ordine l’ufficio – che sia in casa o in azienda – richiede del metodo e ci sono degli specialisti che propongono questo genere di servizio. Già, perché sistemare e ridurre il caos degli ambienti che frequentiamo è molto meno semplice di quello che può sembrare, e sono nati servizi specifici come quello di Margherita Settembrini Trabucchi che – in un’intervista a Vanity Fair – ha sintetizzato in pochi punti i consigli decisivi per riorganizzare l’ufficio.

1. Illuminare gli spazi

Basta poco, anche solo una nuova lampada o una diversa posizione, e grazie all’illuminazione le cose risalteranno meglio e sembreranno più belle. Ma anche illuminare gli spazi di lavoro richiede di rispettare alcune semplici ma cruciali regole come quelle che abbiamo descritto qui.

2. Non accumulare i documenti sulla scrivania.

Nonostante l’idea molto diffusa per cui il disordine sia geniale, una scrivania sgombra e ordinata è segno di efficienza, non di inattività. Dire a un disordinato di mettere in ordine è utopia, ma può bastare cominciare proprio dalla scrivania, un poco per volta, eliminando il superfluo come insegna Marie Kondo e si innesca un circolo virtuoso che nel tempo porterà all’ordine generale.

3. Archiviare e catalogare.

Esistono fantastiche cartellette e faldoni per l’archivio, e sono fondamentali: basta un minimo di logica (per esempio i colori: rosso = urgente; blu = archiviato; verde = in fieri) e tutto avrà magicamente il suo posto. Se però i vostri documenti vi appaiono come un rompicapo, questi consigli su archiviazione e catalogazione potrebbero essere decisivi.

4. Pulire e profumare ogni giorno.

Evitare di accumulare lo sporco evita di accumulare il disordine. A maggior ragione in questi tempi di (post?) Coronavirus in cui pulizia, ordine e disinfezione sono parole d’ordine. E se aggiungete anche dei fiori accompagnati da un profumatore discreto il tutto sembrerà ancora più piacevole. Semplice no?

5. Riporre tutto in armadi e librerie inventario.

Occhio non vede, cuore non duole dice il proverbio, e vale anche per il caos dell’ufficio. In effetti una pila di documenti sulla scrivania è il peggior modo per cominciare una giornata di lavoro. Ok archiviare e catalogare, ma poi i faldoni colorati di cui sopra non rimangono sulla scrivania, in terra o su una sedia, ma si organizzano negli armadi e nelle librerie. Anche qui: un posto per ogni cosa, ogni cosa al suo posto.

PS: Ultimo consiglio: la sera, prima di lasciare l’ufficio, riordinate la scrivania. L’indomani mattina sarà più piacevole ricominciare a lavorare.

Ufficio
05/06/2020

Già era difficile convincere qualcuno di persona, figuriamoci ora che tocca fare anche una presentazione da remoto e cercare di essere convincenti e incisivi attraverso lo schermo di un computer. Che si tratti di capi, colleghi, clienti o potenziali nuovi progetti, se nel corso di una riunione di persona si poteva giocare sul linguaggio del corpo e sull’empatia, fare una presentazione attraverso lo schermo di un computer complica notevolmente il tutto, delegando alle parole e alle immagini tutta la forza persuasiva delle nostre idee. Per questo possono servire questi 8 trucchi per uno slideshow davvero convincente.

1. Dividi il powerpoint in 3 momenti secondo la regola dell’ABT

La regola dell’ABT è quella che nasce dall’acronimo “and-but-therefore”, cioè la scansione in 3 momenti di ogni presentazione: “And” è il momento della descrizione dello scenario di riferimento, che deve essere supportato da dati, statistiche e sondaggi; “But” è il momento in cui si enfatizza come e perché la propria idea potrebbe risolvere i problemi (tutti o almeno qualcuno) di quella situazione; “Therefore” è il momento della soluzione e della discussione, in cui anche gli altri possono intervenire con commenti e suggerimenti.

