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Idee
07/02/2019

Marie Kondo era già un caso letterario per il suo bestseller mondiale “Il Magico Potere del Riordino” (oltre 3 milioni di copie vendute in 30 Paesi) e per il secondo volume “96 lezioni di felicità”, ma da quando è sbarcata su Netflix con la serie “Facciamo ordine con Marie Kondo” la 33enne giapponese ha sfondato il muro di gomma dei maniaci dell’ordine e della pulizia per diventare una guru dell’organizzazione a tutto tondo con il suo metodo KonMari. Non più solo famiglie con bambini, single incalliti, coppie travolte dal trasloco e vedove alle prese con appartamenti troppo grandi e ingombri di cose, il metodo Marie Kondo per l’ufficio vale anche per imparare a essere ordinati sul posto di lavoro. È essa stessa ad aver affermato che “con una scrivania ordinata, la vostra efficienza al lavoro è destinata a crescere”, mettendo ordine nelle cose e, di riflesso, anche a livello mentale.
Il metodo Marie Kondo per l’ufficio
La logica, o teoria, di Marie Kondo è tutto sommato semplice: l’ordine materiale significa ordine mentale, meno stress e di conseguenza anche maggior possibilità di essere creativi. Già, non solo efficienti ma anche creativi e rilassati. In una parola: la felicità, anche al lavoro.
Per le cose di casa la pratica è semplice: buttare gli oggetti anziché accumularli, valutarli uno a uno e, se non ci emozionano, buttarli inesorabilmente. Il metodo Marie Kondo per l’ufficio è lo stesso.
Come ripulire la scrivania con il metodo Marie Kondo
Come prima cosa si tratta di ripulire la scrivania con il metodo Marie Kondo: non un pezzettino alla volta ma una operazione drastica, approfondita e definitiva. Comincia da ciò che vedi: arredi, carte, documenti, pubblicazioni, cancelleria e qualunque oggetto sia presente fisicamente nel nostro spazio di lavoro. Ciò che non è utile si butta; ciò che non si usa da tempo si butta; i doppioni si buttano; gli effetti personali si eliminano o riducono all’essenziale (1 foto della famiglia); appunti vari su Post-it, foglietti e fogliettini si eliminano.

Poi si passa a ciò che non si vede, cioè che è nascosto nei cassetti: il metodo è lo stesso, gettare ciò che non serve, riordinare ciò che è necessario riordinare (documenti da conservare per legge), eliminare ciò di cui non si giustifica l’esistenza. Vale anche per librerie, scaffali, armadi, archivi: ciò che non potrà servire in futuro deve sparire dalla vista.

Il terzo passaggio è la pulizia: pulire le superfici, l’interno dei cassetti, i mobili e le sedie, le lampade, la tastiera del computer e il monitor, dove si accumulano germi a non finire. Tutto. Buttare e pulire è liberatorio, ed è il viatico della felicità.
Riordinare i documenti con il metodo Marie Kondo per l’ufficio
A questo punto si tratta di riordinare i documenti con il metodo Marie Kondo per l’ufficio, e qui si tratta di aver chiaro il flusso operativo con il quale processiamo documenti cartacei che, volenti o nolenti, non possiamo eliminare dalla nostra quotidianità lavorativa: come abbiamo già scritto qui si tratta di suddividere tra documenti correnti che vanno in una cassettina di passaggio, documenti importanti di consultazione frequente da tenere a portata di mano che vanno nei cassetti della scrivania, e documenti da conservare per lungo tempo che vanno nell’archivio vero e proprio.
Darsi dei tempi per applicare il metodo Marie Kondo all’ufficio
Il metodo Marie Kondo è tutto sommato semplice da capire, più difficile da mettere in pratica in modo spietato e definitivo, e la discriminante è il tempo. Darsi delle scadenze rigorose e tassative è il segreto per il successo: 10′ per pulire, 1 ora per catalogare, 30′ per buttare (sono ipotesi, ciascuno deve stabilire il proprio cronogramma, ma una volta deciso, si parte e non si deroga: l’efficienza è tutto per arrivare al risultato finale).

