Ormai è così, una riunione via l’altra, una call via l’altra, da mattina a sera, senza sosta. È la nuova normalità dello smart working, che ormai abbiamo capito ci stressa più del lavoro in ufficio, dove almeno c’era la pausa caffè e un ’bout di interazione umana. Ma secondo una nuova ricerca presentata da Microsoft, che analizza l’attività delle onde celebrali, così non vaa bene. Anzi, la ricerca evidenzia proprio l’impatto positivo delle pause tra una riunione e l’altra. Tanto che per rispondere a questa esigenza, l’azienda ha annunciato una nuova funzionalità per i meeting in Outlook che aiuta a prendersi alcune pause essenziali.
 Secondo il Work Trend Index di Microsoft, che studia l’evoluzione dei trend del mondo del lavoro nel corso dell’ultimo anno, il tempo trascorso nei meeting è aumentato sensibilmente, arrivando quasi a triplicare il dato dell’anno precedente. Inoltre, le riunioni durano mediamente 10 minuti in più, passando da una media di 35 minuti a 45. La nuova ricerca di Microsoft sottolinea come le serie continue di meeting siano fonte di stress e impattino la produttività delle persone.
Lo studio offre 3 insight principali su come le pause tra una riunione e l’altra possano ridurre lo stress e migliorare la capacità di rimanere concentrati e coinvolti durante tutta la giornata lavorativa: 

Le pause permettono al cervello di “resettarsi”, riducendo il rischio di un eccessivo accumulo di stress;
Le serie continue di meeting possono ridurre la capacità di concentrazione e il coinvolgimento delle persone;
Il passaggio da una riunione all’altra può rappresentare un’ulteriore fonte di stress.

In considerazione dei risultati della ricerca, Microsoft ha quindi rilasciato un nuovo aggiornamento dedicato al benessere dei lavoratori. Le organizzazioni, infatti, possono ora impostare di default una regola di Outlook che prevede la programmazione automatica di brevi pause tra due meeting per tutti i dipendenti. La modifica può essere inoltre implementata dai singoli utenti seguendo queste istruzioni.
In entrambi i casi, la nuova funzionalità è personalizzabile ed è possibile bloccare slot di 5, 10 o 15 minuti alla fine di ogni meeting. È inoltre possibile programmare la durata delle pause in base alla durata del meeting stesso: le riunioni di 30 minuti, ad esempio, potranno iniziare sempre 5 minuti più tardi, mentre i meeting di un’ora inizieranno 10 minuti dopo.
Nell’evoluzione verso un modello di lavoro ibrido, Microsoft si impegna ad offrire soluzioni tecnologiche per promuovere il benessere delle persone in un mondo del lavoro sempre più digitale. Con questo piccolo aggiornamento, l’azienda intende promuovere un cambio culturale nella gestione dei meeting tra i milioni di persone che utilizzano ogni giorno Microsoft Outlook e Teams in tutto il mondo.
Maggiori informazioni sulla nuova funzionalità sono disponibili qui, mentre è possibile accedere al report completo a questo link.

Fare il salto di specie da dipendente a Partita IVA di questi tempi di pandemia non è proprio la più brillante delle idee. Se c’è una cosa che il Coronavirus ha messo a nudo è la differenza plastica tra i lavoratori a tempo indeterminato e tutti gli altri. A livello di tutele, a livello di ristori, a livello di sicurezza.
Ma proprio in questi mesi incerti per molti il passaggio dall’assunzione a tempo indeterminato alla prospettiva di una vita di fatture è diventato una prospettiva sempre più forte. Le motivazioni sono le più diverse: la solitudine dello smartworking in lockdown ha lasciato un sacco di tempo per pensare e ridotto all’essenziale ciò che si intende(va) per “lavoro”; le prospettive post-emergenza non sono rosee nemmeno per molti dipendenti a tempo indeterminato; è nei momenti di crisi che si creano le opportunità. E probabilmente molte altre.

Ma licenziarsi e mettersi in proprio non è uno scherzo, e ci sono almeno 8 cose da sapere prima di iniziare la mutazione di pelle da impiegato a libero professionista.

