Categoria: Ufficio

Consigli, curiosità e notizie sulla vita di ogni giorno in ufficio

Ufficio
11/10/2020

Se è vero che sono i primi 15’ della giornata lavorativa a dettare il tono delle restanti ore, allora è davvero importante cominciare con il piede giusto, cominciando da queste 8 cose che le persone più produttive fanno nel primo quarto d’ora della loro giornata di impegni professionali.

Arrivare al lavoro in anticipo
Anziché timbrare all’ultimo minuto e buttarsi a capofitto negli impegni: una decina di minuti di vantaggio permettono di mettere a fuoco le idee e cominciare più calmi e rilassati.

Preparare la scrivania
Sì, proprio come un chirurgo o un artigiano di altissimo profilo, la scrivania dei migliori manager è sempre perfettamente in ordine, con tutto quello che serve e nulla di superfluo.

Rivedere cosa s’è fatto il giorno prima
Una rapida rilettura a cosa si è fatto il giorno precedente prima di andare a casa è il modo migliore per rifocalizzarsi sul da farsi.

Controllare le cose da fare
Ciascuno ha una lista di cose da fare, l’importante è controllarla integralmente prima di cominciare a lavorare.

Identificare massimo 3 cose fondamentali da portare a termine
Nella giornata succederanno un sacco di cose, ma quelle 3 cose sono assolutamente da portare a termine, accada quel che accada.

Non leggere subito le e-mail
La posta è il modo migliore per distrarsi subito. I manager più efficienti al mondo non leggono subito la posta ma fissano un momento in cui lo faranno: a quel punto non leggeranno e risponderanno in ordine cronologico ma in base alle priorità.

Mettere il cellulare in silenzio
Per molti il mattino ha l’oro in bocca: sono quelli che non rispondono a telefonate e messaggi e si focalizzano sul proprio lavoro.

Risolvere prima i propri problemi
Sembra egoista, ma è efficace: le persone più produttive prima risolvono i propri compiti e poi aiutano gli altri e si rendono disponibili per il team.

Ufficio
10/09/2020

Alle certificazioni della carta per stampante non ci bada quasi mai nessuno. Eppure si vedono in bella vista su risme e big-box, e possono dare molte informazioni sulla qualità della carta per stampanti che acquistiamo, sull’origine della materia prima, sull’impatto ambientale che la produzione, il trasporto e la vendita hanno avuto sul nostro pianeta e su altri aspetti non secondari per essere degli acquirenti consapevoli Purtroppo però le sigle non sempre spiegano tutto, ed è difficile capire esattamente cosa significano quei loghi e quegli acronimi che si trovano all’esterno delle confezioni dei fogli di carta per fotocopie. Proviamo allora a fare un ’bout di chiarezza.

PEFC

Ovvero Programme for Endorsement of Forest Certification, ovvero un Programma di Valutazione degli schemi di certificazione forestale che serve a certificare che l’intero ciclo di produzione è sostenibile per le foreste, dai produttori di materia prima come cellulosa e carta alla trasformazione del prodotto e fino alla sua distribuzione.

FSC

Ovvero Forest Stewardship Council, uno dei sistemi di certificazione forestale riconosciuti a livello internazionale, che garantisce la corretta gestione delle foreste e la tracciabilità dei prodotti che ne derivano. Se c’è il logo FSC la carta deriva da foreste correttamente gestite.

ECOLABEL

O Ecoetichetta europea, cioè la certificazione (secondo il regolamento CE n. 66/2010) del ridotto impatto ambientale dei prodotti o dei servizi offerti dalle aziende che ne hanno ottenuto l’utilizzo. Quindi non solo carta per stampante ma ogni tipo di prodotto.

BLAUER ENGEL

Cioè l’angelo blu del logo, è la più antica etichetta ecologica al mondo, è prevalentemente tedesca e certifica che l’intero ciclo di vita del prodotto è all’insegna del ridotto impatto ambientale, che il prodotto è conforme a tutti gli aspetti di protezione ambientale e che rispetta gli standard di sicurezza. Nel caso della carta si applica solo a quelle derivate al 100% da fibre riciclate.

COLORLOK

Questa di ColorLok Technology non è una certificazione ma uan tecnologia, una innovazione che consente una migliore qualità di stampa, in particolare nei contrasti dei neri e nella brillantezza degli altri colori. In pratica, se hai bisogno di stampare delle immagini di qualità e impatto, a maggior qualità, cerca il logo di Colorlok.

ECF

Cioè Elementary Chlorine Free, ovvero una certificazione del fatto che il cloro è stato sostituito dal biossido di cloro, un composto che riduce del 90% le emissioni inquinanti.

