Come migliorare la produttività con il metodo Kaizen
Pubblicato il 12 April 2019

Uno degli aspetti fondamentali di un’azienda è il miglioramento delle attività che ancora non funzionano a dovere. Tale processo può essere svolto seguendo due approcci. Il primo è l’innovazione: di stampo più classico, caratterizzata da un rapido sviluppo, con impiego di risorse e un taglio netto con il passato. Oltre a questo metodo più radicale, in connessione del quale in un precedente articolo avevamo analizzato come affrontare il cambiamento organizzativo, ne è presente un secondo che consiste invece in un miglioramento regolare che dal passato trae inspirazione per cambiare ciò che non funziona misurando i risultati per attuare piccoli cambiamenti positivi. Stiamo parlando del metodo Kaizen. Scopriamo insieme cos’è e come possiamo applicarlo alla nostra vita in ufficio.

Che cos’è il metodo Kaizen?

“Kaizen” è un termine giapponese composto da due parole: “kai” (cambiamento, miglioramento) e “zen” (buono, migliore). In ottica aziendale, è diventato sinonimo di cambiamento continuo volto al miglioramento. Di origine giapponese, questo metodo è legato alla Toyota e al relativo modello di gestione aziendale, poi applicato anche in occidente fino a diventare una vera e propria filosofia – anche di vita, perché è un approccio che si può applicare persino alla vita privata e personale. Restando in ambito aziendale, è importante sottolineare come questo metodo sia inteso come una filosofia e non come una semplice metodologia: non ci sono quindi app o strumenti specifici da adottare per metterlo in pratica. Il Kaizen è visto come un percorso, più che come una mera destinazione e l’obiettivo è di migliorare la produttività, ridurre sprechi e attività non necessarie rendendo più umano il luogo di lavoro.

Quali sono gli obiettivi del metodo Kaizen?

Come abbiamo anticipato, uno degli obiettivi principali del Kaizen è il miglioramento della produttività. I dipendenti sono spronati a riflettere su come il lavoro viene eseguito a livello individuale, di team e di azienda proponendo cambiamenti che possano snellire i processi. È importante che vengano attuati solo cambiamenti realmente positivi ed evitati quelli che non portano reali vantaggi. La produttività può infatti diventare un’arma a doppio taglio: possiamo sprecare tempo a pensare a come migliorare determinate procedure, provandole e misurandole, cambiandole e innovandole, usando più tempo di quello che avremmo dedicato al lavoro se svolto nella modalità consueta. Dobbiamo invece considerare il Kaizen come un metodo volto ad attuare piccoli e costanti cambiamenti positivi, che è bene tenere a mente nel corso del nostro lavoro per identificare quali aree possano effettivamente trarre giovamento da un miglioramento del processo. Un altro obiettivo del Kaizen è di ridurre gli sprechi eliminando le attività superflue, delegandole o, ad esempio, dotando l’ufficio o le scrivanie di stazioni con tutta la strumentazione necessaria per evitare perdite di tempo nel reperire ciò che è necessario.

colleghi che ridono

Il metodo Kaizen e la responsabilizzazione del personale

Oltre a offrire cambiamenti di minore entità a cui il personale riuscirà ad adattarsi più facilmente, il Kaizen incoraggia una maggiore attenzione ai processi, con conseguente minor presenza di errori di produzione. Tuttavia, a livello aziendale, uno dei vantaggi di maggior impatto è la responsabilizzazione dei dipendenti con relativo miglioramento dei livelli motivazionali. I dipendenti, infatti, si sentiranno più padroni del lavoro che stanno eseguendo con una maggior responsabilità a svolgerlo a dovere. Rifacendoci all’esempio di Toyota, ai dipendenti era chiesto di fermare la catena di montaggio ogniqualvolta riscontrassero un difetto di produzione. Un tale metodo permette quindi al personale di ampliare i propri orizzonti, di mostrare volontà propositiva e di creare un prodotto finito di livello qualitativamente superiore.

Il ciclo del metodo Kaizen

Per implementare questa filosofia a livello pratico, viene spesso impiegato il ciclo PDCA: ossia, pianificazione, esecuzione, verifica e azione. Cosa significa? Che è importante identificare le opportunità di miglioramento e pianificare adeguatamente il cambiamento. Una volta individuata l’attività da modificare, è essenziale testarla e misurarla per comprendere se può effettivamente essere utilizzata innescando un impatto positivo. Se è così, va allora implementata e, laddove possibile, estesa ad altre aree o team aziendali; in caso contrario, è fondamentale ripetere il ciclo proponendo una soluzione diversa. In tal modo, è possibile creare dei processi standardizzati che consentono di liberare la mente nella certezza che quella procedura sia stata testata, funzioni al meglio e con i risultati sperati, da archiviare magari in un faldone a disposizione del team.

lettere disegnate su un vetro

Il metodo Kaizen applicato a livello pratico

Fai un elenco delle attività che quotidianamente sono causa di interruzioni e che necessitano, quindi, di un miglioramento. Immaginiamo che l’attività più dispendiosa in termini di energie sia la gestione delle email. Ti dimentichi di rispondere o rispondi ad ogni email appena approda nella posta in arrivo interrompendo continuamente la relazione che stai scrivendo? In ottica Kaizen, uno dei cambiamenti che puoi adottare è la creazione di una cartella “urgente” con impostazione del relativo filtro a cui risponderai al termine di ogni ora, mentre ti dedicherai alle restanti email prima di staccare per pranzo e di lasciare l’ufficio. In tal modo, nessun messaggio andrà perso e i tempi verranno ottimizzati. Un piccolo cambiamento che può fare una notevole differenza nel miglioramento delle procedure complessive perché per la filosofia Kaizen, un oceano è composto da tante piccole gocce!

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Speriamo che questo articolo ti abbia offerto uno spunto per applicare una nuova filosofia al lavoro. La conoscevi già e vuoi condividere in che modo ha permesso di migliorare la tua produttività? Raccontacelo sulla nostra pagina Facebook Viking Italia.