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Idee
07/02/2019

Marie Kondo era già un caso letterario per il suo bestseller mondiale “Il Magico Potere del Riordino” (oltre 3 milioni di copie vendute in 30 Paesi) e per il secondo volume “96 lezioni di felicità”, ma da quando è sbarcata su Netflix con la serie “Facciamo ordine con Marie Kondo” la 33enne giapponese ha sfondato il muro di gomma dei maniaci dell’ordine e della pulizia per diventare una guru dell’organizzazione a tutto tondo con il suo metodo KonMari. Non più solo famiglie con bambini, single incalliti, coppie travolte dal trasloco e vedove alle prese con appartamenti troppo grandi e ingombri di cose, il metodo Marie Kondo per l’ufficio vale anche per imparare a essere ordinati sul posto di lavoro. È essa stessa ad aver affermato che “con una scrivania ordinata, la vostra efficienza al lavoro è destinata a crescere”, mettendo ordine nelle cose e, di riflesso, anche a livello mentale.
Il metodo Marie Kondo per l’ufficio
La logica, o teoria, di Marie Kondo è tutto sommato semplice: l’ordine materiale significa ordine mentale, meno stress e di conseguenza anche maggior possibilità di essere creativi. Già, non solo efficienti ma anche creativi e rilassati. In una parola: la felicità, anche al lavoro.
Per le cose di casa la pratica è semplice: buttare gli oggetti anziché accumularli, valutarli uno a uno e, se non ci emozionano, buttarli inesorabilmente. Il metodo Marie Kondo per l’ufficio è lo stesso.
Come ripulire la scrivania con il metodo Marie Kondo
Come prima cosa si tratta di ripulire la scrivania con il metodo Marie Kondo: non un pezzettino alla volta ma una operazione drastica, approfondita e definitiva. Comincia da ciò che vedi: arredi, carte, documenti, pubblicazioni, cancelleria e qualunque oggetto sia presente fisicamente nel nostro spazio di lavoro. Ciò che non è utile si butta; ciò che non si usa da tempo si butta; i doppioni si buttano; gli effetti personali si eliminano o riducono all’essenziale (1 foto della famiglia); appunti vari su Post-it, foglietti e fogliettini si eliminano.

Poi si passa a ciò che non si vede, cioè che è nascosto nei cassetti: il metodo è lo stesso, gettare ciò che non serve, riordinare ciò che è necessario riordinare (documenti da conservare per legge), eliminare ciò di cui non si giustifica l’esistenza. Vale anche per librerie, scaffali, armadi, archivi: ciò che non potrà servire in futuro deve sparire dalla vista.

Il terzo passaggio è la pulizia: pulire le superfici, l’interno dei cassetti, i mobili e le sedie, le lampade, la tastiera del computer e il monitor, dove si accumulano germi a non finire. Tutto. Buttare e pulire è liberatorio, ed è il viatico della felicità.
Riordinare i documenti con il metodo Marie Kondo per l’ufficio
A questo punto si tratta di riordinare i documenti con il metodo Marie Kondo per l’ufficio, e qui si tratta di aver chiaro il flusso operativo con il quale processiamo documenti cartacei che, volenti o nolenti, non possiamo eliminare dalla nostra quotidianità lavorativa: come abbiamo già scritto qui si tratta di suddividere tra documenti correnti che vanno in una cassettina di passaggio, documenti importanti di consultazione frequente da tenere a portata di mano che vanno nei cassetti della scrivania, e documenti da conservare per lungo tempo che vanno nell’archivio vero e proprio.
Darsi dei tempi per applicare il metodo Marie Kondo all’ufficio
Il metodo Marie Kondo è tutto sommato semplice da capire, più difficile da mettere in pratica in modo spietato e definitivo, e la discriminante è il tempo. Darsi delle scadenze rigorose e tassative è il segreto per il successo: 10′ per pulire, 1 ora per catalogare, 30′ per buttare (sono ipotesi, ciascuno deve stabilire il proprio cronogramma, ma una volta deciso, si parte e non si deroga: l’efficienza è tutto per arrivare al risultato finale).