1. Devi sentire l’esigenza profondamente dentro di te
Quella da impiegato può essere una vita grama, ma anche quella da libero professionista lo è. Il freelance sulla sdraio in una spiaggia caraibica non esiste, e per saltare la barricata devi sentire profondamente l’esigenza di prendere in mano il tuo destino. Perché poi ci sarà da remare ogni giorno.

2. Costruisciti una base clienti come cuscinetto in uscita
Sì, non è proprio deontologicamente il massimo. Ma prima di fare un salto nel vuoto e nel buio prova a costruirti una pacchetto di potenziali clienti con cui cominciare non appena taglierai il cordone ombelicale. Magari (sicuramente) all’inizio non copriranno l’ammontare del tuo stipendio. Ma è una base da cui partire.

3. Trovati una base d’appoggio
Ok, adesso siamo tutti “in smart” e lavoriamo da casa. Ma non sarà così per sempre e prima o poi l’incontro con il nuovo cliente dovrai farlo in un vero ufficio. Che però potrebbe costare troppo, almeno all’inizio. Per cui pensaci per tempo e trova una base d’appoggio. Fosse anche se un giorno hai voglia di lavorare in mezzo a qualcuno con cui scambiare due chiacchiere davanti a un caffè.

4. Datti una routine
Quella cosa per cui si lavora quando si vuole, si gestiscono gli orari, la notte è meglio del giorno per lavorare e così via non esisteva davvero nemmeno ai tempi pionieristici della Silicon Valley. Anche da Partita IVA, anche da freelance, ci si alza al mattino, si lavora sodo, si fa una breve pausa pranzo e si continua a lavorare esattamente negli stessi orari degli altri. Sono pochissimi i freelance che possono avere il privilegio di lavorare quando preferiscono.

5. Accantona il 30%
È la regola che conosce qualunque libero professionista. Il 30% di quanto fatturi, più o meno, va alle tue socie occulte. Che sono le tasse. Quindi prima di stappare una magnum di champagne alla prima fattura fai due conti e vedi se non ti conviene di più una mignon di spumantino.

6. Accantona anche più del 30%
La pandemia è stata uno tsunami, ma basta anche meno per mettere in difficoltà una Partita IVA, da una piccola frattura a una maternità. Ed è sempre meglio averci un cuscinetto di tranquillità.

7. Trova un bravo commercialista
Purtroppo pagare le tasse non è semplice come bere un caffè, e ti serve un commercialista. Ma trovane uno bravo, che non si limiti a farti i conti ma sia in grado anche di suggerirti il modo migliore per gestire il tuo denaro. No, niente di illegale, è che in Italia tasse e imposte sono un ginepraio, e pagarne di più non è giusto come non lo è non pagarle. È giusto pagare il giusto.

8. Keep calm e sii flessibile
Sarà una vita così, di chi di lavoro e momenti di vuoto. Tieni botta nei primi, e gestisci bene i secondi, anche solo per farti venire nuove idee o crearti nuove opportunità. La flessibilità è tutto, quando navighi da solo in mezzo al mare.

Il decreto sulle riaperture firmato dal Governo contiene anche la proroga dello stato di emergenza fino al 31 luglio. E la proroga comporta anche il fatto che lo smart working, introdotto in deroga a inizio della pandemia nella primavera del 2020, verrà prolungato almeno fino a quella data. Lo smart working, lo ricordiamo, è stato introdotto come misura di contenimento della pandemia, e la proroga riguarda la norma che consente di farvi ricorso anche senza la sottoscrizione di un accordo individuale. Cosa che invece è prevista dalla legge quadro sullo smart working, la legge n. 81 del 2017 (Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato).

In pratica, stando la situazione pandemica e la necessità di contenere il contagio anche riducendo gli spostamenti casa-lavoro e la compresenza dei lavoratori in ufficio, con lo stato di emergenza è previsto che si possa ricorrere al lavoro a distanza anche in assenza di un accordo individuale con il lavoratore. Con il decreto sulle riaperture si proroga lo stato emergenziale e di conseguenza anche la normativa sul lavoro agile emergenziale tramite il quale le aziende possono ricorrere allo smart working in maniera unilaterale.

