Tag: produttività
Idee
06/02/2021

Chi lavora meno lavora meglio: sembra una contraddizione in termini, quella per cui, per essere più produttivi e lavorare sostanzialmente meglio, serva lavorare meno ore. Soprattutto per abituati a stare a lungo, sempre, anche oltre l’orario di lavoro se non addirittura nei weekend, in ufficio. Ma se in Svezia stanno pensando di ridurre l’orario di lavoro a 6 complessive al giorno, altrove si pensa di lavorare 4 giorni a settimana (almeno qualche volta al mese) e comunque sul tema della produttività c’è grande dibattito (Cosa significa essere davvero produttivi?) la storia raccontata da Jeff Sutherland su Slate (e riportata da Il Post) è decisamente illuminante.

La storia riguarda Scott Maxwell, il fondatore di OpenView Venture (una società di investimenti ad alto rischio), e i tempi in cui lavorava in McKinsey, società in cui era normale lavorare 7 giorni su 7 per parecchie ore al giorno. In McKinsey lavorava anche Jon Katzenbach, un dirigente che per motivi religiosi lavorava “solo” 6 giorni a settimana.
Katzenbach lavorava solo sei giorni a settimana. Dopo un po’, aveva cominciato a notare che riusciva a portare a termine più lavori di quanto facessero i suoi colleghi (tutti maschi, allora). Aveva deciso così di provare a lavorare solo cinque giorni a settimana: e aveva scoperto di essere diventato ancora più produttivo.
Una volta approdato a Open View, Maxwell si ricordò di Katzenbach e della sua apparentemente strampalata idea di lavorare solo 4 giorni a settimana, e cominciò a rifletterci, elaborando il grafico qui di seguito che dimostra come, superata una certa soglia di ore di lavoro, diventava inutile continuare a lavorare: si è improduttivi.

Sull’asse delle ordinate è indicata la produttività, mentre sulle ascisse le ore di lavoro settimanali. Il picco di produttività, come si vede dal grafico, crolla appena dopo le quaranta ore settimanali.
Oggi in OpenView non solo si lavora “solo” per 40 ore settimanali e – come vogliono fare in Francia con il diritto alla disconnessione – è “obbligatorio” dedicarsi al riposo ed evitare di rispondere a mail o telefonate quando si esce dall’ufficio o si è in vacanza. La spiegazione della curva secondo Maxwell è semplice ed elegante:

1. Se lavori meno fai più cose, sei più felice e hai una migliore qualità della vita. E poi lavori meglio.
2. Le persone che lavorano troppo commettono anche più errori, cosa che in seguito richiede grandi sforzi per rimediare.
3. Chi lavora troppo, inoltre, si distrae più facilmente e prende cattive decisioni.

La chiusura del pezzo di Jeff Sutherland su Slate è illuminante
In pratica, c’è un numero limitato di decisioni importanti che una certa persona può compiere in qualsiasi giornata. Più decidi, e più erodi la tua abilità di controllare il tuo stesso comportamento. Di conseguenza, staccate dal lavoro alle 17. Spegnete il cellulare nei weekend. Guardate un film. E, cosa più importante, mangiatevi un panino. Non caricandovi troppo, otterrete di più e lavorerete meglio. A chi importa quante ore ci abbia messo una persona a fare una certa cosa? L’importante è che sia portato a termine velocemente e con un risultato all’altezza.

Ufficio
11/10/2020

Se è vero che sono i primi 15’ della giornata lavorativa a dettare il tono delle restanti ore, allora è davvero importante cominciare con il piede giusto, cominciando da queste 8 cose che le persone più produttive fanno nel primo quarto d’ora della loro giornata di impegni professionali.

Arrivare al lavoro in anticipo
Anziché timbrare all’ultimo minuto e buttarsi a capofitto negli impegni: una decina di minuti di vantaggio permettono di mettere a fuoco le idee e cominciare più calmi e rilassati.

Preparare la scrivania
Sì, proprio come un chirurgo o un artigiano di altissimo profilo, la scrivania dei migliori manager è sempre perfettamente in ordine, con tutto quello che serve e nulla di superfluo.

Rivedere cosa s’è fatto il giorno prima
Una rapida rilettura a cosa si è fatto il giorno precedente prima di andare a casa è il modo migliore per rifocalizzarsi sul da farsi.

