Categoria: Ufficio

Consigli, curiosità e notizie sulla vita di ogni giorno in ufficio

Ufficio
29/04/2020

Con l’avvio della cosiddetta Fase 2, quella in cui ricominciano le aperture di negozi e attività e gli spostamenti per motivi di lavoro, torna prepotentemente in auge la questione delle mascherine per il Coronavirus. Una cosa è certa: al punto 2 del DPCM del 26 aprile è scritto testualmente che “ai fini del contenimento della diffusione del virus COVID-19, è fatto obbligo sull’intero territorio nazionale di usare protezioni delle vie respiratorie nei luoghi chiusi accessibili al pubblico, inclusi i mezzi di trasporto e comunque in tutte le occasioni in cui non sia possibile garantire continuativamente il mantenimento della distanza di sicurezza”. Il tutto a maggior ragione ora che si sono capiti i meccanismi di diffusione all’interno degli uffici. Quindi ogni volta che si esce di casa, e per tutto il tempo che si resta fuori, sarà necessario indossare una mascherina protettiva. Ma quali usare? E come? E quando? Vediamo di fare chiarezza.

Al netto di ogni valutazione sulla loro effettiva utilità (motivo per cui il principio di maggior cautela e quindi di distanziamento sociale rimane sempre valido) esistono sostanzialmente 3 tipologie di mascherine: quelle chirurgiche, le FFP2 e le FFP3. Per orientarsi nell’acquisto e nell’uso può tornare ancora utile partire dal famoso video di Alessandro Gasbarrini, chirurgo dell’Istituto ortopedico Rizzoli di Bologna, che ha distinto tra mascherine altruiste, egoiste e intelligenti.

Le mascherine chirurgiche sono le cosiddette altruiste, perché proteggono gli altri dal nostro potenziale contagio. Sostanzialmente sono quelle che usano normalmente i chirurghi in sala operatoria per non rischiare di infettare il paziente ma nella situazione del Coronavirus non sono in grado di proteggere chi le indossa dal contagio. Ma essendo altruiste, se tutti le utilizzassero, offrirebbero sicuramente un argine alla diffusione del contagio. Il Ministero della Salute, sul suo sito, non le considera né come dispositivi medici né come dispositivi di protezione individuale ma sono sicuramente utili per limitare la diffusione (non per proteggersi da essa) e possono essere usate anche per uscire di casa.

Le mascherine cosiddette “egoiste” sono le FFP2 e le FFP3, quelle con la valvola, che permettono a chi le indossa di non infettarsi ma potrebbero lasciar passare il virus se si è infetti. E allora perché sono in commercio? Perché per esempio sono essenziali per medici e personale medico che ha la necessità e il dovere di proteggersi in tutte le situazioni a contatto con persone infette o potenzialmente tali. A questo punto indossare una FFP2 o una FFP3 protegge sicuramente dai rischi di contrarre il Coronavirus ma non aiuta a limitare la diffusione del virus.

Ci sono infine le mascherine “intelligenti” che sono tutte le FFP senza valvola e che con il loro elevato potere di filtraggio sono in grado di proteggere sia chi le indossa che gli altri, limitando quindi sia i rischi di infezione che la propagazione del contagio.

Allora quali usare? Non le FFP2 e FFP3 che sono riservate al personale medico, a meno di non voler indossare sopra quelle una mascherina chirurgica. Sicuramente la mascherina chirurgica, e se si vuole essere protetti oltre a proteggere gli altri se ne possono indossare 2, una per ogni verso, per fermare il virus in ogni senso (ma non è semplice passare una intera giornata così) e sicuramente anche quelle “intelligenti” che svolgono lo stesso compito.

