Categoria: Ufficio

Consigli, curiosità e notizie sulla vita di ogni giorno in ufficio

Ufficio
11/02/2021

“The 9-to-5 workday is dead”. L’orario di lavoro dalle 9 alle 5 è morto. Lo dice in un post sul blog aziendale Brent Hyder, il capo del personale di Salesforce, un’altra delle Big Tech californiane che, in seguito alla pandemia da Coronavirus, ha deciso di ripensare completamente la propria organizzazione del lavoro. E così dopo Facebook e Microsoft anche la compagnia del cloud computing fa una scelta coerente con il proprio business, lasciando libertà ai propri dipendenti di decidere se, quando e come lavorare in ufficio oppure da remoto.
Nelle parole di Hyder la creazione di una cultura aziendale non passa solo da una bella scrivania, un tavolo da ping-pong e degli snack a disposizione dei lavoratori: in un modo sempre connesso, h24 e con legami in tutto il mondo, l’orario di lavoro dalle 9 alle 5 non è l’organizzazione ideale per lavorare bene e avere successo. E non è solo una questione di produttività.

Che si tratti di gestire un team globale dislocato su diversi fusi orari, di business stagionali che hanno picchi e cali fisiologici, oppure semplicemente di trovare il giusto work-life balance, la strada del successo è quella della flessibilità, scrive Hyder. Il che non consentirà solo gli impiegati di portare i figli a scuola o prendersi cura dei parenti, ma anche all’azienda di allargare le proprie possibilità di recruiting, anche oltre e al di là delle città – carissime come San Francisco o New York – dove hanno sede i loro uffici.

Da oggi in poi saranno 3 le modalità di lavoro proposte dall’azienda e a scelta dei dipendenti: Flex, cioè da 1 a 3 giorni a settimana in ufficio a seconda delle necessità; Fully Remote, cioè sempre da remoto, ovunque sia la propria postazione di lavoro; Office Based, cioè la tradizionale modalità di lavoro in ufficio, che secondo Salesforce riguarderà solo una piccola percentuale dei propri lavoratori.

La sfida non è banale, perché tenere insieme produttività e flessibilità in un team diffuso non sarà facile, ma la strada sembra tracciata e l’orario di lavoro dalle 9 alle 5 sembra definitivamente andato in soffitta.

Credits photo: it.depositphotos.com

Ufficio
03/02/2021

Arrivi a sera e non hai combinato nulla: quante volte ti è capitata questa sensazione? Che sia l’ora di timbrare il cartellino e non aver finito praticamente un lavoro, o essere in smart e rendersi conto che si dovrà andare avanti ancora per ora non fa differenza. Nel caso consolati, non sei solo: secondo il Washington Post gli americani perdono qualcosa come 1 miliardo e 800 milioni di dollari ogni anno a causa della improduttività. E se non sono produttivi gli americani c’è davvero da preoccuparsi. Ma come è possibile perdere così tanto tempo in ufficio o in smart working (e non volontariamente, come abbiamo raccontato qui)? Per almeno questi 5 motivi.

Il multitasking
Basta raccontarci frottole: solo il 2% di noi è in grado di fare più cose contemporaneamente (e farle bene). Lo dice uno studio pubblicato su Business Insider. Gli altri perdono solo tempo saltabeccando di qua e di là, inutilmente.

Rimandare le cose importanti
Lo faccio dopo. Il karma di quasi tutti. Rimandare a dopo pranzo, al giorno dopo, alla settimana successiva. Soprattutto le cose importanti, o difficili, o noiose. E così il tempo passa tra piccole e banali decisioni e cose da fare, e quando si tratta di aggredire il mostro siamo troppo stanchi. E rimandiamo nuovamente. Secondo lo psicologo Roy F. Baumeister è un tipico caso di “decision fatigue” ed è il motivo per cui a fine giornata siamo stanchi senza aver combinato nulla.

Troppe riunioni
Secondo una statistica di Microsoft passiamo almeno 6 ore a settimana in riunione. Incontri che spesso finiscono con un nulla di fatto (lo dice il 69% degli intervistati della società americana). Forse la soluzione è tenere le riunioni in piedi (come abbiamo scritto qui) oppure organizzarle solo quando le decisioni sono state già prese e vanno semplicemente comunicate.

Facebook
E in generale i social media. Una fantastica fonte di distrazione. Peccato che si debba anche lavorare, e che il 44% degli americani ritengano di perdere tempo soprattutto per controllare status e feed sui social network. Ancor più in questa situazione di smart working e attenzione fagocitata dalle notizie sulla pandemia.

Colleghi che urlano
Sì, gli open space sono i killer della concentrazione. E di conseguenza della produttività. Almeno così sostiene un sondaggio condotto da Ask.com. Certo, molti ora rimpiangono la confusione degli uffici open space, dove almeno si perdeva tempo pensando di lavorare. Ma quando torneremo davvero n ufficio bisognerà ripensare anche a questo.

