Se hai un ufficio dovresti dotarti di un distruggidocumenti. E non solo per proteggere i tuoi dati (pensa a fatture varie che potrebbero venir usate in modo fraudolento, o brevetti e progetti che potrebbero essere utilizzati da altri) ma anche per rispettare la normativa sulla GDPR, che impone di distruggere ed eliminare tutti i dati sensibili dopo un certo periodo di tempo. E un tritura carta potrebbe essere utile anche a casa, considerando che sempre più la raccolta differenziata della carta avviene porta a porta e praticamente tutti mettono in strada la sera scatole e sacchetti che contengono sì carta di nessun valore ma anche documenti personali. Il problema è però trovare il modello giusto, e per riuscirci ci sono almeno 4 cose da sapere:
Tipo di taglio
Volume e formato dei fogli
Velocità e rumore
Capienza del cestino
1. Tipo di taglio
Ci sono 2 tipi di taglio per i distruggidocumenti: quello a striscette e quello a frammenti. Il primo è tendenzialmente più veloce, il secondo più sicuro in termini di inutilizzabilità del residuo. Per casa o per un piccolo ufficio può bastare questo, ma se maneggi informazioni e documenti davvero sensibili puoi pensare a livelli di sicurezza militari e governativi. Roba da top secret che si paga cara.
2. Volume e formato dei fogli
Il discorso sul formato è presto fatto: se per lavoro utilizzi spesso il formato A3, di un distruggidocumenti in formato A4 te ne fai poco. A meno di non metterti a piegare di volta in volta i fogli a metà. Ma questo dipende dal valore che dai al tuo tempo lavoro. Il volume dei fogli invece è un’informazione interessante, soprattutto per gli uffici: poter distruggere mazzetti di 10, 50 o 100 fogli contemporaneamente cambia il tempo che si perde davanti al distruggidocumenti. Chiaramente poter tagliare 10 o 100 fogli dipende dalla potenza del motore, e anche questa è una caratteristica che si paga in più. Una soluzione interessante e intelligente è quella dei distruggidocumenti a carica automatica: un ’bout come per le stampanti, appoggi i fogli sul vassoio e la macchina comincia a lavorare da sola.
3. Velocità e rumore
La velocità ha a che fare con il volume dei fogli: un distruggidocumenti con un motore più potente taglia più fogli in minor tempo. Se ti serve una macchina da tenere accanto alla scrivania e usare di tanto in tanto non è così importante. Ma se ogni mese devi distruggere pile e pile di carta allora pagare un ’bout di più una macchina veloce ti permette di risparmiare a lungo termine il tempo – lavoro che dedichi a questa operazione. Il rumore… è una questione soggettiva: se lavori da solo e distruggi un foglio ogni tanto ci puoi passare sopra; una macchina rumorosa in un ufficio di più persone è una tortura inutile.
4. Capienza del cestino
Per una distruzione grande ci vuole un cestino grande. Fuor di battuta: se la distruzione di documenti è un compito frequente e per grandi volumi, ci vuole un distruggidocumenti grande con un grande cestino, che non obblighi a fermarsi per svuotarlo troppo spesso. Peraltro: il taglio a strisce crea residui più voluminosi, quello a frammenti a parità di fogli occupa meno spazio. È sempre una questione di quanto tempo si deve dedicare a questa operazione.
Ci risiamo. on il DPCM del 25 ottobre 2020 per il 75% degli studenti delle scuole superiori si torna alla didattica a distanza. Un modo elegante per dire che si resta a casa davanti a un computer a seguire le lezioni. Per fortuna nella stragrande maggioranza delle situazioni l’esperienza del primo lockdown è servita: ora almeno non si improvvisa più su una miriade di pattaforme e qualche buona pratica è stata ormai consolidata. Però ci risiamo di nuovo, occorre ancora sopravvivere alla DAD. Come fare? Dandosi alcune semplici ma ferre regole.
1. Le mail una volta al giorno.
Massimo due, inteso come mattina prima di cominciare le lezioni e sera per una verifica delle comunicazioni. Vale per i docenti, vale per gli studenti. La scuola è sopravvissuta per secoli senza le mail e non c’è bisogno di trasformala in un mailificio. Poche comunicazioni essenziali – i lavori da fare, i lavori restituiti – ed eventualmente gli avvisi. Il resto è rumore di fondo inutile.
