Come migliorare la produttività con i template
Pubblicato il 15 February 2019

Quali sono alcuni dei disagi che si insediano maggiormente nella nostra giornata in ufficio? Magari dover ricordare a un cliente di quel mancato pagamento. Oppure, redigere una proposta per un cliente importantissimo. O il pacchetto di benvenuto da inviare al cliente nuovo di zecca? Per alcuni di noi, queste diventano vere e proprie paure che ci attanagliano, che ci fanno scrivere e riscrivere gli stessi documenti o email centinaia di volte, facendoci perdere tempo prezioso, energia e focalizzazione. Potremmo passare in rassegna tutti i consigli per distanziarci dall’esito di un’email e imparare a gestire le nostre emozioni… ma il problema (ahimè) resta! Perché invece non realizzare dei template personalizzabili in base alle nostre esigenze e a quelle dei nostri clienti da inviare all’occasione ed eliminare subito questi insidiosi incarichi dall’elenco delle cose di cui preoccuparci?

Perché utilizzare un template?

Davanti a un cliente che non paga, a caldo, forse l’unica cosa che ci viene in mente di scrivere è: “E pagala questa benedetta fattura!”. Al cliente fantastico che ha deciso di collaborare con noi e a cui vorremmo inviare un pacchetto di benvenuto, forse riusciamo a dire solo un timido grazie. Un template non solo ci viene in soccorso per riuscire a rimanere gentili, cordiali e professionali in una negoziazione lavorativa, nella contrattazione di prezzi o per inviare promemoria per mancati pagamenti ma ci può anche aiutare a presentare i nostri prodotti o servizi, ringraziare un cliente e accoglierlo nella nostra azienda. A volte è difficile trovare le parole giuste, ma template personalizzabili e attentamente studiati per ciascuna occasione e situazione possono alleviare molti dubbi e, con qualche modifica e accorgimento, risolvere tutti i nostri problemi senza dover perdere ore e ore nella stesura di un’email a scapito della produttività. Dedica tempo alla creazione di ottimi template e le email usciranno a fiotti dalla tua casella!

Template per incarichi ripetitivi

Quante volte ti è successo, invece, di avere come l’impressione di riscrivere la stessa email in continuazione? Ad esempio, se il tuo ruolo si interfaccia direttamente con i clienti – come nel caso del Servizio clienti – ti sarà capitato di scrivere spesso un’email dai contenuti similari durante la risoluzione di un problema o quando un cliente ti contatta per un chiarimento su un particolare dubbio. Anche in questo caso, l’utilizzo di template può venirti in aiuto semplificandoti notevolmente la vita perché ti consegna una formula “chiavi in mano” con le informazioni essenziali già presenti e redatte al meglio, che tu devi quindi personalizzare in base al cliente o all’esigenza in corso. E non ti resta che premere Invio e guardare con soddisfazione l’email spedita.

mano che fa ok

No agli errori

Un altro vantaggio nell’uso dei template è la significativa riduzione degli errori. I template consentono infatti di standardizzare la procedura e per questo, offrono una struttura su cui basarsi con minori possibilità di dimenticare qualche punto importante, se non essenziale. E questo si traduce in una comunicazione più efficace, in una procedura complessiva molto più veloce e in minore frustrazione dovuta agli scambi continui per la spiegazione di eventuali dubbi. E sappiamo tutti quanto la frustrazione sia nemica della motivazione e quindi della produttività.

Maggiore coerenza

Derivanti dalla standardizzazione, i template garantiscono inoltre maggiore coerenza nelle informazioni fornite dai vari reparti. Quante volte ci è capitato, come clienti, di ottenere una risposta da un determinato reparto per poi riceverne una opposta da un altro? Questo denota scarsa comunicazione interna che incide sulla reputazione dell’intera azienda. Utilizzando dei template personalizzabili potrai assicurarti di dare l’idea di gestire una macchina ben oliata in cui ogni componente lavora all’unisono.

email stilizzate

Quali programmi possiamo usare?

Abbiamo visto che l’adozione dei template comporta diversi aspetti positivi. Ti starai chiedendo dove trovarli e di quali programmi servirti. Molto spesso si tratta semplicemente di redigere un documento o un’email da salvare e da riutilizzare all’occorrenza modificandone i dati essenziali. Ad esempio, nel caso del pacchetto di benvenuto o di proposta a un nuovo cliente, è probabile che l’azienda disponga già di template che verranno distribuiti ai dipendenti di competenza. È inoltre possibile che l’azienda abbia fornito ai propri dipendenti del Servizio Clienti le risposte alle domande più frequenti avanzate dai clienti – come “testi sacri” raccolti in raccoglitori documenti. In tal caso, dietro approvazione del tuo responsabile, potresti creare un’email campione se noti che ti viene spesso chiesta la stessa domanda dai clienti con i quali lavori. Dai anche un’occhiata ai trucchi di Offici per aumentare la produttività e scopri se ce n’è qualcuno che puoi utilizzare per i tuoi template.

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Speriamo che questo articolo ti abbia convinto a utilizzare i template per velocizzare il lavoro e garantire una maggiore coerenza e produttività. Tu li utilizzi spesso nell’arco della tua giornata in ufficio? Raccontaci i tuoi trucchi sulla pagina Facebook Viking Italia.