“Lavorare da casa. Cosa ho imparato come early adopter” è il titolo di un post firmato da Marianne Dahl sul blog di Microsoft. Marianne Dahl non è una qualsiasi all’interno dell’azienda di Redmond: vicepresidente responsabile delle vendite e del marketing per l’Europa occidentale di Microsoft, lavora da casa ormai da 15 anni, da quando cioè ha lasciato il suo ruolo di responsabile della mobilità e della convergenza in una importante azienda TLC e ha deciso di sperimentare sulla propria vita quanto teorizzava per gli altri. E cioè che lavorare da casa si può, che il lavoro agile può essere efficiente, e che professionalità e risultati non dipendono da dove lavori ma da come lo fai. Un percorso lunghissimo quello di Marianne Dahl, e diventato esemplare nei giorni del lockdown, dello state a casa, e del lavoro da remoto obbligato. Così la manager ha voluto condividere quello che ha imparato in questi 15 anni di lavoro smart & agile con un lungo post sul blog aziendale, cominciando con il definirsi una early adopter.
Circa 15 anni fa, quando questi concetti erano solo agli inizi, lavoravo in una grande società di telecomunicazioni come responsabile della mobilità e della convergenza. Un giorno presi la decisione di provare a mettere in pratica ciò che predicavo sempre e iniziai a lavorare il più possibile da remoto. Rifiutai persino di avere una linea fissa o la fibra e feci ricorso a una semplice scheda dati.
Oggi disponiamo di una tecnologia di gran lunga superiore: laptop e smartphone eccellenti, software come Microsoft Teams e la connessione 5G o la fibra nelle nostre case. Tuttavia, forse non abbiamo capito fino in fondo che non basta avere una tecnologia pronta per le persone, se le persone non sono pronte per la tecnologia.
Per ovvie ragioni, i primi mesi del 2020 hanno richiesto una straordinaria accelerazione nell’organizzazione del lavoro flessibile, ma adattarsi a nuovi modi di lavorare richiede tempo. Comprensibilmente, sarà una transizione difficile per molte persone.
I consigli di Marianne Dahl per lavorare da casa
1. Accendete la fotocamera
Ben oltre il 50% delle comunicazioni avviene in forma non verbale. Quindi la fotocamera aiuta a capire gli altri e a farsi capire.
Inoltre, avere la fotocamera accesa obbliga a darsi un tono, offrendoci un motivo in più per vestirci e comportarci come se dovessimo entrare in ufficio.
2. Utilizziamo la funzionalità della chat su Teams
Se utilizzate Microsoft Teams, la chat è un ottimo modo per mantenere una buona energia nelle riunioni con tanti partecipanti. Anche se poche persone parlano attivamente, gli altri dovrebbero essere incoraggiati a commentare ciò che viene detto, fare domande, creare piccoli sondaggi, o anche solo aggiungere emoji e reazioni. Favorisce davvero il coinvolgimento di tutti.
3. Utilizzate le cuffie
Fino a poco tempo fa, quando il lockdown si è leggermente allentato, avevo due bambini a casa mentre lavoravo, quindi indossare le cuffie mi dava parecchi benefici.
Ancora meglio se possedete un modello con la tecnologia di cancellazione del rumore. Vi aiuterà a mantenere la concentrazione ed evitare distrazioni, con chiunque viviate.
4. Programmate pause regolari
È facile dimenticarsi che ci sono molte pause naturali quando si lavora in ufficio e si partecipa a riunioni faccia a faccia. Pensate a come integrarle nella vostra programmazione a casa.
5. Continuate a muovervi
Includete un po’ di movimento nella vostra agenda.
Se avete lo spazio per farlo, è anche utile spostarsi per la casa in modo da lavorare in diversi ambienti. Alcune riunioni possono essere molto formali. In questo caso, cercate di tenere il laptop all’altezza giusta e regolate l’illuminazione nella stanza. Allo stesso modo, per una chiacchierata informale o una riunione a due, potete mettervi comodi sul divano o su una sedia più inclinata. Se preferite che le persone non vedano cosa c’è dietro di voi, utilizzate la funzionalità di sfocatura per mantenere l’ambiente più riservato.
6. Transizione tra ruoli
Potreste dover ricoprire numerosi ruoli ora: colleghi, partner, genitori, insegnanti a distanza. Si può essere in grado di eseguirli tutti perfettamente, ma è improbabile riuscire a farlo nello stesso identico momento.
Vi consiglio di delimitare bene la giornata, concentrandovi su un unico ruolo alla volta. E, se potete, dite alla famiglia: “Vado a lavorare ora. Ci vediamo tra quattro ore”. Poi andate in un’altra stanza, chiudete la porta e smettete di essere disponibili.
Lo stesso andrebbe fatto anche per il tempo dedicato alla famiglia e per la scuola a casa. Molte persone pensano di dover essere sempre disponibili e finiscono per lavorare troppo quando sono a casa. Circoscrivete il tempo delle telefonate o quello del controllo della posta elettronica.
