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Idee
17/07/2018

Sembra incredibile ma dei 4 milioni di Post-It venduti e usati ogni anno, la stragrande maggioranza è usata nel modo sbagliato. Sì, certo, non per l’uso che se ne fa, perché i post servono per scrivere brevi appunti da mettere in bella evidenza, su pareti verticali come il frigorifero o la bacheca di una sala riunioni, su oggetti come lo schermo del computer, o all’interno di libri e dossier oltre che per creare una incredibile scenografia da Super Mario come abbiamo fatto noi in Viking. Non è questo che sbagliamo, è il modo di staccarli dal blocchetto e le conseguenze che ne derivano.
Come usare i Post-It
Tutti, praticamente tutti, stacchiamo i Post-It dal blocchetto tirando dal basso per il lato non incollato: è ovviamente il modo più facile, veloce, immediato e intuitivo ma ha la conseguenza che quando stacchiamo la parte collosa questa si arriccia perdendo il potere di aderire. Potere aderente che deriva dal rocambolesco modo in cui sono stati inventati e che abbiamo raccontato qui. Ed è per questo che spesso, se non quasi sempre, poi i Post-It si staccano e si perdono.

Se invece, come ha dimostrato il blogger Martin Schapendonk, li stacchiamo dal blocchetto procedendo lungo il bordo incollato, diciamo da sinistra a destra o viceversa se il bordo colloso è in alto o in basso, il foglietto non si arriccia e non tende a staccare il lato inferiore dalla superficie a cui è attaccato. In questo modo rimane attaccato più a lungo evitando di volare via.
Come usare i Post-it nelle riunioni
Benché non sia il loro uso originario, i Post-I sono diventati i validi strumenti di numerose riunioni, soprattutto quando si tratta di fare brainstorming e trovare nuove idee. In questo caso basta dotarsi di una lavagna magnetica e assegnare ogni colore a un partecipante alla riunione o a un tema della stessa, raggruppandoli per affinità e cercando di trovare collegamento logici tra diverse idee.

Oltre che alla fase creativa i Post-it possono contribuire a riorganizzare le idee, per esempio quando si tratta di impostare una presentazione in cui mettere molti argomenti correlati tra loro: per fare una to-do-list efficace si può assegnare un colore per ogni argomento e poi spostarli fino a trovare la sequenza logica più funzionale alle idee che si vogliono trasmettere.

I Post-It possono essere utili anche per organizzare una specie, molto artigianale, di diagramma di Gantt, o di linea del tempo per gestire impegni in sequenza o prevedere lo sviluppo di una serie di azioni di un progetto.
Come usare i Post-It per studiare
I Post-It possono essere dei grandi alleati anche dello studio, per esempio per contrassegnare delle informazioni particolarmente importanti, magari organizzandole per aree tematiche o sequenze logiche usando i colori, oppure per aggiungere idee di getto senza rovinare il libro o in attesa di approfondirle, o ancora per scrivere brevissimi abstract con parole chiave alla fine di ogni capitolo per riassumere i punti davvero salienti da tenere bene a mente.

Ufficio
21/07/2015

Non lo diciamo noi, lo dice l’edizione europea del Wall Street Journal (riportata da Ennio Franceschini su Repubblica): le vere ore produttive in una settimana sono appena 11, per il resto buttiamo via il nostro tempo, per lo più scrivendo mail (inutili, o quasi) e facendo riunioni (improduttive, o quasi).

In una multinazionale americana, per esempio, i dipendenti trascorrono in media 20 ore alla settimana in riunioni e mandano o ricevono 3700 email all’anno. Un tipico manager di un’azienda di queste dimensioni “consuma” 400 ore alla settimana dei suoi collaboratori soltanto costringendoli a riunirsi con lui e a rispondere ai suoi messaggi di posta elettronica. Un dirigente di medio livello confessa di passare 8 ore alla settimana in riunioni, 4 ore alla settimana a rispondere alla posta digitale e sono soltanto 11 le ore settimanali che trascorre da solo a “lavorare veramente”, ovvero a produrre qualcosa di concreto.

