Categoria: Ufficio

Consigli, curiosità e notizie sulla vita di ogni giorno in ufficio

Ufficio
22/12/2014

Computer e server che ronzano in continuazione. Cellulari che trillano. Audio e video in autoplay sui siti Web. E tutto il resto della tecnologia che ormai pervade qualunque ufficio, studio professionale o comunque realtà aziendale del mondo. Ma se la tecnologia aiuta in molte operazioni quotidiane, può anche essere di disturbo se non proprio un vero fattore di stress, soprattutto quando chi la usa – cioè noi – non pensa alle conseguenze delle proprie azioni.

E allora, esattamente come esiste la netiquette per i comportamento accettabili sul Web, così Mashable, la bibbia dell’hi-tech, ha stilato le 8 regole di comportamento in ufficio per evitare che il/la collega tecnologico diventi anche il/la collega fastidioso/a.

1. Mai scollegare un dispositivo in carica che non sia il proprio
Le batterie durano sempre meno, c’è sempre più bisogno di ricaricare qualche dispositivo, le prese non bastano mai. Tutto vero. Ma insomma, qualunque sia l’esigenza, prima si chiede il permesso, poi si scollega un dispositivo.

2. Mai indossare auricolari lontano dalla scrivania
Al proprio desk può essere consentito, per concentrarsi e isolarsi o anche perché bisogna ascoltare un audio. Ma insomma, gironzolare per l’ufficio con le cuffie nelle orecchie è proprio da screanzati.

3. Non usare il computer altrui
Almeno finché non ne avete chiesto il permesso. Vero che il computer è aziendale, ma ci sono al suo interno anche un sacco di dati personali. E ficcarci il naso è come guardare nel cassetto della biancheria intima in casa d’altri: non si fa.

4. Ricaricare i dispositivi che si usano
Fosse la stampante, fosse la macchinetta del caffè, fosse anche il rotolo di carta igienica in bagno, se finisce, si ricarica, lasciando il tutto pronto all’uso. E se c’è qualcuno addetto a farlo, avvisatelo tempestivamente. Il vostro tempo è prezioso come quello degli altri. (se dovete acquistare risme di carta per stampanti e multifunzione, qui trovate tutti i consigli per scegliere la più adatta).

5. Silenziare la suoneria del telefono (o almeno tenerla a un volume basso)
Non importa che lo smartphone sia privato o aziendale: “The Final Countdown” a tutto volume la prima volta può strappare un sorriso, alla 20^ vi farà strappare il cellulare dalle mani. Soprattutto se suona abbandonato sulla vostra scrivania.

6. Lasciate perdere il laptop durante le riunioni
Vero, laptop o tablet ormai servono per prendere appunti, accedere a informazioni, mandare file, visualizzare presentazioni anche durante i meeting. Ma insomma, anche se la riunione è di quelle interminabili, loggarsi su Facebook e farsi gli affari propri è proprio esecrabile (e non vi mette certo in buona luce coi superiori). Nel caso in cui le riunioni siano davvero, sempre interminabili, tenetele in piedi come vi abbiamo suggerito qui.

7. Limitare le chat
Certo, ormai anche le chat sono state sdoganate come strumento efficace di dialogo tra colleghi. Ma se la questione è davvero importante meglio alzarsi e andare a discuterla di persona: si evitano fraintendimenti, discussioni interminabili e altre spiacevoli conseguenze.

8. Non toccare lo schermo altrui
Ciascuno ha le proprie fissazioni, e quella dello schermo pulito appartiene a molti. Lasciare ditate e impronte sul display di altri può davvero mandarli in bestia: se dovete indicare qualcosa, fatelo senza toccare il monitor (piuttosto tenete tra le dita una matita: qui scoprite come scegliere quella adatta alla vostra attività). E dovesse capitarvi di pulire schermo e tastiera, leggete qui come fare.

Ufficio
15/12/2014

Che i popoli del nord-europa appaiano sempre felici è ormai quasi un cliché, ma quando un sondaggio condotto da Gallup certifica che i danesi non sono felici solo nelle immagini promozionali del loro paese ma anche quando lavorano (solo il 10% si sentirebbe emotivamente indifferente rispetto a quello che sta facendo di lavoro) significa che c’è del vero.

E allora il sito Fast Company ha voluto vederci chiaro e capire come mai i danesi sono così felici (così più felici) degli altri lavoratori. E ha trovato almeno 5 buoni motivi.

