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Idee
10/12/2019

Lo smart working è una modalità di lavoro in forte crescita: secondo i dati del Global Workplace Analytics, dal 2005 a oggi la forza lavoro da remoto è aumentata del 140%, che è un numero notevole sia in termini percentuali che di conseguenza in numeri puri. Tuttavia lo smart working non è semplicemente lavorare da casa ed è sempre più una lavoro “agile” che riguarda molti aspetti, da quelli pratici e organizzativi a quelli di predisposizione personale dello smart worker, dei suoi colleghi, dei suoi capi e dell’azienda tutta. Certo ci sono vantaggi indubbi (banalmente risparmiare un giorno a settimana di pendolarismo, con spese di carburante, usura dell’auto, spese per i mezzi pubblici, pasti fuori casa, caffé compreso è un bel risparmio economico) e vantaggi indotti (un paio d’ore in meno al giorno per andare e tornare dal lavoro sono un paio d’ore in più da dedicare a se stessi o alla famiglia) ma nello smart working ci sono pro e contro da valutare attentamente. Per non trasformare il sogno di lavorare dalla spiaggia nell’incubo di non riuscire a lavorare o quello di lavorare continuamente.
Smart working: i Pro e Contro del lavoro agile
Risparmio economico individuale ma anche riduzione dei consumi, maggior produttività ma anche lavoro senza limiti, maggior indipendenza ma anche solitudine: lo smart working ha numerosi pro e contro, e molti aspetti hanno anche un rovescio della medaglia.
Smart working: un bel risparmio economico
Certo evitarsi almeno un giorno a settimana il viaggio di andata e ritorno verso l’ufficio, i pasti fuori e tutto quanto rappresenta un costo per lavorare è un bel risparmio individuale, che in alcuni casi può diventare anche di qualche migliaia di euro l’anno. Però è anche vero che quelli, a livello macroeconomico, diventano anche una riduzione dei consumi, perché per ogni caffè che non beviamo al bar c’è un barista che non emette uno scontrino corrispondente.
Smart working: meno inquinamento e intasamento
È evidente: meno persone che si spostano da casa al luogo di lavoro, e viceversa, significano anche minor intasamento di strade e mezzi pubblici e minor inquinamento. Ma c’è anche l’altra faccia della medaglia: lavorare da casa significa consumare elettricità, tenere acceso il riscaldamento in inverno o l’aria condizionata in estate, e a livello di macro dimensioni anche questo è da soppesare con attenzione.
Smart working: non basta un bel computer
La visione più ingenua dello smart working è quella secondo la quale basta un bel computer e il gioco è fatto. Non è così: un bel computer senza una connessione stabile e potente è come un motore senza benzina, e nel nostro Paese sono ancora molti i centri non raggiunti dalla fibra ottica o almeno dalla banda larga, senza le quali lavorare da casa può diventare un calvario.
Smart working: solitudine vs team work
C’è chi, alle prime esperienze di smart working, si sente inevitabilmente solo e abbandonato, abituato com’è a stare in mezzo ai colleghi, magari in un open space. È un salto mentale non da poco e non banale, per il quale serve anche opportuna formazione oltre che gli strumenti di comunicazione adeguati, come App di condivisione documenti e chat professionale.
Smart working: tempo libero vs over working
Il sogno è poter lavorare dalla spiaggia, o dalla casa di vacanza, potendo godere di un sacco di tempo libero. L’incubo di ritrovarsi a lavorare sempre, anche nelle ore che prima erano destinate al tragitto casa-lavoro o alla pausa pranzo, senza riuscire a organizzare il proprio tempo in funzione degli impegni professionali e dell’equilibrio vita-lavoro: non sono poche le storie di chi ha impiegato tempo prima di trovare la giusta routine per un soddisfacente smart working (secondo uno studio dell’Università di Cardiff, il 44% degli smart worker fatica a staccare dopo il lavoro rispetto al 38% del personale che lavora in luoghi fissi.)
Smart working o multitasking eccessivo?
Una cattiva gestione del tempo, degli spazi e dei limiti può trasformare i pro dello smart working nei contro di un multi tasking eccessivo: pensare che lavorare da casa sia il modo anche per fare la lavatrice, sistemare l’armadio, montare la libreria o portare la bici dal ciclista è il viatico più breve e diretto per non riuscire a fare bene praticamente nulla, saltellando continuamente da una cosa all’altra senza mai essere davvero concentrati in nulla.
Lo smart working non è lavorare in pigiama dal divano di casa
È la visione più banale e banalizzata dello smart working: lavorare in pigiama dal divano di casa. Certo magari non è necessario indossare l’abito da ufficio e mettere la cravatta, ma anche la forma è sostanza e sapersi ritagliare uno spazio fisico ben definito da riservare al tempo del lavoro, e darsi una routine come se si andasse in ufficio, sono i paletti necessari per non dimenticare che si sta lavorando davvero.

