5 abilità essenziali per gestire al meglio un progetto
Pubblicato il 12 August 2019

Una delle capacità più richieste in ambito lavorativo è la corretta gestione dei progetti. Nella complessità che interessa la vita odierna in ufficio, è essenziale riuscire a gestire i progetti al meglio. Per farlo, sono richieste una serie di abilità, competenze e conoscenze che, una volta acquisite, possono aiutarci in tutte le fasi della gestione. Gestire un progetto, infatti, è un lavoro complesso che si articola in diverse tappe: dalla pianificazione all’esecuzione, dal controllo alla chiusura. Oltre a considerare ciascuna fase, una corretta gestione vede l’intersecarsi di diverse competenze tecniche, aziendali e interpersonali. In un articolo passato, ti abbiamo spiegato come sfruttare le soft skill per favorire la crescita. Tra queste, ve ne sono alcune – unite a quelle di natura più tecnica – fondamentali per la gestione ottimale di un progetto. Vediamo insieme quali sono!

Pianificazione e organizzazione

I primi termini che associamo all’espressione “corretta gestione di un progetto” sono probabilmente pianificazione e organizzazione. È infatti essenziale saper organizzare le diverse fasi e attività nel giusto ordine, per raggiungere il risultato auspicato al momento richiesto. Ciò si traduce sia in una corretta pianificazione su larga scala per organizzare al meglio riunioni, risorse, tempistiche, istruzioni e strategie, ma anche a livello giornaliero per strutturare bene la giornata. La pianificazione è l’abilità di individuare modalità per eseguire le diverse attività nel modo più efficiente ed efficace possibile. Significa prevedere ciò che può succedere e disporre di un piano nel caso in cui qualche aspetto non vada come previsto, rimanendo sempre in linea con gli obiettivi prefissati. Significa anche saper correttamente gestire il tempo e il team interessato dal progetto in questione.

Leadership e comunicazione

Per gestire bene un progetto sono inoltre necessarie due competenze aziendali che vanno di pari passo: una buona leadership e una corretta capacità di comunicazione. La leadership consente non solo di supervisionare e coordinare attività e processi, ma anche di definire una vision comune, impostare obiettivi e strategie da realizzare, delineare un piano operativo e motivare il personale coinvolto. Ne consegue che una buona leadership si realizzi attraverso un’efficace comunicazione. La capacità comunicativa è probabilmente al centro della corretta gestione dei progetti e in base ai dati emersi da ricerche nel campo, è l’abilità a cui si dedica il maggior tempo nella realizzazione di un progetto. Oltre alla comunicazione all’interno di un team, per una gestione ottimale, è necessario implementare questa abilità anche verso clienti e altre parti interessate. Attraverso riunioni ed email, relazioni e presentazioni, è possibile tenere tutti aggiornati sul flusso di un progetto. Anche la frequenza con cui si comunica è essenziale per considerare le fasi seguenti e vagliare potenziali rischi.

stretta di mano

Negoziazione

Quando pensiamo alla negoziazione, solitamente ci immaginiamo una discussione volta all’ottenimento del prezzo migliore o al controllo dei costi. Sicuramente, questo è un aspetto che riguarda la corretta realizzazione di un progetto. Tuttavia, come abbiamo appena visto, la gestione di un progetto prevede anche l’intersecarsi di diversi gruppi di persone a volte eterogenei e con interessi diversi. Per questo, per una corretta gestione nei tempi prestabiliti e con le risorse richieste, è necessario fare leva su solide abilità di negoziazione. Tenendo in considerazione i diversi interessi ed esigenze, è importante trovare un punto che metta d’accordo le persone coinvolte per assicurarsi che tutti siano soddisfatti e in linea con gli obiettivi. Tale abilità si manifesta inoltre nella risoluzione dei potenziali conflitti generati all’interno di un team o con altre parti interessate dal progetto.

Gestione del rischio

Dall’esperienza, è possibile maturare un’altra dote essenziale nella realizzazione ottimale di un progetto: la gestione del rischio. Si tratta, in sintesi, della capacità di identificare un potenziale rischio e creare un piano per assegnarvi probabilità, costi e un responsabile, implementando le misure corrette per la relativa mitigazione. La previsione di un rischio può impedire che diventi un problema da risolvere a cui dedicare risorse, tempo ed energia. Essendo il rischio intrinseco a qualunque attività, a volte non è così semplice predirlo. In tal caso, è bene implementare una serie di tecniche e strategie per la risoluzione dei problemi.

sagome in riunione

Conoscenza del settore e degli strumenti adatti

Un’altra abilità tecnica indispensabile per la corretta gestione di un progetto è la conoscenza del settore a cui lo stesso appartiene. In tal modo, sarà possibile pianificare le diverse fasi, eseguire stime corrette in termini di costi e tempistiche e interagire adeguatamente con le altre parti interessate. Oltre ai numerosi faldoni, la gestione dei progetti vede inoltre l’applicazione di diversi strumenti, metodologie e software volti a snellire il processo, a favorire la comunicazione o a migliorare la gestione. Tutto ciò è fondamentale per la corretta realizzazione di ogni progetto!

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Speriamo che questo articolo ti abbia offerto spunti interessanti per riflettere su quali siano le abilità essenziali per gestire al meglio un progetto. Ne aggiungeresti altre? Condividile con noi sulla nostra pagina Facebook Viking Italia.