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Ufficio
12/06/2020

La Primavera è generalmente il tempo delle pulizie e della rimessa in ordine. E se vale per casa vale anche per l’ufficio, a maggior ragione dopo mesi di lockdown passati a lavorare a casa e a produrre documenti che bisogna tenere in ordine oppure riportare in ufficio e catalogare. Mettere in ordine l’ufficio – che sia in casa o in azienda – richiede del metodo e ci sono degli specialisti che propongono questo genere di servizio. Già, perché sistemare e ridurre il caos degli ambienti che frequentiamo è molto meno semplice di quello che può sembrare, e sono nati servizi specifici come quello di Margherita Settembrini Trabucchi che – in un’intervista a Vanity Fair – ha sintetizzato in pochi punti i consigli decisivi per riorganizzare l’ufficio.

1. Illuminare gli spazi

Basta poco, anche solo una nuova lampada o una diversa posizione, e grazie all’illuminazione le cose risalteranno meglio e sembreranno più belle. Ma anche illuminare gli spazi di lavoro richiede di rispettare alcune semplici ma cruciali regole come quelle che abbiamo descritto qui.

2. Non accumulare i documenti sulla scrivania.

Nonostante l’idea molto diffusa per cui il disordine sia geniale, una scrivania sgombra e ordinata è segno di efficienza, non di inattività. Dire a un disordinato di mettere in ordine è utopia, ma può bastare cominciare proprio dalla scrivania, un poco per volta, eliminando il superfluo come insegna Marie Kondo e si innesca un circolo virtuoso che nel tempo porterà all’ordine generale.

3. Archiviare e catalogare.

Esistono fantastiche cartellette e faldoni per l’archivio, e sono fondamentali: basta un minimo di logica (per esempio i colori: rosso = urgente; blu = archiviato; verde = in fieri) e tutto avrà magicamente il suo posto. Se però i vostri documenti vi appaiono come un rompicapo, questi consigli su archiviazione e catalogazione potrebbero essere decisivi.

4. Pulire e profumare ogni giorno.

Evitare di accumulare lo sporco evita di accumulare il disordine. A maggior ragione in questi tempi di (post?) Coronavirus in cui pulizia, ordine e disinfezione sono parole d’ordine. E se aggiungete anche dei fiori accompagnati da un profumatore discreto il tutto sembrerà ancora più piacevole. Semplice no?

5. Riporre tutto in armadi e librerie inventario.

Occhio non vede, cuore non duole dice il proverbio, e vale anche per il caos dell’ufficio. In effetti una pila di documenti sulla scrivania è il peggior modo per cominciare una giornata di lavoro. Ok archiviare e catalogare, ma poi i faldoni colorati di cui sopra non rimangono sulla scrivania, in terra o su una sedia, ma si organizzano negli armadi e nelle librerie. Anche qui: un posto per ogni cosa, ogni cosa al suo posto.

PS: Ultimo consiglio: la sera, prima di lasciare l’ufficio, riordinate la scrivania. L’indomani mattina sarà più piacevole ricominciare a lavorare.

Idee
22/01/2020

Sedersi correttamente alla scrivania può davvero fare la differenza in fatto di comfort e salute. Ore e ore passate alla scrivania, davanti al monitor di un computer, e poi la sera, o col tempo, si comincia a soffrire di mal di schiena e cervicale. Sono le moderne malattie professionali, che costano dolori a chi ne soffre e perdite economiche ai datori di lavoro. Con l’inquietante prospettiva di modificare per sempre la nostra postura. Ma starne alla larga è tutto sommato semplice: basta sedersi nel modo corretto, rispettando alcune indicazioni circa la postura sulla poltrona da ufficio, e le distanze e altezze degli strumenti informatici.

Ecco le principali raccomandazioni:

