Categoria: Ufficio

Consigli, curiosità e notizie sulla vita di ogni giorno in ufficio

Ufficio
12/01/2015

Secondo il Global Gender Gap Report, un sistema che analizza ogni anno la disuguaglianza di genere all’interno dei vari Paesi, l’Italia si trova al 71° posto della classifica mondiale per discriminazione di genere, dopo Sudafrica, Filippine, Russia e alcuni stati sudamericani.

Lo riporta la psicologa Brunella Gasperini in un articolo per D di Repubblica nel quale oltre ad analizzare le implicazioni psicologiche del sessimo (“un’abitudine, una consuetudine, ormai assimilata da maschi e femmine, in generale”) riporta anche 8 tipici casi concreti di sessismo sul posto di lavoro tra quelli più frequentemente riportati dal sito everyday sexism.
1. Essere scambiata per la segretaria, per la donna delle pulizie, per l’hostess anche quando si ricopre un ruolo di alto livello.

2. Non essere chiamata con il proprio titolo riconosciuto invece ai colleghi, ad esempio dottore o ingegnere, ma con il proprio nome o altro come “cara”, “stellina” o “principessa” (le principesse imperversano nella vita di una donna…).

3. Sentirsi chiedere a un colloquio di lavoro se si ha intenzione di avere figli, rischiare il posto in caso di maternità, trovare cambiamenti al rientro. Donna in età fertile e carriera non sembrano essere viste di buon occhio.

4. Subire discriminazioni che derivano da stereotipi sessisti come avere limiti, non poter accedere ad avanzamenti, a posti dirigenziali, essere sottopagate, non avere gli stessi scatti di livello rispetto ai colleghi.

5. Ritrovarsi con colleghi che esibiscono complicità da caserma, assistere a battute volgari e sciocche, modi per banalizzare l’autorevolezza di una donna, rimetterla “al suo posto”, ridefinire i ruoli. Ricevere insinuazioni legate alla sessualità, ammiccamenti e anche palpeggiamenti.

6. Sentirsi dire di avere il ciclo quando si esprime un’opinione in modo fermo o ci si arrabbia per qualcosa.

7. Capire di non essere considerata attendibile, autorevole come un uomo. Veder richiedere la presenza di un lui per avvalorare le nostre idee, decisioni, comportamenti, competenze.

8. Essere messa in disparte, non avere voce in capitolo, non riscuotere credibilità, non avere responsabilità. Ricevere atteggiamenti di sufficienza, arroganti o di falsa cortesia finalizzati a mettere in discussione le capacità professionali.

Ufficio
09/01/2015

Nonostante la digitalizzazione di numerose operazioni commerciali e burocratiche, l’archivio cartaceo dei documenti dell’azienda o dell’attività professionale continua a occupare spazi e tempi di ogni ufficio amministrativo del mondo. Motivo per il quale una buona archiviazione e catalogazione dei documenti è sempre più una competenza richiesta per poter ottimizzare i tempi e ridurre i costi delle operazioni amministrative.

Ma come fare per organizzare in modo pratico e logico l’archivio di un ufficio? Principalmente dotandosi degli strumenti adatti e poi adottando una logica ferrea e precisa.

Intanto gli strumenti adatti: scaffali o librerie ad archivio, sicuramente, ma anche cartellette, faldoni, buste in plastica, separatori ed etichettatrici professionali.

Una volta apprestato il contenitore (lo scaffale, i faldoni, etc) conviene procedere con la logica della matrioska, con il più grande che contiene il più piccolo. Per esempio uno scaffale con tutti i preventivi, suddiviso in faldoni per tipologie di clienti (B2B; B2C) e all’interno di ciascun faldone dei separatori in ordine alfabetico. Ovviamente conviene sempre rispettare la logica della matrioska: una volta stabilito che il criterio è l’ordine alfabetico (piuttosto che numerico, o per data) occorre procedere sempre nella stessa direzione.

Un buon consiglio è anche quello di associare alle lettere i colori: faldoni, cartellette e separatori di diversi colori aiutano a individuare anche solo a colpo d’occhio diverse tipologie di documenti, oppure la separazione tra documenti catalogati sotto diverse lettere dell’alfabeto, o in ordine numerico.

Per assicurare la durata nel tempo dei documenti catalogati e archiviati è sempre utile utilizzare cartelline di plastica trasparente (ma mai inserirvi la carta termica per fax, che sbiadisce nel tempo: sempre meglio farne una fotocopia) e separatori colorati, che evitano di stropicciare fogli, fatture, lettere e documenti.