Notizie
12/11/2019

I lavoratori italiani sono sempre più smart: gli smart worker in Italia, nel 2019, sono 570mila, in crescita del 20% rispetto al 2018. Lo dice una ricerca dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano presentata al Campus Bovisa di Milano durante l’ottava edizione degli ‘Smart Working Award’, l’iniziativa che premia le organizzazioni che hanno realizzato iniziative di riprogettazione dello spazio e delle modalità di lavoro in ottica smart.
Smart working: i numeri in Italia
I 570mila smart worker italiani si distribuiscono tra grandi imprese (il 58% ha già avviato progetti di smart working, il 7% sta sperimentando con iniziative spot, il 5% ha in mente di farlo a breve, il 22% lo ritiene possibile ma non immediato e l’8% non ha alcun interesse a farlo), PMI (il 12% ha politiche di smart working, in crescita rispetto all’8% del 2018, il 18% lo usa in modo informale, ma anche il 51% non ha nessun interesse al lavoro smart) e PA. Ed è proprio nella Pubblica Amministrazione che si nota la crescita più significativa di ricorso al lavoro agile: dal 2018 al 2019 i progetti strutturati di smart working sono raddoppiati (dall’8% al 16%), il 7% delle PA ha attivato iniziative informali (rispetto all’1% del 2018) e il 6% le attiverà nei prossimi 12 mesi. Tuttavia il 40% delle PA non ha programmi di smart working e, tra chi li ha, questi riguardano solo il 12% dei dipendenti, di poco sopra alla soglia minima del 10% fissato dalla direttiva Madia in termini di smart working nella PA.
Smart working: cos’è
Si dice smart working, si traduce in lavoro agile, flessibile o intelligente, e di fatto è il superamento della logica delle ore da passare in ufficio: il lavoro smart significa focalizzarsi sul raggiungimento degli obiettivi indipendentemente dal luogo e dal tempo di lavoro, e implica non solo la possibilità di lavorare da casa, che è l’idea più immediata e banale che si ha dello smart working, ma un ripensamento complessivo degli spazi di lavoro e un nuovo patto tra azienda e lavoratore basato sulla fiducia, la collaborazione e la condivisione degli obiettivi. E laddove è stato sperimentato, funziona.
Smart working: i benefici
I benefici dello smart working non riguardano solo i lavoratori ma investono anche le aziende. Certo ci sono un miglioramento del work life balance (lo dice il 46% degli interessati) e una maggior motivazione dei lavoratori (35%) ma anche un aumento della produttività, nonostante alcuni punti critici ancora da sciogliere. Tra questi la difficoltà nel gestire le urgenze (per il 34% dei manager), nell’utilizzare le tecnologie (32% di lavoratori e manager), nel pianificare le attività (26%), la percezione di solitudine (35% dei lavoratori), le distrazioni (21%), i problemi di comunicazione e collaborazione virtuale (11%) e la barriera tecnologica (11%). Tuttavia gli smart worker dichiarano un livello di soddisfazione e coinvolgimento nel proprio lavoro molto più elevato di coloro che lavorano in modalità tradizionale: il 76% si definisce soddisfatto della sua professione, contro il 55% degli altri dipendenti; uno su tre si sente pienamente coinvolto nella realtà in cui opera e ne condivide valori, obiettivi e priorità, contro il 21% dei colleghi.