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01/04/2020

L’emergenza Coronavirus ha costretto un ’bout tutti a cercare in fretta e furia dei programmi per lavorare da casa. Già, perché lo smart working non è solo avere un computer collegato a Internet e un telefono a disposizione ma tra videoconferenze, condivisione di documenti e collaborazione a distanza ci si è presto resi conto che scambiarsi file tramite posta elettronica non era il modo migliore per rispondere bene e in fretta alla condizione eccezionale generata dal lockdown. L’esperienza di chi aveva già provato lo smart working ha aiutato in molti casi, ma in moltissimi altri i primi giorni di quarantena sono stati particolarmente caotici e disordinati: le lezioni di scuola per gli studenti e gli insegnanti, gli appuntamenti con i clienti per i professionisti, i meeting da remoto per gli uffici hanno dovuto in qualche modo riadattarsi e riorganizzarsi, sperimentando nuovi strumenti e nuove forme di comunicazione. E dato che questa nuova condizione di lavoro non sarà breve e forse, per molti,  con i suoi pro e contro continuerà anche dopo l’emergenza COVID-19, ecco 9 programmi per lavorare da casa o da remoto in modo efficace.
Skype, Zoom e WhatsApp
Skype e Zoom la stanno facendo da padroni tra i sistemi per videoconferenza, sia nella forma delle App sullo smartphone che nella versione Web sono tra le preferite per le chiamate tra amici e le lezioni scolastiche. In molti hanno anche sfruttato appieno le possibilità di WhatsApp, non solo per le chat ma anche per le video/chiamate tra più persone. Ma nonostante le versioni business e dati i vincoli nel numero dei partecipanti (e qualche volta anche nella riservatezza) sono altri i sistemi che pian piano si stanno imponendo nell’uso quotidiano di moltissime persone.
Slack, Teams, Webex
Ma chi aveva (e ha) davvero bisogno di collaborare da remoto ricreando in cloud le dinamiche dell’ufficio si è presto rivolto ad altri programmi e App più performanti e più sicure. Slack per esempio, che funziona sia mobile (Android; iOS) che da computer (Microsoft Windows; macOS; Linux) permette non solo di collaborare ma anche di farlo ricreando dipartimenti, gruppi di lavoro e organizzando i canali di comunicazione in modo più efficiente. I “concorrenti” di Slack sono Microsoft Teams, perfetto per i gruppi di lavoro in cui tutti utilizzano la suite di Office e anche le videoconferenze rimangono per lo più limitate all’interno dell’azienda, e Cisco Webex Meetings, ideale per le riunioni di lavoro sia interne che esterne all’azienda. Anche la suite di Google mette a disposizione tantissimi strumenti di collaborazione a distanza, da Hangouts Meet per le riunioni a Classroom per le lezioni. E per stare tutti insieme nella stessa stanza, anche se fisicamente distanti ci si può indirizzare anche su Avaya Spaces o Trello, uno strumento semplice e flessibile per il tracking dell’avanzamento dei lavori.

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18/03/2020

Le riunioni da remoto sono sempre più la norma e la quotidianità in questi giorni di emergenza Coronavirus in cui, dovendo ricorrere allo smart working e limitareli spostamenti, è ormai esperienza comune partecipare a video-riunioni, video-call, conference-call e ogni altra remote meeting. Ma averci a che fare spesso non significa anche sapervi partecipare, e sapervi partecipare significa comportarsi nel modo giusto e metterle a frutto, evitando ulteriori perdite di informazioni, tempo, denaro e opportunità.
Come organizzare le riunioni da remoto
Per organizzare le riunioni da remoto e parteciparvi è necessaria prima di tutto la giusta dotazione tecnologica. Un computer ce l’hanno tutti, e normalmente tutti i computer hanno ormai videocamera e uscita audio, ma se è la prima volta con una riunione da remoto è meglio controllare prima che funzionino entrambi (e si sappia come farli funzionare).

Ok l’hardware, ma poi serve anche una buona connessione: una videoconferenza può diventare un calvario se la connessione Internet è debole, bassa o traballante: a volte può essere la connessione in sé a non essere sufficiente, altre volte si è troppo lontani dal Wi-Fi. Meglio fare una prova prima, per essere sicuri che tutto funzioni al meglio.

Infine c’è il software vero e proprio, e il mercato ne offre tantissimi, da quelli gratuiti a quelli aziendali a pagamento con sistemi di protezione delle conversazioni. Anche qui, come con ogni software, è sempre meglio fare una prova prima per essere sicuri di conoscerne il funzionamento.

Ancor più che nei meeting fisici, nelle riunioni da remoto è sempre bene collegarsi qualche minuto prima, annunciandosi con nome e ruolo senza dare per scontato che tutti gli altri sappiano chi siamo e cosa facciamo in azienda. La cosa ideale sarebbe che ci fosse un conduttore della riunione, che di solito è chi la indice inviando comunicazione o invito sul calendar con un certo anticipo, che fa un rapido “giro di tavolo” e ribadisce il motivo del meeting.

C’è poi un ’bout di galateo da osservare, perché nelle riunioni anche la forma è sostanza, e anche in quelle da remoto. Meglio controllare sempre che alle proprie spalle non ci sia nulla di sconveniente o scabroso o che potrebbe urtare la sensibilità degli altri partecipanti (potrebbe essere anche solo un oggetto di una marca concorrente…). Se anche si è a casa e in shorts, almeno sopra abbigliarsi “da ufficio” e non dare la sensazione di essere capitati per caso. Non fare altro durante la riunione (paradossalmente ci si “nasconde” meglio in una riunione al tavolo che online, specie quando è in video). Prestare attenzione alla gestualità, ricordandosi sempre che si è in pubblico.