Controllare le cose da fare
Ciascuno ha una lista di cose da fare, l’importante è controllarla integralmente prima di cominciare a lavorare.

Identificare massimo 3 cose fondamentali da portare a termine
Nella giornata succederanno un sacco di cose, ma quelle 3 cose sono assolutamente da portare a termine, accada quel che accada.

Non leggere subito le e-mail
La posta è il modo migliore per distrarsi subito. I manager più efficienti al mondo non leggono subito la posta ma fissano un momento in cui lo faranno: a quel punto non leggeranno e risponderanno in ordine cronologico ma in base alle priorità.

Mettere il cellulare in silenzio
Per molti il mattino ha l’oro in bocca: sono quelli che non rispondono a telefonate e messaggi e si focalizzano sul proprio lavoro.

Risolvere prima i propri problemi
Sembra egoista, ma è efficace: le persone più produttive prima risolvono i propri compiti e poi aiutano gli altri e si rendono disponibili per il team.

Idee
07/08/2020

Lavorare ad agosto è sempre più un’opzione, e non solo in questo 2020 post lockdown e ancora prigioniero del Coronavirus. In effetti c’è chi ad Agosto non rinuncerebbe alle ferie per nulla al mondo, nonostante l’affollamento e i prezzi alti, e non ci ha rinunciato nemmeno quest’estate. Ma c’è anche chi invece le vacanze preferisce farle prima o dopo e passare agosto in ufficio. Oppure a casa a lavorare in smartworking. Anche perché ci sono degli indubbi vantaggi nel lavorare ad Agosto.

1. Ufficio (quasi) vuoto

Per qualcuno è una tristezza ma, dopo l’esplosione del COVID-19, per molti ha l’indubbio vantaggio di garantire il distanziamento sociale ed evitare gli assembramenti con tutte le conseguenze del caso, dalla mensa agli spazi comuni. E comunque per molti lavorare la settimana di ferragosto ha il vantaggio di favorire la concentrazione e ridurre il tempo perso.

2. Tutti in ferie

Potrebbe far scattare l’invidia, oppure dare il vantaggio di non essere tempestati di telefonate e mail con richieste che interrompono continuamente i propri compiti. Certo, bisogna avere i nervi saldi e non pensare che mentre si è davanti al computer c’è chi è sotto l’ombrellone o in montagna al fresco.

3. Maggior concentrazione

È la conseguenza dei due punti precedenti, ed è il motivo per cui molti manager cominciano a lavorare molto presto la mattina: potersi concentrare sui compiti strategici, concettuali e che richiedono maggior focalizzazione. E i mese in cui molti (se non quasi tutti) sono in vacanza è perfetto per togliersi un ’bout dalle incombenze quotidiane e pensare alle strategie. A maggior ragione in questo 2020, in cui sarà prima o poi necessaria una vera ripartenza.

4. Meno traffico

Già il traffico era calato per via dello smartworking, ma è indubbio che ad agosto c’è meno traffico nelle città. Il che si traduce in tempi ridotti per il tragitto casa – lavoro, meno stress, e più tempo a disposizione per sé, i propri hobby, lo sport e la famiglia.

5. Smart working

Lo smart working e il lavoro da remoto lo abbiamo imparato obtorto collo con il lockdown e l’esplosione dell’epidemia. Ma ora, se l’azienda lo prevede, vi si può ricorrere anche per lavorare ad agosto dalla villeggiatura, magari mentre la famiglia si gode la vacanza e in attesa di darsi il cambio nell’accudire i figli. E da questo punto di vista ha numerosi, indubbi vantaggi come si può leggere qui.

6. Più produttività

Se i colleghi sono diligenti e hanno lasciato tutto in ordine la produttività si impenna e si riuscirà a fare di più in meno tempo. Insomma, si innesca un circolo virtuoso, che può migliorare anche l’autostima.

7. Godersi la città

In agosto le città si svuotano, anche se questo da anni non significa più il cartello “Chiuso per Ferie” appeso ovunque. Ma questo è un agosto particolare, sono le vacanze del turismo di prossimità, e lavorare anche ad agosto può essere anche l’occasione per (ri)scoprire la propria città con occhi diversi o dedicarsi a piccole gite serali o nel weekend alla scoperta del proprio territorio.