La soluzione? Ovvia: ridurre mail e riunioni (almeno secondo il Wall Street Journal, ma anche secondo il metodo note and vote utilizzato da Google). Secondo il quotidiano USA 3 sono gli errori tipici delle riunioni improduttive:
1: invitare troppa gente alle riunioni. Quando vi partecipano più di 7 persone, la loro utilità è dubbia (ogni persona in più causa il 10% di produttività in meno del meeting).
2: invitare dipendenti da diversi livelli manageriali, cioè persone che non sono abituate a comunicare fra di loro, che parlano linguaggi diversi e si occupano di problemi differenti.
3: farle durare troppo. Quando oltrepassano i 90 minuti, l’attenzione evapora e si perde il senso degli obiettivi.
Poi ci sono gli errori nelle email.
1: Se ne mandano troppe, anche solo per dire “Ok” (e anche questo, su grande scala, è tempo perso).
2: Mettere in copia troppa gente (per scrupolo, cortesia, senza del dovere o chissà perché).
3: Usare la mail anziché parlare direttamente con il collega di scrivania.
4: Scrivere nell’oggetto della mail cose vaghe o difficilmente comprensibili.
5: Concludere il messaggio con una frase generica tipo “fammi sapere che cosa ne pensi”.

Idee
19/07/2015

Il successo delle aziende di successo è dato anche – se non soprattutto – dal modo in cui gestiscono gli aspetti che possono sembrare secondari. Per esempio: le riunioni. Del fatto che spesso si trasformino in una macroscopica perdita di tempo abbiamo già parlato qui, suggerendo anche un modo molto pratico di risolvere il problema.

Ma forse si può imparare qualcosa di più guardando come fanno le vere aziende di successo, come Google (e non tanto per come è fatta la loro stanza dei bottoni): c’è un bel post su Digitalic.it che spiega il metodo ‘scientifico’ con cui si tengono le riunioni negli uffici di Google: ecco i 7 passi del metodo ‘note-and-vote’.
1. Annota
Distribuire carta e penna a tutti i partecipanti alla riunione. Mettere un timer dopo 5-10 minuti. In questo lasso di tempo ognuno deve scrivere più idee possibili. Individualmente. In silenzio. Questa lista non viene condivisa col gruppo, in modo che nessuno sia preoccupato di scrivere sciocchezze

2. Correggi
Mettere un timer dopo 2 minuti, in cui ciascuno riguarda la propria lista e sceglie una o due idee, le migliori. Sempre individualmente e in silenzio.

3. Condividi
Uno per volta, i partecipanti espongono le loro idee migliori. Senza tentare di convincere gli altri, solamente raccontando cosa hanno scritto e pensato. Nello stesso tempo, una persona segna le idee di tutti su una lavagna.

4. Vota
Mettere un timer dopo 5 minuti. Ognuno sceglie la propria idea “preferita” tra quelle sulla lavagna, scrivendo il voto in silenzio su un foglio di carta.

5. Condividi di nuovo
Uno alla volta, i partecipanti espongono il proprio voto. È possibile discutere a riguardo, ma non cambiare la propria scelta! Bisogna dire cosa si ha scritto e segnare la preferenza sulla lavagna. Mettere un punto per ogni voto guafìdagnato accanto all’idea votata è un buon metodo.

6. Decidi
Chi decide? La decisione finale non spetta al gruppo, tutti i pareri sono stati ascoltati, le opinioni di tutti hanno avuto voce ma la riunione può concludersi rispettando o meno i voti.