2. Prenditi molto più tempo

Moto più tempo per preparare la presentazione. Fallo giorni prima, lasciala “decantare”, rileggila, rileggila ad alta voce come se la stessi presentando, fanne almeno un paio se non 3 versioni e magari fai una prova generale. Dal vivo è più facile, puoi giocare sui tempi, interagire, fare una pausa caffè, giocare di sponda con qualche collega. Da remoto sei tu, la tua presentazione e uno schermo del computer e deve essere tutto perfetto.

3. Rispetta la regola del 10-20-30

La regola del 10-20-30 è la formula aurea di ogni presentazione, è accreditata al saggista USA Guy Kawasaki ed è valida ancor più per una presentazione da remoto: non più di 10 slide, non più di 20′ di durata e caratteri non più piccoli di un font 30. Cioè poche parole chiave, pochi concetti ben chiari, pochi dati e numeri davvero convincenti e importanti e il resto lasciato alla capacità di spiegare a voce in non più di 20′ di tempo scenario, criticità e soluzione.

4. Cura la presentazione grafica

L’immagine è tutto diceva il tennista Andre Agassi in un famoso spot di una fotocamera nel lontano 1989, ed è ancora così, soprattutto in una presentazione da remoto. Chi segue e ascolta non si ricorderà di noi, della nostra empatia, della nostra presenza, della sala riunioni, della sede aziendale, del pranzo dopo la riunione e di ogni altro aspetto. Per cui si deve ricordare della presentazione, che deve essere graficamente memorabile. Esistono numerose piattaforme per fare una presentazione che non siano 10 slide messe insieme senza anima, ma cura l’impatto visivo di grafici, numeri, concetti e parole chiave può davvero fare la differenza.

5. Niente frasi fatte

Se sono frasi fatte (esempio: “progetto davvero innovativo”) è perché sono state dette, ridette e stradette, e quindi non saranno più memorabili ma trite e ritrite. Quindi niente frasi fatte ma concetti chiari, brevi, univoci e inequivocabili.

6. Pochi numeri

Sì, dietro il nostro lavoro di analisi e soluzione c’è probabilmente una montagna di numeri, dati, statistiche, trend, sondaggi, e chissà che altro. Ma i numeri possono “ubriacare” chi ascolta e alla fine far crollare la sua attenzione. 10 slide, 20 minuti, carattere corpo 30: quindi solo e soltanto i numeri davvero importanti, gli altri si dicono a voce e si comunicano dopo, inviando un dossier più corposo ed esaustivo su cui chi ha ascoltato può ragionare con calma.

7. Far ricordare il nome del progetto

Chi ascolta dovrà chiudere la riunione da remoto avendo stampato in testa il nome del progetto, prodotto, soluzione che si propone. È bene scriverlo in ogni slide, ripeterlo spesso, e che sia semplice e chiaro, anche da pronunciare.

8. Chiudere con i propri dati

Sembra scontato, e spesso invece si dimentica: nell’ultima slide ci devono essere i propri dati, nome e ruolo, azienda, nome del progetto, e-mail e telefono e tutto quanto può fissare nella mente quanto detto e fare in modo da essere ricontattati.

Ufficio
04/06/2020

Non ci si pensa poi molto spesso, ma l’arredo dell’ufficio, o della stanza per lo smart working, e i colori delle pareti e dei mobili del posto di lavoro possono influenzare sensibilmente la produttività di chi vi passa le proprie giornate. E in effetti si sa che i colori sono associati alle emozioni e ambienti di lavoro cupi, spenti, bui e – in una parola – tristi possono deprimere lo slancio di chiunque. Ora, secondo alcune recenti ricerche coinvolgere dipendenti e collaboratori nel restyling dell’ufficio, con particolare attenzione alla scelta dei colori degli spazi, permetterebbe di aumentare anche sensibilmente la loro produttività. E questo può valere anche nel caso in cui si debba allestire una stanza per lavorare da casa. Ma per evitare scelte azzardate, quali sono i colori più in grado di stimolare l’impegno professionale?

