Notizie
08/01/2021

Lo smart working è ormai la nuova normalità. Forzato dalla pandemia di Coronavirus, il lavoro a casa, comunque lo si voglia chiamare – remote working, tele lavoro, home working – è ormai diventato la nuova routine di milioni di lavoratori al mondo. Routine che ha spazzato via quella precedente (doccia – colazione – commuting – ufficio – pranzo fuori casa – aperitivo o palestra – ritorno a casa) e che ha fatto scattare nuovi “peccati nascosti” da parte degli smartworker. Che non sono i benefici, come avere più tempo per stare con i propri cari (lo afferma il 47% degli intervistati di una survey condotta da Kaspersky tra oltre 8.000 lavoratori in tutto il mondo) o risparmiare (un vantaggio per il 41%) tanto che solo il 7% non ha visto nessun vantaggio dallo smart working e non vede l’ora di tornare al lavoro di prima della pandemia.
Ma tra le tante conseguenze della vita in casa, in smart, obbligata dalla pandemia ci sono appunti alcuni peccati nascosti confessati dai lavoratori nella survey di Kaspersky. No, non proprio “quel” genere di peccati, ma sì, al primo posto (48%) c’è il poter lavorare in tuta o in pigiama. Comodi, rilassati, quasi sbracati. Tuta, barba sfatta, capelli scompigliati, niente trucco, sneaker se non proprio pantofole. Il comfort del comfort. C’è di più: l’11% ha addirittura ammesso di lavorare nudi. Senza vestiti. “Nature” come mamma li ha fatti.
Poi ci sono i peccati veniali: svegliarsi 5′ prima della fatidica call del mattino (36%), il bige-watching di Netflix (23%), lavorare sul balcone o in giardino (27%) e indulgere nei piaceri del cibo consegnato a casa (16%).

Ufficio
28/12/2020

Parlare in pubblico in modo naturale non è facile. E se non necessariamente all’assemblea degli azionisti, anche solo in una riunione con i fornitori o i colleghi a tutti è capitato o può capitare di dover parlare in pubblico. Semplice a dirsi, difficile a farsi: stare davanti a un gruppo di persone, talvolta sconosciute, e spiegare in modo efficace e convincente le proprie idee non è affatto così spontaneo come può sembrare osservando oratori esperti dominare il palcoscenico e la platea. Il rischio? Farsi prendere dall’ansia, andare in confusione e risultare totalmente inconcludenti. E allora come fare? Cominciando da questi 5 semplici consigli sempre validi, dall’assemblea di condominio alla conferenza dell’associazione di categoria.
Accettare e controllare l’ansia
L’ansia, il grande nemico di ogni oratore, è uno stato fisiologico di tensione psicologica e fisica. Pensare di non soffrirne è utopistico: meglio accettarla, e tenerla sotto controllo con qualche respiro profondo diaframmatico (quelli che gonfiano l’addome) espirando con la bocca aperta. Qualche boccata e poi via, col microfono in mano.
Prepararsi per tempo
Anche il grande Steve Jobs preparava i suoi discorsi in modo meticoloso. Non si tratta di impararli a memoria, tecnica che li farebbe sembrare artefatti e ingessati: meglio fissare i punti salienti con delle parole chiave, e poi ripetere e ripetere ancora finché il tutto fila via liscio. Meglio ancora se allo specchio o in presenza di qualcuno che ascolti.
Arrivare con un ’bout di anticipo
Fosse anche la sala riunioni dell’azienda, sempre meglio arrivare con un poco di anticipo per controllare che tutto sia funzionante: il microfono, la lavagna a fogli o magnetica, la connessione del computer al videoproiettore, la risoluzione della presentazione in Powerpoint. E se si deve parlare in un luogo che non si conosce, è il modo migliore per prendervi confidenza e familiarizzarvi.
Informarsi su chi ascolterà
Nel caso in cui si dovesse parlare a un pubblico sconosciuto, è sempre bene raccogliere informazioni sulla tipologia di platea che assisterà al vostro discorso: chiedere agli organizzatori del convegno, informarsi tramite il sito Internet, confrontarsi con qualcuno che ha già fatto quell’esperienza è il modo migliore per farsi un’idea delle persone alle quali si andrà a parlare.
Parlare senza fretta
Il più classico degli errori di chi parla per la prima volta in pubblico: aver fretta di concludere e parlare senza pause, mangiandosi le parole. Meglio prendere le giuste pause, pronunciare in modo chiaro termini tecnici e parole straniere, enfatizzare i passaggi importanti e rivolgersi sempre al pubblico anche solo guardando una persona per volta di quelle che vi stanno di fronte.

