Tag: organizzazione
Idee
21/01/2019

Organizzare il tempo può fare la differenza tra lavorare sempre in emergenza, sotto stress, rincorrendo le scadenze, con bassa produttività e poca progettualità ed essere invece sempre in pieno controllo delle cose da fare, avere il giusto tempo per farle al meglio e sapere quando staccare e dedicarsi ad altro, senza essere rincorsi dal pensiero del lavoro. Il che non è solo un vantaggio per l’azienda ma lo è soprattutto per se stessi.

Certo, per molti l’idea di pianificare ogni ora può sembrare eccessiva, e preferiscono lasciare che sia il lavoro a organizzare il proprio tempo. Eppure esempi come quelli dei grandi manager e imprenditori (per esempio Jeff Bezos di Amazon di cui abbiamo parlato qui) e il successo di App e strumenti per il time management (certificato per esempio dalla classifica delle Best of 2018 di Apple) dicono che probabilmente è quella la strada migliore per conquistare produttività e work-life balance.
Come organizzare il tempo al lavoro
Organizzare il tempo al lavoro significa vivere il tempo in prima persona e non subirlo involontariamente: è questa la prima grande differenza da capire e fare propria. Avere una agenda precisa non significa non avere tempo libero o flessibilità, significa decidere come trascorrere il tempo, di lavoro e fuori dal lavoro. Organizzare il tempo al lavoro significa partire dall’obiettivo che si vuole raggiungere (fare una presentazione, redigere un business plan, archiviare documenti), avere una idea chiara di quanto tempo ci vuole e, soprattutto, non farsi distrarre da altri stimoli. Quello è l’obiettivo, quella è la strada da percorrere, quello è il tempo che ci vuole, altre cose non sono contemplate in quello spazio del proprio lavoro.
Distinguere tra importante e urgente
Distinguere tra importante e urgente è cruciale: una cosa che è da fare subito non significa che sia anche importante. Per esempio leggere le email è un compito che si svolge subito al mattino, quando si accende il computer, che è giusto che sia prioritario ma non è detto che sia importante, in particolare rispondere subito. Come arrivare a capire cosa è importante e cosa urgente? Cominciando a tenere un diario di come si impiega il proprio tempo. Possono bastare pochi mesi per arrivare a capire le cose urgenti, quelle importanti, quelle da fare in prima persona, quelle da delegare e quelle da ignorare. Fare ordine permette di eliminare il superfluo e le perdite di tempo.
Stabilire delle priorità
Stabilire delle priorità non riguarda solo il lavoro. Una priorità può essere la famiglia, i figli, lo sport, un hobby, e a troppe persone, troppo spesso, capita di dimenticarlo: si torna a casa che i figli già dormono perché c’è stato un imprevisto; non si fa sport perché quel giorno c’era un urgenza in ufficio; si tralasciano gli hobby perché il lavoro assorbe tutto il tempo. Questa è una strada senza uscita che porta a stress, frustrazione, insoddisfazione, bassa produttività. Avere un programma rigoroso per il proprio calendario lavorativo non significa tralasciare il resto: famiglia, sport, hobby possono e devono essere delle proprità anche rispetto alla propria agenda.
Metti tutto nella lista
Nella propria agenda ci deve quindi essere spazio per tutto: le cose importanti di lavoro e le priorità, le cose di routine e lo spazio per quelle strategiche, e anche un ’bout di flessibilità per gestire le urgenze. Avere una agenda quotidiana, settimanale, mensile e annuale precisa, con margini di flessibilità, permette di non essere mai in affanno, di dominare il tempo, e di averne per sé.

Ufficio
30/04/2016

Gestire la posta elettronica è un problema annoso e porta via molto tempo, sia che si lavori da casa, sia che in ufficio. Noi di Viking ci siamo rivolti ai nostri colleghi per scoprire quali siano le tattiche per fronteggiare quotidianamente la molte email che occupano la posta elettronica. Qui di seguito trovate quelle che abbiamo scelto per voi.

Agire alla radice del problema: l’organizzazione

Quel giorno è arrivato! Avete finalmente deciso di mettere ordine nella vostra casella di posta elettronica. Armati delle migliori intenzioni, per prima cosa sarete tentati di creare delle cartelle a cui assegnare un titolo. Comincerete a selezionare le mail che appartengono a quella categoria. Ecco, secondo noi, questa potrebbe essere la modalità più scoraggiante per interrompere dopo mezz’ora un lavoro senza dubbio noioso e oltremodo lungo. Allora, cosa fare? Il nostro consiglio è di agire alla radice del problema, ovvero dovete lavorare sulla vostra capacità organizzativa. Questo significa fare una mappa mentale della vostra giornata tipo, in ufficio o a casa, e dare priorità a ciò che è veramente importante e urgente sbrigare nella prima mezz’ora o ora della mattinata.

