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Idee
19/11/2018

In un recente articolo, abbiamo parlato di come imparare a delegare. Questa sembra essere infatti una delle attività più difficili da svolgere al lavoro: in parte perché quando si ricopre un ruolo da tempo, si può far leva sulle conoscenze e competenze maturate con la consapevolezza di saper eseguire quel compito o mansione a dovere; in parte perché non è sempre facile abbandonare attività che si sa svolgere al meglio per lasciarle ad altri. Eppure, in un’ottica di crescita aziendale e professionale nel ruolo ricoperto, acquisiamo nuove mansioni che ci mettono alla prova, ci consentono di imparare nuove abilità e ci permettono di progredire. Per poterci quindi concentrare su queste nuove attività, svolgerle al meglio e in maniera produttiva, è molto importante riuscire a delegarne altre. Prima di delegare però, è essenziale fermarsi a pensare se qualche attività non possa essere eliminata.

Concentrati sull’essenziale
Come ci insegna Tim Ferriss, la gestione del tempo è un argomento spinoso. Da alcuni viene infatti interpretata come un’ottimizzazione dei tempi volta a inserire una maggior quantità di compiti nell’arco della giornata e viene attentamente monitorata, misurata e di conseguenza monetizzata per imparare a svolgere una data mansione in minor tempo. Una delle domande che però riteniamo sia indispensabile porci è: l’attività in questione è assolutamente necessaria? Per questo motivo, prima di delegare un compito a un altro dipendente – dove dovremo dedicare tempo anche a formazione e supervisione – è importante eliminare quelle attività che ci tengono occupati ma che magari non sono effettivamente così necessarie, evitando di delegare ad altri compiti che non servono in un’escalation di (ahimè) perdita di tempo.
Efficienza ed efficacia
Spesso tendiamo a non ricordarci la differenza tra questi due termini quando applicati a livello lavorativo. L’efficacia si manifesta in quelle attività che consentono a noi o all’azienda di progredire e di raggiungere i rispettivi obiettivi. L’efficienza è lo svolgimento corretto di una data mansione. A chi non è capitato, ad esempio, di controllare le email anche 20 volte al giorno e costruire un elaborato sistema di cartelle, se non di raccoglitori documenti, per poterle gestire bene e vedere la posta in arrivo finalmente vuota? Sicuramente, si tratta di un’attività dove regna ordine e dedizione. Sicuramente è efficiente. È altrettanto importante però chiederci se tale sistema sia efficace: ossia, è un’attività che consente a noi e all’azienda in cui lavoriamo di raggiungere i rispettivi obiettivi e di migliorare la produttività? Con questo esempio, non intendiamo spronare nessuno a non leggere più le email, ma a imparare a riconoscere le proprie inefficienze per cercare di eliminarle lasciando spazio a ciò che realmente serve e soprattutto allo sviluppo dei propri punti di forza.

Esercizi da compiere
Per aiutarci a individuare quelle attività da eliminare che magari ci rendono efficienti ma non efficaci e produttivi, può venirci in aiuto qualche semplice esercizio. Ad esempio, potremmo chiederci quali attività compieremmo se, per qualche motivo, fossimo costretti a lavorare solamente tre ore al giorno. In tal modo, riusciremmo a individuare immediatamente ciò che dobbiamo portare a compimento: quelle mansioni essenziali, da svolgere nelle prime ore di lavoro e che, se completate, ci consentiranno di avere una sensazione di appagamento a fine giornata. Oppure, potremmo mettere un promemoria sulla scrivania per ricordarci di NON eseguire quelle attività che invece ci occupano del tempo a scapito di ciò che è realmente importante. Anche evitare il multitasking è un consiglio che viene spesso proposto perché focalizzando l’attenzione su una sola mansione, la si svolgerà meglio, con maggiore dedizione e con conseguente maggiore gratificazione.
Delegare e automatizzare
Come abbiamo detto, senza stancarci di ripeterlo, prima di delegare e anche automatizzare un’attività, è importante capire se tale compito sia essenziale o se possa invece essere eliminato. Come ci suggerisce lo stesso Tim Ferriss nelle sue pubblicazioni sul tema, mai automatizzare qualcosa che può essere eliminato e mai delegare qualcosa che può essere automatizzato. Prima di aggiungere altre persone nel flusso di lavoro per consentirci di aumentare e ottimizzare la nostra produttività, liberando tempo da dedicare a ciò che mette in risalto i nostri punti di forza, è necessario ridefinire regole e procedure.