Ufficio
21/12/2020

Scegliere una scrivania ufficio può sembrare una cosa tutto sommato semplice e legata più che altro al design. Colori, forma e materiali che devono risultare gradevoli e poi anche funzionali. Invece la scrivania da ufficio è un vero e proprio dispositivo di lavoro che deve sottostare a precisi requisiti di legge. E la legge è quella relativa alla tutela della salute sul posto di lavoro. La legge 81/2008, che ha sostituito la celebre 626 del 1994, stabilisce anche le “prescrizioni minime per le postazioni di lavoro destinate ai videoterminalisti”. Cioè la legge prescrive determinate caratteristiche che devono avere le scrivanie da ufficio, al fine di tutelare benessere e salute dei lavoratori. E ovviamente superare eventuali ispezioni.
Cosa significa che le scrivanie da ufficio hanno dei requisiti di legge? Che devono avere dimensioni minime e massime, in termini di ampiezza ma anche altezza, tali da consentire di lavorare salvaguardando la salute psico-fisica. Gli standard per dimensioni e caratteristiche sono quelli della norma EN 527-I del 2011 che identifica 4 tipi di scrivanie da ufficio. Tutte devono consentire una postura corretta al videoterminale, con la giusta distanza dallo schermo del computer e con sufficiente spazio per muovere le gambe. E questi standard e queste norme valgono tanto per il settore pubblico quanto per  imprese private, compresi spazi di coworking. Le 4 tipologie di scrivania da ufficio sono:

tipo A: regolabili in altezza (in autonomia anche dall’utente);
tipo B: ad altezza selezionabile (al momento del montaggio);
tipo C: ad altezza fissa;
tipo D: ad altezza regolabile, ma con una ridotta possibilità di selezione.

Le scrivanie per ufficio di tipo A sono le meno diffuse. Il lavoratore le può regolare anche in altezza, potendo lavorare anche stando in piedi (il cosiddetto sit-stand). Le scrivanie da ufficio di tipo A hanno un altezza regolabile per la posizione seduta da 650 mm a 850 mm, per la posizione in piedi da 950 mm a 1250 mm, e per il movimento delle gambe di mm 1200 x mm 80.

Le scrivanie per ufficio di tipo B possono regolare l’altezza al momento del montaggio, in base a chi le utilizzerà. L’altezza, in posizione seduta, va da da 650 mm a 850 mm, in posizione in piedi da 950 a 1250 mm, e per il movimento delle gambe ci sono 1000 × 80 mm.

Le scrivanie per ufficio di tipo C sono le più diffuse, soprattutto in Italia. Hanno un altezza predefinita sia per la posizione seduta (mm 740, con una tolleranza di ± 20 mm) che in piedi (mm 1050, con una tolleranza di ± 20 mm). Lo spazio prescritto per le gambe è di mm 850 x mm 80. Una scrivania ufficio di tipo C ha però meno profondità di lavoro rispetto alle altre tipologie, da 60 cm a 80 cm (sono pensate per i moderni monitor piatti dei computer e non possono essere posizionate fronte muro altrimenti non  c’è abbastanza spazio per le gambe).

Infine le scrivanie per ufficio di tipo D hanno dimensioni minime inferiori alle altre: per la posizione seduta da mm 680 a mm 760, per quella in piedi da mm 1000 a mm 1180, e lo spazio per le gambe mm 850 x mm 80.

