Categoria: Ufficio

Consigli, curiosità e notizie sulla vita di ogni giorno in ufficio

Ufficio
15/11/2018

Asciugare le mani: un gesto che tutti facciamo ogni giorno, più volte al giorno, ogni volta che andiamo in un bagno pubblico, come quelli di bar e ristoranti ma anche degli uffici. A maggior ragione se pensiamo che non solo nei bagni degli uffici, ma anche sulle scrivanie e su ogni oggetto di uso comune in un ufficio, dalla tastiera al mouse alle penne per scrivere, si annidano milioni di germi. Certo ci sarebbero normali norme di igiene da rispettare negli spazi comuni dell’ufficio, ma quando si tratta di asciugare le mani dopo essere andati in bagno si presentano di solito 2 alternative: gli asciugamani di carta o quelli elettrici, ed è inevitabile pensare a quali siano meglio in termini di igiene, costo e impatto ambientale.
Asciugare le mani: sono più igienici gl asciugamani di carta o quelli elettrici?
Verrebbe da pensare che, non essendoci contatto, per asciugare le mani siano più igienici gli asciugamani elettrici, a getto di aria calda, che quelli di carta, che poi ristagnano inumiditi nel cestino porta rifiuti per tutto il giorno. E però secondo alcune ricerche (una della University of Westminster e uno dell’European Tissue Symposium) è vero il contrario: per asciugare le mani sono più igienici gli asciugamani di carta. Per due motivi: il primo è che gli asciugamani elettrici trattengono i batteri anche all’interno del loro meccanismo di riscaldamento dell’aria, e notoriamente i batteri proliferano negli ambienti caldi e umidi; il secondo perché il getto di aria a sua volta diffonde ulteriormente i batteri, sulle mani e verso il viso di chi li usa.
Asciugamani di carta o elettrici: quali più economici?
Ovviamente chi si occupa dei costi di un ufficio deve anche considerare quali siano più economici tra gli asciugamani di carta e un asciugamano elettrico ad aria calda. La risposta non è univoca ma dipende dal numero di dipendenti e quindi di persone che frequentano l’ufficio. Gli asciugamani elettrici sono ovviamente più costosi da acquistare e installare ma, con molto dipendenti, assicurano un risparmio a medio e lungo termine; gli asciugamani di carta costano meno ma poi bisogna moltiplicare il costo sulla quantità utilizzata e per uffici di grandi dimensioni questo può diventare un costo notevole.
Asciugare le mani: l’impatto ambientale degli asciugamani di carta e di quelli elettrici
Le aziende sono ormai molto attente anche all’impatto ambientale delle proprie scelte, considerando questo un asset immateriale della propria attività imprenditoriale, ed è giusto chiedersi se inquinino di più gli asciugamani di carta o quelli elettrici. Dal punto di vista dell’impatto ambientale è vero che gli asciugamani di carta producono più rifiuti e che quelli elettrici consumano più energia, e quindi tutto dipende dalle scelte di uso e acquisto: nel caso di asciugamani di carta riciclata e che a sua volta viene riciclata, e magari con l’uso di un distributore che evita gli sprechi, all’interno di uffici di piccole dimensioni anche gli asciugamani di carta possono risultare una scelta ecologica; parimenti un asciugatore di mani elettrico ad accensione e spegnimento automatico e alimentato con energia da fonti rinnovabili può essere la soluzione ideale per uffici di grandi dimensioni.

