Il diritto di non leggere tutte le e-mail
Pubblicato il 29 January 2019

Siamo sommersi da e-mail che non leggeremo mai. Basta guardare il numerino in grassetto nel proprio inbox per rendersi conto che abbiamo centinaia se non migliaia di messaggi di posta elettronica che non abbiamo letto e che non riusciremo mai a leggere. E che tuttavia non riusciamo nemmeno a cancellare. Anzi, è il buon proposito di ogni periodo dell’anno in cui si fanno i buoni propositi: dopo le vacanze di Natale, o quelle estive, quando ci troviamo la casella di posta elettronica invasa di messaggi da leggere, ci riproponiamo di riuscire a tenere il nostro Inbox pulito. ‘Inbox Zero‘ è l’espressione coniata già nel 2007 da Merlin Mann, un blogger che teorizzava il diritto di non perdere tempo a leggere mail e quello di potersi concentrare sulle cose importanti per il proprio lavoro. Diritto negato a leggere una delle tante statistiche sulla ‘produzione mondiale di e-mail’: secondo una stima di Radicati Group – un’agenzia che si occupa di ricerche di mercato – nel 2017 la popolazione mondiale ha inviato qualcosa come 269 miliardi di e-mail ogni giorno. 269 miliardi di email ogni giorno! E la stima è che nel 2021 saranno 333 miliardi, nella migliore delle ipotesi, cioè la più conservativa.

Il diritto di non leggere le e-mail

Ci si è anche provato a raggiungere il cosiddetto ‘Inbox Zero’: guide, manuali e articoli su come gestire efficacemente la posta elettronica; consigli sul fatto di leggere e rispondere solo al mattino, o solo la sera, prima di lasciare il lavoro; client e software per filtrare la posta elettronica; addirittura sistemi alternativi alla e-mail. Ma nulla, siamo inondati di messaggi che non leggeremo: newsletter, marketing, messaggi personali, comunicazioni di lavoro: chiunque abbia un lavoro a tempo pieno deve finalmente prendere coscienza del fatto che non leggerà mai buona parte delle mail che riceve.

Basta fare una semplice prova: filtrare tutte le e-mail non lette, cancellarle e provare a tenere l’Inbox pulito. Tempo una settimana – nella migliore delle ipotesi – o un giorno – nella peggiore – e avremo di nuovo accumulato e-mail in grassetto da leggere. Possiamo darci le regole più ferree del mondo – leggo e non rispondo; se non rispondo è ok; cancello subito le mail che non mi interessano; etc – ma non c’è verso di gestire efficacemente la massa di messaggi di posta elettronica che ci invade ogni giorno.

Che fare allora?

Prendere atto che è ormai impossibile leggere tutte le e-mail e rispondere di conseguenza, prendere atto che l’idea che rispondere sempre e subito è un falso mito di produttività ed efficienza, convivere serenamente con il fatto che ci saranno mail che non avremo letto. Punto.

E poi?

E poi comincia una lunga opera di sensibilizzazione quantomeno dei contatti più vicini: amici, parenti, colleghi d’ufficio devono sapere chiaramente che se una cosa è importante e urgente possono e devono fare una telefonata o venire a parlarne di persona. Chiaramente non è il caso di mandare una mail per avvertirli, per non scatenare una quantità uguale e contraria di risposte che non farebbe che peggiorare la situazione. Si può dirlo di persona (miglior strategia), fare una telefonata (bene lo stesso), mandare un messaggio WhatsApp o Sms (per qualche motivo quelli si leggono sempre) o ancora impostare un autoreplay chiaro e inequivocabile: “Ciao. Leggo la posta elettronica saltuariamente per concentrarmi su altri aspetti del mio lavoro. Se è davvero importante contattami direttamente“.

Sembrerà strano, ma solo questo messaggio è in grado di ridurre la quantità di mail che ci vengono inviate. Molte infatti sono solo uno scrupolo per conoscenza; altre invece contengono richieste che la persona che scrive potrebbe risolvere autonomamente; altre ancora sono un modo per liberarsi di compiti e lavori da svolgere. In definitiva è un buon metodo per ridurre il caos e lo stress legato alla gestione delle e-mail.

Ok, questo non vale per le mail dei clienti, o se siete lo stagista dell’ufficio, ma in generale far sapere che non necessariamente leggerete tutte le mail finisce col rendere più preziose, concise ed efficaci quelle che vi vengono mandate (e le risposte che date).