Detto che il bianco è sempre una scelta giusta, il blu invece è da sempre associato all’idea di concentrazione, una dote necessaria quando si lavora con la complessa gestione di dati e informazioni dettagliate; il giallo è invece il colore della creatività, ideale negli ambienti della pubblicità, della comunicazione e in generale delle professioni creative; il rosso stimolerebbe la voglia di fare, quindi sarebbe adatto alle mansioni manuali e artigianali; il verde infine avrebbe il potere di calmare e stabilizzare l’equilibrio emotivo, e sarebbe ideale per quanti operano in settori in cui è necessario non perdere mai il controllo: non a caso è il colore delle sale operatorie degli ospedali.

Ufficio
07/05/2020

Conciliare le proprie ambizioni lavorative con il ruolo di madre non è mai stato un compito semplice per moltissime donne. La totale rivoluzione del mondo del lavoro causata dalla pandemia da COVID-19 ha ulteriormente destabilizzato la situazione. Ma forse il nuovo approccio al lavoro flessibile e da remoto, sebbene forzato dal lockdown, potrebbe costituire un’opportunità per le mamme del presente e del futuro. 

Con l’attenzione ai temi del mondo del lavoro e delle risorse umane che da sempre ci contraddistingue, ci siamo quindi chiesti quale sia la situazione in Italia al momento per le lavoratrici con e senza figli.
Attraverso un sondaggio su un campione rappresentativo di 1000 donne italiane tra i 25 e i 45 anni e un commento della scrittrice e giornalista Paola Setti, autrice di “Non è un paese per mamme”, abbiamo tentato di fotografare il quadro italiano per quanto riguarda la condizione attuale delle donne al lavoro, le misure di sostegno applicate dalle aziende per affrontare la pandemia da COVID-19 e le impressioni delle donne italiane e dei loro partner su una possibile riforma dell’attuale congedo di paternità, con un occhio rivolto agli altri Paesi europei. 
Scegliere tra figli e carriera? 
Uno dei dati emersi dal sondaggio, a nostro parere più interessante, riguarda le condizioni attuali del congedo di maternità. Più della metà delle donne intervistate (53%) rinuncerebbe a un aumento dello stipendio del 10% per ottenere condizioni migliori in maternità. 

Dai dati emerge inoltre che molte donne hanno incontrato un qualche tipo di ostacolo legato alla maternità nel corso della propria carriera. Si tratta di più di 1 donna su 2 (56%), tra le quali il 29% ha rimandato la prospettiva di avere figli a causa delle policy o delle impressioni di un datore di lavoro e il 16% ha dichiarato di non aver avuto un figlio per paura di perdere il posto.  

Esaminando nello specifico chi ha subito delle conseguenze vere e proprie per aver scelto di diventare madre, il 17% dichiara di aver avuto delle ripercussioni sulla propria carriera dopo essere rimasta incinta e, tra queste, il 6% ha addirittura subito un licenziamento a causa di una gravidanza. 

“La fotografia è impietosa. Ci dicono i dati che siamo un paese di mammoni che però non ama le mamme: le donne che decidono di fare figli dovrebbero venire premiate e sostenute per aver fatto un regalo non solo a se stesse e alle proprie famiglie, ma alla società intera.”, commenta Paola Setti, “Con l’aggravante che le donne per prime chiedono scusa per il disturbo: lungi dall’essere consce che il sostegno alla conciliazione è un diritto sancito dalla Costituzione, sarebbero disposte a rinunciare a un aumento di stipendio pur di ottenere condizioni migliori. Fare un figlio è ormai una mera questione di bilancio tra costi e fatiche e la natalità è ferma a un preoccupante 1.3, contro un desiderio di 2 figli per donna.”
  