In realtà, nonostante la nuova scadenza al 31 luglio, l’arrivo dell’estate e ragionevolmente delle vacanze lascia supporre l’ipotesi di una proroga anche per tutto agosto, una norme ponte per superare l’estate e allinearsi con il piano vaccinale in funzione di un rientro a settembre. Questo renderebbe possibile anche alle aziende di adeguarsi alla normativa più generale relativa al lavoro agile post emergenza.

La compassione è la partecipazione alle sofferenze altrui, ed è un sentimento molto umano. Molto umano ma poco diffuso negli ambienti di lavoro, dove prevale invece l’etica dell’efficienza a ogni costo. Eppure lo stravolgimento che da un anno ha travolto le vite di tutti in tutto il mondo, quello dato dalla pandemia e dalle sue conseguenze, potrebbe avere anche un effetto positivo. Quello di far filtrare anche nelle aziende l’idea che per lavorare meglio, e quindi produrre di più, serva anche un ’bout di compassione.
La pandemia, il ricorso allo smart working, l’atomizzazione del lavoro, il distanziamento sociale, l’assenza di relazioni quotidiane e fisiche tra colleghi, oltre ai posti di lavoro già persi o che si perderanno, è qualcosa di mai visto nel mondo moderno. Mai visto e di cui ancora non conosciamo le conseguenze.
Ma c’è chi, come Glickon, azienda italiana specializzata in People Analytics dedicate alle risorse umane e al management, ha già cominciato a pensare out of the box, mettendo a punto un sistema di «Sentiment Analysis», un insieme di tecniche (sondaggi, analisi dei testi, questionari) utilizzate per dedurre il sentimento dei dipendenti delle aziende. E dal sentimento cercare di creare un clima migliore che renda tutti più produttivi e felici.
Ne hanno parlato in un evento pubblico (in streaming) delineando anche 5 buone pratiche, semplici e immediate, per modificare da subito il sentimento all’interno delle aziende.

1. Dare aiuto a chi ha una scadenza imminente. I momenti di difficoltà e stress capitano, son sempre capitati e sempre capiteranno. Dare supporto, da parte di un collega o di un superiore, è il primo passo per far sentire meglio le persone e abbassare i livelli di stress.

2. Fare i complimenti: dire bravo, apprezzare il lavoro, e farlo pubblicamente, è il modo più semplice e veloce per migliorare l’umore e stimolare le persone.

3. Tenere sotto controllo lo stress. Può bastare un “come stai?”, ma si può fare anche molto di più per interessarsi a come stanno davvero colleghi e dipendenti. E sì, anche i “capi” potrebbero ritagliarsi del tempo per ascoltare i problemi personali dei propri collaboratori.

4. Coltivare un ambiente creativo. Una sfida difficile, soprattutto in modalità smart working. Ma i momenti creativi e liberi sono la molla per far sentire tutti partecipi dei progetti e per fare uno scatto in avanti.

5. Fare team building (anche a distanza). Difficile, molto difficile fare team building nel mezzo di una pandemia. Ma non bisogna arrendersi. Un minimo di socialità condivisa, un surrogato della macchinetta del caffè, si può fare anche in streaming dal caffè del lunedì mattina tutti assieme all’aperitivo del venerdì sera o, perché no, a lezioni di yoga da fare tutti assieme.

Col telelavoro l’azienda deve fornirti la postazione ergonomica, se sei in smart working no. È una delle conseguenze burocraticamente più curiose (e difficilmente comprensibili) del ricorso massiccio e frettoloso al lavoro da casa dovuto alla pandemia. Ed è uno dei motivi di maggior frizione tra aziende e dipendenti. Sia nel caso in cui il lavoratore richieda la dotazione di sedia, scrivania e strumenti di lavoro per poter lavorare da casa, sia nel caso in cui l’azienda imponga il rientro in ufficio perché non in grado di fornire quegli strumenti. Ma andiamo per ordine.