7. Rimanete socievoli
Avete scoperto nuovi modi di rimanere in contatto con amici e familiari durante il lockdown. È fantastico. Ma non dimenticate che l’interazione sociale è di vitale importanza anche tra colleghi.
Ci vuole solo un po’ più di pianificazione. Ad esempio, potete organizzare video riunioni quotidiane per un caffè oppure aperitivi di venerdì sera in cui parlare il minimo indispensabile di lavoro. O magari un pranzo con un collega su Teams, proprio come foste alla mensa aziendale.
Questo non è solo importante per la motivazione e la salute mentale, ma anche per gli affari. Alcuni anni fa, uno studio commissionato da Microsoft ha rilevato che, in realtà, meno del 20% delle migliori idee era stato concepito all’interno di contesti di lavoro come riunioni o brainstorming. Infatti, la stragrande maggioranza di queste idee arrivano durante scambi occasionali con i colleghi. Un altro motivo convincente per salvaguardare queste riunioni informali.
Infine, la cosa più importante di tutte
Se il lavoro da casa è una novità e avete difficoltà ad abituarvi, niente paura! Passati i primi tempi, sarà più facile. Prima che ve ne rendiate conto, sarete già professionisti pronti per tutto quello che vi riserva il futuro
Sì, mentre in molti soffrivano (economicamente e professionalmente) e tanti perdevano anche il lavoro, ci sono anche dei lavori creati dal Coronavirus. Perché è innegabile che questi mesi di lockdown, di smart working obbligato, di distanziamento sociale, di sospensione di molte delle attività professionali consuete, almeno nel modo in cui venivano svolte fino a febbraio, per qualcuno ha significato picchi di lavoro oppure la creazione di nuovi posti di lavoro o nuove figure professionali.
A fare la fotografia dei lavori creati dal Coronavirus è Adecco Group Italia che ha monitorato e registrato le variazioni in termini di richieste professionali durante il lockdown e ora guarda con attenzione ai trend che si prospettano in questa fase di transizione e (se e) quando l’emergenza Coronavirus sarà finita.
Ovviamente c’è stato un boom di richieste per personale sanitario, non solo medici ma anche infermieri specializzati: nei giorni più drammatici sembravano non esserci abbastanza forze per far fronte al virus, ma ora con la curva che cala questa è una richiesta che sembra destinata ad assestarsi. Poi c’è stato il boom di richieste per operai specializzati in campo chimico e farmaceutico, per far fronte alla produzione di gel igienizzanti e mascherine, due prodotti che probabilmente staranno tra noi ancora a lungo e per i quali magari non si registrerà il +40% rispetto a prima dell’emergenza ma rimarrà comunque un settore interessante.
Il lockdown ha significato anche il massiccio ricorso all’e-commerce, e gli addetti alla logistica, che non hanno mai smesso di lavorare, sono una figura in crescita dal punto di vista delle ricerche e delle necessità delle aziende: il +60% del settore riguarda corrieri, magazzinieri, addetti alla logistica e alla consegna e tutte le altre figure che ruotano intorno alla catena del commercio elettronico.
Infine c’è il settore degli addetti alle pulizie e agli interventi di sanificazione: è vero che gli uffici si sono svuotati e il contraccolpo per il settore c’è stato, ma ora che hanno riaperto negozi, bar, ristoranti, uffici privati e pubblici e i mezzi di trasporto hanno ripreso a funzionare a pieno regime, oltre che di chi si occupa delle pulizie c’è grande richiesta (+40%) di chi si occupa di sanificazione e igienizzazione professionale.
Infine, con più incertezze, c’è tutto il mondo legato allo smart working: vero è che ormai si reclama a gran voce di tornare al lavoro, tornare negli uffici e tornare a scuola, ma se così non sarà avremo bisogno di esperti in formazione a distanza, esperti di sistemi informatici, tutor e – perché no- forse anche di supporto psicologico.
Nelle ultime settimane, molti di noi si sono dovuti adattare a nuove modalità di lavoro. Con le aziende chiuse, ai dipendenti è stato chiesto di lavorare da casa, in remoto, nella cosiddetta modalità smartworking. Chi tra di noi eseguiva già il proprio lavoro dalla scrivania di casa sa quanto sia importante disporre di uno spazio dedicato, appositamente ideato e strutturato per consentire di lavorare al computer per diverse ore senza iniziare a soffrire di terribili mal di schiena. Per garantire la massima produttività, infatti, è necessario disporre di una postazione comoda che ci accompagni nelle numerose ore di sedentarietà.
Di recente, abbiamo visto come sedersi correttamente alla scrivania per assicurare una postura corretta che eviti danni a spalle, collo e schiena. A tale scopo, si pensa spesso alla scrivania ideale, a un secondo monitor o a un mouse con poggiapolsi. Uno degli elementi essenziali per favorire una postura ideale, di cui la nostra schiena ci ringrazierà, è però la scelta della sedia da ufficio.
