Categoria: Ufficio

Consigli, curiosità e notizie sulla vita di ogni giorno in ufficio

Ufficio
26/07/2018

La scienza, fondamentalmente, ha accertato quanto prima o poi chiunque beva caffè arriva a capire da solo: il caffè è un piacere, ed è ottimo soprattutto se bevuto nero e senza zucchero, per stimolare l’attenzione, la concentrazione, le performance cognitive e il decision making, ma purtroppo, a grandi dosi, diventa fonte di stress. O per dirla in termini scientifici, il caffè stimola la produzione di cortisolo, che è quello che si produce nelle situazioni di pericolo e spavento, e quindi stimola l’attenzione e la capacità di prendere decisioni in poco tempo, ma parimenti è anche l’ormone dello stress che, se prodotto in grandi quantità, comporta aumento di peso, irritabilità, pressione alta. Appunto lo stress.

E quindi, quanto caffè bere per essere svegli ma non stressati? Più che quanto, la domanda dovrebbe contenere la parola “quando”: a che ora bere il caffè in ufficio per averne tutti i benefici e nessuna controindicazione?
Quando bere il caffè in ufficio
Per rispondere alla domanda su quando bere il caffè in ufficio bisogna sapere come funziona la produzione di cortisolo, che è massima al mattino, più o meno dall’alba e per le 3 ore successive, e poi fluttua durante il giorno fino a calare verso sera, con l’imbrunire e l’organismo che, fisiologicamente, dovrebbe prepararsi al riposo. Il picco di cortisolo al mattino serve ovviamente a mettersi in moto per cominciare la giornata ed è anche il motivo per cui in molti trovano utile e piacevole fare colazione con il caffè.

C’è anche chi ha l’abitudine di prendere un secondo caffè, spesso alla macchinetta automatica, non appena giunti in ufficio, e questo, dal punto di vista fisiologico, è un errore che andrebbe evitato: se il cortisolo è nella sua fase di picco, e già abbiamo preso un caffè, aggiungere caffeina su caffeina e cortisolo su cortisolo non fa altro che aumentare i livelli di stress: meglio sarebbe prendere il secondo caffè dopo le 10:00 e il più vicino a mezzogiorno, quando il cortisolo tende a calare notevolmente insieme ad attenzione e produttività.

Se non si è preso il caffè prima di pranzo, dalle 14:00 in poi è il momento migliore per berlo: la digestione tende ad affaticare l’attenzione e il cortisolo è in fase calante e c’è una finestra utile fino alle 17:00 per stimolarne la produzione e mantenere alta l’attività cerebrale. È dopo le 17:00 che invece bisognerebbe evitare di bere altro caffè, lasciando che l’organismo si adatti progressivamente al momento del riposo notturno senza forzature: per il suo ciclo di produzione e calo, sarebbe bene evitare di bere caffè entro le 6 ore di prima di andare a dormire, per non disturbare l’attività cerebrale durante il sonno notturno.

Ufficio
18/07/2018

Sì, fa caldo, molto caldo, e anche se poi in ufficio c’è l’aria condizionata a temperatura polare, è quando si esce che scatta la tentazione di vestirsi in modo meno formale e più consono alla stagione. Ma ciò che è consono alla stagione non lo è per il galateo in ufficio e allora ecco 7 cose da non mettere mai quando si decide come vestirsi in estate per l’ufficio.

Top e abiti strapless

Sì son comodi e molto estivi ma tutto ciò che lascia scoperte spalle e schiena, benché magari già abbronzate, è off limits: in primis perché dall’altra parte del monitor si ha l’impressione di avere di fronte una donna nuda e poi perché non sono affatto pratici, per esempio quando si tratta di prendere quel raccoglitore all’ultimo scaffale in alto.

Prendisole e caftani

Bellissimi sul lungo mare, da segno X in città e soprattutto in ufficio: non è tanto una questione estetico (anche, ma non solo) quanto di messaggio e opportunità: non state andando all’aperitivo in spiaggia ma a timbrare il cartellino.