Ufficio
14/11/2018

Prendere l’influenza in ufficio è quasi inevitabile: molte persone che frequentano lo stesso ambiente per molte ore al giorno, spesso senza ricircolo di aria dall’esterno, venendo a contatto con gli stessi oggetti come stampanti, scrivanie, maniglie e macchinette del caffè, sono le condizioni ideali per il proliferare dei virus influenzali. Con in più un’aggravante; che spesso, per la pressione indotta dal dover essere presenti anche se malati, si viene in ufficio comunque e si moltiplicano le probabilità che altri siano contagiati dall’influenza.
Come non prendere l’influenza in ufficio
Ci sono alcuni comportamenti che si possono mettere in atto dall’autunno alla primavera per cercare di non ammalarsi in ufficio.
Stare a casa con i primi sintomi dell’influenza
Se il capo non capisce, lo capirà e apprezzerà: stare a casa con i primi sintomi dell’influenza e lavorare da remoto, in modalità smart working, è la miglior cosa che si possa fare per evitare il proliferare dell’influenza in ufficio. Evitare di essere la fonte del contagio riduce il rischio di trasmissione agli altri ed è un vantaggio, e non un costo, per l’azienda.
Come non prendere l’influenza in ufficio: lavare spesso le mani
Le mani sono la primaria fonte di diffusione di germi, batteri e virus: durante il giorno toccano di tutto, dai copriwater a tastiere e mouse, dalle scrivanie alle mani di altre persone e innumerevoli oggetti che passano di mano in mano. Per evitare di prendere l’influenza o di contagiare i colleghi è bene lavarsi spesso le mani: si può andare in bagno, oppure utilizzare igienizzanti in flacone, pratici da tenere accanto a sé sulla scrivania.
Influenza in ufficio: evitare la promiscuità
Evitare la promiscuità è il miglior modo per abbassare il rischio di prendere l’influenza in ufficio: usare sempre e solo la propria penna per scrivere (ed evitare di metterla in bocca…), non utilizzare tazze o bicchieri comuni dell’area ristoro, pulirsi le mani dopo aver utilizzato strumenti di uso comune come le stampanti, portarsi eventualmente la propria bottiglia di acqua se non c’è un distributore comune sono tutti piccoli accorgimenti che evitano la promiscuità e abbassano il rischio di prendere l’influenza.
Curare l’igiene e mantenere pulito
Curare l’igiene e mantenere pulito il posto di lavoro è un altro prerequisito per evitare la diffusione di germi, batteri e virus ed evitare di prendere l’influenza in ufficio. Se la pulizia è effettuata giornalmente si può stare relativamente tranquilli, ma se questo non avviene dotarsi di prodotti per una rapida pulizia della propria scrivania e di computer, tastiere, mouse ed eventualmente delle parti comuni (in molti uffici esiste una zona ristoro con tavolo e suppellettili di uso comune) può essere un piccolo impegno che preserva dal rischio influenza.

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29/10/2018

Non è carnevale, che ogni scherzo vale, ma il “dolcetto o scherzetto” di Halloween può indurre a fare qualche – innocuo e rimediabile – scherzo anche in ufficio. Un clima più rilassato e informale può aiutare a creare legami più forti tra colleghi e anche qualche simpatico scherzetto, ovviamente avendo come “vittime” i colleghi più disposti ad accettarli, possono far partire la giornata con maggior buonumore.
Scherzi di Halloween da fare in ufficio
Sono molti gli scherzi di Halloween che si possono fare in ufficio, e tutti più o meno hanno a che fare con computer, tastiere, mouse e smartphone. L’importante, dopo l’inevitabile sorriso, è stemperare il tutto sdebitandosi con un caffè offerto al malcapitato.
Scherzi di Halloween al computer
Tra gli scherzi di Halloween al computer ci sono soprattutto quelli che si possono fare manomettendo lo screensaver o la schermata principale: prendere un jpg di un messaggio di errore di Windows (o di qualsiasi altro sistema operativo utilizzato) e aprirlo con il visualizzatore di immagini, far sparire le icone dalla scrivania (no, non cancellandole, ma selezionandole e poi, col tasto destro del mouse, selezionando l’opzione “Mostra icone sul desktop”) o cambiare la risoluzione e/o l’orientamento dello schermo sono tutti scherzetti che possono mandare fuori dai gangheri per pochi minuti il malcapitato (e a cui si può porre rimedio in pochi secondi).
Scherzi di Halloween da fare con la tastiera del computer
Anche la tastiera del computer è un catalizzatore di scherzi di Halloween in ufficio: per esempio si può collegare una tastiera al computer del vicino di scrivania, e viceversa, o cambiare la lingua della tastiera di modo che i tasti non corrispondano più alle lettere (da italiano a francese o tedesco, che non usano la qwerty come noi) sono tutte cose veloci e divertenti da fare.
Scherzi di Halloween con il mouse del computer
Anche il mouse del computer è una fonte di ispirazione di scherzetti di Halloween. Uno semplice e banale è mettere un pezzettino di scotch o nastro trasparente sotto il lettore ottico (di modo che il mouse sembri non funzionare più). Un altro altrettanto semplice consiste nel cambiare l’impostazione a mancino (o destro, nel caso di un collega mancino) invertendo le funzioni di tasto destro e tasto sinistro del mouse. Oppure, come per la tastiera, attaccare il mouse a un computer diverso, invertendo mouse, tastiere e magari anche schermi tra più colleghi, per esempio se seduti in un’isola di 3 o più scrivanie.