Idee
04/04/2020

Meglio lavorare su una scrivania austera, anonima e minimale o in un luogo con un tocco di personalità in più? Se lo sono chiesto alcuni ricercatori che hanno condotto uno studio in alcuni uffici di Olanda e Regno Unito, e la risposta è stata inequivocabile: meglio, molto meglio, un tocco di personalità. Soprattutto se parliamo di piante e fiori accanto o sulla alla scrivania, in grado di migliorare la percezione della qualità delle giornate al lavoro e contemporaneamente purificare l’aria. E questo vale sia per le postazioni di lavoro in ufficio che in quelle a casa, in modalità smart working scelta o imposta dalle restrizioni per il COVID-19.

La ricerca ha messo a confronto due tipologie di uffici: da un lato quelli austeri e dall’altro quelli arricchiti da piante e fiori ornamentali, e oltre a degli appositi questionari per valutare la percezione dei dipendenti hanno anche misurato i tassi di produttività e di stress. E l’esito è stato che le piante migliorano il benessere, l’umore, la soddisfazione personale e di conseguenza innalzano la capacità di concentrazione.

Secondo i ricercatori dell’Università di Cardiff, abbellendo gli spazi di lavoro con fiori e piante la produttività è aumentata del 15%. Questo perché il verde riduce lo stress, aumenta la capacità di attenzione e migliora il benessere percepito.

Idee
19/11/2018

In un recente articolo, abbiamo parlato di come imparare a delegare. Questa sembra essere infatti una delle attività più difficili da svolgere al lavoro: in parte perché quando si ricopre un ruolo da tempo, si può far leva sulle conoscenze e competenze maturate con la consapevolezza di saper eseguire quel compito o mansione a dovere; in parte perché non è sempre facile abbandonare attività che si sa svolgere al meglio per lasciarle ad altri. Eppure, in un’ottica di crescita aziendale e professionale nel ruolo ricoperto, acquisiamo nuove mansioni che ci mettono alla prova, ci consentono di imparare nuove abilità e ci permettono di progredire. Per poterci quindi concentrare su queste nuove attività, svolgerle al meglio e in maniera produttiva, è molto importante riuscire a delegarne altre. Prima di delegare però, è essenziale fermarsi a pensare se qualche attività non possa essere eliminata.

Concentrati sull’essenziale
Come ci insegna Tim Ferriss, la gestione del tempo è un argomento spinoso. Da alcuni viene infatti interpretata come un’ottimizzazione dei tempi volta a inserire una maggior quantità di compiti nell’arco della giornata e viene attentamente monitorata, misurata e di conseguenza monetizzata per imparare a svolgere una data mansione in minor tempo. Una delle domande che però riteniamo sia indispensabile porci è: l’attività in questione è assolutamente necessaria? Per questo motivo, prima di delegare un compito a un altro dipendente – dove dovremo dedicare tempo anche a formazione e supervisione – è importante eliminare quelle attività che ci tengono occupati ma che magari non sono effettivamente così necessarie, evitando di delegare ad altri compiti che non servono in un’escalation di (ahimè) perdita di tempo.
Efficienza ed efficacia
Spesso tendiamo a non ricordarci la differenza tra questi due termini quando applicati a livello lavorativo. L’efficacia si manifesta in quelle attività che consentono a noi o all’azienda di progredire e di raggiungere i rispettivi obiettivi. L’efficienza è lo svolgimento corretto di una data mansione. A chi non è capitato, ad esempio, di controllare le email anche 20 volte al giorno e costruire un elaborato sistema di cartelle, se non di raccoglitori documenti, per poterle gestire bene e vedere la posta in arrivo finalmente vuota? Sicuramente, si tratta di un’attività dove regna ordine e dedizione. Sicuramente è efficiente. È altrettanto importante però chiederci se tale sistema sia efficace: ossia, è un’attività che consente a noi e all’azienda in cui lavoriamo di raggiungere i rispettivi obiettivi e di migliorare la produttività? Con questo esempio, non intendiamo spronare nessuno a non leggere più le email, ma a imparare a riconoscere le proprie inefficienze per cercare di eliminarle lasciando spazio a ciò che realmente serve e soprattutto allo sviluppo dei propri punti di forza.