Di più: non basta l’intervento massiccio una tantum, il metodo Marie Kondo per l’ufficio è una forma mentis, un modo di essere quotidiano: la scrivania deve rimanere pulita ogni sera, e dobbiamo ritrovarla sgombra, minimalista, pulita ed essenziale il mattino dopo. Non ci sono foglietti che rimangono sul desk, appunti che serviranno il giorno dopo sparsi alla rinfusa, oggetti lasciati in disordine perché non abbiamo un posto migliore dove riporli. Il metodo Marie Kondo per l’ufficio è una pratica quotidiana fatta di piccoli passi.
I benefici del metodo Marie Kondo per l’ufficio
Già, ma quali sono i benefici del metodo Marie Kondo per l’ufficio? Perché sottoporsi al doloroso e faticoso rituale di gettare tutto e vivere nell’essenziale? Lo insegnano gli chef, per i quali lavorare nell’ordine e nella pulizia non è solo una questione di igiene ma un’esigenza di disciplina ed efficienza. Lo insegnano le archistar, le cui scrivanie sono sempre sgombre e pulite. Lo insegnano i grandi manager, abituati a processare compiti, prendere decisioni, e andare oltre, senza accumulare. Nel nostro piccolo, lavorare in un ambiente ordinato e pulito significa essere felici, fare spazio alla nostra personalità e creatività, riuscire a vedere ciò che prima non potevamo nemmeno intuire. E poi fare ordine, nel senso dell’attività fisica del buttare, riordinare, distruggere ed eliminare, è un gesto catartico, liberatorio, meditativo e, in fondo, davvero gratificante.

Ufficio
30/03/2016

Se la vostra settimana in ufficio consiste in otto ore o più di lavoro di fronte al computer, la vostra postazione sarà ormai diventata una seconda casa. Per questo motivo, è importante creare un luogo familiare e stimolante che vi dia la giusta energia per raggiungere gli obiettivi che vi siete prefissati a breve e a lungo termine. Ma come fare? Noi di Viking vorremmo darvi una mano con una serie di consigli su come creare, il più possibile, un ambiente circostante ideale per lavorare in maniera produttiva e in serenità.

Creare un ambiente sereno

La vostra scrivania diventa il vostro quartier generale dove dar vita a idee creative e mantenere alto l’impegno e la produttività. Facile a dirsi, giusto?! Eppure, credeteci, basta a volte posizionare alcuni oggetti significativi intorno a voi creando così le giuste condizioni per lavorare in armonia con voi stessi e con i colleghi. La foto di un vostro caro, l’immagine di un momento significativo della vostra vita o un riconoscimento ottenuto, sproneranno in voi il desiderio di rendere un lunedì uggioso il momento adatto per pianificare gli impegni e le scadenze della settimana. Sarà sempre utile posizionare sulla scrivania un calendario su cui aggiungerete all’inizio di ogni settimana, gli appuntamenti lavorativi e non. Se avete a breve in programma una vacanza, appuntatevelo sul calendario e sbirciate di tanto in tanto quanti giorni mancano alla data della partenza. Sarà un incentivo in più per lavorare con maggiore motivazione.
Se amate le piante e avete la fortuna di sedere vicino a una finestra, posizionate al lato della vostra scrivania o sul davanzale una pianta che amate e che abbia bisogno di luce. Oppure basterà un mazzo di fiori che colorino la vostra scrivania per ravvivare la giornata. Se amate la musica e c’è un genere o un cantante che vi motiva e che faccia da piacevole colonna sonora durante il lavoro, preparate a casa una playlist ad hoc e armatevi di un lettore mp3 e auricolari quando cominciate a sentire un calo d’attenzione al lavoro. Un solo accorgimento: evitate di tenere il volume della musica troppo alto, specialmente se sedete vicino a colleghi che non gradiscono essere distratti o che si devono sbracciare per attirare la vostra attenzione quando vogliono chiedervi qualcosa.