Ufficio
26/10/2018

Ci sono dei comportamenti che ti mettono in cattiva luce al lavoro e possono mettere a repentaglio la carriera e deteriorare l’ambiente di lavoro, influendo inevitabilmente anche sull’efficienza. Certo è compito dei manager e capi motivare i dipendenti ma questi possono e devono fare la loro parte per conquistare la fiducia degli altri, lavorare in ufficio in armonia e provare a essere felici in ufficio, anche quando si tratta di convivere con un collega insopportabile. Per riuscirci è importante evitare questi 5 comportamenti che mettono in cattiva luce al lavoro.
I comportamenti che mettono in cattiva luce al lavoro
Non riconoscere i propri errori
Gli errori si fanno, volenti o nolenti. E nessuno, dallo stagista all’amministratore delegato, ne è esente. Certo sono livelli di importanza diversi, ma c’è una cosa che li accomuna: non riconoscere i propri errori mette davvero in cattiva luce, sia verso i colleghi che verso i capi. Si è sbagliato? Si ammette e magari si propongono soluzioni per rimediare. Ma no, lo scaricabarile, il non riconoscere i propri errori e lo spostare le responsabilità altro non è un buon modo per vivere bene al lavoro.
Pretendere la perfezione
Pretendere la perfezione è, in linea di principio, anche giusto. Ma nessuno è perfetto (vedi punto sopra sugli errori) e gli ambienti di lavoro funzionano molto e bene sulla collaborazione: offrirla non significa interferire o umiliare, e chiederla non fa sembrare deboli o impreparati. Anzi: collaborare e chiedere collaborazione è il viatico contro la frustrazione e lo stress, che portano a rendersi antipatici agli occhi degli altri.
Lamentarsi continuamente
Il collega lamentoso prima o poi stanca. Lamentarsi continuamente rende antipatici, pesanti, mal sopportati e, in una parola, mette in cattiva luce. Certo le critiche costruttive servono e sono utili, ma non può essere sempre e solo una critica a tutto e tutti: in questo modo si finisce isolati, non ci si vede assegnare compiti e responsabilità che potrebbero preludere a una crescita professionale, si diventa quelli che fanno circolare cattive voci e malelingue e, in una parola, si diventa il collega insopportabile. Ci sono davvero cose che non vanno? Prima di tutto proviamo a spersonalizzarle (non è “il capo che è un incapace” ma “la procedura che si potrebbe migliorare”) e poi a proporre soluzioni concrete nelle sedi opportune.
Non mantenere le promesse
Gli uffici sono una catena di compiti e responsabilità e non mantenere le promesse può scatenare un domino di problemi. Non mantenere le promesse a volte dipende dal voler essere perfetti (vedi sopra) e non riconoscere i propri errori (idem) o limiti, ma in ogni caso se si garantisce che si farà qualcosa entro una certa data, prima di ritrovarsi ad accampare scuse o lamentarsi si può provare a chiedere aiuto. Meglio chiedere aiuto che presentarsi in sala riunione senza i compiti fatti. Una volta, a scuola, per questo c’erano le note sul diario e la punizione dei genitori a casa, e in fondo il meccanismo non è diverso.
Dar fuori dai gangheri
Sì, le giornate storte capitano a tutti, ma scaricare i propri problemi (interni o esterni all’ambito professionale) sui colleghi è stressante, sfibra i rapporti e finisce per farci sembrare un sociopatico. Ok, se si è di umore nero non si può fingere di essere dei buontemponi, ma al lavoro si è tra adulti e la professionalità è il primo requisito: da un adulto ci si aspetta che metta da parte il pessimo umore almeno per il tempo in cui il suo stato d’animo influisce su quello degli altri.