A causa della pandemia ci siamo ritrovati tutti a lavorare da casa, conseguenza immediata dei vari DPCM che abbiamo imparato a conoscere. Ma a casa c’erano sia i telelavoratori che gli smart workers. Oltre a un numero più o meno imprecisato di lavoratori in deroga, non inquadrati né nell’uno né nell’altro modo. Ma la differenza, in materia di tutela della salute sul posto di lavoro, non è banale. Anzi è sostanziale e dipende dall’’interpretazione della Legge 81/2018.

La legge specifica infatti che in caso di “telelavoro”, cioè di lavoro da casa come se si fosse in ufficio e con gli stessi orari, l’azienda deve garantire al lavoratore l’ergonomia del posto di lavoro anche al domicilio. Quindi anche la sedia e la scrivania, oltre alla dotazione informatica. Diverso è il caso per il personale in smartworking, che in teoria può lavorare in qualunque luogo e in qualunque momento, senza un controllo rigido da parte delle aziende e senza obblighi di dotazione strumentale.

Il problema è che in molti ci siamo trovati a sperimentare qualcosa che non è vero smart working, ma più spesso telelavoro benché in deroga, e tra le due cose ci sono come visto obblighi ben diversi, sia per il datore di lavoro che per il lavoratore. In caso di telelavoro il datore ha la responsabilità di fornire/istallare/manutenere l’attrezzatura necessaria per l’attività lavorativa; in caso di smartworking il datore ha la sola responsabilità di consegnare un’informativa scritta con i rischi generali e quelli specifici connessi alla modalità di esecuzione del lavoro.

Davanti a un’attività particolare da compiere per lavoro – soprattutto quelle per cui non nutriamo troppa simpatia – o di fronte a un nuovo obiettivo che ci siamo posti di raggiungere, spesso la dinamica che si propone è la seguente: andiamo a letto un giorno dichiarando a noi stessi che dalla mattina dopo porteremo subito a compimento quell’attività. Giuriamo davanti allo specchio e al gatto. Ci alziamo il giorno dopo ed eccoci ricaduti nella routine di posticipare a domani accampando mille scuse. E ci ritroviamo davanti all’ennesimo libro per imparare a districarci tra i meandri della procrastinazione. Come possiamo veramente dire basta e smettere di procrastinare? Quali rimedi o suggerimenti concreti possiamo adottare per perseguire i nostri obiettivi, siano essi specifiche attività in ufficio e in smart working o un traguardo più generale che vogliamo raggiungere?
Obiettivi fattibili

Il primo passo è comprendere come sia essenziale porsi degli obiettivi raggiungibili e soprattutto fattibili alla luce delle risorse, del tempo e di tutti gli altri elementi che entrano in causa. Voler condensare una settimana di lavoro in mezza giornata, vi lascerà solo con l’amaro in bocca quando vi troverete davanti all’impossibilità di un tale obiettivo. Gli obiettivi devono essere realistici. Tempo fa vi abbiamo proposto ad esempio la tecnica del pomodoro per imparare a definire i tempi di una determinata attività e a gestirli meglio in futuro. Distinguete gli obiettivi in macro e micro: il macro obiettivo è il fine ultimo che state perseguendo, mentre i micro obiettivi sono tutte quelle piccole azioni da implementare giorno dopo giorno per il raggiungimento del macro obiettivo. In tale ottica, è importante comprendere come sia necessario agire con progressione: è inutile pensare che per raggiungere una buona forma fisica, sia indispensabile andare in palestra 7 giorni su 7 se “TV, sdraiati e divano” sono le parole che associamo con maggiore frequenza al nostro passatempo preferito post-lavorativo. Quello rimarrà l’hobby a cui ci dedicheremo e la palestra non ci vedrà mai varcare la soglia di ingresso; perché anche chi si allena tutti i giorni o macina ore e ore di produttività al lavoro, ha visto la parola “inizio” dalla quale è partito volto al miglioramento progressivo nel tempo.
Assumetevi una responsabilità