Ordine mentale è ordine visivo

Quando le scadenze si fanno pressanti o il capo vi chiede all’ultimo momento di risolvere un problema in breve tempo, la normale reazione è entrare in agitazione e stressarsi più del dovuto. Questo, ovviamente, è controproducente sia per la vostra capacità di pensare con lucidità, sia concentrarvi sul lavoro assegnato, e non è certo salutare per i vostri nervi!
Riprendere il controllo della situazione e concentrarsi sul lavoro può essere facilitato se avete già un controllo visivo di ciò che c’è sulla vostra scrivania. Sembra banale ma se siete circondati da pile di fogli in disordine, post-it ovunque, cartacce e oggetti inutili sul piano di lavoro, nonché mille finestre del computer aperte, la vostra capacità di concentrazione cala nettamente. L’ordine mentale sarà favorito certamente dall’ordine intorno a voi. Quindi, cercate di mantenere sempre il controllo degli oggetti che avete sulla vostra scrivania. Se non avete una cassettiera o armadio vicino a voi, procuratevi dei raccoglitori dove tenere i documenti importanti e catalogateli in modo da avere per ogni raccoglitore un progetto. Eliminate dalla vostra vista tutto ciò che è inutile, chiudete tutte le finestre del computer e tenete sulla scrivania un blocco per gli appunti che può sempre esservi utile.

Feng Shui in ufficio

Forse qualcuno di voi avrà già sentito parlare del Feng Shui, un’antica disciplina cinese che consiste nel posizionare oggetti e mobili in modo tale da attrarre flussi energetici positivi che migliorino il nostro vivere quotidiano. Ebbene, esistono una serie di accorgimenti che potrebbero migliorare anche la vostra produttività alla postazione di lavoro, organizzando in maniera strategica gli oggetti sulla vostra scrivania.
La scrivania in direzione dell’uscita
Se vi fosse possibile, posizionate la scrivania in direzione della porta d’ingresso cercando di non bloccare il passaggio con altri mobili. Secondo la disciplina cinese lo spazio libero verso l’entrata attira energeticamente nuove opportunità verso voi – nuovi progetti, nuovi clienti, una carriera in ascesa. C’è chi anche consiglia di posizionare uno specchietto sulla vostra scrivania o sul computer, se la vostra postazione desse le spalle alla porta d’ingresso.
La scrivania come centro energetico
Seguendo la disciplina cinese, è importante creare un giusto equilibrio di yin e yang – le due entità del Taoismo che convivono in ogni cosa dell’universo e che formano dal loro contrasto un equilibrio.
Decorando la vostra scrivania, cercate di privilegiare la compresenza dei colori complementari: per esempio, associate il rosso di un taccuino con il verde di una pianta, oppure il giallo di una cornice con il viola del portapenne o il blu di una penna con l’arancione di un blocco note. Da queste combinazioni scaturirà un calibrato equilibrio che saprà darvi energia e concentrazione.
Anziché posizionare il computer di fronte a voi ed essere completamente assorbiti dallo schermo per l’intera durata della vostra giornata di lavoro, cercate di posizionarlo al lato destro o sinistro della scrivania. In questo modo non sarà al centro della vostra attenzione visiva ma vi permetterà di interrompere il lavoro alla tastiera per prendere qualche appunto per nuove idee, progetti da proporre al vostro capo ecc.
Abbiamo cercato di darvi qualche dritta per movimentare la routine lavorativa e circondarvi di un ambiente sereno e produttivo quando sedete a lungo alla scrivania. Avete già messo in pratica qualcuno di questi consigli? Conoscevate già il Feng Shui? Seguite la nostra pagina Facebook Viking Italia e raccontateci quale di questi accorgimenti avete già messo in pratica.

Ufficio
13/05/2015

“Se una scrivania in disordine è segno di una mente disordinata, di cosa sarà segno allora una scrivania vuota?” La risposta sarebbe da chiedere ad Albert Einstein, a cui è attribuita questa frase, tra le più celebri nell’eterno dibattito tra ordinati e disordinati.

