Categoria: Ufficio

Consigli, curiosità e notizie sulla vita di ogni giorno in ufficio

Ufficio
17/06/2019

La produttività è sicuramente uno degli argomenti più discussi in ambito lavorativo. Forse, come noi, anche tu sei curioso di scoprire nuovi possibili trucchetti in grado di aiutarti a portare a termine un numero maggiore di attività in tempi più brevi. O forse, ti ritrovi spesso perso nei meandri della burocrazia intento a sfogliare pile e pile di documenti o a organizzare nuovamente quel faldone nella speranza di trovare più facilmente ciò che ti servirà la prossima volta. Qualche mese fa, ti abbiamo proposto uno strumento in grado di semplificare la documentazione, la modulistica o la stesura di email, spiegandoti come migliorare la produttività con l’impiego dei template. Se è vero che questo mezzo può drasticamente ridurre il tempo impiegato a digitare, sfruttandone un altro – ossia il riconoscimento vocale – possiamo scrivere evitando completamente l’utilizzo della tastiera. Ma scopriamo insieme alcuni degli impieghi più diffusi, e relativi vantaggi, di questo strumento!
Articoli, email e presentazioni più veloci
L’impiego più immediato degli strumenti di riconoscimento vocale è probabilmente nella scrittura di testi. Sono infatti numerosi i ruoli odierni che richiedono la stesura di documenti: pensiamo, ad esempio, alle figure del copywriter o del creatore di contenuti social, a quella dello scrittore o del traduttore. Ma possiamo pensare anche alle email che redigiamo quotidianamente, ai report di analisi su determinati dati o anche alla trascrizione di intere presentazioni. Quando ci ritroviamo a dover “macinare” parole come parte della nostra attività lavorativa, sicuramente il riconoscimento vocale può rivelarsi un perfetto alleato. In media, infatti digitiamo circa 35 parole al minuto ma ne pronunciamo ben 120 e se con le dita sulla tastiera riusciamo a raggiungere una precisione poco superiore al 50%, con il riconoscimento vocale – dopo aver accuratamente allenato il programma – possiamo produrre testi privi di errori di ortografia. Inoltre, l’avanzamento tecnologico di questi software ne ha aumentato l’accuratezza di riconoscimento a oltre il 99%.
Effettuare chiamate con la composizione vocale
Su email e messaggi di testo ricade spesso la preferenza nel comunicare con le altre persone ma le chiamate vocali rappresentano ancora uno dei maggiori mezzi di comunicazione soprattutto in ambito lavorativo con clienti e fornitori. Certo, cercare un numero in rubrica può a volte risultare facile quanto quel famoso ago nel pagliaio. Se però, ci basta dire “Chiama Mario Rossi”, il riconoscimento vocale può rappresentare un utile strumento in grado di semplificarci notevolmente la vita facendoci risparmiare tempo prezioso.

Modificare la to-do list nel corso della giornata
Se sei come noi, anche tu avrai l’abitudine di stilare l’elenco delle cose da fare in giornata, appena arrivi in ufficio se non addirittura la sera prima. Capita però che, nell’attuale ambiente lavorativo, i programmi cambino spesso e con loro le relative priorità: hai iniziato la giornata con l’intento di concentrarti sulle attività contrassegnate sul tuo elenco per poi essere interrotto da chiamate e riunioni con conseguente focalizzazione su tutt’altro. Se hai l’abitudine di stilare i tuoi elenchi su post-it, ad esempio, è probabile che ti ritroverai con una marea di foglietti senza più capire quale fosse l’ultimo. Il riconoscimento vocale ci può venire in soccorso perché può modificare la tua to-do list con semplici istruzioni vocali, magari mentre passi da una chiamata all’altra.
Non dimenticare più nulla con i promemoria
A quanti di noi è capitato di avere in mente qualcosa per poi non ricordarselo più prima di avere avuto l’occasione di annotarlo? A volte, prendere il telefono per un appunto può interrompere il flusso di ciò che stiamo facendo e non sempre disponiamo di carta e penna a portata di mano. L’utilizzo del riconoscimento vocale può risolvere il problema consentendoci di creare un promemoria in pochissimi secondi, semplicemente dicendo, ad esempio: “Alle 9.00 di lunedì, ricordami di contattare il fornitore per quel contratto”. Anche per assicurarci di non dimenticare nessuna scadenza, potrebbe essere di aiuto un promemoria simile a: “Alle 15.00, ricordami di inviare il documento che mi ha richiesto il capo”.

