Notizie
24/02/2015

Spedire prodotti, documenti o oggetti tramite corriere espresso o i diversi servizi di spedizione postale è un’attività sempre più diffusa in ogni ufficio. Tuttavia, per essere davvero sicuri che la busta giunga a destinazione integra e in perfette condizioni occorre dedicare un po’ di attenzione al modo in cui la si prepara.

Prima di tutto è necessario dotarsi di tutto il materiale occorrente:

2 buste per spedizione di 2 dimensioni diverse: una che contenga il nostro oggetto e una poco più grande, in larghezza e lunghezza.
Benché esistono le buste imbottite, può essere utile dotarsi anche di materiale per l’imbottitura, come polistirolo, oppure prevedere di confezionare l’oggetto o i documenti con della carta da pacco.
Del nastro adesivo
Etichette per la spedizione

A questo punto si comincia inserendo l’oggetto o il plico di documenti nella busta più piccola, richiudendola con l’apposita linguetta adesiva e rinforzandone i lati con il nastro adesivo specifico per pacchi e confezioni.

Se si tratta di oggetti delicati o di documenti che non si devono rovinare durante il trasporto si può proteggere la busta con della carta da pacco, sigillando ulteriormente il tutto sempre con il nastro adesivo per spedizioni.

Infine si inserisce il pacchetto così confezionato nella busta per la spedizione e la si sigilla, aggiungendo gli indirizzi del mittente e del destinatario, meglio se stampanti con un’etichettatrice.

Ora non resta che ordinare il ritiro della busta e attendere serenamente che giunga a destinazione.

Notizie
19/02/2015

Stampante laser o Inkjet? Multifunzione o solo stampante? Toner o cartucce? Scegliere la stampante adatta all’uso che se ne intende fare è il modo migliore per ottimizzare i costi di stampa, e spendere al meglio i propri soldi, considerando anche il costo di acquisto di toner e cartucce.

Ora, vero è che il mercato è sempre più orientato verso i dispositivi multifunzione, che oltre alla stampante comprendono anche scanner e fax. Ma è anche vero che questi dispositivi normalmente occupano più spazio delle semplici stampanti, e che nel caso in cui fax e scanner sono già in dotazione potrebbe non essere necessario dotarsene nuovamente. Discorso a parte poi per le stampanti per uso domestico, per le quali occorre valutare il tipo di documenti che si intende stampare.

Intanto, se si stampano prevalente documenti di testo è preferibile optare per una stampante laser in bianco e nero: stampano più velocemente e con costi di stampa sensibilmente più bassi. Tuttavia il costo iniziale di una stampante laser è superiore a quello di una inkjet, e anche il toner costa mediamente più della cartuccia: fattori che poi si annullano se si stampano grandi volumi di fogli.

Se invece si stampa spesso a colori – per esempio grafici, report, immagini, fotografie, pagine Web – le stampanti Inkjet garantiscono maggior flessibilità: vero che stampano più lentamente, ma le cartucce si esauriscono più velocemente del toner (il nero è comunque separato dal colore) e generalmente durano meno nel tempo.

Idee
18/02/2015

Decidere la posizione delle luci in un ufficio non è solo una scelta estetica: le luci artificiali di uno spazio di lavoro possono influire anche notevolmente sulla qualità dell’ambiente e sulla salute dei lavoratori, soprattutto se si tratta di uffici in cui si passano molte ore al giorno davanti agli schermi dei computer.

Inoltre la scelta e la disposizione delle fonti luminose all’interno degli spazi di lavoro può incidere anche sui costi energetici: se infatti per le abitazioni residenziali l’illuminazione incide normalmente per il 15% della bolletta elettrica, per negozi e uffici la percentuale può superare tranquillamente il 20%. Ecco perché pensare con cura alla disposizione e alla potenza delle luci non è un dettaglio da sottovalutare.

Intanto, come regola generale, un ambiente di lavoro dovrebbe essere illuminato sia da luce naturale che da luce artificiale: la legge infatti stabilisce per motivi di salute e benessere sul posto di lavoro valori minimi e massimi di illuminamento tali da presupporre che gli utilizzatori saranno mediamente soddisfatti delle condizioni di illuminamento. Per esempio se negli ambienti di lavoro utilizzati saltuariamente o semplicemente di passaggio possono bastare dai 100 ai 200 lux, per ambienti in cui si lavora costantemente a monitor sono necessari dai 300 ai 750 lux (e per compiti particolarmente impegnativi si può arrivare anche 1500 lux di media).

Valutati i valori medi di illuminamento occorre poi valutare gli angoli attraverso i quali la luce impatta con gli occhi di chi vi lavora, con le superfici dei mobili o delle pareti (che potrebbero essere lucide e causare effetti di rifrazione) e con gli eventuali dispositivi elettronici e digitali retroilluminati. Tutti questi accorgimenti, che dipendono sempre dalle caratteristiche dell’ambiente, sono utili per evitare un eccessivo affaticamento agli occhi: qui trovate i consigli per evitare gli occhi stanchi e disporre al meglio le fonti luminose in ufficio.