Notizie
28/11/2018

Lo smart working funziona: crea benessere nei dipendenti e migliora efficienza e risultati aziendali. Lo dice, e dimostra, una ricerca dell’Osservatorio smart working della School of management del Politecnico di Milano, presentata nell’ambito del convegno “Smart working: una rivoluzione da non fermare”, organizzato a un anno di distanza dall’entrata in vigore della legge 81/17 che normato un modo di lavorare già diffuso in alcune aziende.
Lo smart working funziona: crea soddisfazione, motivazione ed efficienza
Produttività aumentata del 15%, tasso di assenteismo ridotto del 20%, maggior soddisfazione delle modalità di organizzazione e gestione delle proprie attività lavorative, miglioramento dell’equilibrio tra vita privata e professionale, aumento della qualità dei risultati raggiunti, maggior efficienza, motivazione e benessere: è questo il quadro che emerge dalla ricerca del Politecnico di Milano sullo smart working, che delinea anche la figura tipo dello smart worker, uomo, tra i 38 e i 58 anni, residente nel nord ovest dell’Italia.
Cos’è lo smart working
Inquadrato dalla legge 81/17, lo smart working è una modalità di lavoro caratterizzata da flessibilità e autonomia nella scelta dell’orario e del luogo di lavoro, resa possibile dalla dotazione di strumenti digitali adatti a lavorare in mobilità, eventualmente anche fuori sede. In pratica lavorare dove e (relativamente) quando si vuole, organizzando in autonomia i propri tempi di lavoro in accordo con i compiti da svolgere, grazie a computer portatili, smartphone, connessioni virtuali, cloud e altre dotazioni tecnologiche messe a disposizione dall’azienda.
Smart working: quante persone lo fanno in Italia
Secondo la ricerca del Politecnico di Milano in Italia ci sono oggi 480.000 smart worker, il 12,6% degli lavoratori attivi che potrebbero essere interessati da questa modalità operativa: rispetto al 2017 c’è stato un aumento del 20%, con alcune differenze tra grandi imprese, Pubblica Amministrazione e PMI. Se nelle grandi aziende con oltre 250 addetti lo smart working è in aumento costante ed è considerato necessario per la competitività (il 56% delle grandi aziende interpellate ha già progetti in essere), nella PA le iniziative di lavoro agile sono ferme al 9% e nelle PMI lo smart working è passato da una diffusione del 22% nel 2017 al 24% del 2018.
Smart working: un cambio culturale più che di strumenti di lavoro
Se lo smart working è reso possibile dalla dotazione di strumenti tecnologici che permettono il lavoro agile e in mobilità, il vero cambiamento da affrontare è però quello culturale, con i responsabili HR chiamati a modificare gli stili di leadership e i comportamenti delle persone, orientandoli sempre più verso il raggiungimento degli obiettivi.

Secondo la ricerca, uno stile di leadership smart deve basarsi sulla capacità dei capi di incoraggiare le persone a collaborare con tutti i colleghi in modo aperto (sense of community); di decidere di volta in volta le modalità e gli strumenti di comunicazione da utilizzare con i collaboratori (virtuality); di recepire le esigenze personali dei collaboratori e integrarle nelle modalità di organizzazione del lavoro (flexibility); di responsabilizzare i collaboratori, coinvolgendoli nelle decisioni e stimolandoli a proporre miglioramenti nelle modalità di organizzazione del lavoro (empowerment).