Sarebbe buona norma anche avere un canale secondario di comunicazione, da usare sia nel caso la comunicazione cadesse che per scambiarsi messaggi tra colleghi nel caso di dubbi o idee improvvise: può essere per esempio una chat WhatsApp tramite la quale commentare le posizioni della controparte prima di ribattere.

Infine è importante avere strumenti per condividere informazioni e materiali, tenere traccia dei punti trattati e rendere davvero produttiva la riunione da remoto: da un documento condiviso, che è il minimo indispensabile, anche le presentazioni e fino ai tool che aiutano a smarcare i punti importanti della riunione, oggi la tecnologia mette a disposizione davvero tante possibilità di rendere ancora più produttiva una riunione da remoto.

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04/03/2020

Ci sono cose da non rivelare mai al lavoro, e non solo le frasi da non rivolgere mai al proprio capo, ma proprio frasi, espressioni e confidenze da non dire a nessuno, per nessun motivo. Pena trasformare le giornate lavorative in una corsa ad ostacoli se non in un vero e proprio calvario di spiegazioni, giustificazioni, distinguo e scuse. E allora dai bagordi del weekend alla ricerca di un altro impiego, ecco i segreti da tenere ben stretti e a bocca chiusa, stilati da un esperto della rivista americana Forbes.

Che si odia quel lavoro
Ammettere che ciò che fate vi fa in fondo schifo, e che lo fate solo per bisogno, è il primo passo per un declassamento, quantomeno nei fatti.

Che qualcuno è un incapace
Sì, il nostro collega potrebbe anche essere un incapace, ma a meno che non siamo il capo, questa considerazione è meglio tenerla per sé. Avete presente il rischio sabotaggio? Ecco, gli incapaci sono bravissimi a sabotare.

Le proprie idee politiche e convinzioni religiose
Cosa si è votato all’ultima elezione, cosa si pensa della religione propria o altrui, cosa si pensa del capo del governo: tutti argomenti tabù. Più alto il rischio di passare in cattiva luce di quello di guadagnare qualche posizione nella considerazione altrui, soprattutto ai piani alti.

Lo stipendio
Certo, la curiosità è molta, ma sbandierare la busta paga è il primo passo per scatenare invidie e ritorsioni (o per finire mortificati).

La vita social
Il profilo Facebook, quello Twitter e qualsiasi altro profilo social sono personali: meglio non mischiarli con la professione. Troppo alto il rischio di urtare qualche collega o indispettire il capo con frasi, immagini e status fuori luogo.

Cosa succede nella propria camera da letto
Sono affari vostri, e non fregano a nessuno. Nemmeno a quelli che pensate potrebbero invidiarvi.

Cosa succede nella camera da letto degli altri
Come sopra: ciascuno è libero di fare ciò che meglio crede, nella propria intimità e anche in ufficio. E benché un minimo di pettegolezzo aiuti a cementare la fiducia reciproca, non sono fatti vostri.

Di desiderare il posto d’altri
Ambizione lecita, ma sbandierarla ai 4 venti è il modo migliore per bruciarsi e vederla svanire rapidamente.

Il passato tumultuoso
Molti hanno un passato più o meno da nascondere. Meglio farlo totalmente e continuare a dare una rassicurante immagine di sé.

I bagordi del weekend
Raccontare di aver appena terminato un fine settimana all’insegna degli eccessi è il viatico per mettersi davvero in cattiva luce. Potete fare ciò che vi pare, basta tenerlo per sé.

Che in fondo era solo una battuta
Farsi scappare una battuta fuori luogo e poi cercare di ritrattarla spiegando che era ‘solo’ una battuta è quasi più dannoso che fare una battuta sbagliata e chiedere scusa. Nel dubbio: evitare le battute. Nell’eventualità: scusarsi e basta.

Di essere in cerca di un altro lavoro
Tutti sono in cerca di un lavoro migliore, con uno stipendio migliore, in un posto migliore. Ma finché non lo si trova, meglio dare l’idea di essere affidabili e totalmente coinvolti in quello che si sta facendo.