Shorts e microgonne

Anche ci va molto fiera, e giustamente, delle proprie gambe, dovrebbe evitare shorts e microgonne che fanno adolescente in vacanza scolastica o comunque località balneare: la misura corretta è sempre e comunque la ginocchio, e non sono affatto quei pochi centimetri a fare la differenza in fatto di caldo percepito.

Canottiere

in ogni loro forma possibile e immaginabile: vale il discorso degli strapless, per questioni pratiche ed estetiche, e comunque la canottiera al lavoro la indossano solo i bagnini.

Infradito e ciabatte

Sì, il piede deve respirare e sì, si può calzare qualcosa che lo lascia libero. Ma no, le infradito e le ciabatte da mare no: non state ciabattando dalla spiaggia all’hotel delle vacanze…

Zatteroni di sughero

In generale sandali aperti e zatteroni in sughero troppo alti non sarebbero da indossare in ufficio, soprattutto in posizioni apicali e manageriali, soprattutto in occasione di incontri professionali. Poi se il dresso code dell’ufficio è più rilassato della media, ok, ma a condizione di una pedicure impeccabile.

Lino bianco

Sì, il lino è il tessuto fresco per eccellenza ed è un must have per l’estate. Attenzione però al bianco e alle trasparenze. Un buon capo da ufficio in lino bianco dovrebbe essere foderato nei punti strategici…

Ufficio
16/07/2018

Oltre a fornire gli strumenti necessari per lavorare, dalla cancelleria alla carta per fotocopie fino ai supporti informatici, l’azienda che vuole curare la qualità dell’ambiente di lavoro deve fare leva soprattutto sugli aspetti immateriali. Un’ambiente di lavoro sereno e motivante è un ingrediente fondamentale per migliorare le performance sia del team che del singolo lavoratore. Sempre più aziende mettono in primo piano il benessere psico-fisico dei propri dipendenti e negli ultimi anni si sono susseguiti moltissimi studi che trattano di questi aspetti mettendo in evidenza tutti i benefici che l’azienda nel suo insieme ne può trarre.

Anche qui alla Viking abbiamo intrapreso iniziative mirate a creare un clima di lavoro positivo come l’esperimento del distributore automatico di felicità. Un lavoratore felice è più produttivo e svolge con più dedizione il suo lavoro. Per questo abbiamo raccolto alcuni metodi utili a facilitare il benessere e la soddisfazione in ufficio.

Ogni traguardo va celebrato
Uno dei modi più semplici ed efficaci per motivare una persona è riconoscerne i meriti e l’impegno. Sotto questo aspetto molte aziende istituiscono delle iniziative per celebrare i risultati raggiunti sia dal team che a livello personale. Spesso vengono organizzati dei meeting con cadenza regolare per festeggiare i risultati economici raggiunti, l’apporto di un team al risultato e singoli lavatori che si sono distinti durante quel periodo. Riconoscere il lavoro svolto al raggiungimento di determinati obbiettivi è di certo importante ma altrettanto fondamentale è riconoscere l’impegno e la dedizione quotidiana per creare un ambiente motivante e positivo. Basta poco, da una semplice e-mail per ringraziare del lavoro svolto ad una stretta di mano per di persona, per quanto banale possa sembrare il gesto in realtà può significare molto per chi lo riceve.
Lavoro di squadra

