Come coordinare un team da remoto
Pubblicato il 20 May 2020

Coordinare un team da remoto è una delle più grandi sfide davanti alle quali si sono trovati manager e imprenditori con l’emergenza Coronavirus. Il ricorso massiccio allo smart working, imposto dai DPCM come misura di contenimento del contagio prevista nel più generale lockdown, ha imposto repentinamente ad aziende, uffici, studi e gruppi di lavoro di ripensare le modalità di lavoro. Ripensare dal punto di vista materiale, fornendo gli strumenti necessari al lavoro da casa – computer, hardware, ma anche programmi e software – ma ancor più ripensare dal punto di vista gestionale. Di colpo sono spariti le riunioni fisiche, i colloqui di persona, le chiacchiere alla macchinetta del caffè, i ragionamenti in pausa pranzo e tutto quanto attiene alla dimensione sociale del lavoro. Una rivoluzione copernicana di cui ci si è resi conto giorno dopo giorno, che probabilmente ha trovato pronto chi già da tempo faceva ricorso allo smart working – con i suoi pro e contro – e che altrettanto probabilmente ha generato dubbi, insicurezze, frustrazione e difficoltà in cui si è trovato di colpo a dover nuotare in questo nuovo mare sconosciuto.

E allora come coordinare un team da remoto, considerando che lavorare da casa sembra essere le prospettiva ancora per molto tempo e comunque finché la pandemia da COVID-19 non sarà ridotta a fenomeno gestibile?

  • Ripensando al modo in cui si comunica,
  • Mantenendo il contatto con il team,
  • Delegando e responsabilizzando più di quanto non si facesse prima,
  • Tenendo presente l’aspetto umano delle nuove modalità di relazione,
  • Avendo il coraggio di cambiare.

Se tutto ciò sarà tenuto presente in questi tempi incerti e inediti che ci aspettano, allora forse la pandemia, il lockdown e tutto quello che hanno comportato si saranno rivelate come una grande occasione di crescita, miglioramento e innovazione.

1. Ripensare a come si comunica

Il mezzo è il messaggio, e la stessa cosa detta a voce o scritta in una mail o in un messaggio in chat può avere diverse sfumature di significato. La messaggistica è la grande rivoluzione dello smart working, ma scrivere perde una porzione enorme di empatia tra le persone, per cui ricordarsi di prendere il tempo per una telefonata one-to-one (o una videochiamata), chiarirsi bene i punti salienti prima di comunicare decisioni e cambiamenti, essere diretti ma non bruschi, tempestivi ma non affrettati, e imparare a usare l’intero ventaglio di strumenti a disposizione – compresi i sistemi di videomeeting – è necessario per riuscire a gestire bene un team atomizzato.

2. Mantenere il contatto con il team

Banalmente: programmare meeting regolari con il team. Può essere ogni mattina con il gruppo ristretto, a inizio e fine settimana con quello allargato, a metà settimana con l’intera azienda: ciascuno conosce meglio di ogni altro la propria azienda, il proprio team, i propri collaboratori e, man mano, riuscirà a trovare il ritmo giusto. Ma avere uno scadenziario regolare, con riunioni brevi e focalizzate su pochi essenziali punti, può davvero fare la differenza. E se di tanto in tanto ci si butta dentro un aperitivo virtuale, per chiudere la giornata o la settimana, o un caffè tutti assieme, per cominciarle, lasciando anche un ’bout di libertà a tutti di allentare la tensione, può solo fare del bene.

3. Delegare e responsabilizzare

Il tempo in cui “se non controllo il dipendente, il dipendente non lavora” è ormai ampiamente superato. La supervisione eccessiva, nello smart working, è un boomerang che porta via più tempo ed energie di quanti benefici apporti. Fornire informazioni chiare, essere disponibili al confronto e al contatto, ma poi delegare, ragionando per compiti da svolgere più che sul tempo necessario a farli è la strada maestra del lavoro agile. Che poi, delegare è anche motivare. E se proprio si fatica a gestire i tempi del lavoro si può provare con la tecnica del pomodoro.

4. Tener conto delle persone

La pandemia, il virus, il lockdown hanno avuto anche risvolti psicologici, impaurito le persone, generato insicurezze, sia legate al virus che alle conseguenze economiche e sullo stile di vita. E questo vale per tutti, dipendenti e amministratori delegati, manager e operai. Ma chi gestisce ne deve tener conto, perché ora il mondo non è quello di prima, e non è detto che tornerà ad esserlo a breve. Ecco perché per gestire un team da remoto bisogna tener conto delle persone, prendersi del tempo per farle sentire importanti benché lontane e non dimenticare che dietro a un titolo professionale c’è una persona con le sue reazioni emotive. La sicurezza sociale ed emotiva del proprio team è una lezione che molti manager USA hanno imparato con l’11 settembre, e questa pandemia, dal punto di vista emotivo, non è molto lontana da quello shock.

5. Avere il coraggio di cambiare

Che poi è la somma dei 4 punti precedenti: fare come si faceva prima non è la soluzione. Il lockdown ha imposto una situazione diversa, e adattarsi, cambiando e dimostrando resilienza, è il modo per andare alla scoperta di nuove opportunità.