Appoggiare l’osso sacro allo schienale della sedia, mantenere il rachide ben allineato con la testa allineata al collo – in pratica mantenere la schiena dritta – e appoggiare i piedi a terra con le ginocchia che formano un angolo a 90°.
Appoggiare i gomiti alla scrivania, la cui altezza dovrebbe essere regolabile in un range tra i 65 e gli 80 cm per permettere il posizionamento degli avambracci e dei polsi tale da mantenere le spalle rilassate.
Secondo le indicazioni normative tecniche lo spazio per le gambe sotto il tavolo deve essere almeno di 70 cm in larghezza e 60 in profondità all’altezza delle ginocchia e 80 cm per i piedi.
Anche le dimensioni della sedia contano: il piano di seduta deve essere compreso tra i 40 e i 50 cm di larghezza e dai 38 ai 42 cm di profondità, e l’altezza regolabile dai 38 ai 50 cm. Anche lo schienale deve essere regolabile, in altezza (tar i 20 e i 40 cm) e in inclinazione (tra i 90° e i 110°).
Per evitare torsioni del busto la sedia deve essere girevole, con un basamento a 5 razze più ampio del sedile, per questioni di sicurezza.
Lo schermo o monitor del computer deve essere posizionato a una distanza tra i 35 e i 60 cm dagli occhi dell’operatore, e il raggio visivo che parte dall’occhio dell’operatore e si dirige verso il basso e verso lo schermo deve formare un angolo con l’orizzonte di 15°/20°.

Idee
01/11/2016

Viking si prefigge di semplificare la giornata a tutti i lavoratori in ufficio ottimizzandone l’efficienza mediante l’utilizzo della migliore attrezzatura a disposizione. Con gli attuali prodotti disponibili sul mercato, non possiamo tuttavia spingerci oltre un certo punto. Per questo motivo, abbiamo deciso di collaborare con l’intero organico per progettare la più avanzata scrivania al mondo, dotata di letto incorporato e di macchina del caffè integrata. L’abbiamo chiamata “The Omnidesk”

Abbiamo collaborato con i nostri dipendenti per individuare i componenti che consentirebbero di dar vita a un ambiente lavorativo più rilassante, più semplificato e soprattutto più produttivo. Tali componenti includono:

Letto incorporato per dormire;
Area colazione dotata di tostapane e di dispositivo scaldavivande;
Macchina del caffè incorporata;
Sottotazza con riscaldamento a induzione;
Cyclette;
Spia “non disturbare”;
Frigobar;
Fioriera autoinnaffiante;
Stendibiancheria per l’asciugatura dei vestiti;
Termosifone e ventilatore;
Cassetto di riorganizzazione che funge anche da caricatore wireless;
Cassettiera per archiviazione protetto da password;
Cestino per il riciclo dei rifiuti.

Il problema
Da un recente sondaggio condotto dalla nostra azienda, è emerso che il 47% dei lavoratori del Regno Unito trascorre ore di straordinario in ufficio almeno una volta alla settimana, con anche dipendenti che superano di ben oltre tale soglia. In molti uffici, iniziare prima e terminare dopo l’orario previsto è diventata ormai una consuetudine. Non potevamo continuare a guardare i nostri dipendenti soffrire. Se i lavoratori non riescono ad andare a casa, in questo modo avranno un ’bout della loro casa in ufficio.
Il progetto
Volevamo assicurarci che il progetto comportasse dei vantaggi per i lavoratori di tutto il mondo, non solo per quelli del Regno Unito. Per questo motivo, abbiamo condotto un sondaggio sull’intero organico internazionale per comprendere quali fossero le funzionalità più ricercate in una scrivania da lavoro. Dai primi dati, sono emerse numerose costanti (per la maggioranza correlate al caffè) a conferma di quanto da noi previsto: era necessario rivoluzionare completamente la scrivania da lavoro.

Una volta raccolte tutte le informazioni, abbiamo collaborato con un team di designer straordinari per la realizzazione di una serie di concept, sviluppando infine quella che riteniamo essere la più utile scrivania da lavoro progettata finora.


I componenti principali
Nella maggior parte degli uffici, lo spazio è limitato: non potevamo quindi aggiungere funzionalità sulla parte esterna della scrivania. Siamo invece riusciti a nascondere gran parte delle funzionalità all’interno della scrivania senza alcun compromesso in termini di capacità di utilizzare la scrivania normalmente.

Ad esempio, è possibile estrarre il letto dalla parte inferiore della pila di cassetti. Ciascuna parte è rivestita in schiuma di primissima qualità per garantire una postura ottimale: un letto non solo comodo ma anche ideale per la colonna vertebrale. Il comparto letto include anche spazio per un cuscino di vostra scelta.

A lato della scrivania, troverete uno stendibiancheria termico per l’asciugatura dei vestiti ideato per semplificare la vita ai ciclisti e a chi vive in località particolarmente soggette alla pioggia. Esattamente: non sarete più costretti a rimanere seduti tutto il giorno alla scrivania con indosso vestiti umidi perché avete scelto di andare al lavoro in bicicletta!