Elementi da considerare per scegliere una sedia da ufficio
Uno dei primi aspetti da tenere in considerazione è l’utilizzo. Probabilmente, lavorando da casa in modalità smartworking, non si utilizzerà la sedia solo occasionalmente ma sarà importante orientarci verso una sedia in grado di sostenerci per diverse ore nell’arco della giornata. In questo caso, è preferibile quindi optare per una sedia ergonomica, caratterizzata da una struttura che supporta la schiena ed evita tutti gli svantaggi, nonché i numerosi costi per infortuni derivanti dall’adozione di una postura errata.
Un’altra caratteristica molto importante di queste sedie da ufficio è la possibilità di regolarle e personalizzarle alle nostre esigenze per garantire libertà di movimento, sgravando la colonna vertebrale da eccessivi carichi, e mantenere braccia, collo e spalle in posizione rilassata.
Come regolare una sedia da ufficio
Scegliere una sedia da ufficio di elevata qualità è solo il primo passo. La sedia deve garantirci la comodità necessaria e il supporto costante durante le ore di lavoro. Per ottimizzarla alle nostre esigenze, è essenziale saperla regolare. Di seguito, ti aiuteremo con alcuni dei principali settaggi:
Altezza da terra: per prima cosa, i gomiti devono formare un angolo retto quando appoggiati sul piano di lavoro. Usando la leva di regolazione dell’altezza, è possibile abbassare o sollevare il sedile per garantire la posizione corretta. Anche le ginocchia devono formare un angolo di 90° con tutta la pianta di entrambi i piedi ben appoggiata a terra. Per agevolare tale postura, può essere necessario l’utilizzo di un poggiapiedi.
Profondità del sedile: i polpacci delle gambe e la parte anteriore del sedile devono essere a una distanza di 5 cm, all’incirca la grandezza di un pugno. Qualora non fosse così, molte sedie da ufficio dispongono di una leva laterale che avanza o indietreggia lo schienale per individuare la posizione ottimale.
Inclinazione dello schienale: generalmente, le sedie ergonomiche dispongono di una doppia regolazione dello schienale. Il sistema basculante che si reclina quando ti appoggi all’indietro e il sistema sincronizzato dove sia lo schienale sia il sedile seguono i movimenti del corpo. In una sedia operativa ottimale, il meccanismo di reclinazione può essere attivato con la relativa leva e regolato con la manopola per aumentarne o diminuirne l’intensità.
Regolazione di schienale e poggiatesta: molte delle sedie ergonomiche più avanzate dispongono dell’opzione di regolare lo schienale in altezza per adattarlo alla curva naturale della schiena. Per evitare cervicali, dotarsi di una sedia da ufficio con poggiatesta reclinabile e regolabile. Chi invece è più propenso al mal di schiena può optare per i modelli dotati di sostegno lombare, anch’esso regolabile in altezza.
Regolazione dei braccioli: i braccioli sono essenziali per il rilassamento delle braccia. Anch’essi sono solitamente regolabili in altezza per garantire che il gomito sia in appoggio durante l’utilizzo della tastiera. Qualora non fossero regolabili, non garantissero sufficiente libertà di movimento e fossero troppo scomodi, opta per una sedia da ufficio con braccioli rimovibili
Altri aspetti da valutare per scegliere una sedia ergonomica
Abbiamo esaminato diverse opzioni di regolazione per scegliere una buona sedia da ufficio che sia comoda e che si adatti alla nostra corporatura ed esigenze specifiche. Vediamo ora altri aspetti da tenere a mente:
Base della sedia: per garantire libertà di movimento, è indispensabile che la sedia da ufficio sia dotata della possibilità di rotazione, per consentirci di variare la posizione del busto, e di rotelle. Ergonomicamente parlando, le ruote sono infatti consigliatissime per una postazione di lavoro ottimale. Per una maggiore stabilità, la base dovrebbe disporre di 5 piedi di supporto, disponibili in diversi materiali a secondo dell’uso e del budget. Anche le ruote possono essere in diversi materiali a seconda della tipologia del pavimento: quelle in gomma sono sicuramente le più versatili!
Sagomatura e imbottitura: abbiamo già visto come sia importante scegliere una sedia da ufficio che sia in linea con la curva naturale della nostra schiena, meglio se dotata di supporto lombare. Per quanto concerne l’imbottitura, molte sedie moderne non la offrono affatto a garanzia di una maggiore circolazione dell’aria. Se il sedile è imbottito, optare per una poltrona da ufficio che abbia bordi imbottiti su tutti i lati e bordo anteriore arrotondato per favorire la circolazione sanguigna nelle gambe.
Materiale di rivestimento: nella scelta del rivestimento ideale, è importante scegliere materiali che non trattengano il calore corporeo e che agevolino invece la circolazione dell’aria. In tale ottica – seppur comoda – la pelle non è tra le migliori opzioni anche se, insieme al vinile, è uno dei materiali più facili da pulire e meno soggetto agli strappi, caratteristica più comune per tessuto e panno (materiali anche più economici ma più traspiranti). Per risolvere entrambe le problematiche, il rivestimento con maglia a rete, o mesh, è forse la soluzione più azzeccata.