1. Lavorare il giusto

Parliamo di circa 1500 ore di lavoro l’anno. Ovvero in soldoni lasciare l’ufficio a un orario ragionevole, avere dalle 5 alle 6 settimane di vacanza e in definitiva del tempo per il giusto equilibrio tra vita professionale e vita privata. Insomma, una persona felice e serena è un lavoratore più motivato e soddisfatto.

2. Lower power distance

Il concetto di “Power distance” è stato elaborato da un sociologo olandese secondo il quale uno stile manageriale impositivo crea distanza dal potere, mentre uno stile manageriale inclusivo la riduce. Per capirci, laddove esiste grande distanza dal potere – per esempio negli USA – i compiti assegnati sono ordini, e vanno eseguiti senza autonomia; in Danimarca i compiti assegnati sono obiettivi, e i lavoratori li devono portare a termine in autonomia.

3. Stato sociale

Il mito dei paesi nordici, dove perdere il lavoro non è la fine del mondo: perché c’è un salario sociale che arriva al 90% del salario perso, per due anni; perché perdere il lavoro non significa perdere altre garanzie sociali; perché questo permette di avere coraggio nel lasciare lavori che non soddisfano e cercare quello in cui ci si sente davvero motivati.

4. Formazione continua

Sì, l’educazione a lungo termine è un altro must danese fin dall’Ottocento, e sono tutti d’accordo: governo, sindacati, imprese, lavoratori. Questo permette di avere un mercato del lavoro attivo e aperto, e lavoratori con più chance di ricollocarsi. Funziona perché la Danimarca spende più di ogni altro paese per mantenerlo attivo. Semplice no?

5. Arbejdsglæde

No, non è un arrore di battitura, ma un termine che esiste solo in danese (e nelle altre lingue scandinave): Arbejde significa lavoro e glæde significa felicità. Ovvero: felicità al lavoro. Ovvero: il lavoro non è uno strumento per essere pagati, ma parte della realizzazione di se stessi. E realizzando se stessi, si realizzano anche gli obiettivi di business dell’azienda.

Ufficio
12/12/2014

Dimentichiamo Sergio Marchionne, CEO di FCA, inseparabile dal suo maglione blu: è l’eccezione che conferma la regola. E così non contano quegli ambienti – come agenzie di comunicazione, start-up e factory ICT – dove il casual al limite del trasandato è diventato regola a sua volta. Nel resto dell’universo lavorativo esistono regole più o meno scritte su come ci si deve vestire.

Ora, l’Italia è unanimentente riconosciuta come la patria del ben vestire, del buon gusto e dell’eleganza innata, tanto che alcune delle regole non scritte sull’abbigliamento in ufficio sono naturalmente accettate da tutti: sobrietà, colori tenui, giacca-cravatta-camicia per lui, tailleur al ginocchio per lei, poco trucco naturale, mani ben curate, e così via.

Ma se queste regole sono quasi nel Dna di qualsiasi dipendente e impiegato italiano, così non è all’estero, tanto che UBS, il colosso bancario elvetico, ha pensato bene di promulgare un vademecum di ben 44 pagine rivolto a quanti, nelle filiali, lavorano a stretto contatto con il pubblico. E in queste 44 pagine ci sono consigli condivisibili così come regole ferree e decisamente curiose. Vediamole.

Per lui
Abiti rigorosamente di colore nero, grigio o blu navy, ben confezionati, niente barba trascurata, calzini solo neri fino al ginocchio, banditi accessori come braccialetti, orecchini e collane, sì d’obbligo all’orologio da polso (emblema di precisione, affidabilità e puntualità) e no alla tintura dei capelli, evidentemente troppo contrastante con il naturale invecchiamento della pelle.

Per lei
Bandite le gonne corte sopra al ginocchio, al massimo 5cm sotto, giacca sempre abbottonata, make up leggero al limite del naturale, divieto per i profumi troppo intensi, per gioielli e dettagli (come le montature degli occhiali) troppo vistosi e per nail art o smalti per unghie vistosi.

Per tutti
Capigliatura sempre ben curata (almeno 1 volta al mese dal parrucchiere), biancheria sempre di colore neutro e comunque mai visibile, no all’odore di sigaretta e soprattutto all’alito pesante, con divieto assoluto di cibi contenenti aglio e cipolle.

Regole eccessive? Abuso di precisione svizzera? Oppure consigli condivisibili? Di fatto, dopo un primo test pilota in alcune filiali, ora il vademecum si sta diffondendo anche fuori dai cantoni elvetici.