Una volta arrivati al lavoro, potrete farvi velocemente toast e caffè grazie al tostapane e alla macchina del caffè integrata. Dopo aver preparato queste prelibatezze, potrete mantenerle calde per tutta la giornata con il sottotazza riscaldato e lo scaldavivande con piastra calda a induzione.

Sulla scrivania, è presente uno scomparto per l’organizzazione di oggetti come il telefono cellulare. È dotato della funzionalità aggiuntiva di essere anche un caricatore wireless per un’ampia gamma di dispositivi.
Produzione
Al momento, la scrivania da lavoro è ancora un progetto concettuale, ma intendiamo lanciare The Omnidesk nel prossimo futuro per un’iniziale test di prova. Ci auguriamo che il prodotto possa essere di aiuto ai numerosi dipendenti stacanovisti presenti in tutto il mondo.

Se desiderate condividere le vostre opinioni, ad esempio su altri possibili componenti da aggiungere, scrivete le vostre idee sulla nostra pagina Facebook Viking Italia con l’hashtag #MiglioreScrivania

Ufficio
28/06/2016

Buone norme di igiene sono sinonimo di rispetto per le persone con cui si condividono gli spazi comuni in ufficio. Quante volte vi capita di trovare la cucina o gli spazi comuni dell’ufficio sporchi e disordinati? Se la risposta è spesso, non ci stupisce, ma sappiamo come aiutarvi a risolvere questo problema. Abbiamo in serbo per voi qualche dritta per condividere gli spazi comuni mantenendo pulizia, ordine e… tutti felici!
Mantenere la cucina pulita

Come abbiamo già visto qui, l’ufficio è il luogo dove proliferano germi e batteri che possono causare influenze che sarebbe meglio risparmiare sia a noi stessi sia ai colleghi. Basta un po’ di accortezza e organizzazione.

La cucina è lo spazio forse più trascurato dell’ufficio. Sembra che nessuno sia mai responsabile della montagna di piatti, tazzine del caffè e bicchieri sporchi impilati nel lavello a fine giornata anche se poi tutti si lamentano della situazione. C’è chi non ha tempo di lavare il proprio piatto perché deve scappare in riunione o ha un importante conference call, o semplicemente lascia le stoviglie sporche sulla scrivania per impilarle, a fine giornata, su quelle che giacciono già nel lavello. Stessa cosa vale per quel litro di latte o il piatto di pasta lasciato ad ammuffire nel frigo. Nessuno sa di chi sia e quindi nessuno si occupa di buttarlo per cui giace per giorni lì, emanando odori sgradevoli. Questi sono solo due esempi di situazioni che si verificano spesso in ufficio, quando si condivide uno spazio comune con gli altri. Sensibilizzare i colleghi al problema è forse l’impresa più ardua, ma non impossibile. Proponete al vostro capo di sorteggiare ogni due settimane un responsabile incaricato di fare un bilancio con i colleghi sullo stato in cui verte la cucina. La persona incaricata dovrà anche stabilire i turni tra i colleghi per assicurarsi che gli impiegati ripongano le stoviglie sporche in lavastoviglie alla fine del pranzo o della giornata e che controllino ogni quattro o cinque giorni che il frigo sia pulito. In questo modo, ognuno a turno, sarà direttamente coinvolto e si comporterà con più rispetto nei confronti degli altri.
Come mantenere i bagni puliti

Stessa cosa vale per i bagni – sia per gli uomini che per le donne. Il fatto che ci siano addetti alle pulizie che a fine giornata puliscano l’ufficio, non dev’essere una scusa per lasciare i bagni in condizioni disastrose. I cattivi odori possono talvolta essere tanto sgradevoli quanto l’eccesso di profumo di cui alcuni colleghi e colleghe tendono ad abusare quando vanno in bagno, lasciando una “nuvola” che non tutti necessariamente apprezzano. Ognuno desidera che venga mantenuto un certo decoro e igiene nei bagni e che continuino a essere funzionanti. Queste norme basilari devono essere chiare soprattutto per una questione di educazione e rispetto verso i colleghi e verso chi, per lavoro, deve pulire quello che lasciamo. Se nessuno prende l’iniziativa, proponete di affiggere un cartello con qualche regola basilare di buona educazione. Non dev’essere necessariamente minaccioso; al contrario, può in maniera simpatica con qualche vignetta, ricordare qualche basilare norma di educazione.
Dare il buon esempio mantenendo la propria scrivania pulita