Anche le etichette sui dorsi di faldoni, cartellette o contenitori di CD e DVD devono durare nel tempo: scriverle a mano con penna o pennarello è il viatico ideale per fare in modo che sbiadiscano. Meglio dotarsi di un’etichettatrice professionale che permette di stampare con caratteri chiari e indelebili.

Infine ogni archivio o cassetto è sempre sottoposto all’azione del tempo, ed è sempre bene aprirlo di tanto in tanto per controllare che umidità, polvere, muffa o altri agenti non stanno deteriorando i documenti in esso contenuti.

Ufficio
07/01/2015

Vacanze finite, si torna tutti al lavoro. Spesso, se non sempre, carichi di buoni propositi, per la vita professionale così come per quella personale. Sono le buone intenzioni di Capodanno che però, il più delle volte, svaniscono già all’Epifania, o qualche giorno dopo. Giusto il tempo di riprendere la solita routine e le solite abitudini.

Be’, cìè anche però chi si occupa di studiare le strategie del cambiamento, e di formalizzarle in step e buone pratiche che possono aiutare a raggiungere i cambiamenti desiderati. Da quelli macro – aziendali per esempio – a quelli micro, o personali. Come Meg Baker, direttore programma UAB Employee Wellness all’University of Alabama at Birmingham che ha suddiviso ogni processo di cambiamento in tre passaggi – precontemplazione (resistenza al cambiamento), contemplazione (desiderio di cambiare abitudini), azione (il vero processo di modifica dello stile di vita) – e poi ha stabilito i 5 piccoli, significativi passi che portano davvero a cambiare le cattive abitudini in buone pratiche.

Stabilire piccoli obiettivi realistici a breve termine.
Considerare tutti i vantaggi di quel cambio di abitudini.
Comunicare i propri obiettivi a qualcuno di vicino (famigliari, amici, colleghi) per aumentare il proprio coinvolgimento.
Fare valutazioni quotidiane dei risultati raggiunti.
Essere pronti a cambiare piano e fissare nuovi obiettivi.

Ufficio
30/12/2014

I cinesi ci credono fideisticamente. A noi occidentali possono sembrare soluzioni irrazionali. Ma insomma, tentar non nuoce: organizzare l’ufficio secondo i principi del Feng Shui, l’antico sistema di geomatica cinese, permetterebbe di far circolare meglio l’energia e aumentare la produttività. Lo ha spiegato a Vanity Fair Omar Discepoli, Feng Shui Teacher, diplomato in Naturopatia con specializzazione in energia Vibrazionale, con le 10 regole da osservare per portare energia positiva in ufficio. Eccole.
1) La posizione che assumiamo quando siamo seduti sulla poltrona della nostra scrivania deve dare un senso di solidità e radicamento. Per questo è molto importante avere una parete dietro di noi o comunque una struttura che protegga le nostre spalle. Meno movimento c’è dietro la nostra schiena, più riusciamo a concentrarci aumentando la nostra produttività.

2) E’ importante avere il controllo su tutto ciò che avviene intorno a noi. La collocazione migliore è quella che ci permette, stando comodamente seduti, di monitorare tutte le aperture della stanza: siano finestre o porte. Se ciò non fosse possibile si possono utilizzare specchi o altre superfici riflettenti in modo da avere il controllo sull’intero ufficio anche alle proprie spalle. Questo aumenta il senso di sicurezza e serenità.

3) Le immagini che i nostri occhi vedono, stimolano la nostra creatività e fantasia. Avere, per esempio, poster di paesaggi caraibici, foto di distese paradisiache o di colline armoniose, permette alla nostra mente di spaziare e allargare virtualmente gli spazi ristretti nei quali siamo abituati a lavorare.

4) La quantità di oggetti presenti sulla scrivania influenza la nostra attività lavorativa. Più oggetti, fogli, libri, dispense, materiali sono presenti sul piano di lavoro, meno novità ci arriveranno. Se siamo già oberati di lavoro questo non crea nessun tipo di problema se si tiene tutto in ordine; se siamo disordinati ciò porterà confusione mentale. Se invece abbiamo bisogno di novità, nuovo lavoro, nuove entrate, allora tenere sulla scrivania solo gli oggetti assolutamente necessari. Più spazio libero abbiamo, più l’Universo avrà la possibilità di provvedere alle nostre richieste.