Regole d’oro
Per prima cosa, ogni compito da delegare deve essere un’attività che richiede tempo e che sia ben definita. È importante essere specifici e dare istruzioni precise, chiarendo da subito possibili dubbi per non lasciare spazio a diverse interpretazioni dell’attività da svolgere. È essenziale verificare e supervisionare il lavoro in fase di avanzamento richiedendo un aggiornamento e impostando una scadenza, possibilmente con largo anticipo in modo da “aggiustare il tiro”, rimediare a eventuali errori e mantenere la tabella di marcia se l’attività fa parte di un progetto con scadenze verso terzi. La procedura del delegare va quindi ben studiata con un’attenta riflessione volta a eliminare ciò che è superfluo semplificando e ottimizzando i compiti che svolgiamo prima di delegarli a un nostro collega in un’ottica di efficacia, rendimento aziendale e maggiore produttività complessiva.

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Speriamo che questi consigli ti possano aiutare a capire cosa fare prima di delegare uno dei compiti che svolgi quotidianamente. Ma vogliamo anche sapere la tua opinione in merito: hai applicato alcune di queste raccomandazioni o ne hai altre da proporre? Raccontacele sulla pagina Facebook Viking Italia.

Idee
22/10/2018

Home working, smart working, work-life balance o, più semplicemente, lavoro da casa: il lavoro da remoto, con orari e spazi propri, è sempre più diffuso e considerato un benefit dai dipendenti. Ma per quanto ci si possa organizzare l’ufficio da casa dal punto di vista pratico e per quanto il viaggio verso l’ufficio sia più stressante delle 8 ore di lavoro per molti riuscire a lavorare da casa non è ancora così semplice. Vediamo allora come lavorare meglio da casa e alcuni consigli per riuscire a conciliare davvero il lavoro dalla propria abitazione con la produttività e gli impegni famigliari.
Come lavorare meglio da casa
Stabilire degli orari
Spesso non è necessario rispettare quelli “ufficiali” dell’azienda, ma ciò non significa lavorare sempre, o non lavorare mai. Mattinieri? Si può cominciare molto presto, ancor prima che l’azienda apra. Nottambuli? Si possono sfruttare le ore di buio, quando magari i figli son già a dormire, per svolgere i propri compiti. L’importante è sapere quali sono le ore lavorative e quali non lo sono, e rispettarle fermamente: non è come timbrare il cartellino, ma quasi, sia un senso (mentre si lavora non si stendono i panni, non si guarda la Tv, non ci si dedica al fitness) che nell’altro (quando è il momento di smettere, si smette, e non si continua a oltranza).
Fare delle pause
La tentazione di fare una tirata unica c’è ed è forte, e però la pausa per il pranzo è sacrosanta (benché possa essere breve ed essenziale) e sarebbe cosa buona e giusta riuscire a fare del movimento, come una passeggiata o una corsetta: lo sport migliora la produttività e quella mezz’ora non è tempo perso ma tutto guadagnato.
Comportarsi come al lavoro
Cosa significa “comportarsi come al lavoro”? Che si lavora nello spazio dedicato, e non a letto o sul divano, che ci si alza a orari regolari e ci si veste, evitando di rimanere in pigiama o ciabattare per casa con una tuta da ginnastica, che non si fanno telefonate personali o private alle amiche se l’orario e il datore di lavoro non lo consentono e comunque tutto ciò che aiuta a tenere distinti i due piani, quello lavorativo e quello personale.
Mantenere i contatti
Se l’home working è cosa da 1 o 2 giorni la settimana, non c’è poi gran rischio, ma se il tempo a casa comincia a superare quello in ufficio, è fondamentale mantenere i contatti: per evitare di essere dimenticati; per tenersi aggiornati su ciò che accade; per rimanere focalizzati sulle dinamiche dell’ufficio; fondamentalmente per rimanere con la mente sugli aspetti lavorativi.
Farsi una agenda
Agenda che non è solo quella dei compiti da svolgere ma è anche una serie di obiettivi quotidiani: gestire il proprio tempo quando si è da soli nella propria abitazione non è immediato come in ufficio e ci vuole del tempo prima di riuscire a essere più produttivi a casa che in ufficio. Nel frattempo basta un’agenda di carta su cui fissare le cose da fare in giornata, in sequenza e con tempi ragionevoli: è anche un ottimo feedback per rendersi conto di come e quanto si lavora.