2. Pochi gruppi WhatsApp
Ok, gli studenti ne avranno una proliferazione, e per loro forse è più difficile farne a meno (anche se non sanno quanto gli farebbe bene disintosiccarsene). Ma per gli insegnanti è una questione di sopravvivenza: niente gruppi con gli studenti, niente gruppi con i genitori (anche qui, la scuola è sopravvissuta per secoli senza i gruppi WhastApp) e al massimo uno, unico e ufficiale, con i colleghi. Al massimo.
3. Orari chiari e tassativi
Vale per l’inizio e la fine delle lezioni, vale per i colloqui con i genitori, vale per le riunioni con i colleghi, vale per le videochiamate con il dirigente scolastico. Se c’è una cosa che la scuola può imparare dal mondo aziendale per quanto riguarda il “lavoro da remoto” è la gestione dei tempi. se la riunione deve durare 45′, dura 45′. Se il colloquio deve durare 15′, dura 15′. Il fatto di essere “comodamente a casa propria” non è un buon motivo per dilatare questi tempi.
4. Ricordarsi che esistono ancora libri e quaderni
La prima volta fu il caos: foto di compiti mandate alla rappresentante sul gruppo WhatsApp, compiti ed elaborati caricati visibili a tutti su ClassRoom, temi inviati per chat e chi più ne ha più ne metta. Ora un ’bout d’esperienza è stata fatta, gli strumenti digitali sono stati acquisiti, ma sì, ricordiamoci che per studiare e fare i compiti i cari, vecchi e buoni libri e quaderni ci sono ancora. E funzionano benissimo.
Con più di 54mila contagi COVID-19 sul lavoro denunciati all’Inail dall’inizio della pandemia, e con l’aumento esponenziale delle positività al SARS-CoV-2 di queste prime settimane di ottobre, ci si torna a chiedere cosa dicono le norme nel caso di contagio da Coronavirus al lavoro. La normativa è chiara: c’è un protocollo, sottoscritto dalle parti sociali e dal governo il 24 aprile 2020, che contiene le indicazioni per contastare la diffusione del contagio da Coronavirus nei luoghi di lavoro. E poi ci sono il decreto Cura Italia e il decreto Liquidità che stabiliscono per i datori di lavoro l’obbligo di tutelare la salute dei lavoratori e le eventuali responsabilità delle aziende nel caso di un contagio avvenuto sul lavoro.
Per il Decreto Cura Italia, il contagio da COVID-19 avvenuto sul lavoro è infortunio sul lavoro, se e solo se “avvenuto in occasione dell’espletamento delle proprie mansioni nell’ambiente lavorativo”. Da questo dipendono 2 conseguenze: la prima è che asintomatici o meno, tutti i positivi da Coronavirus sono in malattia e non possono né devono lavorare, nemmeno in smart working. La seconda è che, a fronte di un mancato rispetto delle norme presenti nei decreti e nel protocollo firmato ad aprile, potrebbe configurarsi una responsabilità penale da parte del datore di lavoro. Conseguenza che aveva già fatto scattare il campanello d’allarme in primavera, che potrebbe concretizzarsi nella fattispecie di reati come quelli di lesioni (articolo 590 codice penale) o addirittura di omicidio colposo (articolo 589). Ma anche una conseguenza difficile da dimostrare, stante la natura del virus, le poche conoscenze sulla sua trasmissione, e i tempi di incubazione lunghi. In pratica, al datore basterebbe dimostrare di aver applicato tutte le norme e prescrizioni previste dai decreti e dal protocollo, e al lavoratore il compito di riuscire a dimostrare di aver contratto il virus proprio al lavoro, escludendo ogni altra situazione di socializzazione. Cosa questa più impossibile che difficile.
Di fatto, a ora, siamo a più di 54mila denunce segnalate all’Inail (il 15% circa di tutte le denunce per infortunio sul lavoro ricevute nel 2020) con 319 segnalazioni di casi mortali, 1/3 di tutti i casi di decessi sul lavoro denunciati all’Inail dall’inizio dell’anno.
La quarantena non è sempre malattia, e in tempi di aumento del contagio da Coronavirus, isolamenti fiduciari, quarantene vere e proprie, difficoltà a fare i tamponi e gli altri esami, è davvero utile sapere se, nei confronti dell’azienda, si è in malattia o altro. E a chiarirlo è proprio l’INPS, con una nota sul proprio portale, in cui spiega che in caso di isolamento non scattano automaticamente le procedure legate alla malattia.
La distinzione, dal punto di vista dell’INPS, dipende da chi ordina la quarantena, o isolamento che sia.