5) Attenzione all’elettromagnetismo: tutte le parti del nostro corpo devono essere distanti almeno 50 centimetri da tutte le apparecchiature elettriche presenti. Questo comprende anche il caricatore del nostro cellulare. I nuovi monitor piatti, che hanno sostituito i vecchi video con il tubo catodico, non creano nessun tipo di problema. Attenzione invece ai mini-frigoriferi posizionati sotto la scrivania perché potrebbero causare gonfiori o problemi alle gambe.

6) La forma della scrivania deve essere sempre squadrata per dare senso di radicamento. Se il nostro lavoro richiede dei meeting o delle riunioni è bene predisporre un aggiuntivo tavolo rotondo od ovale che permetta a tutti i partecipanti di potersi guardare negli occhi e poter comunicare con più facilità.

7) I colori che ci circondano stimolano specifiche abilità: l’arancione aiuta negli stati confusionali, l’argento aumenta la stima personale, l’azzurro previene l’esaurimento nervoso, il bianco seda, il blu calma la mente, il giallo la stimola, l’indaco richiama l’intuizione, il marrone protegge dall’insicurezza, il nero evita l’ipertensione emotiva, l’oro è utile per raggiungere gli obiettivi, il rosa allenta la tensione mentale, il rosso diminuisce la stanchezza fisica, il verde rilassa il sistema nervoso, il viola richiama l’inconscio e la spiritualità.

8) Se potete scegliere l’orientamento cardinale del vostro ufficio evitate il Nord. In questo caso infatti si hanno più probabilità di incorrere in tristezza o depressione. Per avere successo e una buona produttività lavorativa è bene essere irrorati dalla luce solare. Quindi ottime soprattutto le esposizioni Est e Sud. L’Ovest è consigliato solo se state fino a tarda ora in ufficio.

9) La presenza di piante favorisce un ambiente disteso e rilassato. Inoltre alcune piante sono utili anche per purificare l’ambiente da sostante inquinanti. Se nella stanza in cui lavorate sono presenti molti computer inserite una Dracena marginata. Se ci sono stampanti o fotocopiatrici sono utili bambù, Sansevieria e Spatifillo. Se lavorate in un ambiente con moquette, tappeti, pavimenti incollati, con molta probabilità è presente della formaldeide: in tal caso si potrebbero introdurre Aloe, Ficus o Pathos.

10) La serenità dell’ambiente in cui lavoriamo è fondamentale per il nostro benessere. Ricordati sempre di dare il buongiorno ai tuoi colleghi, sii sempre disponibile, dona sorrisi a più persone possibili. Se il tuo collega ha idee differenti dalle tue cerca di prendere spunto anche dalla sua visione senza per forza prevaricarlo. Non avere fretta, tanto se le tue proposte sono le migliori, il tempo ti darà ragione.

Ufficio
22/12/2014

Computer e server che ronzano in continuazione. Cellulari che trillano. Audio e video in autoplay sui siti Web. E tutto il resto della tecnologia che ormai pervade qualunque ufficio, studio professionale o comunque realtà aziendale del mondo. Ma se la tecnologia aiuta in molte operazioni quotidiane, può anche essere di disturbo se non proprio un vero fattore di stress, soprattutto quando chi la usa – cioè noi – non pensa alle conseguenze delle proprie azioni.

E allora, esattamente come esiste la netiquette per i comportamento accettabili sul Web, così Mashable, la bibbia dell’hi-tech, ha stilato le 8 regole di comportamento in ufficio per evitare che il/la collega tecnologico diventi anche il/la collega fastidioso/a.

1. Mai scollegare un dispositivo in carica che non sia il proprio
Le batterie durano sempre meno, c’è sempre più bisogno di ricaricare qualche dispositivo, le prese non bastano mai. Tutto vero. Ma insomma, qualunque sia l’esigenza, prima si chiede il permesso, poi si scollega un dispositivo.

2. Mai indossare auricolari lontano dalla scrivania
Al proprio desk può essere consentito, per concentrarsi e isolarsi o anche perché bisogna ascoltare un audio. Ma insomma, gironzolare per l’ufficio con le cuffie nelle orecchie è proprio da screanzati.

3. Non usare il computer altrui
Almeno finché non ne avete chiesto il permesso. Vero che il computer è aziendale, ma ci sono al suo interno anche un sacco di dati personali. E ficcarci il naso è come guardare nel cassetto della biancheria intima in casa d’altri: non si fa.