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21/02/2020

Occhi stanchi da computer, secchi con un po’ di dolore, e magari con del prurito che ci porta a sfregarci con le mani, e ancora lacrimazione, mal di testa, rigidità al collo e stanchezza generale: gli occhi stanchi da computer non sono una malattia grave, e tuttavia sono estremamente fastidiosi, soprattutto per chi lavora molte ore al giorno al monitor.
Occhi stanchi da computer: le cause
Le cause sono tutto sommato facilmente identificabili: uso prolungato di dispositivi elettronici retroilluminati, come computer e smartphone; lettura intensa; esposizione a luci troppo intense, sforzi della vista in ambienti male o poco illuminati; ambienti secchi, o condizionati.

Le conseguenze possono essere più o meno invalidanti, dalla difficoltà temporanea a mettere a fuoco a mal di schiena persistenti o fotosensibilità. Che fare allora? Il rimedio più banale sarebbe quello di esporsi con moderazione alle condizioni che causano gli occhi stanchi; peccato però che quelle siano spesso, se non sempre, le condizioni di lavoro di moltissime persone. Ecco quindi qualche accorgimento per migliorare la postazione di lavoro e le abitudini quotidiane davanti al monitor.
Occhi stanchi da computer: qualche rimedio immediato
Il monitor deve essere ad almeno 50 cm di distanza, e non più in alto degli occhi.
Lo schermo del computer spento non deve riflettere le luci che ci sono nell’ambiente di lavoro, altrimenti queste sono in posizione sbagliata rispetto al monitor: la luce non deve mai essere sopra o dietro l’operatore del terminale.

Meglio non posizionare il computer davanti alla finestra e davanti a una parete bianca, che potrebbero creare riflessi fastidiosi per gli occhi (e magari chiedere una valutazione della qualità dell’illuminazione dello spazio di lavoro).

Per interrompere l’affaticamento degli occhi è bene concedersi brevi ma frequenti pause: ogni 15 o 30 minuti chiudere gli occhi per qualche istante, distrarli dal monitor, magari alzarsi una volta ogni ora.

Per umidificare le palpebre ed evitare l’eccessiva secchezza è fondamentale ricordarsi di sbattere spesso le palpebre. Per stimolare la lacrimazione è anche possibile massaggiarsi le palpebre con il palmo della mano, e ancora le orbite e le tempie per rilassare i muscoli oculari.

Se la stanza è eccessivamente secca o condizionata, dotarsi di un umidificatore (e mai – mai – fumare nell’ambiente di lavoro, per molti smart worker una forte tentazione).

Ufficio
20/02/2020

Secondo una ricerca dell’Università dell’Arizona le tastiere dei computer, in un ufficio, possono ospitare fino 3.300 germi per pollice quadrato. E poi ci sono briciole, capelli, macchie di vario genere, polvere e chissà che altro. Ecco perché pulire regolarmente la tastiera, il monitor e il mouse del proprio computer è un’operazione indispensabile: per la propria salute e per evitare guasti ai dispositivi.

Ma i dispositivi elettronici sono estremamente delicati e per quanto pulire possa sembrare un’operazione banale, bisogna sempre operare con molta accortezza. Evitando alcuni errori banali ma potenzialmente molto dannosi.

– I detergenti per vetri non sono adatti per pulire uno schermo LCD di un computer portatile o desktop. Si possono usare soluzioni naturali (acqua e aceto in uguale quantità) ma soprattutto detergenti specifici per la pulizia dei dispositivi elettronici.

– Mai spruzzare il liquido detergente direttamente sullo schermo: potrebbe infiltrarsi nelle fessure fino a toccare i collegamenti elettrici. Meglio spruzzarlo su un panno morbido da usare per la pulizia del monitor.

– Mai usare panni carta o rotoloni da cucina: per quanto appaiano morbidi, possono sempre rigare lo schermo. Meglio, molto meglio il panno in dotazione con i prodotti per detergere il monitor, o un panno morbido in tessuto naturale.

– Meglio procedere con movimenti circolari, con tocco leggero, e lasciando poi asciugare naturalmente all’aria lo schermo LCD del computer prima di richiuderlo nel caso di un laptop.

– Per rimuovere sporco e germi dalla tastiera si può cominciare con dei panni cattura polvere per proseguire con del detergente naturale o specifico per la pulizia delle tastiere. Per rimuovere polvere e sporco più ostinato si può anche usare la bomboletta spray ad aria compressa: basta tenere la bomboletta in verticale e inclinare la tastiera o il computer portatile, favorendo in questo modo anche l’azione meccanica con dei piccoli scuotimenti.

– Non usare mai invece un vero e proprio aspirapolvere che potrebbe creare una scossa elettrostatica in grado di danneggiare i componenti elettronici più sensibili del computer, compresa la memoria e l’hard disk interno.