Ufficio
28/12/2020

Parlare in pubblico in modo naturale non è facile. E se non necessariamente all’assemblea degli azionisti, anche solo in una riunione con i fornitori o i colleghi a tutti è capitato o può capitare di dover parlare in pubblico. Semplice a dirsi, difficile a farsi: stare davanti a un gruppo di persone, talvolta sconosciute, e spiegare in modo efficace e convincente le proprie idee non è affatto così spontaneo come può sembrare osservando oratori esperti dominare il palcoscenico e la platea. Il rischio? Farsi prendere dall’ansia, andare in confusione e risultare totalmente inconcludenti. E allora come fare? Cominciando da questi 5 semplici consigli sempre validi, dall’assemblea di condominio alla conferenza dell’associazione di categoria.
Accettare e controllare l’ansia
L’ansia, il grande nemico di ogni oratore, è uno stato fisiologico di tensione psicologica e fisica. Pensare di non soffrirne è utopistico: meglio accettarla, e tenerla sotto controllo con qualche respiro profondo diaframmatico (quelli che gonfiano l’addome) espirando con la bocca aperta. Qualche boccata e poi via, col microfono in mano.
Prepararsi per tempo
Anche il grande Steve Jobs preparava i suoi discorsi in modo meticoloso. Non si tratta di impararli a memoria, tecnica che li farebbe sembrare artefatti e ingessati: meglio fissare i punti salienti con delle parole chiave, e poi ripetere e ripetere ancora finché il tutto fila via liscio. Meglio ancora se allo specchio o in presenza di qualcuno che ascolti.
Arrivare con un ’bout di anticipo
Fosse anche la sala riunioni dell’azienda, sempre meglio arrivare con un poco di anticipo per controllare che tutto sia funzionante: il microfono, la lavagna a fogli o magnetica, la connessione del computer al videoproiettore, la risoluzione della presentazione in Powerpoint. E se si deve parlare in un luogo che non si conosce, è il modo migliore per prendervi confidenza e familiarizzarvi.
Informarsi su chi ascolterà
Nel caso in cui si dovesse parlare a un pubblico sconosciuto, è sempre bene raccogliere informazioni sulla tipologia di platea che assisterà al vostro discorso: chiedere agli organizzatori del convegno, informarsi tramite il sito Internet, confrontarsi con qualcuno che ha già fatto quell’esperienza è il modo migliore per farsi un’idea delle persone alle quali si andrà a parlare.
Parlare senza fretta
Il più classico degli errori di chi parla per la prima volta in pubblico: aver fretta di concludere e parlare senza pause, mangiandosi le parole. Meglio prendere le giuste pause, pronunciare in modo chiaro termini tecnici e parole straniere, enfatizzare i passaggi importanti e rivolgersi sempre al pubblico anche solo guardando una persona per volta di quelle che vi stanno di fronte.

Ufficio
21/12/2020

Scegliere una scrivania ufficio può sembrare una cosa tutto sommato semplice e legata più che altro al design. Colori, forma e materiali che devono risultare gradevoli e poi anche funzionali. Invece la scrivania da ufficio è un vero e proprio dispositivo di lavoro che deve sottostare a precisi requisiti di legge. E la legge è quella relativa alla tutela della salute sul posto di lavoro. La legge 81/2008, che ha sostituito la celebre 626 del 1994, stabilisce anche le “prescrizioni minime per le postazioni di lavoro destinate ai videoterminalisti”. Cioè la legge prescrive determinate caratteristiche che devono avere le scrivanie da ufficio, al fine di tutelare benessere e salute dei lavoratori. E ovviamente superare eventuali ispezioni.
Cosa significa che le scrivanie da ufficio hanno dei requisiti di legge? Che devono avere dimensioni minime e massime, in termini di ampiezza ma anche altezza, tali da consentire di lavorare salvaguardando la salute psico-fisica. Gli standard per dimensioni e caratteristiche sono quelli della norma EN 527-I del 2011 che identifica 4 tipi di scrivanie da ufficio. Tutte devono consentire una postura corretta al videoterminale, con la giusta distanza dallo schermo del computer e con sufficiente spazio per muovere le gambe. E questi standard e queste norme valgono tanto per il settore pubblico quanto per  imprese private, compresi spazi di coworking. Le 4 tipologie di scrivania da ufficio sono:

tipo A: regolabili in altezza (in autonomia anche dall’utente);
tipo B: ad altezza selezionabile (al momento del montaggio);
tipo C: ad altezza fissa;
tipo D: ad altezza regolabile, ma con una ridotta possibilità di selezione.

Le scrivanie per ufficio di tipo A sono le meno diffuse. Il lavoratore le può regolare anche in altezza, potendo lavorare anche stando in piedi (il cosiddetto sit-stand). Le scrivanie da ufficio di tipo A hanno un altezza regolabile per la posizione seduta da 650 mm a 850 mm, per la posizione in piedi da 950 mm a 1250 mm, e per il movimento delle gambe di mm 1200 x mm 80.

Le scrivanie per ufficio di tipo B possono regolare l’altezza al momento del montaggio, in base a chi le utilizzerà. L’altezza, in posizione seduta, va da da 650 mm a 850 mm, in posizione in piedi da 950 a 1250 mm, e per il movimento delle gambe ci sono 1000 × 80 mm.

