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Idee
16/09/2020

Ora che la fase più acuta dell’emergenza Coronavirus sembra terminata e molte aziende e attività stanno cercando di tornare ai ritmi pre-COVID, c’è una questione in più da affrontare: se ritornare tutti in presenza in ufficio, con le limitazioni imposte dal fatto che la pandemia non è finita e il contagio è sempre possibile, rimanere al 100% in modalità da remoto, oppure adottare una forma mista, parte in presenza e parte da remoto, come hanno deciso di fare anche molte scuole in tutta Italia.
Ma soprattutto, passata la fase emergenziale, molte aziende e attività stanno cercando di inquadrare meglio le differenze tra Smart Working e Telelavoro. Considerando che ciò che è stato fatto da marzo all’estate, con il blocco improvviso, i divieti alla circolazione, le limitazioni all’accesso alle strutture aziendali, non è stato ragionevolmente né Smart né Telelavoro.
A passare sopra a tutte le implicazioni contrattuali e gerarchiche ci aveva pensato il DPCM del 26 aprile 2020, che di fatto imponeva il ricorso alle modalità di lavoro da remoto per chiunque fosse in grado di farlo. Ma tra Smart Working e Telelavoro ci sono profonde differenze, non solo contrattuali ma anche organizzative, comunicative e relazionali.
Il Telelavoro esiste da molto tempo in Italia, l’ultimo inquadramento di legge è quello del 2004, c’è un contratto nazionale e precisi vincoli sia da parte dell’azienda che da parte del lavoratore: la separazione tra attività lavorativa e famigliare o personale, obbligo di controlli e verifiche da parte del datore di lavoro, obbligo di riposo per il lavoratore (almeno 11 ore al giorno, e sicuramente dalle 24 alle 5 del mattino) e verifiche sulla sicurezza per il dipendente e l’apparecchiatura. In pratica è come il lavoro in presenza, solo che svolto in altra sede.
Lo smart working è tutta un’altra cosa. Anche il lavoro ha alcuni vincoli “contrattuali” (per esempio a parità di mansione deve corrispondere parità di trattamento economico) ma cadono tutti i vincoli di subordinazione. Non c’è un orario preciso di lavoro né un luogo preciso in cui svolgerlo e l’unico rapporto è quello che prevede il raggiungimento degli obiettivi aziendali. In pratica, dato un compito o un obiettivo, lo spazio e il tempo sono autodeterminati, nel bene e nel male.
È allora evidente che lo Smart Working è di fatto un nuovo paradigma di lavoro che mette al centro le competenze del lavoratore, la sua responsabilità nei confronti dell’azienda, e da parte del datore di lavoro un nuovo patto di fiducia legata ai risultati e non alla presenza o all’orario.
Ovviamente uno switch di paradigma così profondo, importante e per certi versi rivoluzionario non poteva avvenire di colpo nei giorni tumultuosi del lockdown. Ma è altrettanto evidente che ora, con le diverse modalità di lavoro che la ripartenza ci impone, e la necessaria flessibilità con cui dovremo reagire ai picchi e cali del contagio, anche le aziende, e con esse i lavoratori, dovranno capire se per i propri obiettivi e la propria organizzazione sarà meglio un normale telelavoro o una vera e propria modalità smart e agile.

Ufficio
09/07/2020

Lo smartworking ha ridisegnato le nostre giornate lavorative. Calato di colpo sulle nostre routine per via del lockdown da Coronavirus, è diventato man mano il nuovo modo di lavorare per tantissimi lavoratori che non l’avevano mai sperimentato. Per qualcuno è stato e continua a essere solo lavoro da remoto. Per altri è diventato davvero lavoro agile. E la differenza è sostanziale: fare come in ufficio, con il vincolo di orario e reperibilità o lavorare per obiettivi gestendo tempi e modi. E ora, con l’estate già tra noi, lo smartworking in vacanza può diventare la soluzione per conciliare lavoro e famiglia, soprattutto per chi ha figli ma anche per chi vuole allontanarsi dalla città e vivere con più rilassatezza le regole del distanziamento sociale. Ma lavorare smart in vacanza significa di nuovo cambiare ambiente, ritmi, priorità e modalità, e serve un altro swicth mentale, che può essere facilitato da questi 7 consigli.