Come pulire una sedia da ufficio
Se utilizzata spesso e in modo costante, è necessario pulire frequentemente la sedia da ufficio per garantirne la massima durata e assicurarci che continui a svolgere al meglio il proprio lavoro accompagnandoci a lungo nelle nostre giornate:
Per una pulizia superficiale, sarà sufficiente un panno morbido per rimuovere la polvere o un piccolo aspirapolvere per catturare i residui depositati tra lo schienale e il sedile, meglio se dotato di beccuccio sottile. Per un’operazione più delicata, puoi optare per una spazzola dotata di setole morbide che eviterà di raschiare e rovinare il tessuto.
Sicuramente, ti chiederai anche come pulire le rotelle di una sedia da ufficio. Girando su tappeti o moquette, è probabile che raccolgano capelli e altro materiale che potrebbe persino bloccarle. Servendoti di uno stuzzicadenti, potrai entrare all’interno e rimuovere qualsiasi residuo senza arrecare danni alle ruote.
Ti è caduto un po’ di caffè sulla sedia da ufficio e si è formata una macchia? Per le sedie in similpelle e tessuto, è sufficiente un po’ di detersivo per i piatti o di sapone di Marsiglia da versare su un panno inumidito con acqua tiepida. La stessa operazione può essere effettuata per detergere in profondità rotelle e parti in plastica, anche se prive di macchie. Può essere inoltre usato l’alcol denaturato per le macchie più ostinate, da evitare però su rivestimenti acrilici che potrebbero rovinarsi.
Infine, puoi servirti di una vaporella per una pulizia profonda al vapore delle sedie in tessuto, da abbinare all’utilizzo del bicarbonato di sodio a pioggia da lasciar agire per 2-3 ore prima della rimozione.
Stare comodamente seduti alla scrivania è un elemento essenziale per la salute e la produttività. Dolori muscolari, mal di schiena o cattiva circolazione possono avere effetti devastanti sul corpo e sulla giornata lavorativa. È quindi essenziale assicurarsi una postazione di lavoro ottimale che favorisca l’ergonomia. Segui i nostri consigli per scegliere la sedia da ufficio più adatta alle tue esigenze!
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Anche se non si dice (anzi: è tra le cose da non dire mai in ufficio) più o meno tutti sperano sempre in un posto di lavoro migliore. Ma se il primo scoglio da superare è quello dell’invio del curriculum (e qui ci sono i 6 trucchi per non farlo cestinare) poi ci si gioca tutto nel corso del colloquio: qualche manciata di minuti durante i quali convincere il potenziale datore di lavoro che si è proprio la persona giusta per quel posto. Come fare a giocarsi tutte le proprie carte in modo efficace? Con questi 6 step.
1. Informarsi sull’azienda.
Ovviamente sull’attività svolta, ma anche sui valori aziendali, su come è organizzata e in generale su come intende sviluppare il suo business. Le fonti non mancano: il sito Web, ma anche articoli di giornale e online, quotazioni di borsa e non ultimi i contatti diretti: possono essere persone già conosciute oppure contatti generati sui social professionali come Linkedin. Questa è tra le prime cose da fare prima di un colloquio.
2. Preparare le prime risposte.
In ogni colloquio ci sono domande standard che riguardano il percorso professionale, gli obiettivi di carriera, i risultati raggiunti e le aspirazioni professionali: non si tratta di imparare la filastrocca a memoria, ma di aver ben presenti i punti da evidenziare, per non dimenticarli. Se non si è in cerca del primo lavoro, immancabile sarà anche la domanda sul perché si vuole lasciare il precedente impiego: meglio essere propositivi ed evitare commenti negativi sul passato. E attenzione che ormai sempre più i colloqui di lavoro sono infarciti anche di domande trabocchetto a cui è bene essere pronti a rispondere.
3. Vestirsi adeguatamente.
Ogni azienda ha il proprio stile, e si può risultare fuori contesto anche presentandosi troppo formali (così come in jeans per lavorare in banca). Anche in questo caso vale la pena informarsi per tempo, per non trovarsi a disagio quando ormai è troppo tardi. (Qui i consigli su come vestirsi per un primo colloquio)
4. Comunicare anche non verbalmente.
Contano le parole, e contano anche i gesti: una stretta di mano sicura, un tono di voce senza esitazioni, la postura dritta comunicano fiducia e affidabilità. Si possono sempre fare le prove allo specchio o con l’aiuto di una persona fidata. E attenzione ai segnali di nervosismo come parlare troppo velocemente, dondolare, toccarsi i capelli: i recruiter sono esperti di comunicazione non verbale, e colgono ogni dettaglio (Qui i consigli per parlare in pubblico in modo naturale).
5. Preparare qualche domanda.
Durante il colloquio di lavoro si è candidati, ma si è anche prospetti: mostrarsi interessati all’azienda, al ruolo da ricoprire e ai suoi potenziali sviluppi sono tutti fattori che possono dimostrare motivazione e influenzare gli esaminatori. Detto ciò, ci sono domande da fare, come queste, e domande invece da non fare, come queste.
