Smart Working e GDPR: perché ti serve un distruggidocumenti
Pubblicato il 4 March 2021

Lo smart working imposto dalle norme per il contenimento della pandemia ha stravolto le nostre vite da un giorno all’altro. Costringendoci a modificare la routine delle nostre giornate lavorative e anche il modo di lavorare. A tante situazioni ci siamo tutti adeguati abbastanza in fretta, dalle riunioni da remoto alla gestione degli orari. Ma molti aspetti sono sfuggiti al controllo, vuoi per la repentinità del cambiamento, vuoi perché non esistevano vere e proprie policy aziendali. Per esempio il GDPR, o Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, entrato in vigore a maggio 2018.

Il rapporto 2020 di HRZone ha rilevato che il 57% dei datori di lavoro non aveva una politica formale di lavoro a distanza anche per quanto riguarda il rispetto del GDPR. Se anche tu pensi di essere in difetto da questo punto di vista un valido aiuto ci giunge da Rexel, marchio di prodotti da ufficio:

Il GDPR si applica al lavoro da casa o da remoto?

È facile: la risposta è decisamente sì. I rischi di una violazione o di una perdita dei dati sono elevati tanto a casa quanto in ufficio, probabilmente ancora di più se non si dispone dei processi o apparecchiature giuste.

Cosa dovrebbe comprendere una politica di lavoro a distanza?

Sebbene ogni azienda gestirà le politiche di lavoro da remoto in modo diverso, ci sono alcune linee guida generali da seguire:

Chi ha il permesso di portare a casa i documenti

Che tipo di documenti

Come dovrebbero essere trasportati

Chi può stampare i documenti

Come eliminarli

Come segnalare file persi o dati fuori luogo

Cosa fare se si sospetta una violazione dei dati

Come gestire da casa la crittografia e la sicurezza

Dal rapporto HRZone emerge quanto è anche nel sentimento comune: il 40% dei dipendenti da remoto ha dichiarato di non avere gli strumenti giusti. Non solo per lavorare in modo davvero produttivo ma anche per lavorare in regola, anche relativamente al GDPR. Soprattutto se si tratta di documenti cartacei.

Hai davvero bisogno di distruggere i documenti?

Ancora una volta, la risposta è sì. Molte persone ritengono che il GDPR riguardi solo i dati digitali, mentre in realtà esso incorpora rigide linee guida su come gestire i documenti cartacei sensibili.

Si consiglia vivamente di distruggere i documenti che sono stati spostati dal posto di lavoro e portati a casa per uso aziendale. Questo vale anche per tutti i documenti sensibili o riservati che stampi a casa per motivi di lavoro o personali.

Quindi avere a casa il giusto distruggidocumenti può garantire di lavorare in maniera conforme al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati. Per esempio i distruggidocumenti Rexel Momentum con dimensioni compatte e ideali per l’home office: una linea di distruggidocumenti con taglio a frammenti in grado di distruggere da 6 a 12 fogli formato A4 (80 gr/mq) con un Livello di sicurezza da P-3 (1 foglio A4 in 200 frammenti 5x42mm) a P-4 (1 foglio A4 in 400 frammenti 4x28mm).

Per altri prodotti e consigli per lavorare da casa puoi approfondire che tipo di smart worker sei a questo link.