1. Crea una nuova routine

Può essere cominciare molto presto, per approfittare delle ore più fresche e più silenziose, o concentrare tutto a cavallo della pausa pranzo, quando gli “altri” si riposano, o ancora la sera, quando i ritmi si abbassano. Che si sia gufi o allodole, in vacanza, con i ritmi della famiglia o del proprio tempo libero che cambiano, è necessario crearsi una nuova routine. Temporanea, diversa, ma comunque nuova.

2. Trova un nuovo spazio di lavoro

Sì, il sogno è sotto l’ombrellone, ma è solo un sogno ed è infattibile. Ma la casa delle vacanze, che si tratti di un’abitazione, di un albergo o di un residence, ha spazi diversi, e occorre trovare un nuovo spazio di lavoro. Ma come per lo smartworking da casa, quello deve essere sempre lo stesso, ben riconoscibile, e dedicato proprio a quello. Se avete deciso di lavorare sul terrazzo, quando siete sul terrazzo con il computer significa che state lavorando e non siete disturbabili. E se quello è lo spazio di lavoro, non ce ne sono altri: quando andate in spiaggia, o in piscina, o in giardino, non è un momento per lavorare.

3. Definisci un nuovo tempo di lavoro

Se è smart allora le canoniche “8 ore di lavoro” non valgono più. Definita la routine, poi non ci sono deroghe: quando si finisce, si finisce. Altrimenti ci si ritrova a lavorare a oltranza, senza prendersi lo spazio, il tempo e la libertà di vivere i momenti della vacanza, fosse una passeggiata in montagna, un bagno a mare, un aperitivo romantico.

4. Suddividi il tempo di lavoro

Gli americani lo chiamano time-log, e sostanzialmente è la suddivisione del tempo di lavoro in blocchi ben precisi. 30′ per leggere e rispondere alle mail, 45′ per telefonare, 2 ore per fare la parte importante del lavoro completamente focalizzati: ciascuno si organizza in base alle proprie esigenze e funzioni, ma avere una scansione oraria precisa aiuta e consente di non debordare, di mantenere le scadenze, di rimanere focalizzati.

5. Imponiti delle pause

Tra un blocco di lavoro e l’altro, imponiti delle pause. Un caffè, una boccata d’aria, 2 esercizi di allungamento contro i dolori da lavoro sedentario: bastano 5′ di diversivo per consentire al corpo e alla mente di passare da una fase all’altra, chiudendo un compito e aprendone un altro.

6. Chiudi le notifiche

Nei blocchi di lavoro più impegnativi, quelli in cui serve la massima concentrazione, chiudi le notifiche. Niente messaggi WhatsApp, niente telefonate, niente notifiche di messaggistica al computer: sono 2 ore di concentrazione massima? E allora che lo siano totalmente. Ci sono già abbastanza distrazioni in giro da sommarne anche altre.

7. Spegni il computer

Sì, quando hai finito di lavorare, spegni il computer. È estate, ci sono le vacanze, ci sono un sacco di cose da fare per cui una volta che si è finito di lavorare si chiude il computer e si sceglie un’altra forma di intrattenimento: una passeggiata, un giro in bicicletta, una routine di fitness, un aperitivo, un ’bout di shopping, qualunque cosa di alternativo ai social sullo smartphone e alle serie Tv sullo schermo del computer. Un ’bout di digital detox può fare solo del bene.