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03/07/2018

Per le aziende il lavoro agile sta ormai diventando parte integrante della strategia di Work-Life Balance finalizzata ad attirare o trattenere i talenti e le competenze. Ma è per i dipendenti che lo smart working è ancora un mondo tutto da scoprire, soprattutto dal punto di vista pratico. Cosa significa in concreto il lavoro agile? Cosa permette di fare? Cosa serve per essere contemporaneamente produttivi e liberi? Se ne parla molto, soprattutto quando si avvicina il periodo delle vacanze scolastiche e le esigenze di conciliazione tra famiglia e impegni professionali si fanno più pressanti. Vediamo allora i consigli per riuscire a lavorare davvero in modalità smart working.
Dotarsi di sedia e scrivania
Banale? Mica tanto: se in ufficio esistono sedie e scrivanie è perché sono strumenti essenziali all’espletamento del proprio lavoro. Quindi no, smart working non significa lavorare a letto o sul tavolo della cucina: serve un luogo idoneo in cui avere la propria postazione di lavoro, utile non solo dal punto di vista pratico ma anche mentale.
Farsi fornire la giusta dotazione tecnologica
Questa dovrebbe essere responsabilità dell’azienda ma comunque serve un computer funzionante e con installati i dovuti programmi per il lavoro da remoto, meglio se la presenza di spazi cloud in cui condividere i documenti e fare sempre backup, e poi uno smartphone, una stampante (ormai ce ne sono di ottime a prezzi accessibili e che occupano poco spazio, se non ci pensa l’azienda) e soprattutto la connessione a Internet a banda larga per essere sempre operativi.
Sì allo smart working, no al multitasking
Ok, spesso il lavoro di ufficio richiede di essere multitasking. Ma lo smart working non significa lavorare e sbrigare le faccende di casa, quello non è multitasking ma dispersione delle energie che ti fa arrivare a sera senza aver combinato nulla. Lo smartworking permette di guadagnare il tempo impiegato negli spostamenti da e verso il luogo di lavoro, di sfruttare la pausa pranzo per stare con i figli o svolgere commissioni personali, ma non significa passare dalla call con il capo a tendere il bucato.
Mettere dei limiti
Smart working non significa disponibilità 24 ore su 24. Se il tempo del lavoro sono le canoniche 8 ore, quelle devono essere e rimanere. Ci sono realtà che permettono di spalmarle e suddividerle come meglio si crede, e altre che sono più rigide nel pretendere la reperibilità negli orari d’ufficio. Ma comunque smart working non significa lavorare anche in quelle ore in cui normalmente si viaggia per andare e tornare dal lavoro. Altrimenti si finisce nel burnout. Piuttosto serve essere più efficaci e imparare a non procrastinare.
Fare la pausa caffè
Non ci sono i colleghi, non c’è la macchinetta, non c’è l’uscita al bar ma una pausa ogni tanto è comunque utile per rifocalizzare la mente, fare un break e ripartire con nuove energie. Perché lo diciamo? Perché la tentazione di non staccare mai per guadagnare manciate di minuti e finire in anticipo è la prima tentazione di ogni smart worker.