Idee
19/11/2018

In un recente articolo, abbiamo parlato di come imparare a delegare. Questa sembra essere infatti una delle attività più difficili da svolgere al lavoro: in parte perché quando si ricopre un ruolo da tempo, si può far leva sulle conoscenze e competenze maturate con la consapevolezza di saper eseguire quel compito o mansione a dovere; in parte perché non è sempre facile abbandonare attività che si sa svolgere al meglio per lasciarle ad altri. Eppure, in un’ottica di crescita aziendale e professionale nel ruolo ricoperto, acquisiamo nuove mansioni che ci mettono alla prova, ci consentono di imparare nuove abilità e ci permettono di progredire. Per poterci quindi concentrare su queste nuove attività, svolgerle al meglio e in maniera produttiva, è molto importante riuscire a delegarne altre. Prima di delegare però, è essenziale fermarsi a pensare se qualche attività non possa essere eliminata.

Concentrati sull’essenziale
Come ci insegna Tim Ferriss, la gestione del tempo è un argomento spinoso. Da alcuni viene infatti interpretata come un’ottimizzazione dei tempi volta a inserire una maggior quantità di compiti nell’arco della giornata e viene attentamente monitorata, misurata e di conseguenza monetizzata per imparare a svolgere una data mansione in minor tempo. Una delle domande che però riteniamo sia indispensabile porci è: l’attività in questione è assolutamente necessaria? Per questo motivo, prima di delegare un compito a un altro dipendente – dove dovremo dedicare tempo anche a formazione e supervisione – è importante eliminare quelle attività che ci tengono occupati ma che magari non sono effettivamente così necessarie, evitando di delegare ad altri compiti che non servono in un’escalation di (ahimè) perdita di tempo.
Efficienza ed efficacia
Spesso tendiamo a non ricordarci la differenza tra questi due termini quando applicati a livello lavorativo. L’efficacia si manifesta in quelle attività che consentono a noi o all’azienda di progredire e di raggiungere i rispettivi obiettivi. L’efficienza è lo svolgimento corretto di una data mansione. A chi non è capitato, ad esempio, di controllare le email anche 20 volte al giorno e costruire un elaborato sistema di cartelle, se non di raccoglitori documenti, per poterle gestire bene e vedere la posta in arrivo finalmente vuota? Sicuramente, si tratta di un’attività dove regna ordine e dedizione. Sicuramente è efficiente. È altrettanto importante però chiederci se tale sistema sia efficace: ossia, è un’attività che consente a noi e all’azienda in cui lavoriamo di raggiungere i rispettivi obiettivi e di migliorare la produttività? Con questo esempio, non intendiamo spronare nessuno a non leggere più le email, ma a imparare a riconoscere le proprie inefficienze per cercare di eliminarle lasciando spazio a ciò che realmente serve e soprattutto allo sviluppo dei propri punti di forza.

Esercizi da compiere
Per aiutarci a individuare quelle attività da eliminare che magari ci rendono efficienti ma non efficaci e produttivi, può venirci in aiuto qualche semplice esercizio. Ad esempio, potremmo chiederci quali attività compieremmo se, per qualche motivo, fossimo costretti a lavorare solamente tre ore al giorno. In tal modo, riusciremmo a individuare immediatamente ciò che dobbiamo portare a compimento: quelle mansioni essenziali, da svolgere nelle prime ore di lavoro e che, se completate, ci consentiranno di avere una sensazione di appagamento a fine giornata. Oppure, potremmo mettere un promemoria sulla scrivania per ricordarci di NON eseguire quelle attività che invece ci occupano del tempo a scapito di ciò che è realmente importante. Anche evitare il multitasking è un consiglio che viene spesso proposto perché focalizzando l’attenzione su una sola mansione, la si svolgerà meglio, con maggiore dedizione e con conseguente maggiore gratificazione.
Delegare e automatizzare
Come abbiamo detto, senza stancarci di ripeterlo, prima di delegare e anche automatizzare un’attività, è importante capire se tale compito sia essenziale o se possa invece essere eliminato. Come ci suggerisce lo stesso Tim Ferriss nelle sue pubblicazioni sul tema, mai automatizzare qualcosa che può essere eliminato e mai delegare qualcosa che può essere automatizzato. Prima di aggiungere altre persone nel flusso di lavoro per consentirci di aumentare e ottimizzare la nostra produttività, liberando tempo da dedicare a ciò che mette in risalto i nostri punti di forza, è necessario ridefinire regole e procedure.