6. Ascoltare senza interrompere.
Che siano domande o spiegazioni, ascoltare senza interrompere è non solo segno di educazione ma anche di sicurezza in se stessi. Poi ci sarà tempo a colloquio finito di fare altre mosse, come queste.
PS: e se invece si tratta di un colloquio su Skype o comunque in videoconferenza, come ha imposto di fare la pandemia da Coronavirus, allora possono interessarti anche questi consigli.
La Primavera è generalmente il tempo delle pulizie e della rimessa in ordine. E se vale per casa vale anche per l’ufficio, a maggior ragione dopo mesi di lockdown passati a lavorare a casa e a produrre documenti che bisogna tenere in ordine oppure riportare in ufficio e catalogare. Mettere in ordine l’ufficio – che sia in casa o in azienda – richiede del metodo e ci sono degli specialisti che propongono questo genere di servizio. Già, perché sistemare e ridurre il caos degli ambienti che frequentiamo è molto meno semplice di quello che può sembrare, e sono nati servizi specifici come quello di Margherita Settembrini Trabucchi che – in un’intervista a Vanity Fair – ha sintetizzato in pochi punti i consigli decisivi per riorganizzare l’ufficio.
1. Illuminare gli spazi
Basta poco, anche solo una nuova lampada o una diversa posizione, e grazie all’illuminazione le cose risalteranno meglio e sembreranno più belle. Ma anche illuminare gli spazi di lavoro richiede di rispettare alcune semplici ma cruciali regole come quelle che abbiamo descritto qui.
2. Non accumulare i documenti sulla scrivania.
Nonostante l’idea molto diffusa per cui il disordine sia geniale, una scrivania sgombra e ordinata è segno di efficienza, non di inattività. Dire a un disordinato di mettere in ordine è utopia, ma può bastare cominciare proprio dalla scrivania, un poco per volta, eliminando il superfluo come insegna Marie Kondo e si innesca un circolo virtuoso che nel tempo porterà all’ordine generale.
3. Archiviare e catalogare.
Esistono fantastiche cartellette e faldoni per l’archivio, e sono fondamentali: basta un minimo di logica (per esempio i colori: rosso = urgente; blu = archiviato; verde = in fieri) e tutto avrà magicamente il suo posto. Se però i vostri documenti vi appaiono come un rompicapo, questi consigli su archiviazione e catalogazione potrebbero essere decisivi.
4. Pulire e profumare ogni giorno.
Evitare di accumulare lo sporco evita di accumulare il disordine. A maggior ragione in questi tempi di (post?) Coronavirus in cui pulizia, ordine e disinfezione sono parole d’ordine. E se aggiungete anche dei fiori accompagnati da un profumatore discreto il tutto sembrerà ancora più piacevole. Semplice no?
5. Riporre tutto in armadi e librerie inventario.
Occhio non vede, cuore non duole dice il proverbio, e vale anche per il caos dell’ufficio. In effetti una pila di documenti sulla scrivania è il peggior modo per cominciare una giornata di lavoro. Ok archiviare e catalogare, ma poi i faldoni colorati di cui sopra non rimangono sulla scrivania, in terra o su una sedia, ma si organizzano negli armadi e nelle librerie. Anche qui: un posto per ogni cosa, ogni cosa al suo posto.
PS: Ultimo consiglio: la sera, prima di lasciare l’ufficio, riordinate la scrivania. L’indomani mattina sarà più piacevole ricominciare a lavorare.
Salvare i dati del computer è la piccola-grande ossessione di chi lavora con un computer. Desktop o portatile che sia, la paura soprattutto una: di perdere irrimediabilmente tutti i dati. E giustamente: basta pensare alla quantità di informazioni che ogni macchina contiene per capire cosa succederebbe se non ci fossero modi pratici ed efficaci per salvare una copia di quei file. Cioè fare backup, o archiviazione dei dati. A maggior ragione se si lavora in smart working, come è successo a moltissimi nel periodo del lockdown imposto dall’emergenza Coronavirus, o se si è dei liberi professionisti ed è essenziale conservare l’archivio di tutti i propri progetti Ma qual è il modo migliore di fare backup? E quali sono i vantaggi e gli svantaggi di ciascuno?
1. Usare un hard disk esterno.
Il modo senza dubbio più diffuso di fare backup. I vantaggi? Prezzi sempre più accessibili, affidabilità, velocità di trasferimento dei file, soprattutto con le porte USB più recenti, e grandi capacità di memoria, che ormai arriva a 1TB tranquillamente. I rischi? Che un hard disk esterno può cadere e rompersi e, nel caso di dati veramente sensibili, che possa essere perso o rubato.
2. Server aziendale o NAS
In pratica, un hard disk esterno, ma molto più capiente, molto più potente, e collegato tramite rete dati (via cavo o wi-fi) ai computer dell’azienda. O nel caso di un NAS domestico collegato alla rete di casa e quindi a tutti i computer che vi si collegano (con la possibilità, eventualmente, di suddividere lo spazio tra documenti famigliari e file professionali) La comodità è data dal fatto che il backup è automatico, per un server aziendale è ovviamente necessaria una stanza apposita, con determinate caratteristiche, e l’apparecchiatura è decisamente costosa, mentre un NAS occupa decisamente meno spazio e l’installazione è fattibile da chiunque abbia un minimo di dimestichezza.