Idee
03/07/2020

Il Post Coronavirus potrebbe significare l’addio agli Open Space. Non che l’idea di tutti insieme appassionatamente fosse ancora forte nella logica di organizzazione degli spazi aziendali. Certo c’è stato un tempo in cui Open Space faceva rima con condivisione di spazi e idee, a tutto vantaggio del pensiero creativo e della riduzione dello stress. Ma già negli ultimi anni qualcuno aveva avanzato l’obiezione che in fondo gli Open Space sono una enorme fonte di distrazione e che forse era il caso di tornare a una idea più tradizionale di spazio di lavoro, magari modernizzata con una modularità tra postazioni individuali, spazi condivisi e salette riservate. Poi è arrivato il Coronavirus, e lo studio coreano su come si è creato il primo focolaio all’interno di una grande ufficio flat, e ora i dubbi se tornare a quel modello serpeggiano in molti ambienti.

La prima soluzione sono le barriere protettive in plastica, per cercare di contenere il potenziale contagio da COVID-19: se è vero che 1 trasmissione dell’influenza su 6 avveniva dal vicino di scrivania, perché non ritenere plausibile anche il rischio di trasmissione del Coronavirus con le stesse modalità? Ma oltre a ciò, ci sono aziende, uffici, studi professionali e università che stanno facendo marcia indietro verso una idea più tradizionale di spazio di lavoro.

Il trend è appunto quello dei “cubicoli” individuali, che garantiscono la separazione sociale ma anche la privacy e la concentrazione. Certo riducono gli spazi ma ormai molte aziende hanno capito che il lavoro smart può essere una soluzione anche non di emergenza, e molti lavoratori hanno sperimentato che ci possono essere anche dei vantaggi, per esempio in termini di costi e tempo di spostamento casa-lavoro.

Quindi come sarà il lavoro Post Coronavirus? In molti ipotizzano un modello blend, con giorni in smart working e altri in azienda, e le giornate in azienda per lo più in spazi individuali, con postazioni meno personalizzate e più anonime ma anche più facili da gestire dal punto di vista dell’igienizzazione e della sanificazione. Modello blend a cui concorre il desiderio delle aziende di contenere i costi e le difficoltà legate al rientro in ufficio (necessità di sanificare una volta al giorno e igienizzare più volte al giorno, nonché di gestirei flussi di ingresso e uscita nonché degli spazi comuni). Modello blend a cui concorre anche il desiderio dei lavoratori di continuare “in smart”, dopo aver digerito le difficoltà fisiologiche di questa modalità di lavoro.

In Italia, secondo una ricerca di EasyHunters, sarebbero addirittura 6 su 10 i lavoratori interessati a questo modello di alternanza tra smart e office, perché la qualità della vita migliora, perché chi ha figli ancora non ha ben chiaro come sarà il prossimo anno scolastico, perché il risparmio di denaro e tempo è indubbio e, di questi tempi, prezioso, e perché forse c’è voluto un evento traumatico per forzare un cambiamento che era già potenziale. E perché su tutto incombe ancora la poca conoscenza che abbiamo del virus, della contagiosità degli asintomatici, del rischio di infezione su mezzi pubblici e nelle aree urbane densamente frequentate.

Idee
11/05/2020

Volenti o nolenti il Coronavirus ci ha obbligato ad aver a che fare con lo smart working, e senza nemmeno troppi preamboli. Chi lo sognava da anni e chi da pari tempo lo osteggiava si son dovuti confrontare di colpo con questa diversa, se non proprio nuova o inedita, modalità di lavoro. Che, lockdown o meno, non è certo quella da cartolina di un computer portatile su una spiaggia caraibica ma qualcosa di più complesso, profondo e, per certi aspetti, inaspettato. Ora, dopo 2 mesi di lockdown e con la prospettiva di altri mesi di distanziamento sociale, possiamo già fare un primo temporaneo, ma credibile, bilancio: cosa abbiamo imparato dallo smart working durante il Coronavirus?

1. Il telelavoro non è smart working

Già, aver trasferito le stesse modalità del lavoro in ufficio a casa non è vero smart working ma più semplicemente telelavoro. Termine oggi desueto e che però significa avere orari fissi, strumenti tecnologici prestabiliti, vincolo del luogo (nel caso del lockdown senza alterativa).