7. Gioire. Ci sono voluti solo 15 minuti!
La strategia note-and-vote non è perfetta, ma è veloce. E dà risultati migliori di due ore di riunione “tradizionale”. Il metodo può essere adattato a seconda del problema in analisi o al team. A volte è possibile accordare preferenze multiple, o andare direttamente al voto appena c’è una lista circoscritta di opzioni tra cui scegliere.
Perché in Google fanno così? Perché nelle riunioni all’italiana in cui tutti parlano e alla fine nessuno decide non c’è neanche il tempo per pensare (dando per scontato che si abbia già pensato in precedenza…); perché le proposte sono valutate con voti presi senza farsi influenza dagli altri; perché tutto è contingentato con il cronometro; e perché alla fine c’è chi decide davvero.

Ufficio
31/03/2015

Ci sono gli uffici di design (come i più belli al mondo che potete vedere qui), ci sono le migliori aziende in cui lavorare e ci sono le stanze dei bottoni più ‘segrete’ al mondo: banche, aziende hi-tech, compagnie petrolifere, brand del lusso o dello sport prendono le loro decisioni nel corso di riunioni top secret. Ma se spesso non arriviamo a conoscere di cosa discutano in quei summit, ora almeno possiamo guardare dove si tengono: ecco le sale riunioni dei consigli d’amministrazione di alcune delle più grandi e potenti compagnie al mondo.

In apertura: Adidas

Apple, il colosso hi-tech

Bnp Paribas, gruppo bancario francese

Fifa, la federazione internazionale del calcio

Google, il motore di ricerca più usato al mondo

Ing Group, gruppo bancario olandese (quelli del Conto Arancio)

Mercedes Benz, le auto con la stella

Nestlé, colosso del food

Yahoo, altro big del Web

La gallery originale e completa è visibile qui.

Ufficio
17/11/2014

Quando si tratta di presentare un progetto o una proposta commerciale non ci sono molti margini d’errore: poco tempo a disposizione per catturare l’attenzione del pubblico o del potenziale cliente, e una sola occasione per comunicare le proprie idee o la propria proposta commerciale.

Per questo motivo le tecniche di presentazione efficace sono sempre più importanti per chi si occupa di marketing e vendite. Tra le più interessanti ed efficaci c’è quella del Pecha Kucha, un ‘formato’ sviluppato dagli architetti Astrid Klein e Mark Dytham per le loro PechaKucha Nights, serate in cui diversi speaker si alternano davanti a uno stesso pubblico.

Come funziona una presentazione Pecha Kucha? Semplice: ci sono al massimo 20 slide, ciascuna delle quali è esposta per non oltre 20 secondi. Totale: 6 minuti e 40″ massimo. Il tempo limite per essere davvero efficaci ed evitare la noia, la dispersione dell’attenzione e in definitiva il disinteresse.

Ora, nulla toglie che si possa essere anche più essenziali: riducendo il tempo di ciascuna slide, oppure riducendo il numero di slide. L’importante è rispettare alcune regole che riguardano le tecniche di comunicazione efficace, il marketing e le tecniche di vendita.

– La sintesi è importante: aggiungere una slide o del tempo alla descrizione significa caricare chi ascolta di informazioni non rilevanti che potrebbero distoglierlo dall’obiettivo: essere convinto o acquistare il prodotto.

– In ciascuna slide usare più immagine che testo: una foto d’impatto cattura più l’attenzione di un elenco puntato di voci. La descrizione rimane sempre in capo allo speaker, che cattura l’attenzione anche grazie alla potenza evocativa dell’immagine.

– Aprire sempre la presentazione rivolgendosi al cliente (“Proposta commerciale per Andrea Bianchi Spa”), inserendo la data e il nome del relatore.

– Chiudere sempre la presentazione con una grafica che evidenzi e sottolinei i vantaggi per chi ascolta o potenzialmente potrebbe acquistare (soprattutto evitando le slide vuote con la scritta “Grazie dell’attenzione”).

Nel video una presentazione Pecha Kucha sul metodo Pecha Kucha