Di più: non basta l’intervento massiccio una tantum, il metodo Marie Kondo per l’ufficio è una forma mentis, un modo di essere quotidiano: la scrivania deve rimanere pulita ogni sera, e dobbiamo ritrovarla sgombra, minimalista, pulita ed essenziale il mattino dopo. Non ci sono foglietti che rimangono sul desk, appunti che serviranno il giorno dopo sparsi alla rinfusa, oggetti lasciati in disordine perché non abbiamo un posto migliore dove riporli. Il metodo Marie Kondo per l’ufficio è una pratica quotidiana fatta di piccoli passi.
I benefici del metodo Marie Kondo per l’ufficio
Già, ma quali sono i benefici del metodo Marie Kondo per l’ufficio? Perché sottoporsi al doloroso e faticoso rituale di gettare tutto e vivere nell’essenziale? Lo insegnano gli chef, per i quali lavorare nell’ordine e nella pulizia non è solo una questione di igiene ma un’esigenza di disciplina ed efficienza. Lo insegnano le archistar, le cui scrivanie sono sempre sgombre e pulite. Lo insegnano i grandi manager, abituati a processare compiti, prendere decisioni, e andare oltre, senza accumulare. Nel nostro piccolo, lavorare in un ambiente ordinato e pulito significa essere felici, fare spazio alla nostra personalità e creatività, riuscire a vedere ciò che prima non potevamo nemmeno intuire. E poi fare ordine, nel senso dell’attività fisica del buttare, riordinare, distruggere ed eliminare, è un gesto catartico, liberatorio, meditativo e, in fondo, davvero gratificante.

Notizie
08/10/2018

Nonostante la forte tendenza verso il paperless office, in ogni ufficio ci sono ancora numerosi documenti che per legge devono essere conservati in formato cartaceo per un numero variabile di anni. Ecco che allora si pone il problema di un metodo di archiviazione e catalogazione per organizzare un archivio che sia pratico e funzionale: pratico nel senso di permettere di registrare, catalogare e archiviare i documenti cartacei in modo veloce e semplice, evitando errori spesso irrimediabili; funzionale nel senso che deve permettere a chiunque di ritrovare un documento anche a distanza di anni, e anche qualora lo avessero catalogato altre persone.

Trovare un filo logico semplice ed efficace non è facile, e purtroppo non esistono nemmeno regole univoche e infallibili perché ogni ufficio, ogni azienda, ogni attività è diversa dalle altre e ha proprie e specifiche esigenze. Tuttavia alcuni consigli e buone pratiche come quelli di questa guida all’archiviazione e catalogazione possono essere utili, anche solo come spunto, per conservare i documenti cartacei dell’ufficio.
Guida all’archiviazione: come conservare i documenti cartacei dell’ufficio
Per archiviare i documenti cartacei dell’ufficio servono sicuramente e prima di tutto degli strumenti adatti: uno scaffale, una libreria, un armadio chiuso (nel caso si volesse impedire l’accesso a documenti riservati) e dei classificatori per cartelle sospese; dei raccoglitori ad anelli, delle buste di plastica e sicuramente dei fogli divisori con buchi, tutti prodotti cosiddetti da archivio; etichette e pennarelli, e magari un’etichettatrice.

Oltre che alla logica della archiviazione è importante pensare anche al flusso di lavoro quotidiano e/o settimanale che sia più funzionale alla catalogazione. Con relativamente pochi documenti da gestire a settimana li si può dividere in due “vaschette” chiamate tipicamente “da fare” e “fatti” e poi smistare e archiviare il tutto una volta a settimana; con molti documenti cartacei che passano ogni giorno sulla scrivania può invece essere più pratico suddividere da subito i fogli in base al tipo (fatture emesse; fatture ricevute; preventivi; ordini; etc) e archiviare ogni giorno, al pomeriggio o la mattina successiva (no, archiviare subito ogni documento è una perdita di tempo enorme).
Consigli per organizzare l’archivio dei documenti di carta in ufficio
Pensato al flusso di lavoro, si tratta di pensare alla logica con cui catalogare e archiviare i documenti cartacei. Come prima cosa si può far ricorso ai colori: tutti i faldoni raccoglitori rossi sono per le fatture emesse; quelli gialli per quelle ricevute; quelli verdi per gli ordini emessi; quelle azzurre per gli ordini ricevuti; e così via.

La prima categorizzazione ulteriore non può che essere quella per anno, di modo da trovarsi tutti i raccoglitori rossi per le fatture emesse in ordine in annate progressive da sinistra a destra e dal ripiano più alto dello scaffale in giù (o viceversa: l’importante è che i meno usati siano nei punti più scomodi e che man mano che si eliminano i documenti si crei nuovo spazio in modo consequenziale).