Oltre a ricevere il giusto riconoscimento dai propri superiori, è molto importante avere il supporto da parte di tutti i membri del team. L’opinione dei colleghi conta molto ed ha lo stesso effetto stimolante delle parole spese dal management o dal proprio capo. Supportarsi a vicenda favorisce il formarsi di un sano spirito di squadra e rafforza il legame tra colleghi, cosa che può portare anche a migliorare la qualità dei risultati e l’efficienza. Un ambiente sereno e informale favorisce anche la nascita di legami di amicizia, fattore questo che aiuta a stare meglio in ufficio e a condividere in modo sincero opinioni e punti di vista.
Flessibilità sul lavoro
Un altro tema molto sentito è la conciliazione tra vita e lavoro. Sempre più aziende adottano uno schema di orario flessibile per cui il lavoratore può, in alcuni casi, personalizzare l’orario di lavoro in base alle sue esigenze. A volte questa flessibilità può giovare molto alla persona che è così in grado di coniugare impegni personali e lavorativi. Diventa così possibile curare gli aspetti familiari senza rinunciare alla vita lavorativa e l’azienda ottiene anche in questo caso un lavoratore più motivato e con un benessere psico-fisico più elevato.
Condividere gli obbiettivi
Per creare un’ambiente sereno e motivante non va dimenticata l’importanza del coinvolgimento. Condividere le informazioni con tutti i membri del team è fondamentale per farli sentire parte di un unico gruppo e renderli partecipi degli obbiettivi finali. Ad esempio, la creazione di una newsletter aziendale è un mezzo semplice ma efficace per aggiornare tutti sulle ultime novità e sviluppi avvenuti in azienda. Per creare questo coinvolgimento, ogni dipendente deve sentirsi parte integrante dell’organizzazione e avere la sensazione che, nel proprio piccolo, sta lavorando per il raggiungimento di un obbiettivo comune, in linea con il la strategia complessiva dell’azienda.

Fare formazione
Quando un lavoratore è felice è molto più coinvolto e produttivo. Per motivare un lavoratore in questo senso, uno dei metodi più efficaci è investire nella sua formazione e nell’acquisizione di nuove skills per favorire il naturale sviluppo delle proprie capacità e competenze. Se un lavoratore mostra interesse verso un particolare ambito o per un determinato ruolo aziendale, l’azienda dovrebbe incoraggiarlo e supportarlo nel percorso professionale. Fare quello che ti piace, anche in ambito lavorativo, rende il lavoro meno pesante e accresce la produttività. Per questo ognuno dovrebbe essere portato, con il supporto dell’azienda, a intraprendere un percorso in base ai propri interessi e alle proprie inclinazioni.
Piccoli riconscimenti
Infine, ricordiamo l’efficacia di piccoli riconoscimenti, anche materiali, dati regolarmente ai lavoratori. Offrire qualcosa da bere il venerdì, organizzare degli eventi social, mettere a disposizione il caffè o la colazione gratuitamente, organizzare dei training o sessioni di yoga, sono tutti esempi di come si può migliorare l’ambiente di lavoro e il benessere dei lavoratori.

 

Qui alla Viking speriamo che questi consigli su come migliorare la felicità sul posto di lavoro possano tornare utili e siano fonte di ispirazione per aziende e datori di lavoro che mirano a curare il benessere del lavoratore.
Vuoi suggerirci qualche altro consiglio che trovi particolarmente efficace? Raccontaci la tua esperienza sulla pagina Facebook Viking Italia.