Integrare la funzione di virtual assistant
Come abbiamo visto con la creazione di promemoria, il riconoscimento vocale può essere impiegato anche per fornire istruzioni volte alla prenotazione di un servizio (ad esempio, è ora possibile prenotare una camera d’albergo), per eseguire ricerche mirate su un motore di ricerca o per ascoltare le ultime notizie dal mondo. Tali strumenti risultano ottimi, ad esempio, se abbiamo la vista o entrambe le mani occupate, ma anche semplicemente per eseguire un’attività in maniera più comoda, immediata e se vogliamo, anche più intima.

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Ufficio
31/05/2019

Le nostre giornate lavorative sono spesso scandite da elenchi di cose da fare e da attività da portare a compimento. Se per alcuni è essenziale stilare queste liste per organizzare al meglio il lavoro, per altri si traducono in un elemento controproducente che non consente di ottimizzare il tempo a nostra disposizione. Se anche la tua to-do list è un elenco di numerose attività a cui fai fatica ad assegnare priorità con il conseguente risultato di terminare la giornata lavorativa senza un reale senso di appagamento, magari aggravato da numerose interruzioni e distrazioni, potresti provare un’altra tecnica: il timeboxing. Vediamo insieme cos’è e quali sono i maggiori vantaggi di questo strumento.
Cos’è il timeboxing?
Il timeboxing è uno strumento di gestione del tempo, con il quale un determinato lasso temporale – denominato timebox – è assegnato a una data attività. Questa tecnica viene applicata per incrementare la produttività nell’ambito di un progetto o attività di lavoro. Assegnando a ciascun compito degli slot ben definiti, si può snellire il lavoro in vista della scadenza pianificando al meglio tempo e budget. Tale focalizzazione consentirà di perdere meno tempo e di evitare le interruzioni causate dalle distrazioni. Al termine di ciascun timebox, è inoltre consigliato dedicare qualche minuto ad attività quali un caffè, una boccata d’aria o due passi per sgranchirsi le gambe. In tal modo, potrai mantenere la mente più lucida dandole il tempo di recuperare e portare a compimento più attività. Uno strumento che abbiamo preso in esame in passato e che può essere utilizzato in tal senso insieme al timeboxing è la tecnica del pomodoro, per gestire meglio i tempi.
Timeboxing ed elenchi di attività
Rispetto a una semplice lista di attività da svolgere, il timeboxing si distingue per svariati motivi. Innanzitutto, elimina il paradosso derivante da scelte eccessivamente numerose. Sappiamo che il nostro cervello può elaborarne fino a un determinato numero prima di farci sentire come paralizzati: un elenco troppo lungo ci trasmetterà un senso di disagio con la scarsa fiducia di poterlo portare a termine. Le to-do list sono inoltre elenchi di attività eterogene dove è essenziale assegnare una priorità o tenderemo a svolgere prima quelle più semplici, corte o urgenti, mettendo da parte quelle altrettanto importanti ma meno urgenti. Gli elenchi riportano compiti che non evidenziano né il tempo richiesto per il completamento né quello che abbiamo noi a disposizione. Infine, se semplicemente su carta per fotocopie, non dispongono di nessun dispositivo per “costringerci” ad assumerci un impegno. Al contrario, il timeboxing è uno strumento che ci consente di scegliere, definire le tempistiche e assegnare una porzione di tempo a tutte le attività da svolgere. Soprattutto se, ad esso, associamo l’utilità del nostro calendario.

Il timeboxing unito al calendario
Inserire le attività da svolgere sul calendario del computer consentirà di “posizionare” i progetti da portare a termine. Se sappiamo che una data attività richiede 5 ore, sapremo dove e quando inserirla per eseguirla entro i tempi richiesti. Se il calendario è condiviso con il team – oltre ad essere un valido strumento per incrementare la produttività personale – può anche favorire la comunicazione e la collaborazione con i colleghi. Potrai pianificare il tuo lavoro in base alle esigenze degli altri e viceversa, ma ognuno potrà anche visionare immediatamente la pianificazione per i membri del team in caso di progetti a cui partecipano diversi colleghi. Offre inoltre uno strumento per comprendere ciò che è già stato effettuato e fornirti argomenti di cui discutere alla prossima revisione del rendimento, ad esempio. Tutto ciò ci renderà infine più in controllo, produttivi e di conseguenza, più felici e soddisfatti sul lavoro, eliminando la legge di Parkinson secondo la quale il lavoro si espande occupando il tempo disponibile.
Timeboxing e metodo MoSCoW
L’analisi MoSCoW è un’altra tecnica che viene spesso impiegata insieme al timeboxing per rendere più efficace la pianificazione delle attività da svolgere. Mo rappresenta un requisito indispensabile per il raggiungimento di un obiettivo. S descrive un elemento di alta priorità che dovrebbe essere incluso, Co un aspetto non fondamentale ma desiderabile e W un requisito che può al momento non essere implementato. In tal modo, si potrà delineare ciò che – nell’ambito di un progetto a medio-lungo termine o anche nelle mansioni giornaliere – è necessario, desiderabile, facoltativo o eliminabile, assegnando priorità e tempistiche a tutte le attività da eseguire.