Una tecnica per aiutarci con quell’obiettivo che ci sembra così irraggiungibile può essere di investire denaro o un oggetto a cui teniamo particolarmente. Una volta compreso che il traguardo è possibile così come il miglioramento nel tempo, assumetevi una responsabilità nel caso in cui non riusciate a compierlo. Ad esempio: è da tempo che desiderate chiedere una riunione al capo per parlare di un’ipotetica promozione, ma la paura di un possibile rifiuto vi spinge a rimandare sempre quella conversazione? Dopo aver preso coscienza dei motivi per i quali riteniate di meritare quella promozione, avvalorati da fatti ed esempi concreti, mettete da parte una somma di denaro da devolvere nel caso non riusciate a chiedere al capo di fissare quella riunione. La somma deve essere di entità tale da farvi temere la perdita o meglio, promettetevi di devolvere la somma a una causa che non sostenete.
Parlatene in pubblico

Parlate del vostro obiettivo con i vostri cari, con quelle persone per le quali nutrite stima e fiducia, le cui opinioni sono per voi importanti. Oltre ad essere quelli che probabilmente vi sosterranno maggiormente e vi chiederanno con interesse come procede il percorso, infondendovi quella giusta carica di energia e incoraggiamento, saranno anche le persone che non vorrete deludere; e anche questo si rileverà una grossa fonte di motivazione nel perseguimento dell’obiettivo fissato. Se l’obiettivo è un’attività condivisibile con altri, senza che la relativa comunicazione vada a infrangere copyright o dettami aziendali, potreste anche prendere in considerazione la possibilità di pubblicare l’avanzamento sull’intranet aziendale o in un’email rivolta ai colleghi interessati.
Rinforzo positivo e negativo

Come abbiamo detto poco fa, l’incoraggiamento – chiamato anche “rinforzo positivo” è uno dei modi più efficaci per favorire la motivazione. Oltre che dalle persone di cui vi fidate, tale rinforzo positivo può anche assumere la forma di un premio che vi concederete come ricompensa qualora riusciate a fissare, ad esempio, quella riunione con il capo: una cena al vostro ristorante preferito, la caramella nascosta nel cassetto, un abito nuovo o l’ultimo libro del vostro autore preferito possono essere alcuni esempi di rinforzi positivi. Con lo stesso intento ma da un’angolazione diversa, il “rinforzo negativo” rappresenta anch’esso un premio dove andrete a eliminare qualcosa che non desiderate fare in caso di esito positivo nel raggiungimento del vostro obiettivo. Un esempio? Se fissate quella fatidica riunione con il capo, vi concederete una bella cena da asporto (o una serata al cinema quando sarà possibile)  comerinforzo positivo o eviterete per quel giorno di fare le temutissime faccende domestiche (rinforzo negativo).
Divertitevi

Gli obiettivi – come le abitudini – soprattutto se prolungati nel tempo perché suddivisi in macro e micro come abbiamo visto poco fa, sono soggetti alla routine; e anche quelli che iniziamo animati dalle migliori intenzioni, vedranno la parabola scendere dopo l’iniziale entusiasmo. È lì che inizia il duro lavoro che, se superato, ci porterà a un nuovo e più soddisfacente incremento verso il traguardo finale. Se vi aspettate solo rose e fiori, vi ritroverete presto a fare i conti con tutte le spine. In quei momenti, provate a chiedervi “Cosa posso fare per rendere quest’attività più divertente?”. Magari potreste iniziare ad ascoltare musica lirica o elettronica quando vi dedicate a quella particolare attività. Oppure, quando sarà di nuovo possibile, potreste organizzare una serata divertente con il vostro collega preferito come rinforzo positivo nel raggiungimento dei rispettivi obiettivi. State lavorando allo sviluppo di nuove idee al lavoro? Potreste provare a farlo dal vostro bar preferito o davanti al caffè che adorate. Cambiate la conversazione che avviene all’interno della vostra testa: invece di concentrarvi sugli aspetti negativi, provate a chiedervi quali siano gli elementi positivi di quel progetto o attività. In fin dei conti, siamo noi i fautori del nostro destino.