2. Lo smart working richiede un cambio di mentalità

Flessibilità, responsabilizzazione e autonomia sono le parole d’ordine dello smart working, sia lato dipendente che lato manager / datore di lavoro. Passare dal telelavoro allo smart working significa passare dal ruolo di dipendenti controllati e valutati in base al tempo e “professionisti” responsabili dei propri progetti all’interno dell’organizzazione. Non facile né immediato.

3. Smart working non significa lavorare meno

Ok, le condizioni del lockdown erano e sono estremamente particolari, ma smart working non significa lavorare meno, anzi: ci sono un sacco di ricerche che dimostrano come la produttività in realtà aumenti, ma è esperienza comune anche il fatto che si finisce a lavorare di più in termini di ore.

4. Lo smart working non piace a tutti

Secondo un sondaggio di GlobalWebIndex piace soprattutto ai più “giovani” (Generazione Z e Millenials) e meno a quelli più “anziani” (Generazione X e Baby Boomers). Piace di più agli uomini e meno alle donne. Piace di più allo staff e meno ai manager. Il problema? Quando gli uni devono aver a che fare con gli altri.

5. Più l’azienda è grande, meglio è

Sembra paradossale, ma è così: più l’azienda è grande e più c’è supporto, anche solo in fatto di strumentazione. Più l’azienda è piccola o famigliare e meno aiuto c’è, anche solo nel concedere questa modalità di lavoro.

6. Si dorme di più e si ha più tempo

Banale, ma alla prova dei fati è così: tolto il tempo del viaggio casa – lavoro, c’è più tempo per svegliarsi con calma e per fare altre cose. Che poi tutto ciò si sia limitato alle mura di casa è l’inconveniente del momento, ma togli il Coronavirus e il work life balance è dimostrato.

7. Si mangia meglio

Il classico effetto collaterale: più tempo a disposizione e più possibilità di cucinare e mangiare meglio. Ok, il lockdown ha spinto ai fornelli metà Paese (e l’altra metà era seduta a tavola ad aspettare…), ma è indubbio che non tornare a casa a un’ora indecente, potersi preparare anche il pranzo e avere modo di fare colazione dovrebbero essere condizioni per cui ci si nutre meglio e in modo più sano.

8 Le mail non sono smart working

Mandarsi mail non significa fare smart working. Anzi, chi apprezza il lavoro agile mal tollera le mail e – sempre secondo il sondaggio GWI – predilige altri strumenti di comunicazione come chat e condivisione di documenti.

9. Lo smart working? Bello, ma a piccole dosi

E sì, il risultato più sorprendente del sondaggio di GWI è che la metà degli intervistati dice che sì, lo smart working è bello, ma quando si tornerà alla normalità vorrà farlo meno di quanto l’abbia fatto in questo periodo. Anzi, meno rispetto al tempo di lavoro tradizionale in ufficio.

Idee
02/03/2020

Il Coronavirus ha imposto di colpo, a migliaia di lavoratori del Nord Italia, di lavorare da casa. Dal lavoro tradizionale allo smart working nel tempo di un weekend. Con un salto triplo dal punto di vista formale, visto che il Governo è dovuto correre ai ripari con un decreto d’urgenza che consentisse alle aziende di avviare la modalità di lavoro da remoto in tempi più che brevissimi (è il decreto attuativo contenuto nel DL n.6 del 23 febbraio 2020, Misure Urgenti sul Coronavirus). Ma ancor più che gli aspetti formali, che non sono mai né banali né secondari, lavorare da casa al tempo del Coronavirus ha imposto a tantissimi lavoratori uno scatto mentale che non è scontato né facile né automatico: dall’essere gestiti al gestire in autonomia la propria agenda e le proprie scadenze. Il vantaggio: un risparmio in termini di tempo impiegato per spostarsi per e dall’ufficio a casa che può variare anche tra l’ora e l’ora e mezza. Lo svantaggio? Il rallentamento dei tempi di lavoro e in alcuni casi la dilatazione del tempo del lavoro. Tradotto: più tempo speso ad aspettare risposte e informazioni, e richieste anche oltre l’orario stabilito. Con buona pace del tempo risparmiato in viaggi casa-ufficio.
Le conseguenze del lavorare da casa al tempo del Coronavirus
Ma le conseguenze del lavorare da casa al tempo del Coronavirus non sono solo quelle misurabili in termini di tempo perso / tempo guadagnato, oppure efficienza / inefficienza. Il “più grande esperimento di smartworking mai messo in atto” (parole di Bloomber riferite alla Cina, ma anche di Domenico De Masi, professore emerito di sociologia del lavoro all’Università La Sapienza di Roma) può cambiare anche la percezione che abbiamo del lavoro, del nostro ruolo e della nostra importanza all’interno della nostra organizzazione, e del valore che hanno determinate abitudini e consuetudini radicate. Per esempio stare lontani dall’ufficio pesa la reale importanza delle persone, indipendentemente dai ruoli nella scala gerarchica: c’è chi potrebbe rivelarsi non così importante (capi e manager che non dirigono…) e chi invece risultare essenziale nonostante un ruolo di staff.