Vantaggi del timeboxing
Utilizzare questa tecnica per creare dei vincoli di tempo comporta numerosi vantaggi, oltre ad essere estremamente efficace nel raggiungimento degli obiettivi. Ad esempio, permette di suddividere attività, progetti e problemi in porzioni più piccole e più facilmente gestibili. Aumenta la focalizzazione evitando le distrazioni. Accresce la motivazione e di conseguenza, ci consente di lavorare con maggiore efficienza ed efficacia. E ciò si traduce in un approccio lavorativo più produttivo e soddisfatto.

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Speriamo che questo articolo ti abbia offerto spunti interessanti per applicare la tecnica del timeboxing alla tua giornata lavorativa. La applichi già con risultati positivi? Raccontaceli sulla nostra pagina Facebook Viking Italia.

Ufficio
24/05/2019

La cucina dell’ufficio è un trend sempre più forte: in molti uffici infatti, per la pausa pranzo ma anche per i momenti di break, non ci sono più solo degli angoli con distributori automatici ma delle vere e proprie cucine, con tavoli e sedie dove mangiare ma anche fare un incontro informale e veloce, e poi frigorifero, lavello, microonde e macchina per il caffè. Uno spazio sicuramente più famigliare e informale per i momenti di relax al lavoro, dove pranzare portando il pasto da casa o prepararsi una bevanda calda da portare alla scrivania, e soprattutto uno spazio che ormai si trova tanto nei nuovi coworking quanto negli uffici più tradizionali.

Sedersi nello spazio break dell’ufficio è un piacere, ma ci sono almeno 4 cose da evitare nella cucina dell’ufficio, pena scatenare l’inferno di mail e proteste dei colleghi e delle colleghe.

1. Tenere in disordine il frigorifero

I tempi della stanza in condivisione da studente son finiti da un pezzo, e così anche quelli dei frigoriferi desolatamente vuoti o pieni di cibo di età indefinibile. Il frigorifero dell’ufficio serve per conservare per breve tempo piccole porzioni di cibo quotidiano, non per altri fini. Quindi sì a metterci il pranzo del giorno, sì anche a lasciare metà porzione di insalata per il giorno dopo, o qualche frutto per un paio di giorni, non a dimenticarsi avanzi di cibo per giorni o settimane, no a occupare un intero ripiano con la spesa per casa e tantomeno a infilarci un numero indefinito di vaschette. Nel caso in cui doveste lasciare qualcosa – per esempio per il weekend – un post-it con scritto cos’è e fino a quando vi rimarrà può essere la soluzione.

2. Lasciare le tazzine nel lavello

Sì, a casa probabilmente lo facciamo tutti, soprattutto quando al mattino dobbiamo uscire di corsa. Ma il lavello dell’ufficio non è il lavello di casa, e le tazzine sporche – ma anche i piatti, il lunch box o le posate – non ci devono stare. Si usano posate e stoviglie e poi si lavano e si rimettono a posto immediatamente. Trovare pulito è un diritto, lasciare pulito un dovere.

3. Occupare il microoonde

Ci vogliono pochi minuti per scaldare una vivanda nel microonde, per cui non c’è nessun motivo di scaldare il proprio pranzo e contemporaneamente andare a fare altro. Se arriva qualcuno nel frattempo non saprebbe cosa fare, se il cibo deborda o si brucia è poi un problema per tutti, e comunque il microonde si usa per il tempo strettamente necessario (e sì, se si sporca lo si pulisce).

4. Rubare il cibo di altri

Detta così è proprio forte, però insomma non si prende il cibo lasciato da altri. Ok, la fame può fare brutti scherzi ma se proprio è necessario è buona educazione chiedere prima. Vero che i furti di cibo nelle case degli studenti e negli ostelli sono la norma, ma se siete nella cucina dell’ufficio significa che quel tempo è finito da un pezzo e certe cose non si fanno più.