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28/10/2015

Sì, l’home office è sempre più diffuso: sarà perché i recenti anni di difficoltà economiche hanno indotto molte persone a inventarsi un lavoro da svolgere tra le mura domestiche – e non solo freelance ma anche liberi professionisti e lavoratori in cerca di ricollocazione, come questo esempio di coworking domestico – ma lavorare da casa è sempre più diffuso, insieme all’esigenza di organizzare un vero e proprio ufficio negli spazi famigliari.

Ora la Legge di Stabilità 2016 che introduce ufficialmente lo smart working anche in Italia (ne abbiamo parlato qui) potrebbe dare una nuova spinta alle esigenze di chi vuole approntare un desk e tutto quanto gli serve per poter lavorare da casa: come fare allora per organizzare una vera e propria postazione di lavoro a casa?
1. Tenere separati famiglia e lavoro
Sì, la tentazione e il rischio di rendere fluido il confine tra ciò che è vita famigliare e ciò che è vita professionale sono altissimi. L’importante è cominciare dal delimitare gli spazi: dove si lavora non ci sono distrazioni e tentazioni. Niente Tv (a meno che non sia strumentale al lavoro) niente giochi dei figli, niente hobby o passatempi personali: quando si lavora, si lavora e quando si stacca, si stacca (come stanno cercando di far passare in Francia con la legge sul diritto alla disconnessione).
2. Scrivania e sedia professionali
No, lavorare sul tavolo della cucina con le sedie del soggiorno non funziona: passa la voglia, si lavora male, si passa il tempo a recriminare. Una vera scrivania e una vera sedia professionali sono le condizioni materiali indispensabili per potersi sentire come in ufficio (ma a casa e senza lo stress del pendolarsimo).
3. Luce adatta
Non è obbligatoria, ma è molto consigliata: la luce influisce sull’umore e sulla salute, e un’illuminazione adeguata della postazione di lavoro facilita molto la qualità e la quantità delle attività che si svolgono: nel caso, qui i consigli per illuminare al meglio gli spazi lavorativi e qui alcuni modelli di lampade da tavolo e da terra a led.
4. Hi-tech dedicato
Serve un computer? Servono una stampante, delle memorie esterne, dei monitor? Qualunque cosa serva, deve essere a esclusivo utilizzo dell’attività professionale. Per i figli e per i loro passatempi si possono anche usare altri (più vecchi) dispositivi. Ma avere l’attrezzatura tecnologica in ordine e sempre funzionante al meglio riduce le perdite di tempo, le arrabbiature, i contrattempi.
5. Ordine
L’ordine è essenziale e prerequisito all’efficienza: mantenendo in ordine la scrivania, evitando che il computer finisca in camera da letto e una cartelletta di documenti in cucina si arriva perfino a lavorare meno e meglio (e chi lavora meno, lavora anche meglio, come spiegato qui)
6. E disciplina
Detta così è un po’ forte, ma insomma lavorare da casa non significa trascinarsi in ciabatte con i capelli arruffati: mangiare a orari regolari, mantenere un look decoroso, rispettare gli orari sono solo alcuni degli stratagemmi per sopravvivere lavorando da casa (gli altri si trovano qui)
7. Un tocco personale
Se vale in ufficio perché non deve valere anche a casa? Ordine e metodo non escludono che si possa personalizzare il proprio angolo professionale tra le mura di casa: per un tocco in più si può prendere ispirazione da queste bellissime foto di uffici in casa.

Idee
27/10/2015

È una delle (potenzialmente) grandi novità inserite nella Legge di Stabilità 2016, 9 articoli contenuti in un disegno di legge predisposto dal professor Maurizio Del Conte che introducono ufficialmente lo smart working, o lavoro agile, anche in Italia.

Nulla a che vedere con il vecchio, e mai decollato, telelavoro, utilizzato poco e solo per decentrare a basso costo posizioni lavorative ritenute nno strategiche: lo smart working, per come descritto e normato ora nel 2015, potrebbe davvero ridisegnare il modo in cui lavoriamo in Italia e non solo in profili professionali che della presenza in ufficio hanno sempre potuto fare (relativamente) a meno.