Inoltre anche la scrivania da ufficio, come l’illuminazione degli spazi di lavoro, ha delle norme che riguardano i riflessi che potrebbero affaticare la vista (quindi sono esclusi materiali come il vetro e il metallo) e i colori (per esempio non il bianco).

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Idee
18/12/2020

Riunioni, riunioni e riunioni. C’è gente che di lavoro fa riunioni. E il ricorso allo smart working come conseguenza della pandemia da Coronavirus non ha fatto altro che moltiplicare le riunioni. Perché se prima bastava alzarsi dalla scrivania e andare direttamente dal capo o dal collega, ora che siamo tutti da remoto bisogna fissare la call. E quando fissi la call finisce sempre che bisogna coinvolgere qualcun’altro. E quello che era uno scambio di idee diventa una riunione. Dalla quale il più delle volte si esce chiedendosi se le riunioni servono davvero. Perché diciamoci la verità, spesso le riunioni di lavoro finiscono come un pareggio a reti inviolate: un nulla di fatto. E non è solo una sensazione: secondo recenti studi almeno il 15% del tempo di una riunione è letteralmente perso, per un costo di decine e decine di miliardi di dollari. E quando ci si alza dalla poltrona (o si chiude la videochiamata) senza aver preso una decisione il tempo (e il denaro) perso sono il 100%.

Perché questo dovrebbe essere una riunione: un momento di decision making. Si entra con un problema e si esce con una decisione (se non proprio una soluzione). E invece spesso si entra in riunione senza un problema e se ne esce con almeno uno per cui nessuno conosce la soluzione.

Ma perché questo accade? Per almeno 3 motivi.

Il primo è che il meeting non è stato ben preparato. Il più delle volte la storia è “abbiamo riunione con il capo”, oppure “facciamo una riunione e ne parliamo”. Ma una vera riunione da decision making deve essere preparata: pochi precisi punti da smarcare, tempo di discussione assegnato e tassativo (basta un cronometro con un alert o un campanellino) e ben chiare le persone che devono fare sintesi e prendere una decisione.
Altra questione cruciale del preparare la riunione: chi vi partecipa? Allargare sempre a tutti è quanto di più sbagliato. Solo le persone essenziali, solo quelle che possono portare un vero contributo o prendere una vera decisione. Alle altre si relaziona.
La prova del 9 è chiedersi se sia proprio necessario fare quella riunione: se anche un solo dubbio ti lascia pensare che no, si possono prendere le decisioni anche in altro modo o no, se ne può discutere anche in altro modo (in pausa caffè, durante un viaggio, in pausa pranzo, per restare a esempi del lavoro pre-Covid) allora la riunione è inutile.

Secondo motivo: le persone fanno altro. Che è la conseguenza del punto primo: troppe persone, non tutte interessate, non tutte con un contributo, non tutte che possono prendere decisioni, e il risultato è guardare Facebook sullo smartphone fingendo di parlare coi clienti. Ma anche mandare mail di lavoro o svolgere compiti di lavoro è un segnale che a quella riunione era meglio non partecipare. Del resto il 92% delle persone ammette di distrarsi e fare altro durante le riunioni. Quindi il problema è enorme. La soluzione? Il punto 1: poche persone selezionate, pochi punti selezionati, tempo prefissato per discutere e decidere. All’inizio non è facile poi diventa un metodo. Un metodo che funziona.

Terzo motivo: si parla ma non si scrive. Ma verba volant scripta manent dicevano i latini, e hanno ragione ancora oggi. Scrivere i punti della riunione ma soprattutto scrivere le decisioni prese. Cosicché quando ci si alza e si torna alle proprie mansioni si abbia ben chiaro, nero su bianco, di cosa si è discusso e che cosa si è deciso. Il dado è tratto, e la direzione presa.