Ufficio
16/05/2019

Rifiutare un’offerta di lavoro può sembrare assurdo, soprattutto di questi tempi in cui la ricerca di lavoro è invece spasmodica. Eppure, soprattutto se un lavoro lo si ha, ci sono casi in cui si deve rifiutare un’offerta di lavoro. Anche quando la pancia dice che non si dovrebbe chiudere quella porta e lasciare qualcosa di certo, e conosciuto, per qualcosa di incerto e ignoto. In un mercato del lavoro veloce, competitivo e complesso non è facile capire quando declinare un’offerta di lavoro, e altrettanto difficile è farlo con i modi e i tempi giusti.
Rifiutare un’offerta di lavoro: avere le idee chiare sulla propria carriera
La cosa più importante per riuscire a declinare un’offerta di lavoro è avere le idee chiare sulla propria carriera. Ogni età ha i suoi tempi e i suoi modi per fare carriera, e le proprie priorità: rifiutare più soldi per cercare più esperienze ha senso a 20/30 anni, magari non lo ha a 40/50; rimanere al proprio posto può aver senso quando la priorità è anche la famiglia, e averne meno da giovani quando si può decidere di lasciare il proprio Paese per fare un’esperienza all’estero. I casi sono infiniti, ma il minimo comun denominatore è avere chiaro il proprio percorso professionale.
Captare le sensazioni durante il colloquio di lavoro
Un colloquio di lavoro è già di per sé un momento stressante, ma nel caso di cattive sensazioni, di disagio, di imbarazzo, di poca sintonia può valer davvero la pena riflettere se quella posizione di lavoro fa davvero per noi. E nel caso declinare, perché certi campanelli d’allarme non sono da sottovalutare.
Scegliere il tempo giusto
Declinare di botto no, non è professionale e non lascia una buona immagine di sé (non è detto che quel posto di lavoro non possa diventare interessante in futuro); aspettare troppo tempo è altrettanto poco professionale, perché dall’altra parte c’è un datore di lavoro che ha bisogno di una risorsa. Quando declinare quindi un’offerta di lavoro? Dipende dalla lunghezza del processo di selezione ma insomma, tra le 2 settimane e il mese di tempo può essere un tempo ragionevole.
Sì alla sincerità, no ai sensi di colpa
Offrire è lecito, declinare altrettanto. Quindi se dovete rifiutare un’offerta di lavoro, non sentitevi in colpa e spiegate, chiaramente e sinteticamente, perché dite no grazie. Essere coerenti e sinceri è sempre più visto come un plus da parte dei selezionatori, quindi si ringrazia, si declina e si ammette serenamente che al momento si hanno altri obiettivi di carriera o priorità.
No alle e-mail, sì al contatto diretto
Rifiutare un’offerta di lavoro via e-mail sarebbe da evitare nel limite del possibile. Se non si può avere un incontro di persona può andar bene anche una telefonata, ma l’importante è stabilire un contatto diretto, caldo, sincero e onesto. Lascerà un buon ricordo e farà in modo che quella porta che si chiude non venga anche sigillata. Poi sì, a seguire, si può mandare una e-mail formale, ma solo in seguito.

Ufficio
10/05/2019

E così hai deciso di metterti in proprio? Non se l’unico visto che a febbraio 2019 le partite IVA sono aumentate di 30.000 unità rispetto a gennaio (e di 71.000 rispetto allo stesso mese del 2018). Lavorare come freelance sembra essere la risposta alle nuove regole sui rapporti di lavoro (lo dice Il Sole 24 Ore) ma tra il dire e il fare c’è come sempre un abisso.
Cosa serve per lavorare come freelance
Cosa serve per lavorare come freelance è la prima domanda che uno si pone quando pensa di mettersi in proprio. Come prima cosa, ovviamente, occorre aprire una partita IVA, cioè crearsi una posizione fiscale, e qui si entra in un ginepraio burocratico che puoi approfondire con questo nostro articolo. Aprire la partita IVA significa ovviamente avere già in mente che cosa vorrai fare, ma a questo – purtroppo – ci devi pensare da solo. Ma una volta che hai deciso l’attività nella quale ti vuoi buttare ti serviranno anche un ’bout di strumenti di lavoro, e su questo possiamo darti qualche consiglio.