Se la quarantena è imposta da un operatore sanitario – medico di base, ASL o ATS – in presenza di una positività conclamata, allora è ovviamente considerata malattia anche dal punto di vista previdenziale. Analogamente chi è posto in isolamento perché entrato in contatto con un positivo, in attesa di tampone, è da considerarsi in malattia, in quanto sottostante a un provvedimento dell’autorità sanitaria. In questo caso inoltre, sempre dal punto di vista dei rapporti di lavoro e previdenziali, non può lavorare in smart working, benché asintomatico o non malato.
Diverso il caso in cui si attivasse un nuovo lockdown, o un coprifuoco: in questo caso se è un’autorità amministrativa a richiederlo – presidente di regione, sindaco, governo – e ciò impedisse di recarsi e svolgere il proprio lavoro, allora non si può ricorrere alla malattia con l’integrazione da parte di INPS.
C’è poi un caso particolare, cioè quello dei lavoratori che devono recarsi all’estero e fare un periodo di quarantena prima di potersi muovere liberamente: anche questi giorni di quarantena imposta (benché da un’autorità estera) non sono considerati dall’INPS come malattia. perché la tutela per malattia non può che «provenire sempre da un procedimento eseguito dalle preposte autorità sanitarie italiane».
Di manuali di netiquette e consigli per navigare nel mare delle comunicazioni aziendali son pieni gli scaffali delle librerie, ma se si vuole davvero sapere come scrivere un’email aziendale efficace e a prova di casini è dalla vita vera che bisogna imparare. A maggior ragione in tempi di smart working, lavoro da remoto e comunicazioni per lo più digitali. E la cronaca, e uno studio approfondito, ci svelano finalmente il tono e i linguaggi usati nelle mail aziendali che vanno dal basso verso l’alto e viceversa. La cronaca è quella dello scandalo Enron, uno dei più grandi crack finanziari della storia: insieme alle carte processuali sono state raccolte tutte le email scambiate tra i vertici e gli operativi, e su questo enorme materiale linguistico Eric Gilbert della Georgia Tech ha fatto uno studio chiamato “Phrases that Signal Workplace Hierarchy” (Priceonomics riporta i grafici che trovate in questo post).
Per esempio in queste 2 email tradotte da DailyBest è decisamente chiaro chi sia il superiore e chi il sottoposto.
Email 1
Per favore, dai un’occhiata a questi Excel e calcola l’utilizzo di gas per impianto e gasdotto in California. Mike dice che la maggior parte di questi impianti chiuderà nelle prossime settimane a causa dell’esposizione creditizia. C’è da discutere l’impatto sulle consegne. Grazie.
Email 2
Grazie! Fare la lista non è stato assolutamente un problema, e per favore, mi faccia sapere sapere quando posso fare cose del genere e renderle il lavoro più facile. So bene che il mercato è stato un po’ caotico da ieri in poi… per il futuro, devo passare da lei o facciamo in real-time? Grazie ancora per l’aiuto.
Ma non solo: le mail dei superiori sono spesso confuse, piene di errori, zeppe di richieste ASAP e con istruzioni poco chiare mentre quelle dei sottoposti sono limate alla singola parola, di una chiarezza estrema e senza il minimo errore ortografico.
Anche gli insiemi di parole ricorrenti sono decisamente diversi.
Nelle mail dal basso (operativi) verso l’alto (manager e dirigenti).
Nelle mail dall’alto (capi) verso il basso (dipendenti).
Secondo Michele Razzetti, autore di “Modera i toni: quando la comunicazione digitale è inappropriata“ e intervistato da DailyBest:
“Le conversazioni via e-mail italiane abbondano di scortesia: dai miei studi è risultato che circa un terzo delle e-mail includeva categorie linguistiche che potenzialmente potevano apparire scortesi al destinatario. Ne è emerso che in generale la comunicazione via e-mail sul posto di lavoro rischia di essere poco cortese e abbondare di richieste realizzate con l’imperativo o di commenti molto aspri sul lavoro altrui, ad esempio“.
Alessandro Zaltron, autore di “Le parole sono importanti. Scriverne poche e bene per lavorare meglio“ ha anche stilato le 7 regole d’oro per una comunicazione efficace in azienda:
1) l’oggetto identifichi chiaramente la questione trattata nella mail
2) la mail sia sintetica ma chiara: non più di 20 righe e frasi brevi, per favore!
