Smart Working: 10 regole per farlo funzionare
Pubblicato il 9 January 2020

Lo smart working, anche in Italia, è una modalità di lavoro sempre più diffusa: secondo i dati dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano gli smart worker in Italia, nel 2019, sono stati 570mila, in crescita del 20% rispetto al 2018, e appena il 10% di un bacino potenziale di lavoratori che, per tipologia e modalità di impiego, tocca i 5 milioni. Ovviamente, come in tutte le novità, non mancano i pro e i contro, sia dal punto di vista dei lavoratori che di quello dei responsabili delle risorse umane. Tuttavia è vero che oggi più di ieri la tecnologia permette facilmente la collaborazione da remoto, oggi più di ieri il lavoro è sempre più fluido, oggi più di ieri ridurre l’impatto ambientale è un valore anche per le aziende (al pari di ridurre i costi per sedi e uffici) e oggi più di ieri il work-life balance è percepito come un aspetto fondamentale della vita e della carriera.

«Se pensiamo a un target come quello dei Millennials, il classico modo di lavorare di fronte a una scrivania e con orari definiti non esiste praticamente più e, proprio per questo, lo smart working è uno strumento vincente per restare competitivi anche nell’attrarre i nuovi talenti».
* Benjamin Jolivet, country manager di Citrix Italia, South Eastern Europe e Israele

Smart Working: luci e ombre del lavoro da remoto

Da una ricerca commissionata da Citrix ad Ales Market Research emergono tutte le luci e ombre che aleggiano intorno al tema dello smart working:

  • Il 66% dei responsabili delle risorse umane intervistati ha dichiarato che la policy per lo smart working è parte della vision futura dell’azienda
  • Il 64% dei responsabili delle risorse umane intervistati ha detto di incoraggiare attivamente questa nuova modalità di lavoro
  • Il 52% dei responsabili HR intervistati vede nello smart working un pericolo concreto per la dimensione sociale dell’azienda
  • Il 57% dei responsabili HR intervistati teme ancora che la mancanza di controllo possa impattare negativamente sulle performance
  • Il 55% delle aziende interpellate non si sente pronta a supportare lo smart working dal punto di vista tecnologico
  • Il 48% delle aziende interpellate è preoccupato per tutto ciò che riguarda la sicurezza

Tuttavia ci sono aziende che lo smart working lo stanno sperimentando da tempo con risultati più che positivi: in Microsoft Italia, che l’ha introdotto già 10 anni fa, il 79% degli smart worker dichiara di essere più produttivo e il numero di dipendenti che lavorano in modalità agile per oltre 6 giorni al mese è quintuplicato in un anno (dall’11% al 55%).

Smart Working: 10 regole per farlo funzionare

Alla fine il lavoro smart, o agile, è soprattutto una questione di buone pratiche e comportamenti virtuosi, come quelli compresi nel decalogo stilato dalla società di recruiting PageGroup:

Management orientato al risultato
Dare (da parte del management) e richiedere (da parte dello staff) obiettivi chiari e indicazioni precise in termini di scadenze e risultati. Poi focalizzarsi sul risultato e non sulla presenza.

Comunicazione multicanale
Il segreto dello smart working è una efficiente comunicazione: mail e instant messaging ma anche video e call conference.

Strumenti adeguati
Senza strumenti adeguati lo smart working non può funzionare: strumenti per comunicare, strumenti per condividere, strumenti per lavorare.

Gestire il tempo
Gestire il tempo è l’aspetto più difficile per ogni lavoratore che passa da una modalità tradizionale di lavoro a quella agile e smart: è una forma mentis che si acquisisce con il tempo e non necessariamente in automatico.

Darsi dei limiti
Il rischio del lavoro smart è quello di lavorare sempre, anche oltre il proprio orario di lavoro: lavoro flessibile non significa lavorare h24, e saper porre dei limiti anche alla propria reperibilità è fondamentale.

Attenzione al multitasking
Il rischio del lavoro da remoto è la dispersione, di energie e di tempo. Dal lavorare fianco a fianco al gestire la comunicazione multicanale è un attimo che si finisce preda del peggior multitasking: darsi delle regole è essenziale anche in questo aspetto.

Lavoro smart per tutti
Se lavora smart il capo, dovrebbero poterlo fare anche quelli dello staff: un lavoro smart asimmetrico non funziona ed è controproducente.

Diffondere la nuova cultura del lavoro
Non basta proclamare il lavoro smart e fornire i dipendenti degli strumenti necessari: affinché lo smart working funzioni davvero serve diffondere la nuova cultura del lavoro anche attraverso una formazione specifica.

Organizzare gli spazi fisici
Dentro l’ufficio, dove nella maggior parte dei casi scompare la postazione personale, ma anche fuori dall’ufficio, a casa o negli spazi di co-working: organizzare gli spazi fisici (ed evitare di lavorare sul tavolo ingombro della cucina o a letto) è il primo passo di uno smart worker efficace e felice.

Permettere un approccio personale
Lo smart working funziona ed è soddisfacente se si permette un approccio personale al work life balance: poter accompagnare i figli a scuola o essere flessibili sull’orario di inizio e fine della propria giornata è il segreto della felicità di ogni smart worker.