Sovraccarico di informazioni

Come ovviare al bombardamento quotidiano d’informazioni – anche inutili – che affollano la nostra casella di posta? Ebbene, l’esperienza vi avrà insegnato a selezionare le informazioni che ritenete importanti e quelle che possono essere bypassate o direttamente cestinate. Cominciate, quindi, da ciò che è prioritario per voi. Aspettate una risposta da un fornitore o una delucidazione che avete chiesto al vostro collega il giorno prima? Spendete un po’ di tempo per rispondere a queste mail e lasciate quello che a una prima occhiata sembra meno urgente per la seconda parte della mattinata o per il pomeriggio. Non è necessario che vi mettiate a cestinare le mail che non v’interessano: anche questa operazione vi ruba del tempo e delle energie! Ricordate che è fondamentale, all’inizio della giornata lavorativa, alleggerirvi delle cose urgenti da sbrigare.

Gestire il panico da casella piena

Come abbiamo detto, l’organizzazione mentale è il primo passo da compiere. Se avete chiara in mente una scaletta di priorità, fate una lista di cose da fare su dei post-it e cestinate, via via che finite ogni compito, i foglietti attaccati ovunque sulla scrivania. La stessa cosa vale per le email: non fatevi prendere dal panico alla vista di venti nuove email nella casella di posta. Date uno sguardo veloce all’oggetto della mail e al mittente. Poi sul vostro taccuino dividete il foglio in due, scrivendo da una parte email urgenti e dall’altra le email che possono essere affrontate nella seconda parte della giornata. Questo già vi darà una sensazione di sollievo, aiutandovi ad approcciare con maggiore serenità i task più complessi e lunghi.

Sfoltisci la casella di posta

Avete ancora una miriade di mail cui rispondere e, vedere la vostra casella intasata di messaggi, un po’ vi butta giù? Non preoccupatevi, per risollevarvi nuovamente l’umore potreste passare in rassegna velocemente tutte le mail che non richiedono più di 2/3 minuti e dare una risposta veloce e concisa, cercando di non essere troppo prolissi, a tutte queste. A ogni mail archiviata, sentirete un peso in meno, e la giornata vi sembrerà nuovamente ingranare con la marcia giusta.

Evitare i social media

La tentazione, si sa, è forte ma, abituarci a non lasciare aperta la finestra di questo o quel social network, ci aiuterà a gestire il tempo produttivamente senza distrazioni, soprattutto quando dobbiamo ancora rispondere a email urgenti o leggere questo o quell’allegato. Non è ovviamente facile per tutti evitare di sbirciare se è arrivata qualche notifica sul telefono o un messaggio istantaneo.
Ovviamente, oltre ciò, ricordatevi di disabilitare tutte le notifiche in mail… Perché, riuscire a migliorare la vostra efficienza non aprendo l’applicazione dedicata, per poi ritrovarsi tutti i messaggi in posta, vi farebbe semplicemente ricominciare da capo con lo stesso proglema.
Cercate quindi di creare dei momenti, durante la giornata, per distrarvi un po’. Dopotutto ognuno ha diritto a una pausa, no?! Dopo aver risposto a quella mail urgente o finita la presentazione per la riunione dell’indomani, prendetevi una pausa dal lavoro e date uno sguardo alle ultime notifiche.

Usare i filtri

Questo è senza dubbio un buon metodo per evitare di essere sommersi da spam e pubblicità che appesantiscono il vostro account e vi mettono di cattivo umore alla sola vista. Nelle impostazioni dell’account potete, facilmente e in poco tempo, impostare i filtri e sbarazzarvi, senza accorgervene, della zavorra di pubblicità snellendo il compito di selezionare la mail al mattino.

Fidatevi della vostra capacità organizzativa

Senza dubbio tempo ed esperienza sono i migliori maestri per aiutarvi a dare priorità alla posta elettronica, come anche decidere quanto tempo dedicare alla selezione e lettura di questa o quell’email. Ricordate! Non ci sono soluzioni magiche ma solo soluzioni più appropriate per voi, ovvero che vi fanno guadagnare tempo per dedicarvi ad altro e che diminuiscono l’ansia da posta elettronica!
Queste erano sei dritte che speriamo possano aiutarvi ad affrontare, da domani mattina, la giungla della vostra casella di posta. Se avete qualcosa da suggerirci o volete raccontarci la vostra esperienza, seguite la nostra pagina Facebook Viking Italia.