Ufficio
12/07/2018

Il caos creativo va bene, forse, per gli artisti solitari. Ma quando si tratta di organizzare gli spazi in ufficio, cioè decidere come disporre le scrivanie, dove mettere gli armadi e gli archivi, dove posizionare stampanti e altre apparecchiature tecnologiche, bisogna partire da un presupposto: una disposizione studiata può migliorare la produttività in percentuali che possono superare anche il 20%. Possibile? Be’, sì: immagina due o più persone che devono lavorare assieme e che stanno con scrivanie distanti o in stanze separate o peggio ancora a piani diversi dell’edificio. Quanto tempo perdono per il solo fatto di alzarsi e spostarsi da un collega? E quanto incide tutto questo sul monte ore annuale dell’azienda? Senza contare poi che, a determinate condizioni, una gestione corretta degli spazi può creare soluzioni e opportunità imprevedibili.
Come organizzare gli spazi in ufficio: le scrivanie
Per decidere come organizzare le scrivanie in ufficio come prima cosa bisogna analizzare le interrelazioni tra i colleghi: se due o più persone devono interagire tra di loro, le loro scrivanie devono essere a una distanza tale per cui possano comunicare e scambiarsi documenti senza praticamente interrompere ciò che stanno facendo. È un sottile equilibrio che consiste nel non essere né troppo vicini né troppo distanti, ma è un aspetto da considerare quando si dispongono le scrivanie in ufficio.
Come illuminare l’ufficio
Altro aspetto che influisce pesantemente sulla produttività è la luce. La maggior parte degli uffici è illuminata da luce naturale, e così dovrebbe essere anche per questioni di costi e sostenibilità, ma c’è anche il tema della salute e del benessere dei lavoratori per i quali un’illuminazione aggressiva potrebbe provocare problemi agli occhi e altri “mali da ufficio”: ecco perché le scrivanie non dovrebbero mai dare le spalle alle finestre ma essere disposte in modo tale che, per la maggior parte delle ore lavorative, ci sia una luce naturale uniformemente diffusa. Qui c’è un nostro approfondimento su come illuminare al meglio l’ufficio.
Consigli per archiviare i documenti in modo pratico
C’è poi tutto il tema dell’archiviazione dei documenti. Per lo stesso motivo di cui sopra non dovrebbero mai trovarsi a una distanza tale per cui cercare o riporre un documento significa girare per minuto e minuti per l’azienda. Ma anche il modo di catalogarli e classificarli ha il suo peso: intanto anche per la classificazione cartacea è importante imparare a usare parole chiave univoche e doppie o triple per cui, per esempio, non si hanno 10 raccoglitori con scritto “Progetti” ma ciascun raccoglitore ha la dicitura “Progetti + Nome Cliente + Anno di riferimento”. Poi i colori possono aiutare parecchio a trovare ciò che serve a colpo d’occhio: per esempio utilizzare sempre il rosso per i raccoglitori delle fatture emesse, il giallo per quelle ricevute e il verde per gli ordini è sicuramente più pratico di avere tutti i raccoglitori di uno stesso colore o di numerosi colori a caso. E anche questo migliora la produttività.
Di che colori devono essere le pareti dell’ufficio
A proposito di colori, anche quello delle pareti può influire sulla produttività e riguarda il modo in cui si organizza l’ufficio: escluso il bianco integrale e gelido, che ricorda ambienti sterili e freddi, sarebbe il caso di scegliere colori chiari e caldi, che sono quelli ideali per le pareti dell’ufficio, oppure altri come il blu, il verde e il rosso che sono in grado di stimolare la creatività, se è richiesta.

Ufficio
11/07/2018

Ci si passa almeno 8 ore, se non di più, al giorno e sono ore impiegate a lavorare, quindi nel pieno della concentrazione. Per questo scegliere la sedia operativa o dattilo per l’ufficio è meno banale di quanto possa sembrare, come abbiamo spiegato qui: ergonomia, per evitare sindromi da affaticamento o infiammazione, presenza o meno di braccioli, tipologia dei materiali, possibilità di regolare altezza e inclinazione e rumorosità sono tutte caratteristiche da valutare anche in funzione del prezzo d’acquisto. E poi c’è l’aspetto estetico, che comunque non è mai da tralasciare benché sia del tutto personale.

Stabilire quali sono le migliori sedie da ufficio del mondo non è affatto semplice e però ha tentato di farlo Forbes, tra le più importanti riviste economico-finanziarie al mondo, sedendosi letteralmente per oltre 600 ore su una serie di sedie da ufficio.
Le 3 migliori sedie da ufficio secondo Forbes
Vediamo allora le migliori 3 sedie da ufficio secondo Forbes.

Al primo posto c’è il modello Steelcase Gesture, una delle sedie più regolabili sul mercato per un investimento di oltre 1.000 dollari (ma la garanzia è di 12 anni).

Al secondo posto il modello Herman Miller Aeron, con il suo schienale in mesh traspirante e le regolazioni ergonomiche. Non supera i 1.000 ma ci si avvicina di molto.

Sul gradino più basso del podio la HON Exposure, un modello che costa 500 dollari e ha tutte le regolazioni davvero necessarie in una sedia da ufficio.

Se vuoi scegliere la sedia giusta per te puoi leggere la nostra guida alle sedute da ufficio, e poi scopri come sedersi correttamente per non avere mal di schiena.

Ufficio
09/07/2018

Prima dei cellulari, prima di Internet, prima delle mail direttamente sullo smartphone, prima di WhatsApp staccare dal lavoro e andare davvero in vacanza era normale: salutavi i colleghi informandoli della data di rientro, partivi e nessuno poteva più raggiungerti. Ora le cose sono decisamente cambiate e anche su un’isola deserta potrebbe arrivare la chiamata indesiderata o il messaggio inopportuno di capi, colleghi o clienti che ti chiedono qualcosa di inevitabilmente urgente.