E ancora: cosa succede se non andiamo da quel determinato cliente con il quale è consuetudine vedersi a intervalli regolari? Cosa succede se non partecipiamo di persona a una riunione? Cosa succede se non siamo fisicamente a disposizione del nostro capo e dei nostri colleghi? Per chi non ha mai provato, o non ancora digerito, lo smart working sono tutte riflessioni che possono venire alla mente e cambiare un ’bout la percezione di se stessi in relazione al proprio lavoro.

Però poi il lavoro non è solo produttività e compiti assegnati ed eseguiti. C’è un aspetto relazionale del lavoro che con lo smart working sparisce quasi del tutto. Le chiacchiere alla macchinetta del caffè, i discorsi in pausa pranzo, quel sentire l’aria che tira che è un ’bout intuizione, un ’bout pettegolezzo, un ’bout capacità di fare networking sono tutti aspetti spazzati via dallo stare a casa, chiusi nel proprio spazio di lavoro, con relazioni solo mediate dalla tecnologia: il telefono, la videochiamata, le chat, i documenti condivisi. E anche a questo si finirà inevitabilmente per dare un peso specifico diverso quando l’emergenza Coronavirus e il telelavoro forzato saranno passati.

Lo smart working da Coronavirus ci dirà anche molto su quanto è importante il lavoro per noi e per la nostra quotidianità ed esistenza. Non solo perché potrebbe metterci davanti alla situazione di dover decidere se accettare un rischio oppure no (Resto a casa o vado dal cliente? Vado in ufficio o lavoro da casa?) ma anche perché allontanandoci dall’ufficio e dalle sue dinamiche ci porterà a riflettere su quanta importanza diamo al lavoro: fare gli straordinari è sempre davvero così essenziale? Potremmo organizzarci meglio per lavorare in modo più efficiente e trovare un miglior work-life balance? Quante cose potremmo fare – con la famiglia, le passioni, gli hobby – con una miglior gestione del tempo lavoro? E ancora: tutto quel tempo che passiamo in ufficio è davvero così fondamentale, o forse, finalmente, passata l’emergenza, lo smart working potrà diventare una modalità di lavoro da affiancare a quella tradizionale?