Regole d’oro
Per prima cosa, ogni compito da delegare deve essere un’attività che richiede tempo e che sia ben definita. È importante essere specifici e dare istruzioni precise, chiarendo da subito possibili dubbi per non lasciare spazio a diverse interpretazioni dell’attività da svolgere. È essenziale verificare e supervisionare il lavoro in fase di avanzamento richiedendo un aggiornamento e impostando una scadenza, possibilmente con largo anticipo in modo da “aggiustare il tiro”, rimediare a eventuali errori e mantenere la tabella di marcia se l’attività fa parte di un progetto con scadenze verso terzi. La procedura del delegare va quindi ben studiata con un’attenta riflessione volta a eliminare ciò che è superfluo semplificando e ottimizzando i compiti che svolgiamo prima di delegarli a un nostro collega in un’ottica di efficacia, rendimento aziendale e maggiore produttività complessiva.

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Speriamo che questi consigli ti possano aiutare a capire cosa fare prima di delegare uno dei compiti che svolgi quotidianamente. Ma vogliamo anche sapere la tua opinione in merito: hai applicato alcune di queste raccomandazioni o ne hai altre da proporre? Raccontacele sulla pagina Facebook Viking Italia.

Idee
22/10/2018

Home working, smart working, work-life balance o, più semplicemente, lavoro da casa: il lavoro da remoto, con orari e spazi propri, è sempre più diffuso e considerato un benefit dai dipendenti. Ma per quanto ci si possa organizzare l’ufficio da casa dal punto di vista pratico e per quanto il viaggio verso l’ufficio sia più stressante delle 8 ore di lavoro per molti riuscire a lavorare da casa non è ancora così semplice. Vediamo allora come lavorare meglio da casa e alcuni consigli per riuscire a conciliare davvero il lavoro dalla propria abitazione con la produttività e gli impegni famigliari.
Come lavorare meglio da casa
Stabilire degli orari
Spesso non è necessario rispettare quelli “ufficiali” dell’azienda, ma ciò non significa lavorare sempre, o non lavorare mai. Mattinieri? Si può cominciare molto presto, ancor prima che l’azienda apra. Nottambuli? Si possono sfruttare le ore di buio, quando magari i figli son già a dormire, per svolgere i propri compiti. L’importante è sapere quali sono le ore lavorative e quali non lo sono, e rispettarle fermamente: non è come timbrare il cartellino, ma quasi, sia un senso (mentre si lavora non si stendono i panni, non si guarda la Tv, non ci si dedica al fitness) che nell’altro (quando è il momento di smettere, si smette, e non si continua a oltranza).
Fare delle pause
La tentazione di fare una tirata unica c’è ed è forte, e però la pausa per il pranzo è sacrosanta (benché possa essere breve ed essenziale) e sarebbe cosa buona e giusta riuscire a fare del movimento, come una passeggiata o una corsetta: lo sport migliora la produttività e quella mezz’ora non è tempo perso ma tutto guadagnato.
Comportarsi come al lavoro
Cosa significa “comportarsi come al lavoro”? Che si lavora nello spazio dedicato, e non a letto o sul divano, che ci si alza a orari regolari e ci si veste, evitando di rimanere in pigiama o ciabattare per casa con una tuta da ginnastica, che non si fanno telefonate personali o private alle amiche se l’orario e il datore di lavoro non lo consentono e comunque tutto ciò che aiuta a tenere distinti i due piani, quello lavorativo e quello personale.
Mantenere i contatti
Se l’home working è cosa da 1 o 2 giorni la settimana, non c’è poi gran rischio, ma se il tempo a casa comincia a superare quello in ufficio, è fondamentale mantenere i contatti: per evitare di essere dimenticati; per tenersi aggiornati su ciò che accade; per rimanere focalizzati sulle dinamiche dell’ufficio; fondamentalmente per rimanere con la mente sugli aspetti lavorativi.
Farsi una agenda
Agenda che non è solo quella dei compiti da svolgere ma è anche una serie di obiettivi quotidiani: gestire il proprio tempo quando si è da soli nella propria abitazione non è immediato come in ufficio e ci vuole del tempo prima di riuscire a essere più produttivi a casa che in ufficio. Nel frattempo basta un’agenda di carta su cui fissare le cose da fare in giornata, in sequenza e con tempi ragionevoli: è anche un ottimo feedback per rendersi conto di come e quanto si lavora.

