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Idee
21/01/2019

Organizzare il tempo può fare la differenza tra lavorare sempre in emergenza, sotto stress, rincorrendo le scadenze, con bassa produttività e poca progettualità ed essere invece sempre in pieno controllo delle cose da fare, avere il giusto tempo per farle al meglio e sapere quando staccare e dedicarsi ad altro, senza essere rincorsi dal pensiero del lavoro. Il che non è solo un vantaggio per l’azienda ma lo è soprattutto per se stessi.

Certo, per molti l’idea di pianificare ogni ora può sembrare eccessiva, e preferiscono lasciare che sia il lavoro a organizzare il proprio tempo. Eppure esempi come quelli dei grandi manager e imprenditori (per esempio Jeff Bezos di Amazon di cui abbiamo parlato qui) e il successo di App e strumenti per il time management (certificato per esempio dalla classifica delle Best of 2018 di Apple) dicono che probabilmente è quella la strada migliore per conquistare produttività e work-life balance.
Come organizzare il tempo al lavoro
Organizzare il tempo al lavoro significa vivere il tempo in prima persona e non subirlo involontariamente: è questa la prima grande differenza da capire e fare propria. Avere una agenda precisa non significa non avere tempo libero o flessibilità, significa decidere come trascorrere il tempo, di lavoro e fuori dal lavoro. Organizzare il tempo al lavoro significa partire dall’obiettivo che si vuole raggiungere (fare una presentazione, redigere un business plan, archiviare documenti), avere una idea chiara di quanto tempo ci vuole e, soprattutto, non farsi distrarre da altri stimoli. Quello è l’obiettivo, quella è la strada da percorrere, quello è il tempo che ci vuole, altre cose non sono contemplate in quello spazio del proprio lavoro.
Distinguere tra importante e urgente
Distinguere tra importante e urgente è cruciale: una cosa che è da fare subito non significa che sia anche importante. Per esempio leggere le email è un compito che si svolge subito al mattino, quando si accende il computer, che è giusto che sia prioritario ma non è detto che sia importante, in particolare rispondere subito. Come arrivare a capire cosa è importante e cosa urgente? Cominciando a tenere un diario di come si impiega il proprio tempo. Possono bastare pochi mesi per arrivare a capire le cose urgenti, quelle importanti, quelle da fare in prima persona, quelle da delegare e quelle da ignorare. Fare ordine permette di eliminare il superfluo e le perdite di tempo.
Stabilire delle priorità
Stabilire delle priorità non riguarda solo il lavoro. Una priorità può essere la famiglia, i figli, lo sport, un hobby, e a troppe persone, troppo spesso, capita di dimenticarlo: si torna a casa che i figli già dormono perché c’è stato un imprevisto; non si fa sport perché quel giorno c’era un urgenza in ufficio; si tralasciano gli hobby perché il lavoro assorbe tutto il tempo. Questa è una strada senza uscita che porta a stress, frustrazione, insoddisfazione, bassa produttività. Avere un programma rigoroso per il proprio calendario lavorativo non significa tralasciare il resto: famiglia, sport, hobby possono e devono essere delle proprità anche rispetto alla propria agenda.
Metti tutto nella lista
Nella propria agenda ci deve quindi essere spazio per tutto: le cose importanti di lavoro e le priorità, le cose di routine e lo spazio per quelle strategiche, e anche un ’bout di flessibilità per gestire le urgenze. Avere una agenda quotidiana, settimanale, mensile e annuale precisa, con margini di flessibilità, permette di non essere mai in affanno, di dominare il tempo, e di averne per sé.

Idee
15/05/2017

Idee nuove e creative consentono alle aziende di rimanere al passo con i tempi. Possono portare al lancio di un nuovo prodotto e a campagne in grado di lasciare il segno sui consumatori. Pochi elementi sono più stimolanti del vedere un’idea nuova prender forma e concretizzarsi in un prodotto di successo. Ma qual è la chiave per sviluppare queste idee? Spesso si pensa siano il risultato di menti creative al pari di uno scienziato pazzo o siano solo nelle mani – o nel cappello – dei maghi più straordinari. Invece la generazione di idee, se effettuata con metodo, è alla portata di tutti. Se anche voi avete la sindrome del foglio bianco o volete contribuire maggiormente al brainstorming del vostro team, seguite i nostri consigli per dare libero sfogo alla vostra energia creativa.
L’importanza del tempo

Concedersi tempo a sufficienza sembra una banalità, ma nel mondo frenetico di oggi le scadenze sono sempre alle porte. Le buone idee difficilmente nascono sotto la pressione di tempi ristretti. Se vi viene chiesto di prendere parte a una sessione di brainstorming o alla presentazione di una nuova idea, accertatevi di avere tempo a sufficienza partendo dalle linee guida fornite dall’azienda. Assicuratevi di dedicare tempo anche alla conduzione delle dovute ricerche: se siete chiamati a sviluppare nuove idee per un pubblico specifico, dovrete comprendere ciò che tale pubblico vorrebbe e quali sono i problemi che si trova solitamente ad affrontare. Verificate se altre persone o aziende abbiano già presentato un’idea in passato e cercate di migliorarla: un lancio futuro parte dalla consapevolezza di ciò che è stato già realizzato in passato. È quindi essenziale svolgere tutte le ricerche del caso e lasciare che le informazioni vadano ad occupare il loro posto all’interno della vostra mente.
Registrate ogni idea