C’è poi da considerare che le luci artificiali di un ufficio rimangono accese per molte ore al giorno, in estate come in inverno, e per questo motivo devono avere caratteristiche di bassi consumi e tonalità di colore calde o neutre (mai fredde: si raccomanda infatti temperatura di colore non superiori a 3-4.000 K).

Nello ‘Speciale illuminazione’ di Viking potete trovare lampade e lampadine a led, lampade a fluorescenza e alogene e altre soluzioni di illuminotecnica per l’ufficio.

Idee
12/02/2015

Volete sapere come sarà l’ufficio di domani? Come saranno organizzati gli spazi, come la tecnologia influenzerà le giornate lavorative e come sarà possibile conciliare impegni personali e professionali? Tra le aree tematiche del Salone del Mobile di Milano (dal 14 al 19 aprile 2015, qui tutte le informazioni) ci sarà Workplace3.0, un nuovo concept per SaloneUfficio all’interno del quale è prevista anche una installazione dell’architetto Michele De Lucchi.
‘La tecnologia ha cambiato tutto, lasciando l’uomo più libero di organizzarsi come desidera e permette di lavorare ovunque, a casa, in treno o magari all’aria aperta in un parco‘.

‘Pensare all’ambiente di lavoro come una palestra attrezzata per allenare la mente, facendolo diventare uno spazio in cui le relazioni generino nuove idee e possibilità. L’ufficio del futuro va pensato immaginandosi uno stile di vita svincolato dalle convenzioni, un ambiente sempre diverso creatore continuo di novità‘.

Ufficio
10/02/2015

C’è la scena in Argo, il film diretto e interpretato da Ben Affleck sul cosiddetto Canadian Caper, l’operazione segreta per liberare sei cittadini americani rifugiatisi nell’ambasciata canadese di Teheran durante la rivoluzione del 1979: quando alcuni militanti irrompono nell’ambasciata USA i diplomatici americani corrono a distruggere il maggior numero possibile di documenti cartacei.

C’è anche una scena in La fusione, l’ottavo episodio della terza serie di The Office, con Rainn Wilson impegnato a triturare fogli alla scrivania

E poi ancora un episodio dei Simpson, The Temp con la seducente Lara Flynn Boyle, l’Avvocato del Diavolo con con Al Pacino e Keanu Reeves e ovviamente Tutti gli Uomini del Presidente, con Robert Redford e Dustin Hoffman nei panni di Bob Woodward e Carl Bernstein, i giornalisti che scoprirono lo scandalo Watergate

Insomma, quando c’è da distruggere documenti, proteggere informazioni riservate, tutelare la privacy e garantire che alcuni segreti rimangano tali non c’è niente di meglio di un distruggi documenti, come ben insegna la storia del cinema.

Per questo Viking ha pensato di andare incontro a tutte le esigenze di tutela delle informazioni professionali lanciando una grande promozione sui distruggi documenti AutoMax di Fellowes con l’esclusiva tecnologia di alimentazione automatica in grado di distruggere le pile di carta così come sono, senza necessità di togliere le graffette o i punti o di lisciare la carta stroppicciata.

Dal 1 gennaio al 31 marzo 2015 ordinando una macchina Fellowes si può immediatamente richiedere un rimborso fino a 100 euro semplicemente registrandosi sul sito www.fellowes-promotion.com.

I modelli in promozione e i dettagli sono sul sito Viking.it.

Ufficio
09/02/2015

Gli uffici e gli studi professionali sono luoghi ad alto tasso di frequentazione, e per questa ragione richiedono frequenti tinteggiature: per ripulire le pareti dall’inevitabile sporco che vi si deposita e anche per comunicare un senso di pulizia e ordine indispensabile per la buona immagine professionale.

Ma quali colori prediligere nella tinteggiatura delle pareti di un ufficio? La risposta più immediata sarebbe il colore bianco, neutro e adatto a ogni abbinamento, se non fosse che il bianco potrebbe comunicare estrema freddezza e impersonalità, risultando freddo e spoglio e poco accogliente.

Colori ideali risultano allora quelli chiari e tuttavia luminosi e caldi, come il giallo o l’arancione tenue, che sono anche energizzanti, oppure il beige caldo e riposante. Da evitare invece i colori eccessivamente freddi, che potrebbero indurre alla sonnolenza, e quelli eccessivamente sgargianti, che potrebbero aumentare lo stress visivo o mettere a disagio eventuali visitatori degli spazi di lavoro.