Come riporta Dario Di Vico nelle pagine di Economia del Corriere della Sera:
Agile è definita la prestazione effettuata da lavoratori dipendenti – e non da partite Iva – fuori dei locali aziendali.
3 sono le grandi aree di intervento del nuovo disegno di legge sullo smart working:
La possibilità di eseguire la prestazione lavorativa fuori dai luoghi aziendali anche solo in parte, usando strumenti tecnologici per svolgere il lavoro in remoto e senza l’obbligo di una una postazione fissa, anche fuori dagli spazi aziendali.

Il trattamento economico e normativo non deve essere inferiore o diverso da quello degli altri addetti che operano in azienda: pari retribuzione, stessi criteri per i controlli e uguale copertura dagli infortuni, compreso il tragitto da casa a una postazione di coworking.

Sono riconosciuti anche gli incentivi fiscali e contributivi che la Legge di Stabilità prevede per la contrattazione di secondo livello.

Messe così le cose potrebbe essere l’inizio di una vera flessibilità in grado di “incrementare la produttività e la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro” (come recita l’articolo uno del DDL). Funzionerà?

I numeri dicono che lo smart working è un mondo già in crescita (secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano “nel 2015 il 17% delle grandi imprese ha messo in atto progetti strutturati di smart working rispetto all’8% nel 2014″). Ma si tratta appunto di grandi imprese, mentre le PMI, che rappresentano la gran parte del tessuto produttivo italiano, sembrano ancora lontane da questo modello:
Solo il 5% ha avviato un progetto strutturato di smart working, il 9% ha introdotto informalmente logiche di flessibilità e autonomia ma oltre una su due non sa di cosa si parli o non è interessata a mettere mano alla propria organizzazione.
Simone Cosimi su Wired
Vero che spesso le PMI italiane sono realtà produttive e manifatturiere per le quali non basta un pc portatile e uno smartphone a incrementare il lavoro agile (sempre Di Vico sul Corriere: “Per ora a usarlo sono prevalentemente aziende di servizi ma un domani le esperienze contamineranno il manifatturiero posto, ad esempio, che la diffusione delle stampanti 3D comporti una disarticolazione del ciclo produttivo stanziale”) e tuttavia l’esplosione di spazi di coworking (349 in Italia, di cui 88 a Milano) potrebbe dare la spinta definitiva a un’organizzazione del lavoro che permetta di ridurre i tempi persi (pensiamo al pendolarismo) e le ricadute socio-ambientali (il traffico pendolaristico su tutti) migliorando la produttività.

Che ne pensate? Ricorrerete alle possibilità offerte dal decreto legge sullo smart working?

Idee
07/04/2015

Dicono che arriveranno 20 milioni di visitatori in 6 mesi. Dicono che ci saranno punte di 160mila presenza al giorno. Tutti prevedono che Milano, nel corso di Expo2015, sarà ancora più caotica e congestionata di quanto già normalmente non sia. E allora SmartforExpo e Comune di Milano hanno pensato di prorogare e allungare per 6 mesi la Giornata del Lavoro Agile che già aveva coinvolto 144 aziende (+40% rispetto a un anno fa), 300 uffici e oltre 8.200 lavoratori (ne scrive Il Sole 24 Ore).

Obiettivo: meno spese, meno traffico, meno stress e più produttività. Ovvero smart working. Del resto i numeri della Giornata del Lavoro Agile sono già stati quantificati: recupero dell’equivalente di 324 giornate di ufficio e produttività aumentata del 20%. Proiettati su Expo questi numeri permetterebbero di risparmiare 32 tonnellate di CO2, decongestionare il traffico, ridurre i costi per gli uffici (dal 20% al 30%) e dei tassi di assenteismo (fino al 50%).

Il tutto purché si raggiunga l’obiettivo di far lavorare in modo smart (da casa, o in spazi pubblici) il 10% della popolazione aziendale per almeno 2 giorni al mese. Insomma, il work life balance potrebbe essere lo strumento per vivere e lavorare meglio a Milano durante i giorni di Expo2015. Funzionerà?