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Notizie
17/12/2020

Dal punto di vista del Gender Gap – l’uguaglianza di genere nel mondo del lavoro – l’Italia rimane fanalino di coda in Europa. Lo certifica l’EIGE L’Istituto Europeo per l’Uguaglianza di Genere che monitora ogni anno i progressi verso l’uguaglianza di genere nell’Unione Europea. E così mentre il comune di Parigi è stato multato per aver assunto troppe donne (la sindaca Anne Hidalgo per 16 incarichi dirigenziali aveva nominato 11 donne e 5 uomini e dovrà pagare 90mila euro) nel nostro Paese le donne continuano a subire una disparità di genere dal punto di vista occupazionale (i contratti a tempo indeterminato per le donne si attestano al 31% del totale, mentre per gli uomini al 51,4%), retributivo (a parità di ruolo guadagnano meno, con il reddito medio delle donne che è solo il 59,5% di quello degli uomini) e delle opportunità di carriera (scontano quella che viene definita “segregazione occupazionale”, essendo distribuite in maniera non uniforme tra le varie professioni). Il tutto in una situazione in cui il Coronavirus è una ulteriore minaccia al progresso della parità di genere, come affermato da Carlien Scheele, direttore dell’EIGE.
Sono diversi i punti sui quali lavorare per migliorare la parità di genere. In primis quello dei ruoli di potere, che misura il coinvolgimento di donne e uomini nel processo decisionale nei settori della politica, dell’economia, dei media, della ricerca e dello sport. Da questo punto, nel settore privato, siamo tra i paesi virtuosi con Belgio, Danimarca, Germania, Paesi Bassi, Finlandia, Svezia e Regno Unito (tutti con almeno 1/3 di donne nei ruoli dirigenziali, dietro alla Francia che sfonda il 40%).
C’è poi il mondo tecnologico, con appena 2 donne su 10 lavoratori nel settore delle TIC (tecnologie dell’informazione e della comunicazione) e il rischio all’orizzonte che l’ascesa dei robot nei processi produttivi toglierà posti di lavoro soprattutto alle donne.
Poi c’è il Gender Pay Gap, che nel nostro Paese è in leggero miglioramento ma a costo di un forte divario occupazionale tra le donne con figli in età scolare e donne senza figli (come se, per fare carriera e guadagnare come un uomo si dovesse rinunciare ai figli data la inconcialibilità tra lavoro e vita famigliare).
Infine anche il tasso di occupazione femminile in Italia è ancora molto basso, assestandosi al 50,1% con divari territoriali molto marcati (60,4% al Nord, 33,2% nel Mezzogiorno).

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Ufficio
11/12/2020

La lavagna da ufficio è ormai uno strumento indispensabile in qualunque spazio di lavoro. In sala riunioni come negli uffici di rappresentanza, negli spazi di lavoro come nel piccolo ufficio personale, non può mancare una lavagna cancellabile. Sono ormai finiti i tempi delle vecchie lavagne in ardesia, costose e polverose, e le moderne lavagne cancellabili si prestano a moltissimi usi: per annotare impegni da non dimenticare, per tenere il planning delle attività, per svolgere riunioni, nelle fasi di breainstorming creativo una lavagna da ufficio, su cui scrivere con pennarelli colorati e magari appiccicare documenti e immagini, è proprio quello che ci vuole.

Le lavagne da ufficio cancellabili sono sostanzialmente di due tipi: quelle che si appendono al muro, più grandi ma ovviamente non spostabili, e quelle mobili, montate su treppiedi, pratiche da spostare a seconda delle necessità. Inoltre le lavagne da ufficio possono essere anche magnetiche, consentendo quindi di utilizzare pin e bottoni per fissare fogli e documenti.

Ma ciò che incide sul prezzo di una lavagna da ufficio è il materiale utilizzato. Sostanzialmente le lavagne da ufficio cancellabili possono essere laccate o smaltate. Sono entrambe di colore bianco lucido, vi si possono usare i pennarelli a secco colorati, si cancellano facilmente ma hanno prezzi molto differenti. Quelle laccate sono più economiche, ugualmente pratiche ma più delicate a fronte di graffi e urti. Quelle smaltate sono più resistenti, vi si possono usare anche dei solventi nel caso di pennarelli indelebili o scritte rimaste a lungo, e sono antigraffio. Ovviamente costano di più.