4. Ricaricare i dispositivi che si usano
Fosse la stampante, fosse la macchinetta del caffè, fosse anche il rotolo di carta igienica in bagno, se finisce, si ricarica, lasciando il tutto pronto all’uso. E se c’è qualcuno addetto a farlo, avvisatelo tempestivamente. Il vostro tempo è prezioso come quello degli altri. (se dovete acquistare risme di carta per stampanti e multifunzione, qui trovate tutti i consigli per scegliere la più adatta).

5. Silenziare la suoneria del telefono (o almeno tenerla a un volume basso)
Non importa che lo smartphone sia privato o aziendale: “The Final Countdown” a tutto volume la prima volta può strappare un sorriso, alla 20^ vi farà strappare il cellulare dalle mani. Soprattutto se suona abbandonato sulla vostra scrivania.

6. Lasciate perdere il laptop durante le riunioni
Vero, laptop o tablet ormai servono per prendere appunti, accedere a informazioni, mandare file, visualizzare presentazioni anche durante i meeting. Ma insomma, anche se la riunione è di quelle interminabili, loggarsi su Facebook e farsi gli affari propri è proprio esecrabile (e non vi mette certo in buona luce coi superiori). Nel caso in cui le riunioni siano davvero, sempre interminabili, tenetele in piedi come vi abbiamo suggerito qui.

7. Limitare le chat
Certo, ormai anche le chat sono state sdoganate come strumento efficace di dialogo tra colleghi. Ma se la questione è davvero importante meglio alzarsi e andare a discuterla di persona: si evitano fraintendimenti, discussioni interminabili e altre spiacevoli conseguenze.

8. Non toccare lo schermo altrui
Ciascuno ha le proprie fissazioni, e quella dello schermo pulito appartiene a molti. Lasciare ditate e impronte sul display di altri può davvero mandarli in bestia: se dovete indicare qualcosa, fatelo senza toccare il monitor (piuttosto tenete tra le dita una matita: qui scoprite come scegliere quella adatta alla vostra attività). E dovesse capitarvi di pulire schermo e tastiera, leggete qui come fare.

Ufficio
15/12/2014

Che i popoli del nord-europa appaiano sempre felici è ormai quasi un cliché, ma quando un sondaggio condotto da Gallup certifica che i danesi non sono felici solo nelle immagini promozionali del loro paese ma anche quando lavorano (solo il 10% si sentirebbe emotivamente indifferente rispetto a quello che sta facendo di lavoro) significa che c’è del vero.

E allora il sito Fast Company ha voluto vederci chiaro e capire come mai i danesi sono così felici (così più felici) degli altri lavoratori. E ha trovato almeno 5 buoni motivi.

1. Lavorare il giusto

Parliamo di circa 1500 ore di lavoro l’anno. Ovvero in soldoni lasciare l’ufficio a un orario ragionevole, avere dalle 5 alle 6 settimane di vacanza e in definitiva del tempo per il giusto equilibrio tra vita professionale e vita privata. Insomma, una persona felice e serena è un lavoratore più motivato e soddisfatto.

2. Lower power distance

Il concetto di “Power distance” è stato elaborato da un sociologo olandese secondo il quale uno stile manageriale impositivo crea distanza dal potere, mentre uno stile manageriale inclusivo la riduce. Per capirci, laddove esiste grande distanza dal potere – per esempio negli USA – i compiti assegnati sono ordini, e vanno eseguiti senza autonomia; in Danimarca i compiti assegnati sono obiettivi, e i lavoratori li devono portare a termine in autonomia.

3. Stato sociale

Il mito dei paesi nordici, dove perdere il lavoro non è la fine del mondo: perché c’è un salario sociale che arriva al 90% del salario perso, per due anni; perché perdere il lavoro non significa perdere altre garanzie sociali; perché questo permette di avere coraggio nel lasciare lavori che non soddisfano e cercare quello in cui ci si sente davvero motivati.

4. Formazione continua

Sì, l’educazione a lungo termine è un altro must danese fin dall’Ottocento, e sono tutti d’accordo: governo, sindacati, imprese, lavoratori. Questo permette di avere un mercato del lavoro attivo e aperto, e lavoratori con più chance di ricollocarsi. Funziona perché la Danimarca spende più di ogni altro paese per mantenerlo attivo. Semplice no?

5. Arbejdsglæde

No, non è un arrore di battitura, ma un termine che esiste solo in danese (e nelle altre lingue scandinave): Arbejde significa lavoro e glæde significa felicità. Ovvero: felicità al lavoro. Ovvero: il lavoro non è uno strumento per essere pagati, ma parte della realizzazione di se stessi. E realizzando se stessi, si realizzano anche gli obiettivi di business dell’azienda.