Esercizi da compiere
Per aiutarci a individuare quelle attività da eliminare che magari ci rendono efficienti ma non efficaci e produttivi, può venirci in aiuto qualche semplice esercizio. Ad esempio, potremmo chiederci quali attività compieremmo se, per qualche motivo, fossimo costretti a lavorare solamente tre ore al giorno. In tal modo, riusciremmo a individuare immediatamente ciò che dobbiamo portare a compimento: quelle mansioni essenziali, da svolgere nelle prime ore di lavoro e che, se completate, ci consentiranno di avere una sensazione di appagamento a fine giornata. Oppure, potremmo mettere un promemoria sulla scrivania per ricordarci di NON eseguire quelle attività che invece ci occupano del tempo a scapito di ciò che è realmente importante. Anche evitare il multitasking è un consiglio che viene spesso proposto perché focalizzando l’attenzione su una sola mansione, la si svolgerà meglio, con maggiore dedizione e con conseguente maggiore gratificazione.
Delegare e automatizzare
Come abbiamo detto, senza stancarci di ripeterlo, prima di delegare e anche automatizzare un’attività, è importante capire se tale compito sia essenziale o se possa invece essere eliminato. Come ci suggerisce lo stesso Tim Ferriss nelle sue pubblicazioni sul tema, mai automatizzare qualcosa che può essere eliminato e mai delegare qualcosa che può essere automatizzato. Prima di aggiungere altre persone nel flusso di lavoro per consentirci di aumentare e ottimizzare la nostra produttività, liberando tempo da dedicare a ciò che mette in risalto i nostri punti di forza, è necessario ridefinire regole e procedure.

Regole d’oro
Per prima cosa, ogni compito da delegare deve essere un’attività che richiede tempo e che sia ben definita. È importante essere specifici e dare istruzioni precise, chiarendo da subito possibili dubbi per non lasciare spazio a diverse interpretazioni dell’attività da svolgere. È essenziale verificare e supervisionare il lavoro in fase di avanzamento richiedendo un aggiornamento e impostando una scadenza, possibilmente con largo anticipo in modo da “aggiustare il tiro”, rimediare a eventuali errori e mantenere la tabella di marcia se l’attività fa parte di un progetto con scadenze verso terzi. La procedura del delegare va quindi ben studiata con un’attenta riflessione volta a eliminare ciò che è superfluo semplificando e ottimizzando i compiti che svolgiamo prima di delegarli a un nostro collega in un’ottica di efficacia, rendimento aziendale e maggiore produttività complessiva.

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Speriamo che questi consigli ti possano aiutare a capire cosa fare prima di delegare uno dei compiti che svolgi quotidianamente. Ma vogliamo anche sapere la tua opinione in merito: hai applicato alcune di queste raccomandazioni o ne hai altre da proporre? Raccontacele sulla pagina Facebook Viking Italia.

Idee
15/10/2018

In uno dei nostri ultimi articoli, abbiamo affrontato il tema della routine e in particolare di come creare una routine mattutina efficace per arrivare al lavoro più motivati e affrontare la giornata con maggiore prontezza e incisione. Abbiamo visto come alcune prassi, se svolte con costanza, possono aiutarci a migliorare la nostra attenzione, la produttività e il generale benessere psicofisico. Anche per mantenere una routine è necessaria una buona dose di motivazione ma esistono delle tecniche che possiamo adottare per aiutarci nel nostro percorso verso una vita lavorativa più serena ed equilibrata? Scopri con noi quelle che ti suggeriamo!