Ora c’è un nuovo libro “Da dove vengono le buone idee: la storia naturale dell’innovazione” in cui l’autore Steven Johnson dice a chiare lettere che il disordine è creativo. La giustificazione finale per quanti di noi, disordinati cronici, hanno sempre sostenuto che ci fosse qualcosa di buono nel nostro non voler mettere in ordine nulla o quasi: la creatività infatti sarebbe caotica dal momento che le idee avrebbero bisogno di viaggiare ed entrare in contatto con altre idee per scatenare la scintilla creativa.

Un po’ come Al Gore per capirci, con questa foto del Vicepresidente degli Stati Uniti d’America nella presidenza Bill Clinton e Premio Nobel per la pace 2007 seduto alla sua caotica scrivania finita nientemeno che sulle pagine di Time.

Non che quello di Steven Johnson sia il primo libro che santifica il disordine: “A Perfect Mess: The Hidden Benefits of Disorder” di Eric Abrahamson uscì nel 2007 con la divertente storiella attribuita al premio Nobel per l’Economia 1993 Robert Fogel che davanti alla sua scrivania ormai inutilizzabile per l’enorme disordine di documenti che la ingombravano decise finalmente di… mettere una seconda scrivania proprio accanto a quella ormai inservibile.

Quella a favore del ‘casino organizzato’ (per dirla con le parole di un indimenticabile allenatore di calcio) è tuttavia una battaglia dura da vincere: in UK per esempio almeno 1 impiegato su 4 si è visto fare storie a causa del disordine sulla propria scrivania d’ufficio (lo riporta il Guardian) ed è dura a morire l’idea che “Scrivanie ordinate promuoverebbero scelte sane, generosità e maggior tendenza a seguire le norme” (secondo uno studio della Carlson School of Management, University of Minnesota).

Insomma, se proprio volete potete mettere tutto in ordine e pulire l’ufficio ma volete davvero essere sani, ordinati e ubbidienti o preferite caotici e creativi?

Ufficio
24/04/2015

Primavera è tempo di pulizie e di rimessa in ordine. Non solo della casa ma anche dell’ufficio. E – credeteci o meno – ci sono degli specialisti del mettere in ordine gli ambienti. Già, perché sistemare e ridurre il caos degli ambienti che frequentiamo è molto meno semplice di quello che può sembrare, e sono nati servizi specifici come quello di InOrdine.net: l’ha inventato Margherita Settembrini Trabucchi che – in un’intervista a Vanity Fair – ha sintetizzato in pochi punti i consigli per far rinascere l’ufficio.

1. Illuminare gli spazi: basta poco, anche solo una nuova lampada o una diversa posizione, e grazie all’illuminazione le cose risalteranno meglio e sembreranno più belle.

2. Non accumulare i documenti sulla scrivania. Una scrivania sgombra e ordinata è segno di efficienza, non di inattività. Basta mettere in ordine un poco ogni giorno, eliminando il superfluo.

3. Archiviare e catalogare. Esistono fantastiche cartellette e faldoni per l’archivio, e sono fondamentali: basta un minimo di logica (per esempio i colori: rosso = urgente; blu = archiviato; verde = in fieri) e tutto avrà magicamente il suo posto.

4. Pulire e profumare ogni giorno. Evitare di accumulare lo sporco evita di accumulare il disordine. E dei fiori accompagnati da un profumatore discrete rende tutto più piacevole. Per voi e per i clienti. Semplice no?

5. Riporre tutto in armadi e librerie inventario. I faldoni colorati di cui sopra non rimangono sulla scrivania, ma si organizzano negli armadi e nelle librerie. Anche qui: un posto per ogni cosa, ogni cosa al suo posto.

PS: Ultimo consiglio: la sera, prima di lasciare l’ufficio, riordinate la scrivania. L’indomani mattina sarà più piacevole ricominciare a lavorare.