3) se fornite informazioni, mettete i destinatari p.c.; se date ordini, specificate chi deve fare cosa entro quando
4) scrivete se necessario e non a troppe persone: prima di spedire la mail chiedetevi se la state mandando realmente SOLO a chi serve
5) evitate di inoltrare pesanti allegati
6) rispondete il prima possibile, restando entro le 24 ore
7) è gradito un testo cordiale, non offensivo, minuscolo, e con grazie finale
Se vuoi l’aumento, insisti. Perché la domanda di fondo, che vale per l’aumento di stipendio come per qualsiasi cosa nella vita, è: quante volte bisogna provarci prima di ottenere qualcosa? Ovvero: insistere ha senso oppure a volte è meglio desistere? Be’, secondo un’infografica di Founders & Founders nella vita bisogna insistere, che si voglia l’aumento, un appuntamento galante o semplicemente veder realizzata la propria idea.
Per capirci, Edison per creare la prima lampadina ci ha provato 10mila volte; Dyson, l’inventore dell’aspirapolvere, 5126 volte. E sono solo gli esempi più eclatanti: per esempio Sylvester Stallone è stato rimbalzato 1500 volte prima di riuscire a convincere un produttore a girare il film Rocky, uno dei maggiori successi cinematografici di sempre; o ancora Colonel Sanders ci ha provato un migliaio di volte prima di riuscire a vendere la ricetta del pollo del Kentucky Fried Chicken. Insomma, a volte capita il colpo di fortuna come nel caso della penna Bic, ma in molte altre è la tenacia e la capacità di non demordere a portare al successo. Anche quando si tratta di chiedere e ottenere il tanto sospirato aumento di stipendio.
Fatti due conti rapidi, chi svolge mansioni di ufficio o ha un lavoro sedentario passa da un quarto a un terzo delle proprie giornate lavorative seduto. Una condizione che, se vissuta con posture scorrette, può portare anche a gravi conseguenze per la salute oltre che per la produttività (il mal di schiena è tra i primi motivi di assenza dal lavoro).
Per questo motivo è sempre più importante scegliere correttamente la seduta più adatta a favore una posa ideale, senza farsi ‘ingannare’ dai soli fattori estetici.
Un primo errore ergonomico da evitare è quello per cui della sedia o poltrona da ufficio si inclina il solo schienale e non la seduta vera e propria: una vera seduta ergonomica è tale quando è dotata di meccanismo basculante che permette all’intera seduta, sedile e schienale, di inclinarsi contemporaneamente mantenendo il corretto angolo di seduta.
Una sedia da ufficio ideale deve anche essere regolabile in altezza, per permettere di sedersi correttamente con le cosce parallele al terreno e le ginocchia piegate ad angolo retto, evitando così la posizione ‘a cucchiaio’ (quella ‘stravaccata’ sul divano con il bacino in avanti e lontano dallo schienale).
La seduta vera e propria non dovrebbe nemmeno essere troppo morbida, per impedire di ‘affondare’, e così lo schienale dovrebbe avere un supporto per il tratto lombare per assicurare la postura funzionale alla lordosi fisiologica.
L’altezza degli eventuali braccioli dovrebbe anche essere tale da permettere alla sedia di infilarsi sotto il ripiano della scrivania, evitando di stare troppo lontani dal piano di appoggio e di conseguenza di sporgersi eccessivamente in avanti.
Se è vero che sono i primi 15’ della giornata lavorativa a dettare il tono delle restanti ore, allora è davvero importante cominciare con il piede giusto, cominciando da queste 8 cose che le persone più produttive fanno nel primo quarto d’ora della loro giornata di impegni professionali.
Arrivare al lavoro in anticipo
Anziché timbrare all’ultimo minuto e buttarsi a capofitto negli impegni: una decina di minuti di vantaggio permettono di mettere a fuoco le idee e cominciare più calmi e rilassati.
Preparare la scrivania
Sì, proprio come un chirurgo o un artigiano di altissimo profilo, la scrivania dei migliori manager è sempre perfettamente in ordine, con tutto quello che serve e nulla di superfluo.
Rivedere cosa s’è fatto il giorno prima
Una rapida rilettura a cosa si è fatto il giorno precedente prima di andare a casa è il modo migliore per rifocalizzarsi sul da farsi.
Controllare le cose da fare
Ciascuno ha una lista di cose da fare, l’importante è controllarla integralmente prima di cominciare a lavorare.
Identificare massimo 3 cose fondamentali da portare a termine
Nella giornata succederanno un sacco di cose, ma quelle 3 cose sono assolutamente da portare a termine, accada quel che accada.