Se si gestiscono relativamente pochi documenti può essere comodo organizzare il tutto in ordine cronologico, dal 1° gennaio al 31 dicembre di ogni anno. Lo stesso criterio può essere funzionale se si gestiscono molti documenti di altrettanti, o quasi, interlocutori: non ha senso una cartella con il nome di un cliente o fornitore se questo emette una sola fattura l’anno.

Diverso il caso in cui ci sia un certo numero di fornitori ciascuno dei quali emette numerosi documenti ogni anno, o ogni mese, o ogni settimana: in questo caso può essere più pratico usare dei fogli divisori, gestire il tutto prima in ordine alfabetico e poi temporale. Attenzione che normalmente l’ordine alfabetico crea conflitti con gli acronimi, tanto usati per le denominazioni delle società: il criterio deve essere univoco, o si usano sempre gli acronimi o la loro esplicitazione, perché la BM Impianti di Brambilla Marco potrebbe finire dispersa in chissà quale meandro dell’archivio in base a come la si archivia, se come BM o come Brambilla.

Purtroppo la carta tende a deteriorarsi e strapparsi, per cui davanti all’esigenza di conservare per anni i documenti stampati può essere utile e rassicurante usare le buste di plastica trasparente per raccoglitori: preservano dalla polvere, dalle operazioni maldestre e sono pratiche da sfilare e spostare, alla bisogna.
Errori da non commettere nell’archivio dell’ufficio
Fatto il quadro generale per organizzare l’archivio di carta dell’ufficio, ci sono anche degli errori da non commettere per nessun motivo. Il primo è usare i Post-It per nominare raccoglitori e cartellette: i Post-It sono fantastici e utili, ma purtroppo tendono a staccarsi se non li si usa correttamente, e il pasticcio è sempre in agguato. Anche scrivere in corsivo è da evitare: meglio uno stampatello chiaro per tutti che un corsivo elegante ma con una grafia da dentista. Niente acronimi, abbreviazioni, sigle o altro: se in un raccoglitore ci sono le fatture in entrata del 2017, scrivere “Fatture in Entrata 2017” (F.E. 17 a distanza di anni può dire tutto e il suo contrario). Mai, per nessun motivo, lasciare documenti in giro sullo scaffale: li si consulta e si ripongono al loro posto, altrimenti nel giro di poche settimane ci saranno montagne di fogli disordinati. E infine, quando è il momento di eliminarli, usare un distruggidocumenti è la soluzione più sicura per la privacy e la tutela dell’azienda.

Ufficio
06/07/2018

Il backup e archiviazione dei documenti informatici, quella cosa per cui puoi copiare o salvare i file del computer in modo sicuro per averli sempre disponibili, sono quel genere di operazioni la cui necessità diventa chiara nel momento del bisogno. È talmente importante fare backup e archiviazione dei propri dati, sia quelli di lavoro che quelli personali, che addirittura è stato istituito il Backup Day, ogni anno il 31 marzo, per evitare di vivere uno o più dei seguenti scenari:

Centinaia se non migliaia di foto personali, di vacanze, famigliari e momenti unici, salvate su supporti fisici come CD o DVD che poi, al momento di essere letti, risultano danneggiati, graffiati, illeggibili.
Documenti di lavoro, foto e video personali, documenti digitalizzati come fatture, bollette e così via salvate su hard disk esterni che si rompono perché cadono oppure risultano illeggibili quando si cambia computer.
Chiavette USB che di colpo non hanno più nulla in archivio perché si sono smagnetizzate
Furto, del computer o dell’HD esterno, con perdita di tutto ciò che contenevano
Sbadataggine per cui, inavvertitamente, si cancellano intere cartelle dal computer con tutti i file e documenti che contenevano

Che fare allora per evitare di perdere i propri file di lavoro e, possibilmente, averne una copia sempre accessibile? Essenzialmente due cose: backup e archiviazione, che non sono la stessa cosa e nemmeno sinonimi.
Backup e archiviazione dei dati: come funzionano
Come prima cosa bisogna capire la differenza tra backup e archiviazione dei dati: il backup è una copia di un documento informatico, che mantiene l’originale nella sua posizione, sul computer o smartphone, e ne crea uno o più duplicati su altri spazi fisici o virtuali; l’archiviazione è lo spostamento del file, senza farne una copia, in un luogo fisico o virtuale più sicuro rispetto alla sua collocazione originale. Vediamo allora le diverse possibilità di fare il backup o l’archiviazione dei propri file personali o di lavoro.
Come fare il backup dei file del computer
Esistono numerose possibilità di fare il backup dei file del computer, con differenze che vanno dalla capacità di memoria, cioè quanto spazio si ha a disposizione, al grado di sicurezza.