Routine vecchia e nuova
Una volta che un nuovo comportamento è diventato di routine, è molto più semplice aggiungere un altro elemento a quella routine piuttosto che crearne una del tutto nuova. Questo perché il nostro cervello collega pensieri ed esperienze: la routine già impostata diventa quindi come un sentiero già percorso a cui aggiungeremo un paio di ulteriori passi. Ad esempio, chi ha l’abitudine di scrivere regolarmente nella propria vita privata potrebbe trovare più semplice scrivere il blog aziendale, sfruttando una routine e competenze già radicate e sviluppate nel privato. Chi dispone di una buona gestione delle email può essere il dipendente ideale per organizzare una riunione a più persone. Anche un’abitudine “negativa” può essere utilizzata a scopi positivi: ad esempio, se ti trovi spesso a navigare su Internet senza un reale scopo su cosa leggere e perché, potresti tenere a portata di mano un libro di sviluppo professionale e leggerne due o tre pagine per approfondire un argomento che può tornarti utile in azienda.
Non lasciarti scoraggiare
Siamo tutti di natura inclini al raggiungimento di risultati positivi, possibilmente realizzabili velocemente. Se pensiamo, ad esempio, a cambiare un’abitudine alimentare per mangiare più sano e perdere peso, avremo bisogno di almeno 4-5 settimane per vedere i primi miglioramenti. Si tratta di un periodo piuttosto lungo in cui il nostro cervello non riceve nessun feedback positivo e potrebbe risultarne demotivato. D’altronde, se potessimo mangiare un’insalata e perdere peso all’istante, saremmo tutti in perfetta forma e con gli addominali scolpiti. Chi tra noi si occupa di vendite, ad esempio, riconoscerà che i nuovi clienti non bussino sempre alla porta spontaneamente, ma sia necessaria una strategia a lungo termine di riunioni, email e telefonate con anche diversi insuccessi sulla strada verso il raggiungimento di risultati positivi. Il consiglio? Non premiarti solo quando ottieni un risultato positivo; datti una bella pacca sulla spalla anche per aver avviato il percorso e il cervello otterrà quella motivazione necessaria a breve termine per continuare nella direzione dell’obiettivo futuro.

Impara ad ascoltarti
La creazione di una routine che diventa un’abitudine che riusciamo a mantenere nel tempo richiede forza e determinazione, ma anche una buona dose di autoconsapevolezza per capire cosa funziona, cosa no e come apportare dei miglioramenti. Ricordarci sempre dello scopo finale per il quale abbiamo iniziato una routine, ci consentirà di averne una visione più chiara e servirà nei momenti in cui fa capolino la demotivazione. Inoltre, la nostra capacità di autodisciplinarci si assottiglia con il progredire della giornata. Ecco perché la mattina è il momento ideale per provare quella nuova routine che desideriamo tanto implementare e che troviamo vantaggiosa per gli obiettivi che ci siamo prefissati. Il nostro corpo avrà molta energia in più per affrontare questa novità!
Promemoria fisico
A volte, presi dalla fretta del momento, è possibile che non ci ricordiamo di svolgere quell’attività che ci aiuterebbe molto ma che ancora non è diventata una nostra abitudine. Ad esempio: se come parte della routine mattutina, decidi di iniziare a fare un po’ di sport per arrivare al lavoro con la carica giusta per affrontare tutti gli impegni in programma, potresti decidere di lasciare le scarpe da ginnastica o il tappetino per lo yoga in un posto in cui non solo sei solito passare, ma dove sei “costretto” a prenderli in mano. Ciò fungerà da promemoria per la nuova abitudine che desideri iniziare.
Inizia pian piano e divertiti
Stabilire una nuova routine può sembrare un impegno che affrontiamo con entusiasmo o una scelta consapevole di inserire un cambiamento volto a un miglioramento nel tempo. In qualsiasi caso, inizia moderatamente con una sola nuova abitudine per volta e incrementa pian piano con il passare delle settimane. Se, ad esempio, desideri alzarti prima per avere più tempo per te la mattina ed evitare di arrivare in ufficio di corsa, prova a iniziare con 10 minuti per un paio di settimane per poi puntare la sveglia prima. Se stai cercando di migliorare le tue abilità organizzative per la scrivania, munisciti di alcuni colorati raccoglitori documenti per alleviare il compito. Ma soprattutto, qualsiasi abitudine tu voglia adottare per migliorare la tua serenità e di conseguenza la tua produttività al lavoro, crea una nuova routine che sia in linea con i tuoi interessi e che ti diverta: sarà molto più semplice mantenerla!

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Speriamo che questi consigli ti possano aiutare a trovare la motivazione per mantenere una routine mattutina o in generale, le nuove abitudini lavorative. E tu? Hai qualche tecnica efficace che utilizzi per implementare una nuova abitudine al lavoro? Raccontacela sulla pagina Facebook Viking Italia.