Le scrivanie per ufficio di tipo C sono le più diffuse, soprattutto in Italia. Hanno un altezza predefinita sia per la posizione seduta (mm 740, con una tolleranza di ± 20 mm) che in piedi (mm 1050, con una tolleranza di ± 20 mm). Lo spazio prescritto per le gambe è di mm 850 x mm 80. Una scrivania ufficio di tipo C ha però meno profondità di lavoro rispetto alle altre tipologie, da 60 cm a 80 cm (sono pensate per i moderni monitor piatti dei computer e non possono essere posizionate fronte muro altrimenti non  c’è abbastanza spazio per le gambe).

Infine le scrivanie per ufficio di tipo D hanno dimensioni minime inferiori alle altre: per la posizione seduta da mm 680 a mm 760, per quella in piedi da mm 1000 a mm 1180, e lo spazio per le gambe mm 850 x mm 80.

Inoltre anche la scrivania da ufficio, come l’illuminazione degli spazi di lavoro, ha delle norme che riguardano i riflessi che potrebbero affaticare la vista (quindi sono esclusi materiali come il vetro e il metallo) e i colori (per esempio non il bianco).

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Ufficio
11/12/2020

La lavagna da ufficio è ormai uno strumento indispensabile in qualunque spazio di lavoro. In sala riunioni come negli uffici di rappresentanza, negli spazi di lavoro come nel piccolo ufficio personale, non può mancare una lavagna cancellabile. Sono ormai finiti i tempi delle vecchie lavagne in ardesia, costose e polverose, e le moderne lavagne cancellabili si prestano a moltissimi usi: per annotare impegni da non dimenticare, per tenere il planning delle attività, per svolgere riunioni, nelle fasi di breainstorming creativo una lavagna da ufficio, su cui scrivere con pennarelli colorati e magari appiccicare documenti e immagini, è proprio quello che ci vuole.

Le lavagne da ufficio cancellabili sono sostanzialmente di due tipi: quelle che si appendono al muro, più grandi ma ovviamente non spostabili, e quelle mobili, montate su treppiedi, pratiche da spostare a seconda delle necessità. Inoltre le lavagne da ufficio possono essere anche magnetiche, consentendo quindi di utilizzare pin e bottoni per fissare fogli e documenti.

Ma ciò che incide sul prezzo di una lavagna da ufficio è il materiale utilizzato. Sostanzialmente le lavagne da ufficio cancellabili possono essere laccate o smaltate. Sono entrambe di colore bianco lucido, vi si possono usare i pennarelli a secco colorati, si cancellano facilmente ma hanno prezzi molto differenti. Quelle laccate sono più economiche, ugualmente pratiche ma più delicate a fronte di graffi e urti. Quelle smaltate sono più resistenti, vi si possono usare anche dei solventi nel caso di pennarelli indelebili o scritte rimaste a lungo, e sono antigraffio. Ovviamente costano di più.

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Ufficio
04/12/2020

Quello tra stampante laser o inkjet, cioè a getto di inchiostro, è il dilemma maggiore di chi si trova a dover acquistare una stampante per la propria attività o per le esigenze di casa. Le differenze sono molteplici, ma la principale è di tipo tecnologico, e le altre ne sono conseguenze.
Le stampanti laser funzionano appunto grazie a un laser, e a un tamburo fotosensibile. In pratica Sul tamburo, o rullo, viene impressa l’immagine da stampare (che può essere una vera immagine, una foto o anche un testo scritto) tramite una carica elettrostatica positiva. IL foglio a questo punto scorre nella stampante, e il laser negativizza le parti che dovranno essere stampate. A questo punto il toner, con carica positiva si “attacca” alle zone negativizzate e non appena l’immagine o il testo sono impressi sul foglio un getto di aria calda fisserà il toner sulla carta. Motivo per cui i fogli escono caldi da una stampante laser.
Una stampante inkjet invece prevede degli augelli che “sparano” l’inchiostro (appunto: getto di inchiostro) sulla carta come nel più tradizionale dei sistemi di stampa.

La differenza tecnica tra stampanti laser o inkjet comporta diverse differenze di uso. Le laser sono molto più veloci, e quindi adatte a grandi volumi di stampa. Dove c’è molto da stampare, o tante persone che stampano, è meglio una laser di una a getto di inchiostro.
La laser non “sbava” mai la stampa, che siano colori o lettere: manca tutto il processo di asciugatura dell’inchiostro.
Le inkjet hanno maggior definizione dei colori e una qualità di stampa, data dall’uso delle cartucce anziché del toner, decisamente superiore. Motivo per cui ormai molte stampanti inkjet consentono anche la stampa fotografica, anche a casa.
Ovviamente le inkjet sono più lente.
Sulla questione costi le differenze si sono ormai assottigliate: ce ne sono di modelli sia laser che inkjet di prezzi molto variabili, da poche decine di euro a migliaia, e anche il costo di stampa della singola pagina si è ormai molto avvicinato, benché le laser con toner continuino a costare qualcosa meno, soprattutto se si stampa solo in bianco e nero.