Categoria: Ufficio

Consigli, curiosità e notizie sulla vita di ogni giorno in ufficio

Ufficio
25/11/2014

Non ci si pensa poi molto spesso, ma l’arredo dell’ufficio e i colori delle pareti e dei mobili del posto di lavoro possono influenzare sensibilmente la produttività di chi vi passa le proprie giornate. E in effetti si sa che i colori sono associati alle emozioni e ambienti di lavoro cupi, spenti, bui e – in una parola – tristi possono deprimere lo slancio di chiunque.

Ora, secondo alcune recenti ricerche coinvolgere dipendenti e collaboratori nel restyling dell’ufficio, con particolare attenzione al rispetto della loro privacy e alla scelta dei colori degli spazi, permetterebbe di aumentare anche sensibilmente la loro produttività.

Ma per evitare scelte azzardate, quali sono i colori più in grado di stimolare l’impegno professionale?

Il blu è da sempre associato all’idea di concentrazione, una dote necessaria quando si lavora con la complessa gestione di dati e informazioni dettagliate; il giallo è invece il colore della creatività, ideale negli ambienti della pubblicità, della comunicazione e in generale delle professioni creative; il rosso stimolerebbe la voglia di fare, quindi sarebbe adatto alle mansioni manuali e artigianali; il verde infine avrebbe il potere di calmare e stabilizzare l’equilibrio emotivo, e sarebbe ideale per quanti operano in settori in cui è necessario non perdere mai il controllo: non a caso è il colore delle sale operatorie degli ospedali.

Ufficio
17/11/2014

Quando si tratta di presentare un progetto o una proposta commerciale non ci sono molti margini d’errore: poco tempo a disposizione per catturare l’attenzione del pubblico o del potenziale cliente, e una sola occasione per comunicare le proprie idee o la propria proposta commerciale.

Per questo motivo le tecniche di presentazione efficace sono sempre più importanti per chi si occupa di marketing e vendite. Tra le più interessanti ed efficaci c’è quella del Pecha Kucha, un ‘formato’ sviluppato dagli architetti Astrid Klein e Mark Dytham per le loro PechaKucha Nights, serate in cui diversi speaker si alternano davanti a uno stesso pubblico.

Come funziona una presentazione Pecha Kucha? Semplice: ci sono al massimo 20 slide, ciascuna delle quali è esposta per non oltre 20 secondi. Totale: 6 minuti e 40″ massimo. Il tempo limite per essere davvero efficaci ed evitare la noia, la dispersione dell’attenzione e in definitiva il disinteresse.

Ora, nulla toglie che si possa essere anche più essenziali: riducendo il tempo di ciascuna slide, oppure riducendo il numero di slide. L’importante è rispettare alcune regole che riguardano le tecniche di comunicazione efficace, il marketing e le tecniche di vendita.

– La sintesi è importante: aggiungere una slide o del tempo alla descrizione significa caricare chi ascolta di informazioni non rilevanti che potrebbero distoglierlo dall’obiettivo: essere convinto o acquistare il prodotto.

– In ciascuna slide usare più immagine che testo: una foto d’impatto cattura più l’attenzione di un elenco puntato di voci. La descrizione rimane sempre in capo allo speaker, che cattura l’attenzione anche grazie alla potenza evocativa dell’immagine.

– Aprire sempre la presentazione rivolgendosi al cliente (“Proposta commerciale per Andrea Bianchi Spa”), inserendo la data e il nome del relatore.

– Chiudere sempre la presentazione con una grafica che evidenzi e sottolinei i vantaggi per chi ascolta o potenzialmente potrebbe acquistare (soprattutto evitando le slide vuote con la scritta “Grazie dell’attenzione”).

Nel video una presentazione Pecha Kucha sul metodo Pecha Kucha

Ufficio
12/11/2014

Secondo una ricerca dell’Università dell’Arizona le tastiere dei computer, in un ufficio, possono ospitare fino 3.300 germi per pollice quadrato. E poi ci sono briciole, capelli, macchie di vario genere, polvere e chissà che altro. Ecco perché pulire regolarmente la tastiera, il monitor e il mouse del proprio computer è un’operazione indispensabile: per la propria salute e per evitare guasti ai dispositivi.

Ma i dispositivi elettronici sono estremamente delicati e per quanto pulire possa sembrare un’operazione banale, bisogna sempre operare con molta accortezza. Evitando alcuni errori banali ma potenzialmente molto dannosi.

– I detergenti per vetri non sono adatti per pulire uno schermo LCD di un computer portatile o desktop. Si possono usare soluzioni naturali (acqua e aceto in uguale quantità) ma soprattutto detergenti specifici per la pulizia dei dispositivi elettronici.