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Notizie
09/12/2020

Il controllo da remoto dello smart-working è possibile? Il ricorso al lavoro da distanza, remoto o smart che sia, ha posto un ulteriore problema nel rapporto tra datore di lavoro e dipendente: la possibilità o meno di controllare il lavoratore.
Vero è che nell’accezione più rigorosa dello smart working non ce ne sarebbe bisogno: la legge 81/2017 che inquadra i rapporti tra aziende e smart workers stabilisce infatti che il lavoratore può svolgere le proprie mansioni piena autonomia non solo per quanto riguarda il luogo di lavoro ma anche per i tempi.
Però lo smart working in tempo di pandemia da Coronavirus è stato applicato con numerose deroghe, e per molte aziende è ancora una modalità di lavoro transitoria: finita l’emergenza COVID-19 si tornerà tutti a lavorare in presenza. E con questa prospettiva i datori di lavoro si chiedono se e come possono controllare da remoto i propri smart workers.
La prima notizia è che esistono gli strumenti per farlo. Strumenti tecnologici che possono geolocalizzare i dispositivi aziendali – telefono, computer, ma anche auto – e che possono verificare se il dipendente è connesso e sta lavorando.
Poi però tra il poterlo fare “tecnicamente” e il farlo davvero ci sono le leggi del Paese in cui si opera. In molti Paesi questo è possibile con una sola informativa da parte dell’azienda al lavoratore. Un messaggio unilaterale in cui l’azienda informa il lavoratore che lo sottopone a controllo. Questo vale sia per il tempo stabilito del lavoro che per quello stabilito per la disconnessione. L’Italia però non è tra questi Paesi: affinché il datore di lavoro applichi un controllo da remoto allo smart workers occorre che ci sia il consenso del dipendente (o dei dipendenti nel caso di accordo aziendale) o un accordo sindacale quadro per la categoria di appartenenza.
Qualora il controllo da remoto dello smart-working sia possibile, ci sono due conseguenze. La prima è che l’azienda deve comunque tutelare la privacy del lavoratore (esempio classico l’auto aziendale per uso promiscuo ed esteso: l’azienda può verificare dove si trova l’auto durante l’orario di lavoro ma non lo può fare nel weekend). La seconda è che i dati raccolti possono essere legittimamente utilizzati per azioni disciplinari o nel caso di contenziosi tra azienda e lavoratore (esempio classico quello dell’infortunio sul lavoro).

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Ufficio
04/12/2020

Quello tra stampante laser o inkjet, cioè a getto di inchiostro, è il dilemma maggiore di chi si trova a dover acquistare una stampante per la propria attività o per le esigenze di casa. Le differenze sono molteplici, ma la principale è di tipo tecnologico, e le altre ne sono conseguenze.
Le stampanti laser funzionano appunto grazie a un laser, e a un tamburo fotosensibile. In pratica Sul tamburo, o rullo, viene impressa l’immagine da stampare (che può essere una vera immagine, una foto o anche un testo scritto) tramite una carica elettrostatica positiva. IL foglio a questo punto scorre nella stampante, e il laser negativizza le parti che dovranno essere stampate. A questo punto il toner, con carica positiva si “attacca” alle zone negativizzate e non appena l’immagine o il testo sono impressi sul foglio un getto di aria calda fisserà il toner sulla carta. Motivo per cui i fogli escono caldi da una stampante laser.
Una stampante inkjet invece prevede degli augelli che “sparano” l’inchiostro (appunto: getto di inchiostro) sulla carta come nel più tradizionale dei sistemi di stampa.