3. Cloud
Ovvero la nuvola, salvare i dati su uno spazio online, su Internet, gratis o a pagamento: è l’ultima tendenza, il rapporto tra il costo del servizio e lo spazio a disposizione è ancora vantaggioso, non c’è bisogno di oggetti fisici in ufficio e si può virtualmente accedere da ogni computer. Però la possibilità di salvare i dati dipende sempre dalla connessione a Internet, e le notizie di hacker che si intrufolano nelle memorie altrui sono praticamente quotidiane.
4. Supporti fisici come CD, DVD e Blu-Ray
Una vecchia soluzione ancora molto affidabile. Intanto perché il prezzo dei supporti rimane sempre concorrenziale, poi perché la velocità di masterizzazione è decisamente più elevata rispetto a una volta, e poi perché CD, DVD e Blu-Ray sono estremamente resistenti, anche a urti ed acqua. Certo, potrebbe essere necessario catalogarne molti, ma le dimensioni sono tutto sommato contenute, e per i dati davvero importanti c’è sempre la cassaforte.
Sostenibilità della carta: riciclata o carta FSC?
Tempo fa, ti abbiamo dato qualche consiglio su come rendere più ecologico l’ufficio. Spesso non ci pensiamo, ma in ambito lavorativo facciamo un ampio uso – e a volte spreco – di risorse a cui dobbiamo prestare attenzione per ridurre il nostro impatto ambientale. Anche lavorando da casa in maniera provvisoria, in modalità smartworking o permanentemente nel caso tu fossi un freelance, è importante adottare misure per rendere l’ambiente lavorativo più green. Uno degli aspetti che avevamo preso in considerazione nell’articolo era il riciclo della carta.
Spesso, quasi senza farci nemmeno caso, ci ritroviamo a stampare un documento solo per leggere meglio un’email o un articolo, usiamo un foglio nuovo per prendere qualche appunto per poi buttarlo quando non ci serve più o tappezziamo la scrivania di una miriade di post-it che finiscono nel cestino al termine della giornata. Così facendo, non ci rendiamo nemmeno conto delle ripercussioni ambientali che hanno questi comuni gesti alla scrivania di lavoro. La produzione tradizionale della carta, infatti, non solo prevede l’abbattimento di numerosi alberi ma concorre anche alla distruzione degli habitat naturali degli animali e all’emissione di gas a effetto serra e di anidride carbonica nell’atmosfera terrestre.
Come avviene il riciclo della carta
Nonostante la carta sia biodegradabile, ridurne il consumo non solo consente di salvaguardare l’ambiente abbattendo meno alberi ma significa anche risparmiare in termini di risorse energetiche e idriche, abbassando quindi i costi di gestione. Molti di noi, sono abituati a vedere la carta nel proprio cestino o al limite, nel relativo contenitore per la raccolta differenziata; ma da lì cosa succede? Come avviene il riciclo della carta?
Dopo la raccolta e lo stoccaggio, si passa al selezionamento per eliminare i materiali impuri sia in modalità meccanica sia manuale. A questo punto, si arriva alle fasi di pressatura e legatura per la realizzazione delle balle, che una volta trasportate nelle cartiere, verranno sminuzzate, sbiancate eliminando eventuali inchiostri presenti, e ridotte in poltiglia con l’aggiunta di acqua calda. A ciò, segue l’affinamento per eliminare le ultime scorie e impurità con la separazione della pasta di cellulosa. Viene quindi aggiunta cellulosa vergine in base all’uso e alla qualità che dovrà avere la nuova carta ed ecco la materia prima pronta a rientrare nel processo di produzione per la realizzazione ad esempio di carta riciclata.
Come garantire una maggiore sostenibilità della carta
Oltre al riciclo vero e proprio della carta, esistono diversi modi per essere più ecosostenibili al lavoro e ridurre il quantitativo di carta usata e quindi da riciclare:
Per prima cosa, dobbiamo chiederci se è assolutamente necessario stampare il documento che abbiamo di fronte a noi al computer. Magari un file può essere semplicemente letto al monitor oppure salvato in una determinata cartella di lavoro qualora sia essenziale archiviarlo o sul cloud se deve essere condiviso con altri.
Nel caso in cui la stampa sia essenziale, possiamo pensare di ridurre i caratteri, modificare i margini o stampare su entrambi i lati del foglio per ottimizzare la carta utilizzata dalla stampante.
Possiamo sfruttare le pagine bianche di documenti stampati solo da un lato per prendere appunti nel corso della giornata o trasformarle in piccoli block-notes da usare per annotare idee durante una riunione.
Oppure possiamo passare direttamente al formato elettronico e prendere appunti su un’app del telefono, con il vantaggio aggiuntivo di poterli avere sempre con noi, garantirne la sincronizzazione su diversi dispositivi e la condivisione immediata con i colleghi.