Come prima cosa ti serve uno spazio dove lavorare. Sì, lavorare in mobilità è il nuovo trend e dicono tutti che è bellissimo, ma se non vuoi farti un vero e proprio ufficio personale (acquistandolo o in affitto) devi almeno ritagliare uno spazio di lavoro in casa (e qui puoi trovare qualche utile spunto) oppure affidarti a un coworking. Non sai cosa sono i coworking? Prima leggi qui e poi appuntati che potresti anche farti regalare un abbonamento a uno di questi spazi di lavoro condiviso.

Trovato il tuo “bunker di lavoro” ti serve almeno un ’bout di dotazione tecnologica: un computer notebook convertibile (quando stai in giro tutto il giorno per appuntamenti apprezzerai la sua leggerezza e versatilità), uno smartphone (come si fa a vivere senza al giorno d’oggi?) e un sistema di backup per tutti i tuoi dati: perdere file, documenti e informazioni è il peggior incubo di un freelance e dagli hard drive esterni ai NAS e fino al cloud sono molteplici le possibilità di fare una copia sicura dei propri documenti importanti (ne abbiamo parlato approfonditamente qui).

Uno spazio di lavoro e qualche strumento tecnologico è il minimo sindacale di quello che ti serve per lavorare come freelance. Da qui in poi si apre un mondo fatto di pro e contro: assenza di orari certi che mettono a dura prova il work-life balance, per le donne le incertezze legate al periodo della maternità (ma ci sono alcune novità interessanti spiegate qui), lo sviluppo di una particolare forma mentis per cui se il tempo è denaro ogni momento della tua giornata diventa tendenzialmente produttivo (è il problema psicologico dei freelance, ne abbiamo parlato qui) e la necessità di darsi delle regole certe come queste per non soccombere a una vita senza reti di protezione.

Ufficio
17/04/2019

Ci sono tanti motivi per cercare un nuovo e diverso posto di lavoro, e molti di questi riguardano la possibilità di fuggire dal proprio capo. Sì, stipendio, benefit e possibilità di carriera possono molto, ma non tutto se sulla propria strada si trova un capo tiranno. A fare la lista dei motivi per cui darsela a gambe levate da un posto di lavoro ci ha pensato il magazine Entrepreneur, con l’elenco di atteggiamenti e comportamenti sbagliati del manager di turno.

1. Troppo lavoro

Sì, affidarsi ai dipendenti più bravi è normale, caricarli di troppo lavoro senza premi in cambio (come avanzamenti di carriera, aumenti di stipendio o altro) è perfido. Anzi, è proprio controproducente, visto che il migliore dei propri collaboratori comincerà a sentirsi in colpa per il fatto stesso di essere bravo, e a pensare di cambiare aria.

2. Poco merito

Ok, si lavora per lo stipendio a fine mese (e molto raramente per la causa). E però non riconoscere mai nessun merito, dando tutto per scontato, compresi impegno e qualità, è deleterio. Sì, si apprezzano anche gli incentivi economici, ma nel frattempo dire qualche volta “bravo” non fa male. Anzi.

3. Nessuna empatia

Ora, non è che si debba andare al battesimo dei figli di tutti i collaboratori e dipendenti, ma un minimo di lato umano ci vuole anche nelle relazioni professionali. Vero che si collabora per il patto professionale e non è necessario essere amici, ma avere vagamente idea delle passioni dei propri collaboratori, della loro situazione famigliare, di cosa amano fare nel tempo libero (tutte cose che si possono sapere scambiando due battute alla macchinetta del caffè) aiuta a trattenere i collaboratori migliori.

4. Non mantenere le promesse

Le promesse sono un carburante eccezionale della motivazione. Almeno fino a quando non vengono disattese, e allora si ottiene l’effetto uguale e contrario. Perché una promessa mantenuta costruisce fiducia, ma una disattesa la distrugge per sempre.

5. Fare favoritismi

Un capo è tale perché sa e deve scegliere per il meglio. Farlo in base a criteri aleatori (simpatia, avvenenza, famigliarità) è il modo più veloce di distruggere un gruppo di lavoro e far scappare i migliori. Quando si tratta di elargire compiti, responsabilità, premi e aumenti un capo deve essere oggettivo, anche contro i propri interessi extra professionali.

6. Non ascoltare

Non ascoltare costituisce una macro categoria in cui rientra un ’bout ogni errore di egocentrismo di un capo. Non valutare un suggerimento di un collaboratore, non lasciare spazio alla creatività, all’autonomia e alla indipendenza di pensiero del proprio team, temere i cambiamenti, non assicurare la crescita individuale dei collaboratori portano chiunque a pensare che forse è giunto il momento di trovarsi un capo migliore.