Non leggere subito le e-mail
La posta è il modo migliore per distrarsi subito. I manager più efficienti al mondo non leggono subito la posta ma fissano un momento in cui lo faranno: a quel punto non leggeranno e risponderanno in ordine cronologico ma in base alle priorità.
Mettere il cellulare in silenzio
Per molti il mattino ha l’oro in bocca: sono quelli che non rispondono a telefonate e messaggi e si focalizzano sul proprio lavoro.
Risolvere prima i propri problemi
Sembra egoista, ma è efficace: le persone più produttive prima risolvono i propri compiti e poi aiutano gli altri e si rendono disponibili per il team.
Perché promuovono sempre gli incompetenti? Quante volte ce lo siamo chiesti davanti a un capo che non è capace di comandare, a dirigenti che non conoscono il settore in cui operano, a manager che non sanno fare il loro lavoro? Per non parlare poi di politici, ministri e altre persone che amministrano la cosa pubblica. Chiedersi perché promuovono sempre gli incompetenti sembrerebbe la solita lamentela qualunquista, amplificata oggi dal ruolo del social network, e però la domanda ha un fondo di verità. Spesso, nei ruoli apicali e decisionali, ci sono degli autentici incompetenti e oggi un libro di Tomas Chamorro-Premuzic (“Perché tanti uomini incompetenti diventano leader? (e come porvi rimedio)”) spiega come e perché i peggiori vanno avanti e – spesso – i migliori invece no.
Intanto, il fatto che ci siano così tanti incompetenti al comando è opinione diffusa: in uno studio condotto nel 2011 su un campione di circa 14.000 lavoratori, solo il 26% aveva un’opinione positiva dei propri capi (e con la politica e i governi la % si abbassa ancor più). Non è solo un problema di chi si trova sopra, o davanti, un capo incompetente. È anche un problema di produttività: si stima infatti che al mondo l’incompetenza dei leader costi qualcosa come 500 miliardi di dollari all’anno. Senza contare la dispersione di competenze che la frustrazione comporta: il 75% di chi lascia un posto di lavoro lo fa per la frustrazione dovuta ai superiori mediocri. E tutti noi, facendo un rapido giro di sguardo tra le nostre conoscenze, sappiamo benissimo che di gente brava, capace, competente, coscienziosa, in giro ce n’è, e parecchia. E perché non fanno carriera? E perché gli incompetenti invece siedono nei ruoli di comando?
Secondo Tomas Chamorro-Premuzic, professore di Business Psychology all’University College di Londra e alla Columbia University, la colpa è dei processi di selezione e del fatto che questi premino caratteristiche, psicologiche e di personalità, che invece sono votate al fallimento. La baldanza, l’eccessiva fiducia in sé stessi, il narcisismo troppo spesso vengono scambiati per sicurezza e capacità di leadeship, quando invece sono i tratti del carattere che più facilmente possono portare a distruggere un team di lavoro e far naufragare un progetto o un’azienda.
I processi di selezione in pratica premiano il maschio alfa, il soggetto predatore, il protagonismo e la prepotenza scambiati per carattere e leadeship, anziché riconoscere nell’umiltà, nella sobrietà, nell’understatement e nella saggezza le caratteristiche necessarie a guidare un’organizzazione, azienda o Paese che sia.
Secondo Tomas Chamorro-Premuzic troppo spesso i responsabili delle selezioni scambiano la sicurezza di sé come un potenziale di leadership, senza occuparsi invece della competenza, quando ormai centinaia di studi scientifici hanno dimostrato che esiste «una sovrapposizione inferiore al 10 per cento tra quanto le persone pensano di essere intelligenti (sicurezza in sé) e i punteggi reali dei test di intelligenza (competenza)».
In pratica: chi si mostra forte e sicuro spesso, molto spesso, sovrastima se stesso e le proprie capacità e competenze. E ciò tuttavia fa carriera, ai danni di chi invece si mostra umile, laborioso, empatico e scrupoloso. Per dirla con il filosofo Bertrand Russell «la causa fondamentale del disastro del mondo moderno è che gli stupidi sono arroganti e pieni di sé mentre gli intelligenti sono pieni di dubbi».
Purtroppo, come spiega Thomas Chamorro-Premuzic, «c’è un’enorme differenza tra i tratti della personalità e i comportamenti che occorrono per essere scelti come leader (sicurezza di sé, narcisismo, carisma) e i tratti e le competenze che occorrono per essere capaci di dirigere (competenza e onestà)». Ecco spiegato perché promuovono sempre gli incompetenti.