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Ufficio
12/06/2020

La Primavera è generalmente il tempo delle pulizie e della rimessa in ordine. E se vale per casa vale anche per l’ufficio, a maggior ragione dopo mesi di lockdown passati a lavorare a casa e a produrre documenti che bisogna tenere in ordine oppure riportare in ufficio e catalogare. Mettere in ordine l’ufficio – che sia in casa o in azienda – richiede del metodo e ci sono degli specialisti che propongono questo genere di servizio. Già, perché sistemare e ridurre il caos degli ambienti che frequentiamo è molto meno semplice di quello che può sembrare, e sono nati servizi specifici come quello di Margherita Settembrini Trabucchi che – in un’intervista a Vanity Fair – ha sintetizzato in pochi punti i consigli decisivi per riorganizzare l’ufficio.

1. Illuminare gli spazi

Basta poco, anche solo una nuova lampada o una diversa posizione, e grazie all’illuminazione le cose risalteranno meglio e sembreranno più belle. Ma anche illuminare gli spazi di lavoro richiede di rispettare alcune semplici ma cruciali regole come quelle che abbiamo descritto qui.

2. Non accumulare i documenti sulla scrivania.

Nonostante l’idea molto diffusa per cui il disordine sia geniale, una scrivania sgombra e ordinata è segno di efficienza, non di inattività. Dire a un disordinato di mettere in ordine è utopia, ma può bastare cominciare proprio dalla scrivania, un poco per volta, eliminando il superfluo come insegna Marie Kondo e si innesca un circolo virtuoso che nel tempo porterà all’ordine generale.

3. Archiviare e catalogare.

Esistono fantastiche cartellette e faldoni per l’archivio, e sono fondamentali: basta un minimo di logica (per esempio i colori: rosso = urgente; blu = archiviato; verde = in fieri) e tutto avrà magicamente il suo posto. Se però i vostri documenti vi appaiono come un rompicapo, questi consigli su archiviazione e catalogazione potrebbero essere decisivi.

4. Pulire e profumare ogni giorno.

Evitare di accumulare lo sporco evita di accumulare il disordine. A maggior ragione in questi tempi di (post?) Coronavirus in cui pulizia, ordine e disinfezione sono parole d’ordine. E se aggiungete anche dei fiori accompagnati da un profumatore discreto il tutto sembrerà ancora più piacevole. Semplice no?

5. Riporre tutto in armadi e librerie inventario.

Occhio non vede, cuore non duole dice il proverbio, e vale anche per il caos dell’ufficio. In effetti una pila di documenti sulla scrivania è il peggior modo per cominciare una giornata di lavoro. Ok archiviare e catalogare, ma poi i faldoni colorati di cui sopra non rimangono sulla scrivania, in terra o su una sedia, ma si organizzano negli armadi e nelle librerie. Anche qui: un posto per ogni cosa, ogni cosa al suo posto.

PS: Ultimo consiglio: la sera, prima di lasciare l’ufficio, riordinate la scrivania. L’indomani mattina sarà più piacevole ricominciare a lavorare.

Ufficio
09/01/2015

Nonostante la digitalizzazione di numerose operazioni commerciali e burocratiche, l’archivio cartaceo dei documenti dell’azienda o dell’attività professionale continua a occupare spazi e tempi di ogni ufficio amministrativo del mondo. Motivo per il quale una buona archiviazione e catalogazione dei documenti è sempre più una competenza richiesta per poter ottimizzare i tempi e ridurre i costi delle operazioni amministrative.

Ma come fare per organizzare in modo pratico e logico l’archivio di un ufficio? Principalmente dotandosi degli strumenti adatti e poi adottando una logica ferrea e precisa.

Intanto gli strumenti adatti: scaffali o librerie ad archivio, sicuramente, ma anche cartellette, faldoni, buste in plastica, separatori ed etichettatrici professionali.

Una volta apprestato il contenitore (lo scaffale, i faldoni, etc) conviene procedere con la logica della matrioska, con il più grande che contiene il più piccolo. Per esempio uno scaffale con tutti i preventivi, suddiviso in faldoni per tipologie di clienti (B2B; B2C) e all’interno di ciascun faldone dei separatori in ordine alfabetico. Ovviamente conviene sempre rispettare la logica della matrioska: una volta stabilito che il criterio è l’ordine alfabetico (piuttosto che numerico, o per data) occorre procedere sempre nella stessa direzione.

Un buon consiglio è anche quello di associare alle lettere i colori: faldoni, cartellette e separatori di diversi colori aiutano a individuare anche solo a colpo d’occhio diverse tipologie di documenti, oppure la separazione tra documenti catalogati sotto diverse lettere dell’alfabeto, o in ordine numerico.

Per assicurare la durata nel tempo dei documenti catalogati e archiviati è sempre utile utilizzare cartelline di plastica trasparente (ma mai inserirvi la carta termica per fax, che sbiadisce nel tempo: sempre meglio farne una fotocopia) e separatori colorati, che evitano di stropicciare fogli, fatture, lettere e documenti.

Anche le etichette sui dorsi di faldoni, cartellette o contenitori di CD e DVD devono durare nel tempo: scriverle a mano con penna o pennarello è il viatico ideale per fare in modo che sbiadiscano. Meglio dotarsi di un’etichettatrice professionale che permette di stampare con caratteri chiari e indelebili.

Infine ogni archivio o cassetto è sempre sottoposto all’azione del tempo, ed è sempre bene aprirlo di tanto in tanto per controllare che umidità, polvere, muffa o altri agenti non stanno deteriorando i documenti in esso contenuti.