COVID-19 e smart working: il post-pandemia sarà il lavoro flessibile? 
La situazione attuale causata dalla pandemia da COVID-19 ha comportato una ricalibrazione forzata delle modalità di approccio al lavoro. In molti casi, purtroppo, ha provocato un drammatico stop delle attività, per evitare la diffusione del virus e il contagio. 
In altri, fortunatamente, la tecnologia ha consentito ai lavoratori e alle lavoratrici italiane di adattarsi alla situazione straordinaria e di continuare a lavorare da casa, idealmente in un angolo casalingo adibito a ufficio e completo di scrivania, computer e seduta ergonomica.  
Il 41% delle donne intervistate dichiara di lavorare attualmente da casa in modalità smart working, di cui solo il 12% godeva già della possibilità di lavorare da remoto prima della pandemia. 

In questo periodo di sospensione delle attività didattiche, e quindi con i figli a casa, il lavoro flessibile e il sostegno alle famiglie da parte di istituzioni e datori di lavoro è estremamente importante. 
1 donna su 5 dichiara di poter usufruire di turni e orari di lavoro flessibili e il 18% di essere in congedo retribuito. Solo il 4% afferma che il proprio datore di lavoro sta offrendo sostegno attraverso assegni familiari e/o sussidi per spese sanitarie. 
Una notizia positiva su questo fronte arriva anche dal Governo, con l’inserzione di un congedo parentale straordinario nel Decreto Cura Italia, che comporta fino a 15 giorni di congedo retribuito al 50% per genitori con figli fino ai 12 anni. 

“Le soluzioni non mancano e se c’è un lato positivo di questa terribile pandemia è proprio averle messe in campo con la forza dell’emergenza. E’ vero che questa lunga quarantena ha pesato ancora di più sulle spalle delle mamme, che si sono ritrovate con un carico doppio sulle spalle, senza il supporto della scuola. E però è proprio da questa emergenza che possiamo intravedere il cambiamento: ci voleva la peste per attivare lo smart working, allungare i congedi parentali, dare sostegni economici alle famiglie per le baby sitter e in sostanza metterci tutti in condizione di gestire lavoro e famiglia senza rinunciare alla carriera oppure alla genitorialità.”, commenta Paola Setti. 
9 donne su 10 preferirebbero un modello di congedo parentale diverso da quello italiano 
Ben l’81% delle donne intervistate vorrebbe migliori politiche a sostegno della famiglia da parte del proprio datore di lavoro, incluso un congedo di paternità più lungo e maggior supporto per i neo-genitori.  

Sulla base di una potenziale riforma del congedo di paternità come quella introdotta dal Family Act proposto dall’on. Elena Bonetti, ben il 75% delle lavoratrici con figli e il 73% dei loro partner si esprimono a favore di un congedo di paternità più lungo di quello attuale, che per ora prevede solo una settimana di congedo obbligatorio retribuito per i neo-papà. 

Solo 1 su 10 delle donne intervistate si dichiara soddisfatta dell’attuale modello di congedo parentale italiano, mentre il restante 91% vorrebbe vedere applicato un modello diverso. La maggioranza (65%) si esprime a favore del modello norvegese, che prevede 42 settimane di congedo retribuito per la madre e fino a 10 per il padre.  

Su questo punto, l’autrice Paola Setti ha commentato: “L’allungamento dei congedi di paternità è senz’altro uno dei perni su cui puntare. Non solo infatti darebbe un aiuto alle mamme, ma garantirebbe il diritto, oggi molto precario, dei papà al loro ruolo di genitori. Senza contare che forzerebbe il cambiamento dal punto di vista culturale: oggi ai colloqui di lavoro solo alle donne viene domandato se hanno l’intenzione di avere figli, perché si dà per scontato che saranno meno produttive nel momento in cui dovranno occuparsene, anche usufruendo del congedo obbligatorio. Se il congedo e la cura dei figli riguardassero anche i papà si ridurrebbe di molto la discriminazione di genere sui luoghi di lavoro.”