Con questi suggerimenti, speriamo di avervi offerto alcune tecniche per smettere di procrastinare e portare a compimento quello che vi siete prefissati di ottenere in modo che domani, guardandovi allo specchio, possiate sorridere dicendovi “Posso farcela!”. Ora però tocca a voi! Condividete con noi tutti i vostri trucchi sulla nostra pagina Facebook Viking Italia.

Il World Backup Day, che cade il 31 marzo di ogni anno, è una buona occasione per fare mente locale al modo e alla sicurezza con cui si salvano i propri dati. Oggi, 2021, ancor più dato che il ricorso massiccio allo smart working e al lavoro da remoto ha complicato ancor più la gestione documentale delle aziende, dal salvataggio dei dati alla gestione della GDPR. Ma un buon backup non vale solo per il mondo del lavoro e per i documenti professionali: chi non si è mai ritrovato con una bellissima foto di un bellissimo ricordo irrimediabilmente persa? Ci sono ovviamente software e tool per fare il backup dei dati, ma soprattutto ci sono buone abitudini (quasi) quotidiane che possono aiutare a salvare i propri documenti. Come queste 5.

Parola d’ordine: costanza. Il backup non deve essere un’operazione straordinaria, di cui ci si ricorda solo occasionalmente: al contrario, andrebbe privilegiata la regolarità, facendo diventare l’attività un appuntamento fisso con i propri device. Non importa se una volta al mese o due volte l’anno, l’essenziale è farlo! Quanto alle tempistiche, si possono valutare in base alla mole di materiale da archiviare: se si maneggiano ogni giorno grandi quantità di dati o di foto, un backup mensile potrebbe risultare la scelta migliore, per evitare di perdere informazioni, magari in caso di smarrimento del device.

Come secondo passaggio, se la routine di salvataggio è ormai avviata con costanza, perché non valutare un doppio salvataggio? Lo smarrimento dei device è un’occasione purtroppo più comune di quanto si pensi, così come il loro danneggiamento accidentale: basta una tazza di caffè rovesciata in modo sbadato e si può dire addio alle foto di un viaggio esotico. Salvare fotografie e documenti su due dispositivi diversi potrebbe rivelarsi la scelta più adatta per conservare in sicurezza, e al riparo da incidenti di percorso, tutti i ricordi a cui si tiene di più.

Per aumentare al massimo la sicurezza dei propri salvataggi, oltre a conservarli in due dispositivi diversi, si può anche pensare come terzo passaggio di riporli in luoghi differenti, tenendo magari il primo dispositivo di backup a disposizione sulla propria scrivania o comunque insieme ai propri strumenti di lavoro, e un secondo dispositivo in una posizione meno accessibile o di passaggio, ma comunque sempre a disposizione per eventuali aggiornamenti.

Ogni dispositivo o file da conservare, inoltre, può essere maneggiato con maggiore comodità se associato al supporto adeguato: il quarto step da seguire per una routine di backup ottimale è conoscere quali supporti si ha a disposizione per conservare al meglio tutto ciò che conta. E oggi esiste una vasta gamma di memorie per conservare immagini e documenti nel migliore dei modi: le memorie MicroSD per smartphone, fotocamere e droni, perfette per iniziare a dividere e catalogare i propri file su un supporto esterno e proseguire poi da pc; gli SSD interni, che espandono le capacità del proprio laptop e risultano perfette quando si hanno in programma grandi backup; i dispositivi portatili, come gli SSD esterni che consentono di avere sempre a disposizione uno strumento pratico e affidabile per il back-up (e oggi ci sono anche quelli sbloccabili tramite impronta digitale o password, per maggior sicurezza); infine le classiche chiavette USB, sempre molto pratiche.

Infine, per rendere il momento del backup ancora più efficace e integrarlo davvero nella propria routine informatica, l’ultimo passaggio deve necessariamente essere la selezione: anche se tentati dall’ampia capacità dei dispositivi di supporto scelti per il backup, la pulizia e la selezione tra i propri documenti, file e fotografie è necessaria, così da poter archiviare ogni elemento in maniera ordinata, rendendolo più identificabile e facilmente raggiungibile in caso di necessità, senza incappare in fotografie sfocate o documenti che riportano dati non più aggiornati.

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