– Mai spruzzare il liquido detergente direttamente sullo schermo: potrebbe infiltrarsi nelle fessure fino a toccare i collegamenti elettrici. Meglio spruzzarlo su un panno morbido da usare per la pulizia del monitor.

– Mai usare panni carta o rotoloni da cucina: per quanto appaiano morbidi, possono sempre rigare lo schermo. Meglio, molto meglio il panno in dotazione con i prodotti per detergere il monitor, o un panno morbido in tessuto naturale.

– Meglio procedere con movimenti circolari, con tocco leggero, e lasciando poi asciugare naturalmente all’aria lo schermo LCD del computer prima di richiuderlo nel caso di un laptop.

– Per rimuovere sporco e germi dalla tastiera si può cominciare con dei panni cattura polvere per proseguire con del detergente naturale o specifico per la pulizia delle tastiere. Per rimuovere polvere e sporco più ostinato si può anche usare la bomboletta spray ad aria compressa: basta tenere la bomboletta in verticale e inclinare la tastiera o il computer portatile, favorendo in questo modo anche l’azione meccanica con dei piccoli scuotimenti.

– Non usare mai invece un vero e proprio aspirapolvere che potrebbe creare una scossa elettrostatica in grado di danneggiare i componenti elettronici più sensibili del computer, compresa la memoria e l’hard disk interno.

Ufficio
07/11/2014

Certo, i jeans sono un capo democratico, perfetto per il tempo libero, ideale per le giornate casual e – perché no? – anche in versione luxury sulle passerelle delle sfilate.

Ma in ufficio si portano oppure no? Chiaramente dipende dal dress code e dalla policy aziendale, ma nel caso in ufficio sia in voga il cosiddetto Casual Friday, oppure più semplicemente i jeans siano accettati senza troppi problemi, la rivista di moda femminile Marie Claire ha stilato le 5 regole per portare i jeans anche al lavoro, con un tocco in più:

1. Non solo blue jeans. Ovvero via libera anche al nero, al grigio e al tocco di blu scuro.
2. Aggiungere una giacca. Ovvero un tocco di classe, come Emmanuelle Alt, direttore di Vogue Paris, per cui jeans e giacca è la quotidiana divisa di lavoro.
3. Abbinarla ad una camicia bianca. Un grande classico con cui non si sbaglia mai.
4. Arricchire con i dettagli. Se i jeans nascono come indumento da lavoro, accessori preziosi (una borsa di valore, una bella collana) ne elevano il livello. E poi i tacchi: anche quelli elevano la silhouette, e un paio di décolletées danno un tocco in più al jeans casual.
5. Variare modello. Certo gli skinny, ma poi ci sono anche quelli a zampa d’elefante e molti altri modelli per le variazioni sul tema.

Su Marie Claire c’è anche una gallery con i modelli che non possono mancare in nessun guardaroba da ufficio.

Ufficio
31/10/2014

Inutile negarlo: succede. Anzi, secondo i più o meno ricorrenti sondaggi sul tema, 1 persona su 3 di quelle che lavorano in ufficio sono uscite, nell’ultimo anno, con un o una collega. E nel 40% di questi casi sarebbero andati anche oltre l’aperitivo e una cenetta a due. Di solito tutto nasce con un gioco di sguardi durante una riunione (1 volta su 3) e poi prosegue tra appuntamenti alla macchinetta del caffè, qualche romantico messaggino sui cari vecchi Post-it, e le chat online (il 27% di chi ammette il flirt sul luogo di lavoro ammette anche di non saper resistere ai link sdolcinati).

Certo, per qualcuno (20%) il tutto si tramuta nei sospirati fiori d’arancio. Ma se per la metà dei casi ci si lascia in buoni rapporti, rimane un 30% di casi in cui si finisce per guardarsi in cagnesco alla fotocopiatrice se non addirittura a dover cambiare posto di lavoro.

E allora, se proprio proprio non si riesce a resistere al flirt sul posto di lavoro, quantomeno è bene affidarsi alle sempre valide regole del galateo dell’amore sul posto di lavoro. Eccole.

Relax: in Italia avere una relazione in ufficio non è reato, e solo il 5% delle aziende le vieta espressamente. Certo però che uscire con il diretto superiore potrebbe non essere ben visto da colleghi e colleghe.

Un flirt alla volta. Insomma, già è complicato lavorare e flirtare senza scombussolare gli equilibri dell’azienda, manca solo di creare un cortocircuito tra tre persone. No, il triangolo non è il caso.

Patti chiari. Considerando che l’80% dei casi finisce con una rottura, tanto vale prepararsi per tempo stabilendo come comportarsi quando il sentimento finisce ma il contratto di lavoro vi tiene ancora a distanza di una scrivania.