TCF

Ovvero Totally Chlorine Free, che è un passo in più rispetto all’ECF. Con questa certificazione si ha la certezza che non è stato utilizzato cloro e per il processo sbiancante è stato utilizzato ossigeno.

BLI

BLI è l’acronimo di Buyers Laboratory Inc., ovvero i laboratori che certificano la qualità della carta. I test vengono eseguiti sulle stampanti delle principali marche mondiali, e se è una carta di qualità deve avere questo logo.

LONG LIFE

Con il simbolo dell’infinito nel suo logo, questa certificazione garantisce due aspetti legati al ciclo di vita della carta. Il primo è che la produzione ricicla più CO2 di quanto ne emette, quindi riducendone l’immissione nell’atmosfera che causa il surriscaldamento globale. La seconda è che la carta è conforme allo standard ISO 9706, cioè è senza acidi e può essere conservata fino a 200 anni.

Ufficio
25/08/2020

Il gel lavamani, insieme all’uso della mascherina e al distanziamento fisico, è tra le più efficaci misure di protezione dal Coronavirus e di contenimento del contagio da COVID-19. Ormai i dispenser di gel igienizzante si trovano praticamente ovunque: all’ingresso dei negozi e dei locali pubblici, negli uffici che hanno già riaperto a partire dalla Fase 2, negli ambienti di lavoro in generale e, da settembre, si troveranno anche nelle scuole, con il Ministero dell’Istruzione che ha garantito un rifornimento continuo a ogni istituto scolastico d’Italia. Tuttavia, benché ormai l’uso di gel per le mani e altri prodotti disinfettanti e antibatterici sia ormai diffuso, ci sono almeno 7 cose da sapere sulla loro composizione, sulla loro efficacia, sul modo corretto di utilizzarli e su come sceglierli.

1. Acqua e sapone sono comunque efficaci

Non perché acqua e sapone non hanno la dicitura “igienizzante” allora sono meno efficaci di un gel lavamani. Anzi: qualora possibile, lavare bene le mani, in modo approfondito e prolungato, con acqua e sapone, rimane ancora il miglior modo per eliminare germi e batteri e ridurre il rischio di contagio da Coronavirus.

2. Attenzione alla percentuale di alcol

Un gel igienizzante, per essere considerato davvero tale, deve avere una concentrazione di alcol tra il 60% e il 95%. Solo in questo caso, e solo se specificato in etichetta, il gel lavamani è in grado di eliminare germi, batteri e virus dalla pelle delle mani. L’alcol infatti, evaporando a contatto con l’aria, uccide gli agenti patogeni e li elimina dalla pelle.

3. La differenza tra gel igienizzante e presidi medici

Ci sono anche dei gel igienizzanti che sono però dei presidi medici chirurgici. Normalmente hanno percentuali di alcol superiori all’85% e contengono anche altri disinfettanti con funzione antisettica (germicidi e battericidi). Sono più costosi, si acquistano principalmente in farmacia, sono normalmente riservati all’uso medico ma non sono strettamente necessari. Un buon gel disinfettante con la giusta percentuale di alcool è già sufficiente.

4. Che tipo di alcol?

La dicitura standard dovrebbe essere alcol etilico denaturato, ma talvolta si trovano anche diciture come alcohol denat, isopropanolo, etanolo, 1-propanolo. Se la percentuale è superiore al 65% non cambia nulla, e l’efficacia è comunque assicurata.

5. Non usare il gel lavamani con le mani bagnate

Il gel lavamani igienizzante non è efficace con le mani bagnate. Quindi o si lavano le mani con acqua e sapone e poi si asciugano bene, oppure si usa il gel lavamani igienizzante con le mani asciutte. Il gel igienizzante non serve nemmeno per pulire le mani sporche (anche in questo caso nulla batte l’acqua e sapone) e soprattutto la sua efficacia decade se, dopo averlo applicato, si bagnano le mani.

6. Occhio ai prodotti “semplicemente” cosmetici

Prodotti con percentuale di alcol inferiore al 60% o con altri componenti dichiarati “igienizzanti”, anche di origine naturale, non sono veramente igienizzanti. Si tratta di preparati cosmetici, che possono pulire la pelle ma non igienizzarla, cioè non in grado di uccidere ed eliminare germi, batteri e virus, compreso il Coronavirus.

7. Serve solo per le mani

Il gel igienizzante è specifico per la pulizia delle mani. Quindi non è da usare su altre parti del corpo (viso, parti intime) né su superfici come la scrivania, la tastiera del computer, le maniglie delle porte.