Ufficio
23/10/2018

In tema di privacy e sicurezza informatica in pochi sanno che si possono rubare dati sensibili dalla stampante dell’ufficio. Anzi, le stampanti aziendali, quelle connesse alla rete informatica dell’ufficio, sono diventate negli ultimi pochi anni il principale obiettivo degli hacker e la porta d’accesso facile alla rete informatica aziendale per sottrarre informazioni rilevanti. Di più: ormai il vero problema informatico delle aziende, in particolare delle PMI, non sono più i virus, dal phishing al malware, e le frodi online, e i dispositivi più vulnerabili non sono più solo i soliti conosciuti, come smartphone, PC e server. Secondo recenti sondaggi di settore solo il 16% dei titolari di aziende PMI è consapevole del fatto che tramite le stampanti potrebbero essere sottratti dati sensibili come numeri e codici di carte di credito, cartelle mediche, informazioni aziendali strategiche, bilanci, progetti e altri dati personali e aziendali. Addirittura, a livello globale, il 61% delle organizzazioni aziendali ha segnalato nel 2017 almeno una violazione dei dati avvenuta attraverso le stampanti, e se si considera che al mondo ci sono centinaia di milioni di stampanti connesse in rete e che solo il 2% di queste è davvero protetta, è facile intuire come qualunque informazione rilevante può essere rubata e utilizzata per fini criminali.
Come funziona la sicurezza informatica dei dati nelle stampanti
Se tutto questo sembra fantascienza occorre capire come funziona la sicurezza informatica dei dati nelle stampanti. Le stampanti moderne infatti non sono solo un ulteriore dispositivo connesso alla rete aziendale, come lo sono i computer e i server, includendo anche funzionalità per la scansione e la stampa da remoto, ma sono anche dotate di hard disk e sistemi di memoria che salvano e conservano copie digitali di ogni documento scansionato, copiato, stampato o inviato via email direttamente dalla stampante. Praticamente ogni informazione sensibile di qualunque azienda.

Se nessun responsabile della sicurezza IT aziendale lascerebbe mai che un computer non protetto potesse accedere alla rete aziendale, relativamente alle stampanti questo avviene ancora in rarissimi casi. Tipicamente i casi più frequenti sono quelli in cui la stampante è stata configurata all’esterno del firewall, la barriera di protezione della rete aziendale; alcuni dispositivi tra quelli connessi alla rete non hanno sufficienti impostazioni di sicurezza e sono vulnerabili, principalmente appunto le stampanti; non vengono eseguiti regolarmente e come raccomandato gli aggiornamenti per la protezione dei dati; non viene attivata assolutamente la protezione della stampante, lasciando che hacker e malintenzionati possano controllarla da remoto intercettando ogni documento aziendale.
Cosa si rischia con una stampante non protetta da attacchi informatici
Il rischio maggiore che si corre con una stampante non protetta è la sottrazione dei dati sensibili aziendali, e chiunque può facilmente immaginare cosa significa se dati di bilancio, progetti, offerte commerciali, informazioni bancarie, informazioni personali sulla salute e ogni altro dato sensibile cadono in mani sbagliate. Ma non solo: dalla primavera 2018 il Regolamento generale sulla protezione dei dati (General Data Protection Regulation) dell’Unione Europea ha stabilito sanzioni elevate – fino al 4% del fatturato e/o 20 milioni di euro – per le aziende che non saranno in grado di garantire la sicurezza dei dati personali dei cittadini europei.
Cosa fare per proteggere le stampanti dagli attacchi informatici
Cosa fare per proteggere le stampanti dagli attacchi informatici lo ha detto l’Agenzia per L’Italia Digitale, AGID, nelle sue Misure Minime di Sicurezza ICT per le Pubbliche Amministrazioni: la prima cosa da fare per proteggere i dati sensibili è la mappatura di ogni dispositivo connesso, comprese quindi le stampanti, e la valutazione delle sue configurazioni di sicurezza. In particolare, per quanto riguarda le stampanti, queste devono trovarsi all’interno del firewall aziendale, non devono essere accessibili per la stampa da dispositivi non autorizzati dal responsabile informatico dell’azienda e comunque non adeguatamente sicuri, devono essere aggiornate e configurate dal punto di vista della sicurezza con regolarità e comunque a ogni notifica di un aggiornamento del software.
Come gli hacker accedono alle reti aziendali tramite le stampanti
C’è un bellissimo video di HP, sul canale Youtube di Viking Italia, con protagonista Christian Slater, che spiega benissimo come gli hacker accedono alle reti aziendali tramite le stampanti.