Idee
10/12/2019

Lo smart working è una modalità di lavoro in forte crescita: secondo i dati del Global Workplace Analytics, dal 2005 a oggi la forza lavoro da remoto è aumentata del 140%, che è un numero notevole sia in termini percentuali che di conseguenza in numeri puri. Tuttavia lo smart working non è semplicemente lavorare da casa ed è sempre più una lavoro “agile” che riguarda molti aspetti, da quelli pratici e organizzativi a quelli di predisposizione personale dello smart worker, dei suoi colleghi, dei suoi capi e dell’azienda tutta. Certo ci sono vantaggi indubbi (banalmente risparmiare un giorno a settimana di pendolarismo, con spese di carburante, usura dell’auto, spese per i mezzi pubblici, pasti fuori casa, caffé compreso è un bel risparmio economico) e vantaggi indotti (un paio d’ore in meno al giorno per andare e tornare dal lavoro sono un paio d’ore in più da dedicare a se stessi o alla famiglia) ma nello smart working ci sono pro e contro da valutare attentamente. Per non trasformare il sogno di lavorare dalla spiaggia nell’incubo di non riuscire a lavorare o quello di lavorare continuamente.
Smart working: i Pro e Contro del lavoro agile
Risparmio economico individuale ma anche riduzione dei consumi, maggior produttività ma anche lavoro senza limiti, maggior indipendenza ma anche solitudine: lo smart working ha numerosi pro e contro, e molti aspetti hanno anche un rovescio della medaglia.
Smart working: un bel risparmio economico
Certo evitarsi almeno un giorno a settimana il viaggio di andata e ritorno verso l’ufficio, i pasti fuori e tutto quanto rappresenta un costo per lavorare è un bel risparmio individuale, che in alcuni casi può diventare anche di qualche migliaia di euro l’anno. Però è anche vero che quelli, a livello macroeconomico, diventano anche una riduzione dei consumi, perché per ogni caffè che non beviamo al bar c’è un barista che non emette uno scontrino corrispondente.
Smart working: meno inquinamento e intasamento
È evidente: meno persone che si spostano da casa al luogo di lavoro, e viceversa, significano anche minor intasamento di strade e mezzi pubblici e minor inquinamento. Ma c’è anche l’altra faccia della medaglia: lavorare da casa significa consumare elettricità, tenere acceso il riscaldamento in inverno o l’aria condizionata in estate, e a livello di macro dimensioni anche questo è da soppesare con attenzione.
Smart working: non basta un bel computer
La visione più ingenua dello smart working è quella secondo la quale basta un bel computer e il gioco è fatto. Non è così: un bel computer senza una connessione stabile e potente è come un motore senza benzina, e nel nostro Paese sono ancora molti i centri non raggiunti dalla fibra ottica o almeno dalla banda larga, senza le quali lavorare da casa può diventare un calvario.
Smart working: solitudine vs team work
C’è chi, alle prime esperienze di smart working, si sente inevitabilmente solo e abbandonato, abituato com’è a stare in mezzo ai colleghi, magari in un open space. È un salto mentale non da poco e non banale, per il quale serve anche opportuna formazione oltre che gli strumenti di comunicazione adeguati, come App di condivisione documenti e chat professionale.
Smart working: tempo libero vs over working
Il sogno è poter lavorare dalla spiaggia, o dalla casa di vacanza, potendo godere di un sacco di tempo libero. L’incubo di ritrovarsi a lavorare sempre, anche nelle ore che prima erano destinate al tragitto casa-lavoro o alla pausa pranzo, senza riuscire a organizzare il proprio tempo in funzione degli impegni professionali e dell’equilibrio vita-lavoro: non sono poche le storie di chi ha impiegato tempo prima di trovare la giusta routine per un soddisfacente smart working (secondo uno studio dell’Università di Cardiff, il 44% degli smart worker fatica a staccare dopo il lavoro rispetto al 38% del personale che lavora in luoghi fissi.)
Smart working o multitasking eccessivo?
Una cattiva gestione del tempo, degli spazi e dei limiti può trasformare i pro dello smart working nei contro di un multi tasking eccessivo: pensare che lavorare da casa sia il modo anche per fare la lavatrice, sistemare l’armadio, montare la libreria o portare la bici dal ciclista è il viatico più breve e diretto per non riuscire a fare bene praticamente nulla, saltellando continuamente da una cosa all’altra senza mai essere davvero concentrati in nulla.
Lo smart working non è lavorare in pigiama dal divano di casa
È la visione più banale e banalizzata dello smart working: lavorare in pigiama dal divano di casa. Certo magari non è necessario indossare l’abito da ufficio e mettere la cravatta, ma anche la forma è sostanza e sapersi ritagliare uno spazio fisico ben definito da riservare al tempo del lavoro, e darsi una routine come se si andasse in ufficio, sono i paletti necessari per non dimenticare che si sta lavorando davvero.