Un fattore importante da considerare sempre è la qualità, oltre che la quantità, della luce: se un ufficio può essere ben illuminato anche da una giusta scelta di lampade e dispositivi di illuminazione, rimane il fatto che la luce naturale dona una qualità superiore agli ambienti, facendoli risultare più accoglienti e vivibili: in particolare se gli ambienti godono di scarsa illuminazione naturale risulta allora sconsigliato tinteggiarli con colori scuri, che potrebbero rendere pressoché invivibile lo spazio di lavoro.

Ufficio
05/02/2015

C’è chi lo fa per risparmiare, chi per questioni di praticità e chi per un pizzico di attenzione alla dieta. Di fatto è che 7 italiani su 10, quando si recano al lavoro, si portano il pranzo da casa: sono soprattutto donne (61%) ma senza distinzione di ruolo, tanto che lo fanno gli operai (38%) come i manager (22%).

Purtroppo però ‘schiscetta’ (come veniva chiamata a Milano negli anni Cinquanta) o lunchbox che sia, spesso significa soprattutto avanzi del giorno prima infilati in un contenitore di plastica da tenere in frigorifero e riscaldare al microonde.

Ma non è sempre e per forza così: Alessandro Vannicelli si occupa di web marketing, ma ha ereditato la ‘passione’ per il lunchbox in ufficio dal padre e ne ha fatto prima un blog (Schisciando) e poi anche un libro (Schiscetta Perfetta, De Agostini, 12,90 euro) con oltre 100 ricette facili, veloci e soprattutto adatte ad essere portate in ufficio.

Pronti a prendere ispirazione?

Idee
03/02/2015

Sì, lo diciamo spesso che il lavoro è uno stress, ma ora una ricerca condotta da Regus, fornitore globale di spazi di lavoro flessibili, ha indagato anche i modi, le cause e le quantità di stress nelle occupazioni professionali. Scoprendo prima di tutto che in 5 anni, quelli della crisi globale più lunga del Dopoguerra, lo stress legato al lavoro è aumentato.

L’indagine di Regus è stata condotta intervistando 22mila manager e professionisti in oltre 100 paesi, e per il 53% di questi il livello di stress tra il 2010 e il 2015 è aumentato sensibilmente.

Ma se la percezione è comune, da Paese a Paese variano le cause, e quelle per l’Italia sono ben specifiche:

l’instabilità del posto di lavoro (30% contro il 15% della media globale)
tecnologie obsolete e inaffidabili (30%)
carenza di personale e collaboratori (27%)
Scarsa flessibilità degli orari e dei luoghi di lavoro (15%)

A livello globale invece la prima causa di stress è indicata nella mancanza di esercizio fisico e di cibi salutari (21% degli intervistati).

Ciò che coincide tra l’Italia e il resto del mondo sono gli auspici sui modelli di impiego che potrebbero mitigare lo stress: il 74% del panel (in Italia il 73%) pensa che lavorare talvolta in ambienti diversi possa rappresentare un piccolo antistress; il 61% degli italiani (59% la media globale) pensa anche che operare con più flessibilità permetterebbe di raggiungere un miglior equilibrio tra vita e lavoro.

Idee
30/01/2015

In un mondo sempre più orientato all’innovazione non è banale sapere da dove nascono competenze come la creatività e il cosiddetto pensiero laterale. E tra i tanti fattori che possono influenzare i livelli di creatività un ricercatore della Concordi’rounds John Molson School of Business ha voluto capire se può rientrare anche la struttura sociale del paese di provenienza.

Ovvero: la creatività dipende anche da dove nasciamo? O meglio: vivere in un paese spiccatamente individualista rispetto a uno di mentalità più collettivista influenza la creatività e l’innovazione?

Il professor Gad Saas ha condotto una serie di test tra gli studenti delle università di Montreal (Canada, considerato un paese individualista) e Taipei (Taiwan, di mentalità più collettivista) valutando 5 fattori comuni a ogni tecnica di brainstorming:

1. Il numero di idee generate
2. La qualità delle idee
3. Il numero di pareri negativi per ogni gruppo (cose come: “Questa è un idea assurda”)
4. L’intensità dei commenti negativi (“Questa idea non funziona” è ben diverso da “Questa è un’idea stupida”)
5. Il livello di abitudine a valutare la propria performance creativa rispetto a quelle di altri gruppi di confronto

I risultati – pubblicati sul Journal of Business Research – accreditano il fatto che quando si tratta di creatività, gli studenti canadesi hanno dimostrato di produrre più idee in generale, con anche un livello superiore di commenti negativi; ma dal punto di vista della qualità delle idee (valutate da un comitato indipendente) sono gli studenti di Taipei ad aver raggiunto performance migliori.

“Per massimizzare la produttività dei gruppi di lavoro sempre più internazionalizzati, manager e aziende globali devono tener conto delle differenze culturali, soprattutto tra paesi occidentali e orientali” ha commentato il professor Saad.