Ufficio
15/10/2018

Nel lavoro si viene selezionati per le proprie competenze professionali ma poi, ovviamente, bisogna lavorare fianco a fianco con altre persone e inevitabilmente sono i rapporti personali a fare la differenza. A volte c’è sintonia, e il clima positivo che si crea aiuta anche ad aumentare la produttività, a volte invece la sintonia manca, o c’è proprio antipatia reciproca, e questo genera un ambiente di lavoro tossico. C’è poco da fare, perché non si può non lavorare con i colleghi antipatici, e bisogna quindi trovare un modo per convivere con un collega insopportabile. Ma come fare?
Come convivere con un collega insopportabile
Per capire come convivere con un collega insopportabile bisogna prima di tutto capirne la personalità: ci sono quelli a cui non va mai bene niente, quelli che sono troppo invadenti rispetto alla vita privata degli altri, quelli che pensano di essere sempre al centro di ogni cosa e di avere capacità superiori alla media, quelli che non riescono a organizzare il proprio lavoro anche in funzione degli altri e quelli che, a tutti gli effetti, dovrebbero lavorare da soli per evitare scenate isteriche. Per ciascuno ci sono alcuni rimedi che si possono mettere in atto per depotenziarne l’effetto negativo sull’ufficio.
Il collega a cui non va mai bene niente
Per esempio, quelli a cui non va mai bene niente possono mandare in frantumi qualunque team di lavoro: per loro è sempre tutto sbagliato, ma non propongono mai una soluzione alternativa, e questa loro negatività è frutto dell’ansia, un sentimento che può contagiare anche gli altri. Che fare? La cosa ideale sarebbe che gli ansiosi lamentosi si rivolgessero a uno specialista, ma se così non è e nemmeno un ’bout di positività cambia il loro umore, l’unica soluzione è alzare una barriera di protezione e diventare impermeabili alla loro negatività.
Il collega pettegolo
Un altro rivolo d’acqua che può distruggere un ufficio con i suoi atteggiamento è il collega pettegolo. No, non parla delle trasmissioni Tv e dei Vip, parla dei colleghi e delle colleghe d’ufficio, raccontando in giro presunte relazioni, aumenti di stipendio, bonus, favoritismi e quant’altro possibile e immaginabile. Il problema è che spesso se non sempre nulla di ciò che parla è vero, ma ciononostante può fare danni enormi. Che fare? Intanto rimanere abbottonati sulle proprie cose, dalle informazioni famigliari e personali a quelle professionali, e poi davanti a ogni insinuazione far scattare il livello superiore, cioè dirgli che quell’informazione dovrebbe conoscerla anche il vostro responsabile: se è gossip, sentito dire, ma non c’è nulla di concreto, è l’unica soluzione per fermare la valanga di insinuazioni.
Il collega che si ritiene migliore degli altri
So tutto io: tecnicamente, sarebbe narcisista, praticamente è un collega che non vede oltre il proprio naso, non accetta critiche, probabilmente fa sempre a modo suo e alla fine produce solo critiche. Che fare? Se è possibile, girargli alla larga, se è il proprio capo evitare in ogni modo di scatenare la sua suscettibilità, anticipandone mosse e richieste e prevedendo le possibili tempeste. Dura? Sì, sicuramente, ma l’alternativa è trovare un altro posto di lavoro…
Il collega che urla e offende
C’è poi il dittatore, quello che urla, che comanda, che non ammette repliche né suggerimenti e che impronta le relazioni professionali interne all’ufficio solo sul sentimento della paura. Siamo al livello della psicopatia e l’unica soluzione sarebbe cambiare aria il prima possibile perché non c’è nulla di ragionevole che possa funzionare. A meno che l’azienda non abbia attivato forme di contrasto a questo genere di mobbing (succede nelle multinazionali, meno nelle piccole imprese) e allora quella è la strada da intraprendere, con coraggio e fiducia.