La differenza tecnica tra stampanti laser o inkjet comporta diverse differenze di uso. Le laser sono molto più veloci, e quindi adatte a grandi volumi di stampa. Dove c’è molto da stampare, o tante persone che stampano, è meglio una laser di una a getto di inchiostro.
La laser non “sbava” mai la stampa, che siano colori o lettere: manca tutto il processo di asciugatura dell’inchiostro.
Le inkjet hanno maggior definizione dei colori e una qualità di stampa, data dall’uso delle cartucce anziché del toner, decisamente superiore. Motivo per cui ormai molte stampanti inkjet consentono anche la stampa fotografica, anche a casa.
Ovviamente le inkjet sono più lente.
Sulla questione costi le differenze si sono ormai assottigliate: ce ne sono di modelli sia laser che inkjet di prezzi molto variabili, da poche decine di euro a migliaia, e anche il costo di stampa della singola pagina si è ormai molto avvicinato, benché le laser con toner continuino a costare qualcosa meno, soprattutto se si stampa solo in bianco e nero.

Notizie
03/12/2020

Uno dei problemi posti dal massiccio ricorso allo smart-working nella situazione di emergenza dettata dalla pandemia è stato capire quando si poteva “staccare”. O per meglio dire il diritto alla disconnessione e anche – specularmente – il dovere della reperibilità. Due problemi incrociati che sono stati toccati con mano dagli smart workers con l’aumento vertiginoso delle ore di lavoro effettive durante la giornata, con la difficoltà a capire – proprio da un punto di vista formale e legale – quando si era e si è obbligati a rispondere a e-mail, telefonate e e messaggistica e quando invece si è a pieno diritto in pausa.
In realtà una legge c’è, ed è la 81/2007: vero che il ricorso allo smart working in periodo di pandemia è stato fatto anche in deroga a quella legge (cioè anche unilateralmente da parte del datore di lavoro) ma i capisaldi della legge 81/2017 in tema di tempi di riposo ed equilibrio tra vita lavorativa e vita privata permangono anche in questa situazione di emergenza.
La legge 81/2017 dice una cosa molto chiara: lo smart working consente al lavoratore non solo di svolgere le proprie mansioni fuori dai locali aziendali ma anche di decidere in piena autonomia i tempi del lavoro. Questo dice la legge, poi nella realtà dei fatti spesso non è così e lo è nel modo peggiorativo per il lavoratore. Cioè poche o niente pause e orario di lavoro che si dilata.
Tuttavia, per legge, fatta salva la durata dell’orario di lavoro, che dipende dal contratto di lavoro, poi nello smart working non ci sono orari fissi o predefiniti. Per cui, per esempio, la pausa pranzo non deve necessariamente coincidere con quella “in azienda”, e così l’orario di inizio e fine della prestazione lavorativa.
Fatta la legge, però, trovato l’inghippo. Perché chiaramente la flessibilità garantita dallo smart working non significa stravolgere totalmente ritmi e modalità di lavoro. Perché è qui che interviene l’accordo individuale, che contempera le esigenze dell’azienda e del lavoratore per armonizzare l’organizzazione del lavoro. Tradotto: smart working non significa lavorare di notte ed essere irreperibili di giorno quando tutti gli altri colleghi d’azienda stanno lavorando. Ma può significare prendere la pausa pranzo in modo flessibile, cominciare e finire un ’bout dopo o un ’bout prima rispetto all’orario di timbratura del cartellino perché si accompagnano i figli a scuola e anche – però – avere il pieno di diritto di non essere più reperibile dopo e prima un determinato orario. Esattamente come se si fosse usciti dall’azienda.
Però è in questa zona grigia che si sono annidate le situazioni più diverse. Ci sono datori di lavoro che hanno semplicemente stabilito che la reperibilità è dovuta solo nell’orario di lavoro formalmente stabilito: questo però non ha impedito l’invio di e-mail e messaggi oltre quel limite da parte di colleghi, capi o clienti. Altri datori di lavoro si sono addirittura spinti verso soluzioni tecnologiche per cui fuori dall’orario di lavoro non è più possibile inviare e ricevere e-mail dal server aziendale: ma anche in questo caso sono stati trovati i modi per bypassare questa situazione. E infine ci sono invece anche casi in cui i datori di lavoro hanno implementato soluzioni tecnologiche per il controllo remoto degli orari di connessione agli strumenti di lavoro aziendali, un tema delicato di cui parleremo in un prossimo articolo.

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