Ufficio
26/07/2020

Con l’arrivo dell’afa estiva e delle ondate di vero caldo torna in auge il tema del rapporto tra aria condizionata e Coronavirus. Anche perché nonostante il chiarimento dell’ISS secondo cui non c’è prova che il COVID-19 si trasmetta attraverso gli apparecchi di condizionamento dell’aria, la notizia secondo la quale il flusso dei condizionatori d’aria in un ristorante potrebbe aver favorito la diffusione del Covid-19 a Guangzhou, in Cina, rimane sempre come uno spettro per chi è già tornato in ufficio per lavorare. Il tutto nonostante lo studio del Guangzhou Center for Disease Control and Prevention non sia sostenuto da simulazioni del flusso d’aria né da test sierologici né da evidenze comprovate. In ogni caso tra aria condizionata e Coronavirus è bene fare chiarezza, sia per quanto riguarda gli impianti degli uffici che per quelli di ogni luogo di comunità, dai ristoranti agli aeroporti, centri commerciali, negozi.

Le raccomandazioni dell’ISS rimangono quelle già emanate ad aprile, e sono di buon senso e contro ogni allarmismo: basta fare bene la manutenzione, pulendo frequentemente gli impianti con acqua e sapone, garantire un frequente ricambio d’aria aprendo di tanto in tanto le finestre (cosa che sarebbe da fare sempre e comunque, Coronavirus o meno) e mantenere la temperatura a un livello fisiologico, cioè intorno ai 24- 26 gradi.

Pulire prese e filtri dell’aria andrebbe fatto sempre, indipendentemente dal timore di diffusione del COVID-19, perché è tra le buone pratiche di manutenzione dei condizionatori d’aria e perché riduce la polverosità dell’aria, che è uno degli elementi potenzialmente dannosi per la salute. E in questo frangente di emergenza e pandemia non è nemmeno necessario utilizzare liquidi di sanificazione, sempre secondo le linee guida dell’ISS: bastano acqua e sapone, oppure con una soluzione di alcool etilico almeno al 70%. Ogni quanto farlo? Almeno una volta al mese, dice l’ISS, ma passare un panno in microfibra a inizio della settimana lavorativa può essere una buona precauzione, soprattutto in queste settimane di afa e caldo.

Il contagio è ormai acclarato che avviene tramite i droplet, le goccioline di saliva generate da tosse, starnuti o dall’atto del parlare e respirare e che abbiano una carica virale. Motivo per cui il ritorno in ufficio è avvenuto con precise indicazioni di protezione individuale. Tuttavia, benché non ci sia prova della trasmissione tramite gli impianti di condizionamento, assicurare un ricambio d’aria regolare rimane sempre una buona prassi, al lavoro come a casa o nei negozi: basta aprire le finestre di tanto in tanto, per esempio a metà mattina, in pausa pranzo e a metà pomeriggio, per rinnovare l’aria che circola nell’ambiente e nei condizionatori, e questo è bene indipendentemente dal Coronavirus.

C’è infine una ragionevole indicazione circa la temperatura da tenere, che è già stabilita per legge ma che tuttavia non deve essere così bassa da generare “infreddature” (è il termine utilizzato dall’ISS) che a loro volta potrebbero provocare starnuti. E di questi tempi è sempre meglio evitare di starnutire: in presenza di altre persone o anche solo per non allarmarci pensando a sintomi legati a SARS-CoV-2.

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19/07/2020

Dipendenti e collaboratori sono il vero capitale strategico di ogni azienda, e sempre più realtà imprenditoriali, dai colossi multinazionali alle medie realtà locali, stanno prestando attenzione al management delle risorse umane. Personale motivato è infatti sinonimo di efficienza e performance, e non c’è niente di più frustrante per un manager o imprenditore di veder vanificati i propri investimenti a causa della demotivazione dei propri collaboratori.

Ma come fare per motivare al massimo i propri dipendenti? Escludendo bonus e premi produttività in denaro, che non è sempre possibile distribuire, occorre lavorare sulle strategie di leadership e management, per esempio partendo da questi 5 spunti suggeriti da Triplepundit.com, sito di consulenza per business leader.

Mostrare la leadership con l’esempio

Se il capo è un vero leader, riconosciuto per le competenze così come per i comportamenti e l’impegno, i collaboratori saranno più portati ad emularlo e a lavorare per lui e con lui. Non si tratta di essere decisionisti, si tratta di essere decisi: nel prendere decisioni, nel valutare le proposte, nel lodare un lavoro ben fatto e nel sottolineare gli errori commessi.

Premiare il merito

Un vero business leader coltiva il talento dei propri collaboratori senza timore: costruire team affiatati, riconoscere e attribuire i meriti, delegare con fiducia e gestire al meglio tempi e spazi di lavoro permette di far crescere i collaboratori in competenze e autonomia, migliorandone la produttività.