Una volta svolta la ricerca, con tutte le informazioni che fluttuano e prendono posto all’interno della nostra mente, siamo pronti per dedicarci allo sviluppo. L’ispirazione può nascere in qualsiasi momento: è quindi essenziale disporre di uno strumento per registrare qualsiasi idea ci passi per la testa. Ad esempio, un taccuino dedicato a questa particolare funzione. In questa fase, è importante non avere limiti né limitazioni. Scrivete qualsiasi cosa vi venga in mente, anche le idee più assurde che ritenete impossibili da concretizzare. Annotate concetti completi o anche semplici dettagli che non volete tralasciare. Non dimenticate di registrare anche tutto ciò che sembra apparentemente distante dall’argomento trattato, pensate sempre a diverse soluzioni e alle varie sfumature che un’idea è in grado di contenere. Non fermatevi al primo stadio di pensiero. Andate oltre. Pensate anche alle contraddizioni. Scrivere pensieri paradossali può richiedere il doppio della fatica ma può dar vita a idee originali e azzeccatissime. In tal modo, è possibile ottenere soluzioni che non sarebbero state possibili con il pensiero lineare. Questo processo mentale prende il nome di Freewheeling, ossia “pensiero a ruota libera”.
Un brainstorming efficace

Il Freewheeling, processo creativo individuale, può risultare vincente per arrivare preparati e con buoni spunti da esporre nel corso di una sessione di Brainstorming, attività di gruppo anch’essa fondamentale all’interno di un’azienda per ascoltare, ed eventualmente adottare, idee proposte da altri. Anche qui, è importante partire dalla quantità di idee. Annotatene quante più possibile su una lavagna. Non vergognatevi di parlare, temendo di suggerire un’idea errata. Durante il processo creativo per la generazione di nuove idee, non esistono le parole “giusto” o “sbagliato”: puntare alla quantità è importantissimo per ottenere quanti più punti di vista possibili. Evitate quindi di criticare o censurare le idee degli altri, anzi utilizzatele come punto di partenza per sviluppare voi stessi altre idee o per ottimizzarle con una vostra soluzione personale. Una tecnica interessante che potreste proporre nel corso di una sessione di brainstorming è quella dei “sei cappelli”. Ogni partecipante, a turno, indossa metaforicamente un cappello di un colore diverso per stimolare l’analisi e lo sviluppo delle idee da 6 diversi punti di vista: bianco per rimanere neutrale attenendosi ai fatti; blu per il moderatore della sessione che è responsabile della gestione, supervisione e organizzazione del brainstorming; giallo per valutare le soluzioni in chiave ottimistica con un approccio da “bicchiere mezzo pieno”; nero per individuare gli aspetti negativi fornendo una valutazione oggettiva; verde per stimolare approcci più creativi mediante il pensiero laterale e rosso per esortare l’uso dei sentimenti e le intuizioni emotive adottando un approccio più soggettivo alle soluzioni proposte.
Revisione, dati e pratica

Una volta annotate tutte le idee, dovrete iniziare a scegliere quelle migliori e più fattibili. Anche le idee scartate potrebbero ritornare utili in futuro, se applicate a un altro progetto, in un momento diverso o semplicemente integrando i miglioramenti necessari per renderle attuabili. Ad esempio, non è stato possibile finanziare una campagna specifica per mancanza di fondi, ora invece disponibili. O magari è presente adesso l’attrezzatura adeguata per poter realizzare quell’idea specifica. L’importante è mantenere la mente aperta senza etichettare nessuna idea come “sbagliata”. Ogni idea, inoltre, deve essere supportata da dati, sondaggi o statistiche che ne avvalorino l’implementazione. In questa fase, può ritornarvi utile la ricerca condotta inizialmente per dimostrare il motivo per il quale riteniate che un’idea possa essere sviluppata. Infine, ogni idea nata in fase di brainstorming va condivisa e discussa anche con colleghi di altri team e reparti per garantire un’analisi approfondita in diverse aree; soprattutto nel caso di idee rischiose, il parere di altri può risultare essenziale per ottenere un punto di vista a cui voi non avevate forse pensato o tenuto in considerazione o per individuare nuove opportunità.

Con questi suggerimenti, speriamo di avervi offerto alcuni spunti per regalare anche a voi quel cappello magico da cui estrarre un’idea brillante o per collaborare al meglio con i vostri colleghi nelle sessioni di brainstorming e sviluppo di nuove idee. Adesso tocca a voi! Condividete con noi tutti i vostri trucchi sulla nostra pagina Facebook Viking Italia.