Eppure staccare davvero dal lavoro durante le vacanze sarebbe importante sia per la salute che per la produttività. Una ricerca dell’Organizzazione Internazionale del Lavoro realizzata nel 2011 sui Paesi OCSE dal 1950 a oggi ha dimostrato come la produttività oraria diminuisca esponenzialmente con l’aumento del numero di ore lavorate e il motivo è uno solo: stress. Lo stress provoca il burnout, che causa a sua volta bassi rendimenti lavorativi e blocchi alla crescita aziendale. Ma non è solo questo: una serie di ricerche hanno dimostrato anche come non andare in vacanza provochi problemi alla salute, principalmente cardiaci, e anche questo, volendola vedere in termini aziendali, è un problema di produttività.

La soluzione? È una sola: andare in vacanza e farlo staccando davvero con il fisico e la mente dal lavoro. Secondo un’indagine condotta dalla Oxford Economics / US Viaggi Association, il 90% degli intervistati ha dichiarato che le vacanze aiutano a rilassarsi e ricaricarsi, l’85% ha detto di sentirsi più felice, il 65% ha confessato un miglioramento nella capacità di concentrazione e nella produttività, il 61% ha attribuito a tali periodi di riposo una maggiore soddisfazione sul lavoro.
Come staccare dal lavoro e andare davvero in vacanza senza stress
Vediamo allora 5 strategie per riuscire a staccare davvero dal lavoro, andare in vacanza e dimenticare lo stress. Preparandosi al rientro con maggior carica e voglia di fare.
Organizzare l’ultimo giorno di lavoro prima delle vacanze
Con un certo anticipo, che è soggettivo ma deve essere realistico e tassativo, occorre organizzare l’ultimo giorno di lavoro con una to-do-list in modo che si possa andare in vacanza lasciando una situazione senza code di cose da fare. Il piano deve essere realistico e condiviso, ma poi deve anche essere osservato scrupolosamente. Questo aiuta ad andare in vacanza con la coscienza a posto, senza il timore di aver lasciato colleghi o clienti nei guai.
Prevedere il rientro
Nel piano per l’ultimo giorno deve rientrare anche la previsione del rientro. Sapere cosa ci aspetta è meno ansiogeno di immaginare chissà quali catastrofi da affrontare. È un ’bout come lasciare la scrivania in ordine la sera prima di andare a casa: ricominciare la mattina dopo è decisamente più facile.
Delegare ai colleghi
È una questione di reciproca solidarietà: oggi delegate voi, domani delegheranno i vostri colleghi. Ma lasciando le cose chiare e in ordine tutto filerà liscio e nessuno si sognerà di chiamarvi mentre state facendo l’aperitivo vista mare per sapere dove si trova la tale fattura.
Disconnettere mail e messaggi
Sì, in molti non se la sentono e qualcuno prova anche un senso di colpa, ma il segreto è proprio questo: sono in vacanza e non rispondo ai messaggi. Anzi, non mi faccio nemmeno distrarre o disturbare, mettendo in silenzio WhatsApp e scollegando la posta elettronica aziendale dallo smartphone. Ci sono paesi – come Francia e Germania – in cui è stato sancito per legge il diritto a non rispondere a richieste di lavoro fuori dall’orario di lavoro. E così deve essere.
Imparare a dire no (o almeno a gestire i propri tempi e spazi)
L’ideale sarebbe dire “no, sono in vacanza, non posso” anche se arriva la telefonata improvvisa e imprevista. È una questione legata al fissare il perimetro tra privato e professionale. Ma se proprio no puoi permettertelo, perché ricopri una posizione di responsabilità, impara almeno a gestire tempi e spazi: 1 ora al giorno, quando preferisci ma sempre quella, in cui rispondi alle mail e richiami nel caso di telefonate. Uno spazio preciso e delimitato al di fuori del quale no, al lavoro non ci pensi.