Stimolare la formazione continua

In un mercato del lavoro sempre più critico e competitivo, le competenze sono il valore che ciascun lavoratore porta in dote, e un’azienda che investe sulla formazione dei propri dipendenti ne otterrà sempre un ritorno positivo. Un lavoratore abbandonato a se stesso, senza gli strumenti – materiali e di competenze – per svolgere le proprie mansioni sarà sempre un lavoratore demotivato: nella migliore delle ipotesi pronto ad andarsene; nella peggiore improduttivo.

Comunicare in modo trasparente

Prendere decisioni a porte chiuse e comunicarle dall’alto al basso è il modo più veloce per creare un clima di incertezza e di sfiducia. Non servono sempre riunioni fiume per prendere le decisioni anche più grandi: per conoscere il parere del proprio team possono tornare utili anche le brevi pause alla macchinetta del caffè: il dialogo costante tra management e forza lavoro coinvolge entrambi nella vita dell’azienda.

Rendere gradevole il luogo di lavoro

Non si tratta tanto di mettere un quadro alle pareti o una pianta all’ingresso: è il clima aziendale a fare la differenza. Dipendenti che si sentono prima di tutto persone e poi un numero di matricola si recano al lavoro con maggior coinvolgimento, e sono pronti a superare ogni difficoltà per raggiungere gli obiettivi prefissati.

Ufficio
15/07/2020

La stragrande maggioranza di chi possiede un computer – desktop o laptop – lo usa per come gli è stato venduto. Certo c’è una grande fascia di utenze aziendali che usano programmi proprietari o customizzati ai soli fini del proprio lavoro. Certo ci sono tantissimi liberi professionisti che acquistano software utile alle loro attività. Ma insomma, a parte queste due particolari situazioni, chi ha un computer lo usa così com’è. Al contrario di quanto avviene invece con gli smartphone, dove si scaricano App a profusione, spesso anche di dubbia o pericolosa provenienza, senza porsi problemi o timori sulla sicurezza. E invece anche per i computer ci sono tanti programmi gratis e utili che sarebbe il caso di scaricare e installare: per migliorare le performance, per tenere in ordine i propri file, per porre rimedio a inevitabili errori che tutti facciamo (in primis quello di cancellare file che non dovevamo eliminare o perdere lavori che non si riesce a recuperare.
Dism++
Tutti prima o poi dobbiamo fare i conti con il disco fisso che non ha più spazio, e tutti prima o poi ci siamo affidati a programmi a pagamento spesso molto cari (e talvolta che di poca utilità). Dism++ è la soluzione gratuita ed efficace: trova davvero i file inutili o duplicati e permette di recuperare anche diversi GB di spazio sul disco fisso. Con benefici anche in termini di velocità della macchina.
Dism++ si può scaricare partendo da qui
KickassUndelete
Ok, il nome è quello che è, ma quando si tratta di recuperare file cancellati per errore non si bada troppo al sottile. Lunghi e faticosi documenti di lavoro, preziosi video e foto famigliari, musica e film: non importa cosa abbiamo cancellato, ma quando si tratta di recuperarlo e non si vogliono spendere dei soldi, non c’è niente di meglio di KickassUndelete. Certo bisogna essere degli utilizzatori di computer un ’bout più che basici, ma nell’emergenza è senza dubbio la soluzione.
KickassUndelete si scarica da qui
Uranium Backup
Appunto il backup, croce e delizia di ogni massiccio utilizzatore di computer. Perché non c’è niente di più terrificante di perdere il proprio archivio, che sia professionale o privato, e sarebbe sempre buona cosa procedere con backup regolari. Qui abbiamo già parlato di 4 possibili soluzioni, nel senso di scelta di dove mettere i propri file. Ma che si tratti di una serve domestico tipo NAS, di uno spazio cloud, o di supporti fisici esterni come HD portatili o i cari, vecchi ma sempre affidabili DVD, non c’è programma migliore di Uranium Backup. Soprattutto per quanto riguarda la gestione dei file da salvare in backup, e la gestione dei diversi backup nel tempo.
Uranium Backup si scarica da qui
Keepass
Davanti alla proliferazione delle password ci sono 3 strategie tra le più diffuse: sceglierla semplice e a rischio (tipo “password” o “123456”, che sono le più gettonate e ovviamente le più hackerate); usare sempre la stessa (tipicamente la propria data di nascita, il nome dei figli o degli animali domestici); inventarsene ogni volta una nuova per poi inevitabilmente dimenticarsene e dover fare tutta la procedura di recupero password. Tra i software per creare password sicure e conservarle c’è Keepass, che crea in pratica un database che si può salvare sia in locale che in cloud e a cui fare riferimento ogni volta per recuperare la password.
Keepass si può scaricare qui