Altri utilizzi della carta usata
Oltre al riutilizzo a scopi prettamente lavorativi, la carta – o anche il cartone delle scatole – può essere impiagata per numerosi altri scopi:
Ad esempio, la carta è ottima da utilizzare per la pulizia dei vetri dell’ufficio – o di casa se lavoriamo in remoto. Sempre per le operazioni di pulizia, può essere impiegata anche in cucina per il piano cottura che condividiamo con i colleghi.
Possiamo inoltre utilizzarla come rivestimento, nel caso dovessimo imbiancare le pareti dell’ufficio o di casa.
Possiamo usarla per incartare i regali ai colleghi, creare originali sacchetti oppure per eventuali creazioni in cartapesta, découpage o bricolage.
Anche le scatole di cartone con cui ci vengono consegnati diversi materiali da ufficio possono essere conservate e riutilizzate come contenitori di trasporto per eventuali trasferimenti di lavoro.
Altri aspetti da considerare sul riciclo della carta
Benché sia un’attività che tutti percepiamo come estremamente utile ed essenziale per ridurre i costi e l’impatto ambientale, il riciclo della carta comporta anche una serie di dubbi:
Si può riciclare la carta generata dal distruggidocumenti? In linea di massima, la risposta è sì… ma solo in determinate circostanze. Questa tipologia di carta è infatti nota per la difficoltà di riciclo in quanto la carta generata può inceppare i macchinari preposti al riciclaggio. È sempre importante verificare prima con il proprio centro di riciclo locale o qualora possibile, senza violare nessun obbligo di riservatezza, riutilizzare il materiale generato ad esempio come riempimento in scatole contenenti articoli fragili.
Si possono riciclare scontrini e ricevute? No. Essendo realizzati in carta termica, possono contenere sostanze inquinanti e dannose. Vanno quindi smaltiti nel cestino dell’indifferenziata. Prima però, se bianchi sul retro, consigliamo di utilizzarli come foglietti per gli appunti.
Quante volte ti è capitato di lavorare fino a tardi a un progetto e ordinare una pizza d’asporto per cena? Qualora il cartone sia pulito, può essere riciclato nella carta ma se fosse sporco di cibo, è da smaltire tra i rifiuti indifferenziati.
Così come la carta sporca, anche l’unto o il bagnato non consentono il riciclo della carta. Scottex con presenza di macchie d’olio, fazzoletti da naso usati e materiali simili non possono quindi essere destinati al riciclo.
Cos’è e cosa significa FSC?
L’acronimo FSC sta per Forest Stewardship Council e si tratta di una ONG senza scopo di lucro in campo ambientale che tutela le foreste e i relativi abitanti. La carta in confezioni recanti questo timbro dispone quindi di una certificazione a garanzia della relativa ecocompatibilità, della corretta gestione forestale, della sostenibilità e della tracciabilità dei prodotti. Anche questa tipologia di carta può essere riciclata. Qual è la differenza tra carta riciclata e carta FSC? Seppur la prima possa non disporre del timbro in questione, sono entrambe opzioni ecologiche nella scelta di prodotti. Come si ottiene la certificazione? L’azienda dovrà farlo attraverso l’ente accreditato al rilascio di questa tipologia di certificazione in Italia. Dovrà comprendere le richieste dello standard, definire e implementare le procedure adeguate che rispondano allo standard di certificazione adottando le relative norme di gestione e formando il personale di pertinenza. Al termine dell’implementazione, dovrà quindi sottoporsi all’audit che, se avrà esito positivo, condurrà all’ottenimento della certificazione.
Riciclare la carta è un’attività importantissima che dobbiamo svolgere tutti, sia che ci troviamo in ufficio a smistare centinaia di risme di carta alla stampante o a casa quando gettiamo via una rivista. L’impatto ambientale del riciclo gioca infatti un ruolo essenziale nella salvaguardia del pianeta e consente di dar vita a moltissimi articoli tra cui libri, quaderni, agende, post-it, album di fotografie, buste e sacchetti! Segui la nostra guida su come si ricicla la carta per assicurarti di applicarne tutte le regole!
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Già era difficile convincere qualcuno di persona, figuriamoci ora che tocca fare anche una presentazione da remoto e cercare di essere convincenti e incisivi attraverso lo schermo di un computer. Che si tratti di capi, colleghi, clienti o potenziali nuovi progetti, se nel corso di una riunione di persona si poteva giocare sul linguaggio del corpo e sull’empatia, fare una presentazione attraverso lo schermo di un computer complica notevolmente il tutto, delegando alle parole e alle immagini tutta la forza persuasiva delle nostre idee. Per questo possono servire questi 8 trucchi per uno slideshow davvero convincente.