La chiavetta USB è probabilmente il sistema di backup più conosciuto: sono pratiche da usare, dato che basta infilarle nella porta USB del computer e sono subito disponibili, e anche da trasportare, visto che stanno in tasca o nella borsa del computer come in un cassetto di casa. I contro sono la limitata capacità di memoria (ce ne sono anche da 256GB, che possono andar bene per un’archiviazione famigliare ma già potrebbero non bastare in presenza di molte foto e video o per professionisti con molti documenti da gestire), la potenziale fragilità e deperibilità e soprattutto il fatto che si possono perdere.

CD e DVD sono stati a lungo il sistema prediletto di backup e archiviazione dati perché davano il vantaggio di poter dividere, etichettare e archiviare i documenti in base alle proprie esigenze (per esempio: fatture di un dato anno, foto di un evento particolare, etc) e la comodità di avere sott’occhio e ben chiaro il modo in cui erano stati salvati. Lo svantaggio è senza dubbio il fatto che si possono rovinare anche inavvertitamente e quello per cui sempre meno computer portatili prevedono il lettore di CD e DVD.

Un sistema molto usato sia da liberi professionisti che dalle famiglie sono i cosiddetti hard disk esterni, o hard drive, delle vere e proprie memorie che si collegano al computer tramite un cavo USB, che occupano più o meno lo spazio di uno smartphone e che hanno capacità simili a quelle della memoria del computer, fino a 1TB o anche oltre. Anche in questo caso rotture e smarrimenti sono possibili, così come l’incompatibilità data dalle diverse formattazioni iniziali nel caso in cui si cambiasse computer o sistema operativo (spesso quelli leggibili dai PC con Windows risultano poi illeggibili coi Mac di Apple, e viceversa, per non parlare dei computer con sistema operativo Linux o Google) e comunque la copia o lo spostamento dei file deve essere fatto manualmente.

I NAS, che significa Network Attached Storage, sono sistemi di backup sempre più diffusi sia in casa, per esigenze famigliari, che tra piccole aziende e liberi professionisti: sono sostanzialmente dei sistemi di storage, quindi di memoria di documenti, collegati alla Rete di casa o dell’ufficio (si possono collegare via cavo al router che porta Internet in casa o in ufficio o anche al WiFi) e permettono di copiare i file del computer, dello smartphone, della videocamera o della action-cam sia manualmente che in automatico ogni volta che questi dispositivi si agganciano alla rete WiFi locale. Tra i vantaggi ci sono sicuramente il fatto di fare in modo automatico il backup dei documenti e, nella stragrande maggioranza dei modelli e marchi, di poter accedere ai documenti anche tramite App sullo smartphone o dalle pagine Web.

Infine si stanno sempre più diffondendo i sistemi di backup nel cloud, da quelli gratuiti con spazi più o meno limitati (per esempio Photos di Google per le immagini scattate col telefonino, OneDrive di Microsoft per ogni tipo di documento sincronizzato con la posta elettronica, o DropBox) a quelli a pagamento sempre più usati da liberi professionisti e piccole aziende con esigenze di salvaguardia dei propri documenti digitali.
Come salvare i file in modo sicuro e averli sempre disponibili
Il sistema sicuro al 100% per salvare i propri file e averli sempre disponibili purtroppo non esiste. Esistono invece strategie intelligenti che partono dalla consapevolezza dell’importanza di dati e file digitali e, in base allo spazio che di cui si necessita e al prezzo che si è disposti a pagare, possono garantire di salvaguardare buona parte se non tutti i propri documenti, foto e video.

Per esempio una buona strategia è quella di tenere sempre il minimo indispensabile sulla memoria del computer, eseguendo il più regolarmente possibile (ogni giorno o 1 volta a settimana per professionisti e aziende, una o due volte al mese per le famiglie) una copia dei file sia su un supporto fisico esterno, come l’hard disk o il NAS, che in un servizio cloud, come i drive ormai offerti con ogni account di posta elettronica per i documenti e quelli di sincronizzazione e backup delle foto dallo smartphone.

Gli esperti di storage e salvataggio dei dati citano spesso una regola facile, pratica e che funziona, la regola del 3-2-1: fai 3 copie di ciascun file, una principale e due di backup; salva le copie in almeno 2 memorie fisiche diverse (per esempio un hard drive e un NAS); fai almeno un backup su un cloud. Facile no?