L’istinto a conformarsi ai comportamenti degli altri può avere effetti positivi quando si dà il buon esempio. Mantenere la propria postazione di lavoro pulita, ordinata – come vi spieghiamo in questo articolo – non è solo un segno di rispetto per sé stessi e delle proprie cose ma anche degli altri – colleghi, clienti o visitatori vari. Per questo è bene a fine giornata sgomberare la scrivania da cartacce e pulire con un panno la sporcizia e la polvere che si è accumulata. Vedrete come i colleghi ‘imiteranno’ questa buona abitudine.
Non tutti amano ascoltare la stessa musica

Se amate ascoltare la musica mentre lavorate, ricordate che non tutti necessariamente hanno gli stessi vostri gusti musicali, quindi procuratevi un paio di cuffie o auricolari che non disturbino il vostro vicino di scrivania. Stessa cosa vale per il volume durante le video conferenze. Per quanto possiate cambiare stanza, accanto c’è sempre gente che lavora, quindi tenete un volume basso degli altoparlanti – se è proprio necessario che li usiate – o se siete solo voi a interagire con la persona dall’altra parte dello schermo, microfono e auricolari vi aiuteranno ad avere una comunicazione più chiara, evitando di disturbare gli altri.
Imparare a condividere con gli altri

Può sembrare superfluo menzionare l’importanza di questo punto ma è sempre bene ricordarlo, specialmente in ufficio, dove lo spazio è limitato e dove è bene mantenere questo valore perché tutti vadano d’accordo e ci sia una buona armonia tra i colleghi. Per esempio, se nella pausa pranzo uscite a comprare qualcosa per voi, chiedete al collega che vedete molto indaffarato o stressato, se vuole che gli prendiate qualcosa da mangiare. Davvero un gesto semplice ma che quel collega apprezzerà molto e possibilmente ricambierà la prossima volta che a essere molto occupati sarete voi. E ancora, se decidete di festeggiare in ufficio un evento particolare – il vostro compleanno, il compleanno di un collega o un altro avvenimento – portate un dolce o qualcosa da mangiare che basti per tutti. Potete passare a distribuirlo alla scrivania oppure lasciarlo in cucina perché tutti possano servirsi comodamente.

I vostri colleghi rispettano i punti che abbiamo elencato qui sopra? Raccontateci la vostra esperienza sulla pagina Facebook Viking Italia.

Ufficio
13/05/2015

“Se una scrivania in disordine è segno di una mente disordinata, di cosa sarà segno allora una scrivania vuota?” La risposta sarebbe da chiedere ad Albert Einstein, a cui è attribuita questa frase, tra le più celebri nell’eterno dibattito tra ordinati e disordinati.

Ora c’è un nuovo libro “Da dove vengono le buone idee: la storia naturale dell’innovazione” in cui l’autore Steven Johnson dice a chiare lettere che il disordine è creativo. La giustificazione finale per quanti di noi, disordinati cronici, hanno sempre sostenuto che ci fosse qualcosa di buono nel nostro non voler mettere in ordine nulla o quasi: la creatività infatti sarebbe caotica dal momento che le idee avrebbero bisogno di viaggiare ed entrare in contatto con altre idee per scatenare la scintilla creativa.

Un po’ come Al Gore per capirci, con questa foto del Vicepresidente degli Stati Uniti d’America nella presidenza Bill Clinton e Premio Nobel per la pace 2007 seduto alla sua caotica scrivania finita nientemeno che sulle pagine di Time.

Non che quello di Steven Johnson sia il primo libro che santifica il disordine: “A Perfect Mess: The Hidden Benefits of Disorder” di Eric Abrahamson uscì nel 2007 con la divertente storiella attribuita al premio Nobel per l’Economia 1993 Robert Fogel che davanti alla sua scrivania ormai inutilizzabile per l’enorme disordine di documenti che la ingombravano decise finalmente di… mettere una seconda scrivania proprio accanto a quella ormai inservibile.

Quella a favore del ‘casino organizzato’ (per dirla con le parole di un indimenticabile allenatore di calcio) è tuttavia una battaglia dura da vincere: in UK per esempio almeno 1 impiegato su 4 si è visto fare storie a causa del disordine sulla propria scrivania d’ufficio (lo riporta il Guardian) ed è dura a morire l’idea che “Scrivanie ordinate promuoverebbero scelte sane, generosità e maggior tendenza a seguire le norme” (secondo uno studio della Carlson School of Management, University of Minnesota).

Insomma, se proprio volete potete mettere tutto in ordine e pulire l’ufficio ma volete davvero essere sani, ordinati e ubbidienti o preferite caotici e creativi?