Idee
03/07/2018

Per le aziende il lavoro agile sta ormai diventando parte integrante della strategia di Work-Life Balance finalizzata ad attirare o trattenere i talenti e le competenze. Ma è per i dipendenti che lo smart working è ancora un mondo tutto da scoprire, soprattutto dal punto di vista pratico. Cosa significa in concreto il lavoro agile? Cosa permette di fare? Cosa serve per essere contemporaneamente produttivi e liberi? Se ne parla molto, soprattutto quando si avvicina il periodo delle vacanze scolastiche e le esigenze di conciliazione tra famiglia e impegni professionali si fanno più pressanti. Vediamo allora i consigli per riuscire a lavorare davvero in modalità smart working.
Dotarsi di sedia e scrivania
Banale? Mica tanto: se in ufficio esistono sedie e scrivanie è perché sono strumenti essenziali all’espletamento del proprio lavoro. Quindi no, smart working non significa lavorare a letto o sul tavolo della cucina: serve un luogo idoneo in cui avere la propria postazione di lavoro, utile non solo dal punto di vista pratico ma anche mentale.
Farsi fornire la giusta dotazione tecnologica
Questa dovrebbe essere responsabilità dell’azienda ma comunque serve un computer funzionante e con installati i dovuti programmi per il lavoro da remoto, meglio se la presenza di spazi cloud in cui condividere i documenti e fare sempre backup, e poi uno smartphone, una stampante (ormai ce ne sono di ottime a prezzi accessibili e che occupano poco spazio, se non ci pensa l’azienda) e soprattutto la connessione a Internet a banda larga per essere sempre operativi.
Sì allo smart working, no al multitasking
Ok, spesso il lavoro di ufficio richiede di essere multitasking. Ma lo smart working non significa lavorare e sbrigare le faccende di casa, quello non è multitasking ma dispersione delle energie che ti fa arrivare a sera senza aver combinato nulla. Lo smartworking permette di guadagnare il tempo impiegato negli spostamenti da e verso il luogo di lavoro, di sfruttare la pausa pranzo per stare con i figli o svolgere commissioni personali, ma non significa passare dalla call con il capo a tendere il bucato.
Mettere dei limiti
Smart working non significa disponibilità 24 ore su 24. Se il tempo del lavoro sono le canoniche 8 ore, quelle devono essere e rimanere. Ci sono realtà che permettono di spalmarle e suddividerle come meglio si crede, e altre che sono più rigide nel pretendere la reperibilità negli orari d’ufficio. Ma comunque smart working non significa lavorare anche in quelle ore in cui normalmente si viaggia per andare e tornare dal lavoro. Altrimenti si finisce nel burnout. Piuttosto serve essere più efficaci e imparare a non procrastinare.
Fare la pausa caffè
Non ci sono i colleghi, non c’è la macchinetta, non c’è l’uscita al bar ma una pausa ogni tanto è comunque utile per rifocalizzare la mente, fare un break e ripartire con nuove energie. Perché lo diciamo? Perché la tentazione di non staccare mai per guadagnare manciate di minuti e finire in anticipo è la prima tentazione di ogni smart worker.