1. Dividi il powerpoint in 3 momenti secondo la regola dell’ABT
La regola dell’ABT è quella che nasce dall’acronimo “and-but-therefore”, cioè la scansione in 3 momenti di ogni presentazione: “And” è il momento della descrizione dello scenario di riferimento, che deve essere supportato da dati, statistiche e sondaggi; “But” è il momento in cui si enfatizza come e perché la propria idea potrebbe risolvere i problemi (tutti o almeno qualcuno) di quella situazione; “Therefore” è il momento della soluzione e della discussione, in cui anche gli altri possono intervenire con commenti e suggerimenti.
2. Prenditi molto più tempo
Moto più tempo per preparare la presentazione. Fallo giorni prima, lasciala “decantare”, rileggila, rileggila ad alta voce come se la stessi presentando, fanne almeno un paio se non 3 versioni e magari fai una prova generale. Dal vivo è più facile, puoi giocare sui tempi, interagire, fare una pausa caffè, giocare di sponda con qualche collega. Da remoto sei tu, la tua presentazione e uno schermo del computer e deve essere tutto perfetto.
3. Rispetta la regola del 10-20-30
La regola del 10-20-30 è la formula aurea di ogni presentazione, è accreditata al saggista USA Guy Kawasaki ed è valida ancor più per una presentazione da remoto: non più di 10 slide, non più di 20′ di durata e caratteri non più piccoli di un font 30. Cioè poche parole chiave, pochi concetti ben chiari, pochi dati e numeri davvero convincenti e importanti e il resto lasciato alla capacità di spiegare a voce in non più di 20′ di tempo scenario, criticità e soluzione.
4. Cura la presentazione grafica
L’immagine è tutto diceva il tennista Andre Agassi in un famoso spot di una fotocamera nel lontano 1989, ed è ancora così, soprattutto in una presentazione da remoto. Chi segue e ascolta non si ricorderà di noi, della nostra empatia, della nostra presenza, della sala riunioni, della sede aziendale, del pranzo dopo la riunione e di ogni altro aspetto. Per cui si deve ricordare della presentazione, che deve essere graficamente memorabile. Esistono numerose piattaforme per fare una presentazione che non siano 10 slide messe insieme senza anima, ma cura l’impatto visivo di grafici, numeri, concetti e parole chiave può davvero fare la differenza.
5. Niente frasi fatte
Se sono frasi fatte (esempio: “progetto davvero innovativo”) è perché sono state dette, ridette e stradette, e quindi non saranno più memorabili ma trite e ritrite. Quindi niente frasi fatte ma concetti chiari, brevi, univoci e inequivocabili.
6. Pochi numeri
Sì, dietro il nostro lavoro di analisi e soluzione c’è probabilmente una montagna di numeri, dati, statistiche, trend, sondaggi, e chissà che altro. Ma i numeri possono “ubriacare” chi ascolta e alla fine far crollare la sua attenzione. 10 slide, 20 minuti, carattere corpo 30: quindi solo e soltanto i numeri davvero importanti, gli altri si dicono a voce e si comunicano dopo, inviando un dossier più corposo ed esaustivo su cui chi ha ascoltato può ragionare con calma.
7. Far ricordare il nome del progetto
Chi ascolta dovrà chiudere la riunione da remoto avendo stampato in testa il nome del progetto, prodotto, soluzione che si propone. È bene scriverlo in ogni slide, ripeterlo spesso, e che sia semplice e chiaro, anche da pronunciare.
8. Chiudere con i propri dati
Sembra scontato, e spesso invece si dimentica: nell’ultima slide ci devono essere i propri dati, nome e ruolo, azienda, nome del progetto, e-mail e telefono e tutto quanto può fissare nella mente quanto detto e fare in modo da essere ricontattati.
Non ci si pensa poi molto spesso, ma l’arredo dell’ufficio, o della stanza per lo smart working, e i colori delle pareti e dei mobili del posto di lavoro possono influenzare sensibilmente la produttività di chi vi passa le proprie giornate. E in effetti si sa che i colori sono associati alle emozioni e ambienti di lavoro cupi, spenti, bui e – in una parola – tristi possono deprimere lo slancio di chiunque. Ora, secondo alcune recenti ricerche coinvolgere dipendenti e collaboratori nel restyling dell’ufficio, con particolare attenzione alla scelta dei colori degli spazi, permetterebbe di aumentare anche sensibilmente la loro produttività. E questo può valere anche nel caso in cui si debba allestire una stanza per lavorare da casa. Ma per evitare scelte azzardate, quali sono i colori più in grado di stimolare l’impegno professionale?
Detto che il bianco è sempre una scelta giusta, il blu invece è da sempre associato all’idea di concentrazione, una dote necessaria quando si lavora con la complessa gestione di dati e informazioni dettagliate; il giallo è invece il colore della creatività, ideale negli ambienti della pubblicità, della comunicazione e in generale delle professioni creative; il rosso stimolerebbe la voglia di fare, quindi sarebbe adatto alle mansioni manuali e artigianali; il verde infine avrebbe il potere di calmare e stabilizzare l’equilibrio emotivo, e sarebbe ideale per quanti operano in settori in cui è necessario non perdere mai il controllo: non a caso è il colore delle sale operatorie degli ospedali.