Separare casa e lavoro. No, in ufficio e in pausa pranzo non si discute di quello che succede tra di voi dopo che avete timbrato il cartellino in uscita. Nel bene e nel male. Non è il caso di far sentire i colleghi spettatori del teatrino famigliare, vero?

Non illudersi, tanto lo sanno tutti. Per cui rendersi ridicoli negando l’evidenza è peggio che ammetterla serenamente.

Proteggere la propria reputazione. L’amore può passare, la reputazione deve restare, soprattutto se in quell’azienda volete rimanerci a lungo conquistando soddisfazioni e gratificazioni. Per cui evitare di sparlare del partner prima, durante ed eventualmente dopo la relazione.

PS: E no, certe cose in ufficio non si fanno. Quelle cose meglio lasciarle ai film di Hollywood: questo sì che potrebbe essere motivo di sanzione disciplinare se non di vero e proprio licenziamento.

Ufficio
21/10/2014

Capo = incline ad andare su tutte le furie. Se non sempre, quantomeno spesso. E il più delle volte non sono tanto i fatti (leggi: gli errori) a fargli perdere le staffe, quanto le giustificazioni a posteriori. Una situazione talmente diffusa che il sito Business Insider ha chiesto a Ryan Kahn, career coach, e alla sua collega Lynn Taylor, le frasi da cancellare immediatamente dal vocabolario professionale.

1 «Non posso»
La frase di chi ha poca fiducia in se stesso.

2 «Non è la mia area di competenza»
La risposta di chi non è disposto a dare il massimo e mettersi in gioco

3 «Non lo so»
Come sopra: non cercare una soluzione è peggio che non averla

4 «No»
La risposta di chi lancia il guanto di sfida.

5 «Proverò»
Altra espressione che denota insicurezza e comunica poca affidabilità.

6 «Non è quello che ho sentito»
Troppo vicino al pettegolezzo, e quindi poco professionale

7 «Come posso trarne beneficio?
La frase di chi non è disposto a mettersi in gioco senza tornaconto.

8 «Mi dispiace, ma…»
Scusarsi è bene, giustificarsi però ne annulla il valore. Mi dispiace, punto.

9 «Ho fatto del mio meglio»
Meglio ammettere l’errore, non ammettere che meglio di così non si è in grado di fare.

10 «Me ne vado»
Minacciare non è mai un atteggiamento professionale. Nemmeno minacciare di lasciare la scrivania.

11 «Ho solo pensato che….»
Frase di chi accampa scuse: meglio ammettere l’errore e voltare pagina.

12 «Ci ho provato prima»
Ci si è provato davvero, o si è pigri e basta?

13 «Nel mio precedente posto di lavoro facevamo in questo modo»
Le ricette non sono buone in ogni occasione, e questa frase è al livello del «So tutto io».

14 «Non è davvero colpa mia, è colpa di…»
Lo scaricabarile è sempre poco professionale.

15 «Il tuo predecessore lo faceva in modo diverso/meglio»
Mai sfidare il capo con i confronti. E poi c’è anche il punto 13 da tenere in considerazione.

16 «Mi annoio»
Si è pagati per quel lavoro. La noia non è contemplata nel salario.

17 «Non posso lavorare con lui/lei»
Si è pagati per lavorare, anche in team, non per litigare con il compagno di banco come all’asilo.

18 «È un idiota»
Parlar male dei colleghi è solo un boomerang.

19 «Se non ti sento, farò solo questo»
Tono minaccioso, ad alto rischio di collera da parte del destinatario.

20 «Perché lo fa sempre X…?»
Come per il punto 18: per avanzare richieste è sempre bene essere neutri e non tirare in ballo colleghi o superiori.

21 «Posso parlare con il tuo superiore di questa cosa?»
Scavalcare un capo è la soluzione migliore per inimicarselo. Poi ci sono solo le dimissioni.

22 «Non ho una soluzione»
Se ci sono dei problemi, ma non delle soluzioni, non è giustificato lo stipendio. Sempre meglio avere almeno un’ipotesi da cui partire.

23 «Perché lui ha X e io no?»
Vedere punti 18 e 20: i confronti scatenano sempre antipatie e ritorsioni, e non portano mai a nulla di costruttivo.

24 «Sono abbastanza occupato. Può aspettare?»
Quando gli impegni si accavallano, è meglio chiedere al capo le priorità: è suo compito decidere cosa è più importante e cosa meno.

25 «Posso uscire prima visto che oggi le cose vanno a rilento?»
Un modo inelegante per dire che non si ha nulla da fare. Uscire prima è lecito, non aver nulla da fare no.

26 «Questo è impossibile»
Espressione di totale negatività che non lascia margine di iniziativa personale. C’è qualcosa di peggio?