Ufficio
01/12/2014

9,2 milioni di acquirenti, per un controvalore di 2,5 miliardi di euro: sono le cifre del Natale online secondo l’indagine condotta da Netcomm, Consorzio del Commercio Elettronico Italiano in collaborazione con Human Highway. Non è ancora la soglia psicologica dei 10 milioni di italiani che fanno almeno un acquisto natalizio online, ma è decisamente un bell’incremento rispetto ai 7,2 milioni dello stesso periodo del 2013.

Grandi protagoniste degli acquisti sulle piattaforme di e-commerce le donne: il 23% delle interpellate ha dichiarato che acquisterà tutti i regali online, mentre un altro 28% ha affermato che acquisterà almeno la metà dei propri regali da Internet.

I motivi? Semplici: evitare le code e la ressa nei negozi, anticipare gli acquisti, trovare ciò che si desidera con facilità e a prezzi vantaggiosi.

Ufficio
17/11/2014

Quando si tratta di presentare un progetto o una proposta commerciale non ci sono molti margini d’errore: poco tempo a disposizione per catturare l’attenzione del pubblico o del potenziale cliente, e una sola occasione per comunicare le proprie idee o la propria proposta commerciale.

Per questo motivo le tecniche di presentazione efficace sono sempre più importanti per chi si occupa di marketing e vendite. Tra le più interessanti ed efficaci c’è quella del Pecha Kucha, un ‘formato’ sviluppato dagli architetti Astrid Klein e Mark Dytham per le loro PechaKucha Nights, serate in cui diversi speaker si alternano davanti a uno stesso pubblico.

Come funziona una presentazione Pecha Kucha? Semplice: ci sono al massimo 20 slide, ciascuna delle quali è esposta per non oltre 20 secondi. Totale: 6 minuti e 40″ massimo. Il tempo limite per essere davvero efficaci ed evitare la noia, la dispersione dell’attenzione e in definitiva il disinteresse.

Ora, nulla toglie che si possa essere anche più essenziali: riducendo il tempo di ciascuna slide, oppure riducendo il numero di slide. L’importante è rispettare alcune regole che riguardano le tecniche di comunicazione efficace, il marketing e le tecniche di vendita.

– La sintesi è importante: aggiungere una slide o del tempo alla descrizione significa caricare chi ascolta di informazioni non rilevanti che potrebbero distoglierlo dall’obiettivo: essere convinto o acquistare il prodotto.

– In ciascuna slide usare più immagine che testo: una foto d’impatto cattura più l’attenzione di un elenco puntato di voci. La descrizione rimane sempre in capo allo speaker, che cattura l’attenzione anche grazie alla potenza evocativa dell’immagine.

– Aprire sempre la presentazione rivolgendosi al cliente (“Proposta commerciale per Andrea Bianchi Spa”), inserendo la data e il nome del relatore.

– Chiudere sempre la presentazione con una grafica che evidenzi e sottolinei i vantaggi per chi ascolta o potenzialmente potrebbe acquistare (soprattutto evitando le slide vuote con la scritta “Grazie dell’attenzione”).

Nel video una presentazione Pecha Kucha sul metodo Pecha Kucha

Ufficio
07/11/2014

Certo, i jeans sono un capo democratico, perfetto per il tempo libero, ideale per le giornate casual e – perché no? – anche in versione luxury sulle passerelle delle sfilate.

Ma in ufficio si portano oppure no? Chiaramente dipende dal dress code e dalla policy aziendale, ma nel caso in ufficio sia in voga il cosiddetto Casual Friday, oppure più semplicemente i jeans siano accettati senza troppi problemi, la rivista di moda femminile Marie Claire ha stilato le 5 regole per portare i jeans anche al lavoro, con un tocco in più:

1. Non solo blue jeans. Ovvero via libera anche al nero, al grigio e al tocco di blu scuro.
2. Aggiungere una giacca. Ovvero un tocco di classe, come Emmanuelle Alt, direttore di Vogue Paris, per cui jeans e giacca è la quotidiana divisa di lavoro.
3. Abbinarla ad una camicia bianca. Un grande classico con cui non si sbaglia mai.
4. Arricchire con i dettagli. Se i jeans nascono come indumento da lavoro, accessori preziosi (una borsa di valore, una bella collana) ne elevano il livello. E poi i tacchi: anche quelli elevano la silhouette, e un paio di décolletées danno un tocco in più al jeans casual.
5. Variare modello. Certo gli skinny, ma poi ci sono anche quelli a zampa d’elefante e molti altri modelli per le variazioni sul tema.

Su Marie Claire c’è anche una gallery con i modelli che non possono mancare in nessun guardaroba da ufficio.